Las encuestas han indicado que los asistentes a una reunin tpica las ven como
2,3 veces ms largas de lo que deberan ser. Dado que las reuniones son
esenciales para el xito de un proyecto, el secreto est en simplemente hacerlas
ms efectivas y eficaces. Aqu se muestran diez maneras de llevar a cabo mejor
las reuniones.
3. Por regla general, cada reunin debe tener una agenda que tenga al menos
tres puntos; los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema, y el
responsable de hablar sobre cada tema determinado. 3. Establezca y siga
una agenda.
10. Cuando se celebran las primeras reuniones del proyecto muchas veces
suelen ser las menos eficaces debido a los nuevos participantes, las
circunstancias, el desconocimiento de las funciones, etc. Midiendo
peridicamente la eficacia de una reunin, nos servir para ir lograr
mejorando los puntos dbiles y llevarlas a un mayor nivel de eficiencia. 10.
Mida peridicamente la efectividad de las reuniones de proyecto
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Planificacin y gestin estratgica de reuniones de trabajo
Sin embargo, suele ocurrir en muchas empresas que existen muchas reuniones
de todo tipo, pero muy poco efecto productivo de ellas. Causas para esto hay
muchas, pero distingo entre las ms importantes: falta de validacin de la
efectividad de las reuniones, por parte de muchos ejecutivos (lo que se traduce
en postergaciones frecuentes y escasa participacin), precario seguimiento de lo
acordado en las reuniones (perdindose el objetivo de las mismas) y lo que es
ms importante una nula planificacin y gestin estratgica comunicacional de las
reuniones, (obviando su importancia en la comunicacin interna operativa de la
organizacin).
Antes
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Durante
Despus
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Diez mandamientos comunicacionales para los gerentes en tiempos de crisis
2. Estar visible:
El liderazgo comunicacional de un CEO o gerente se sustenta bsicamente en la
visibilidad, ahora esta variable se intensifica durante los perodos difciles, ya
que es cuando los empleados ms necesitan certezas, seguridad y conduccin.
Hay que pensar que el gerente muchas veces es la personificacin de la marca e
identidad de la compaa, de all la importancia de la cercana permanente de
ellos con los miembros de la organizacin. Ellos querrn escuchar lo que pasa en
la voz directa y presente del lder, no por mail ni en la persona del jefe directo.
Esta es una oportunidad nica para comprometer a los empleados con la
empresa, para escuchar lo que ellos sienten y piensan, y para gestionar la
valiosa "comunicacin cara a cara".
Qu se debe evitar?
Pasar ms tiempo con los asesores que con los empleados.
Gastar la mayor parte del tiempo combatiendo los rumores.
Comunicar a travs de mail masivos.
Qu se debe evitar?
Pensar en cmo evitar que algo difcil para la empresa sea comunicado.
Creer que la comunicacin gradual de un tema difcil para la empresa
causar menos dao que si se difunde de una sola vez.
4. Ser claro:
En tiempos de incertidumbre la claridad en la comunicacin de un gerente puede
marcar la diferencia entre la desesperacin y la esperanza. En ese sentido, los
gerentes o lderes de la empresa deben esforzarse para que sus mensajes
escritos y orales sean: claros, simples y reiterativos. Esto implica transmitir
transparencia al contar: lo que sucede ahora y lo que ocurrir en el futuro, qu
es lo que cambiar para que la situacin mejore y cmo el mercado percibe la
situacin interna de la empresa.
Qu se debe evitar?
Pensar que las acciones inmediatas son ms importantes que comunicar el
contexto o las consecuencias.
No decir nada hasta que se tenga la certeza de todo.
Qu se debe evitar?
Pensar que al cambiar el plan original disminuir la credibilidad personal y
el liderazgo dentro de la empresa.
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La comunicacin que espera todo empleado de su jefe
Qu hacer para evitar que lo anterior pase? o mejor dicho, Qu debiese saber
todo jefe para evitar esta situacin?
1. Cul es mi tarea? Tiene que ver con las responsabilidades del trabajo, es
decir: objetivos, lmites, flexibilidad, reas de trabajo en que se tiene iniciativa,
libertad de accin y expectativas respecto del empleado.
El jefe, en este caso, debe dar definiciones claras de las tareas de las personas a
su cargo y sus roles, hablar de qu se espera de cada uno. Adems, es
recomendable que fije prioridades y acuerde plazos; que entregue la informacin
necesaria para realizar el trabajo; que haga partcipe a los colaboradores en la
planificacin, toma de decisiones e implementacin de cambios; y que relaciones
las tareas y metas de los mismos a las prioridades y estrategia de la compaa.
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desempeo, confiesa a los empleados lo que hacen bien y tambin lo que hacen
mal, discute acciones mutuas para mejorar el desempeo, hace de la
retroalimentacin una actividad frecuente y oportuna, aprende a escuchar
activamente y a como aconsejar para mejorar el desempeo de sus dirigidos.
Toda jefatura debe tomarse el tiempo necesario y hablar con sus subordinados,
valorarlos como personas; practicar la conduccin pasendose por la empresa;
hacer reuniones con el equipo, en las que las personas tengan la opcin de
plantear sus ideas, preocupaciones, expectativas, etc.; pedir retroalimentacin
frecuente de su estilo de conduccin; reconocer y actuar utilizando las ideas de
la gente; y comportarse siempre con asertividad, autenticidad y coherencia.
Respecto a esto, los jefes deben tener una apreciacin personal y conocimiento
de la visin, misin, valores y orientacin estratgica de la empresa; deben
internalizar el sistema de valores de la organizacin y actuar en concordancia:
mostrar conviccin y compromiso personal con la visin, misin y valores;
conectarlos con la experiencia cotidiana del grupo de trabajo; y estar presente
para los trabajadores, con el propsito que stos sientan que se les conduce y se
les entiende.
6. Cmo puedo ayudar? tiene relacin con el momento en que el empleado pide
que le den poder de decisin, primer paso para la adopcin del compromiso
individual.
Antes de despedirme, los invito que disfruten este ao de nuestro blog, el que
semana a semana les brindar interesantes notas, artculos, casos y consejos
acerca de nuestra pasin, la comunicacin interna estratgica.
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Claves para mejorar la comunicacin interna a nivel Interpersonal
Acepte a los dems tal cual son. No trate de cambiarlos. Por el contrario,
trabaje sobre usted mismo. Una vez que sus actitudes y acciones hacia el otro
empiezan a cambiar, las respuestas del otro hacia usted tambin sern
diferentes.
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Recuerde que una relacin est desarrollada por dos partes interesadas. Por lo
tanto, a la hora de una reparacin, tambin es necesario que ambas partes
intervengan. Entonces, no pretenda que sea el otro el que haga todos los
cambios. Debe aceptar la responsabilidad que le toca en un relacin.
Sin embargo, aun en estos casos, a veces es difcil alcanzar el acuerdo. Esto
sucede cuando las dos partes sienten que ya han cedido lo suficiente. Cmo
proceder en estas situaciones? Alguien debe dar el primer paso; aunque esto
suponga mayor vulnerabilidad. De lo contrario, los riesgos que se corren son: no
avanzar en los objetivos de la relacin por un estancamiento o, lo que es peor,
terminar con la relacin.
No hay que cometer el error de pensar que esas personas dejarn por s solas
de provocar conflictos si se las ignora.
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Ms all de estas consideraciones, el grupo consultor resalta que todas estas
cuestiones llevan al planteo del tema principal en las relaciones laborales: una
comunicacin abierta y honesta es la base de toda relacin. Esto se logra a
travs de una actitud que demuestre confianza tanto en las palabras como en los
hechos, dice el estudio. Condicin fundamental La escucha es una de las
competencias fundamentales en el proceso de comunicacin. Ms an,
probablemente sea uno de los aspectos ms sobresalientes. Es imposible llegar
al mutuo entendimiento cuando la comunicacin es unilateral, resaltan los
expertos de Dale Carnegie. Agregan que el desarrollo de las relaciones
interpersonales depende en un principio del lder, que deber adoptar una actitud
de compromiso, accesibilidad y sensibilidad en el proceso. Su funcin consiste
en crear los resortes necesarios para el desarrollo de un ambiente de apertura,
honestidad y contencin. Un lder es quien establece el tono del negocio. Para
ello, como primera medida, deber analizar aspectos relacionados con las
caractersticas de la cultura organizacional, concluye el informe.
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