Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya :

Kemajuan teknologi dan penekanan biaya

Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan setelah
berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul upaya
untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan
bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction).

Meningkatkan produktifitas dan kecepatan pertukaran informasi

Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office

automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka.
Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat datang dan pergi
(commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan
tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.

Persepsi saya tentang kantor maya di dalam menjalankan bisnis sangat positif, terutama
dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif ini dan saya pun menyukai berbagai
keuntungan dari adanya kantor maya ini, antara lain :

1. Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan
biaya perluasan ruangan. Perusahaan tidak perlu terbebani dengan sewa, KPR dan kontrak
sewa.

2. Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi
membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik.

3. Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan
tercatat secara formal.

4. Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil
mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.

5. Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk

mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat, maupun
lansia di rumahnya.

6. Keuntungan bagi bisnis startup, kantor maya sangat memudahkan bagi fase awal
startup yang hanya memiliki sedikit modal.

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi
usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format
virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor
virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun
dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat datang
ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung
secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory
mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh
Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual,
memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan
infrastruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan
layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi,
layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang
pertemuan, dan lain-lain.

Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ruang kerja di dunia maya, tetapi
juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Konsep kantor bersama
ini pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49 Kampung Digital di 2017 atau secara
informal bisa menjadi tempat berkumpul para blogger, pekerja IT serta inkubator bisnis
UKM.

Di Jakarta sudah banyak bertebaran kantor-kantor bersama atau proyek co-working space
seperti Jakarta Digital Valley di Gedung Telkom lantai 6, Jakarta, bahkan ada yang
menyediakan di beberapa area lokasi di Jakarta. Untuk kota-kota besar lain seperti
Surabaya, Bali dan Jogja juga sudah bermunculan ruang kantor ruang kantor virtual ini.

Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya kebutuhan tempat
untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke properti, biaya persiapan yang
tinggi, serta biaya layanan dan fasilitas ruang kantor. Kantor bersama seperti ini cocok untuk
pekerja freelance, UKM, usaha kecil micro atau para pekerja industri kreatif & IT. Adanya
komunitas informal di kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus
berkolaborasi dan berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide.

Sebuah kantor virtual adalah kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan
yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap
menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan kantor pusat bisnis
atau eksekutif suite yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor virtual yang sejati
tidak mengharuskan pengeluaran.Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan
sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-
driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam
proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik. Kantor
virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun
selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi
elektronik.

Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai
berikut:

Menyediakan sumber daya komputer

Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

Menyediakan perlengkapan non komputer

Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)

Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

Membuat jadwal pertemuan reguler

Melaksanakan uruturutan pekerjaan secara teratur

Manfaat Menerapkan Virtual Office Dalam Bisnis

1. Lebih Fleksibel

Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja kita.
Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan
bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada
perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

2. Hemat Biaya

Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita tidak
diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah
kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor
virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil
dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

3. Banyak Pilihan Pekerjaan

Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan.
Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi pekerjaan dari luar negeri bisa kita
dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita
temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Dan enaknya pekerjaan tersebut bisa kita
dapatkan hanya dengan duduk santai di kamar.

4. Penghasilan Tak Terbatas

Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak terbatas.
Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan
honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.
5. Banyak mempunyai Waktu Luang Denga Keluarga

Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebih banyak,
karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan istri dan
anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadi lebih harmonis.

Aplikasi otomatisasi kantor

Pengolahan Kata ( Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak

Contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

Surat Elektronik ( Elektronik mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan

dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alay
penyimpanan

Contoh : yahoo, mail, google mail, dll

Voice Mail

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital
dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil

Kalender Elektronik (Electtonic Calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambl kalender pertemuan

manajer. manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, menelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
kalender elektronik sangan bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat

Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara
orang-orang ang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. conference call
merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan

Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara
mudah dan cepat.

Videotex

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.

Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Daftar Pustaka
Anonim, 2012. https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-
dalam-manajemen-kantor/ (22 September 2017, 11:20)

https://wahyuadisurya.wordpress.com/2012/04/20/otomatisasi-kan-3-2/ (29 September

2017, Jam 7:35)

Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based

Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001

Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd
edition, 1995.

Dwi, Eko, 2017. https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html, (21 September 2017,

16:15)

Anonim, 2017. https://www.bersosial.com/threads/alasan-penggunaan-virtual-office.36465/,

(21 September 2017, 16:15)