Anda di halaman 1dari 2

A.

Tahap Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif


Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca
karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan
kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang
khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens
yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral,
gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach)
untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.
Keunggulan:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama
kali membaca suatu pesan.
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana
yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.
Kelemahan:
1. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
2. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point; hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.
1) Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok
dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan
awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti
penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin
yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu
disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum
penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan
pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi
tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara
pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa
manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.
2) Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan
yang ingin dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua
pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu
bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan
yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.
Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang
jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan,
sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif
umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan
dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.
a. Ide-ide pokok yang jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan
pesan-pesan positif
b. Penjelasan rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih
rinci untuk mendukung ide pokok
c. Penutup surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan
tindakan khusus yang diharapkan.