(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Pgina 1 de 18
REGISTROS DEL SG-QHSE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDAD
4. PRECISIONES
DOCUMENTO
ASOCIADO
TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Coordinador de
POLTICA Y OBJETIVOS Gestion en Salud, Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la Consejo Directivo
DEL SG-QHSE Seguridad e Higiene en
el Trabajo Direccin
Coordinador de
Director(a) de Recursos
MANUAL Y PROGRAMAS Gestion en Salud, Consejo Directivo
DE SALUD OCUPACIONAL Humanos/Representante de la
Seguridad e Higiene en
Direccin
el Trabajo
REGLAMENTOS Segn reglamento Consejos, segn el tema. Segn reglamento
Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
CARACTERIZACIN DE Responsable del
Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
PROCESOS DEL SG-QHSE proceso
Trabajo la Direccin
PROCEDIMIENTOS, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
Quien Elabora Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
GUAS DEL SG-QHSE Trabajo la Direccin
Coordinador de
DOCUMENTOS Gestion en Salud, Coordinador de Gestion en Director(a) de Recursos
OBLIGATORIOS DE LA Seguridad e Higiene en Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
NTC-OHSAS 18001:2007 el Trabajo /Practicante Trabajo la Direccin
Profesional
PRECISIONES A O A O O NA NA O NA NA O A
DESCRIPCION A O A NA O NA NA O NA NA O A
DOCUMENTOS DE A
A O A O NA NA O NA NA O A
REFERENCIA
GLOSARIO A O A O O NA NA O NA NA O 0
ANEXOS A O A A O NA NA O NA NA O NA
METODOLOGA NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
POBLACIN NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
OBJETO
A
EPIDEMIOLOGA NA NA O A NA NA NA NA NA NA NA NA
CLNICA NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
DIAGNSTICO NA NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA
ALGORITMO DE NA NA A A NA NA NA NA NA NA NA NA
MANEJO
INDICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
COMPLICACIONES NA NA A NA NA NA NA NA NA NA NA NA
HISTORIAL DE
CAMBIOS
A A A A A A NA A NA A O A
A: APLICA NA: NO APLICA O: OPCIONAL
SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIN 01
(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-006
GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Pgina 5 de 18
REGISTROS DEL SG-QHSE
4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propsito del documento. Adems puede incluir la
finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qu.
4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a
reas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisin.
Incluye los lmites de la accin que orienta el documento desde la identificacin de
necesidades hasta la divulgacin del documento para su implementacin.
4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o polticas particulares que se deben
considerar en la ejecucin de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales
debe desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control,
actividades especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento
se puede ampliar alguna explicacin que se refiera a una actividad descrita en el
flujograma, mencionando el nmero de la actividad.
DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO SIGNIFICADO DEFINICION
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En
INICIO / FIN
su interior, se escriben los trminos INICIO o FIN.
CONECTOR DE Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
LINEA La unin entre smbolos. El movimiento fsico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecucin o transformacin de
informacin, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
ACTIVIDAD
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de informacin al
mismo.
PROCESO O Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
PROCEDIMIENTO estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
PREDEFINIDO Proceso o de otros con el cual tenga interaccin.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de accin que surgen en una
DECISIN etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento.
Representa la informacin que requiera registrase en un formato electrnico o
DOCUMENTO manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.
4.4 DISPONIBILIDAD
4.6.1 Redaccin: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explcita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigedades. Emplear siempre el mismo trmino,
para expresar un mismo concepto.
4.6.2 Encabezado
e VERSIN 01
b SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
f CODIGO
TRABAJO (SG-QHSE)
P-SO-OH-XXXXX
c GESTIN EN SALUD,
a d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
DOCUMENTOS DE SG-QHSE
TRABAJO Pgina 1 de 1
Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creacin:
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.
Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento,
segn sea el caso
4.7. REGISTROS
La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quin y cundo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fcil identificacin. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que as lo requieran (historias clnicas, Exmenes ocupacionales, etc).
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Toma de muestras
Almacenamiento y distribucin
Exmenes realizados
Calibracin de equipos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
Entrega de informes
Entre otras
Libera Documento
1
El Coordinador de Gestion en Salud,
Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7 Establecer criterios de Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los registros del
control de registros en el Trabajo
SG-QHSE
Listado Maestro
Actualizacin del listado de Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 Documentos Coordinador de Gestion en
maestro Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestin en Salud,
CREACIN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Lder del Proceso
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestin en Salud,
LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO
8. ANEXOS
XX-YY PROCESO
SO-DI Direccionamiento Institucional
SO-OH Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
SO-GF Gestin Administrativa y Financiera
SO-GD Gestin del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
SO-GJ Gestin Jurdica y Legal
SO-GR Gestin de Recursos Fsicos
SO-GH Gestin Humana
SO-GB Gestin Bienestar Humano y Organizacional
SO-GS Gestin de Adquisiciones y Suministros
SO-GC Gestin de Comunicaciones
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GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
HIGIENE EN EL TRABAJO Pgina 18 de 18
REGISTROS DEL SG-QHSE
WW TIPO DE DOCUMENTO
P Poltica
OR Organigrama
MP Mapa de procesos
CP Caracterizacin de proceso
MN Manual
PR Procedimiento
IN Instructivo
PT Protocolo
F Formato
MT Matriz
RG Reglamento
OB Objetivos
PG Programas
CM Compromiso
FI Ficha
CR Cronograma
G Gua
PL Plan
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE VERSIN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIN MODIFICADA
22/07/2013 01 Original