FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIN AL CIUDADANO

Fecha
Nombre del Proceso: SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO MECI Y SGC (PSG) 14/09/2017
Seguimiento:
Responsable del Proceso: Gerencia General y Representante de la Direccin Versin: PSG - 01
Elaborar y adoptar una estrategia para el manejo de una poltica de seguimiento y control
del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, dando prioridad a cuatro aspectos
fundamentales como son: el mapa de riesgos de corrupcin y las medidas para controlarlos
Objetivo del Proceso: y evitarlos, las medidas anti trmites, la rendicin de cuentas y los mecanismos para Cdigo: PSG-FR-07.51
mejorar la atencin al ciudadano con el fin de fortalecer y dar cumplimiento a los objetivos
institucionales de la Empresa y generando las acciones de mejora respectivas, para dar un
mejor cumplimiento al plan anticorrupcin de la empresa.
Fecha
Vigencia AO 2017 31/01/2017
Publicacin:

COMPONENTE 1: GESTIN DEL RIESGO DE CORRUPCIN

Subcomponente Actividades Actividades Cumplidas % de Avance Responsables y

Programadas Observaciones
Subcomponente /proceso 1 Revisar y Actualizar la En Enero del 2017 se 100% Gerente y Asesor de
Poltica de Administracin Poltica de Administracin
procedi con la revisin y Control Interno.
de Riesgos de Corrupcin de Riesgos de Corrupcin.actualizacin de la Poltica
de Administracin de Publicada en la pgina web
Revisar y Actualizar el Riesgos de corrupcin, se de la Empresa.
Plan Anticorrupcin y de actualiza el mapa de
Atencin del Ciudadano. riesgos de la empresa,
donde se refuerza el
contexto estratgico de los
posibles actos de

Subcomponente /proceso 2 Revisar y Actualizar el
Construccin del Mapa de Mapa de Riesgos de
Riesgos de Corrupcin Corrupcin de acuerdo a la
metodologa de contexto
estratgico, identificacin,
valoracin, calificacin, y
control de los riesgos con el
Gerente.
Realizar la priorizacin de momento que lo requiera.
riesgos para la
construccin del Mapa de
Riesgos de Corrupcin de .
la Empresa.
Subcomponente /proceso 3 Divulgar y Socializar con
Consulta y divulgacin los servidores y la
ciudadana el Mapa de
Riegos de Corrupcin en el
comit de control interno y
con los lderes de los
procesos y a travs de la
pgina web de la Empresa.
corrupcin, que puedan 100%
suceder, se generan los Gerente.
respectivos controles, para Gerente.
el posterior seguimiento Acompaamiento de la
desde la gerencia y la Asesor de Control Interno.
asesora de control interno.
Se realiz en el mes de 100% Gerente y Asesor de
abril, la respectiva revisin Control Interno.
del mapa de riesgos,
utilizando las metodologas
existentes, se refuerzan las
polticas, para que sea un
mapa mejor valorado y
sean aplicadas las
acciones respectivas en el
El Mapa de Riegos de 90% Gerente y Asesor de
Corrupcin fue divulgado a Control Interno.
travs de la pgina web de Se debe socializar y
la Empresa. Se revis la retroalimentar en el Comit
informacin, respectiva con de Control Interno con los
el mapa de riesgos se respectivos funcionarios.
constata, que se utiliza la
metodologa adecuada, y
se hace la valoracin
respectiva de los posibles
actos corrupcin que se
pueden tipificar en los
procesos ms inherentes,
 que se encuentran dentro
de la operatividad de la
empresa de servicios
pblicos del municipio de
Betulia-Antioquia.

Subcomponente /proceso 4 Mantener actualizados y Actividad programada a 90% Lderes de los Procesos.
Monitoreo o revisin revisados los riesgos departir del mes de junio del
cada proceso de la 2017 y en adelante por Acompaamiento de la
Empresa con el fin de parte de los Lderes de los Asesor de Control Interno.
prevenir su materializacin
Procesos y el Comit de
y en tal sentido los Lderes
Control Interno. El mapa de
de los Procesos y el Comit
riesgos se encuentra
de Control Interno debenactualizado y no se ha
realizar el monitoreo o visualizado,la actualizacin
revisin al Mapa de del mapa de riesgos ya que
Riesgos de Corrupcin. el contexto estratgico que
se encuentra generado por
la entidad, se encuentra
acorde a la realidad de los
procesos de la empresa.
Subcomponente /proceso 5 Realizar seguimiento al El primer seguimiento es 100% Asesor de Control Interno.
Seguimiento Mapa de Riesgos de con corte a Abril 30 de Formato de seguimiento
corrupcin. acuerdo a la normatividad y publicado en la pgina web
se realiz en forma de la Empresa.
oportuna por parte del
asesor de control interno se
hizo la transversalidad, con
los elementos del
MECI1000-2014, dando a
si un Junio cumplimiento al
Mapa de riesgos de la
entidad.
 COMPONENTE 2: ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES

Subcomponente Actividades Actividades Cumplidas % de Avance Responsables y

Programadas Observaciones
Subcomponente /proceso 1 Realizar un inventario de Este inventario de trmites 90% Lderes de los Procesos.
Identificacin de trmites trmites de los procesos de de los procesos debe estar
la Empresa elaborado entre los meses
de agosto a octubre del
2017. Se est realizando
respectiva actualizacin en
Escoger los trmites para la pgina del SUIT, y poder Gerente y Lderes de los
ser elaborados en los tener un aproximado de los Procesos.
formatos del DAFP trmites que se encuentran
racionalizados. Por parte
Enviar los trmites de la empresa. Gerente.
seleccionados al Sistema
nico de Informacin de Se debe realizar entre los
Trmites (SUIT) para que meses de septiembre a
sean registrados. noviembre del 2017.

Se debe realizar entre los

meses de julio a
septiembre del 2017.

Se viene actualizando los

tramites, en la plataforma,
se cuenta con el
compromiso del
direccionamiento
estratgico de la empresa
para dar cumplimiento con
este requerimiento y
 actualizacin de la
plataforma de informacin.

Subcomponente/proceso 2 Realizar la priorizacin de Actividad programada a 80% Gerente y Lderes de los

Priorizacin de trmites trmites, identificar los partir del mes de Procesos
factores internos y externos Septiembre del 2017, se
que afectan el trmite y que ara el seguimiento de las
permiten establecer respectivas plataformas de
criterios de intervencin la entidad donde se
para la mejora del mismo. manejan tramites,
seguimiento a las PQRS,
para dar cuenta de la
funcionalidad de los
mismos con los clientes
que tiene la empresa.

Se est realizando la
actualizacin, de las
plataformas de
informacin. Se hace
seguimiento desde la
gerencia a las PQRS,
generadas, se cumplen
los tiempos estipulados en
la normatividad.
Subcomponente/proceso 3 Implementar acciones Actividad programada a 80% Gerente y Lderes de los
Racionalizacin de trmites efectivas que permitan partir del mes de Enero del Procesos
mejorar la racionalizacin 2017 y en adelante.
de trmites a travs de la
reduccin de costos,
requisitos y tiempos en Se viene adelantando la
beneficio de los usuarios o actualizacin de trmites y
suscriptores de la plataformas de informacin
Empresa. para tener una mejor
 correlacin con los
Fortalecer y generar el usuarios de la empresa. 80% Gerente General y
uso de correos Representante de la Alta
electrnicos, internet y Direccin.
pginas web en la
Empresa.

Revisin e 60% Gerente y Lderes de los

implementacin de Procesos
sistemas de gestin de Se debe realizar entre los
comunicacin que facilite la meses de Junio a Junio del
relacin de los usuarios o 2017
suscriptores de la
Empresa.

Se debe realizar entre los

meses de Abril a Junio del
2017

Se han venido mejorando

los canales de informacin
por medio la utilizacin de
las redes sociales y dems
medios de comunicacin
que se han utilizado desde
la gerencia de la entidad en
pro de una mejor
comunicacin con los
clientes externos de la
empresa.
Subcomponente/proceso 4 Permitir que la Empresa Actividad programada a 80% Gerente
Interoperabilidad: pueda compartir partir del mes de
informacin entre las
 entidades estatales y Septiembre del 2017 en
privadas que ejerzan adelante
funciones pblicas a travs
de medios fsicos o
tecnolgicos.

Contar con la cadena de 60% Gerente

trmites en la cual la
Empresa actualice en la Se debe realizar entre los
pgina web los trmites meses de Octubre a
que deben realizarse Diciembre del 2017
previamente de manera
obligatoria. La empresa rinde la
informacin y
requerimientos generados
por los entes de control y
dems instancias que lo
requieran

COMPONENTE 3: RENDICIN DE CUENTAS

Subcomponente /proceso 1 Realizar un Anlisis del Se inici desde enero del 100% Gerente y Secretaria
Informacin de calidad y en Estado de la Rendicin de 2017 y continuaran durante General
lenguaje comprensible Cuentas de la Empresa, todo el ao. Lderes de los Procesos
revisando el proceso de
gestin de informacin y
comunicacin.
 Establecer unos criterios Se inici desde enero del 100% Gerente y Secretaria
que garantice informacin 2017 y continuaran durante General
de calidad y en lenguaje todo el ao. Lderes de los Procesos
comprensible.

Determinar los diferentes Se inici desde enero del 100% Gerente y Secretaria
canales de informacin y 2017 y continuaran durante General
comunicacin que sern todo el ao. Lderes de los procesos
usados en la rendicin de
cuentas.

Divulgar informacin a Se inici desde enero del 100% Gerente y Secretaria

travs de los diferentes 2017 y continuaran durante General
medios seleccionados todo el ao. Lderes de los Procesos
sobre la gestin adelantada
para los diferentes grupos
de inters.
Subcomponente /proceso 2 Promover en la Empresa Estas actividades se 70% Gerente y Secretaria
Dilogo de doble va con la un buen uso de las redes comenzaran a realizar General
ciudadana y sus sociales como mecanismo entre los meses de julio y Lderes de los Procesos
organizaciones de dilogo permanente con agosto del 2017.
la comunidad y los
usuarios.

60% Gerente y Secretaria

Definir e implementar Estas actividades se General
mecanismos de dilogo comenzaran a realizar Lderes de los Procesos
con la comunidad y los entre los meses de Octubre
usuarios a travs de a Diciembre del 2017,
reuniones informativas en existen mecanismos de
la zona urbana del dialogo y se han realizado
Municipio y a travs de sus actividades con la
organizaciones. comunidad, donde se han
socializado actividades,
 programas que se han
generado en la empresa,
con impacto a la
comunidad del municipio
de betulia-antioquia.

Subcomponente /proceso 3 Capacitar a los servidores Estas actividades se 70% Gerente

Incentivos para motivar la pblicos y los usuarios de comenzaran a realizar a
cultura de la rendicin y la Empresa en el tema de partir de junio del 2017.
peticin de cuentas rendicin y peticin de Se han realizado
cuentas. capacitaciones enfocadas
a las necesidades de las
reas administrativas y
operativas, se ha
direccionado la
comunicacin asertiva, los
equipos efectivos de
trabajo.

Subcomponente /proceso 4 Llevar a cabo encuestas Estas actividades se 40% Gerente y Auxiliar
Evaluacin y de evaluacin y comenzaran a realizar Administrativa
retroalimentacin a la retroalimentacin frente a entre los meses de Octubre
gestin institucional la gestin institucional. a Diciembre del 2017
Gerente y Secretaria
Implementar canales de Estas actividades se 100% General
informacin y comenzaran a realizar a Lderes de los Procesos
comunicacin facilitando la partir de junio del 2017.
retroalimentacin y mejora
de la rendicin de cuentas Se tiene estipulado el
para los diferentes grupos procedimiento se est
de inters. recopilando la informacin
de lo ejecutado a la fecha.
 COMPONENTE 4: SERVICIO AL CIUDADANO

Subcomponente /proceso 1 Diagnosticar el estado Estas actividades se 60% Comit de Control Interno y
Estructura administrativa y actual de la prestacin de comenzaran a realizar a Lderes de los Procesos
Direccionamiento servicio y atencin al partir de junio del 2017 en
estratgico ciudadano en la Empresa e adelante, inicialmente
implementar mejoras en la realizar y socializar el
prestacin de servicios y diagnstico e implementar
atencin al ciudadano los planes de
mejoramiento.

Se tienen diseados, las

encuestas de percepcin,
falta mayor aplicacin con
los clientes y dems
entidades que puedan
requerir informacin o
algn servicio de la
empresa de servicios
pblicos.
Subcomponente /proceso 2 Realizar boletines Algunas de estas 100% Gerente
Fortalecimiento de los informativos, utilizar la actividades se iniciaron
canales de atencin prensa, el perifoneo, la desde enero del 2017 y
pgina Web, las redes continuaran durante todo el
sociales, las carteleras, los ao.
afiches, los pendones, los
volantes, los programas
radiales y los dems
canales de informacin y
comunicacin al usuario
con el propsito de
fortalecer los canales de
atencin al ciudadano.

Realizar encuestas Estas actividades se 50% Gerente y Auxiliar

anuales de percepcin a realizaran entre los meses Administrativa
los ciudadanos respecto a de octubre a diciembre del
la calidad del servicio 2017.
ofrecido por la Empresa.

Promover los derechos y Algunas de estas 100% Gerente y Auxiliar

deberes de los usuarios, actividades se iniciaron Administrativa
por los diferentes canales desde enero del 2017 y
de informacin y continuaran durante todo el
comunicacin (boletines ao.
informativos, prensa,
perifoneo, pgina Web, Se viene socializando los
redes sociales, carteleras, derechos de los usuarios,
afiches, pendones, en las visitas que se hace
volantes y los programas a los distintos barrios del
radiales). municipio de betulia-
antioquia
Hacer seguimiento 100% Gerente y Auxiliar
mensual de la oportunidad Administrativa
en atencin de Peticiones,
Quejas, Reclamos y
Recursos PQRR.
Algunas de estas
Implementar sistemas de actividades se iniciaron 100% Gerente y Auxiliar
informacin que faciliten la desde Enero del 2017 y Administrativa
gestin y trazabilidad de los continuaran durante todo el
ao
 requerimientos de los
ciudadanos. Se cuenta con los buzones
de PQRR facilitando la 90% Gerente
gestin y trazabilidad de los
requerimientos de los
ciudadanos.

Se tiene la pgina WEB de

la Empresa y se podr
realizar las PQRR por parte 100% Gerente y Auxiliar
de los usuarios, entre los Administrativa
meses de Octubre a
Diciembre del 2017.

Existe una oficina de

atencin al usuario que
recibe las PQRR mediante
un formato y le hace el
debido seguimiento de
acuerdo con la
normatividad vigente.
Subcomponente /proceso 3 Definir e implementar el Estas actividades se 80% Gerencia
Talento humano Plan Institucional de comenzaran a realizar a
Capacitacin con temas de partir de junio del 2017. Se
inters para todos temas cuenta con dicho plan y se
relacionados con sus han realizado actividades
funciones o rea de trabajo, enfocadas a la
incluyendo servicio al capacitacin de los
ciudadano. funcionarios de la entidad
basados en las Gerente y Auxiliar
necesidades de la Administrativa
empresa.
 Establecer e Implementar 70% Gerencia
una campaa institucional Estas actividades se
de cultura de servicio para comenzaran a realizar a
la atencin al ciudadano. partir de junio del 2017.

Definir e Implementar el Estas actividades se

Plan de bienestar social e comenzaran a realizar a 70%
incentivos elaborados de partir de junio del 2017.
manera participativa con Se cuenta con el plan de
los servidores de la bienestar laboral, hace falta
Empresa, incentivando el mayor aplicacin de las
servicio al ciudadano. actividades estipuladas en
el mismo .

Subcomponente /proceso 4 Revisar, actualizar e Estas actividades se 100% Gerente General y Lder del
Normativo y procedimental implementar el comenzaran a realizar a Proceso.
procedimiento de partir de junio del 2017. Acompaamiento de la
Peticiones, Quejas, Asesor de Control Interno.
Reclamos y Recursos
PQRR como proceso de
apoyo de la Empresa.

Capacitar a los servidores Estas actividades se 100%

pblicos de la Empresa en comenzaran a realizar a Gerencia y Asesor de
el procedimiento de partir de junio del 2017. Control Interno.
 Peticiones, Quejas,
Reclamos y Recursos.

Revisar y Garantizar el Estas actividades se 100% Gerencia y Auxiliar

cumplimiento de la poltica comenzaran a realizar a Administrativa
de proteccin de datos en partir de junio del 2017.
la atencin y prestacin de
servicios al ciudadano. Se realiz la actividad,
conforme lo dice la
normatividad vigente en el
tema

Subcomponente /proceso 5 Actualizar la base de datos Estas actividades se 50% Gerente y Auxiliar
Relacionamiento con el de los grupos de inters, realizaran entre los meses Administrativa
ciudadano usuarios o suscriptores. de junio a agosto del 2017.

Publicar y disponer para Se cuentan con las

consulta y encuestas, falta el anlisis 40% Gerente y Auxiliar
retroalimentacin con la de las mismas y la Administrativa
ciudadana los resultados socializacin de los
de las encuestas de la posteriores resultados.
atencin al ciudadano.
 COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

Subcomponente /proceso 1 Tener publicada en la Se inici desde enero del 100% Gerencia y Secretaria
Lineamientos de pgina web de la Empresa 2017 y continuaran durante General
Transparencia Activa la informacin mnima todo el ao.
exigida en la normatividad.

Subcomponente /proceso 2 Responder las solicitudes Se inici desde enero del 100% Gerencia y Secretaria
Lineamientos de de acceso a la informacin 2017 y continuaran durante General
Transparencia Pasiva en los trminos todo el ao.
establecidos en la
normatividad vigente.

Revisar el nivel de Se inici desde enero del 100% Gerencia y Secretaria

gratuidad en la disposicin 2017 y continuaran durante General
de informacin solicitada todo el ao.
por la ciudadana y darla a
conocer entre ella.

Subcomponente /proceso 3 Revisar, actualizar e Estas actividades se 80% Gerente y Secretaria

Elaboracin de los Implementar el comenzaran a realizar a General
Instrumentos de Gestin de procedimiento de partir de junio del 2017. Se Acompaamiento de la
la Informacin. procedimiento de Gestin est realizando la Asesor de Control Interno.
documental, incluyendo: actualizacin de las tablas
El registro o inventario de de retencin de la entidad,
activos de Informacin. adems de la aplicacin de
El esquema de publicacin la ley 594 del 2000, hasta
de informacin. poder constituir el plan
El programa de gestin de institucional de archivo
la informacin PINAR.
El plan institucional de
archivo PINAR
 El ndice de Informacin
Clasificada y reservada.
Subcomponente /proceso 4 Fortalecer los medios de Se inici desde Enero del 100% Gerente y Secretaria
Criterio diferencial de comunicacin e 2017 y continuaran durante General
accesibilidad informacin en la Empresa todo el ao.
para ofrecer alternativas de
accesibilidad a la
informacin para los
diferentes grupos tnicos o
culturales y las personas en
situacin de discapacidad.

Subcomponente /proceso 5 Estructurar informes de Estas actividades se 70% Lderes de los Procesos y
Subcomponente 5 solicitudes del acceso a la comenzaran a realizar a Representante de la Alta
Monitoreo del Acceso a la informacin pblica que partir de junio del 2017. Direccin
Informacin Pblica incluya: Nro. de solicitudes
recibidas, tiempos de Se est en proceso, de
respuesta y Nro. de actualizacin de las
solicitudes denegadas. plataformas de informacin
de la entidad. Y poder tener
a si una mayor correlacin
con los usuarios de la
entidad.

Lderes de los Procesos y

Continuar con los Estas actividades se 100% Representante de la Alta
informes y respuestas a las comenzaran a realizar a Direccin
solicitudes de entes de partir de junio del 2017.
control y ciudana en
general , relacionada con Asesor de Control Interno
acceso a informacin
pblica
 Sensibilizar a los lderes Estas actividades se 60%
de los procesos sobre la comenzaran a realizar a
importancia de la lucha partir de junio del 2017.
contra la corrupcin y
realizar las actas Falta mayor sensibilizacin
correspondientes. de las acciones y adems
socializacin sobre la
importancia de las medidas
anticorrupcin, generadas
en el plan adoptado por la
empresa.

PREPARADO POR: APROBADO POR: FIRMA:

Asesor de Control Interno. Gerente Empresas Pblicas de Betulia S.A. E.S.P.
_____________________________