COMPRAS Y SUMINISTROS

PRESENTA

LEIDY JOHANNA QUINTERO MEDINA ID: 471239

CAROLINA LOSADA CLAROS ID: 436820

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN
EN SALUD OCUPACIONAL

NEIVA, HUILA OCTUBRE 2017

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 COMPRAS Y SUMINISTROS

SEMANA N 1

MANUAL DE COMPRAS

PRESENTA

LEIDY JOHANNA QUINTERO MEDINA ID: 471239

CAROLINA LOSADA CLAROS ID: 436820

DOCENTE

CLAUDIA CASTRILLON QUINTERO

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN
EN SALUD OCUPACIONAL

NEIVA, HUILA OCTUBRE 2017

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 Contenido
1. INTRODUCCION ......4

2. OBJETIVO......................................................................................................................................... 4
3. ALCANCE ......................................................................................................................................... 4
4. MISION ............................................................................................................................................ 5
5. VISION5

6. RESPONSABLES Y ACCIONES A REALIZAR........................................................................................ 5

6.1. PLANEAR: ................................................................................................................................ 6
6.2. HACER: .................................................................................................................................... 6
6.3 VERIFICAR6

6.4 ACTUAR6

7. DEFINICIONES.................................................................................................................................. 7
8. CONDICIONES GENERALES .............................................................................................................. 8
9. CONTENIDO..................................................................................................................................... 8
9.1. FACTORES DE SELECCIN........................................................................................................ 9
9.1. TABLA DE PROVEEDORES Y DOCUMENTACIN REQUERIDA10

10. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES...14

11. PASOS PARA LA SOLICITUD DE COMPRAS15

11.1 SOLICIDUD DEL ESTIMADO SEMANAL15

11.2 SOLICITUD DE REQUISICIN EXTRAORDINARIA............................17

12. RECIBO DE PAGO18

13. SOLICITUD DE PAGO19

14. ORDEN DE COMPRA20

15. BIBLIOGRAFIA24

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 1. INTRODUCCIN

En el presente trabajo, se expondr la creacin del manual de compras que es

denominado uno de los manuales ms importantes dentro de la organizacin de

una empresa, cada uno de los aspectos relevantes en l, como lo son los tipos de

proveedores, el manejo de clientes y cules son los mtodos para llegar a la

persuasin del mismo, son la clave para el surgimiento adecuado y constante de la

empresa, por lo tanto se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y

funcionamiento del rea de Compras, definiendo las operaciones de la misma

2. OBJETIVO

Asegurar que los proveedores de insumos, materiales, equipos y servicios que

estn relacionados directamente con el producto final, cumplan con los requisitos

especificados.

3. ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la empresa con relacin a las compras que en su

defecto tengan impacto sobre la calidad del producto o servicio; de insumos,

materiales, equipos y servicios.

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4. MISION

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, realizando servicios de construccin de

vivienda, con la excelencia de ingeniera y construccin superando los ms altos

estndares de calidad

5. VISION

Convertirnos en la mejor constructora a nivel nacional, cumpliendo el tiempo y formacin

los trabajos encomendados, incentivando el control y la calidad del servicio

6. RESPONSABLES Y ACCIONES A REALIZAR

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 6.1. PLANEAR:

Gerente: Es el encargado de gestionar los recursos necesarios para la adecuada

implementacin y mantenimiento del presente documento.

6.2. HACER:

Auxiliar administrativo/ Administrador de campo: Encargado de aplicar la

seleccin y evaluacin peridica de los proveedores crticos, junto con los

responsables de recibir el servicio o producto.

6.3 VERIFICAR:

Coordinador HSEQ: Velar por la adecuada aplicacin de este procedimiento

garantizando la disponibilidad de los mecanismos establecidos por el sistema de

gestin.

6.4 ACTUAR:

Todos los funcionarios directos de la Compaa Son los responsables de

evidenciar acciones de mejoramiento con respecto a la adecuada implementacin

y uso del presente documento para qu no se presenten posibles inconvenientes.

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 7. DEFINICIONES

Insumos: Conjunto de bienes empleados en la produccin ya sea de manera

indirecta o directa al momento de crear un bien.

Cotizacin: Tomar un margen de comparacin entre los precios de un bien o

servicio que ofrecen varios proveedores.

Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto o servicio.

Precio: valor en el mercado de los bienes y/o servicios, medido en trminos de

lo que un comprador est dispuesto a dar para obtenerlos.

Calidad: grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los

requisitos.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u

obligatoria.

Especificacin: documento que establece requisitos.

Orden de compra: documento por el cual el Gerente, Subgerente, Director

Operativo o Coordinadora Financiera-compras aprueba y ordena la compra de un

bien y/o servicio requerido.

Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos especificados.

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 8. CONDICIONES GENERALES

El procedimiento de compras es uno de los ms representativos dentro de los

procesos de la empresa, en este se adquieren los insumos que afectan la calidad de

los productos y/o servicios que se prestan. Para compras inferiores o iguales a

1.000.000 de pesos no se generarn rdenes de compra. Igualmente, cuando el

proveedor es nico no se realiza seleccin de proveedor.

Se describen las actividades para la seleccin, evaluacin y re-evaluacin de

proveedores de productos o servicios que impacta la posterior realizacin del

producto.

9. CONTENIDO

Todos los proveedores con los que se ha venido trabajando sern seleccionados

mediante el Formato Seleccin de Proveedores, los proveedores que obtengan

un buen puntaje sern ingresados al Formato Listado de Proveedores.

9.1. FACTORES DE SELECCIN

Los factores de seleccin son los siguientes:

1. Precio.

2. Forma de pago (Crdito=1, Contado=0)

3. Descuentos.

4. Disponibilidad de existencias.

5. Garanta del producto.

6. Atencin verbal.

7. Rapidez en el servicio.

8
 8. Experiencia de la firma (certificada) este tem aplica solo cuando es

solicitud de un servicio.

9. Requisitos SST, Calidad y Ambiental de acuerdo a lo descrito en el

10. siguiente cuadro:

TIPO DE PROVEEDOR DOCUMENTACION REQUERIDA

Cotizacin, propuesta

Portafolio de productos

Rut

Cmara de comercio

Certificado de calidad del producto (sello de

producto y/o certificados de lote de

Materiales Industriales o de Construccin produccin), cuando aplique.

Fichas tcnicas y/o de seguridad

Permisos legales de funcionamiento o

ambientales, cuando aplique.

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

9
 Cotizacin, propuesta

Hoja de vida

Portafolio de servicios

Rut

Cmara de comercio

Pagos de seguridad social

Servicio en obra:
Copia de la cedula

Permisos legales de funcionamiento o

ambientales, cuando aplique.

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta

Hoja de vida

Portafolio de servicios

Rut

Cmara de comercio

Pagos de seguridad social

Servicio de Transporte: Copia de la cedula

Seguros SOAT

Pliza extracontractual

Licencia de conduccin vigente y

categora autorizada

Certificado de emisin de gases

Revisin tecno mecnica

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 Afiliacin a empresa de transporte

Permisos de carga (si aplica)

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta

Portafolio de servicios

Rut

Cmara de comercio

Certificados de calibracin de los

equipos patrn
Servicio de Laboratorios, exmenes
Licencia en SST vigente y permisos de
mdicos:
funcionamiento

Hoja de vida y soportes de los

profesionales mdicos o especialistas

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta

Hoja de vida con soportes

Servicio de Asesoras/Consultoras:
Portafolio de servicios

Rut

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 Cmara de comercio

Pagos de seguridad social

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta

Hoja de vida con soportes

Portafolio de servicios

Rut

Cmara de comercio

Certificados de calibracin de los

Servicio de tratamiento de residuos
equipos patrn

Permisos legales de funcionamiento o

ambientales, cuando aplique.

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta

Portafolio de productos

Rut

Cmara de comercio
Proveedor Dotacin y E.P.P.
Fichas tcnicas de los productos

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta
Proveedor de Inspecciones Radiogrficas
Rut

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 Cmara de comercio

Autorizacin del Ministerio de Minas y

Energa para el manejo de fuentes

radioactivas vigente.

Calificacin de los radilogos por parte

del Instituto de Asunto Nucleares u otra

entidad competente autorizada.

Certificado de calibracin del

dosmetro.

Hoja de vida del personal que realizar

la pruebas.

Procedimiento para la inspeccin

radiogrfica, toma de pelculas y

evaluacin.

Certificado del Sistema de Gestin

(ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001,

RUC). (No obligatoria)

Cotizacin, propuesta

Acreditacin del laboratorio.

Servicio de calibracin de equipos de Hoja de vida de los equipos patrones.

medicin y seguimiento Portafolio de servicios

Rut

Cmara de comercio

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10. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Para la ejecucin correcta del departamento se realiza una base de datos de los

proveedores esto es para agilizar la informacin de los productos que se necesitan

continuamente y para ayudar a no tener contratiempos.

El procedimiento para realizar la base de datos es por medio del director o

el internet extrayendo informacin principal como es: el nombre de la empresa,

telfono, direccin, correo electrnico e informacin de los productos que

manejan, Una vez recopilada la informacin, se ingresa a una base de datos de

Excel en orden A-Z guardada en los archivos de la empresa

Nota: Catalogaremos como proveedores especiales a los proveedores de

comunidades: En el caso de que existan proveedores especiales para ciertos

productos no se seleccionan ni se evalan debido a que son nicos o con

condiciones especiales de negociacin. Sern reevaluados en el tiempo de acuerdo

al producto o servicio entregado.

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11. PASOS PARA LA SOLICITUD DE COMPRAS:

11.1 SOLICITUD DEL ESTIMADO SEMANAL

A continuacin, se presenta el formato estimado semanal este formato se llena a

mano por cuestiones de seguridad y nos ayuda a verificar cuanto es lo que se

gastara para la siguiente semana en cuestin de material de construccin.

Los residentes de obra son los que se encargan de ingresar la informacin del

material y Departamento de compras se encarga de ingresar costos y montos

totales

Es indispensable que cuente con las firmas del Director de obra ,

residentes y el encargado del departamento de compras

Es indispensable que el residente de obra ingrese las ordenes de trabajo, en

caso que no ingrese esta informacin no ser aceptada

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11.2 SOLICITUD DE REQUISICION EXTRAORDINARIA

Una vez se crea la necesidad de compra de insumos, materiales, equipos y

servicios en cualquiera de los procesos, se diligencia el Formato Solicitud

compras donde se especifica el producto y sus caractersticas.

Este formato se realiza por aparte por los residentes de obra cuando requieran un

material que no se consider en la estimacin semanal, es para materiales urgentes

es recompensable que ingrese con una anticipacin de 2 das para generar el gasto

Indispensable contar con las firmas del Director De Obra , Residentes y

encargados del Departamento de Compras

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12. RECIBO DE PAGO

En la figura a continuacin muestra el recibo de pago, lo realiza el encargado del

departamento de compras, y es recibido por el proveedor y se menciona que es lo

que se es lo que se est pagando.

Es indispensable que cuente con las firmas de quien lo autorizo por parte

del Director de Obra y proveedor

Pasar los comprobantes al departamento de finanzas para que se pueda

registrar en sus reporte de gastos

Llenar estrictamente la informacin que se solicita

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13. SOLICITUD DE PAGO

En la figura se muestra la solicitud de pago, lo realiza el encargado del

Departamento De Compras es recibido por el Departamento De Finanzas y es

utilizado para que lideren el pago del producto o servicios que la empresa requiera

Es indispensable que cuente con las firmas de quien lo realizo y quien lo

autorizo

Los pagos se realizan en un plazo de 2 das

Es necesario el comprobante firmada por el Director de obra como puede

ser: nota de remisin , factura o tiket

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14. ORDEN DE COMPRA

En la figura se muestra la orden de compra, lo realiza el encargado del

departamento de compras y es recibido por el proveedor significando el

compromiso para la realizacin de la compra.

Observaciones

Tiene que contar con nuestra informacin fiscal y un numero de

seguimiento

Contar con las firmas de autorizacin del departamento de compras y

director de obras

Que al proveedor este enterado de la orden de compra

Hacer cumplir las condiciones de pago

Comparar la orden de compra y la factura

Llenar el dato del proveedor como es: Nombre de la empresa, direccin y

telfono de contacto

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El siguiente es el procedimiento:

1. El residente de Obra Llena la solicitud de compra con su respectiva

informacin.

2. Autorizacin de la compra por parte del Director de Obra.

3. Autorizacin de los recursos financieros por el Departamento de

Finanzas.

4. El colaborador solicita material en el Departamento de Almacn, si

existe se entrega el material solicitado al rea correspondiente y si no

hay existencia del material se realiza el proceso de adquisicin en el

Departamento de Compras.

5. Concluido el proceso de compras de un producto que no tienen en

existencia en el Almacn, procede a la recepcin, inspeccin y registro

del mismo

6. Con la documentacin del Departamento de Compras, concilia y solicita

el pago del producto o servicio adquirido.

7. Departamento de Finanzas recibe dicha documentacin y se genera el

pago establecido por el monto de la factura, nota o ticket del producto

solicitado, generndose por medio de cheque, depsito o efectivo.

8. Seguimiento continuo a la adquisicin del producto:

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 15. BIBLIOGRAFIA

- Sanchez, Nancy Josefina (2013) Manual del procedimiento de compras,

recuperado de http://www.uteq.edu.mx/tesis/ME/0384.pdf

- Grope una imprenta diferente (2012) Importancia de un Manual de compras.

Recuperado de http://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/50-manual-

de-compras.html

- Recuperado de aula virtual

http://aulas.uniminuto.edu/distancia/pregrado/pluginfile.php/2131389/mod_res

ource/content/1/compras%20y%20suministros%20MIN%20FOMENTO%20E

SPA%C3%91OL.pdf

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