1

AUTENTICITATE NOTARIAL, AUTENTICITATE ISTORIC,

AUTENTICITATE ARHIVISTIC
Bogdan-Florin POPOVICI
Monica CINCU

DJAN Braov

Se spune adesea c respectul fa de document este un semn de civilizaie; c o

societate modern este societatea care privilegiaz nscrisul n dauna dreptului oral,
o societate n care cine are carte, are parte. Din acest motiv, atunci cnd istoria a
fost scris greit, sau cnd pur i simplu a fost scris ntr-ul fel i trebuie rescris,
atunci cnd din funcionarii sau notarii de odinioar nu mai rmne dect urma
activitii lor, adic un teanc de hrtii, atunci arhivitii intr n scen i li se cere s
produc dovezile despre ce i cum a fost, pentru a scrie corect sau a rescrie trecutul,
pentru a ndrepta erori.

n ciuda unei prejudeci auto-comptimitoare a arhivitilor romni, toate Arhivele

de stat din ri cu foste regimuri totalitare, dictatoriale, nedemocratice au fost afectate
masiv de aceast situaie. Sfritul de secol XX a adus cu sine un triumf fr
precedent al democraiei i al statului de drept, fapt care a urcat n prim plan n toate
aceste ri rolul arhivelor ca surs autentic i credibil de dovezi pentru reconstituirea
unor fapte trecute, reprezentnd nclcri ale drepturilor i libertilor fundamentale
ale cetenilor, fapte pentru care astzi sunt acordate msuri reparatorii.

Problema care se ridic i creia i dedicm acest material, este c documentul, n

sine, poate servi oricrei cauze, dup cum tie orice istoric. n sfera reconstituirii
drepturilor ns, Arhivele se prezint ca un serviciu asumat imparial, care se limiteaz
a livra celor n drept copii/certificate dup documente, oferindu-le informaiile
necesare pentru a restabili fapte trecute i drepturi prezente. Adic, arhivele ajut la
reconstituirea Adevrului. Este oare astfel?

S lum un exemplu banal, un fapt oarecare petrecut. Acesta este real, autentic. Pentru
a pstra amintirea acestui fapt, informaia trebuie transpus pe un suport care s
asigure un anumit grad de durabilitate n timp. Fr a mai teoretiza foarte mult,
considerm acest suport hrtia; odat plasat informaia pe un suport, a luat natere
documentul1.

1
Remarcm faptul c document este orice informaie nscris pe un suport. Pentru a face diferena ntre
documentul n genere i documentele ntocmite sau folosite de o organizaie, acestea din urm vor fi
identificate n prezentul material drept ,,acte.
 2

Acest transfer de informaie, adic trecerea la de la faptul real la codificarea lui, este
unul din momentele n care autenticitatea poate fi alterat. Faptul real, obiectiv, este
descris n document de o manier afectat de subiectivismul celui care a descris acel
fapt. Aadar, un fapt poate fi autentic, dar documentul care descrie acel fapt s nu fie
o reproducere fidel a faptului, adic se poate ca informaia codificat s nu fie
autentic.

Acest lucru a fost constatat i, atunci cnd o organizaie, oricare ar fi fost ea, a avut
nevoie de informaii reale, autentice, a ncercat s stabileasc o serie de criterii, ct
mai obiective, pentru ntocmirea documentelor, astfel nct subiectivismul s fie ct
mai redus. Obiectivarea se face att prin utilizarea unui personal calificat, ct i prin
proceduri, care descriu ct mai precis aciunile de urmat pentru ntocmirea unui
document. Un proces-verbal de contravenie, de pild, are o serie de cmpuri de date
care trebuie consemnate, i toate situaiile n care respectivul document le-ar putea
consemna vor fi descrise dup aceleai criterii. Pe de alt parte, personalul calificat se
presupune c va ti s constate, s consemneze i s urmeze celelalte reguli
obiective aplicabile n consemnarea unui fapt. Personalul cu sarcina de a consemna
un anume fapt este obligat s consemneze faptul real, n caz contrar svrind
infraciunea de fals2.

Desigur, att pregtirea unei persoane, ct i procedurile de lucru poart amprenta

timpului i spaiului. Ele pot fi ideologizate, ele pot fi mai riguroase sau mai simpliste,
n funcie de o serie ntreag de parametrii. Dar organizaiile nu pot lucra cu
relativisme. Exist, obiectiv, posibilitatea producerii de erori; dar spitalele, de pild,
nu i pot permite s lucreze cu aproximri n luarea unor msuri. La fel, o sentin a
justiiei, nu poate aproxima fapte i este nevoie de o decizie obiectiv, care s
reflecte autenticitatea sau adevrul unui fapt. Posibilitatea existenei unei erori de
transpunere a faptului autentic n informaie autentic este asumat i se presupune c
n momentul consemnrii faptului trebuie s existe aa-numitele ci de atac,
posibiliti de a corecta informaia din document. Odat ndeplinite ns toate aceste
formaliti, organizaia va considera documentul, mai precis informaia, ca fiind o
reflectare autentic a faptului real petrecut3.

Pe de alt parte, aceste proceduri instituionale, mai ales n cadru intern, nu sunt
respectate ntotdeauna. Regulile vizeaz att forma suportului, ct i modul de

2
De remarcat c n ISO 154879, standard internaional pentru managementul actelor, se menioneaz:
Un act (record) autentic este unul care poate demonstra
a). c este ceea ce se presupune a fi;
b). a fost creat sau trimis de persoana care se presupune c trebuia s l fi creat sau trimis;
c). a fost creat sau trimis la momentul care se presupune c a fost trimis.
Pentru a asigura autenticitatea unui document, organizaiile trebuie s implementeze i s documenteze
politici i proceduri care supravegheaz crearea, primirea, transmiterea, meninerea i eliminarea
documentelor, pentru a se asigura c cei care creeaz documentul sunt autorizai i identificai i c
documentele sunt protejate mpotriva adugirilor, tergerilor, alterrilor, folosirilor i secretizrilor
neautorizate.
3
Subliniem faptul c este vorba de atitudinea ORGANIZAIEI fa de faptul real i nu de adevr n
sens absolut. n acest sens, de remarcat articolul extrem de subtil al lui Eric Ketelaar (Archival
Temples, Archival Prisons: Modes of Power and Protection n ,,Archival Science, 2 (2002)), care
remarca: ,,Oamenii sunt convini, n mod eronat, c ntr-un regim totalitar, infraciuni pe care ei nu le-
au comis niciodat sunt reabilitate pe baza mrturiilor din arhive fotilor opresori. Tot despre
relativismul perspectivei organizaiei, vezi i Florian Banu, Capcanele Arhivelor Securitii, n
Magazin istoric, 8/2007, p. 25-28.
 3

redactare al materialului. S ne imaginm o negociere pentru o afacere, aflat sub

presiunea timpului; negociatorul solicit nite informaii, care i parvin operativ, ns
fr toate formele cerute de lege. Informaiile din document sunt autentice,
importante i relevante pentru negociere i rezultatul ei; dar formalismul nu este
aspectul important n acel moment. Un alt exemplu: oricine a studiat n Arhive tie c
exist perioade n istoria administraiei cnd, din motive de lipsuri financiare,
formularele necompletate erau refolosite, un act considerat fr valoare era refolosit
pe verso sau actele erau ntocmite pe hrtie de o calitate execrabil; nici nu se punea
problema respectrii ntru totul a cerinelor formale legale. Acest lucru, n contextul
organizaional respectiv, era neles i asumat, iar aceast abatere de la formalism nu
era vzut ca afectnd autenticitatea4.

Ca o recapitulare a celor spuse pn acum, documentele i actele nu sunt, n mod

normal, aprute din neant; ele sunt rezultate din nevoia de a consemna faptele
respective, pentru aprarea unui drept sau pentru informare ulterioar. Spre deosebire
de o carte sau de un articol de ziar, care sunt scrise de pe poziii subiective, care
reflect atitudinea autorului, se presupune c un act este produsul derivat al
funcionrii normale a unei anume organizaii, reflectnd poziia unei structuri
superioare unui individ, adic a organizaia nsi. n lipsa lui Creang nu pot fi scrise
Amintirile din copilrie; este o realitate subiectiv. n lipsa unui contabil, ns, oricum
cineva va ntocmi documentaia contabil, neleas ca sarcin instituional
obiectiv, ce transcende dorinele, interesele i afectele unei persoane i care
consemneaz realiti de o manier impersonal. Sau, cel puin, acesta este idealul
legal i organizaional. n plus, un document individual (o diplom de premiere, de
pild) este un document suficient sie nsui, care poate fi tratat separat i independent
de alte documente. Actele unei organizaii ns capt o legtur intern, determinat
de funciile organizaiei, practici specifice, metode particulare de lucru etc. O aciune
(neleas ca un fapt elementar) genereaz un act; acel fapt real n desfurare
genereaz o acumulare de acte cu legtur ntre ele, care sunt grupate n (generic
vorbind) dosare. Mai mult, actele organizaiei nu sunt destinate, prin natura lor, spre a
fi publice, ci pentru a fi pstrate pentru informare/responsabilizare intern. Acest
statut nepublic ofer de la nceput actului din arhiva unei organizaii o mai mare
premis de veridicitate, de reflectare fidel a adevrului, de autenticitate. E suficient
s facem o comparaie despre cum ar fi privit, ca act doveditor, un document, o pies
unic, pstrat ntr-un muzeu fa de un act provenit dintr-o arhiv; cred c nu e nici
un dubiu c s-ar acorda aprioric ncredere mai mare n autenticitatea actului provenit
din Arhiv. Aadar, exist premisa c actele pstrate n arhivele diverselor organizaii
sunt produse organice ale activitii acestora, i prin urmare sunt creditate aprioric cu
mai mult autenticitate (neleas ca reflectare a adevrului) dect un document izolat,
gsit sau pstrat n orice alte condiii.

4
De remarcat ns c SAI precizeaz c autentificarea, sinonim cu validarea, leag nvestirea unui
nscris cu putere juridic de aplicarea semnelor menite s probeze autenticitatea.
 4

Aceast autenticitate administrativ se opune conceptului de fals; un act autentic este

un act care reflect realitatea i nu o falsific. Exist ns i conceptul de autenticitate
din punct de vedere notarial-juridic. Astfel, potrivit art. 1171 din Codul Civil al
Romniei, actul autentic este acela care s-a fcut cu solemnitile cerute de lege de un
funcionar public, care are dreptul de a funciona n locul unde s-a fcut respectivul
act. Fiind o ar cu Cod civil, i n Romnia

,,statul aplic actelor juridice importante de natur personal sau patrimonial un

control preventiv obligatoriu de legalitate prin procedura de autentificare a actului
juridic de ctre un funcionar public sau o autoritate public (administrarea justiiei
preventive; jurisdicie graioas). Astfel, justiia graioas se juxtapune justiiei
contencioase n mod independent. Actul autentic are drept scop prevenirea litigiilor
care pot s apar ulterior ncheierii actului respectiv, facilitnd, n acelai timp,
decizia judectorului datorit forei probante pe care o nfieaz actul autentic, n
cazul unui proces.5
Se poate genera o discuie ntreag asupra validitii acestei reglementri, dar este un
aspect ce ine de doctrina juridic. Este evident astfel c actele ntocmite de
funcionarii publici din instituii de stat devin acte autentice, cu o for probant mai
mare dect un act emis de un director al unei companii, care este considerat nscris
sub semntur privat. Acest statut (act autentic/nscris sub semntur privat) este
deosebit de important, deoarece el clasific valoarea probelor n rectigarea unor
drepturi.

n msura n care se adaug la aceste consideraii o perspectiv temporal, apare o

nou dimensiune a autenticului. n constatarea unei fapt generator de drepturi,
administraia, justiia etc. iau n considerare autenticitatea nscrisurilor, respectiv actul
ca reflectare a faptului real i actul ca produs al organizaiei care a consemnat faptul.
Dac se privete un fapt n desfurare ns, la aceasta trebuie adugat autenticitatea
reconstituirii evoluiei faptului real.

n recuperarea unui drept mai vechi, trebuie mai nti demonstrat c faptul generator
de drepturi este autentic, c el s-a petrecut cu adevrat. Acest lucru se probeaz, n
general, prin informaii consemnate n acte6. Dat fiind evoluia istoric, elementele

5
RAPORT 19 noiembrie 2008 coninnd recomandri ctre Comisie privind actul autentic european
(2008/2124(INI)) la
http://www.europarl.europa.eu/sides/ getDoc.do?language=RO&reference=A6-0451/2008
6
se consider c ,,actele juridice se dovedesc prin nscrisuri, n vreme ce faptele juridice se pot dovedi
prin orice mijloc de prob (http://www.preferatele.com/docs/drept/5/inscrisurile-13.php).
 5

conexe autenticitii actului (conceptul de act autentic, modul de ntocmire al actului,

regulile de consemnare a informaiilor etc.) au variat. Deci, examinarea autenticitii
unui act trecut nu trebuie fcut doar prin perspectiva regulilor prezentului, ci i prin
analiza contextului care reglementa consemnarea informaiilor i ntocmirea actelor la
data ntocmirii actelor invocate ca probe. De pild, pentru Ardeal, aplicarea Codului
Civil austriac presupunea anumite reguli de drept; interpretarea faptelor produse n
trecut n baza acelui cod prin prisma Codului Civil actual poate duce la
nerecunoaterea unor fapte i acte autentice la data producerii lor sau dimpotriv, la
falsa reconstituire a unor drepturi.

n egal msur ns, reconstituirea ar trebui s constate modul n care faptul real a
evoluat, deci, s plaseze faptul reflectat de respectivul act doveditor n evoluia sa
temporal, n contextul su. Un contract de vnzare-cumprare al unui bun reflect
situaia la un moment dat; el nu poate servi ca o garanie c ulterior bunul nu a fost
nstrinat. Adevrul dovedit i poate pierde calitate dup un anumit interval de timp.

Dei par truisme, aceste consideraii sunt ct se poate de actuale i cu implicaii

neluate n seam cu adevrat. Arhivele sunt cele care se confrunt n primul rnd cu
aceast dimensiune temporal, nu ca instituie care stabilete adevrul, ci ca o
instituie care deine i elibereaz material probatoriu pentru stabilirea adevrului.

Iat n continuare o serie de exemple, din practica noastr de zi cu zi. Dup acea, vom
ncerca sa desprindem o serie de concluzii legate de autenticitatea reconstituirilor
realizate.

mproprietrire.
O condiie pentru mproprietrirea cu teren la 1945 era ca persoana beneficiar s fie
ran agricultor i nu muncitor sau funcionar. Unele persoane apar pe tabele de
mproprietrire definitiv, dar, ulterior, ne-renunnd la serviciu, mproprietrirea este
revocat. La solicitarea unui urma al persoanei respective, Arhivele vor elibera un
extras dup tabelul cu mproprietrii definitiv, care va fi folosit ulterior pentru
revendicarea dreptului pierdut la colectivizare. Realitatea de fapt este ns aceea c
nc nainte de colectivizare, persoana pierduse dreptul de proprietate, fapt
demonstrabil i prin faptul c ulterior, peroanele nu apar cu terenul respectiv n
registrele agricole sau n crile funciare.

Pentru unele localiti nu exist tabele definitive de mproprietrire, ci doar tabele

provizorii. Nu exist nici o dovad c ele ar reflecta situaia real final a
mproprietrii, dar nu exist un temei pentru a refuza eliberarea unui extras dup
aceste tabele persoanelor ndreptite care solicit acest lucru. Astfel, n baza actelor
de la Arhive, se pot depune cereri de revendicare a terenului deinut, cnd, n fapt,
poate anumite persoane nu au primit efectiv nici un teren n proprietate.

O situaie similar este cea legat de neplata taxelor. n cazul n care nou
mproprietritul nu achita impozitului agricol sau a taxele legate de mproprietrire.,
mproprietrirea putea fi revocat. Eliberarea unui act n baza prezenei unei persoane
pe tabelul de mproprietrii reflect o intenie administrativ, dar nu obligatoriu i
situaia de fapt.
 6

n cazul cererilor referitoare la stabilirea statului de chiabur, un document poate atesta

ncadrarea unei persoane la aceast categorie, cu toate consecinele ce le implica.
Istoric vorbind, dup civa ani a fost reanalizat statutul de chiabur, i unele persoane
au fost scoase dina ceast categorie. Eliberarea unei copii dup un act care atest
calificarea unei persoane drept chiabur nu reflect neaprat situaia real definitiv, ci
doar o realitate la un anumit moment.

n anul 1945, saii au fost expropriai, iar pmntul a fost mprit altor persoane, prin
reforma agrar. Ulterior, pmnturile au fost preluate de cooperative. Astzi, pe
acelai lot de pmnt, exist dou revendicri: ale sailor i ale proprietarului ulterior,
cel cruia i s-a confiscat pmntul la includerea n CAP. n ambele situaii,
documentele le atest un drept. Care document va prevala?

Vechime n munc:
La unele organizaii socialiste, n lipsa formularelor tip, au fost folosite ca suport
pentru statele de plat documente tipizate de alt gen. De pild, fr a se anula titlul
formularului, datele statului de plat pe o lun a fost completat pe un formular tip
Cartea mare. Dei din context era evident c este vorba de state de plat (dosarul se
intitula: State de plat pe anul 1970), iar pe luna respectiv nu exista alt document
referitor la plata salariilor, obligativitatea neinterpretrii informaiilor din documente
mpiedic eliberarea unui certificat, privnd astfel o persoan de dreptul su.

n multe cazuri, n Arhive se pstreaz exemplarul 2 al statelor de plat. Documentele

fiind ntocmite la indigo, potrivirea ntre titlul coloanei i cifre nu este perfect. Se
poate ntmpla, de pild, ca n coloana CAS s fie trecute cifrele din coloana
alturat salariu brut, i astfel, dintr-un salariu net de 3200, contribuia la CAS s
fie de 3400

O preluare pretins de urgen a adus n depozitele noastre state de plat de la un fost

institut de cercetri braovean. Fotii salariai care au solicitat dovezi privind
vechimea n munc au fost revoltai s constatate eliberarea ci lipsuri a datelor, pe
motivul lipsei de documente, i ca urmare au ameninat cu acionarea n instan. Din
fericire, preluarea s-a fcut dosar cu dosar, iar din inventarul de preluare se putea
constata c Arhivele au primit exclusiv acele dosare dup care s-a eliberat vechimea
n munc. Astfel, aciunea juridic s-a ndreptat mpotriva succesorului respectivei
organizaii (cel care a predat de altfel i documentele la Arhive), care a omis s preia
arhiva pe baz de inventare i nu poate astfel dovedi cine i cnd a pierdut/distrus
acele dosare.

Proprieti
Un petent a solicitat un document din care s rezulte aciunile pe care le deinea
familia sa la o fabric au fost preluate abuziv de o alt societate. Exist documente
care indic numrul de aciuni deinute n 1946, dar nu se poate proba preluarea
abuziv. Faptul real este c n momentul naionalizrii persoana respectiv nu mai
deinea nici o aciune. A primit extrasul pe anul 1946, ns acesta, pus n contextul
corespunztor, putea sugera faptul c proprietarul a avut aciuni, dar fost deposedat
prin naionalizare de cota sa de proprietate.
 7

O avocat a primit o copie legalizat dup un certificat de naionalitate din perioada

interbelic. Argumentaia construit de domnia sa viza demonstrarea faptului c un
anume proprietar nu a existat niciodat, fiind o invenie. Eliberarea copiei distrugea
aadar toata argumentaia. Cercetnd documentul original, a constatat c exemplarul
martor al certificatului, pstrat n fondul Primriei Braov, nu corespundea
formalitilor prevzute de legea de atunci i a acuzat arhivitii c au eliberat un fals.
Verificrile demarate de autoriti au demonstrat faptul c acel certificat fusese
eliberat de Primria Braov la cererea persoanei ndreptite i eliberat aceleai
persoane, fapte evideniate de registrul de intrare-ieire al Primriei, pstrat pn azi
n Arhive. Cercetarea contextual a demonstrat c hrtia de proast calitate i lipsa
formalitilor cerute de lege erau o practic constant n acea perioad la Primria
Braov, cel mai probabil din cauza lipsei de fonduri.

Un petent a solicitat dovada deinerii de aciuni n momentul naionalizrii. n fondul

respectivei ntreprinderi exist un dosar exact cu acest subiect: Lista Acionarilor; dat
fiind c n tabel exist rubrica Aciuni deinute la data de 1.06.1948, documentul a
fost datat 1948. Celelalte rubrici din tabel confirm rezumatul, care, de altfel, este
trecut i pe coperta dosarului. Problema este c documentul este incomplet, lipsind
prima pagin (cea care ar fi trebuit s conin titlul documentului) i ultima (cea care
coninea data i semntura celui care a ntocmit documentul. Ce atitudine ar trebui s
aib arhivistul? Documentul apare n cadrul fondului fabricii respective, coninutul
pare a confirma c este vorba de lista acionarilor dinaintea naionalizrii. Dar sunt
aceste presupuneri suficiente? Exist vreo dovad c acest dosar a fost ntocmit de
administraia fabricii respective i nu este vorba de un dosar rtcit de la o alt
organizaie? Exist dovada c pe ultima pagin nu au existat meniuni, corecturi, dau
orice alt fel de nsemnri care puteau modifica informaiile pstrate?

Un petent a solicitat dovada condamnrii sale n anii 1950. Sentina a fost gsit n
colecia de sentine, dup care i s-a eliberat o copie. ns colecia de sentine provenea
de la instana ordinar, i nu fcea meniune despre apelul fcut n acel caz, care i
redusese semnificativ pedeapsa.

Refugiai
Au existat cazuri n care actele originale ale petenilor (carnetul de refugiat) nu a fost
luat n considerare, n schimb au fost considerate valide extrasele eliberate de arhive
dup tabele de refugiai ntocmite fr a avea ndeplinite toate prevederile formale
pentru a fi acte autentice.

Consideraii finale

Cazurile prezentate mai sus relev cteva aspecte, care sunt de interes n
reconstituirea adevrului asupra unor situaii trecute i care ar trebui s impun
anumite schimbri de atitudine n rndul administraiei, justiiei i Arhivelor, n
general.

Care este politica Arhivelor Naionale care guverneaz aceste cazuri? Un petent
depune o cerere pentru un act doveditor. Personalul cerceteaz documentele deinute
n Arhive, care provin la diferite organizaii i elibereaz copii, extrase i certificate,
coninnd informaii referitoare la petent i la obiectul cererii. Una din regulile
 8

fundamentale este c funcionarul nu trebuie expun nici un fel ,,concluzii personale

sau generalizri legate de coninut i de cererea petentului, ci trebuie s reproduc
exact ceea ce exist n documente. Dac ntr-un document exist un pasaj care
anuleaz parial sau total sensul actului, acela se va reproduce; n cazul n care actul
de baz este nsoit de anexe sau de alte acte care se refer la acelai obiect,
completndu-l sau anulndu-l, se vor reproduce i acestea. n fine, valoarea juridic a
documentelor emise de Arhive e consider c este aceeai cu a nscrisurilor de pe care
s-au ntocmit copiile extrasele i certificatele.

Procedurile stabilite pentru Arhivele Naionale asigur desfurarea unui serviciu

corect i imparial, din punct de vedere juridic. n opinia noastr, problema principal
ns este c Arhivele sunt n situaia de a aciona la fel ca o instituie care atest fapte
actuale (ca un notariat, de pild), i nu ine cont de dimensiunea istoric, temporal, a
actelor deinute.

n primul rnd, Codul de procedur civil precizeaz la art. 304 faptul c este nelegal
o hotrre prin care daca instana a acordat mai mult dect s-a cerut, ori ceea ce nu s-a
cerut. Nu vedem nici un motiv pentru care aceeai argumentaie nu poate fi folosit n
cazul unei solicitri adresat unei instituii cum este cea a Arhivelor. Acest lucru
presupune c cel care rezolv cererea trebuie s se limiteze cu strictee la obiectul
cererii formulate de petent. Desigur, dac un anumit act conine i prevederi care
afecteaz sensul pasajului care se refer la petent, ele trebuie reproduse. Dar dac
anularea sensului respectivului act se produce printr-un alt act, ulterior? Dac se
gsete actul contrar bine, dac nu, nu; i, de altfel, nu ar putea elibera mai multe acte
autentice (cu nr de nregistrare, tampile etc.) pe o singur cerere. O astfel de
situaie, nu tocmai rar, nu afecteaz cu nimic corectitudinea serviciului AN, care
rspunde la o solicitare. Dar acest lucru nu este neles ntotdeauna de administraie
sau de puterea judectoreasc care consider, de multe ori, actele emise de Arhive, ca
fiind actele reflectnd adevrul ultim. Considerm de aceea c o menine precum c
documentul eliberat reflect situaia la un moment dat, iar Arhivele Naionale nu
garanteaz faptul c situaia reflectat de document este situaia definitiv ar atrage
atenia asupra relativitii informaiilor din document i ar obliga la o cercetare
aprofundat, menit a stabili situaia real. ntr-un cadru ideal, un rspuns din partea
specialistului nu trebuie s se ncheie n momentul depistrii documentului, ci dup
determinarea contextului. Aceasta ar bloca ns complet activitatea Arhivelor, care
abia fac fa identificri actelor. Pe de alt parte, sunt numeroase cazurile n care
arhivele au fost pstrate fragmentar iar cursul complet al aciunii s nu mai poat fi
reconstituit. De aici ncolo, este problema justiiei. Arhivistul nu trebuie s se
substituie instanelor, dar n opinia noastr, are obligaia de a atrage atenia asupra
limitelor de interpretare a documentelor emise de Arhive.

n al doilea rnd, se consider c documentele emise de Arhive au aceeai valoare

probatorie ca i documentele dup care ele sunt ntocmite. Dar care este valoarea
probatorie a actelor de pe care sunt ntocmite copiile, extrasele i certificatele? Exist
acte autentice, dar i acte sub semntur privat. n cazul prezentat mai sus al
refugiailor, este evident c, juridic vorbind, sunt mai autentice actele petenilor dect
cele dup care au fost ntocmite extrasele eliberate de Arhive. ns n virtutea aceleiai
stri de acefalie impus arhivitilor, acetia nu au voie s fac nici un fel de
consideraii asupra valorii probatorii a documentelor pstrate. Dar din moment ce
Arhivele certific un fapt, cte persoane vor solicita verificarea autenticitii actului
 9

iniial? Iat de ce considerm necesar realizarea unei descrieri diplomatice

minimale a actului surs (dac este semnat, dac este tampilat, dac este complet
etc.), care s atenioneze beneficiarul acelui act despre poteniala afectare a
autenticitii. n acelai sens, este de remarcat faptul c arhivistul este cel care are (sau
ar trebui s aib) cea mai bun perspectiv asupra contextului administrativ n care
actul respectiv a fost emis. Exist documente care vor avea aparena de autenticitate
legal, n sensul c vor prezenta un anumit formalism juridic. Prima ntrebare care se
ridic este: aceste aparene sunt suficiente ca, peste 100 de ani, s probeze fapte
juridice? De unde vom ti care erau acele proceduri, cu 100 de ani n urm, care
confereau autentificate informaiilor i actelor? Parcurgnd seria de acte din perioada
respectiv, arhivistul tie (teoretic, subliniem) care erau funcionarii care semnau
actele, care era procedura specific epocii, deci ar putea atesta respectarea
procedurilor administrative de form i coninut ale unui anumit act.

Legat de riscul legalizrii unor acte ndoielnice, nu s-a insistat ndeajuns asupra
puterii uriae pe care o au Arhivele Naionale. Practic, instituia poate transforma un
fals n act autentic prin simpla plasare a unui document n fondul arhivistic potrivit, de
ctre un angajat corupt. Dac o instan, de pild, cerceteaz ani ntregi probe,
expertize etc. nainte de a da un verdict, Arhivele Naionale, printr-o tampil aplicat,
poate rsturna toate aceste aciuni, n virtutea actului autentic. Din acest punct de
vedere, considerm c ar trebui s ne aplecm cu mai mare atenie asupra
instrumentelor i metodelor de eviden, nu doar ca o perspectiv general arhivistic,
ct ca o abordare gestionar-juridic. Ar trebui acordat o atenie major la preluarea
documentelor de la creatori, la documentarea fiecrei operaiuni fcute asupra
fondurilor preluate fr eviden sau a re-prelucrrilor, care modific uniti
arhivistice sau inventare originale. Arhivele trebuie s fie pstrtori impariali, dar
aceast imparialitate trebuie dovedit. Din acest punct de vedere, considerm c
orice instrument de eviden al creatorului, care poate fi folosit efectiv, ar trebui s fie
considerat de valoare arhivistic permanent i s fie reper n prelucrarea arhivistic
(de pild, registrul de intrare-ieire). Principiul provenienei capt aici o importana
mult mai mare dect simpla schem de ordonare a u.a., deoarece un dosar certificat de
creator este dovada neinterveniei arhivistului i l absolv pe acesta de poteniale
suspiciuni de fraud.

n final, atragem atenia asupra riscului de frustrare a unor ceteni de drepturile pe

care le au datorit incompetenei administraiei care a ntocmit la un moment dat nite
acte. n acest moment, principiul custodiei nentrerupte nu este unul funcional n
Romnia, nici arhivistic, nici juridic. Acest principiu susine c pentru ca un act s i
pstreze nealterata valoarea de mrturie (juridic, informaional etc.) el trebuie s se
afle sub o continu eviden n cadrul unui sistem de arhivare. De pild, cercetnd
arhiva unei ntreprinderi interbelice, cel care va avea contact cu documentele unei
organizaii, arhivist sau utilizator obinuit, va gsi acte. Unele nu vor avea form
autentic, dar prezena lor n contextul documentar al creatorului ofer premisa de
autenticitate informaional, de consemnare a lor n cadrul respectivei organizaii, la
momentul ntocmirii documentului. Se poate presupune c prezenta actelor n arhiv
este sinonim cu asumarea de ctre organizaie a autenticitii informaiilor, n msura
n care se poate dovedi c documentele au fost create, folosite i pstrate n cadrul
organizaional iniial. n msura n care Arhivele pot proba prin acte faptul c fondul
arhivistic deinut a fost preluat pe baz de evidene de la creator sau de la un deintor
care pstra acele documente n virtutea unui titlu juridic valid, se poate prezuma c
 10

documentele existente n fondul arhivistic respectiv sunt autentice, din punct de

vedere al informaiilor i ar trebui luate n considerare la reconstituirea faptelor
trecute. La fel cum contextul documentar ar trebui s conteze n judecarea valorii unor
acte pstrate. Evidena documentelor la creatori trece aadar de la simplul stadiu de
urmrire a existenei unui document la cel de garant al prezenei, pstrrii i folosirii
unui anume document, i, prin aceast, la atestarea prezenei sale n context
instituional i, n perspectiv temporal, la autentificarea lui arhivistic.

Concluzia ultim a acestui material, ns, este aceea c orice creator care nu acord
arhivelor importan, risc n viitor s nu poat face dovada propriilor drepturi. Din
punct de vedere instituional, lucrurile sunt cu att mai grave pentru Statul romn,
care, teoretic, trebuie s i apere drepturile. Arhivele Naionale, privind i din
perspectiva proiectului noii legi a Arhivelor, trebuie s asigure aprarea acestor
drepturi. Or, intervenia lipsit de vlag a Arhivelor Naionale n sancionarea
situaiilor de distrugere sau de neprelucrare a arhivelor la creatori va duce n final la
afectarea drepturilor Statului, a cetenilor, cei care bugeteaz, prin contribuia lor, i
activitatea instituiei noastre.