- Se tiene que una escala 1: 20 significa que un 1 centmetro en el plano equivale a 20

centmetros en la realidad (1/5 metro). Por lo tanto, 5 centmetros en el plano equivale

a 1 metro en la realidad.

- Se tiene que una escala 1: 25 significa que un 1 centmetro en el plano equivale a 25

centmetros en la realidad (1/4 metro). Por lo tanto, 4 centmetros en el plano equivale
a 1 metro en la realidad.

- Se tiene que una escala 1: 20 significa que un 1 centmetro en el plano equivale a 20

centmetros en la realidad (1/5 metro). Por lo tanto, 5 centmetros en el plano equivale
a 1 metro en la realidad.

f) Forma de leer los planos constructivos

- Se debe seguir un mtodo ordenado, con el fin de evitar los errores de lectura por omisin
o interpretacin de los diferentes datos que se leen.

- El trabajo completamente ordenado y planificado, se realiza captulo a captulo, actividad

por actividad, de manera que se obtienen inicialmente los datos parciales, para luego
hacer la sumatoria total.

- La lectura de los planos debe estar apoyado por una regla de escala; se deben colocar
guas mientras se hace el barrido de todo el plano de izquierda a derecha y de arriba
abajo, con el fin de no cometer errores.

- La informacin obtenido de los planos, se debe consignar en un formato de actividades

parciales para luego obtener el total. ste proceso se puede adelantar directamente en
una hoja de Excel.

Leccin 35. Organizacin, comunicacin y documentacin.

Se entiende por organizacin, al grupo de instrumentos que permite estructurar

tcnicamente las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos humanos y materiales de una empresa o proyecto, con el fin de lograr su
mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

Al hablar de organizacin en construccin se debe considerar:

- La organizacin de la empresa constructora.

- La organizacin del proyecto de construccin: organizacin de obra.
- La comunicacin y documentacin.

35.1 Organizacin de la empresa constructora

La organizacin de una empresa constructora se expresa a travs de organigramas, los

cuales muestran las relaciones de autoridad y responsabilidad que existen en una

363
empresa para el logro de sus objetivos. En un organigrama se observa las redes de
comunicacin formal empleadas para transmitir decisiones e instrucciones y recibir
informacin de los objetivos alcanzados.

35.1.1 Tipos de de organizacin ms utilizadas en empresas constructoras

Organizacin Departamentalizada
Proceso administrativo en el cual se orienta la organizacin a travs de la divisin del
trabajo, fundamentada en la especializacin del mismo por medio de departamentos o
reas funcionales que agrupan tareas que cumplen una funcin especfica:

Funciones propias de un Unidad administrativa

proyecto
Diseo rea tcnica
Planeacin y construccin
Materiales y Servicios
Control de Calidad
Mantenimiento
Seguridad Industrial
Financiera rea Financiera
Contabilidad y anlisis
financiero
fuentes de financiamiento.
Presupuestos.
Gestin Humana, capacitacin, rea recursos humanos
seleccin y contratacin.
Mercadeo, ventas, publicidad. rea comercial

Direccin General

Departamento Departamento Departamento de Departamento

Tcnico Financiero Recursos Comercial
Humanos

364
 Organizacin matricial
Se define como el tipo de organizacin en la cual cada rea de la estructura funcional de
la empresa apoya a cada uno de los proyectos de la empresa. Por lo tanto, cada rea
responde a dos jefes: el jefe funcional de rea y el gerente de cada proyecto.
Actualmente, este tipo de organizacin es el ms empleado en empresas que manejan
varios proyectos.

rea/ Proyecto Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4

Tcnica
Comercial
Financiera
Recursos
Humanos

Por otra parte, se observa que este tipo de organizacin tiene ventajas y desventajas.
Ahora bien, entre las ventajas estn: se optimiza el empleo de especialistas, los
especialistas se sienten ms cmodos trabajando dentro de la agrupacin correspondiente
a su especialidad y se descentraliza la toma de decisiones. Por otro lado, las desventajas
son: debido a las prioridades se pueden presentar conflictos principalmente cuando los
recursos son justos, el no disponer directamente del personal dificulta al gerente del
proyecto el manejo administrativo del mismo y cuando el talento humano de cada rea
recibe diferentes instrucciones de sus dos supervisores (tanto el funcional como el gerente
del proyecto).

35.1.2 Estructura organizacional de una empresa constructora de acuerdo al

tamao de la empresa

A continuacin se presenta el organigrama de una empresa de construccin grande,

mediana y pequea:

365
 Organigrama de una empresa grande

Asamblea de socios

Revisora fiscal

Junta Directiva

Empresas filiales

Gerencia General

Archivo y Auditora
correspondencia

Secretaria

Gerencia Gerencia Tcnica Gerencia

administrativa Comercial

Divisin Divisin Divisin Bienestar Direccin de obras Direccin tcnica Oficina Jurdica Promocin y Relaciones
Contabilidad administracin social ventas pblicas

Pagadura Compras y Personal Obra 1 Diseo Finca Raz

almacn

Anlisis econmico Servicios Obra 2 Licitaciones

Caja Relaciones Obra 3 Programacin y

industriales presupuesto

366
 Organigrama de una empresa mediana

Junta de socios

Revisora fiscal

Junta Directiva

Gerencia

Archivo Asesoras

Secretaria Comit consultivo

Divisin Direccin de obra Divisin Tcnica

Administrativa

Finanzas Servicios Obra 1 Obra 2 Obra 3 Consultores externos

Administrativos

Caja y Pagadura Compras Proyectos Estudio de obras

Contabilidad Almacn

Personal

367
 Organigrama de una empresa pequea

Junta de socios

Gerencia

Secretara y Asesora
Archivo Tcnica

Seccin Seccin de Seccin

Administrativa obras Tcnica

Asuntos Servicios Obra 1 Obra 2 Obra 3 Proyectos Estudio de

contables Administrativos obras

368
35.2 Organizacin de un proyecto de construccin: Organizacin de obra

De la correcta organizacin y del desarrollo ptimo de las actividades en la obra, depende en

gran parte el xito de la empresa constructora. Para iniciar la organizacin de la obra debemos
empezar por definir los objetivos que deben cumplirse:

1. La obra se realice teniendo en cuenta sus planos y especificaciones.

2. Se realice en los tiempos programados.
3. Se realice en orden y con nitidez, evitando desperdicios.
4. Se tenga disponible informacin sobre el personal, desde el punto de vista de
cumplimiento, horas trabajadas, pagos realizados, honorabilidad, etc.
5. Se tenga informacin sobre los materiales necesarios para su desarrollo.
6. Se tengo informacin sobre las herramientas y equipos necesarios para la ejecucin de la
obra.
7. Se maneje correctamente la seguridad industrial
8. Se haga correcto control de costos
9. Se haga control de calidad.

35.2.1 Estructura organizacional

Una vez definidos los objetivos, se procede a establecer la estructura organizacional de la obra,
la cual se definir a travs de un organigrama. Necesariamente, cada obra tendr que
desarrollar su propia estructura de acuerdo con sus caractersticas tcnicas, el tamao, la
localizacin y los costos. A continuacin se presentan algunos ejemplos de organigrama para
obras grandes, medianas y pequeas:

369
 Ejemplo 1. Organigrama de obra grande

Empresa Contratista Empresa Contratante

Asesores
Comit de obra Inteventora
Director de obra

Residente Tcnico Residente administrativo

Auxiliares de control: Maestro General Subcontratistas Contratos

programacin, costos y
calidad

Maestros: estructura, Instalaciones hidrosanitarias Contabilidad

instalaciones y acabados

Contras: estructura, instalaciones Instalaciones elctricas Caja y Pagadura

y acabados

Oficiales: estructura, Instalaciones Mecnicas Auxiliar de oficina

instalaciones, acabados

Ayudantes: estructura, Carpintera Almacn

instalaciones, acabados

Auxiliar de mediciones Mano de obra Herramientas

Apunta tiempo Celadores

Topgrafo

Inspector de seguridad

370
 Ejemplo 2. Organigrama de obra grande

Empresa Contratista Empresa Contratante

Asesores

Comit de obra Director de obra Inteventora

Residentes Tcnicos Residente administrativo

Residente estructura Residente instalaciones Residente acabados Contratos

Maestro Maestro Maestro Contabilidad

Contra Contra Contra Caja y Pagadura

Oficiales Oficiales Oficiales Auxiliar de oficina

Ayudantes Ayudantes Ayudantes Almacn

Subcontratistas estructura Subcontratistas Subcontatostas de Herramientas

instalaciones acabados

Celadores

371
 Ejemplo 3. Organigrama de obra mediana

Empresa

Director de obra Personal de oficina

Residente Tcnico Residente administrativo

Maestro general Subcontratistas Almacenista Jefe de personal

Contra Recibidor Herramentero

Oficiales Ayudante de patio

Ayudantes

372
 Ejemplo 4. Organigrama de obra mediana

Empresa

Comit de obra Director de obra

Residente Tcnico Auxiliar administrativo

Maestro general Subcontratistas Auxiliar Tcnico Almacenista

Contra Herramentero

Oficiales Celador

Ayudantes

373
 Ejemplo 5. Organigrama de obra pequea

Empresa

Comit de obra

Residente Tcnico Encargado de la obra

Maestro general Subcontratistas Almacenista

Oficiales Celador

Ayudantes

374
 Ejemplo 6. Organigrama de obra pequea

Empresa
Gerente tcnico

Residente de obra tcnico y administrativo

Maestro general Almacenista

Contra Contratistas Ayudante de almacn

Oficiales y ayudantes Subcontratista

Celador Oficiales y ayudantes

375
35.2.2 Descripcin de cargos y funciones del organigrama del contratista.

- Comit de obra: es el organismo que toma decisiones sobre el desarrollo de la obra.

Se rene peridicamente con el fin de analizar el avance de obra y los diversos problemas
tcnicos y administrativos que ocurren en su desarrollo. Est conformado por el director
de obra, el interventor y los residentes tcnico y administrativo.

- Director de obra: es quien hace el vnculo entre la oficina central y la obra. Debe
poseer una amplia experiencia a nivel administrativo y tcnico. Debe ser un Ingeniero civil
o Arquitecto. Tiene a su cargo el residente tcnico y el residente administrativo. Entre sus
funciones estn:
o Dirigir las actividades tcnicas y administrativas.
o Coordinar las labores de la obra.
o Resolver problemas tcnicos.
o Coordinar subcontratistas.
o Supervisar desarrollo de subcontratos.
o Visar gastos y desembolsos para la obra.
o Servir de enlace con la gerencia general.
o Asistir al comit de obra.
o Presentar informes mensuales de avance.
o Ejercer mando sobre los residentes.
o Controlar y analizar los costos.
o Colaborar en la planeacin y programacin de la obra.

- Residente Tcnico: es quien realiza directamente la revisin diaria de la obra y vela

porque las actividades se realicen de acuerdo con las especificaciones tcnicas y la
programacin. Cuando el tamao de la obra lo demanda se contrata ms de un residente.
Este cargo lo desempea un arquitecto o un ingeniero civil con amplia experiencia en
construccin. Su jefe inmediato es el director de obra. Tiene a su cargo el maestro y los
subcontratistas. Entre sus funciones estn:
o Mando directamente sobre el personal de obra.
o Distribuir trabajo de hombres y mquina.
o Controlar y valorizar tiempos y rendimientos.
o Comprobar y visar entrada de materiales.
o Autorizar el retiro de materiales.
o Preparar datos sobre medicin.
o Producir liquidacin de los subcontratistas.
o Controlar ejecucin de los subcontratos.
o Aclarar aspectos tcnicos.
o Controlar calidad de materiales
o Coordinar los trabajos de los subcontratos.
o Presentar informes semanales de avance.

-Residencia administrativa: Es quien realiza las diferentes actividades administrativas

de la obra. Este cargo lo desempea un administrador de empresas o economista con

376
experiencia en administracin de obra. Su jefe inmediato es el Director de obra. Tiene a su
cargo el almacenista, el herramentero, el celador, el auxiliar contable y el auxiliar de caja y
pagadura. Entre sus funciones estn:

o Contratar y controlar el personal.

o Pagar al personal.
o Tramitar asuntos legales.
o Gestionar pedidos y compras.
o Controlar almacn
o Controlar herramientas y equipos.
o Realizar operaciones de contabilidad.
o Realizar inventarios.
o Controlar administrativamente los contratos.
o Controlar celadores.
o Tramitar documentos y comunicaciones.
o Asistir comits de obra.

- Maestro: Es aquella persona con experiencia en las labores de ejecucin de obra quien
aunque no posea conocimientos acadmicos es experimentada en conocer los materiales,
sus caractersticas, su empleo adecuado, rendimientos y procedimientos de construccin.
Es el apoyo del residente tcnico en obra quien es su jefe inmediato. Tiene a su cargo el
contra maestro, los oficiales y ayudantes. Entre sus funciones estn:
o Cumplir rdenes del residente tcnico.
o Distribuir personal para labores.
o Evaluar eficiencia y disciplina de su personal.
o Revisar calidad de materiales.
o Revisar mediciones de obra.
o Revisar calidad de trabajos ejecutados.
o Revisar y consultar planos de obra.
o Velar por la seguridad industrial.
o Mantener la obra aseada y ordenada.
o Coordinar el trabajo de los subcontratistas.

- Contra maestro: Es el segundo en mando del maestro. Tiene a su cargo los oficiales y
ayudantes. En obras medianas y pequeas se prescinde de este cargo y en obras
grandes se est dando la tendencia a la desaparicin del contra maestro. Su jefe
inmediato es el maestro de obra. Entre sus funciones estn:
o Cumplir rdenes del maestro
o Distribuir cuadrillas de trabajo
o Evaluar rendimiento del personal a su cargo
o Revisar calidad de materiales.
o Vigilar la ejecucin de los trabajos
o Colaborar con el maestro en mediciones
o Colaborar en la seguridad industrial de la obra.
o Supervisar trabajos de los subcontratistas.

377
- Almacenista: en el campamento es el encargado del manejo total de materiales,
herramientas y equipos. Debe tener experiencia mnima de un ao en manejo de almacn.
Su jefe inmediato es el Residente administrativo. Entres sus funciones estn:
o Comprobar arribo de materiales
o Asignar espacio para el desembarque
o Responder por materiales recibidos.
o Registrar entrada y salida de materiales
o Tener Krdex al da
o Elaborar informe de los daos de prdidas de material.
o Informar sobre stocks y puntos de equilibrio.
o Codificar materiales.
o Elaborar paz y salvos del almacn.

- Herramentistas: Trabajo coordinadamente con el almacenista pues es quien maneja y

controla el equipo y la herramienta de obra. Debe tener experiencia de un ao en manejo
de herramientas y equipos. Su jefe inmediato es el Residente administrativo. Entre sus
funciones estn:
o Controlar herramientas.
o Suministrar herramientas
o Enviar informe sobre daos y prdidas de herramientas
o Controlar equipo propio
o Controlar equipo arrendado
o Vigilar el equipo
o Controlar entrada y salida de las herramientas de los subcontratistas.
o Elaborar paz y salvos de personal.

- Celador: Su jefe inmediato es el Residente administrativo. Entre sus funciones estn:

o Vigilar las entradas y salidas de la obra.
o Vigilar las dependencias de la obra.
o Producir informes sobre celadura.

-Auxiliar de contabilidad: Su jefe inmediato es el Residente administrativo. Debe tener

estudios tcnicos en contabilidad. Entre sus funciones estn:
o Revisar las cuentas de los proveedores.
o Tramitar el pago de la nmina de administracin
o Codificar y elaborar extractos de gastos.
o Elaborar anexos del balance
o Controlar pagos de personal
o Coordinar informes fiscales
o Elaborar estados de ejecucin del presupuesto
o Elaborar informes contables.

-Auxiliar de contabilidad caja y pagadura: Su jefe inmediato es el Residente

administrativo. Debe tener estudios tcnicos en contabilidad Entre sus funciones estn:
o Manejar la caja menor
o Elaborar cheques

378
 o Revisar las cuentas de contratos
o Elaborar los extractos de gastos
o Elaborar mensualmente las consignaciones bancarias
o Elaborar reembolsos de caja menor
o Elaborar comprobantes de egreso y notas dbito
o Distribuir y empaquetar el dinero
o Pagar al personal de administracin.

-Inspector de seguridad: Su jefe inmediato es el maestro de obra. Debe tener estudios

tcnicos en seguridad industrial. Entre sus funciones estn:
o Definir normas y reglas de seguridad industrial
o Evaluar programa de seguridad industrial
o Visitar permanentemente los sitios de trabajo
o Evaluar riesgos
o Promover cursos sobre seguridad
o Suministrar elementos de seguridad
o Velar que los trabajos sean seguros
o Controlar los elementos de seguridad
o Producir informes de accidentes y causas
o Conformar comit de seguridad.

37.2.3 Descripcin de cargos y funciones del organigrama del contratante

Contratante

Interventor

Residente de interventora

Maestro interventor

- Interventora: Tiene una relacin directa con el director de obra. Debe ser un
ingeniero civil o arquitecto con amplia experiencia en la supervisin tcnica, gerencial y
administrativa de obra. Depende de la organizacin contratante. Tiene a su cargo el

379
residente de interventora. Realiza labores de supervisin a la labor realizada por el
Director de obra.

- Residente de interventora: Debe ser un ingeniero civil o arquitecto. Su jefe

inmediato es el interventor. Tiene a su cargo el maestro interventor. Realiza labores de
supervisin de las actividades realizadas por el residente tcnico y administrativo del
proyecto.

- Maestro interventor: Su jefe inmediato es el residente de interventora. Realiza

labores de supervisin de las actividades realizadas por el maestro de obra.

35.3 Comunicaciones y Documentacin.

Se entiende por comunicacin a la transferencia de informacin de un emisor a un

receptor en condiciones comprensibles. Ahora bien, la comunicacin dentro de la
organizacin, puede fluir en varias direcciones: hacia abajo, comunicacin descendente;
hacia arriba, comunicacin ascendente; hacia los lados, comunicacin cruzada; flujo
diagonal.

La comunicacin descendente fluye de personas en niveles superiores a personas en los

niveles inferiores de la jerarqua organizacional; incluye instrucciones, reuniones, cartas,
procedimientos, manuales o memos.

Por el contrario, la comunicacin ascendente fluye de subordinados a personas en niveles

superiores de la jerarqua organizacional; incluye informacin acerca de presentacin de
sugerencias, quejas, solicitud de asesora o establecimiento de objetivos.

Por otra parte, la comunicacin de tipo cruzada corresponde al flujo horizontal y se realiza
entre personas que se encuentran en el mismo nivel de la organizacin.

Tambin puede darse un flujo diagonal entre personas de diferentes niveles sin relaciones
directas de dependencia entre s; ste tipo de comunicacin se utiliza para acelerar el flujo
de informacin y lograr mejor compresin, y se da cuando miembros de diferentes reas
buscan coordinar su trabajo; incluye reuniones informales y reuniones de comit.

A continuacin se explican detalladamente, algunos medios de comunicacin:

Memos: es un tipo de documento que slo se usa a nivel interno de la organizacin.

Notas de Proyecto: corresponde a un tipo especial de memo que se utiliza para entregar
informacin pedida por la otra parte. Generalmente su contenido es de carcter tcnico,

380