Ciclo de vida de la metodologa BPM y el

ENFOQUE POR PROCESOS DE NEGOCIO

SEMANA 2

[ AUTOMATIZACIN DE PROCESOS BPM ]



OBJETIVO UNIDAD 1:

Introduccin a la Automatizacin de procesos por medio de la metodologa BPM y el
Enfoque por procesos de Negocio.

CICLO DE VIDA DE LA METODOLOGA BPM Y EL
ENFOQUE POR PROCESOS DE NEGOCIO

NDICE

1. Introduccin
2. Ciclo de vida de la metodologa BPM
2.1 Etapas del ciclo de vida de la metodologa BPM
3. Gestin orientada a los procesos de negocio
4. Qu es una regla de Negocio?
5. Qu es un Workflow? Qu es un BPMS?
5.1 Definicin de Workflow
5.2 Definicin de BPMS
6. Bibliografa

1. INTRODUCCIN

Como se mencion anteriormente, la metodologa BPM (Business process management), ms

conocida como Gestin de procesos de negocio, es una herramienta que estn adoptando
las compaas a nivel mundial con el objetivo de conseguir la flexibilidad y agilidad necesarias
para adaptarse a los rpidos y continuos movimientos del mercado, gestionar los riesgos
operacionales y financieros, incrementar a su vez la rentabilidad empresarial y la satisfaccin
de sus clientes.

En la semana anterior, se gener una explicacin y el concepto de la metodologa BPM.
Ahora, explicaremos qu es el enfoque por procesos de negocio. A continuacin, vamos con
la explicacin y la conceptualizacin del ciclo de vida de la metodologa BPM y qu es la
gestin orientada a procesos.

Finalmente, se dar una contextualizacin sobre un BPMS y comprenderemos, con ms
detalle, cul es la relacin entre la metodologa y la tecnologa.

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METODOLOGA

Durante el desarrollo del mdulo, estarn disponibles los diferentes recursos que nos
permitirn abordar esta nueva metodologa. Para entender los conceptos se deben realizar
en las diferentes actividades semanales, con el objetivo de lograr un adecuado aprendizaje
de las diferentes unidades y por consiguiente, una clara comprensin y aprendizaje del
mdulo.

2. CICLO DE VIDA DE LA METODOLOGA BPM

Segn lo visto en la cartilla de la semana 1, la metodologa BPM permite el mejoramiento de

los procesos de negocio por medio de la integracin de la tecnologa de los sistemas de
informacin empresariales con tcnicas para el mejoramiento de los procesos. Esto significa
una gran ventaja para las organizaciones, porque los procesos de negocio en cualquier rea y
la conexin de estos con diferentes reas son ms eficientes, flexibles y alineados con la
estrategia de las compaas.

Teniendo en cuenta este concepto, podemos generar una nocin denominada el ciclo de vida
de la metodologa BPM, la cual est compuesta por 4 etapas. A continuacin se presentan
cada una de estas con su descripcin y la importancia de cada una.

2.1 ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DE LA METODOLOGA BPM

Las 4 etapas de la metodologa BPM son:

1. Modelamiento de Procesos de Negocio: Cuando se est en esta etapa, se busca

analizar los procesos de negocio que van a ser diseados o rediseados, con el
objetivo de que estos sean ms eficientes. El modelamiento de los proceso de
negocio se realiza en dos fases:

La primera fase es denominada la fase de Diseo, en ella se identifica y
analiza el proceso actual y cmo debera ser, con el objetivo de alcanzar un
correcto funcionamiento desde el punto de vista terico en el asunto del
negocio.

La segunda fase es denominada la fase de Modelamiento. En esta, se analiza
el proceso modelado de forma terica, con el objetivo de realizar cambios en
las variables de entrada o inputs y analizar los resultados del desempeo del

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proceso por medio de los outputs. Es importante recalcar, que este anlisis se
realiza de manera terica.

2. Ejecucin del Proceso de Negocio: La ejecucin del proceso de negocio, como su
nombre lo indica consiste en ejecutar o en llevar a cabo en la vida real el proceso de
negocio modelado en la etapa anterior. Esta ejecucin puede ser realizada de las
siguientes formas:

Ejecucin manual: En este tipo de ejecucin, las actividades son realizadas de
forma manual, es decir, por los colaboradores.

Ejecucin automtica: En este tipo de ejecucin, las actividades son realizadas
de forma automatizada o por algn tipo de mquina.

Ejecucin combinada: en este tipo de ejecucin, las actividades son realizadas
de forma combinada entre manual y automtica.

Ejecucin con BPMS: aqu, las actividades pueden tener algn tipo de
interaccin humana, pero la totalidad del proceso de negocio se encuentra
realizado por aplicaciones informticas.

3. Administrar y analizar los procesos de negocio: En esta etapa se realiza un anlisis y
seguimiento a los procesos de negocio y a las entidades que fluyen a travs del
proceso. Vale la pena resaltar, que entidad se le denomina a cualquier input o entrada
al proceso que vaya a ser manipulada o transformada (Por ejemplo: Puede ser una
pieza a ser procesada en una lnea de produccin o puede ser una solicitud de
reclamo generada por un cliente de una organizacin).

Esto se realiza con el objetivo de mejorar continuamente los procesos de negocio por
medio del anlisis de las estadsticas del sistema, por el monitoreo de las medidas de
desempeo BAM (Business Activity Monitoring) y por la generacin de KPIs (Key
Performance Indicators).

4. Optimizacin de los procesos de negocio: Busca analizar los KPIs y compararlos con
los de la etapa 1 de modelamiento de procesos de negocio, en particular con los de la
fase 1 que es la de diseo, ya que, al realizar un rediseo de los procesos de negocio,
se comparan los resultados con los procesos iniciales o los de Como se hacan las
cosas con los resultados de los procesos rediseados Como se deberan hacer las
cosas.

Al mismo tiempo, por medio de este anlisis, se busca encontrar cules son las
actividades que realmente generan valor a los procesos de negocio y la identificacin
de cuellos de botella.

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Es importante comprender que las cuatro etapas del ciclo de vida de la metodologa BPM se
realizan de manera secuencial y que es un ciclo continuo de mejoramiento, es decir, una vez
que se han realizado las 4 etapas, muchas veces se debe realizar nuevamente el ciclo, ya sea
porque los resultados obtenidos del proceso de negocio no son los esperados, o porque se
identifican nuevas oportunidades de maximizar las salidas del proceso de negocio, haciendo
imprescindible realizar nuevamente este ciclo.

A continuacin se presenta un diagrama del ciclo de vida de la metodologa BPM.



1. Modelamiento

de los procesos de

Negocio






4. Optimizar los Mejora C ontinua 2. Ejecucin de los
procesos de de los P rocesos procesos de
negocio de Negocio
negocio






3. Analizar y

Administrar los
procesos de
negocio



Ilustracin 1 - Ciclo de vida de la Metodologa BPM

3. GESTIN ORIENTADA A LOS PROCESOS DE NEGOCIO

Un proceso de negocio es la integracin de las definiciones de proceso y de negocio. Por lo

tanto, bsicamente se puede definir como un conjunto de actividades colaborativas y
transaccionales, realizadas en una secuencia lgica, que tienen como finalidad producir un

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resultado deseado o el cumplimiento de una meta y son realizadas por sistemas o por
personas.
Al tener en cuenta esto y el enfoque de la metodologa BPM, podemos concluir que la
metodologa propone una visualizacin de las organizaciones, basados en una red de
procesos interrelacionados con diferentes reas funcionales de la compaa y de forma
jerrquica. Esto se debe a que, muchos de los procesos de negocio de las organizaciones
pueden ser realizados por diferentes reas de las organizaciones y en diferentes niveles
jerrquicos de las reas.

Pero es muy importante resaltar que, uno de los objetivos de la metodologa es basar el
desempeo de las operaciones bajo un esquema de mejoramiento y automatizacin de los
procesos de forma automatizada y esto no se debe confundir con la eliminacin de las
unidades de negocio, sino de la perfecta sincronizacin de los equipos de trabajo enfocados
al correcto funcionamiento de los procesos.

Debido a este cambio en los paradigmas organizacionales, la metodologa BPM ha tenido
una gran aceptacin a nivel mundial ya que vuelve los procesos de negocio ms eficientes,
por medio de la perfecta sincrona e interconexin entre los equipos de trabajo de diferentes
reas funcionales de la organizacin sin importar los niveles jerrquicos.

Adicionalmente, se debe entender que no todos los procesos de negocio realizados por las
organizaciones tienen el mismo grado de importancia, ya que, algunos de estos tienen una
interaccin directa con los clientes externos y los dems son procesos realizados con el
objetivo de realizar una gestin interna en la compaa, por lo que se deben definir dos tipos
de procesos de negocio.

El primer tipo de proceso de negocio es Proceso de negocio Core, que es aquel que interacta
directamente con el cliente externo, por lo que es aquel que debe tener una respuesta gil y
eficiente en trminos de los requerimientos del cliente.

El segundo tipo de proceso de negocio es el Proceso de negocio de Soporte que no interacta
directamente con el cliente externo pero s con el cliente interno, es decir, con otras reas
funcionales o colaboradores de la organizacin. Tambin es importante darle solucin a este
tipo de solicitudes, pero los retrasos en este tipo de procesos no afectan directamente la
imagen de la organizacin frente a los clientes y los proveedores.

Es importante aclarar, que dentro de las organizaciones, cualquier proceso de negocio debe
tener un administrador, o, en trminos de la metodologa BPM se conoce como un Dueo del
Proceso. Este dueo del proceso es un individuo o un equipo de trabajo que se encarga de
coordinar y definir el conjunto de actividades que se realizan en los procesos de negocio en
las diferentes etapas de la implementacin de la metodologa. Adicionalmente, son los
encargados de definir cules son las reglas de negocio generadas en un proceso.

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4. QU ES UNA REGLA DE NEGOCIO?

Una regla de negocio se puede definir como una directriz bsica de una accin o de un
procedimiento dentro de un proceso de negocio. Estas directrices marcan cada una de las
acciones que se realizan en los procesos y se pueden dividir en dos tipos de reglas, las
reglas operativas y las reglas estructurales.

Las reglas operativas son aquellas que especifican obligaciones del proceso. Por ejemplo, si
un cliente realiza una solicitud de tarjeta de crdito en una entidad financiera, esta solicitud
debe pasar por unos estudios previos, con el objetivo de generar la aprobacin o la no
aprobacin del producto. Por lo tanto, una regla operativa puede ser la verificacin del
Scoring o de la Calificacin en las centrales de riesgo.

Las reglas estructurales son aquellas que se deben realizar por necesidades especficas de los
procesos de negocio. Por ejemplo, si a un cliente le ha sido aprobada una tarjeta de crdito
en la entidad financiera y este realiza compras en un periodo de tiempo especfico, la entidad
financiera debe realizar el clculo del valor a pagar por el cliente. Por lo tanto, una regla
estructural debe ser el clculo mensual del valor a pagar por el cliente a la entidad.

5. QU ES WORKFLOW? QU ES BPMS?

Teniendo en cuenta lo explicado anteriormente, podemos identificar algunos componentes

bsicos de BPM.

- Procesos de negocio

- Reglas de negocio

- Personas

- Tecnologa.

A travs de la cartilla de la Semana 1 y la cartilla de esta semana, hemos identificado los tres
primeros componentes, pero cuando hablamos del siguiente componente que es la
tecnologa debemos definir que es Workflow y luego un BPMS, que en realidad es el aspecto
central.

5.1 DEFINICIN DE WORKFLOW

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Un Workflow o flujo de trabajo, de su traduccin del ingls, se puede definir como la

automatizacin de los procesos de negocio donde las entidades pasan entre los
participantes del proceso de acuerdo a un conjunto de reglas de negocio predefinidas, con el
objetivo de cumplir con las metas y las estrategias de las organizaciones.

5.2 DEFINICIN DE BPMS

Un sistema BPMS o un BPMSuite se pueden definir como un conjunto de sistemas y

tecnologas diseadas con el objetivo de tener una completa administracin de los procesos
de negocio, no solo de la automatizacin. Adicionalmente, estos sistemas o tecnologas
tienen como principal ventaja que sirven de soporte para cumplir con el ciclo de vida de la
metodologa BPM.

Las organizaciones se han dado cuenta que, aunque han hecho grandes inversiones en
tecnologas, sistemas y aplicaciones an no han alcanzado el control de los procesos de
negocios. Parte de estas tecnologas ha evolucionado desde la simple automatizacin y el
direccionamiento de los documentos y actividades (que se conoce como Workflow) que
hacen parte de los procesos de negocio a la coordinacin y sincronizacin de los procesos de
negocio utilizando todos los recursos disponibles por las organizaciones (Tales como
colaboradores, proveedores, aplicaciones, documentos, informacin, comunicaciones,
etc.)1.

Adems, las tecnologas para la Integracin de aplicaciones, motores de reglas de negocio,
WebServices, ESB (Enterprise Service Bus), SOA (Services-Oriented Architecture) estn
permitiendo implementar soluciones cada vez ms eficientes y ms giles, indispensables
para la implementacin de un programa de mejoramiento de procesos por medio de la
metodologa BPM.

En resumen, los Sistemas BPM o BPMSuites son sistemas que definen, crean y administran la
ejecucin del Workflow por medio del uso de software. Este software es capaz de manejar
las diferentes reglas de negocio y al mismo tiempo permite interactuar en tiempo real con
los participantes del proceso.

A continuacin, se presenta una representacin del funcionamiento y de la arquitectura de
un Sistema BPM, con el objetivo de entender la integracin del Software con los sistemas de
informacin de las organizaciones.

1
CLUB BPM. BPMS y Workflow [en lnea]. < mac.jovenclub.cu/documentos>

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1 Funcionamiento y Arquitectura de un Sistema BPM. Fuente: Google

Algunas de las ventajas que ofrece este tipo de sistemas son:

- Automatizan los procesos de negocio

- Permiten la integracin de datos entre diferentes sistemas de informacin

- Permite la ejecucin de los procesos de negocio por medio de la asignacin de las
reglas de negocio

- Permite el monitoreo y la evaluacin en tiempo real de los procesos de negocio por
medio de BAM y KPI

- Buscan mejorar la calidad en los servicios, lo que se traduce en mayor satisfaccin de
los clientes. Esto se debe a que se pueden hacer mejoras a los procesos de negocio y
se minimizan los errores, por medio de la automatizacin

- Se aumenta la eficiencia operacional y la productividad, ya que se pueden procesar un
mayor nmero de entidades y algunas son completamente automatizadas

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- Permite la estandarizacin de los procesos de negocio, ya que, al realizar las

actividades de los procesos de negocio de forma automatizada, todos van a tener que
realizarse bajo los mismos parmetros

- Permite el mejoramiento continuo de los procesos de negocio y la introduccin de
nuevos servicios y sus estrategias, por medio de la implementacin de la metodologa
BPM. Esto significa mayor agilidad y flexibilidad de los procesos.

6. BIBLIOGRAFA


CHANG, J. Business Process Management Systems. Chap. 11, 22.
LAUDON & LAUDON. Management information systems.
ROMERO, E. Emerging Trends Business Process Management. October 2008.
http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=15&Itemid=41&
lang=es

Resea (resumen):

Con esta lectura se explica con ms detalle la metodologa BPM y cmo es su ciclo de vida,
con el objetivo de tener procesos cuyo mejoramiento sea continuo. Al mismo tiempo, se
presenta en enfoque por procesos, vital para la implementacin y conceptualizacin de la
metodologa.

Adicionalmente, se presenta una breve introduccin de los BPMS o de los Sistemas BPM, con
el objetivo de que los estudiantes se familiaricen con la metodologa y su arquitectura.
Aunque, en este tema se tratar con ms detalle en unidades posteriores.

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