TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN

A. TENTANG PERSIDANGAN
Persidangan merupakan salah satu alat atau unsur dari suatu organisasi yang
juga memiliki peranan penting. Secara sempit persidangan diartikan sebagai pertemuan
(meeting), rapat, musyawarah atau berkumpul untuk proses pengambilan keputusan
penting. Sehingga wajar bila dalam dinamika persidangan, terjadi dialetika yang cukup
keras diantara peserta untuk saling mempertahankan gagasannya.
Agar dalam proses mempertahankan gagasan tersebut tidak terjadi debat kusir,
maka dibutuhkan sebuah mekanisme menyampaikan pendapat, pengambilan
keputusan, dan hal-hal lain yang selalu menyertai dalam proses persidangan tersebut.

B. LATAR BELAKANG SEBUAH PERSIDANGAN

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan
persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk
mendapatkan hasil yang maksimal.
Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan
terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai
pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya
untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.
Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi
selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final
sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika
persidangan berlangsung.

C. CIRI-CIRI PERSIDANGAN
1. Forum yang dibentuk untuk sebuah tujuan berdasarkan hasil kesepakatan
bersama,
2. Peserta adalah orang-orang tertentu yang merupakan perwakilan dari sub
organisasi atau kelompok-kelompok tertentu. Biasanya dalam persidangan dapat
pula dihadiri oleh orang-orang yang termasuk dalam kelompok peninjau,
3. Hasil keputusan dalam persidangan memiliki kekuatan hukum yang mengikat
para anggotanya untuk mematuhi apa yang telah disepakati bersama.
D. KELENGKAPAN PERSIDANGAN :
1. Tempat / Ruang Sidang
2. Presidium sidang

1 MPM Politeknik Negeri Bandung

 a. Ketua Sidang (Presidium 1)
b. Wakil Ketua Sidang (Presidium 2)
c. Notulen (Presidium 3)
3. Peserta sidang
4. Draft Persidangan
o Tata Tertib Sidang
o Keputusan atau Ketetepan sidang
o Agenda acara
5. Palu sidang
6. Simbol-simbol atau panji-panji organisasi
7. Bendera merah putih

E. TEKNIK PERSIDANGAN
Tata cara, Peraturan, Etika atau segala hal yang berkaitan dengan kegiatan persidangan

F. TUJUAN PERSIDANGAN
Membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang
dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.

G. SIAPA YANG MELAKUKAN PERSIDANGAN?

Organisasi, instansi pemerintahan, kejaksaan, legislatif, eksekutif, dll

H. JENIS PERSIDANGAN :
1. Sidang Pleno
a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan

2. Sidang Paripurna

2 MPM Politeknik Negeri Bandung

 a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang
berhubungan dengan Permusyawaratan
3. Sidang Komisi
a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang
ditentukan oleh Sidang Pleno
c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang
Sekretaris Sidang Komisi
d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam
Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi
yang bersangkutan
I. SUBJEK DALAM SEBUAH PERSIDANGAN
1. PESERTA (PENUH & PENINJAU)

PESERTA PENUH
Hak peserta penuh :
a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan
usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta penuh :
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
PESERTA PENINJAU
Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan
usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:

3 MPM Politeknik Negeri Bandung

 a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2. PIMPINAN/PRESIDIUM SIDANG
Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui
Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib
persidangan

SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG :

1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

SIKAP PRESIDIUM SIDANG :

1. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3. Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta

J. LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN:

1. Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan kesepakatan
bersama seluruh peserta sidang
2. Lobby: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan kesepakatan
bersama maka langkah yang digunakan adalah lobbying antara peserta sidang
yang pro dan kontra.
3. Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan kesepakatan
bersama maka langkah yang digunakan adalah voting.
a. voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak suaranya secara
terbuka, misalkan dengan mengangkat tangan ataupun berdiri.

4 MPM Politeknik Negeri Bandung

 b. Voting tertutup : setiap peserta memberikan hak suaranya secara
tertutup, misalkan dengan menggunakan kertas.

K. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Persidangan dinyatakan syah/ quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya
+ 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui
konsensus)
2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak
berhasil diambil melalui suara terbanyak ( + 1) dari peserta yang hadir di
persidangan
3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara
seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
L. ISTILAH DALAM PERSIDANGAN
1. Skorsing: memberhentikan sidang untuk sementara dengan
menentukan alokasi waktunya. Misalkan skorsing 5 menit.
2. Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan
tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang dan langsung
menetapkan waktu, jam, dan hari. Misalkan: pending sampai hari kamis, tanggal
2 februari 2012. jam 10.00 wib.
3. PK/Peninjauan kembali : mekanisme yang digunakan untuk
mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
4. Interupsi : memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-hal
yang sagat penting untuk diungkapkan
5. Lobying : suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan
pendapat dalam pengambilan keputusan
6. Dead Lock : yaitu suasana musyawarah yang macet akibat masing-
masing pihak berpegang kukuh pada argumentasinya, tidak ada yang mengalah,
maka sidang dihentikan.
7. Walk Out : yaitu peserta sidang meninggalkan acara sidang sebagai
protes atau ketidaksetujuan atas jalannya persidangan.

M. ATURAN KETUKAN PALU DAN KONDISI-KONDISI LAIN

1. Satu (1) kali ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

5 MPM Politeknik Negeri Bandung

 b. Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin
(keputusan sementara).
c. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu
lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
d. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
2. Dua (2) kali ketukan
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama
(biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.
3. Tiga (3) kali ketukan
a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding
4. Ketukan lebih dari tiga (3) kali
a. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
b. Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.

N. CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG

1. Membuka sidang
Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan
dibuka. tok.tok.tok
2. Menutup sidang
Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil Alamin, sidang pleno I saya
nyatakan ditutup. Tok..tok..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya
tok....
4. Mengambil alih pimpinan sidang
Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok
5. Menskorsing sidang
Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit tok
6. Mencabut skorsing

6 MPM Politeknik Negeri Bandung

 Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan
tok
7. Pending, Skorsing / cabut Skorsing Sidang
Dengan ini sidang saya skorsing 2x30 menit tok..tok..
8. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok. Peserta sidang harap tenang !

O. INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena
adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

PELAKSANAAN INTERUPSI
1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara
setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2. Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan
mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan
wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan
Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
4. Hal-hal yang perlu juga diperhatikan :
Tidak ada kata interupsi diatas interupsi
Tidak ada interupsi disaat sedang sunyi

MACAM-MACAM INTERUPSI
1. Point of Privilege (rehabilitation) :
interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau kehormatan
seseorang/kelompok karena dipandang pembicaraan tersebut menyimpang dari
etika atau menyinggung perasaan.
2. Point of Information :
interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan yang tidak
sesuai atau informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok
pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan.
3. Point of Clarification :
interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi pembahasan.

7 MPM Politeknik Negeri Bandung

 4. Point of Solution :
interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5. Point of Order :
interupsi yang digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin pembahasan
atau juga dapat untuk meminta pimpinan sidang meluruskan jalannya sidang
apabila keluar dari konteks, atau sidang dianggap janggal.
6. Point of View :
interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran

P. TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat
persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal
dimasyarakat.

Q. SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam
tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan
usulan peserta sidang yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi
didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan
kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari
forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang
yang lain.

8 MPM Politeknik Negeri Bandung