BENGKEL MOTOR HAYASHA

REQUEST FOR PROPOSAL

(RFP)

PROYEK:
PENGADAAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN BENGKEL
MOTOR
UNTUK BENGKEL MOTOR HAYASHA

Oktober 2017
 KATA PENGANTAR

Bengkel Motor Hayasha adalah bengkel motor yang melayani perbaikan

pada motor yang bermasalah, servis motor, hingga pembelian suku cadang. Bengkel
ini terletak di desa Sumberpoh Kecamatan Maron Kabupaten Probolinggo. Bengkel
ini buka pada hari senin hingga hari sabtu dimulai pukul 08.00 WIB hingga pukul
16.00 WIB. Banyak pelanggan yang senang menyerahkan permasalahan tentang
motor kepada Bengkel Hayasha karena Bengkal Hayasha dinilai unggul dengan
pemilik yang sudah berpengalaman bekerja di bengkel di Negara Jepang.

Probolinggo, Oktober 2017

Penulis
DAFTAR ISI

1. Latar Belakang ................................................................................ 1

2. Lingkup Permasalahan ..................................................................... 2
3. Tujuan dan Sasaran .......................................................................... 3
4. Spesifikasi Kebutuhan ..................................................................... 4
5. Jadwal Kegiatan ............................................................................... 5
6. Kerangka Acuan Pembuatan Proposal ............................................. 6
7. Kriteria Penilaian Proposal .............................................................. 7
8. Tata Cara dan Jadwal Penyampaian Proposal ................................. 8
9. Lokasi Pekerjaan .............................................................................. 9
10. Ketentuan Umum ............................................................................. 10

LAMPIRAN ............................................................................................ qq
1. LATAR BELAKANG

Sebagai salah satu bengkel motor yang unggul di daerahnya, Bengkel

Motor Hayasha ingin meningkatkan kualitas untuk menunjang keefektifan
pekerjaan admin dan customer service bengkel, maka pemilik dari Bengkel Motor
Hayasha menyusun request for proposal untuk pengadaan sistem informasi
pelayanan pelanggan. Sistem informasi ini akan diterapkan untuk melayani
pelanggan yang akan melakukan servis motor maupun akan membeli onderdil
secara online.
Semoga dengan adanya request for proposal ini dapat menjadi gambaran
untuk pengembang sistem informasi yang sesuai.

2. LINGKUP PERMASALAHAN

Sebagai salah satu bengkel motor yang melayani keluhan pelanggan

tentang motor, servis motor, dan penjualan suku cadang, Bengkel Motor Hayasha
memiliki pegawai yang menjabat sebagai admin dan customer service. Dimana
tugas admin adalah mengelola keluar masuk data barang di bengkel, sedangkan
customer service melayani pemesanan nomer antrian ketika ada pelanggan yang
akan datang ke bengkel untuk menservis motor maupun pelanggan yang akan
membeli onderdil secara online. Dalam kedua tugas pegawai tersebut masih
menggunakan cara tradisional dengan mencatat di buku dan pelanggan masih
mengantri apabila akan servis motor. Oleh sebab itu dibutuhkan adanya pengadaan
Sistem Informasi Pelayanan Bengkel Motor Hayasha yang diharapkan dapat
mempermudah dan mempercepat tugas dari karyawan tersebut. Selain itu adanya
sistem informasi tersebut juga dapat mengelola dan melindungi data dengan baik.

3. TUJUAN DAN SASARAN

TUJUAN:
1) Dapat mempermudah pelanggan untuk melakukan servis motor.
2) Dapat mempermudah pelanggan dalam pembelian onderdil secara online.
3) Mempermudah admin dalam pendataan keluar masuk barang di bengkel.
4) Memberi keamanan pada data bengkel.

SASARAN:
1) Meminimalisir terjadinya antri servis.
2) Memudahkan pelanggan saat akan membeli onderdil secara online.
3) Pendataan keluar masuk barang lebih akurat.
4) Keamanan data bengkel lebih terjaga.
4. SPESIFIKASI KEBUTUHAN

Sistem ini diharapkan dapat memberikan kemudahan kepada para

pelanggan dengan cara memesan antrian secara online tanpa harus mengunjungi
bengkel dengan tahapan pelanggan harus mendaftarkan motor dan mengisikan
identitas diri. Kemudian masuk ke dalam sistem untuk memilih jenis layanan apa
yang diinginkan.
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem informasi yang akan
dikembangkan ini :
1. Sistem dapat mendaftarkan pelanggan yang ingin menjadi anggota.
2. Sistem dapat menyediakan informasi persediaan suku cadang yang ada secara
detail, cepat, dan efektif.
3. Sistem harus dapat mempermudah pelanggan maupun anggota dalam proses
pencarian suku cadang.
4. Sistem harus dapat mempermudah pelangan maupun anggota dalam proses
pembelian suku cadang.
5. Sistem dapat menyediakan informasi jadwal atau waktu kapan saja yang
longgar bagi pelanggan maupun anggota untuk melakukan servis.
6. Sistem mampu memberitahukan tanggal berapa harus dilakukan servis berkala.
7. Sistem dapat merekap data transaksi keluar masuk barang dan layanan servis.

5. JADWAL KEGIATAN

Berikut adalah jadwal mengenai proses seleksi Pengadaan Sistem Informasi

Pelayanan Bengkel Motor Untuk Bengkel Motor Hayasha:
No. Uraian Jadwal Pelaksanaan
1. Bengkel Motor Hayasha 23 Oktober 2017
mengumumkan kepada calon
pengembang sistem informasi
mengenai akan diadakannya seleksi
untuk pengadaan sistem informasi
pelayanan pelanggan bengkel motor
untuk Bengkel Motor Hayasha.
2. Pihak Bengkel Motor Hayasha 26 Oktober 2017
memaparkan tentang keseluruhan
Request For Proposal (RFP) kepada
pengembang sistem infomasi yang
berminat.
3. Pihak pengembang sistem informasi 10 Desember 2017
menyerahkan proposal persetujuan
dan proposal mengenai sistem
informasi kepada Bengkel Motor
Hayasha.
4. Pengumuman tentang pegembang 20 Januari 2018
sistem informasi yang terpilih oleh
pihak Bengkel Motor Hayasha yang
akan melakukan pengadaan sistem
 informasi Pelayanan Pelanggan
Bengkel Motor.
5. Pelaksanaan pekerjaan oleh 1 Februari 2018
pengembang sistem informasi.

6. KERANGKA ACUAN PEMBUATAN PROPOSAL

Isi proposal wajib mengikuti kerangka sebagai berikut:

1. Pendahuluan
Berisikan latar belakang dan alasan yang mendasar mengapa dibuatkannya
Sistem Informasi Pelayanan Pelanggan Bengkel Motor Untuk Bengkel
Motor Hayasha.
2. Metodologi
Menjelaskan tentang metode, pengumpulan informasi, dan implementasi
dalam pembuatan sistem informasi.
3. Spesifikasi Teknis Aplikasi
Mendeskripsikan tentang Sistem Informasi dari mulai spesifikasi platform
OS hingga perancangan sistemnya.
4. Penutup

7. KRITERIA PENILAIAN PROPOSAL

Adapun kriteria penilaian proposal didasari:
1. Kejelasan tujuan proposal.
2. Kelengkapan kerangkan proposal.
3. Kemudahan untuk dipahamai.
4. Relevan dengan RFP.

8. TATA CARA DAN JADWAL PENYAMPAIAN PROPOSAL

Berikut adalah tata cara dan jadwal penyampaian proposal:

1) Proposal dibuat rangkap 3.
2) Proposal dijilid dengan mika dan cover berwarna biru.
3) Proposal dikirimkan ke Jl. Raya Sumberpoh No.05 RT 6 RW 1, Kecamatan
Maron, Kabupaten Probolinggo.
4) Proposal dapat dikirim pada tanggal 10 15 Desember 2017.
5) Penyampaian proposal pada tanggal 17 Desember 2017.

9. LOKASI PEKERJAAN
Lokasi untuk pengerjaan sistem informasi ini yaitu di Bengkel Motor
Hayasha untuk penginstalan beberapa komponen penyusun sistem informasi
yang dibutuhkan.

10. KETENTUAN UMUM