Prcticas de Word 2010 Bsico

Instrucciones:

1. Aplique un espaciado Expandido a 3 puntos.

Procedimientos de la oficina

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................ 1

ADMINISTRACIN GENERAL ............................................................................................................. 3

Informacin de contacto ........................................................................................................................................ 3

Instalaciones .......................................................................................................................................................... 4

Oficina .......................................................................................................................................................................4

Almacn ....................................................................................................................................................................5

Sistema telefnico ....................................................................................................................................................6

Solicitud de suministros ......................................................................................................................................... 8

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Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos .....................................8

Suministros .............................................................................................................................................................10

ENVO ....................................................................................................................................................... 12

Recepcin de paquetes ........................................................................................................................................ 13

Recepcin de paquetes para enviar ........................................................................................................................13

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar .................................................................................................14

Procesamiento de pedidos................................................................................................................................... 15

Evaluacin de un pedido .........................................................................................................................................15

Creacin de una factura ..........................................................................................................................................19

Procesamiento de una factura ................................................................................................................................20

CONTABILIDAD .................................................................................................................................... 22

Tenedor de libros ................................................................................................................................................. 22

Contable .............................................................................................................................................................. 22

Programa de contabilidad .................................................................................................................................... 22

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Banco................................................................................................................................................................... 23

ADMINISTRACIN GENERAL

Informacin de contacto

Instalaciones

Solicitud de suministros

Informacin de contacto

Para entregas generales:

Avda. Portugal, n. 123XX

Madrid, 280XX

Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El

personal de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a

continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern

responsables de agregar la informacin del albarn a la base de datos de inventario.)

Nmeros de telfono:

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Telfono: (91) 123-XX-67

Fax: (91) 123-XX-68

Correo electrnico:

atencionalcliente@consolidatedmessenger.com

Sitio web:

www.consolidatedmessenger.com

Instalaciones

Oficina

Almacn

Sistema telefnico

Oficina

La oficina de atencin al pblico y el vestbulo de Consolidated Messenger se encuentran

en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de

la oficina y para los clientes.

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El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de un mostrador con tres

estaciones, cada una de ellas con telfonos y terminales informticas con conexiones T1.

El vestbulo ofrece una zona de preparacin de paquetes y recipientes con artculos para

su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de

buzones. Las papeleras de la zona de preparacin de paquetes deben vaciarse todas las

noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes

para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea necesario.

Los empleados de la oficina se encargarn de ambas actividades.

El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que

alquilen buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.

Almacn

La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio

del edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo,

empaquetado y almacenamiento de inventario:

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La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para

los envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los

paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcin,

comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x 3,6

metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los

estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de

varios tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de

poliestireno y material de etiquetado.

La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.

Sistema telefnico

El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite

a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga

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las instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los

dos espacios del edificio.

Para usar el interfono desde la oficina:

1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numrico.

2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.

3. Cuando escuche un clic, presione el botn del altavoz.

Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una

respuesta.

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Solicitud de suministros

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos

Suministros

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes,

recibos

Proveedor: Lucerne Publishing

Direccin web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/

Informacin de acceso a la cuenta:

Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.com

Contrasea: ConsMess

1. Para solicitar artculos de papelera, visite www.lucernepublishing.com.

2. Haga clic en Obtener trabajo guardado.

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3. Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.com

Contrasea: ConsMess

4. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pgina.

5. Agregue la solicitud de comprobacin lser ms reciente al carro.

6. Haga clic en Ver carro de la compra.

7. Haga clic en Modificar contenido.

8. En Contenido, haga clic en Modificar.

9. Haga clic en Aceptar.

10. Haga clic en Ir a caja.

11. Asegrese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic en

Continuar a caja.

12. Escriba la informacin de facturacin correcta y haga clic en Enviar.

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Suministros

Proveedor: Fabrikam, Inc.

Direccin web: www.fabrikam.com

Informacin de acceso a la cuenta:

Nombre de usuario: DiegoA

Contrasea: CMess01

A continuacin, se incluye una lista de los artculos que pedimos a Fabrikam:

Cajas

Material de empaquetado de espuma de poliestireno

Cinta

Papel de copia

Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)

Suministros de minorista:

Notas adhesivas

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Etiquetas adhesivas

Sobres acolchados

Cinta

Rotuladores

Cajas

Plstico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesin con

los siguientes datos:

Nombre de usuario: DiegoA

Contrasea: CMess01

2. Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agrguelos al carro

de la compra.

3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la

compra.

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4. Haga clic en Caja.

5. Si no tiene ningn cupn, haga clic en Continuar.

6. Compruebe que las direcciones de envo y de facturacin son correctas.

7. Haga clic en Continuar.

8. Escriba la informacin de facturacin correcta.

9. Haga clic en Continuar.

10. Revise el pedido y haga clic en Enviar.

11. Recibir una carta de confirmacin por correo postal y electrnico. Guarde

una copia impresa.

ENVO

Recepcin de paquetes

Procesamiento de pedidos

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Recepcin de paquetes

Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se

reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:

Recepcin de paquetes para enviar

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

Recepcin de paquetes para enviar

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una

cuenta con nosotros.

a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un

pedido de compra para realizar el pago.

2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el

mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a

su destino.

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3. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn.

Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

4. Dele una copia de la factura y el albarn al cliente.

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

Cuando un cliente deposita artculos para que los empaquetemos y enviemos:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una

cuenta con nosotros.

b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un

pedido de compra para realizar el pago.

2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el

mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a

su destino.

3. Mida el artculo para determinar el material de empaquetado necesario.

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4. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn.

Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

5. Dele una copia de la factura y el albarn al cliente.

Procesamiento de pedidos

Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.

Evaluacin de un pedido

Creacin de una factura

Procesamiento de una factura

Evaluacin de un pedido

Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:

Quin es el cliente?

El cliente tiene ya una cuenta?

Cul es el descuento?

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Cul es el mtodo de pago?

Quin es el cliente?

Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo Mtodo de pago

Particulares Efectivo, tarjeta de crdito o cheque

personal con identificacin

Clientes con pedidos de compra Factura, neto 30

(principalmente empresas)

El cliente tiene ya una cuenta?

Para buscar un cliente:

1. En Access, busque en la base de datos de clientes.

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2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes

inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.

Comprobacin del crdito de los nuevos clientes

Las comprobaciones de crdito se realizan para nuevos clientes que desean usar

pedidos de compra.

Hay una copia de la solicitud de crdito en la carpeta Admin.

Dele la solicitud de crdito al cliente o pdale que la rellene mientras est sentado

en su estacin.

Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los

formularios de referencia de crdito a cada una de las referencias enumeradas. Si

no se indica ningn nmero de fax, llame por telfono.

Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es

decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al

cliente; en caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crdito.

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Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base

de datos de la forma correspondiente.

Creacin de una nueva cuenta de cliente

1. In Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana

Trabajo de cliente: Lista.

2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.

3. Escriba la informacin sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.

Cul es el mtodo de pago?

Aceptamos los siguientes mtodos de pago:

Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las

organizaciones con financiacin pblica sin una comprobacin de crdito. Debe

comprobarse el crdito de todas las dems empresas antes de que puedan

enviarnos un pedido de compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra

en el momento del servicio. Los archivaremos como una promesa de pago.

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Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las

organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.

Tarjeta de crdito: Aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard.

Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe

proporcionar el nmero del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que

se cobrarn 25 adicionales por cada cheque que se devuelva.

Creacin de una factura

Para crear una factura de cliente:

1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la informacin.

2. Asegrese de actualizar el campo N. de factura para evitar nmeros de

factura duplicados.

3. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita

enviarlo por fax o por correo ordinario. En otro caso, envelo al cliente por

correo electrnico.

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Procesamiento de una factura

Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito

Procesamiento de una factura de pedido de compra

Procesamiento de una factura de cheque personal

Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito

Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crdito es Woodgrove Bank:

Para procesar un pago mediante tarjeta de crdito:

1. Enve la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para solicitar su

aprobacin.

2. Si se aprueba el pago, abra Access.

3. Busque el nombre del cliente.

4. Busque el nmero de factura actual en la cuenta del cliente.

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5. Especifique el mtodo de pago, el importe y el nmero de aprobacin en los

campos adecuados.

Procesamiento de una factura de pedido de compra

Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es as,

asegrese de que enva por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos

recibir el pago. Si es la primera vez que este cliente acude a nosotros, ser necesario

realizar una comprobacin de crdito antes de aceptar el pedido de compra.

Procesamiento de una factura de cheque personal

Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de

crdito, siga estos pasos:

1. Cree una factura de cliente.

2. Enve la factura al cliente.

3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el

cheque y el banco haya liquidado el cheque.

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CONTABILIDAD

Tenedor de libros

Contable

Programa de contabilidad

Tenedor de libros

Enrique Gil

enrique@fourthcoffee.com

Contable

Antonio Bermejo

antonio@northwind traders.com

Programa de contabilidad

Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.

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Banco

Nuestra cuenta est en Woodgrove Bank.

N. de cuenta corriente 11111122222

N. de cuenta en el mercado monetario 345689

Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y

efectivo en la cuenta corriente y, a continuacin, se realizar una transferencia semanal

de todos los importes que superen los 5.000 a la cuenta del mercado monetario.

Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres veces al mes de la cuenta del

mercado monetario. Si se supera, la cuenta se convertir en una cuenta de ahorro

estndar y se nos penalizar.

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