BAB I

PEMBAHASAN

A. PROSES DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR

1. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk
rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan
agar lebih meyakinkan.

2. Jenis-Jenis Dokumen
a. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan
perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.
Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan.
Contohnya: cek, obligasi, dan saham.
Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah.
Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.
Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.
b. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis,
digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku,
majalah, dan film.
Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah
(dokumen ini dikumpulkan di museum).
Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan
dengan sistem kearsipan).

3. Ruang Lingkup Dokumen

a. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini
merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan

1
Melakukan Prosedur Administrasi
 pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih
mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.
b. Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini
merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-
fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem
tertentu.
c. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat
lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila
diperlukan mudah ditemukan.

4. Dokumen Kantor (Surat)

Dokumen kantor meliputi surat, kwitansi, faktur, laporan, notula rapat, memo,
e-mail dan lain-lain. Namun dalam makalah ini banyak ditekankan pada
dokumen yang berbentuk surat, karena sebagian besar dokumen yang ada
dalam instansi atau perusahaan adalah dalam bentuk surat.
a. Pengertian Surat
Surat adalah suatu lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau
informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik
atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.
Walaupun alat komunikasi modern sudah begitu maju, tetapi sebagai
komunikasi tertulis surat merupakan dokumen yang sangat otentik karena
diperkuat oleh tanda tangan penulisnya.
b. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis, surat juga mempunyai
fungsi sebagai : alat pengingat, tanda bukti tertulis, duta organisasi,
pedoman aktivitas, alat promosi, keterangan keamanan, dan sebagai
dokumentasi historis dari suatu kegiatan.
c. Jenis-jenis surat

2
Melakukan Prosedur Administrasi
 - Jenis surat berdasarkan tujuannya : Surat permintaan penawaran, Surat
penawaran, Surat pesanan, Surat pemberitahuan, Surat pengantar, Surat
perjanjian, Surat keputusan.
- Jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
Surat dinas : Surat yang isinya berpa informasi yang bersifat
kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah
Surat pribadi : Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang
bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat
setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.
Surat niaga : Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis dan
dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.
Surat sosial : Surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
Surat pengantar : Surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan
untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut.
Telegram Ada 2 macam telegram, yaitu telegram yang pengirimannya
disalurkan melalui pesawat telegraf dan surat kawat (surat yang ditulis
dengan gaya bahasa telegram).
- Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya
Surat sangat rahasia : Surat ini diberi tanda SRHS atau SR dan
dimasukkan ke dalam 3 sampul surat.
Surat rahasia : Surat ini dibri tanda RHS atau R dan dimasukkan
dalam 2 sampul surat.
Surat biasa : Surat yang jika isinya terbaca oleh oranglain tidak akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang
bersangkutan.
d. Lipatan surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yaitu :
Lipatan Model Baron (Baronial)
Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold)
Lipatan Akordion Rendah (Low According Fold)
Lipatan Ganda Sejajar (Parallel Double Fold)
Lipatan Tunggal (Single Fold)

3
Melakukan Prosedur Administrasi
 Lipatan Model Prancis (French Fold)

5. Bagian-bagian surat
Setiap surat terdiri atas bagian-bagian. Dari gabungan bagian itulah terbentuk
sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan
membentuk model (style) yang tertentu pula. Bagian-bagian surat resmi pada
umumnya adalah :
a. Kepala Surat (Kop) meliputi : Nama organisasi/perusahaan, alamat kantor,
nomor telepon/facsimile/kode pos, nama banker dan logo perusahaan.
b. Nomor Surat meliputi : nomor urut surat, inisial intern, bulan pembuatan
surat dan tahun pembuatan surat.
c. Tanggal
d. Lampiran
e. Hal/Perihal
f. Alamat Tujuan
g. Salam Pembuka
h. Isi Surat
i. Salam Penutup
j. Nama organisasi yang mengeluarkan surat
k. Jabatan penanda tangan
l. Tanda tangan dan nama penanggung jawab
m. Tembusan
n. Inisial Pengonsep dan Pengetik

6. Bentuk-bentuk surat
Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh atak
(layout) bagian-bagian surat. Adapun bentuk-bentuk surat yaitu:

4
Melakukan Prosedur Administrasi
a. Official Style

b. New Official Style

5
Melakukan Prosedur Administrasi
c. Full Block Style

d. Block Style

6
Melakukan Prosedur Administrasi
e. Semi Block Style

f. Intended Style

7
Melakukan Prosedur Administrasi
 g. Hanging Paragraph Style

B. DASAR SURAT MENYURAT

1. Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas
Komunikasi melalui bahasa surat merupakan pesan yang dikomunikasikan
secara tertulis. Agar komunikasi melalui surat menjadi lebih efektif dan
mampu menyampaikan pesan dengan tepat serta pembaca juga dapat
memberikan respon yang positif terhadap isi pesan yang disampaikan oleh
penulis, maka penulis harus menggunakan susunan kalimat dengan pilihan
kata, ejaan, serta tanda baca yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang
baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas
dan penulis harus menghindari pemakaian kata yang kurang tepat, yang
bermakna ganda atau yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

Bahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah
mulai dari tingkatan yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi
untuk kepentingan administrasi pemerintah.

8
Melakukan Prosedur Administrasi
 Bahasa surat niaga bersifat komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan
bahasanya lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat dinas, karena
surat dinas lebih merujuk kepada surat sebelumnya, seperti surat perintah, surat
tugas, atau surat keputusan.

2. Aneka Surat Niaga dan Surat Dinas

a. Surat Dinas atau Resmi
Surat dinas adalah surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang
dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas disebut juga surat resmi karena
dikeluarkan oleh instansi pemerintah, sehingga dalam penulisan suratnya
ada korelasi antara peraturan pemerintah yang telah ditetapkan dengan
peraturan yang telah diputuskan oleh masing-masing departemen. Yang
termasuk surat dinas adalah :
- Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada
semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang
seharusnya mereka ketahui.
- Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam
suatu acara tertentu di tempat pada waktu tertentu.
- Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang kepada
seseorang atau pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili
orang yang memberi kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat
melaksanakannya sendiri.
- Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas
seseorang atau sesuatu hal.
- Memo dan nota merupakan surat khusus yang dipergunakan secara intern
dalam suatu unit organisasi , yang dilaksanakan oleh pejabat kantor.
- Surat edaran adalah surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu,
yang ditujukan kepada beberapa orang/kantor atau kepada banyak pihak.
- Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak
yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah

9
Melakukan Prosedur Administrasi
 (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu
sebagimana dijelaskan dalam surat perintah.
- Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk petunjuk
yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin. Surat
instruksi biasanya digunakan di lingkungan pemerintahan dan
lingkungan swasta.
- Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk
menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat
tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tugas hampir sama dengan surat
perintah atau instruksi karena sama sama dibuat berjudul, tetapi teknis
pembuatan dan bunyi suratnya berbeda.

b. Surat Niaga
Surat niaga digunakan seseorang atau organisasi untuk menyampaikan
berita informasi yang berhubungan dengan perniagaan. Dunia niaga atau
bisnis adalah dunia yang penuh kesibukan di mana waktu adalah sebuah
uang dan dalam bertindak akan selalu berdasarkan efisien dan efektivitas.
Seringkali sebuah berita yang dituangkan dalam surat niaga akan lebih
efektif dan tepat sasaran karena memuat data data penting yang akurat,
jika dibandingkan berita tersebut disampaikan melalui telepon atau lisan.
Yang termasuk surat niaga adalah :
- Surat Perkenalan adalah Surat yang isinya perkenalan hasil produksi
suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang
ditujukan kepada calon pembeli.
- Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang
dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi
mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa
tertentu yang dibutuhkan. Surat permintaan penawaran merupakan tahap
awal dari proses terjadinya transaksi bisnis, karena ketika calon pembeli
meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli, maka
akan ada respon dari penjual untuk menerangkan hal hal apa yang
diketahui oleh calon pembeli.

10
Melakukan Prosedur Administrasi
 - Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi penawaran barang atau jasa. Surat penawaran ada 2 jenis, yaitu
surat penawaran atas inisiatif penjual dan surat penawaran sebagai
balasan dari permintaan penawaran.
- Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari
pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima
surat penawaran atau daftar harga. Surat pesanan adalah surat pembeli,
sehingga kedudukannya kuat.
- Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untuk penjual yang
dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya
dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan
penyelesaiannya.
- Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli
berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari
tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

3. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi. Walaupun saat ini sudah hanyak alat komunikasi yang
canggih, seperti telepon genggam (Handphone), Internet dan sebagainya,
namun seringkali masih sangat memerlukan surat sebagai alat komunikasi yang
dapat membantu dalam mengungkapkan perasaan dengan panjang lebar kepada
orang lain, seperti kepada orang tua, sahabat, teman dan anggota keluarga
lainnya. Dalam penulisan surat pribadi, tidak banyak aturan-aturan khusus
yang mengikat seperti dalam penulisan surat resmi atau surat dinas. Hal ini
tergantung kepada pribadi masing-masing. Hanya saja yang perlu diperhatikan
dalam penulisannya adalah dari segi tata bahasanya dan etika sopan santun
sehingga surat tersebut tetap dapat dilihat sebagai sarana komunikasi yang
indah dan baik bila membacanya.
Ada 2 macam surat pribadi, yaitu :
Surat pribadi yang bersifat kedinasan adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang ditujukan kepada suatu organisasi/lembaga/instansi yang

11
Melakukan Prosedur Administrasi
 isinya menyangkut masalah pribadi dan kerja. Contohnya surat lamaran
pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, dan surat izin tidak masuk sekolah.
Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang ditujukan kepada orang lain (kerabat atau teman) dan isinya
biasanya bersifat kekeluargaan. Contohnya surat dari anak kepada orang
tuanya, surat dari sahabat, surat undangan pernikahan, surat ucapan selamat,
dan surat ucapan belasungkawa.

C. MENGURUS DAN MENJAGA SISTEM DOKUMEN

1. Indeks
Dari segi kearsipan, indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal
untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga
ketika kita membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditemukan
kembali.

2. Mengindeks Nama Orang atau Perusahaan

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata
tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, dari sistem penyimpanan yang digunakan.
Kata tangkap merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan,
sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang
digunakan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling system),
yang menjadi kata tangkap adalah nama orang atau nama badan / lembaga /
perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang
atau organisasi.
Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system),
yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah/subjek dari surat atau arsip
yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling
system), yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip
yang disimpan.

12
Melakukan Prosedur Administrasi
 Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system),
yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat/daerah/wilayah dari surat
yang disimpan.
Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling system),
yang menjadi kata tangkap adalah dari nomor urut yang terdapat dalam
buku arsip.

3. Peraturan Mengindeks
a. Peraturan Mengindeks Nama Orang
Nama Orang Indonesia
Nama orang terdiri dari 2 macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda
(lengkap). Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit. Contoh :
Surya, Lina. Nama ganda (lengkap) adalah nama yang terdiri dari 2 unit atau
lebih. Contoh : Surya Rumiang Pasaribu dan Lina Astuti Pasaribu.
Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis. Nama tunggal
dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama yang
mempunyai singkatan. Singkatan mendahului kepanjangannya. Nama
tunggal yang pendek mendahului nama tunggal yang lebih panjang.
Contoh pengindeksan nama tunggal berikut.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Astuti Astuti As
L. Astuti Astuti L As

Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang. Contoh

pengindeksan nama ganda berikut.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Surya Rumiang Surya Ru
Rumiang
Surya Pasaribu Surya Rumiang Pa
Rumiang

13
Melakukan Prosedur Administrasi
 Pasaribu

Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks

sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar
ditempatkan pada unit terakhir. Bila gelarnya lebih dari satu, maka semua
gelar ditempatkan menjadi satu unit pada unit terakhir. Ada beberapa
gelar yang umum digunakan, yaitu sebagai berikut.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Prof. Dr. Pasaribu Erstendo Prof. Dr Pa
Erstendo
Pasaribu

Nama Orang Asing

Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya
terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang China dan Korea (nama
keluarganya terletak di depan). Contoh pengindeksan nama orang asing
dengan nama keluarga berikut.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
William Clinton William Jefferson Cl
Jefferson
Clinton

b. Pengaturan Mengindeks Nama Perusahaan

Untuk nama perusahaan, diindeks terlebih dahulu kata yang penting,
kemudian jenis badan hukum dan kegiatannya. Contoh pengindeksan nama
perusahaan.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
PT Mekarsari PT Me

14
Melakukan Prosedur Administrasi
 Mekarsari

Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya

dipanjangkan dahulu, kemudian baru diindeks. Tetapi untuk nama
perusahaan yang lebih terkenal dengan akronimnya (singkatan), dapat
diindeks dengan akronim tersebut selanjutnya diberi tunjuk silang. Contoh
pengindeksan nama perusahaan yang menggunakan singkatan.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
GIA Garuda Indonesia Airways Ga

Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama tersebut,
angka itu diindeks sebagai satu unit. Contoh pengindeksan nama perusahaan
yang terdiri dari angka.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Toko 234 Dua Tiga Toko Du
Empat

Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi
tersebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor, jawatan, lembaga,
bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.
Indeks Kode
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Departemen Dalam Departemen Da
Dalam Negeri
Negeri

15
Melakukan Prosedur Administrasi
 BAB III
PENUTUPAN

KESIMPULAN
Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa, seorang sekretaris harus
tahu bagaimana bagian-bagian, bentuk-bentuk dan jenis-jenis surat serta harus
tahu bagaimana cara mengindeks nama orang atau perusahaan. Agar dalam
melakukan kegiatan sekretaris di kantor lebih mudah.

16
Melakukan Prosedur Administrasi
 DAFTAR PUSTAKA

Finoza Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta:
Diksi

17
Melakukan Prosedur Administrasi