1.

Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product Pada Hotel

Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-
barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan
barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:
1) Temperatur ruangan
2) Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3) Metode penyimpanan barang
4) Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:
1) Menjaga kontinuitas usaha
2) Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3) Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4) Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5) Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6) Mencegah slow moving item
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

1) Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
a) Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka
waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari
suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak.
Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di
dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah
 dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila
diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode
tertentu.
b) Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan
mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit
diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-
musim tertentu (bahan musiman). Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem
kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan
dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi
menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti
jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa
invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang
dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik,
seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan
standard purchased spesification.
2) Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak
tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur
yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang
hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli
kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka
mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan
hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang
sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi
rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.
3) Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan
untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam
seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah
 sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur
pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota
mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari
bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang
akan dibeli tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian
pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian
bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok
bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut. Untuk pembelian
secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan golongan grocery,
maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada umumnya yang digunakan
adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.
4) Pembelian bahan makanan secara Cash and Carry
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya
bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang
mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau
toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih
murah.
Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
a) Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
b) Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c) Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui
katalog
d) Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
a) Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya.
b) Hotel/restoran harus membayar tunai.
5) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan
bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama
 beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan
keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

2. Jenis-Jenis Penggunaan Dairy Product Khususnya Foods And Beverage Pada Hotel
Penggunaan Persediaan
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik,
karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang
meminta. Pada setiap akhir periode(akhir bulan), cost control akan melakukan inventasrisasi atas
persediaan (stock opname), dimana inventarisasn pada departemen/outlet operasi biasanya
dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily
store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan
untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi
departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx

A. Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store.
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini:
1. Makanan yang cepat rusak (perishable).
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-
bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red
pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran
lainnya yang mudah rusak.
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga
dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat
 sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan
perishable ini disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang
benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar :
1) Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu
kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara
bebas masuk.
2) Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
3) Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut
dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.
4) Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya
tahan sayuran tersebut.
5) Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang
dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya.
Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai
2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses
pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa
(expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan
makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis
perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).
a) Penyimpanan Daging ataupun Unggas
 1. Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan
yang bersih.
2. Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin.
Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
3. Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak
dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat
dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan
daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air
panas.
b) Penyimpanan Ikan
1. Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.
2. Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat
penyimpanan.
3. Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada
refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.
4. Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku.
5. Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.
6. Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.

4. Makanan jenis sembako (groceries).

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti:
tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak
goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan
jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang
ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai
dengan 35 derajat selsius.
Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau
supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-
masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga
kebersihan dan kerapian barang-barang ini.
 Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas
penerima barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired
date) dari masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan
jenis groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan
dan sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah
mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan,
petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang
keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur,
mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk
menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam
mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).

5. Jenis minuman (beverages).

Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:
a) Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius
sampai dengan 35 derajat selsius.
b) Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine,
Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan
ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25
derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar
minuman tetap dalam keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
c) Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red
Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara
menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan
minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain
sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan
ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius,
untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne
selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.