Lineamientos Tecnicos para EAPB

Lineamiento tcnico para la transferencia
de los datos del Registro Individual de

Prestaciones de Salud RIPS desde las
Entidades Administradoras de Planes de
Beneficios EAPB al Ministerio de Salud y
Proteccin Social
Oficina de Tecnologa de la Informacin y la

Comunicacin OTIC
2016
Octubre 1 de 2016
Versin 4
Marzo 1 de 2016
Versin 4
COMO validar y
TRANSFERIR LOS
DATOS DE RIPS desde
las EAPB al
ministerio de
salud y proteccin
social?
2
CAMBIOS FUNDAMENTALES EN LOS LINEAMIENTOS DE RIPS
1 Se incluyen los tipos de identificacin de acuerdo con el Decreto 2353 de 2015, artculo 20.
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE VALIDACION

Tipo de CC= Cdula ciudadana Para los adultos, mayores o Se valida que el valor seleccionado est en los valores
identificacin CE= Cdula de iguales a 18 aos de permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, NV, SC, AS, MS.
del usuario. extranjera nacionalidad Colombiana, el
CD= Carn diplomtico documento con el cual se deben Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe ser
PA= Pasaporte identificar es la Cdula de numrico.
RC= Registro civil Ciudadana.
TI= Tarjeta de identidad Se valida que el tipo de documento corresponda a la
NV= Certificado de Para los extranjeros que se edad:
nacido vivo encuentran de paso en el pas se
SC= Salvoconducto identifican con la Cdula de - Si la unidad de medida de la edad est expresada en
AS= Adulto sin Extranjera, Carn Diplomtico, das, el tipo de documento debe ser: RC, MS o NV.
identificar Pasaporte o Salvoconducto. - Si la edad es mayor o igual a 19 aos, el tipo de
MS= Menor sin identificacin no puede ser RC, TI, MS, NV. Recuerde
identificar Los menores entre 7 y 17 aos, que se consider en este caso el perodo de transicin
deben identificarse con la tarjeta del menor a adulto para el cambio de identificacin.
de identidad. - Si la unidad de medida de la edad es meses el tipo de
documento no puede ser CC, TI, AS.
Para menores de 7 aos, el tipo - Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor a 17
documento ser el Registro aos.
Civil.
Nota 1. El Pasaporte, es el documento que acredita la
Para menores de 3 meses, el tipo identidad de un extranjero que cuenta con una visa para
documento ser el Registro Civil trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar
o el certificado de Nacido Vivo. una cdula de extranjera, y de los extranjeros menores de
7 aos. Tambien aplica para los extranjeros con pasaporte
de la ONU para refugiados y asilados.
Nota 2. Para el caso de poblaciones especiales, en los

cuales la poblacin no est identificada por la
Registradura Nacional del Estado Civil, deben ser
atendidos como Adulto sin Identificar (AS) y Menor sin
Identificar (MS), se debe tener en cuenta la Resolucin
2232 de 2015, Anexo Tcnico, Tabla 1 o la normatividad
vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de la
descripcin del archivo de usuarios US.
2 Se incluyen las longitudes de los nmeros de identificacin de acuerdo con las especificaciones de OTIC.
Nmero de Un nico valor El personal de admisin de Se valida que la longitud sea menor o igual a la mxima
identificacin pacientes de la IPS debe tener en permitida para cada tipo de documento.
del usuario cuenta la siguiente tabla de
del sistema longitudes mximas segn el tipo
de documento:
TIPO LONGITUD
MXIMA
CC 10
CE 6
CD 16
PA 16
3
RC 11
TI 11
NV 9
SC 16
AS 12
MS 10
3 Se modifica la especificacin del cdigo del medicamento.

DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE VALIDACION
PERMITIDOS
Cdigo del Un valor nico: cdigo Cdigo del medicamento de acuerdo con las codificaciones vigentes.
medicamento alfanumrico La codificacin vigente para los medicamentos es el Cdigo nico
de Medicamentos CUM, definido por la Resolucin 255 de 2007.
Debe diligenciarse para todos los medicamentos facturados.
4
Contenido
INTRODUCCION ....................................................................................................................................................................... 6
1. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS DEL RIPS ..................................................................................... 7
2. CALIDAD DE LOS DATOS ............................................................................................................................................. 9
3. COMO LEER ESTE LINEAMIENTO ................................................................................................................................ 9
4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES ....................................................................................................... 10
4.1. Estndar del archivo plano ............................................................................................................................................ 10
4.2. Archivo de control: CT .................................................................................................................................................. 11
4.3. Archivo de usuarios: US ............................................................................................................................................... 12
4.4. Archivo de consulta: AC................................................................................................................................................ 16
4.5. Archivo de procedimientos: AP ...................................................................................................................................... 24
4.6. Archivo de urgencia con observacin: AU....................................................................................................................... 26
4.7. Archivo de hospitalizacin: AH ...................................................................................................................................... 28
4.8. Archivo de recin nacidos: AN ....................................................................................................................................... 32
4.9. Archivo de medicamentos: AM ...................................................................................................................................... 33
5. ENVIO DE LOS ARCHIVOS PLANOS ........................................................................................................................... 35
6.1. Especificacin para el envo de los archivos RIPS por parte de las EAPB y entidades territoriales a travs PISIS ................ 35
6.2. Envo de datos RIPS, a travs de la plataforma PISIS ..................................................................................................... 38
6.3. Proceso de validacin y cargue ..................................................................................................................................... 41
5
INTRODUCCION
La informacin del Registro Individual de Prestaciones de Servicios de Salud - RIPS, con su estructura nica y
estandarizada y todas sus clases de datos de identificacin, del servicio propiamente dicho y del motivo que origin su
prestacin, constituyen una fuente de datos prioritaria para los procesos de direccin, regulacin y control del Sistema
General de Seguridad Social en Salud SGSSS.
El RIPS provee los datos mnimos y bsicos, y facilita las relaciones entre las entidades administradoras de planes de
beneficios (pagadores), las instituciones prestadoras de servicios de salud y los profesionales independientes
(prestadores) y apoya la generacin de planes, programas, estrategias y operaciones, para la toma decisiones
gerenciales, estratgicas, administrativas y asistenciales.
La Resolucin 3374 de 2000, Por la cual se reglamentan los datos bsicos que deben ser reportados por los
prestadores de servicios de salud y las EAPB1, tiene como propsito facilitar la relacin entre prestadores y
pagadores en materia de informacin y ser el soporte de los servicios efectivamente prestados a la poblacin en
cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100 de 1993.
Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos reconocen su valor e importancia, en la
actualidad se han identificado falencias tanto en la calidad del registro primario, como en la utilizacin para la gestin
de las IPS2 y las EAPB, as como para la formulacin de la poltica pblica en salud. Esta situacin muestra la
necesidad de mejorar la calidad, oportunidad y cobertura de los datos que se reportan, para que contribuyan en
condiciones de mayor certidumbre a la toma de decisiones.
En el presente documento se definen los criterios para la adecuada transferencia de datos del RIPS, estableciendo los
lineamientos para mejorar la calidad, la oportunidad y la cobertura de los mismos, as como la apropiacin de dicha
resolucin por los prestadores de servicios de salud. Para el efecto, es fundamental que las instituciones incorporen
estos lineamientos a sus procesos y se adaptan las herramientas informticas, para asegurar el registro y envi
correcto de los datos al Ministerio de Salud y Proteccin Social.
En el Repositorio Institucional Digital RID del Portal Web del Ministerio de Salud y Proteccin Social, tema RIPS,
encontrar la ms reciente versin de los documentos y herramientas tcnicas emitidos por esta entidad, las
actualizaciones estn relacionadas con la forma de cmo se deben registrar y validar los diferentes datos y la
especificacin para el envo de estos desde las EAPB al Ministerio de Salud y Proteccin Social. As mismo, estos
lineamientos se actualizarn en el RID cada vez que existan ajustes o cambios en los valores de alguno(s) de los
campos del anexo tcnico.
1 EAPB: Entidad Administradora de Planes de Beneficios

2 IPS: Institucin Prestadora de Servicios de Salud
6
1. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS DEL RIPS
Independientemente del uso que los actores del SGSSS realicen sobre los datos de las prestaciones de salud,
actualmente todos los prestadores estn obligados a generar, transferir, organizar y entregar los datos a las entidades
que realicen el pago de las atenciones de salud, ya sean Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) o
entidades de direccin y control del SGSSS. Las entidades que realicen el pago de las atenciones de salud deben
validar, organizar y entregar, al Ministerio de Salud y Proteccin Social todos los datos efectivamente validados mes a
mes, de acuerdo con la normatividad vigente.
Las siguientes son las normas que determinan la obligatoriedad de los datos de RIPS:
Tabla 1. Obligatoriedad del registro de los datos de RIPS

NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD
Ley 100 de 1993. "Por la cual se crea el Artculo 173. De las funciones del Ministerio de Salud. Numeral 7 El Ministerio de
sistema de seguridad social integral y se dictan Salud reglamentar la recoleccin, transferencia y difusin de la informacin en el
otras disposiciones". subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del sistema de
seguridad social de salud independientemente de su naturaleza jurdica sin perjuicio de
las normas legales que regulan la reserva y exhibicin de los libros de comercio. La
inobservancia de este reglamento ser sancionada hasta con la revocatoria de las
autorizaciones de funcionamiento.
Resolucin 3374 de 2000. Por la cual se Artculo segundo.- mbito de Aplicacin: Las disposiciones contenidas en la
reglamentan los datos bsicos que deben presente Resolucin son de obligatorio cumplimiento por parte de las instituciones
reportar los prestadores de servicios de salud y prestadoras de servicios de salud (IPS), de los profesionales independientes, o de los
las entidades administradoras de planes de grupos de prctica profesional, las entidades administradoras de planes de beneficios,
beneficios sobre los servicios de salud definidas en el numeral 2 del artculo primero de esta Resolucin y los organismos de
prestados direccin, vigilancia y control del SGSSS.
Decreto 4747 de 2007. Por medio del cual se Ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio
regulan algunos aspectos de las relaciones en cuanto a la revisin, ajuste y actualizacin del anexo tcnico, as: Artculo 20.
entre los prestadores de servicios de salud y Registro Individual de Prestaciones de Salud RIPS El Ministerio de la Proteccin
las entidades responsables del pago de los Social revisar y ajustar el formato, codificaciones, procedimientos y malla de
servicios de salud de la poblacin a su cargo, y validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de
se dictan otras disposiciones Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de
Salud RIPS.
Ley 1122 de 2007 Artculo 44: De la informacin en el Sistema General de Seguridad Social b)
Por la cual se hacen algunas modificaciones Recoger y sistematizar la informacin que determine el Ministerio de la Proteccin
en el Sistema General de Seguridad Social en Social para monitorear los resultados en salud de las Entidades Territoriales, las
Salud y se dictan otras disposiciones aseguradoras y los prestadores con el fin de alimentar el Sistema de Rectora y
Administracin por resultados previsto en el Artculo 2 de la presente Ley.
Pargrafo 2. La rendicin de informacin y la elaboracin del Registro Individual de

Prestacin de Servicios RIPS- sern obligatorias para todas las entidades y
organizaciones del sector que tengan parte en su elaboracin y consolidacin.
Ley 1438 del 19 de enero de 2011 Artculo 112. Articulacin del sistema de informacin. El Ministerio de la Proteccin
"Por medio de la cual se reforma el Sistema Social, a travs del Sistema Integrado de Informacin de la Proteccin Social (SISPRO)
General de Seguridad Social en Salud y se articular el manejo y ser el responsable de la administracin de la informacin.
dictan otras disposiciones.
Artculo 114. Obligacin de reportar. Es una obligacin de las Entidades Promotoras
de Salud, los prestadores de servidos de salud, de las direcciones territoriales de salud,
las empresas farmacuticas, las cajas de compensacin, las administradoras de riesgos
7
NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD
profesionales y los dems agentes del sistema, proveer la informacin solicitada de
forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el
reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos
proveer informacin veraz y oportuna
Artculo 116. Sanciones por la no provisin de informacin. Los obligados a

reportar que no cumplan con el reporte oportuno, confiable, suficiente y con la calidad
mnima aceptable de la informacin necesaria para la operacin del sistema de
monitoreo, de los sistemas de informacin del sector salud, o de las prestaciones de
salud (Registros Individuales de Prestacin de Servicios) sern reportados ante las
autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiera lugar. En el
caso de las Entidades Promotoras de Salud y prestadores de servicios de salud podr
dar lugar a la suspensin de giros, la revocatoria de la certificacin de habilitacin. En el
caso de los entes territoriales se notificar a la Superintendencia Nacional de Salud
para que obre de acuerdo a su competencia.
Artculo 130. Conductas que vulneran el sistema general de seguridad social en

salud y el derecho a la salud. 130.12. No reportar oportunamente la informacin que
se le solicite por parte del Ministerio de la Proteccin Social, la Superintendencia
Nacional de Salud, o por la Comisin de Regulacin en Salud o quien haga sus veces.
Plan Nacional De Desarrollo 2010-2014 Define los aspectos fundamentales del uso de los RIPS, as:
En su conjunto, el SGSSS presenta problemas de informacin; a pesar de que los

Registros Individuales de Prestacin de Servicios (RIPS) son de obligatorio reporte,
los diferentes agentes no lo hacen con la periodicidad y calidad que se requiere,
como parte del servicio ni exigible en las obligaciones y la acreditacin de
idoneidad para la prestacin del servicio. A cambio, los RIPS deberan dar cuenta
de la morbilidad de la poblacin, las frecuencias de uso y de los precios transados
en el mercado de prestacin de los servicios de salud.
Los RIPS deben convertirse en la herramienta que brinde informacin clave al

sistema entre otros aspectos para la actualizacin del POS, junto al desarrollo e
implementacin de un modelo que permita determinar la suficiencia de la Unidad
de Pago por Capitacin (UPC) y los efectos en la sostenibilidad del sistema.
Para el efecto, se propone el desarrollo pilotos que definan la factibilidad y

viabilidad de potenciar las unidades notificadoras del Sistema de Vigilancia en
Salud Pblica (SIVIGILA), de tal manera que suministren tambin la informacin de
los RIPS, bajo estndares y procedimientos controlados de calidad.
Resolucin 1531 de 2014 Se establece el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de
Por la cual se modifica la Resolucin 3374 de Prestacin de Servicios de Salud RIPS, a travs de la plataforma de Integracin de
2000 en cuanto al mecanismo de transferencia datos PISIS del Sistema de Informacin de la Proteccin Social SISPRO, y se
de datos del Registro Individual de Prestacin amplan las entidades obligadas a reportar, mediante la modificacin en tal sentido, de
de Servicios de Salud RIPS y su mbito de la Resolucin 3374 de 2000.
aplicacin
8
2. CALIDAD DE LOS DATOS
Las EAPB estn obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y calidad de los datos sobre la prestacin individual
de servicios de salud, la entrega oportuna al Ministerio de Salud y Proteccin Social y la conformacin de su propia
base de datos sobre los servicios prestados de manera individualizada, de acuerdo con lo establecido en el artculo 10
de la Resolucin 3374 de 2000.
Igualmente, las EAPB deben verificar en la recepcin de los datos de sus prestadores, que el registro cumpla con
todos los criterios de validacin (estndares que ha definido el Ministerio de Salud y Proteccin Social con la
participacin de EAPB, IPS, entes territoriales, asociaciones y gremios). Todas las instituciones deben utilizar como
nico instrumento de validacin, el validador que dispone el Ministerio en el siguiente enlace
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips#k=rips o desde el Repositorio
Institucional Digital RID.
3. COMO LEER ESTE LINEAMIENTO
Este documento expresa e incluye los conceptos de interpretacin de la normatividad vigente, que se convierte en el
documento de lineamientos con criterio orientador, y con el cual se da respuesta a las inquietudes planteadas por los
diferentes usuarios y entidades. No obstante, la normatividad establecida por la Resolucin 3374 de 2000 y aquellas
que la complementan o modifican, son de obligatorio cumplimiento por todos las entidades pagadoras o prestadoras
de servicios de salud en los trminos y alcances definidos.
Para su interpretacin es importante dar alcance a los trminos que se utilizan en los encabezados de las tablas de
estructura que contiene este documento, as:
Dato: Se refiere a las variables o datos tal como lo expresa la Resolucin 3374 de 2000.
Valores permitidos: son los parmetros que son vlidos en los datos. Se incluyen todos los valores desde la
expedicin de la Resolucin 3374 de 2000 y los establecidos por otra normatividad hasta la fecha.
Cmo registrar: es el concepto de cmo operativamente la IPS debe registrar el dato en sus propios sistemas
institucionales. Todos los datos que solicita la resolucin deben recogerse, conservando las restricciones de
norma para cuando no aplica.
Software malla de validacin: corresponde a la validacin que se hace en la solucin informtica de

validacin establecida de manera estndar por el Ministerio de Salud y Proteccin Social MSPS, la cual
debe utilizarse antes de enviar los datos.
9
4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES
4.1. Estndar del archivo plano
Tipos de archivos
Los RIPS se presentan en ocho (8) archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque algunos de estos se
repiten en varias estructuras por constituirse en las llaves que permiten las relaciones entre estos).
Slo se aceptan los archivos de texto que cumplan el estndar TXT. Cada archivo consiste en un conjunto de
registros separados por un salto de lnea y cada uno de los registros est formado por campos separados por coma
(,).
Los tipos de archivos son los siguientes:
CT= Archivo de control

US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AU = Archivo de urgencias con observacin
AH = Archivo de hospitalizacin
AN = Archivo de recin nacidos
AM = Archivo de medicamentos
Nombres de los archivos
Los archivos de datos debern identificarse con el tipo de archivo (dos caracteres), el nmero de la remisin de los
datos (periodo reportado de seis caracteres). Es decir, el nombre queda con un total de ocho caracteres ms la
extensin del archivo, que debe ser TXT.
Archivo de control:
Corresponde al archivo del registro de control de los archivos enviados a travs de la plataforma PISIS.
Archivos de registro de datos
Son los archivos que contienen los datos de los usuarios (US), de las consultas (AC), de los procedimientos (AP), de
hospitalizacin (AH), de las urgencias con observacin (AU), recin nacidos (AN) y de medicamentos (AM). Estos
archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones:
Los campos del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este fin.
Cuando el campo no contenga valor, se debe reportar coma coma sin ningn espacio (,,).
10
Dentro de los campos de datos tipo texto no deben contener ningn tipo de separador o carcter especial, slo se
acepta el espacio en blanco.
Los campos con datos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto
(.). Los datos deben venir sin separacin de miles.
Los campos con el dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa), incluido el carcter (/).
No se debe utilizar un calificador de campo de texto, es decir, ningn dato de campo debe venir encerrado entre
comillas ( ), ni ningn otro carcter especial.
Los datos reportados en el archivo plano deben venir en maysculas y no traer caracteres especiales ni tildes.
Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora:minutos (hh:mm), incluye los dos puntos.
Sistema de veinticuatro (24) horas.
No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.
El proceso de envo de archivos, deben comprimir con formato ZIP (Winzip), cambiar la extensin a archivos .DAT
y enviarlos utilizando la plataforma PISIS directamente, de conformidad con este lineamiento.
El envo se debe realizar a travs de la plataforma PISIS del Ministerio de Salud y Proteccin Social.
4.2. Archivo de control: CT

Es la estructura de datos que permite el control de la recepcin de los datos de prestaciones de salud. Todo envo
debe contener este archivo y su diligenciamiento es obligatorio. El archivo de control debe tener todos los datos
correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos. En el archivo de control, el orden que debe llevar
los registros es el siguiente:
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE

VALIDACION
Cdigo de la Entidad Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Se valida que el valor se
Administradora de Planes Administradora de Planes de Beneficio, encuentre en la tabla de
de Beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de EAPB y entidades
salud. territoriales.
Fecha de remisin Valor nico Fecha de envo de los datos, con la estructura Se valida el formato fecha.
de fecha: dd/mm/aaaa.
Se valida que no sea mayor
a la actual.
Cdigo del archivo Valor nico Dos caracteres para identificar el tipo de Se valida que las dos
archivo, seis caracteres como mximo para el primeras letras correspondan
nmero de la remisin de envo. a los nombres definidos para
El nmero de remisin es un nmero asignado los archivos y que los
por la entidad que enva los archivos de RIPS. nombres no se encuentren
Puede obedecer a un nmero consecutivo de repetidos.
envo en la institucin.
Total de registros Valor nico El nmero de registros que contiene el Se valida que sea numrico y
respectivo archivo, en nmero entero. entero.
11
Antes de entrar a la validacin de los datos de los archivos que se describen a continuacin, debe verificarse que el
nombre del archivo se encuentre en el archivo de control y que contenga el mismo nmero de registros.
El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos.
En el archivo de control, el orden que deben llevar los registros es el siguiente:
Archivo de usuarios
Archivos de consultas
Archivo de procedimientos
Archivo de urgencias
Archivo de hospitalizaciones
Archivo de recin nacidos
Archivo de medicamentos
4.3. Archivo de usuarios: US

Este archivo contiene los datos de los usuarios atendidos en el perodo reportado; estos se relacionan con su
identificacin, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social asociados al pagador

VALIDACION
Cdigo entidad Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Validar que el valor se
administradora de planes Administradora de Planes de Beneficio, encuentre en la tabla de
de beneficios asignado por la Superintendencia Nacional de EAPB y entidades
Salud. territoriales.
El nmero del cdigo de la Entidad Cuando es una empresa

Administradora, debe ser de 6 caracteres. pblica o privada, no se
valida.
Cuando el pagador es una empresa pblica o
privada que contrata los servicios de salud
ocupacional (SST), debe diligenciarse el NIT
de la empresa pagadora.
El Nmero de Identificacin Tributaria NIT,

debe diligenciarse en 11 caracteres, que
incluye el dgito de verificacin.
Tipo de identificacin del CC= Cdula ciudadana Para los adultos, mayores o iguales a 18 aos Se valida que el valor
usuario. CE= Cdula de de nacionalidad Colombiana, el documento con seleccionado est en los
extranjera el cual se deben identificar es la Cdula de valores permitidos: CC,
CD= Carn diplomtico Ciudadana. CE, CD, PA, RC, TI, NV,
PA= Pasaporte SC, AS, MS.
RC= Registro civil Para los extranjeros que se encuentran de Si el tipo de documento es
TI= Tarjeta de identidad paso en el pas se identifican con la Cdula de TI o CC el campo debe ser
NV= Certificado de Extranjera, Carn Diplomtico, Pasaporte o numrico.
nacido vivo Salvoconducto. Se valida que el tipo de
SC= Salvoconducto documento corresponda a
AS= Adulto sin Los menores entre 7 y 17 aos, deben la edad:
identificar identificarse con la tarjeta de identidad. - Si la unidad de medida
MS= Menor sin de la edad est
identificar Para menores de 7 aos, el tipo documento expresada en das, el
ser el Registro Civil. tipo de documento debe
ser: RC, MS o NV.
12
VALIDACION
Para menores de 3 meses, el tipo documento - Si la edad es mayor o
ser el Registro Civil o el certificado de igual a 19 aos, el tipo de
Nacido Vivo. identificacin no puede
ser RC, TI, MS, NV.
Nota 1. El Pasaporte, es el documento que Recuerde que se
acredita la identidad de un extranjero que consider en este caso el
cuenta con una visa para trabajar en Colombia perodo de transicin del
y no se encuentra obligado a tramitar una menor a adulto para el
cdula de extranjera, y de los extranjeros cambio de identificacin.
menores de 7 aos. Tambien aplica para los - Si la unidad de medida
extranjeros con pasaporte de la ONU para de la edad es meses el
refugiados y asilados. tipo de documento no
puede ser CC, TI, AS.
Nota 2. Para el caso de poblaciones - Si tipo documento es AS
especiales, en los cuales la poblacin no est la edad debe ser mayor a
identificada por la Registradura Nacional del 17 aos.
Estado Civil, deben ser atendidos como Adulto
sin Identificar (AS) y Menor sin Identificar (MS), .
se debe tener en cuenta la Resolucin 2232 de
2015, Anexo Tcnico, Tabla 1 o la
normatividad vigente sobre el tema. Su detalle
se presenta al final de la descripcin del
archivo de usuarios US
Nmero de identificacin Un nico valor El personal de admisin de pacientes de la IPS Se valida que la longitud sea
del usuario del sistema debe tener en cuenta la siguiente tabla de menor o igual a la mxima
longitudes mximas segn el tipo de permitida para cada tipo de
documento: documento.
TIPO LONGITUD
MXIMA
CC 10
CE 6
CD 16
PA 16
RC 11
TI 11
NV 9
SC 16
AS 12
MS 10
Tipo de usuario Los valores de este dato Esta tabla de valores ha sido ajustada para Se valida que el valor
quedan as: poder identificar la poblacin desplazada, con y seleccionado est dentro del
1 =Contributivo sin subsidios, y poder tener control sobre la rango de la tabla: de 1 a 8
2 =Subsidiado obligatoriedad de atenderlos prioritariamente
3 =Vinculado por el ente que corresponda.
4 =Particular
5 =Otro En el caso de reporte de informacin de
6 =Desplazado con atenciones dentro del Sistema de Riesgos
afiliacin al Laborales SRL, solamente se puede diligenciar
Rgimen Contributivo las opciones 1, 4 6.
7 =Desplazado con
afiliacin al El valor permitido Otro, corresponde a
Rgimen subsidiado usuarios de los Regmenes Especiales
8 =Desplazado no (Fuerzas Armadas, Magisterio, ECOPETROL,
asegurado Congreso de la Repblica) o a Entidades
(Vinculado) Obligadas a Compensar (EOC).
13
VALIDACION
Tipo de Afiliado 1 = Cotizante Identificador para determinar la condicin del Se valida que el valor
2 = Beneficiario usuario en el SGSSS. Diligenciable nicamente seleccionado est dentro del
3 = Adicional para usuarios del rgimen contributivo. rango de la tabla: de 1 a 3.
En el caso de reporte de informacin de

atenciones dentro del Sistema de Riesgos
Laborales SRL, solamente se puede diligenciar
la opcin 1.
Para los dems tipos de usuario dejar en

blanco
Cdigo de la ocupacin Tabla de Clasificacin Cdigo de la ocupacin del usuario en el Se valida que el valor
internacional de Sistema, segn la codificacin vigente. seleccionado est dentro del
ocupaciones y oficios. Diligenciable nicamente para usuarios del rango de la tabla.
rgimen contributivo y subsidiado.
Edad al momento de la Un nico valor. Este dato se refiere a la edad del usuario en Se valida que est dentro de
atencin valores enteros, en el momento de la atencin. los siguientes rangos:
Si la unidad de medida de la
edad es 1: El rango va de 1 a
120 aos.
Si Unidad medida de la Edad

es 2, el rango va de 1 a 11
meses.

das.
Unidad de medida de la 1 = Aos Se registra marcando la opcin que Se valida que el valor
edad 2 = Meses corresponda a: aos, meses o das. seleccionado en el campo
3 = Das anterior est dentro de los
valores permitidos.
Sexo M = Masculino Se registra marcando la opcin que Se valida que est dentro del
F = Femenino corresponda. rango de valores permitidos.
Se debe tener en cuenta que cuando el sexo

es Masculino se refiere a la condicin fsica
de hombre y cuando es Femenino se refiere a
la condicin fsica de mujer.
Cdigo del departamento Un nico valor Se entiende por residencia habitual, el lugar Se valida que est dentro del
de residencia habitual donde la persona lleva 6 ms meses viviendo rango de valores permitido
de manera permanente. Se registra el cdigo (tabla de referencia
correspondiente al departamento en la tabla DIVIPOLA).
DIVIPOLA.
Cdigo del municipio de Un nico valor Igual consideracin que para el departamento. Se valida que est dentro del
residencia habitual rango de valores permitido
(tabla de referencia
DIVIPOLA).
Zona de residencia U = Urbana Debe registrarse si la persona reside en zona Se valida que est dentro del
habitual R = Rural rural o urbana. rango de valores permitidos.
14
*Tabla para la identificacin de usuarios de salud que no estn identificados por la Registraduria Nacional del
Estado Civil, segn el Anexo Tcnico, tabla 1 de la Resolucin N 2232 de 2015
CONDICIN TIPO LONGITUD COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
DOCUMENTO MXIMA DEL
DATO
Personas de la tercera edad en AS 10 Cdigo de departamento + cdigo de municipio + S +
proteccin de ancianatos. consecutivo por afiliado (Alfanumrico). Ej:
08001S8125
Indgenas mayores de edad Cdigo de departamento + cdigo de municipio + I +
AS 10
consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej:
76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad. Cdigo de departamento + municipio + D +
AS 10
05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad. MS Departamento + municipio + D + consecutivo por
10
afiliado (4 dgitos). Ej: 05001D0008
Menores de edad desvinculados del Cdigo de departamento + cdigo de municipio + A +
MS 10
conflicto armado. Poblacin infantil consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej:
vulnerable bajo proteccin en 25001A0009
instituciones diferentes al ICBF.
Menores de edad a cargo del ICBF.
Indgenas menores de edad Cdigo de departamento + cdigo de municipio + I +
MS 10
08001I8125.
Solo aplica para Rgimen Subsidiado.
Menor de edad recin nacido con edad 12 Nmero de documento de la madre o el nmero de
MS
menor o igual a un (1) mes. documento del cabeza de familia y un consecutivo
iniciando en uno (1).
"Las entidades Territoriales y las EPSS deben
gestionar la plena identificacin del menor y reportar la
actualizacin antes que cumpla el ao.
Desplazados menores de edad 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por
MS
afiliado (4 dgitos). Ej: 05001P0008
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben

gestionar la plena identificacin del menor y reportar la
actualizacin del documento a la BDUA.
Desplazados mayores de edad AS 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por
afiliado (4 dgitos). Ej: 05001P0008.
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben
gestionar la plena identificacin de esta poblacin y
reportar la actualizacin del documento a la BDUA.
Poblacin Reclusa con MS 6 Nmero asignado por el INPEC. Para menores de tres
identificacin interna asignada por el (3) aos que convivan con sus madres recluidos en los
Instituto Nacional Penitenciario y establecimientos a cargo del INPEC.
Carcelario INPEC AS Nmero asignado por el INPEC. Para internos
recluidos en los establecimientos de reclusin a cargo
del INPEC.
15
4.4. Archivo de consulta: AC
En el archivo de consulta se incluyen las realizadas por los distintos profesionales de la salud, las de primera vez y de
control, las realizadas en la consulta ambulatoria, en el servicio de urgencias, las interconsultas intrahospitalarias y en
urgencias, las juntas mdicas, las visitas domiciliarias y las realizadas como parte de control de pacientes especiales,
de acuerdo a las especificaciones realizadas por la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud CUPS vigente.
Las consultas a registrar son las realizadas por mdicos (generales y especialistas), odontlogos (generales y
especialistas), enfermeras, terapistas, nutricionistas, optmetras y otros. Se incluyen aqu las consultas de medicina
laboral y del trabajo.
En la prestacin del servicio de consulta odontolgica (general o especializada), la consulta corresponde a la sesin
en la cual el odontlogo hace el examen integral del estado buco-dental y formula un plan de tratamiento integral. Las
sesiones para ejecutar ese plan se registran en procedimientos. Igualmente se incluyen las consultas de control del
tratamiento.
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE

PERMITIDOS VALIDACION
Cdigo entidad Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Cuando es una EAPB, se
administradora de Administradora de Planes de Beneficios, asignado valida que el valor se
planes de beneficios por la Superintendencia Nacional de salud. encuentre en la tabla de
EAPB y entidades
El nmero del cdigo de la Entidad Administradora, territoriales.
deber ser de 6 caracteres.
Cuando es una empresa
Cuando el pagador es una empresa pblica o pblica o privada, no se
privada que contrata los servicios de salud valida
ocupacional (SST), debe diligenciarse el NIT de la
empresa pagadora.
El Nmero de Identificacin Tributaria NIT, debe

diligenciarse en 11 caracteres, que incluye el dgito
de verificacin.
Cdigo del prestador de nico valor: cdigo del Registrar el nmero completo del cdigo de doce Se valida que se encuentre
servicios de salud prestador. 12 posiciones caracteres, asignado a la IPS en el proceso de en la Base de Datos de
incluye sedes habilitacin por el ente territorial (SDS). habilitacin.
El cdigo del prestador3 es el nmero de Que sea el mismo

habilitacin generado por el ente territorial registrado en el archivo de
correspondiente, es de 12 caracteres, incluye control.
sedes.
Nmero de la factura Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la cual el Que cumpla las reglas de
prestador de servicios de salud cobra los servicios registro de la factura. Un
a la EAPB y entidades territoriales. slo nmero para contratos
de capitacin.
Tipo de identificacin del Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
usuario archivo de usuarios.
Nmero de identificacin Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
del usuario en el sistema archivo de usuarios.
Fecha de la consulta Un valor nico: formato Se registra la fecha en que fue realizada la Se valida que se use el
fecha: dd/mm/aaaa consulta por el profesional de salud. formato estndar de fecha.
3 Para consultarlo favor entrar en: http://prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/
16
Verifica que la fecha de la

consulta no supere la fecha
actual.
Cdigo de la consulta Un nico valor posible Este dato corresponde al cdigo de la consulta, Se valida que exista en la
de esa variable: el segn disciplina (medicina, odontologa, tabla de procedimientos en
cdigo enfermera, nutricin, sicologa, optometra, etc.), salud: CUPS4.
de acuerdo con la clasificacin CUPS vigente.
Especifica si es de primera vez, o de control y si es
general o especializada, cuando aplica.
Los cdigos que deben usarse son los siguientes:
Consulta mdica electiva: Cuando la consulta es

solicitada por un usuario que acude al mdico
porque se siente enfermo, presenta alguna
sintomatologa o disfuncionalidad, pero no la
percibe como riesgo de agravamiento o muerte se
considera que es una consulta electiva, de tipo
resolutivo (quiere decir para resolver un problema
de salud, un cuadro mrbido o una patologa o
sndrome).
Cuando al usuario se le hace una consulta para

valoracin y deteccin temprana de alteraciones o
enfermedades del crecimiento y desarrollo, del
embarazo, de patologas como el VIH, ya sea por
demanda espontnea (cuando dice que solicita que
le hagan un chequeo general, o de su cavidad
bucal) o dentro de una actividad de tamizaje a
usuarios con perfil de riesgo, o cuando se hace una
actividad de promocin de la salud mediante
educacin, por demanda del usuario o dentro de un
programa del cual es referido, se considera una
Consulta de P y P, de tipo electivo, es decir,
programable.
Los cdigos de las consultas no permiten la

diferenciacin entre resolutivo y P y P, por lo cual
debe complementarse con la variable de finalidad.
Los cdigos de consulta electiva de primera vez

son los siguientes:
- 89.0.2.01: Consulta de medicina general

electiva:
- 89.0.2.02: Consulta de medicina
especializada electiva:
Consulta de control. Cuando el paciente es

atendido para hacer un control de su estado de
salud, despus de haber seguido un tratamiento, o
para confirmar o descartar el diagnstico con los
4
Para consultarlo favor entrar en:https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips
17
resultados de ayudas diagnsticas realizadas, se
considera una consulta de control, y se usan los
siguientes cdigos:
- Consulta de Medicina general de control:

89.0.3.01
- Consulta de Medicina especializada de control:
89.0.3.02
Consulta Mdica de urgencias: La que se presta

en los servicios de urgencias:
- 89.0.7.01: Consulta de urgencia por medicina

general:
- 89.0.7.02: Consulta de urgencia por medicina
especializada
Consulta mdica domiciliaria o al sitio de

trabajo: Es la consulta que se realiza en el
domicilio del usuario, como parte de programas de
cuidado domiciliario, o en el sitio de trabajo como
parte de las acciones de prevencin de riesgos
laborales, o de tamizaje por parte de la EPS ARL.
- 89.0.1.01: Consulta por medicina general:

- 89.0.1.02: Consulta por medicina
especializada:
Consulta odontolgica electiva: Cuando el

usuario llega al servicio de consulta odontolgica
porque presenta alguna sintomatologa de salud
oral, incluyendo el dolor y la disfuncionalidad (por
ejemplo, se muerde la lengua), pero el dolor no es
tan grave como para una consulta de urgencia y
cuando acude para valoracin sin presencia de
ninguna sintomatologa o signo de enfermedad
bucal (esto porque en esta consulta puede
diagnosticarse el Z.711), se considera que es una
consulta electiva:
- 89.0.2.03: Consulta odontolgica general de

primera vez:
- 89.0.2.04: Consulta odontolgica
especializada de primera vez:
Las consultas de control en odontologa se realizan

cuando un tratamiento ha sido terminado, para
evaluar la funcionalidad y la respuesta del
tratamiento a la problemtica general. Se codifican
as:
- 89.0.3.04: Consulta odontolgica

especializada de control:
- 89.0.3.03: Consulta odontolgica general de
control:
18
Consulta odontolgica de urgencias: Cuando el
usuario llega al servicio de consulta odontolgica
de urgencias o a la consulta ambulatoria destinada
en franjas horarias o profesionales a este tipo de
atencin. El motivo ms frecuente es el dolor, pero
tambin puede ser por accidentes y traumas que
requieran una atencin inmediata. Para estos
casos los cdigos a utilizarse son:
- 89.0.7.03: Consulta de odontologa general:

- 89.0.7.04: Consulta de odontologa
especializada:
Consulta de enfermera: de P y P: Las consultas

que realizan los profesionales de enfermera son
de P y P, y los cdigos que deben utilizarse son:
- 89.0.2.05: Consulta de primera vez por

enfermera:
- 89.0.3.05: Consulta de control o seguimiento
por enfermera:
- 89.0.1.05: Atencin (visita) domiciliaria por
enfermera:
Consultas por otros profesionales: Las

consultas por otros profesionales se realizan
cuando se requiere una valoracin general del
usuario desde el punto de vista de la disciplina y su
rol en el equipo de salud, para iniciar un
tratamiento. Estas consultas se consideran de
primera vez.
De primera vez:
- 89.0.2.06: Nutricin y diettica

- 89.0.2.08: Psicologa
- 89.0.2.07: Optometra
- 89.0.2.09: Trabajo Social
- 89.0.2.10: Foniatra y fonoaudiologa
- 89.0.2.11: Fisioterapia
- 89.0.2.12: Terapia respiratoria
- 89.0.2.13: Terapia ocupacional
Si el profesional realiza intervenciones propias de

su disciplina y despus de stas debe valorar el
avance o la evolucin, se considera una consulta
de control.
Consulta de control:
- 89.0.3.06: Nutricin y diettica

- 89.0.3.07: Optometra
- 89.0.3.08: Psicologa
- 89.0.3.09: Trabajo Social
- 89.0.3.10: Foniatra y fonoaudiologa
- 89.0.3.11: Fisioterapia
19
- 89.0.3.12: Terapia respiratoria
- 89.0.3.13: Terapia ocupacional
Interconsultas: Las interconsultas son consultas

mediante las cuales un mdico general o
especialista u otro profesional de salud, a solicitud
del mdico tratante (general o especialista), emite
opiniones, juicios, orientaciones y
recomendaciones sobre la conducta a seguir en
determinados pacientes, sin asumir la
responsabilidad directa en el manejo del
tratamiento, tanto en el mbito ambulatorio como
intrahospitalario.
Los cdigos correspondientes a las interconsultas

son:
- Del 89.0.4.02 al 89.0.4.13
Junta mdica: La junta mdica es una consulta

que se realiza a un usuario por varios mdicos
generales o especialistas simultneamente, con el
fin de decidir una conducta de manejo y
tratamiento y otorgamiento de derechos para
calificacin de origen y prdida de la capacidad
laboral (Decreto 19 de 2012, artculo 142).
Independientemente de cuantos profesionales
participen y de la forma como se pague por cada
profesional, se registra una sola consulta.
Los cdigos para la Junta Mdica son:
- 89.0.5.01: Participacin en Junta mdica, por

medicina general, cuando la Junta
Mdica sea de mdicos generales.
- 89.0.5.02: Participacin en Junta mdica
por medicina especializada,
cuando la Junta Mdica sea de mdicos
especialistas
- 89.0.5.03: Participacin en Junta mdica por
otro profesional de salud, cuando
en la Junta Mdica participen distintos
profesionales.
Consulta de Medicina alternativa
- 89.0.2.14: De primera vez

- 89.0.3.14: De control
Salud mental: La primera consulta de valoracin,

diagnstico y definicin del plan de tratamiento, se
codifica como una consulta global o de primera
vez, y los cdigos son:

medicina especializada
20
sicologa
Las consultas de control o seguimiento a la

evolucin y cumplimiento de tratamiento, se
codifican con:

por medicina especializada:
por sicologa
Las dems atenciones en salud mental se registran

como procedimientos, con los cdigos:
- Del 94.0.1.00 al 94.1.4.00 con finalidad

diagnstica,
- De la 94.2.6.00 a la 94.4.9.15 con finalidad
teraputica.
Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza

una consulta con fines de deteccin temprana de
patologa oral, sta se considera de P y P, pero no
se puede diferenciar a posteriori porque no existe
una finalidad referida a sta en la Resolucin 3374
de 2000.
Finalidad de la consulta 01 = Atencin del parto La consulta puede ser realizada al usuario con Se valida:
(puerperio) fines de resolucin de problemas de salud
02 = Atencin del (diagnsticos y teraputicos) o de Promocin de la 1. Que la finalidad exista en
recin nacido salud y Prevencin de la enfermedad (deteccin la tabla de finalidad.
03 = Atencin en temprana o proteccin especfica). 2. Referencia cruzada: si la
planificacin finalidad est en el rango de
familiar Los valores del 01 al 08 corresponden a una 1 a 8, el diagnstico
04 = Deteccin de finalidad de DETECCION TEMPRANA. principal debe ser un cdigo
alteraciones de Z y el primer diagnstico
crecimiento y La finalidad 10 corresponde a una finalidad relacionado puede ser un
desarrollo del RESOLUTIVA, es decir cuando el paciente acude cdigo correspondiente a
menor de diez al mdico porque se siente enfermo, presenta una patologa o un signo o
aos alguna sintomatologa o ha sido vctima de un sntoma.
05 = Deteccin de evento de causa externa, tales como accidentes, 3. Si la finalidad es 10 el
alteracin del maltrato, agresin, violencia. diagnstico no puede tener
desarrollo joven con cdigo Z.
06 = Deteccin de
alteraciones del
embarazo
07 = Deteccin de
alteraciones del
adulto
08 = Deteccin de
alteraciones de
agudeza visual
09 = Deteccin de
enfermedad
profesional
10 = No aplica
Causa externa 01 = Accidente de Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas que Se valida que la causa
trabajo originaron la atencin, como: accidentabilidad, externa se encuentre en la
21
02 = Accidente de violencia general y violencia intrafamiliar. El valor tabla de valores permitidos.
trnsito 13 se refiere a la enfermedad cuya etiologa no
03 = Accidente rbico corresponde a una causa externa, y cae en el
04 = Accidente ofdico mbito de la enfermedad general; el 14
05 = Otro tipo de corresponde a una posible enfermedad laboral y la
accidente 15 a otras causas no contempladas en esta tabla,
06 = Evento como podran ser las dems que incluye la CIE en
catastrfico su dcima versin, es decir, las de los captulos
07 = Lesin por XIX, XX o XXI, letras S, T, U, V , Y o Z.
agresin
08 = Lesin auto
infligida
09 = Sospecha de
maltrato fsico
10 = Sospecha de
abuso sexual
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato
emocional
13 = Enfermedad
general
14 = Enfermedad
laboral
15 = Otra
Cdigo del diagnstico Un nico valor del La afeccin principal se define como la Campo obligatorio.
principal diagnstico: el cdigo de diagnosticada al final del proceso de atencin de la
cuatro caracteres. salud o de la consulta, como la causante primaria Si la consulta es de P y P
de la solicitud de atencin del paciente. (finalidad 1 al 9) lleva un
cdigo Z, si es resolutiva
Si no se hace ningn diagnstico, registre la (finalidad 10) no puede
condicin ms relevante que pueda identificar llevar un cdigo Z.
como resultado final de la valoracin que puede ser
incluso la condicin de persona que teme estar Validar referencia cruzada
enferma, a quien no se hace diagnostico (cdigo entre: datos de edad y sexo
Z711 del CIE 10) o un sntoma principal, hallazgo y los diagnsticos de la CIE
anormal o problema ms importante, como 10, tabla de referencia con
afeccin principal (CIE 10 Vol 2). rangos permitidos para
edad y sexo. (Ver tabla en
Para el caso de un evento relacionado con riesgos el Repositorio Institucional
laborales, tener en consideracin que el Digital RID)5
diagnstico principal corresponde a la patologa
bsica causante de la solicitud de la atencin de
consulta. Todo diagnstico principal referido a
riesgos laborales debe tener un diagnstico
relacionado referido al accidente o la enfermedad
laboral.
Cdigo del diagnstico Un valor nico: cdigo Otras afecciones o problemas relacionados con la Incluir las otras afecciones
relacionado No. 1 alfanumrico de cuatro afeccin principal, es decir, coexistieron durante el o problemas relacionados
caracteres manejo de la afeccin principal, y/o que fueron con la afeccin principal de
atendidos durante el episodio de atencin de la acuerdo con la CIE-106.
5
6
dem.
22
salud.
Para el caso de un evento
relacionado con riesgos
laborales, incluir el
diagnstico asociado
referido a los captulos XIX,
XX y XXI relacionados con
los cdigos T, U, V y Z de la
CIE-10 que corresponde a
la causa externa por la cual
se solicita la atencin.
Se valida que est en la

tabla de referencia de CIE,
10 revisin.
Cdigo del diagnstico Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se Igual especificacin que en
relacionado No. 2 alfanumrico de cuatro requiera. el anterior
caracteres
Cdigo del diagnstico Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se Igual especificacin que en
relacionado No. 3 alfanumrico de cuatro requiera. el anterior
caracteres
Tipo de diagnstico 1 = Impresin Debe registrarse el tipo de diagnstico segn el Se valida que el tipo de
principal diagnstica grado de aproximacin y confirmacin del diagnstico corresponda a
2 = Confirmado nuevo diagnstico, que tenga el mdico en el momento de los valores permitidos en la
3 =Confirmado repetido la atencin. tabla de Tipo de
Diagnstico.
Valor de la consulta Un nico valor del dato: Este dato corresponde al valor que el prestador Se valida que el campo sea
un nmero de mximo cobrar al pagador por esa consulta, cuando sta numrico.
15 dgitos. se paga por evento. Si las consultas se realizan
como parte de un paquete de servicios, cualquiera
sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final,
DRG, atencin integral por patologa o condicin
del paciente), sta no tiene valor unitario, por
cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe
registrar en este campo 0 (cero).
Valor de la cuota Un nico valor del dato: Corresponde al pago que debe hacer el usuario del Se valida que el campo sea
moderadora un nmero de mximo servicio, como cuota de recuperacin, cuota numrico.
15 dgitos. moderadora o copago. En los dos ltimos casos el
prestador acta como recaudador de ingresos a
terceros, pues estos dineros corresponden al
pagador. Se debe registrar el valor pagado por el
usuario.
Valor neto a pagar Un nico valor del dato: Este dato corresponde al valor que el prestador Se valida que el campo sea
un nmero de mximo cobrar al pagador por esa consulta. numrico.
15 dgitos.
Si la consulta se realiza como parte de un paquete
de servicios se debe registrar en este campo 0
(cero), y asegrese que en la factura este el valor
total del paquete de servicios.
23
4.5. Archivo de procedimientos: AP
En este archivo se registran los datos de los procedimientos diagnsticos, teraputicos quirrgicos y no quirrgicos, de
proteccin especfica y de deteccin temprana de enfermedad general o de enfermedad profesional.
Los procedimientos incluyen la aplicacin de vacunas, procedimientos odontolgicos incluidos los de Promocin y
Prevencin (PyP), procedimientos de laboratorio clnico, procedimientos quirrgicos y no quirrgicos, como la terapia
fsica, la terapia respiratoria, infiltraciones, lavado gstrico, entre otros.
La codificacin de procedimientos se realiza de acuerdo a la CUPS, la cual es de obligatoria aplicacin en todo el

territorio nacional y para todos los procesos del sector que impliquen identificacin y denominacin de los
procedimientos en salud.

VALIDACION
Cdigo entidad Valor nico Igual regla que para consulta Cuando es una EAPB, se valida
administradora de que el valor se encuentre en la
planes de beneficios tabla de EAPB y entidades
territoriales.
Cdigo del prestador de nico valor: cdigo del Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
servicios de salud prestador. 12 posiciones consulta.
incluye sedes
Nmero de la factura Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la Igual validacin que para la
cual el prestador de servicios de salud cobra consulta.
los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Tipo de identificacin Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
del usuario archivo de usuarios.
Nmero de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
identificacin del archivo de usuarios.
usuario en el sistema
Fecha del Un valor nico: formato Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
procedimiento fecha: dd/mm/aaaa consulta.
Cdigo del Un valor nico En este campo se registra el cdigo del Verifica que el procedimiento
procedimiento procedimiento, segn corresponda en la exista en la tabla de
Clasificacin nica de Procedimientos en procedimientos: CUPS7
Salud (CUPS) Colombia.
mbito de realizacin 1 = Ambulatorio En este campo se registra en qu mbito se Verificar que el valor
del procedimiento 2 = Hospitalario realiza el procedimiento, es decir, en qu tipo seleccionado est dentro del
3 = Urgencias de servicio est siendo atendido el usuario. rango de valores de esa
variable.
Finalidad del 1= Diagnstico Los procedimientos tienen la finalidad Verificar que el valor
procedimiento 2= Teraputico diagnstica cuando se realizan para establecer seleccionado est dentro del
3= Proteccin especfica (confirmar o descartar) un diagnstico rango de valores de esa
4= Deteccin temprana presuntivo; o an si no existiere un diagnstico variable.
de Enfermedad presuntivo, se realizan para establecer las
general condiciones del paciente en relacin con la
5 = Deteccin temprana sintomatologa, la causa o motivo de la
de Enfermedad solicitud de atencin y la anamnesis.
laboral
Los procedimientos tienen la finalidad
teraputica, cuando se realizan para tratar el
7
24
VALIDACION
problema de salud por el cual consult el
paciente, tanto en la consulta externa como en
la urgencia o la hospitalizacin.
Los procedimientos tienen una finalidad de

proteccin especfica cuando se realizan para
evitar una condicin de salud especfica
(embarazo) o una enfermedad (inmuno-
prevenible o laboral) mediante la aplicacin de
un dispositivo o una vacuna.
Los procedimientos se realizan con una

finalidad de deteccin temprana, cuando se
busca identificar valores de los indicadores
vitales que indiquen un riesgo de desarrollar
una enfermedad.
Personal que atiende 1 = Mdico (a) Slo debe registrarse para el procedimiento: Verificar que el valor
especialista Atencin del parto. seleccionado est dentro del
2 = Mdico (a) general rango de valores de esa
3 = Enfermera (o) variable, cuando el
4 = Auxiliar de procedimiento es: atencin del
enfermera parto.
5 = Otro
Diagnstico principal Un valor nico: cdigo Slo se diligencia cuando se trata de Que el diagnstico est en la
alfanumrico de cuatro procedimientos quirrgicos. tabla de diagnsticos (CIE 10
caracteres versin) en los rangos
Se codifica segn Reglas de Codificacin de la permitidos para edad y sexo.
CIE 108.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Se diligencia cuando se trata de Que el diagnstico est en la
alfanumrico de cuatro procedimientos quirrgicos, y slo cuando en la tabla de diagnsticos (CIE 10
caracteres ciruga se encuentra una condicin adicional a versin) en los rangos
la inicialmente identificada, segn Reglas de permitidos para edad y sexo.
Codificacin.
Complicacin Un valor nico: cdigo Se registra segn reglas de codificacin con Que el diagnstico est en la
alfanumrico de cuatro CIE 10, cuando surja una complicacin tabla de diagnsticos (CIE 10
caracteres directamente relacionada con el procedimiento versin) en los rangos
(el acto quirrgico, la administracin de la permitidos para edad y sexo.
anestesia, la aplicacin de sangre, lquidos,
prtesis u otros).
Valor del procedimiento Un nico valor del dato: Este dato corresponde al valor que el prestador Se valida que el campo sea
un nmero de mximo 15 cobrar al pagador por ese procedimiento. numrico.
dgitos.
Si el procedimiento se realiza como parte de un
paquete de servicios se debe registrar en este
campo 0 (cero), y asegrese que en la factura
este el valor total del paquete de servicios.
8
25
4.6. Archivo de urgencia con observacin: AU
Los datos que conforman el registro de urgencias corresponden a la estancia del paciente en la unidad de observacin
de urgencias, ocupando una camilla. Cuando slo se gener la atencin inicial de urgencias (consulta de urgencia,
procedimientos diagnsticos o teraputicos) y debe permanecer varias horas en el servicio de urgencias pero no est
bajo observacin, no se debe generar este registro en este archivo.

VALIDACION
Cdigo de la entidad Valor nico Igual regla que para consulta Cuando es una EAPB, se
administradora de planes valida que el valor se
de beneficios encuentre en la tabla de
EAPB y entidades
territoriales.
Cuando es una empresa

pblica o privada, no se
valida
incluye sedes
Nmero de la factura Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la Igual validacin que para la
los servicios a la EAPB y entidades territoriales
Tipo de identificacin del Un valor nico Igual regla que para usuarios Igual validacin que en el
Nmero de identificacin Un valor nico Igual regla que para usuarios Igual validacin que en el
Fecha de ingreso a Un valor nico: formato Debe registrarse la fecha en que el usuario Se valida que fecha de
observacin fecha: dd/mm/aaaa ingreso a la unidad de observacin, con el ingreso no sea mayor a la
formato estndar de fecha. Formato = fecha actual.
dd/mm/aaaa
Debe ser anterior o igual a la
fecha de salida o egreso de
urgencias.
Causa externa 01 = Accidente de trabajo Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas Validar que se encuentre en
02 = Accidente de trnsito externas que originaron la atencin, como: la tabla de causa externa.
03 = Accidente rbico accidentabilidad, violencia general y violencia
04 = Accidente ofdico intrafamiliar. El valor 13 se refiere a la
05 = Otro tipo de enfermedad cuya etiologa no corresponde a
accidente una causa externa, y cae en el mbito de la
06 = Evento catastrfico enfermedad general; el 14 corresponde a una
07 = Lesin por agresin posible enfermedad laboral y la 15 a otras
08 = Lesin auto infligida causas no contempladas en esta tabla, como
09 = Sospecha de podran ser las dems que incluye la CIE en su
maltrato fsico dcima versin, es decir, las del captulo XIX,
10 = Sospecha de abuso XX o XXI, letras T, U, V , Y o Z.
sexual
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad laboral
15 = Otra
26
VALIDACION
Diagnstico principal a la Un valor nico: cdigo Debe registrarse el diagnstico que justific la Se valida que est en tabla
salida alfanumrico de cuatro estada en observacin, sea ste un de diagnsticos (CIE 10
caracteres diagnstico de una patologa o uno versin)9.
sintomtico. En ste campo no debe ir un
diagnstico de causa externa. Para el caso de un evento
laborales, tener en
consideracin que el
diagnstico principal
corresponde a la patologa
bsica que justifica la
atencin de urgencias. Todo
diagnstico principal referido
riesgos laborales debe tener
un diagnstico relacionado
referido al accidente o la
enfermedad laboral.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Debe registrarse el diagnstico relacionado (si Incluir las otras afecciones o
Nro. 1 a la salida alfanumrico de cuatro lo hay) ms prximo al principal, o la causa problemas relacionados con
caracteres externa si existe. la afeccin principal de
acuerdo con la CIE-1010.
Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la
nariz. Para el caso de un evento
Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar. laborales, incluir el
diagnstico asociado referido
Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado a los captulos XIX, XX y XXI
por colisin con vehculo de transporte pesado relacionados con los cdigos
o autobs. T, U, V y Z de la CIE-10 que
corresponde a la causa
externa asociada a la
atencin de urgencia.
Iguales validaciones que para

Dx a la salida.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Puede corresponder a: 1) un segundo Igual validacin a la del
Nro. 2 a la salida alfanumrico de cuatro diagnstico relacionado con el principal o de diagnstico relacionado 1.
caracteres salida, o 2) a la causa externa como se
muestra en el anterior ejemplo.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Puede corresponder a: 1) un tercer diagnstico Igual validacin a la del
Nro. 3 a la salida alfanumrico de cuatro relacionado con el principal o de salida, o 2) a diagnstico relacionado 1.
caracteres la causa externa.
Destino del usuario a la 1 = Alta de urgencias Debe seleccionarse uno de los posibles valores Si el destino es
salida de observacin 2 = Remisin a otro nivel de sta variable. hospitalizacin, deber
de complejidad aparecer un registro de
3 = Hospitalizacin hospitalizacin en la misma
fecha o del da siguiente.
Si el destino es igual a 2,
implica que el usuario no
debe aparecer en AC de
urgencias con fecha
9
10
dem
27
VALIDACION
posterior.
Si el destino es igual a 2,
implica que el usuario no
debe aparecer en AP con
fecha posterior a la fecha de
salida.
Estado a la salida 1 = Vivo (a) Sealar si el paciente sale vivo de la Que el valor est en el rango
2 = Muerto (a) observacin, o muerto. Si su condicin a la permitido
salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
Causa bsica de muerte Un valor nico: cdigo La causa bsica de muerte, segn la Validar que el campo causa
en urgencias alfanumrico de cuatro Clasificacin Internacional, es la causa primaria bsica de muerte no sea
caracteres que origina la secuencia de hechos que nulo, si el estado es igual a 2.
terminaron en la muerte, ya sea una causa
externa o una enfermedad. Debe coincidir con Se valida que el cdigo est
el diagnstico principal de la causa bsica de en la tabla de CIE 10.
muerte del Certificado de Defuncin.
Obligatorio si el estado a la salida es = 2 Si este campo no es nulo, la
fecha y hora de muerte son
variables obligatorias.
Fecha de la salida del Un valor nico: formato Es la fecha en que el paciente termina su Validar formato fecha. La
usuario de observacin fecha: dd/mm/aaaa estancia en observacin, sin importar el fecha de la salida no sea
nmero de horas o das que permanezca en mayor a la actual. La fecha
este servicio y su destino inmediato. de salida no puede ser
anterior a la fecha de ingreso.
4.7. Archivo de hospitalizacin: AH

Los datos que conforman el Registro de Hospitalizacin corresponden a la estancia del paciente en cualquier servicio
hospitalario ocupando una cama. Si se genera una hospitalizacin se debe realizar el registro individual de la
hospitalizacin y adems se deben generan registros individuales de prestacin de servicios de procedimientos,
interconsultas, medicamentos y otros servicios que debe ser registrados en los respectivos RIPS.
Si el paciente permanece ms de seis (6) horas en urgencias y la EAPB exige al prestador la hospitalizacin pero no
hay camas disponibles, no se puede reportar como hospitalizacin.
Cuando se realiza una hospitalizacin obsttrica y se hacen procedimientos relacionados con el parto y hubo un recin
nacido, se debe diligenciar el archivo RN, as como todos los RIPS relacionados con las prestaciones individuales de
la madre y el recin nacido.
DATO VALORES PERMITIDOS CMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE

VALIDACION
Cdigo entidad Valor nico Igual regla que para consulta. Igual validacin que para la
administradora de planes consulta.
de beneficios
Cdigo del prestador de nico valor: cdigo del Igual regla que para consulta. Igual validacin que para la
incluye sedes
Nmero de la factura Valor nico Corresponde al nmero de la factura con la Igual validacin que para la
28
VALIDACION
los servicios a la EAPB y entidades
territoriales.
Tipo de documento de Tipo de identificacin Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin del usuario archivo de usuarios.
Nmero de identificacin Nmero de identificacin Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
del usuario en el sistema del usuario en el Sistema archivo de usuarios.
Va de ingreso a la 1 = Urgencias Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma Si Va de ingreso = 1, el
institucin 2 = Consulta externa o institucin, es decir, si fue atendido en usuario debe aparecer en AU.
programada urgencias o consulta programada o si naci en
3 = Remitido la institucin prestadora de servicios de salud. Si Va de ingreso = 1 y no
4 = Nacido en la aparece en AU, el usuario
institucin Remitido se refiere a que el paciente proviene debe aparecer en AC con
de otro servicio en otra institucin que no consulta de urgencias
puede ofrecerle los servicios que su condicin
requiere, y por tanto se remite. Esta remisin Si Va de ingreso = 2, el
est determinada por las condiciones usuario debe aparecer en AC,
convenidas con el pagador, por lo general con consultas generales o
requiere autorizacin previa. especializadas.
Si la Va de ingreso = 4, debe
aparecer la hospitalizacin y
el procedimiento parto, de la
mam.
Fecha de ingreso del Un valor nico: formato Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el Se valida que fecha de
usuario a la institucin fecha: dd/mm/aaaa paciente ha sido ingresado al servicio de ingreso no sea mayor a la
hospitalizacin. fecha actual.
Si el paciente se encuentra en urgencias y Debe ser anterior o igual a la

lleva 6 horas o ms pero el hospital no cuenta fecha de salida o egreso de
con camas disponibles para su hospitalizacin, urgencias
se debe seguir registrando como atencin de
urgencias y no como hospitalizacin.
Hora de ingreso del Un valor nico: formato Debe registrarse la hora en que el usuario pasa Validar formato hora.
usuario a la institucin hh:mm a hospitalizacin, con el formato estndar de
hora militar. Que el valor no exceda de: 24
horas ni 60 minutos.
Formato = hh:mm (hora militar)
Si Fecha Ingreso es igual a la
Fecha de Salida, la Hora de
Ingreso debe ser anterior a la
Hora de Salida
Causa externa 01 = Accidente de trabajo Del 1 al 12 son las causas externas que ms Validar que el valor registrado
02 = Accidente de trnsito interesan para la vigilancia de la salud pblica. se encuentre en el rango de
03 = Accidente rbico los valores permitidos.
04 = Accidente ofdico Si hubieren otras causas externas no
05 = Otro tipo de contempladas en estas 12, deben seleccionar
accidente el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
06 = Evento catastrfico precisin en la causa que origin la atencin
07 = Lesin por agresin pueden hacerlo en el campo de diagnstico
08 = Lesin auto infligida relacionado, con los diagnsticos de los
09 = Sospecha de captulos XX o XXI, letras U, V, Y o Z.
maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso Los valores 13 y 14 corresponden a las causas
sexual de demanda de enfermedad general o laboral.
29
VALIDACION
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad laboral
15 = Otra
Diagnstico principal de Un valor nico: cdigo Corresponde al diagnstico que dio origen a la Se valida que no sea un
ingreso alfanumrico de cuatro hospitalizacin: en urgencias, consulta externa cdigo Z
caracteres o remisin. En ste campo no debe ir un
diagnstico de causa externa. Se valida que est en la tabla
de diagnsticos (CIE 10
versin)11.

laborales, tener en
consideracin que el
diagnstico principal
corresponde a la patologa
bsica que justific el ingreso
a servicio hospitalario. Todo
diagnstico principal referido
a riesgos laborales debe
tener un diagnstico
relacionado referido al
accidente o la enfermedad
laboral.
Diagnstico principal de Un valor nico: cdigo El diagnstico principal de egreso debe ser un Igual validacin a la anterior
egreso alfanumrico de cuatro diagnstico confirmado en la mayora de los
caracteres casos. Slo habr algunos casos en que no se
pudo confirmar. Corresponde al diagnstico
que justific la mayor parte de la estancia
hospitalaria. En ste campo no debe ir un
diagnstico de causa externa.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos Se valida que est en la tabla
Nro. 1 de egreso alfanumrico de cuatro aquellos que hacen parte del estado de salud de diagnsticos (CIE 10
caracteres que justific la estada en el hospital. versin)12.
Incluir las otras afecciones o

problemas relacionados con
la afeccin principal de
acuerdo con la CIE-10.

laborales, incluir el
diagnstico asociado referido
a los captulos XIX, XX y XXI
relacionados con los cdigos
T, U, V y Z de la CIE-10 que
corresponde a la causa
11
12
dem.
30
VALIDACION
externa asociada a la
atencin hospitalaria.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos Igual validacin que la del
Nro. 2 de egreso alfanumrico de cuatro aquellos que hacen parte del estado de salud diagnstico relacionado 1.
caracteres que justific la estada en el hospital.
Diagnstico relacionado Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos Igual validacin que la del
Nro. 3 de egreso. alfanumrico de cuatro aquellos que hacen parte del estado de salud diagnstico relacionado 1.
caracteres que justific la estada en el hospital.
Diagnstico de Un valor nico: cdigo Se diligencia si hubo una complicacin. Se valida que est en la tabla
complicacin alfanumrico de diagnsticos (CIE 10
versin)13.

laborales, tener en
consideracin que el
diagnstico de la
complicacin corresponde a
la patologa bsica de la
complicacin.
Estado a la salida 1 = Vivo (a) Sealar si el paciente sale vivo de la Que el valor est en el rango
2 = Muerto (a) hospitalizacin o muerto. Si su condicin a la permitido
salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
Diagnstico de la causa Un valor nico: cdigo La causa bsica de muerte, segn la Validar que el campo causa
bsica de muerte alfanumrico de cuatro Clasificacin Internacional, es la causa primaria bsica de muerte no sea
caracteres que origina la secuencia de hechos que nulo, si el estado es igual a 2.
terminaron en la muerte, ya sea una causa
externa o una enfermedad. Debe coincidir con Valida que el cdigo est en
el diagnstico principal de la causa bsica de la tabla de CIE 1014.
muerte del Certificado de Defuncin.
Obligatorio si el estado a la salida es igual a 2.
Fecha de egreso del Un valor nico: formato Es la fecha en que el paciente deja el servicio Validar formato fecha. La
usuario de la institucin fecha: dd/mm/aaaa de hospitalizacin. fecha de la salida no sea
mayor a la actual. La fecha
de salida no puede ser
anterior a la fecha de ingreso.
Hora de egreso del Un valor nico: formato Es la hora en que el paciente deja Validar formato hora.
usuario de la institucin hh:mm efectivamente el servicio de hospitalizacin.
Que el valor no exceda de: 24
Si la Fecha Ingreso es igual a

la Fecha de Salida, la Hora
de Ingreso debe ser anterior
a la Hora de Salida.
13
14
dem.
31
4.8. Archivo de recin nacidos: AN
Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.

VALIDACION
Cdigo entidad Valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
administradora de planes consulta.
de beneficios
incluye sedes
Nmero de la factura Un valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
consulta.
Tipo de identificacin de la CC= Cdula ciudadana La madre ha sido registrada con un documento Se valida la estructura.
madre CE= Cdula de extranjera de identificacin al ingreso a la atencin de
CD= Carn Diplomtico parto y a la hospitalizacin. Ese mismo tipo de Se valida que el valor
PA=Pasaporte documento se debe colocar en este campo para seleccionado est en los
RC=Registro civil poder hacer trazabilidad cuando se requiera. valores permitidos: CC, CE,
TI =Tarjeta de identidad CD, PA, RC, TI, AS, MS, SC,
AS=Adulto sin PR.
identificacin
MS=Menor sin Se valida que el tipo de
identificacin documento corresponda a la
SC= Salvoconducto edad.
PR=Pasaporte de la ONU
Nmero de identificacin Un valor nico Corresponde al nmero del documento de Se valida igual que en
de la madre en el Sistema identificacin del usuario o el que le asigne la usuarios
entidad administradora del plan de beneficios.
Fecha de nacimiento Un valor nico; formato Fecha de nacimiento del recin nacido. Se valida el formato fecha.
fecha: dd/mm/aaaa
Se valida que la fecha de la
salida no sea mayor a la actual
Valida que la fecha de salida
no puede ser anterior a la
fecha de ingreso.
Hora de nacimiento Un valor nico: formato Es la hora del alumbramiento. Se valida el formato hora. Se
hora hh:mm valida que el valor no exceda
de: 24 horas ni 60 minutos.
Si la Fecha de Ingreso es igual

a la Fecha Salida la Hora de
Ingreso debe ser anterior a
Hora de Salida.
Edad gestacional Un valor nico Nmero de semanas de gestacin de la madre
al momento del parto.
Control prenatal 1 = Si Identificador para determinar si la madre tuvo Se valida que el valor
2 = No control prenatal. seleccionado est dentro del
rango permitido.
Sexo 1= Masculino Identificador del sexo del recin nacido. Se valida que el valor
2 =Femenino seleccionado est dentro del
32
VALIDACION
rango permitido
Peso Un valor nico Peso en gramos del recin nacido. Se valida que sea numrico
Diagnstico del recin Un valor nico: cdigo Si el nio presenta alguna patologa, se debe Se valida que el valor
nacido alfanumrico de cuatro colocar un Cdigo del diagnstico, segn la seleccionado est dentro del
caracteres. Clasificacin Internacional de Enfermedades rango permitido de la tabla de
vigente. Puede ser un diagnstico presuntivo. referencia.
Causa bsica de muerte Un valor nico: cdigo Si el RN fallece antes de las 24 horas de nacido, Se valida que el campo causa
alfanumrico de cuatro y sin que se hubiera hospitalizado por alguna bsica de muerte no sea nulo,
caracteres. patologa, se debe colocar el Cdigo de la si el estado es igual a 2.
causa bsica de muerte, segn la CIE 10. Debe
coincidir con el diagnstico principal de la causa Se valida que exista en la
bsica de muerte del Certificado de Defuncin. tabla de diagnsticos (CIE 10
versin)15.
Debe ser igual a la registrada en el registro de
defuncin. Si hubo muerte, la fecha y
hora de muerte son variables
obligatorias.
Fecha de muerte Un valor nico; formato Fecha de muerte del recin nacido. Se valida el formato fecha.
fecha: dd/mm/aaaa
Se vaalida que la fecha muerte
no sea mayor a la actual.
Se valida que la fecha de

muerte no sea anterior a la
fecha de nacimiento.
Hora de muerte Un valor nico: formato Hora de defuncin del recin nacido. Se valida que el formato hora.
hora hh:mm Que el valor no exceda de: 24
Si Fecha de Ingreso es igual a

la Fecha de Salida, entonces
la Hora de Ingreso debe ser
anterior a Hora de Salida.
4.9. Archivo de medicamentos: AM

Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros. Para que el validador pueda leer este archivo, debe
relacionarse en el ltimo registro del archivo de control.
DATO VALORES COMO REGISTRAR VALIDACIONES

PERMITIDOS
Cdigo entidad Valor nico Igual regla que para consulta. Igual validacin que en el
administradora de planes archivo de consulta.
de beneficios
Cdigo del prestador de nico valor: cdigo del Igual regla que para consulta. Igual validacin que en el
servicios de salud prestador. (12 posiciones archivo de consulta.
15
33
PERMITIDOS
debe incluir sedes)
Nmero de la factura Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la Se valida que el nmero de
cual el prestador de servicios de salud cobra factura est contenida en el
los servicios a la EAPB y entidades archivo de transacciones.
territoriales.
Que cumpla las reglas de
registro de la factura: un slo
nmero para contratos de
capitacin.
Tipo de identificacin del Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
Nmero de identificacin Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
Edad Un nico valor. Este dato se refiere a la edad del usuario en Se valida que est dentro de
valores enteros, en el momento de la atencin. los siguientes rangos:
Si la unidad de medida de la
edad es 1: El rango va de 1 a
120 aos.

meses.

das
Unidad de medida de la 1 = Aos Se registra marcando la opcin que Se valida que el valor
edad 2 = Meses corresponda a: aos, meses o das. seleccionado en el campo
3 = Das anterior est dentro de los
valores permitidos.
Nombre del medicamento Descripcin textual del Debe diligenciarse para todos los Se verifica que el campo est
medicamento en nombre medicamentos administrados al paciente. diligenciado siempre,
genrico (denominacin independientemente que el
comn internacional) medicamento tenga cdigo o
no.
Tipo de medicamento 1 = Medicamento POS Identificador para determinar la condicin del Se verifica que el valor
2 = Medicamento no POS medicamento en el plan de beneficios. seleccionado est dentro del
rango permitido.
Forma farmacutica Descripcin textual de la En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato Se verifica que que el campo
forma farmacutica del Forma Farmacutica, aparece Diligenciable est diligenciado siempre,
medicamento, segn el slo cuando el medicamento es no POS. Debe independientemente que el
CUM. leerse Diligenciable para cualquier tipo de medicamento sea POS o No.
medicamento, segn la normatividad vigente.
Concentracin del Descripcin textual de la Debe diligenciarse para todos los Se verifica que el campo est
medicamento concentracin del medicamentos facturados. diligenciado siempre,
medicamento, expresada independientemente que el
segn el CUM. medicamento sea POS o No.
Unidad de medida del Descripcin textual de la Debe diligenciarse para todos los Se verifica que el campo est
medicamento Unidad de Medida del medicamentos facturados. diligenciado siempre,
medicamento, segn el independientemente que el
CUM. . medicamento sea POS o No.
Nmero de unidades Nmero de unidades Debe diligenciarse para todos los Se verifica que el campo est
administradas o aplicadas medicamentos facturados. diligenciado siempre,
del medicamento independientemente que el
34
PERMITIDOS
Debe corresponder al nmero total de dosis o medicamento sea POS o No.
unidades aplicadas o administradas del
medicamento.
Valor unitario de Un nico valor del dato: Se utilizarn como separadores de decimales Si se diligencia el nmero de
medicamento un nmero de mximo 15 el punto (.). unidades de medicamento, se
dgitos valida que este diligenciado
el valor unitario del
medicamento.
Valor total de Un nico valor del dato: Se utilizarn como separadores de decimales Se verifica que la
medicamento un nmero de mximo 15 el punto (.). multiplicacin de Nmero de
dgitos Unidades por el Valor
Unitario sea igual al Valor
total de medicamento
5. ENVIO DE LOS ARCHIVOS PLANOS

Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios y Entidades Territoriales, para el envo de los datos deben
tener en cuenta la Resolucin 1531 de 2014. En la transferencia de datos al Ministerio de Salud y Proteccin Social,
deben enviar los Registros Individuales de Prestacin de Servicios de Salud RIPS - dentro de los treinta (30) das
siguientes a su recepcin, validacin y aceptacin. Cuando los prestadores hayan transferido Registros Individuales
de Prestacin de Servicios de Salud RIPS - correspondientes a meses anteriores, las entidades administradoras de
planes de beneficios podrn incluirlas en el reporte del mes. Debe enviarse de acuerdo con la especificacin dada en
el Anexo Tcnico No. 1 de la Resolucin 3374 de 2000.
La presentacin de los datos al Ministerio de Salud y Proteccin Social por parte de las EAPB y entidades territoriales a
partir del ao 2014, se debe realizar a travs de la plataforma PISIS del Ministerio de Salud y Proteccin Social.
6.1. Especificacin para el envo de los archivos RIPS por parte de las EAPB y entidades
territoriales a travs PISIS
Las entidades obligadas a reportar, deben enviar al Ministerio de Salud y Proteccin Social los datos del Registro
Individual de Prestaciones de Salud por medio de archivos comprimidos que contienen los mismos archivos que se
vienen reportando actualmente, de acuerdo con la Resolucin 3374 de 2000.
a) Especificacin del nombre de los archivos.
El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estndar:
COMPONENTE DEL VALORES DESCRIPCIN LONGITUD FIJA REQUERIDO

NOMBRE DE PERMITIDOS O
ARCHIVO FORMATO
Identificador del mdulo de informacin:
Mdulo de informacin RIP 3 SI
RIPS
Fuente de la Informacin - EAPB Entidad
Tipo de Fuente 170 3 SI
Administradora de Planes de Beneficios
Conjunto de archivos de prestaciones de
Tema de informacin RIPS 4 SI
salud, recin nacidos y medicamentos
Fecha de Corte AAAAMMDD Debe corresponder al ltimo da 8 SI
35
ARCHIVO FORMATO
calendario del mes de las atenciones
remitidas al Ministerio de Salud y
Proteccin Social. Ejemplo 20140228.
Tipo de identificacin de la entidad
reportadora (EAPB) de la informacin.
NI - Si es una empresa EAPB: se

debe especificar NI
correspondiente al tipo de
identificacin NIT.
NI
DE - Si corresponde a una Direccin
Tipo de Identificacin DE
Territorial del orden 2 SI
de la Entidad DI
Departamental: se debe
MU
especificar DE
DI - Si corresponde a una Direccin
Territorial del orden Distrital : se
debe especificar Dl
MU - Si corresponde a una Direccin
Territorial del orden municipal :
se debe especificar MU
Nmero de identificacin de la EAPB y
entidades territoriales. que enva los
archivos, de acuerdo con el tipo de
identificacin del campo anterior:
- Si el tipo de identificacin de la EAPB

es NI diligencie el Nmero de NIT
para la EPS o aseguradora, sin dgito
de verificacin.
es DE diligencie el Cdigo DIVIPOLA
del DANE para el departamento de 2
caracteres
Nmero de es DI diligencie el Cdigo DIVIPOLA
Identificacin de la 999999999999 del DANE para los distritos de 2 12 SI
Entidad Recobrante caracteres
es MU diligencie el Cdigo DIVIPOLA
del DANE para los municipios de 2
caracteres para el departamento y
tres caracteres para el municipio
Se debe usar el carcter CERO de

relleno a la izquierda si es necesario
para completar el tamao del campo.
Por Ejemplo:
000860999123
000000011001
000000000025
Rgimen C Rgimen al cual corresponde la 1 Si
S informacin reportada en el archivo:
O C rgimen contributivo
36
ARCHIVO FORMATO
S rgimen subsidiado
O otros regmenes
Corresponde al nmero consecutivo que
la entidad asigna al archivo consolidado
de prestaciones; es usado para distinguir
de manera nica cada archivo enviado.
Consecutivo de archivo 99 2 SI
Se debe usar el carcter CERO de
relleno a la izquierda si es necesario
para completar el tamao del campo.
Extensin del archivo .DAT Extensin del archivo. 4 SI
Nombres de los archivos comprimidos:
NOMBRE DEL LONGITUD DEL

TIPO DE ARCHIVO EJEMPLOS DE NOMBRES DE ARCHIVO
ANEXO TCNICO NOMBRE
RIP170RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXC99.DAT
Registros individuales RIP170RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXS99.DAT
de prestaciones de RIP170RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXXO99.DAT 39
salud RIP170RIPS RIP170RIPSAAAAMMDDDEXXXXXXXXXXXXO99.DAT
RIP170RIPSAAAAMMDDDIXXXXXXXXXXXXO99.DAT
b) Contenido del archivo comprimido.
El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes caractersticas:
Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensin cambiada a .DAT.
Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos y las estructuras de estos archivos
son las descritas en el Anexo Tcnico de la Resolucin 3374 de 2000, as:
NOMBRE ARCHIVO TIPO DE ARCHIVO PERIODO DEL ARCHIVO

PLANO
CTMMAAAA CT Archivo de control El nombre del archivo contiene el mes y ao de reporte, as: MM: mes
USMMAAAA US Archivo de usuarios AAAA: ao. El mes y ao de estos archivos debe ser coherente con
el ao y mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido
APMMAAAA AP Archivo de procedimientos
que los contiene.
ACMMAAAA AC Archivo de consultas
AHMMAAAA AH Archivo de hospitalizacin Ejemplo de un nombre del archivo comprimido:
AUMMAAAA AU Archivo de urgencias RIP170RIPS20140731NIXXXXXXXXXXXXC99.DAT
ANMMAAAA AN Archivo de recin nacidos El archivo anterior debe contener los siguientes archivos planos con
AMMMAAAA AM Archivo de medicamentos extensin txt:
US072014.txt
AP072014.txt
AC072014.txt
AH072014.txt
AU072014.txt
AN072014.txt
AM072014.txt
37
6.2. Envo de datos RIPS, a travs de la plataforma PISIS
Una vez armado los archivos de acuerdo con las diferentes estructuras de datos de la Resolucin 3374 de 2000, el
paso siguiente es remitir los archivos al Ministerio por la plataforma PISIS.
La plataforma PISIS, en el momento de recibir los archivos, automticamente reportar el recibo de los mismos a la
entidad Obligada a reportar RIPS.
Para hacerlo correctamente se debe seguir los siguientes pasos:
Se debe utilizar nicamente la herramienta WINZIP para comprimir los diferentes archivos de atenciones en salud que
son (CT, US, AC, AP, AH, AU, AN, AM), de la siguiente manera:
No se debe comprimir la carpeta que contiene los archivos de atenciones realizadas.
Se debe crear una carpeta con el nombre de acuerdo con la Resolucin 1531 de 2014.
Se deben incluir en la mencionada carpeta los archivos de atenciones, usuarios y control que reportar al
Ministerio de Salud y Proteccin Social.
Al interior de la carpeta, seleccionar los archivos que reporta.
Hacer clic derecho, utilizar WINZIP en la opcin # 2 Agregar a, aparece el nombre de la carpeta y a
continuacin damos clic para generar el archivo .zip.
Cambiar el nombre del archivo .zip a .DAT, de acuerdo con la Resolucin 1531 de 2014.
Remitir el archivo por la plataforma PISIS.
Las siguientes imgenes del proceso le permitirn comprender el proceso paso a paso.
38
Paso 1. Seleccione la carpeta donde se encuentran los archivos.
Paso 2. Utilizar WINZIP en opcin #2 Agregar a aparece el nombre de la carpeta.
39
Paso 3. Al hacer clic comienza el proceso de comprimido.
Paso 4. Verifique que aparezca en el directorio el archivo .ZIP creado.
40
Paso 5. Cambie el nombre del archivo .ZIP a .DAT, de acuerdo con la Resolucin 1531 de 2014 para remitirlo por la
plataforma PISIS.
6.3. Proceso de validacin y cargue

Las validaciones de estructura de los datos se realizan automticamente en el computador de la EAPB, mostrndole
directamente en pantalla los errores de estructura presentados. Las validaciones del negocio las realizar en el
servidor del Ministerio de Salud y Proteccin Social, el resultado de la validacin ser enviado directamente al correo
inscrito de las entidades que reportaron el dato. El Ministerio de Salud y Proteccin Social, luego de recibir en su
plataforma PISIS los archivos reportados por las entidades obligadas a reportar archivos de RIPS, validar de manera
automtica los archivos recibidos.
Tenga en cuenta que:
Los datos que pasen todas las validaciones, sern enviados a la Bodega de Datos de SISPRO, al
siguiente mes de reporte al Ministerio.
Los errores presentados en un periodo deben ser corregidos y deben enviarse en procesos de envo
posteriores.
Se pueden reportar archivos de datos RIPS del primero al ltimo da calendario del periodo activo para
reporte.
41
CONTCTESE CON LA MESA DE AYUDA
En caso de requerir ayuda, por favor contacte a nuestra Mesa de Ayuda en el siguiente enlace:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx
Descargue el documento de lineamientos desde el Portal Web:

https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips#k=rips o desde el Repositorio
Institucional Digital - RID.
(Este documento gua, se actualizar en el sitio cada vez que cambie la norma o los valores en alguno de los campos
del anexo tcnico reportado)
Ciudad y Fecha.
42

Lineamientos Tecnicos para EAPB

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de los datos del Registro Individual de

Oficina de Tecnologa de la Informacin y la

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE VALIDACION

Nota 2. Para el caso de poblaciones especiales, en los

3 Se modifica la especificacin del cdigo del medicamento.

1. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS DEL RIPS ..................................................................................... 7

2. CALIDAD DE LOS DATOS ............................................................................................................................................. 9

3. COMO LEER ESTE LINEAMIENTO ................................................................................................................................ 9

4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES ....................................................................................................... 10

4.1. Estndar del archivo plano ............................................................................................................................................ 10

4.2. Archivo de control: CT .................................................................................................................................................. 11

4.3. Archivo de usuarios: US ............................................................................................................................................... 12

4.4. Archivo de consulta: AC................................................................................................................................................ 16

4.5. Archivo de procedimientos: AP ...................................................................................................................................... 24

4.6. Archivo de urgencia con observacin: AU....................................................................................................................... 26

4.7. Archivo de hospitalizacin: AH ...................................................................................................................................... 28

4.8. Archivo de recin nacidos: AN ....................................................................................................................................... 32

4.9. Archivo de medicamentos: AM ...................................................................................................................................... 33

5. ENVIO DE LOS ARCHIVOS PLANOS ........................................................................................................................... 35

6.2. Envo de datos RIPS, a travs de la plataforma PISIS ..................................................................................................... 38

6.3. Proceso de validacin y cargue ..................................................................................................................................... 41

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No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.

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4.3. Archivo de usuarios: US

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