15/10/2017 Archivo Histrico - EcuRed

Archivo Histrico
Archivo histrico. Instituciones de carcter pblico que
tienen como finalidad rescatar, clasificar, atesorar,
conservar, gestionar, catalogar, custodiar y poner a Archivo histrico
disposicin para la consulta pblica, la documentacin de
Archivos histricos.jpg
carcter archivstica, patrimonio documental. Se pueden
almacenar documentos histricos recibidos por donacin, Concepto: Constituyen la garanta de la evolucin
depsito, transferencia y adquisicin. jurdica y administrativa de la
sociedad, son la memoria colectiva de
una nacin, regin o localidad;
testimonios que evidencian la
Contenido experiencia humana.

1 Archivos estatales
1.1 Relevancia
2 Definiciones
3 Clasificacin histrica
4 Funciones
4.1 Sociales
4.2 Definidas
5 Centros de informacin
6 Preservar los archivos
6.1 Funcin de un archivo histrico
7 Fuentes

Archivos estatales
Los archivos estatales se erigen en los registros administrativos de las actividades institucionales y sociales de una
determinada comunidad, reflejando aspectos significativos de su evolucin y trasformndolos en fuente directa de
legitimidad. Los usuarios por excelencia de este tipo de archivo son los investigadores interesados en el valor
secundario que han adquirido los documentos al final de su ciclo de vida.

Relevancia

La investigacin histrica nos da la posibilidad de que el investigador pueda explicar, comprender o interpretar un
determinado aspecto del pasado. Los archivos histricos se constituyen en reservorios en partes significativas de la
memoria colectiva de los pueblos.

Definiciones

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Existen varias definiciones para un archivo historico. Uno de los conceptos ms completos lo ofrece Antonia
Heredia en su Libro Archivstica General Teora y Prctica, quien los define como:

Uno o ms conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.

El diccionario de terminologa archivstica del Consejo Internacional de Archivos, sintetiza los criterios al respecto
a travs de tres acepciones:

Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos
por toda persona fsica o moral, y por todo servicios u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su
actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya
transmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico.

Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y servicio de los documentos.

Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Espacio donde se realiza la recepcin, conservacin y organizacin de documentos de cualquier naturaleza y
en cualquier soporte producidos por personas fsicas o jurdicas en el ejercicio de su actividad, con fines
administrativos, jurdicos e histricos, ordenados segn principios de procedencia.

Clasificacin histrica
Archivos de gestin: estn formados por los documentos de uso frecuente o en fase de tramitacin. Se utilizan
por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestin de actividades corrientes. La
documentacin permanece en esta fase un periodo de cinco aos.

Archivos centrales: se conforman con la documentacin que deja de ser utilizada de forma frecuente. Esta fase
es de 10 aos pero los archiveros pueden establecer menores plazos en funcin de muchos factores siempre
teniendo en cuenta la finalizacin de los trmites.

Archivos intermedios: a estos archivos se transfieren, desde los archivos centrales, la documentacin que ha
perdido prcticamente en su totalidad el valor de gestin administrativa. Los documentos permanecen en este
archivo 15 aos ms, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoracin, seleccin y
expurgo para conservar los realmente importantes.

Archivos histricos: son los que conservan la documentacin de forma permanente por su valor informativo,
histrico y cultural.

Funciones
Sociales

Los archivos histricos constituyen la garanta de la evolucin jurdica y administrativa de la sociedad, son la
memoria colectiva de una nacin, regin o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su
finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Las transformaciones de la nueva sociedad
obligan a un desarrollo integral y armnico de los archivos para poner a disposicin de los investigadores este
valioso acervo documental.

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Los archivos histricos son centros de informacin que conjuntamente con las transformaciones y requerimientos
de la nueva sociedad cubana perfeccionan sus funciones. Su labor se ha visto fortalecida y se ha extendido a toda la
poblacin, proyectndose a la comunidad en general y poniendo a disposicin de todo el valioso acervo
documental que atesora.

Los archivos histricos les brindan a los usuarios una cultura que le incentiva el inters por la historia, la cultura y
la sociedad, desarrollando en ellos valores. Desarrollar la cultura es una condicin indispensable de la universidad
moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Desde la perspectiva de la misin de la
universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia del acervo cultural de la humanidad de
una generacin a otra, de ah que el vnculo de los estudiantes universitarios con los archivos histricos sea una
necesidad actual, por toda la fuente de conocimiento y cultura que les aporta.

Definidas

La diversidad de actividades definen las funciones de los archivos histricos, en la literatura se reflejan por
diferentes autores, una de la ms completa es la que define Eduardo Nuez Fernndez:

1. Recepcin y organizacin de las transferencias de fondos procedentes de los archivos intermedios mediante la
creacin y mantenimiento del correspondiente registro general de entrada de fondos y la elaboracin de los
oportunos instrumentos descriptivos dentro de lo que se ha dado en llamar la funcin de control de los fondos y
que incluye: la planificacin, ejecucin y seguimiento de las actividades relacionadas con los registros de entrada y
salida de documentos, la identificacin de la estructura de los fondos y su valoracin y la tramitacin de
certificaciones y consultas.

2. Planificacin descriptiva y elaboracin de los instrumentos descriptivos de sus fondos bajo los parmetros de la
normalizacin descriptiva y la prioridad y oportunidad de los instrumentos descriptivos a elaborar de acuerdo con
las caractersticas de los fondos conservados y de la demanda externa del archivo.

3. Recepcin, organizacin, conservacin y servicio histricos no institucionales, es decir, de fuera del sistema
archivstico institucional al que pertenece el archivo histrico, ingresados bajo diferentes frmulas: cesin en
depsito, donacin, adquisicin, exposicin, etc.. con la elaboracin del correspondiente registro general.

4. Gestin de las salidas temporales o definitivas de fondos y documentos y su control mediante el correspondiente
registro general de salida y el oportuno expediente.

5. Desarrollar iniciativas encaminadas al fomento de la proteccin y la conservacin del patrimonio documental en

el mbito territorial de sus competencias.

6. Planificar, organizar y gestionar los servicios de informacin, consulta y referencia, tanto internos- al personal y
rganos de su propio sistema archivstico- como externos: ciudadanos en general, investigadores, alumnos de los
diferentes niveles del ciclo educativo, entidades que desarrollan actividades culturales, etc.

7. Planificar, organizar y gestionar las actividades relacionadas con el fomento de la accin cultural del archivo y
las relaciones con la divulgacin y difusin de sus fondos: medios de comunicacin, publicaciones, difusin,
exposiciones, programas educativos, proyectos culturales, convenios con otras instituciones culturales, programas
de apoyo y fomento a la investigacin histrica, etc.

8. Elaborar y proponer el marco normativo archivstico desde el mbito de sus competencias al organismo o
instituciones correspondiente, specialmente en materia de patrimonio documental y fondos histricos.

9. Establecer lneas de cooperacin con el resto de los archivos que constituyen el sistema archivstico en el que se
halle integrado y, especialmente, con los archivos intermedios de los que recibe fondos.

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Esta cooperacin debe hacerse extensiva al organismo u organismos administrativos creados para gestionar y
aprobar medidas de valoracin y seleccin de documentos en el mbito institucional del archivo histrico.

10. Establecer todas las medidas necesarias para la correcta conservacin de sus fondos, en especial las
relacionadas con las condiciones ambientales y fsicas de dicha conservacin, las relacionadas con la utilizacin de
soportes alternativos que permitan la preservacin de los originales conservados y las relacionadas con los riesgos
de acceso y uso y entrada y salida de documentos de los depsitos, as como adoptar todas las medidas que
considere necesarias para asegurar dicha conservacin.

11. Planificar y gestionar adecuadamente el crecimiento espacial de sus fondos y de sus depsitos con el fin de
prever e informar con antelacin suficiente de las necesidades espaciales y de crecimiento del archivo.

12. Mantener un elevado nivel de eficiencia y eficacia en la organizacin y gestin de sus fondos mediante la
implantacin y

aplicacin de nuevas tecnologas en los procesos de organizacin y servicio de sus fondos, manteniendo una
permanente mejora de los procesos de trabajo.

13. Establecer todas las medidas necesarias de control y evaluacin de la gestin de los recursos asignados y
servicios prestados mediante la aplicacin de las tcnicas estadsticas, la fijacin de objetivos y la elaboracin de
informes y memorias de gestin generales y por programas y/o proyectos.

14. Mantener un elevado nivel de relacin institucional con el resto de organismos e instituciones de carcter
cultural, cientfico y social que actan en su mbito de competencia con el fin de definir y fomentar el espacio
institucional que como archivo histrico le corresponde en el mbito social, cultural y cientfico de su comunidad.

15. Proponer iniciativas o colaborar en los proyectos de elaboracin de sistemas o programas de informacin de
fuentes documentales para la investigacin histrica o programas de informacin histrica que se le propongan en
el mbito de sus competencias a nivel local, regional, nacional o internacional.

16. Organizar y gestionar la administracin del archivo en las diversas facetas de ejecucin presupuestaria, gestin
de recursos humanos, formacin y adiestramiento del personal, contabilidad, correspondencia, mantenimiento de
instalaciones, etc.

17. Planificar y desarrollar sistemas de calidad, informacin y propiedad intelectual que permitan mejorar todos los
procesos y operaciones del archivo de forma integral y evolutiva atendiendo especialmente a los resultados en la
calidad de los servicios

Centros de informacin
Los archivos histricos son centros de informacin que tienen caractersticas comunes a otras instituciones como
bibliotecas, centros de documentacin, museos, entre otros, pero realizan funciones especficas que los diferencian
del resto. Los centros de informacin tienen como funcin social guardar la memoria de los hechos y actividades
humanas, sus finalidades son fundamentalmente culturales y cientficas, en el caso de los Archivos Histricos son,
adems, jurdicas e histricas. En las diferentes instituciones de informacin, los documentos que se atesoran
instruyen a los usuarios, en los Archivos Histricos.

Preservar los archivos

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La profesin del archivero es un arte de pasin pues potencia en los usuarios el inters por la historia, la cultura y
la sociedad de una manera sencilla, placentera, amena propiciando en la comunidad el desarrollo de valores
fundamentalmente en los nios y jvenes y la necesidad de preservar el patrimonio documental de la Nacin.

Los archivos histricos son la evidencia que contienen la organizacin y funcionamiento del cuerpo gubernamental
que los produjo siendo estos documentos nicos y/o originales, irrepetibles e imperecederos de ah que sus fondos
y colecciones le permita a los usuarios ampliar su cultura econmica, poltica, jurdica y social para el manejo y
tratamiento de la informacin en funcin del desarrollo de su cultura y conocimientos cientficos.

Funcin de un archivo histrico

La funcin de un archivo histrico como institucin es la de ordenar, preservar y servir. Ordenar los documentos de
acuerdo a las disposiciones y cuidados pertinentes. Proteger y cuidarlos de la mejor manera posible, atendiendo las
recomendaciones y normas acordes. Dicen que el mayor enemigo de un documento histrico es el hombre mismo.
Y servir, es decir, exponer los archivos para los consultantes y pblico en general.

Tomar conciencia de la documentacin antigua, histrica, es parte de las funciones, pues la misma nos puede
brindar huellas de un pasado que an no ha sido interpretado. Los documentos son la herramienta bsica de un
historiador y las pruebas de un pasado que que an puede reinterpretarse a travs de nuevas pruebas y documentos
que no han sido bien revisados. Tambin es importante estar atento a los procedimientos que se realizan con los
papeles, documentacin actual, expedientes y notas, etc., que muchos gobiernos se encargan de hacer desaparecer
para que no queden huellas y pruebas de determinadas acciones ilegales.

Fuentes
archivo-historico (http://html.rincondelvago.com/)

Acerca-de-Archivos-Historicos (http://www.taringa.net/posts/info/2811406/)

los-archivos-historicos-y-las-universidades (http://archivohistorico.villaclara.cu/estudios/)

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