1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
FOLIACIN. Accin de numerar hojas. Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
5. DESCRIPCIN
Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el cdigo que le
corresponde segn de la Tabla de Retencin Documental.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja
tamao oficio (Ver Grfico - 2).
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda tipo HB o
B o Bolgrafo de tinta negra insoluble, inicindose desde el nmero uno (1), el cual
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite, en consecuencia
corresponde a la fecha ms antigua.
Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie o
subserie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares,
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (mximo un 5% ms), sin que se
afecte la integridad de la unidad documental.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Contralora Distrital
Distrito Turstico Cultural e
Histrico de Santa Marta
Fondo:
Seccin:
Subseccin:
Serie:
Subserie:
Asunto:
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
BLOQUE 1
CUERPO 1
Para archivo rodante la sealizacin de estantes es:
Letra Arial 20 en mayscula y formato de negrita.
Contralora Distrital
Distrito Turstico Cultural e
Histrico de Santa Marta
1
ESTANTE 2
3
Para el caso de estantes la sealizacin es:
Letra Arial 24 en mayscula y formato de negrita. (Anexo 2)
Contralora Distrital de Santa Marta
Distrito Turstico, Cultural e ESTANTE 1
Histrico de Santa Marta
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
ARCHIVADOR 1
GAVETA 1
La estantera rodante debe estar sealizada, es decir, colocar los respectivos rtulos,
como lo indica el grfico 8, especificando bloque, cuerpo, estante, entrepao, con el
fin de ubicar ms fcil la Informacin.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
La estantera fija debe estar sealizada, es decir, colocar los respectivos rtulos,
como lo indica el grfico 9, especificando estante y entrepao, con el fin de ubicar
ms fcil la informacin.
ESTANTE 1
ENTREPAO 1
ENTREPAO 2
ARCHIVADOR 1
GAVETA 1
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
Archivadores Verticales de Gavetas. Son los ms usados por las secretarias que
manejan Archivos de Gestin, elaborados en madera o metal son conformados por 3
o 4 gavetas provistas de guas laterales donde van alojadas las carpetas colgantes,
como lo muestra el grfico 12.
Gaveta Archivador
Organice los documentos de acuerdo con las series y subseries definidas en las
Tablas de Retencin Documental de su dependencia y dentro del archivo, es decir
entrepaos o gavetas, establezca un espacio especfico para cada serie y/o
subserie.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
81115-003 ACTAS
001 ACTAS
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
5.3.2 Eliminacin.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
6. REGISTROS
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
CODIGO: GD-PR-01
8. CONTROL DE CAMBIOS
9. CONTROL DE DOCUMENTOS
10. ANEXO
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co