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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

MANUAL EXCEL
BASICO
2010

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

TABLA DE CONTENIDO

1. INICIO DEL EXCEL ....................................................................................... 5


1.1 Cinta de opciones ......................................................................................... 5
1.2 Barra de acceso rpido ................................................................................. 6
1.3 Estructura de una hoja de clculo................................................................... 7
1.4 vista backstage ............................................................................................ 8
1.5 Movimientos del cursor ................................................................................. 9
16 Formato de una celda .................................................................................. 11
1.7 Borrado De Celdas ..................................................................................... 13
1.8 Operaciones Con Archivos ........................................................................... 15

2. FRMULAS EN EXCEL ................................................................................. 18


2.1 Estructura De Una Frmula ......................................................................... 18
2.2 Funciones Elementales ................................................................................ 18
2.3 Formatos De Celda ..................................................................................... 20
2.4 Colores De Relleno Y Bordes ........................................................................ 22
2.4 Formatos Numricos ................................................................................... 23
2.4.1 Formatos Rpidos .................................................................................... 23
2.4.2 Categoras .............................................................................................. 24
2.5 Clculos Con Porcentajes ............................................................................ 27
2.6 Operaciones De Edicin............................................................................... 28
2.6.1 Cortar, Copiar Y Pegar ............................................................................. 28
2.7 Deshacer-Rehacer ...................................................................................... 29
2.8 Eliminar Y Borrar ........................................................................................ 30
2.9 Insertar Filas, Columnas Y Hojas .................................................................. 30
2.10 Buscar Y Reemplazar ................................................................................ 31
2.11 Ajustar Texto Automticamente ................................................................. 32
2.12 Comandos De La Ficha Vista ...................................................................... 32
2.12.1 Ver Varias Hojas Simultneamente .......................................................... 33
2.13 Complementos ......................................................................................... 34
2.13.1 ESTILOS ............................................................................................... 34

3. IMPRESIN DE HOJAS DE CLCULO ........................................................... 37


3.1. Configuracin de Pgina. ............................................................................. 38
3.1.1. Pgina: en este caso los elementos configurables son: ................................. 40
3.1.1.1. Orientacin .......................................................................................... 40
3.1.1.2. Escala ................................................................................................. 40
3.1.1.3. Tamao de papel y calidad de impresin ................................................. 41
3.1.2. Mrgenes De La Pgina ............................................................................ 41
3.1.3. Encabezamiento / Pie De Pgina ............................................................... 42
3.1.4. Hoja (Impresin De Los Datos) ................................................................. 43
3.1.4.1. rea de impresin ................................................................................ 43
3.1.4.2. Imprimir ttulos .................................................................................... 44
3.1.4.3. Imprimir.............................................................................................. 44
3.1.4.4. Orden de las pginas ............................................................................ 44

4. RANGOS Y TABLAS ..................................................................................... 45


4.1 Operaciones Con Rangos ............................................................................. 45

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4.1.1 Copia De Un Rango.................................................................................. 45
4.1.2 Borrado De Un Rango .............................................................................. 47
4.1.3 Rellenar Un Rango ................................................................................... 48
4.1.4 Mover Un Rango...................................................................................... 49
4.2 Alto Y Ancho De Celda ................................................................................ 49
4.3 Operaciones Con Filas Y Columnas ............................................................... 49
4.3.1 Insertar ................................................................................................. 49
4.3.2 Eliminar ................................................................................................. 51
4.3.3 OCULTAR ............................................................................................... 51
4.3.4 Mostrar .................................................................................................. 52
4.4 Estructura Adecuada De Una Tabla ............................................................... 52
4.5 Insertar Tabla ............................................................................................ 54

5. GRFICOS .................................................................................................. 59
5.1 Insertar Grficos ........................................................................................ 59
5.2 Opciones Del Grfico .................................................................................. 60
5.3 Herramientas de grficos ............................................................................ 61
5.3.1 Mover el grfico ...................................................................................... 61
5.3.2 Acceso a los distintos objetos del grfico .................................................... 61
5.4 Tipos Particulares De Grficos ...................................................................... 64
5.4.1 Grficos Circulares................................................................................... 64
5.4.2 Grficos En Columnas .............................................................................. 65
5.4.3 Columnas con varias series de datos .......................................................... 66
5.4.4 Grficos Lineales ..................................................................................... 68
5.4.5 Grficos De Dispersin ............................................................................. 70
5.4.6 Complementos ........................................................................................ 73
5.4.6.1 Pictogramas ......................................................................................... 73
5.4.6.2 Lneas De Tendencia ............................................................................. 76

6. FUNCIONES MATEMTICAS, TRIGONOMTRICAS Y ESTADSTICAS ........... 79


6.1. Funcin Entero........................................................................................... 79
6.2. Funcin Redondear ..................................................................................... 79
6.3. Funcin SumaProducto ............................................................................... 80
6.4. Funcin Max .............................................................................................. 82
6.5. Funcin Min ............................................................................................... 83
6.6. Funcin Contar .......................................................................................... 84
6.7. Funcin Contara ......................................................................................... 84
6.8. Funcin Promedio....................................................................................... 85
6.9. Funcin Moda ............................................................................................ 86

7. ORDENAR DATOS ....................................................................................... 87


7.1. Ordenar texto ............................................................................................ 87
7.2. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ........................................ 88
7.3. Ordenar por ms de una columna o fila......................................................... 92
7.4. Ordenar filas ............................................................................................. 96

8. FILTROS .................................................................................................... 99
8.1. Autofiltro .................................................................................................. 99
8.2. Crear criterios.......................................................................................... 103
8.3. Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos ...................... 104
8.4. Filtrar por seleccin .................................................................................. 107

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9. AUDITORIA .............................................................................................. 110

10. FORMULARIOS ....................................................................................... 114

11. EDITAR IMGENES ................................................................................ 117


11.1. Insertar Imgenes desde Archivo ............................................................. 117
11.2. Insertar Imgenes Prediseadas .............................................................. 120

12. TABLAS DINMICAS .............................................................................. 123


12.1. Como crear una Tabla Dinmica ............................................................... 124
12.2. Grafico Dinmico .................................................................................... 135

13. PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO ...... 139


13.1. Mover la barra de herramientas de acceso rpido ....................................... 139
13.2. Adicionar Icono ...................................................................................... 139
13.3. Eliminar Icono........................................................................................ 141

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1. INICIO DEL EXCEL

Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio, basta con que hagas un doble
clic sobre l para iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio Programas Microsoft
Office Microsoft Excel 2010. Obtendrs una ventana con un contenido similar al
de la imagen.

1.1 Cinta de opciones

En Office 2010 se ha conservado la Cinta de opciones, que es la zona superior de la


pantalla en la que estn alojados multitud de botones y opciones. Esta cinta cambia su
contenido a voluntad del usuario o automticamente. Esos contenidos reciben el
nombre de Fichas, y contienen los comandos alojados en rectngulos llamados
Grupos. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir o disear
una pgina). Algunas fichas o barras de herramientas slo se muestran cuando es
necesario, como la barra Herramientas de imagen que slo se abre cuando se
selecciona una imagen.

En la parte inferior de cada grupo puede aparecer un pequeo botn con la imagen de
una flecha. La llamaremos flecha del grupo correspondiente.

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La ficha ms importante es la de Inicio. Observa los grupos que contiene:

Portapapeles Fuente Alineacin Nmero Estilos Celdas Modificar.


Algunos grupos, como Fuente o Prrafo contienen una pequea flecha abajo a la
izquierda para acceder a las ventanas clsicas que se abran en la versin 2003.
Ve sealando las cabeceras de la cinta de opciones Inicio, Insertar, Diseo de
pgina, etc. para que vayas encontrando todos los comandos en su nueva ubicacin.
Tambin se pueden cambiar con la rueda del ratn

1.2 Barra de acceso rpido

En la parte superior de la pantalla puedes ver la Barra de acceso rpido, en la que se


sitan algunos de los comandos que se usan con ms frecuencia: Guardar, Deshacer,
Libro nuevo,

Esta barra se puede personalizar. Para ello puedes pulsar sobre la pequea flecha de
su derecha y abrir el catlogo de comando que puedes incorporar. Si no estn los que
te interesan puedes elegir Ms comandos

Otra caracterstica de esta versin es que se ha aumentado el contenido de los mens


desplegables obtenidos con el botn derecho. Ahora, adems de los usuales aparece

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una pequea ventana con las operaciones de formato ms frecuentes: fuentes,
decimales, porcentajes, etc.

Si tienes la costumbre de acceder a los mens con el teclado en lugar de usar el ratn,
tambin puedes lograrlo ahora. Pulsa la tecla Alt y aparecern arriba las teclas que te
dan acceso a las distintas fichas.

En la imagen puedes observar las teclas que permiten acceder con Alt a las distintas
fichas y comandos. Despus se puede anular el acceso pulsando de nuevo la tecla Alt.
La cinta de opciones se puede personalizar, cambiando el orden y los contenidos de los
grupos, pero no lo desarrollaremos aqu. Con el botn derecho pulsado sobre la cinta
se puede elegir esa opcin.

1.3 Estructura de una hoja de clculo

Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas estn
rotuladas con nmeros desde 1 hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000
columnas) con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y as
hasta la ltima columna que se nombra con las letras XFD.

Cada celda se nombra mediante su fila y columna. As por ejemplo la celda B4 ser la
situada en la fila 4 y columna B.
Los rtulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la
parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un
rtulo se Gua de Excel 2010 Primeros pasos Antonio Roldn 5

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seleccionar toda la columna o fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la
interseccin del rtulo de su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina superior
izquierda del rea de trabajo se seleccionar toda la hoja.
Un libro de Excel en realidad se compone de varias hojas. Seala las distintas pestaas
que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para
verlas todas.

En esta versin 2010 se puede cambiar


el color de las pestaas que poseen las
hojas en la parte inferior. Seala una
pestaa, pulsa el botn derecho del
ratn y pide Color de etiqueta. En la
imagen puedes ver cmo quedan.

Recorre cualquier hoja mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical),


con las teclas de AvPg. y RePg. o con las cuatro teclas de flecha de cursor.
Aprende tambin a sealar directamente cualquier celda con el ratn.
Si pulsas simultneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegars a los
lmites de la hoja, la fila 1.048.576 y la columna XFD.

1.4 vista backstage

El botn de Office ha sido sustituido por la entrada Archivo, que abre la Vista
backstage, a la que podemos traducir por interioridades o tramoya, porque
contiene todas las operaciones que no actan sobre el rea de trabajo.

Entre ellas estn las opciones de Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir...), y otras
como
Reciente: Aloja la lista de los libros abiertos recientemente.
Informacin: Contiene los permisos, propiedades del libro, modificaciones, autor
Guardar y enviar: Es una ampliacin del antiguo Enviar. Gua de Excel 2010 Primeros
pasos Antonio Roldn 6

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Ayuda: Se ha ampliado con informaciones de versiones, activacin, actualizaciones y
otros
Opciones de Excel: Contiene tantas opciones que es imposible explicarlas aqu. Se
recomienda no entrar en esta opcin salvo que se domine el tema.

1.5 Movimientos del cursor

CON EL RATN
El cursor se desplaza a la celda que seale el ratn al pulsar el botn izquierdo.
Tambin con el ratn se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento
horizontal o vertical.

CON EL TECLADO
Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, adems de las
usuales de flecha de cursor y RePg o AvPg, etc. son las siguientes:

Combinacin de teclas
Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.
Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del rea de datos.
Inicio Seala a la primera columna A de la fila actual.
Ctrl+Izquierda Salta a la columna ms a la izquierda del bloque actual.
Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y
Ctrl+Abajo
Ctrl+AvPg Salta a la hoja anterior de la tabla.
Ctrl+RePg Salta a la hoja siguiente de la tabla. El resto de combinaciones de teclas
figuran en la Ayuda de Excel.

VISTAS

Podemos alejar o acercar la visin del rea de trabajo. Para ello se dispone de la ficha
Vista que contiene el Zoom adems de otras opciones que iremos estudiando ms
adelante.

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Mucho ms rpido es el desplazador de zoom que est situado en la parte inferior


derecha de la pantalla:

Como todos los de su clase, permite aumentos y disminuciones paso a paso con los
signos + y de los extremos o moviendo el cursor.

CELDA ACTIVA

Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el


cursor. Con esta operacin se convertir en la celda activa, es decir la que constituye
el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarn activas,
aunque no se podrn editar una por una.

Observa la Barra de frmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la


celda figura a la izquierda y su contenido en el centro, en la llamada lnea de entrada
de frmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y pulsa Intro. Leers
entonces en esa lnea de frmulas lo que has escrito.

Una celda puede contener


Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no interpreta como cantidades:
Factura, Compras 2004, etc.
Un nmero: Dentro de esta categora estn los nmeros propiamente dichos, los
porcentajes y las fechas.

Una frmula: Es una expresin que indica la operacin que hay que efectuar en esa
celda: =4+E3, =SUMA(A2:B4), etc.
Adems, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra,
colores, alineacin o bordes que cambian el aspecto de cada celda.
Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su frmula. El valor es el resultado
de aplicar una frmula. Por ejemplo, si una celda contiene la frmula =2+2, su valor
ser 4.

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REFERENCIA DE UNA CELDA

Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las dems.
Es un smbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que
pertenece y unos nmeros coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.
Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o
rellenado de rangos el programa supone que al mover unas celdas, tambin se han de
mover las referencias contenidas en las frmulas. As, si en la celda N7 est contenida
la frmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su frmula se ver tambin
arrastrada a A7*34. Los datos sufrirn el mismo movimiento que la celda que los
contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algn dato que contenga,
escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo
$. Hay tres modalidades:
Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
Tipo $B32: slo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
Tipo B$32: se alterar la columna y permanecer la fila.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, adems de escribir manualmente el
signo $, basta pulsar la tecla F4 al escribirla. Con una primera pulsacin se cambiar al
tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones ir cambiando a A$32 y a $A32.
Tambin podemos referirnos a una celda mediante un nombre asignado por nosotros.
Lo vers ms adelante.
Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de
esta seguido de un signo de admiracin, antes de escribir la referencia propiamente
dicha. Por ejemplo Hoja1!D$2

16 Formato de una celda

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de


opciones que constituyen su forma de presentacin en pantalla y que no
afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al abrir la ficha
Inicio

A los formatos de celda tambin se accede pulsando con el botn derecho y


eligiendo Formato de celdas en el men contextual que se obtiene.
En el cuadro de dilogo correspondiente podemos acceder a opciones muy potentes, que se
irn explicando ms adelante. Por ahora slo se describirn las pestaas:

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FUENTE
No necesita explicacin particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros
de eleccin de fuentes en Windows. Los aspectos de tamao, fuente, color, efectos,
etc. son de comprensin fcil.

BORDES
Tambin es muy simple cambiar los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo
ms importante de resear es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a
toda un rea, si est seleccionada y no slo a una celda. Los conceptos de bordes
predeterminados, estilo de lneas, colores de lneas y sombras, etc. se explican por s
solos.

RELLENO
En esta pestaa puedes rellenar el fondo de cada celda. No contiene opciones tan
potentes como otros programas de Office, pero basta con la gama que ofrece. Se
desaconseja el uso de tramas, porque pueden hacer confusa la lectura de los datos.

ALINEACIN
Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una
celda respecto a su contorno cambiando numerosos parmetros, como: la alineacin
horizontal, la vertical, inclinacin del texto, la distancia a la cuadrcula. Para
comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con algn texto concreto.

PROTEGER
Las celdas de una hoja de clculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su
contenido por una distraccin. Con esta opcin se pueden activar o dejar en blanco
cada una de dos opciones: Protegido u Ocultar. Esta operacin se har por separado
en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarn para entrada o

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modificacin de datos. La proteccin slo ser efectiva si despus se protege todo el
documento con el comando Herramientas Proteger...

NMEROS
Las opciones de formato numrico tambin son muy variadas:
Categora: Se puede expresar un nmero como fecha y hora, moneda, formato
general, etc. Al elegir cada categora se abren las opciones particulares de la misma:
nmero de decimales, formatos de fecha, unidades de moneda, etc.

FORMATO PERSONALIZADO
Para operaciones elementales no hay que alterar el cdigo que figure en este campo.
No obstante, hay casos, como en las unidades fsicas, en los que desearemos aadir
smbolos como w, Km. o . Para ello aadiremos el smbolo \ detrs del formato
estndar (u otro cualquiera que figure como cdigo) y a continuacin el smbolo
deseado: #.##0.00\, estndar\Km., etc.

Tambin se puede aadir texto usando comillas dobles, como en estndar botes de
pintura
Para ms detalles hay que consultar el apartado Cdigos de formato numrico de la
ayuda de Excel.

BOTONES DE FORMATO
La mayora de las veces usars mejor los botones directos, tanto de la ficha de Inicio
como del men contextual.

Slo para operaciones ms potentes abrirs la ventana de formatos.

1.7 Borrado De Celdas

Debemos distinguir entre borrar celdas o borrar contenidos.

En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El


programa solicita informacin sobre cules sern esas celdas que reemplazan a las
eliminadas. Esta operacin se ejecuta mediante el botn Eliminar de la fecha de Inicio

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Te da a elegir entre eliminar celdas,


filas o columnas completas. Hay que
tener cuidado al elegir las opciones
posteriores de cmo se desplazan las
celdas vecinas

En el segundo caso, se debe concretar


si se borra todo, o slo formatos,
comentarios, etc. Esta operacin se
ejecuta mediante la tecla Supr (para
borrar contenidos) o con el botn
Borrar que est a la derecha de
Eliminar y despus se concreta si se
desea Borrar todo o slo algn
elemento.

EDICIN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA

Para cambiar el contenido de una celda debes seleccionarla previamente (convertirla


en la celda activa). A continuacin escribe, sin ms, el nuevo contenido, si slo deseas
sustituir el antiguo, o bien pulsa con el ratn sobre la lnea de frmulas de la parte
superior y corrige lo que desees. Termina de corregir con la tecla Intro (o Entrar).
Tambin se puede corregir una celda pulsando sobre ella con doble clic. Observa el
efecto que se produce.
Recuerda los tres procedimientos:
Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo escrito
Pulsar sobre la lnea de entrada para activarla y corregir lo escrito
Efectuar un doble clic sobre la celda activa

Si seleccionas varias celdas a la vez (se puede hacer manteniendo pulsada la tecla Ctrl
mientras las sealas) y al finalizar de escribir en la ltima pulsas CTRL+INTRO, se
rellenarn todas con el mismo valor.

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1.8 Operaciones Con Archivos

La gestin de archivos ha pasado a la ficha del mismo nombre

Los comandos clsicos siguen apareciendo en ella:

Nuevo Permite crear un documento nuevo y elegir su tipo en el submen


correspondiente a travs del uso de las plantillas.

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Abrir Abre un documento ya creado

Cerrar Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay


datos nuevos no guardados, avisar para guardar el modelo antes de cerrarlo.

Guardar
Guarda la informacin del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo
nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre l y
modificarlo. Guardar como
Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser
guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado an un nombre a un
trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente.
Ha aumentado el catlogo de formatos de archivo incorporados. Los ms importantes
son:
Libro de Excel: Lo leen Excel 2007 y 2010
Libro Excel 97-2003 para ser ledo por versiones anteriores de Excel
Texto: Convierte la hoja en texto puro. Es til para copiar a otras herramientas de
edicin o clculo.
PDF y OpenDocument: Lo guarda en estos dos estndares que son ahora muy
populares.
Pgina web: Construye una versin en HTML para Internet

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Imprimir
Obtiene una copia impresa del rea de datos actual.

Guardar y enviar
Enva el documento como correo, lo guarda en la Web o en

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2. FRMULAS EN EXCEL

2.1 Estructura De Una Frmula

Las frmulas en Excel se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y


/ como operadores bsicos, junto al smbolo ^ para las potencias y el uso de
parntesis para indicar prioridad. Estas operaciones se efectan sobre:

Nmeros: =34+23^3
Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)
Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12

Tambin se admiten operadores de comparacin: <, >, >=, pero su uso puede ser
complicado.
Si no se usan los parntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las
potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y
la resta.
Toda frmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Excel interprete que
es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan frmulas hay que distinguir
entre ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. As si se escribe
=20+30, el resultado ser 50, que es lo que veremos en la hoja.

2.2 Funciones Elementales

Las funciones de Excel son palabras clave que producen un clculo determinado. Las
ms populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI,

Slo se usan como parte de una frmula, por lo que han de ir siempre precedidas del
signo =.

Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actan, escritos entre
parntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:

=SUMA(C4:D12) Esta funcin sumara todos los nmeros comprendidos entre la


celda C4 y la D12. Aqu SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento.

=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los
parntesis.

=RAIZ(9) Devolvera un 3, que es la raz cuadrada de 9.

=PROMEDIO(C4:G18) encuentra la media aritmtica de todos los nmeros


contenidos en las celdas comprendidas entre C4 y G18.

Cuando no se recuerda la palabra clave de una funcin, se acude al botn fx, situado
junto a la lnea de edicin,

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y se abrir un catlogo de funciones para que elijas la que deseas.

Si recuerdas el nombre de la funcin puedes irlo escribiendo y aparecer una lista de


autocompletado. En la imagen se reflejan las opciones que apareceran si comienzas a
escribir una D.

Si localizas la funcin que deseas,


puedes sealarla y pulsar la tecla TAB
para que se incorpore a la frmula.

AUTOSUMA
Las funciones SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX y MIN se pueden insertar
fcilmente con el botn , situado a la derecha de la ficha Inicio.

Se suele seleccionar la celda inferior al y si de fila, a la derecha. Estas son las


rango que deseas sumar, contar o funciones ms usadas en Excel, por lo
cualquier otra funcin, y pulsar el botn que debes practicar bastante con el
(o la flechita pequea que est a su botn hasta que lo domines.
derecha para elegir la funcin). Si no
eliges ninguna, efectuar la suma. A
veces tendrs que guiar su
funcionamiento seleccionando el rango
previamente. Si este tiene estructura
de columna, la suma se situar debajo,

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2.3 Formatos De Celda

Formatos De Fuente Y Alineacin

La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A
continuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando
el resto a tu experimentacin.

Seala con el ratn una celda en cualquier modelo. Observa la zona de Formatos en la
ficha de Inicio, los grupos Fuente, Alineacin, etc.:

Obtenemos las siguientes informaciones: es un texto en la fuente de letra Calibri,


tamao de 11 puntos y modalidad normal, sin negrita o cursiva. Adems figuran
rellenos, color de texto, alineacin etc.

Cambia ahora las caractersticas de esta celda a tu gusto. Para eso puedes seguir
usando la ficha Inicio, en la que dispones, a la izquierda, de todas las opciones de
Fuente, Bordes, Relleno, etc.
Puedes tambin cambiar el tipo de letra, el tamao y convertirla en negrita,
subrayada, etc.

Un poco ms a la derecha, en el grupo Alineacin se cambia a izquierda o derecha


o centro. Tambin se puede concretar la alineacin vertical o la inclinacin. Puedes
localizar los botones: Arriba a la izquierda estn los que concretan la alineacin
vertical. A su lado el correspondiente a la inclinacin.

En la parte de abajo se encuentran los


tres de alineacin izquierda, centro y

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derecha, y a su lado los de aumentar o
disminuir sangra. Experimenta con
todos ellos.

Ms a la derecha se encuentra la opcin de Ajustar texto, para permitir saltos de


lnea dentro de la misma celda, y la de Combinar y centrar celdas, que convierte en
una sola celda todas las celdas adyacentes que estn seleccionadas. Ambas opciones
se explican ms adelante.

Si prefieres usar ventanas parecidas a las de anteriores versiones, brelas mediante


las flechas de grupo.

Reconocers las opciones que aparecan en versiones anteriores.

A los formatos de celda tambin se Debes acostumbrarte desde ahora a


accede pulsando con el botn derecho esta tcnica. Cuando no tengas claro
y eligiendo Formato de celdas... en el qu hacer con un objeto (celda,
men contextual que obtienes. imagen, grfico, etc.) pulsa sobre l
con el botn derecho y elige una de las

21
DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
opciones que te ofrece el men
contextual. En esta versin se han
enriquecido mucho.

2.4 Colores De Relleno Y Bordes

Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un
grupo de celdas.

Cambio de fondo

Para lograrlo selecciona un rango de celdas y usa el botn de relleno de color

Si usas la flecha de grupo abrirs el catlogo de colores, en el que se puede seguir


profundizando para elegir Ms colores e incluso personificarlos dando las
componentes RGB

Cambio de borde

Los bordes tambin son sencillos de quitar o poner:

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Usa el botn que se sita a la izquierda del anterior

Usa tambin la flecha de grupo y obtendrs todas las modalidades y comandos de


bordes.

Experimenta con varias celdas asignando los distintos bordes que figuran en el men
desplegable o los de la ventana de bordes.
Ten en cuenta que son aditivos. Si eliges borde inferior y borde superior se dibujan
ambos. La opcin de Dibujar borde es muy efectista, pero te puedes confundir con
facilidad.

2.4 Formatos Numricos

2.4.1 Formatos Rpidos

En todos los modelos que consultes vers que puede haber celdas en las que los
nmeros se presentan con un decimal y sin embargo en otras hay dos. Igualmente,

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unas estarn expresadas en euros y otras en porcentaje. Existirn celdas que expresen
fechas y horas, e incluso smbolos especiales, como 34 km/h.

Aprenderemos a continuacin cmo se cambian los formatos de los nmeros. Elige una
celda que contenga un nmero. Abre la ficha de Inicio.

En la parte central puedes ver el grupo de botones de los formatos numricos.

Para aumentarle el nmero de decimales elige el penltimo botn de abajo. Cada


pulsacin aadir un decimal. El botn situado a su derecha disminuir un decimal.

Experimenta con los dos para ver el efecto.


El botn central activa el punto de los miles.

El situado a su izquierda convierte el nmero de la celda en porcentaje. Hay que


advertir que el verdadero valor almacenado es el tanto por uno. Por tanto, si se
multiplica una celda por otra en forma de porcentaje, se calcula automticamente el
porcentaje de la primera celda sin tener que dividir entre 100. Ms adelante
explicaremos los clculos con porcentajes.
Por ltimo, el primer botn permite un cambio rpido de moneda.

2.4.2 Categoras

La lista desplegable situada sobre los botones permite elegir la categora de formato.
Explicaremos algunas:

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Opciones: puedes fijar las siguientes, segn la categora:

General
No se fija un formato numrico especfico, y se deja a Excel que elija el ms adecuado.

Nmero
Posee las propiedades vistas en anteriores prrafos: nmero de decimales y separador
de miles. Si abres la ventana clsica con el botn derecho o con la flecha del grupo, se
abrir para ofrecerte otra opcin, y es la forma de presentar los nmeros negativos,
que es muy til en modelos de tipo financiero, para distinguir el efectivo de las deudas.

Moneda
Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegir segn la
regin geogrfica que est definida en tu equipo. Si abres la ventana clsica (con la
flecha del grupo Nmero) podrs elegir otras monedas.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Fecha

Tienes la posibilidad de elegir fecha corta (numrica) y fecha larga, con


palabras como mircoles o Enero. Ms adelante ampliaremos el tema del formato de
fecha, y tambin la categora hora.

Porcentaje, fraccin y cientfica


El primero ya est explicado. La fraccin debers manejarla con cuidado, porque
redondea. La notacin cientfica es la usual del tipo 1,26E+12

Texto
Convierte el nmero en texto sin valor de clculo.

Personalizada
Esta categora no est visible en la lista, pero la puedes usar abriendo el cuadro de
formatos con el botn derecho.

Para aadir una palabra, unidad o smbolo a una cantidad numrica debes alterar su
cdigo. Para ello elige la categora de Personalizada y busca un tipo de formato en la
lista de tipos, por ejemplo Estndar, o 0,00. Escribe la palabra que deseas que figure
en la celda detrs del nmero, por ejemplo cm. Adela al cdigo entre dos comillas:
Estndar "cm." En la imagen se ha definido el formato en km/h.

En los modelos de Fsica o Qumica es muy til aadir las unidades de las magnitudes
al cdigo estndar: g/l, m/s, newton, etc.

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En sesiones posteriores se ampliarn algunas ideas sobre formatos.

Pincel de formato

Es el botn situado debajo de las opciones Cortar y Copiar de la ficha Inicio.


Para usarlo selecciona una celda, pulsa sobre ese botn para que cree un pincel, y con
l recorres las celdas sobre las que quieres copiar el formato.
Si pulsas con doble clic tendrs activo el pincel hasta que pulses de nuevo.

2.5 Clculos Con Porcentajes

El formato de porcentaje merece un estudio especial, porque presenta el problema de


usar en realidad el tanto por uno, y no el tanto por ciento. As, el 23%, para Excel es el
nmero 0,23, aunque se escriba de la otra forma 23%. Este detalle dificulta el
aprendizaje al principio.

Escritura de un porcentaje

Para insertar un porcentaje en una celda la forma ms simple es la de escribir el tanto


por ciento y despus el signo %. Hay que tener en cuenta que si escribimos 12% la
cantidad que se guarda es 0,12, y no 12.
Tambin se puede escribir el 12 y despus pulsar sobre el botn de porcentaje, con los
mismos efectos. Puede ocurrir que la celda ya tenga formato de porcentaje, con lo que
la conversin se har de forma automtica.

Clculo del porcentaje

Si deseamos aplicar a una cantidad un porcentaje que est escrito con el formato
correcto, bastar multiplicar la cantidad por el porcentaje.
Observa este clculo: Halla el 15% de 34.000

Ahora estudia las frmulas que se han usado:


El porcentaje se ha guardado como 0,15 y el resultado es un simple producto de la
celda de la cantidad por la del porcentaje:

Aumento o disminucin

Para aumentar en un porcentaje una cantidad, bastar con multiplicarla por la celda
del porcentaje aumentada en una unidad. As, para aumentar un 33% hay que
multiplicar por 1,33. Si, por ejemplo, el porcentaje se ha escrito en la celda B3 y la
cantidad en la B2, el aumento se escribira como =B2*(1+B3), con parntesis.

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Para disminuir usaremos la resta. En el ejemplo anterior la frmula =B2*(1-B3)
disminuira la cantidad en un 33%.

Comparacin como porcentaje

Si el total de una factura, 23.550 , se encuentra en una celda, pongamos la C9 y una


partida de la factura, por ejemplo el material, 9.345 , se ha escrito en la celda C8,
para saber qu tanto por ciento del total representa el material, bastar dividir C8/C9
y despus asignar al cociente el formato de porcentaje. Observa el clculo de la
imagen e intenta reproducirlo:

2.6 Operaciones De Edicin

Estas operaciones son fundamentales para crear libros de Excel de forma rpida. Las
usars a diario.

2.6.1 Cortar, Copiar Y Pegar

Las operaciones bsicas de edicin de Cortar, Copiar y Pegar las tienes implementadas
en la parte izquierda de la ficha Inicio. No hay que explicar su funcionamiento, que es
idntico al de otros programas. S debes saber que para seleccionar las celdas que
desees copiar o cortar debers mover el ratn con el botn izquierdo pulsado.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Si pulsas sobre la flechita situada debajo de Pegar obtendrs las opciones de Pegado
Especial. En esta versin se usan iconos, lo que oscurece un poco su significado. Deja
el ratn sobre cada uno de ellos hasta que obtengas la etiqueta explicativa.

Una opcin muy interesante es la de Pegar Valores, que no copia las frmulas y as
evita a veces confusiones.
Puedes tambin pegar como imagen (busca su botn en la fila inferior), con lo que
pierdes toda la informacin matemtica, pero te puede interesar si usas esa posibilidad
en Word o PowerPoint.

Hay opciones que no aparecen como botn, como la de Transponer, que al pegar
intercambia las filas con las columnas. Si deseas acceder a ella o a otra cualquiera que
no encuentres, pulsa sobre la frase Pegado especial que figura en la parte baja de la
ventana de botones, y obtendrs las opciones que faltan

Observa que Transponer y Saltar blancos figuran en la parte inferior de la ventana.

2.7 Deshacer-Rehacer

Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface, puedes acudir
al botn correspondiente de la Barra de acceso rpido (la ms alta de la pantalla) que
te permite Deshacer, para que el programa no tenga en cuenta el ltimo cambio. Si
no lo vieras, con la flecha situada al final a la derecha puedes personalizar la barra e

incorporarlo.

Puedes usar tambin la combinacin de teclas Ctrl+Z.

Si tambin cambias de opinin en esto y no quieres deshacer, con Edicin Rehacer

(Ctrl+Y) vuelves a efectuar el cambio.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Practica con varios cambios de formato y despus acudes alternativamente a los dos
comandos para ver su efecto.

2.8 Eliminar Y Borrar

Debes distinguir bien estas dos rdenes.

Eliminar est situado en la parte derecha de la ficha de Inicio. Quita de la hoja todas
las celdas seleccionadas, y otras ocupan su lugar. Si has seleccionado toda una fila o
varias pinchando sobre su nmero, todo lo sta contenga desaparecer de la hoja, y
las dems se movern para tapar el hueco. Igual ocurrir con grupos de columnas.

El botn correspondiente permite, con el uso de la flecha que contiene, elegir qu se


desea eliminar. Es una orden peligrosa.

Borrar (botn goma de borrar


situado a la derecha del anterior) no
elimina la celda, pero borrar todo su
contenido (el mismo efecto que con la
tecla Supr), los formatos, los
comentarios, etc. sala tambin con
cuidado.
Tambin tienes un botn con flecha
para elegir qu deseas borrar: todo,
formato, contenido o comentarios.

2.9 Insertar Filas, Columnas Y Hojas

Estos otros comandos estn situados en la misma zona derecha de la ficha de Inicio.
Se accede a ellos por el botn Insertar. Como en los anteriores, dispones de varias
posibilidades:

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Celdas: No es muy aconsejable, pues
se puede desorganizar todo tu esquema
de clculo. Experimenta con l.
Filas y columnas: Se insertan tantas
como se hayan seleccionado. Puede ser
algo premioso. Selecciona previamente
el lugar (celda, fila o columna) donde
deseas insertar.

Hoja: La ltima opcin del botn Insertar se refiere a una hoja completa. Te aade
una hoja delante de la actual, con un nombre automtico. Si quieres cambiarlo, pulsa
con el botn derecho del ratn sobre su pestaa y pide Cambiar nombre.
Observa, y esto es nuevo en la versin 2010, que puedes cambiar el color de las
etiquetas de hoja.

2.10 Buscar Y Reemplazar

Esta operacin es muy til si deseas


buscar un dato en muchas celdas o
corregir cualquier texto o nmero
errneo.

Debes comenzar con seleccionar en qu celdas se busca, aunque si no lo haces lo


nico que ocurrir es que buscar en toda la hoja. Despus eliges en el botn Buscar
y Seleccionar a la derecha de la ficha Inicio, la opcin de Buscar o bien la de
Reemplazar. Con ambas accedes a una ventana con dos pestaas en la que eliges si
slo quieres localizar un dato (o parte del mismo) o bien reemplazarlo por otro. En la
imagen se ha elegido Reemplazar el dato de 16% por 17%. Puedes cambiar
fragmentos de palabras o nmeros.

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2.11 Ajustar Texto Automticamente

En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un prrafo con saltos
de lnea, como ocurre en la siguiente imagen

Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada, abrir la ficha de Inicio y pulsar
sobre el botn Ajustar texto.

Si una vez que ests escribiendo un texto deseas activar el salto de lnea, puedes usar
la combinacin de teclas Alt-Intro

2.12 Comandos De La Ficha Vista

Mediante esta ficha de opciones puedes decidir cmo deseas ver la hoja en la que
ests trabajando.

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De las primeras opciones, es aconsejable que por ahora elijas slo Normal, para no
confundirte. Algunas de las otras las veremos ms adelante.
A continuacin se te permite ocultar o mostrar los distintos elementos, como las lneas
de cuadrcula, los ttulos, etc. esto estaba antes algo escondido en Herramientas
Opciones

Puedes practicar habilitando unas u otras hasta que el entorno de trabajo te satisfaga.
Del resto de posibilidades la ms interesante es el Zoom, que te permite acercar o
alejar la visin de las celdas. En realidad, es mucho ms prctico acudir al desplazador
que figura en la parte baja de la pantalla, en la Barra de Estado

Su funcionamiento es muy simple: Usa el signo + para acercar la visin de la celdas, el


signo para alejar y el desplazador para lograr un zoom continuo.

2.12.1 Ver Varias Hojas Simultneamente

En la misma ficha Vista tienes la opcin de Nueva ventana. Con ella puedes
conseguir ver dos o ms hojas de forma simultnea. Acude despus al botn
Organizar todo para elegir entre Mosaico, Vertical, Cascada y otros. En la imagen se
han situado dos hojas en mosaico

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2.13 Complementos

2.13.1 ESTILOS

Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya combinacin te agrade,


puedes convertirlas en estilos, que son estructuras formadas por fuentes, tipos de
alineacin, bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez en una misma
celda, y que se guardan con tu modelo. Tambin existen estilos ya diseados, que
puedes usar para tus documentos de Hoja de Clculo. Comenzaremos con estos
ltimos

Aplicar Un Estilo

En la ficha Inicio dispones del grupo de estilos de celda. Con el botn Estilos de
celda accedes al catlogo de los mismos.

Puedes elegir estilo en el catlogo que se te ofrece. Basta seleccionar un rango o celda,
abrir el catlogo y sealar el estilo deseado.

Los estilos se pueden actualizar y modificar, y vers ms adelante que los puedes
crear. Para modificar un estilo, seleccinalo con el botn derecho, lo que te da acceso a
las opciones de Aplicar, Modificar, etc.

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Si eliges Modificar obtendrs la siguiente ventana:

Mediante el botn Aplicar formato puedes alterar las caractersticas del estilo.

Creacin de un estilo a partir de una seleccin

Desde el mismo catlogo puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que asignes a
una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que quieras:
fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un amarillo de
fondo, el ttulo est bien centrado y el tamao de la fuente es de 14 puntos.

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Si deseas crear un estilo, abre el catlogo de estilos de la ficha de Inicio y pulsa sobre
la opcin Nuevo estilo de celda (en la parte inferior de la ventana). Veras de
nuevo la ventana de Modificar estilos, le asignas un nombre, por ejemplo prueba, y
cambias, si as lo deseas, sus caracterstica con el botn Aplicar formato. A partir de
que aceptes los cambios, tu nuevo estilo se incorporar al catlogo.

Una observacin importante: el estilo que has creado slo te vale para el documento
con el que ests trabajando. Sin embargo, con la opcin de Combinar estilos, lo
puedes pasar a otros archivos.

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3. IMPRESIN DE HOJAS DE CLCULO

La impresin de tablas y grficos es una de las posibilidades ms interesantes de


Excel.

En este parte se darn unas indicaciones bsicas sobre la impresin de hojas de


clculo en general, sin considerar algn caso particular como la impresin de slo
grficos.

1. Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Archivo.

2. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin


de impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el
nmero de copias deseadas.

3. En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos


instalada en nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para
elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

4. Con el botn Propiedades de impresora podremos cambiar algunas


caractersticas de la impresora.

5. En el recuadro Imprimir hojas Activas, tendremos que indicar si deseamos


imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en
Desde donde inicia y hasta donde finaliza.

6. En el recuadro Orientacin vertical, podrs indicar si deseas cambiar la


orientacin de vertical a horizontal

7. En el recuadro A4, podrs indicar el tipo de papel a utilizar; si es carta; oficio u


otro tipo.

8. En el recuadro Mrgenes Personalizados, podrs indicar el tipo de mrgenes a


utilizar.

9. En el recuadro Sin Escalado, muestra diferentes opciones de impresin.

Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si


las quieres Intercaladas.

3.1. Configuracin de Pgina.

Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2010 nos permite modificar factores
que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin,
encabezados y pies de pgina, tamao del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar,


deberemos hacer clic en el botn Configurar pgina...

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho


cuadro consta de 4 fichas.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

A continuacin se presenta una breve descripcin de cada uno de los cuatro


formularios.

3.1.1. Pgina: en este caso los elementos configurables son:

3.1.1.1. Orientacin

Es posible seleccionar entre dos posiciones: la vertical (Vertical) y la horizontal


(Horizontal).

3.1.1.2. Escala

Mediante la opcin Ajustar al se aumenta o reduce el tamao de la hoja al porcentaje


que se especifique. Aparece tambin la opcin de ajustar el rea a imprimir a un
nmero especfico de pginas de alto por un nmero especfico de pginas de ancho.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
3.1.1.3. Tamao de papel y calidad de impresin

Las opciones disponibles dependern de la impresora instalada pudindose elegir las


dimensiones del papel a utilizar por ejemplo varios tipos de sobres, A3, A2, etiquetas...
y la calidad de la impresin.

3.1.2. Mrgenes De La Pgina

Independientemente de la orientacin de la pgina elegida en Pgina, Excel 2007


permite modificar los mrgenes que se desean para la hoja.

Se aconseja unos mrgenes mnimos de 7 Mm.(0,7 cm.) ya que muchas impresoras no


soportan cantidades inferiores.

Como norma general tanto el Encabezado como el Pie de Pgina deben ser inferiores a
los valores de margen superior e inferior respectivamente, ya que estos ltimos
delimitan el espacio donde insertar las celdas con la informacin. Las posiciones del
encabezado y del pie de pgina se refieren a la distancia desde el borde de la pgina, y
no desde el margen correspondiente. Otra forma bastante ms rpida y fcil de indicar
los mrgenes es a travs de la Vista Preliminar, donde es posible modificar estos

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
valores grficamente al pinchar con el ratn sobre la lnea discontinua y moverla segn
las necesidades.

Existe la opcin de centrado de la hoja disponible tanto para la posicin horizontal de


la hoja como para la vertical.

3.1.3. Encabezamiento / Pie De Pgina

Tanto el encabezado como el pie de pgina se utilizan para incluir informacin que se
desea aparezca en todas las pginas, tales como nmero de pgina, fecha, nombre del
documento, nombre del autor Excel 2007 ofrece un conjunto de opciones
predefinidas tanto para el pie de pgina como para el encabezamiento,
pero tambin permite personalizar estos valores.

Por defecto suele estar seleccionada la opcin ninguno. Para modificar alguno de los
valores se puede operar de dos formas, creando uno nuevo o usando uno anterior:

1. Para utilizar un encabezamiento o pie de pgina usado con anterioridad se abre el


desplegable y se selecciona el que se desee, dando Clic OK para finalizar.

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2. Para personalizarlos, se pulsa sobre Personalizar Encabezamiento... o Personalizar
pie de Pgina... apareciendo un cuadro de dilogo donde se puede introducir el texto
independientemente; en las partes derecha, central e izquierda del mismo.

3.1.4. Hoja (Impresin De Los Datos)

En la siguiente ventana se muestran las opciones correspondientes a la impresin de


los datos, es decir de las celdas. Aparecen 4 apartados: rea de impresin, imprimir
ttulos, imprimir y orden de las pginas.

3.1.4.1. rea de impresin

Permite especificar el rango de celdas que se desea imprimir. Se puede indicar


mediante teclado (por ejemplo B6:H29) o directamente con el ratn dando click sobre
el botn. El rea de impresin es posible indicarla tambin directamente desde la ficha
Diseo de Pagina seleccionando rea de Impresin del grupo configurar pagina; donde
aparecen las opciones establecer y anular el rea de impresin

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

3.1.4.2. Imprimir ttulos

Esta opcin se utiliza para que aparezca en todas y cada una de las pginas a imprimir
una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de la hoja de clculo.

Generalmente se desea repetir la fila y/o columna que contiene los ttulos. Utilizando
nuevamente el botn es posible indicar esta informacin por medio del ratn. Si se
teclea directamente hay que indicar el rango utilizando el smbolo $ precediendo el
nmero de las filas o las letras de las columnas (ejemplo $4:$5 para repetir siempre la
fila 4 y 5, $C:$D para indicar que se repetirn las columnas C y D).

3.1.4.3. Imprimir

De las varias opciones presentes cabe destacar Lneas de Divisin que permite realizar
la impresin utilizando los bordes de las celdas que tiene por defecto la hoja de
clculo.

Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del programa define sus propios
bordes de celdas.

3.1.4.4. Orden de las pginas

Indica el orden en que se va a realizar la impresin. Por defecto se realiza primero


hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha. En este primer caso la
pgina 2 ser el rea de impresin que est inmediatamente debajo de lo impreso en
la pgina 1. La otra opcin es imprimir primero hacia la derecha y luego hacia abajo.
Esta opcin produce que la pgina 2 sea el rea que se encuentra a la derecha de la
pgina nmero 1.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

4. RANGOS Y TABLAS

Los rangos y tablas en Excel son la base de los tipos de libros ms usados, como
listados, bases de datos, resmenes estadsticos, etc. En las ltimas versiones se ha
ido dando cada vez ms importancia a la gestin de tablas, acercando sus prestaciones
a las pequeas bases de datos

4.1 Operaciones Con Rangos

Llamaremos RANGO o rea, en una Hoja de Clculo, a un conjunto de celdas, de


forma rectangular, como las de la imagen, que representa los datos de unos
voluntarios. Lo normal es que un rango constituya un rectngulo de celdas, pero
tambin se pueden seleccionar dos o ms rectngulos no adyacentes.

La primera operacin bsica en un rango es seleccionarlo. Para ello se sita el ratn


sobre la celda superior izquierda y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el
botn izquierdo, hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual, pero se puede
trabajar entre otras dos esquinas opuestas.

Tambin puedes seleccionar con el teclado, sealando un vrtice o esquina del rango y
usando las teclas de flechas de cursor para ampliar la seleccin hasta el punto
opuesto, manteniendo pulsada la tecla de Maysculas.

4.1.1 Copia De Un Rango

Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de
Windows: Se seleccionan, se pide Copiar, se seala la celda de destino y se pide
Pegar. Como en otros programas, puedes usar para estas dos operaciones las
combinaciones de teclas Ctrl+C para copiar y Ctrl+V para pegar, adems de los
botones que aparezcan en la barra de herramientas.

Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las frmulas, si las
hay, las referencias cambian siguiendo el copiado de un rango.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Por ejemplo, supongamos un clculo del IVA situado en las primeras celdas de una
hoja

La cantidad bsica est situada en la celda C2, el IVA en la C3 y el total en la


siguiente. Si observamos las frmulas en la lnea de entrada veremos que la celda C3
contiene una frmula que se refiere a la C2, y en la C4 se suman C2+C3

Si ahora copiamos todo ese rango de clculo a otras celdas, los datos no cambian, pero
s las frmulas:

Excel, al copiar las frmulas ha cambiado su contenido =C2*0,18 y =C2+C3 para


adaptarlo a la nueva fila =C6*0,18 y =C6+C7. En realidad, lo que ha hecho es
interpretar la copia en sentido RELATIVO. Si en la fila 4 se sumaban "las dos celdas
de arriba", en la 8 tambin, slo que ahora son C6 y C7 las que antes eran C2 y C3.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Observa ahora esta otra forma de copiar una suma:

Aqu la afirmacin anterior de que las copias son relativas no nos sirve en este caso
para la celda $D$5, que permanece igual en las dos copias. La causa de esta
discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la referencia de una celda ante
los cambios: es una referencia ABSOLUTA.

Resumiendo:
Hay tres tipos de referencia de una celda:

Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la frmula cambia la referencia: D4, CC3,


A89,...

Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las copias: $D$2, $AB$6,...

Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios: $D9,
$AA2, F$34,... pero el resto no se protege.

4.1.2 Borrado De Un Rango

Para borrar un rango basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr. De esta forma se
borran los contenidos (datos y frmulas) pero no los formatos, como bordes, rellenos y
dems. Logras el mismo efecto si usas el botn derecho y pides Borrar contenido.
Si deseas concretar mejor debers acudir al grupo Modificar y usar el icono de la
goma de borrar. Si pulsas en la flecha te permitir borrar slo unos elementos:
formatos, contenidos, comentarios, etc.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
4.1.3 Rellenar Un Rango

Se puede arrastrar una frmula a lo largo de una fila o columna o, lo que es lo


mismo, rellenar toda la fila o columna hasta un lmite con la misma frmula que
contenga la celda actual. Para lograrlo basta sealar con el ratn el controlador de
relleno de la celda, que es el pequeo rectngulo de la parte inferior derecha de la
celda.

Sin dejar de pulsar el botn izquierdo del ratn, arrastra ese controlador hasta que la
seleccin llegue al final de la fila o columna, hasta donde quieras copiar, suelta el
botn y se rellenar toda ella con los valores que tiene la primera celda.

Puedes usar tambin el botn correspondiente de la ficha Modificar, que te ofrece,


mediante la flecha, varias opciones para rellenar a la derecha, a la izquierda, series,
etc.

Con esta herramienta puedes crear series de nmeros consecutivos. Por ejemplo,
escribe 1 y debajo 2. Selecciona ambos y usa el controlador de relleno hacia abajo.
Vers aparecer la serie de los nmeros naturales. Si llegas a escribir 2 y 4 te
resultaran los pares. Practica un poco con esas series.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

4.1.4 Mover Un Rango

Esta operacin se diferencia de copiar en que al crear una copia de un rango, el


primitivo desaparece, y da la ilusin de un movimiento. Se logra con las rdenes de
Cortar y Pegar. Tambin puedes arrastrar el rango sealando uno de sus bordes. Un
mtodo abreviado consiste en usar las combinaciones de teclas Ctrl-X y Ctrl-V.
Tambin puedes seleccionar el rango, apuntar con el ratn a uno de sus bordes y
arrastrar con l el rango.

4.2 Alto Y Ancho De Celda

Para cambiar la altura de una fila debes acudir a la ficha de Inicio y al grupo de
Formatos de celdas. Si pulsas sobre el botn Formato se abrir el men desplegable
en el que puedes elegir Alto de fila, Ancho de columna, etc.

El mismo efecto se logra cambiando los mrgenes en los rtulos de fila o columna
sealando y arrastrando con el ratn:

Si efectas un doble clic de ratn en cualquiera de esas separaciones, las filas o


columnas se autoajustan a los textos que contienen.

4.3 Operaciones Con Filas Y Columnas

Una vez construida una tabla de datos cualquiera, puede que necesites insertar,
eliminar, ocultar o mostrar filas y columnas. Los procedimientos son los
siguientes:

4.3.1 Insertar

Excel inserta tantas filas como t selecciones. En contra de lo esperado, no hay que
abrir la ficha de Insertar, sino la de Inicio, despus el grupo Celdas, y ah
encontrars la operacin de Insertar. Puedes elegir entre insertar filas, columnas, hoja,
etc.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Si sealas el rtulo de una fila y pides Insertar filas en hoja, se aadir otra fila ms
en lugar de la seleccionada, sin consultarte.
Si seleccionas varias, insertar tantas como hayas elegido
As, en la imagen se ven cuatro filas seleccionadas

Y al pedir Insertar filas en hoja, bajarn todos los datos cuatro alturas para hacerles
sitio

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4.3.2 Eliminar

Es la operacin contraria. Selecciona las filas o columnas que desees eliminar y usa el
botn que tienes debajo del de Insertar, rotulado como Eliminar (imagen de una
goma de borrar). Abre el men con la flecha adosada y obtendrs las opciones.

4.3.3 OCULTAR

Para ocultar filas o columnas (no se elimina, sigue ah, pero oculta) debes
seleccionarlas, pulsar con el botn derecho y elegir Ocultar. Efectuada esta operacin,
observars que en la tabla de columnas o filas existe un salto.

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4.3.4 Mostrar
Para volver a mostrar los elementos ocultados, hay que seleccionar desde unas filas
o columnas anteriores a las ocultas hasta otras posteriores, y con el botn
derecho pedir Mostrar. As las vers de nuevo.

Observa en la imagen que existe un salto entre la columna A y la siguiente, E. Esto es


as porque se han ocultado previamente las columnas B, C y D. Por eso se ha
seleccionado desde la anterior A hasta la posterior E antes de pedir Mostrar.

4.4 Estructura Adecuada De Una Tabla

Si deseas poder usar todas las prestaciones de Excel en tus tablas, acostmbrate
desde el principio a organizarlas bien. Aqu tienes algunos consejos:

1). Separa tu tabla del resto de la hoja con celdas en blanco. Nunca deben solaparse
dos tablas de datos. Obsrvalo en las imgenes:

Tablas bien situadas tablas mal situadas

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2) Utiliza siempre una fila de encabezados o rtulos. No escribas tus datos en columna
sin especificar su naturaleza en la primera fila de la tabla. Esto te ayudar despus en
la aplicacin de las operaciones de Datos.

Tabla sin rtulos Tabla con rtulos


No facilita algunas operaciones Cada columna se considera un campo
de datos

3) Deja siempre un espacio preparado para totales, porcentajes o promedios, tanto a


la derecha de la tabla como debajo. Si es posible, resume la tabla con un total o
promedio general.

4) Destaca, mediante formatos, bordes y colores, las distintas columnas, y las filas que
contengan totales, encabezados o subtotales.

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4.5 Insertar Tabla

Insertar una tabla

Excel llama Tabla a un rango de hoja de clculo que permite el aadido de datos,
filtros y totales de forma automtica. Aunque Excel usa la expresin Insertar tabla,
ms bien se trata de transformar un rango en una tabla aadiendo prestaciones
nuevas.
Para crear una tabla se deben seguir estos pasos:
Selecciona el rango de datos que desees convertir en una tabla.
Para entenderlo, usamos una tabla con frecuencias del nmero de hijos. Puedes
copiarla desde este texto a Excel.

Si el rango tiene encabezados, seleccinalos tambin.

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En la ficha de Insertar elige Tabla

Si los datos seleccionados tienen encabezados, activa la casilla de verificacin La tabla


tiene encabezados y pulsa Aceptar.

La tabla se rellenar con colores alternos y aparecer la barra de herramientas de


Tabla si pulsas sobre ella.

En la ficha de Diseo, podrs estudiar todas las opciones que ofrece esta estructura.
Por ejemplo, cambia el estilo de tabla con los colores que ms te gusten .

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Tambin aparecen las listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la tabla.
Pulsa sobre estas flechitas para ver las posibilidades de seleccin que tienes. Este tema
se volver a tocar en la sesin de Datos.

La tabla prolonga sus propiedades si escribes bajo ella. En la tabla de hijos aade una
frecuencia para 7 hijos debajo de la tabla, y vers cmo se incluye de forma
automtica en ella:

Tambin puedes cambiar su nmero de filas o columnas arrastrando el pequeo


botoncito (casi no se ve) situado a la derecha de la ltima fila.

Si pulsas sobre una celda de la tabla con el botn derecho acceders a muchas otras
posibilidades que te ofrece la estructura de tabla:

No vamos a estudiarlas todas, pero sera conveniente que experimentaras un poco con
algunas

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Totales

Busca la casilla de Fila de totales en la ficha de Diseo de tabla y actvala. De esta


forma se aadir una fila resumen con los totales que has pedido. A veces no conviene
insertarla al principio, porque estorba para seguir escribiendo datos. Si ese es tu caso
la puedes desactivar mientras escribes y ms tarde la vuelves a activar.

Si no deseas una suma en el total, sino un promedio o un mximo, pulsa sobre la celda
deseada y vers una flecha de lista desplegable con varias opciones. Experimenta, por
ejemplo, el uso de promedios

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Insertar y eliminar

Con el mismo botn derecho puedes insertar o eliminar filas y columnas. Experimenta
esa posibilidad.

Prolongacin de propiedades

Si en la tabla has definido unos formatos, incluso de tipo condicional, al escribir nuevos
datos se prolongar hacia abajo todo lo definido.
Esta posibilidad de insertar nuevos datos sin alterar la estructura de la tabla es en
parte la que justifica esta prestacin.

Ordenar

Las tablas se ordenan como cualquier otro rango de datos. Pulsa sobre ella con el
botn derecho, elige Ordenar y luego una de las opciones ofrecidas.

Convertir en rango

Esta opcin deshabilita la tabla y la convierte en rango normal. La tienes en la ficha de


Diseo, o pulsa con el botn derecho, elige Tabla y despus Convertir en rango.

Quitar duplicados

Esta posibilidad es muy interesante. Te permite detectar duplicados en tablas grandes


y eliminarlos. Busca el botn correspondiente en Diseo.

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5. GRFICOS

5.1 Insertar Grficos

Una de las utilidades ms apreciadas de las Hojas de Clculo es la posibilidad de


insertar grficos de todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen. Excel
2010 posee una gestin de grficos bastante buena, y en su uso en la enseanza y en
pequeas oficinas permite cumplir la mayora de los objetivos. Adems, en esta
versin se ha mejorado la calidad visual y las opciones de formato.

Para confeccionar un grfico necesitaremos una tabla previa de datos. Es conveniente


que esa tabla (o rango) de datos posea ttulos de cabecera en la primera fila y en la
mayora de los casos, que tambin existan en la primera columna. Si los
encabezamientos (o rtulos, o etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es
preferible copiarlo todo en una tabla nueva. Tambin se pueden usar tablas sin
etiquetas, pero despus es complicado intentar aadirlas.

En la explicacin que sigue usaremos esta tabla como ejemplo. Como es de pequeo
tamao, cpiala si quieres en una hoja nueva de Excel

Deseamos crear un grfico de barras (o columnas) que permita comparar los meses.
Siempre que confecciones un grfico debes comenzar por seleccionar la tabla de datos,
incluidos los rtulos superiores.

Abre la ficha Insertar y en el grupo de Grficos elige Columna. En el men


correspondiente debes elegir el subtipo de grfico. Por ejemplo el de Columnas en
3D. Vers que se forma el grfico inmediatamente:

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5.2 Opciones Del Grfico

Cuando se pulsa una vez sobre un grfico, el contorno se transforma en un marco azul
con puntos de anclaje para cambiar el tamao, y tienes acceso a todas las opciones de
la ventana de grfico: Moverlo, borrarlo, modificar el rea de datos, copiarlo, cambiar
el tipo, etc. Para saber mejor qu puedes hacer, pulsa con el botn derecho sobre el
grfico para obtener el men contextual.

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5.3 Herramientas de grficos


Si sealas el grfico con el ratn, vers en la parte superior de la pantalla que se te
ofrece la ficha de herramientas de grficos:

Con ella puedes cambiar rpidamente el diseo del grfico y los colores, con lo que
puede ser que no necesites otros cambios. Si deseas tener ms dominio sobre ellos,
lee los siguientes prrafos.

5.3.1 Mover el grfico


Para mover un grfico seala su borde (aparecer una cruz) con el ratn, arrastra el
grfico a otra zona y suelta.

5.3.2 Acceso a los distintos objetos del grfico


Si pulsas sobre el grfico y despus sobre sus componentes, podrs ir cambiando uno
por uno los objetos del grfico: ejes, datos, ttulo, leyendas, etc. Esto es muy largo de
exponer, y es preferible que vayas con paciencia efectuando el clic sobre cada zona
del grfico, lentamente, y observar cundo un objeto queda enmarcado. Si es con
lnea de puntos, puedes, por ejemplo, moverlo o cambiar su tamao.

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Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic o pulsar
con el botn derecho, para que o bien se abra una ventana de propiedades, o bien
(caso del ttulo) acceder a su contenido. Observa cmo se ha cambiado la apariencia
del grfico del ejemplo:

En especial debes cuidar estos elementos:

rea del grfico: Se activa cuando pulsas sobre el fondo del grfico. Si usas el botn
derecho y eliges Formato del rea del grfico, obtendrs un catlogo muy completo
de opciones posibles:

rea de trazado: Es la parte propia del grfico, su contenido, la que est enmarcada
por los ejes. Puede recibir otros nombres, como plano posterior. Tiene opciones
similares a la anterior.

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Series y puntos: Reciben estos nombres los elementos que representan a los datos:
Lneas, columnas, sectores, etc. Si pulsas sobre ellos se activan todos los datos, pero
si vuelves a pulsar sobre uno determinado, slo se activa l y lo puedes tratar por
separado.

Cambio de escala
Ocurre a veces que los elementos del grfico no estn bien centrados, quedando hueco
encima o debajo de la serie de datos. Para centrarlos mejor hay que cambiar la escala
del eje Y. Intntalo: sita el puntero del ratn sobre el eje Y y cuando aparezca el
rtulo de Eje Vertical, haz doble clic con el ratn (o usa el botn derecho y usa
Formato de eje). Se abrir una ventana con opciones. Seala la pestaa Escala y
cambia el mnimo, el mximo o cualquier otro dato. En el ejemplo se ha cambiado el
mnimo (hay que pasarlo de Automtico a Fijo), y las columnas ms pequeas se
vern disminuidas:

Etiquetas en el eje X
En el eje X no se manejan el mximo o el mnimo, sino la forma de aparecer las
etiquetas.

Existen muchas opciones. Si pulsas tambin con el botn derecho, acceders a todas
ellas. En la imagen siguiente se ha cambiado el ngulo de inclinacin del texto:

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

5.4 Tipos Particulares De Grficos

5.4.1 Grficos Circulares


En los grficos circulares se pueden plantear dos cuestiones interesantes, y son la
expresin de los datos y el destacar un sector del grfico. Para explicarlo usaremos
este ejemplo:

Cpialo a un archivo de Excel y construye un grfico circular sobre esos datos. Usa la
secuencia Insertar- Circular-En 3D. Obtendrs un grfico similar a este:

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Como puedes observar, no se incluyen al principio los valores que representa el


grfico: 23, 43, 56,Puedes incluirlos como valores o mejor como porcentajes. Para
ello selecciona la serie de datos y observa cmo cambia la ficha superior, en la que
vers un grupo de Diseo de grfico (a veces hay que hacer un doble clic). Elige el
Diseo 1, que ofrece rtulos y porcentajes y as logrars tu objetivo. Tambin puedes
usar el botn derecho y acceder a Etiquetas de datos.

Otra posibilidad es la de destacar un sector separndolo de los dems. Para ello


selecciona la serie de datos y vuelve a pulsar sobre el sector deseado. Arrstralo con el
ratn y lo separas tanto como desees.

5.4.2 Grficos En Columnas

Lo ms importante que has de aprender sobre estos grficos es la posibilidad de


cambiar totalmente el aspecto de cada columna. Ya hemos visto el cambio de color o
textura. Tambin puedes elegir otra forma geomtrica, como pirmides, conos, etc.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Para lograrlo basta usar el botn derecho sobre el grfico y elegir Cambiar el tipo de
grficoy de esa forma acceder a todas las figuras geomtricas.

Como prctica para aprender bien las tcnicas, intenta confeccionar un grfico
parecido al de la imagen con el ejemplo que usamos en el grfico de sectores:

5.4.3 Columnas con varias series de datos

Los grficos de columnas tienen variantes interesantes cuando representan dos o ms


series de datos. Se podr elegir en ellos entre columnas apiladas o adosadas y entre
representar porcentajes o cantidades absolutas.

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Supongamos, por ejemplo, que deseramos representar una tabla que est clasificada
por sexos:

Si deseamos representar las cantidades absolutas, la mejor opcin es la de columnas


agrupadas, tanto planas como en 3D. En el ejemplo podra quedar as:

En l se percibe el predominio del personal femenino salvo en Zaragoza, aunque no


nos damos cuenta de su importancia relativa en cada delegacin Qu diferencia es
ms importante, la de Bilbao o la de Mlaga? Para responder a esa pregunta es
preferible el uso de porcentajes apilados.
Pedimos en este caso el grfico de tipo Columna apilada en 3D 100%:

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Este grfico informa mucho mejor de las cantidades relativas. En l percibimos que la
proporcin de hombres es ligeramente superior en Bilbao que en Mlaga. Otro hecho
destacado es que en Sevilla existe la mayor proporcin femenina y en Zaragoza la
masculina.

5.4.4 Grficos Lineales

Estos grficos son muy populares, y se usan cuando se desea representar el cambio de
una magnitud a lo largo del tiempo o de cualquier proceso. Su construccin es similar
a la de otros tipos. Se seleccionan los datos y se pide insertar el grfico determinado.

Prueba, por ejemplo a representar linealmente los datos que ya hemos usado en el
caso de columnas. Elige como tipo Lnea y como subtipo Lnea con marcadores. Te
deber quedar as:

Un complemento interesante para este tipo de grfico es la insercin de lneas de


promedio y de error, que te permiten valorar la situacin de un elemento dentro del
grupo. La ms sencilla de comprender es la que dibuja la desviacin tpica.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Para insertarla selecciona la serie de datos y busca en la ficha de Herramientas de


grficos el grupo Presentacin, y dentro de l Anlisis y botn Barras de error.

La eleccin de lneas de error puede necesitar algn conocimiento estadstico, por lo


que por ahora es preferible que elijas siempre Barras de error con desviacin
estndar. De esta forma obtendrs la lnea del promedio complementada por unas
barras que indican un alejamiento de la misma de una desviacin tpica.

As se destacarn los datos que se alejan de la media de forma significativa:

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5.4.5 Grficos De Dispersin

Los grficos de dispersin describen como una nube los datos conjuntos de dos
variables X-Y. Debes usar este tipo de grfico cuando deseas comparar dos variables
que se representan por muchos pares de datos: Estatura-peso, Superficie de un
territorio-Riqueza, Edad-Rendimiento, Horas de estudio-Calificacin, etc.

Grfico con aspecto de nube

El grfico de dispersin lo debes dejar como una nube si los datos X e Y estn muy
entremezclados, como en este ejemplo:

Captura cada par de columnas por separado y pgalas en Excel una debajo de otra,
para conseguir tener slo una columna para las antigedades y otra para las averas.
Seleccinala y pide insertar grfico de Dispersin con slo marcadores. Obtendrs un
grfico similar al siguiente:

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Observndolo podemos sospechar que a mayor antigedad corresponde en general


mayor nmero de averas, pero no queda muy claro por tratarse de una nube. Si
deseas verlo mejor le puedes aadir una lnea de tendencia. Le adjuntaremos la recta
de regresin. Selecciona el grfico y luego los puntos de datos. Con el botn derecho
accedes a la opcin de Agregar lnea de tendencia, y en el catlogo que se abre
elige Lineal.

La nube la vers acompaada de una lnea recta que te representa mucho mejor la
tendencia a crecer las averas con la antigedad

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Si conoces la teora matemtica, puedes activar el que se vea la ecuacin de la recta y


el valor de R2

Grfico con aspecto de lnea

En otras ocasiones los pares parecen pertenecer a los valores X-Y de una funcin o
relacin determinada, y su grfico se asemeja ms a una lnea. Esto ocurre con los
datos de la siguiente tabla:

Cpiala en Excel, y si no te gusta verla formada por filas, usa de nuevo Copiar despus
Pegado Especial con la opcin de Trasponer, para que los datos caigan en columna.
Pide despus Insertar un grfico de Dispersin y elige el subtipo de Lneas suavizadas
y marcadores.

A esta lnea le puedes aadir una tendencia, como se puede observar en el siguiente
grfico creado a partir de la tabla anterior. En l se ha aadido una lnea de tendencia
de tipo exponencial, con ecuacin y valor de R2 (Ver Complementos).

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5.4.6 Complementos

5.4.6.1 Pictogramas

Los pictogramas son grficos de columnas en los que stas se han sustituido por
dibujos alusivos al tema que se est tratando. Por ejemplo, si estudiamos produccin
de petrleo, cada barra puede sustituirse por un barril o una pila de barriles. En Excel
es muy sencillo crear pictogramas. Sigue estos pasos:
Construye un grfico de columnas a partir de unos datos. Por ejemplo, a partir de

se puede construir un grfico de columnas.

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Lo ms rpido es que selecciones estos datos en este mismo documento y los copies
en Excel con Copiar y Pegar. A partir de ellos construye un grfico de columnas que
sea ms bien ancho, como el siguiente. Puedes sealar la Serie de datos y con el
botn derecho acceder a su formato. Busca la opcin de Ancho de Intervalo y
redcelo a un porcentaje pequeo. Tambin puedes cambiar el grado de
Superposicin de series.

Para convertir las barras en un


pictograma, debemos tener archivada
previamente la imagen que sustituir
cada columna, por ejemplo, un rbol:

Inclusin de la imagen dentro de las columnas

Imagina que t la tienes en el archivo arbol.gif. Para que esta imagen sustituya a las
columnas debers hacer lo siguiente:

Selecciona la serie de datos en el grfico y con el botn derecho accede a la opcin


Dar formato a serie de datos. A continuacin busca Relleno y marca Relleno con
imagen o textura. Cuando lo encuentres pulsa el botn de Archivo y busca la
imagen del rbol. Despus puedes concretar si quieres ajustar el rbol a la columna o
apilar varios rboles.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En la imagen que sigue se ha elegido Estirar.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

5.4.6.2 Lneas De Tendencia

Los grficos lineales y de dispersin se suelen aconsejar en fenmenos de tipo


cientfico o dependientes de la magnitud tiempo.
Supongamos, por ejemplo, que la siguiente tabla describe el nmero de horas de uso
que permite una batera de un ordenador porttil segn transcurren los meses:

Ya sabes cmo construir un grfico. Elgelo de tipo lineal.

En este tipo de grficos, y especialmente los que describen una evolucin temporal,
puede ser interesante dotarlos de una lnea de tendencia, que oriente sobre qu tipo
de funcin terica se aproxima ms a los datos reales. El caso del ejemplo no parece
pertenecer a un tipo concreto, como exponencial, potencial, logartmica, etc. En estos
casos es preferible ir probando y elegir la que presente un coeficiente R2 ms alto
(coeficiente de determinacin que mide en cierta forma el ajuste de la funcin terica
con los datos).

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

El procedimiento es el siguiente:

Selecciona la serie de grficos y usa el botn derecho para elegir Agregar lnea de
tendencia

Activa las casillas Presentar ecuacin en el grfico y Presentar el valor R


cuadrado en el grfico. Ve eligiendo uno a uno los tipos de lnea de tendencia,
teniendo a la vista el grfico, y lee los valores de R2.

Parece ser el tipo polinmica el que da mejor ajuste, 0,7676. La marcamos y se


agregar la lnea.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Se observa que el ajuste no es muy bueno, por lo que se puede optar por no incluirla.
Si deseas borrarla, debers acudir, con el grfico seleccionado, a Herramientas de
Grficos > Presentacin > Anlisis > Lneas de tendencia > Ninguno.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

6. FUNCIONES MATEMTICAS, TRIGONOMTRICAS Y ESTADSTICAS

6.1. Funcin Entero

Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo

Sintaxis: =ENTERO(numero).

En el ejemplo la funcin ENTERO obtiene el nmero entero de cada nmero decimal.


Una vez aplicada la formula se copia para los otros nmeros.

Celda C3 = ENTERO(B3)

6.2. Funcin Redondear

Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.

Sintaxis: =REDONDEAR(numero;num_decimales).
Numero: corresponde al nmero de que se va a aplicar la funcin.
Num_decimales: es el numero de decimales que quieres que aparezca en la
respuesta (1, 2 , 3 o n; nmeros decimales)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En el ejemplo la funcin REDONDEAR; aproxima el nmero decimal 3,286 a 3,3. Una


vez aplicada la formula se copia para aproximar los otros nmeros decimales.

Celda C3 = REDONDEAR(B3;1)

6.3. Funcin SumaProducto

Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices correspondientes

Sintaxis: =SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;matriz3;...)

En La celda B21 se ha aplicado la Funcin Sumaproducto para encontrar los


ingresos; donde:
Matriz1: todas las reas de produccin (Rango B4 a B7)
Matriz2: todos los precios de venta (Rango B11 a B14)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En La celda B23 tambin se ha aplico la Funcin Sumaproducto para encontrar los


egresos; donde:
Matriz1: todas las reas de produccin (Rango B4 a B7)
Matriz2: todos los precios de produccin (Rango B16 a B19)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

La utilidad se obtiene al restar Ingresos Egresos; en el ejemplo la utilidad es de


$273.100

6.4. Funcin Max


Devuelve el mayor nmero que contiene el argumento.
Sintaxis: =MAX(rango)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En el ejemplo la funcin MAX determina de la lista quien tiene mayor edad del rango
de las 10 personas.

Celda B14 = MAX(B3:B12)

6.5. Funcin Min


Proporciona el nmero menor que contiene el argumento
Sintaxis: =MIN(rango)

En el ejemplo la funcin MIN determina de la lista quien tiene Menor edad del rango
de las 10 personas.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Celda B14 = MIN(B3:B12)

6.6. Funcin Contar


Devuelve el nmero de celdas cuyo contenido es un nmero en el rango que se
introduce como argumento de la funcin.

Sintaxis: =CONTAR(rango)

En el ejemplo la funcin CONTAR calcula el nmero de datos numricos, en este caso


10.

Celda B14 = CONTAR(B3:B12)

6.7. Funcin Contara


Devuelve el nmero total de celdas que contienen cualquier tipo de dato (numrico,
texto, lgico, error).

Sintaxis: =CONTARA(rango)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En el ejemplo la funcin CONTARA calcula el nmero de datos de cualquier tipo, en


este caso 10.

Celda B14 = CONTARA(B3:B12)

6.8. Funcin Promedio

Devuelve la media aritmtica de los valores incluidos en los argumentos.


Sintaxis: =PROMEDIO(rango).

En el ejemplo la funcin PROMEDIO calcula el promedio de las edades de las 10


personas, en este caso 26.7.

Celda B14 = PROMEDIO(B3:B12)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

6.9. Funcin Moda

Devuelve el valor ms frecuente o el que ms repite en un rango de datos.


Sintaxis: =MODA(rango) es en la versin 2007.
Sintaxis: =MODA.UNO(rango) es en la versin 2010.

En el ejemplo la funcin MODA calcula el nmero que ms se repite y en este caso es


el nmero 3.

Celda D17 = MODA.UNO(B3:B15)

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7. ORDENAR DATOS

7.1. Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese


de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos
alfanumricos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar


de A a Z.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar


de Z a A.

7.2. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una


columna de tabla, por color de celda o color de fuente, tambin puede ordenar por
estos colores. Adems, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un
formato condicional.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

89
DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea
ordenar; en nuestro caso Profesin.

4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los


procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
En nuestro caso seleccionamos Color de celda

5. En Criterio de ordenacin, haga clic en la flecha situada junto al botn y, a


continuacin, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color
de fuente o un icono de celda. Por lo tanto elegimos color amarillo

6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los


procedimientos siguientes:

Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte


superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una
ordenacin de columnas y A la izquierda para una ordenacin de filas.
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte
inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una
ordenacin de columnas y A la derecha para una ordenacin de filas.

NOTA No hay ningn color de celda, color de fuente ni criterio de ordenacin
de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operacin
de ordenacin.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Aparece ordenado todos los datos por color amarillo.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que
desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del dos
al seis.

Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que


realiza la misma seleccin en Ordenar.

Aceptar y esta ves ordena por el segundo color (rojo) conservando el primero
(amarillo).

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales
que desea incluir en la ordenacin.

7.3. Ordenar por ms de una columna o fila

Puede ordenar por ms de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar
por el mismo valor en una columna o fila y ordenar despus otra columna o fila dentro
de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y
empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los
empleados del mismo departamento) y, despus, ordenar por nombre (para escribir
los nombres en orden alfabtico dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta
un mximo de 64 columnas.

NOTA Para obtener resultados ptimos, el rango de celdas que se ordene debe
tener encabezados de columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o ms columnas de datos, o asegrese de


que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o ms columnas.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea
ordenar; en nuestro caso seleccionamos Centro.

4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los


procedimientos siguientes:

Para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, seleccione Valores.


Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o
Icono de celda.
Por lo tanto seleccionamos Valores.

5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los


procedimientos siguientes:

Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.


Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor
a menor.
Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms
recientes o De ms recientes a ms antiguos.
Para ordenar segn una lista personalizada, seleccione Lista
personalizada.

En nuestro caso de A a Z. El cuadro de dialogo ordenar queda:

Y la base de datos queda ordenada por Centro as:

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6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuacin, repita los pasos del dos al cinco. Por lo tanto esta vez se va a ordenar
por Profesin sin alterar el orden anterior (Por Centro).

El cuadro de dialogo ordenar y la base de datos ordena quedan as:

Base de Datos ordenada por Centro y Profesin

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Repita el procedimiento para cada campo que desea ordenar.

7.4. Ordenar filas

La mayora de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.

1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda


activa est en una columna de tabla. En nuestro caso vamos a ordenar los nmeros
que se presenta a continuacin:

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Ordenar

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.

4. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, en Orientacin, haga clic en


Ordenar de izquierda a derecha y, a continuacin, en Aceptar.

5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Por valor
1. En Ordenar segn, seleccione Valores.
2. En Criterio de ordenacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De
mayor a menor.

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Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a
ms recientes o De ms recientes a ms antiguos.

Por color de celda, color de fuente o icono de celda


1. En Ordenar segn, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono
de celda.
2. Haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, seleccione
un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.
3. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.

En nuestro caso seleccionamos Fila 4, valores y de menor a mayor; as:

Los datos quedan ordenados de la siguiente manera:

NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel
ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de
detalle permanezcan juntas, aunque estn ocultas.

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8. FILTROS

Es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar


con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna.

8.1. Autofiltro
Para filtrar una lista ejecute los siguientes pasos:

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanumricos. En nuestro


ejemplo vamos a filtrar todos lo datos que tengan por profesin Administrador de
Empresas:

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Filtro

Excel mostrara flechas a la derecha de los rtulos de la columna de la lista. Para


seleccionar el valor que desee mostrar en la lista, haga clic en el botn de flecha y a
continuacin seleccione el valor o condicin a desplegar.
La base de datos queda as:

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3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. En nuestro caso Profesin

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4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto


En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por
los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000


entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior
y, a continuacin, seleccione los valores de texto concretos por los que desea
filtrar.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Al seleccionar todo desactivamos todos los valores de texto y seleccionamos


Administrador de empresas que es lo que necesitamos; as:

Aceptar y ahora tenemos el filtro por la profesin deseada (Administrador de


Empresas)

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SUGERENCIA Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga


clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

8.2. Crear criterios

1. Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del
operador de comparacin o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico,
seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres
especficos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha,


escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o,
para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto,
escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un
carcter comodn.

Como Utilizar Los Caracteres Comodn

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Utilice Para buscar


? (signo de interrogacin) Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Cualquier nmero de caracteres
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y
"Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o Un signo de interrogacin, un asterisco o una
~ tilde
Por ejemplo, fy06~? buscar "fy06?"
3. Tambin puede filtrar por ms de un criterio.

Como agregar mas Criterios

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:


Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que
ambos criterios se cumplan, seleccione Y.
Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que se
cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.
2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparacin y,
despus, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de
texto de la lista.

8.3. Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por


color de celda o color de fuente, tambin puede filtrar por estos colores.
Adems, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato
condicional.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color
de fuente o un conjunto de iconos.

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2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en Filtro

Asegrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de
celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna
seleccin).

3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. En nuestro ejemplo Profesin.

4. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione


Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de
celda.

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5. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un


icono de celda. En nuestro ejemplo seleccionamos el color amarillo para que me
muestre el filtro por ese color; as:

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Por lo tanto el filtro queda de la siguiente manera:

8.4. Filtrar por seleccin

Puede filtrar datos rpidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda
activa.

1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botn


secundario del mouse (ratn) en la celda que contenga el valor, el color, el color de
fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.

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2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, haga clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.
Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.
En nuestro caso seleccionamos Filtrar por valor de la celda seleccionada.

Por lo tanto el filtro queda as:

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9. AUDITORIA

Al trabajar sobre una hoja clculo se introducen datos, se relacionan mediante


frmulas, etc. Pero al mismo tiempo se elimina informacin que se cree innecesaria.
Sin embargo, puede ocurrir que el contenido de una celda dependa del de otra, de
manera que si se elimina la informacin contenida en la segunda, la primera no se
puede recalcular. Excel permite una solucin inmediata, ya que puede deshacer las
ltimas acciones desde la barra de acceso rpido al elegir del botn (Personaliza Barra
de Acceso Rpido) la opcin Deshacer, o con las teclas ctrl+Z o dando clic
directamente sobre el botn correspondiente una ves se haya activado. Tambin se
puede rehacer un elemento borrado desde la barra de acceso rpido al elegir del botn
(Personaliza Barra de Acceso Rpido) la opcin Rehacer, o con las teclas ctrl+Y o
dando clic directamente sobre el botn correspondiente una ves se haya activado.

Pero en ese proceso de Rehacer o Deshacer podemos eliminar informacin de una


formula o un dato que va dentro de una frmula; lo que ocasionara obtener un error.

Para evitar este inconveniente Excel nos ofrece una serie de herramientas de
auditorias de frmulas que ayuda precisamente a determinar si la eliminacin de
una determinada celda puede tener efectos perjudiciales sobre la hoja.

Para acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaa Frmulas donde


aparece una serie de opciones como podemos ver en la imagen.

: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.


: Dibuja unas flechas indicando dnde estn las celdas
involucradas en la frmula.
: Dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda
seleccionada, si es que pertenece a alguna frmula.
: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear
dependientes o Rastrear precedentes.
: Abre el cuadro de dilogo de Evaluar frmula para que pueda
ver la frmula y los resultados de la frmula de la celda activa.

: Muestra la ventana de inspeccin para hacer un seguimiento del valor


de las celdas.

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As, si se quiere eliminar una celda, pero no se tiene seguridad sobre si la hoja de
clculo se ver afectada por la eliminacin, se puede recurrir a la barra Auditoria
encontrando las celdas que dependen de ella (Rastrear Dependientes)

as como las celdas de las que depende (Rastrear Precedentes).

Se trata entonces de seleccionar la celda sobre la que se quiere la informacin y de dar


clic sobre el botn Rastrear precedentes para buscar sus precedentes. stas
aparecern rodeadas de un marco azul y unido por una flecha del mismo color a la
celda seleccionada. Anlogamente, se puede utilizar el botn Rastrear dependientes
que sirve para buscar sus dependientes que aparecen igualmente rodeados de un
marco de color azul, con una flecha del mismo color.

Ejemplo:

Rastrear Precedentes

Este me determinar de que celda o celdas viene resultado final.

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Rastrear Dependientes

Este me determina la o las celdas que intervienen en el resultado final.

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Las flechas permanecen en pantalla hasta que se guarda la hoja o hasta que se clica
sobre el botn Quitar Flechas.

Aparecen tres opciones:

- Quitar Flechas: quita todas las flechas.


- Quitar un nivel de Precedentes: quita un nivel de precedentes.
- Quitar un nivel de Dependientes: quita un nivel de dependientes.

Elegir la que se necesite.

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10. FORMULARIOS

Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios
que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas o en otras bases de
datos. Se pueden disear formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, as
como para abrirlos en Excel o incluirlos en pginas Web. Para capturar y organizar los
datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro
programa o base de datos.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o


mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Pasos:

1. Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para


que est activa, y pulsar en el icono Formulario .

Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones,


podemos aadirla a la Barra de acceso rpido.

Pulsando el Botn Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso


rpido, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no
estn en la cinta de opciones.

Seleccionar el Icono Formulario> agregar; aparece el Icono en la Parte Personalizar


barra de Herramientas de Acceso Rpido (Ver Imagen)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Aceptar y aparece en la barra de acceso rpido el Icono Formulario.

2. Una ves insertado el Icono Formulario nos ubicamos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario .

Dentro del formulario como se puede apreciar en la imagen, a la izquierda se ubican


los datos de los elementos de la lista, con el nombre al costado de cada titulo de la
lista. A la derecha en este caso lo que nos interesa es Buscar siguiente, que permite
al pulsar, avanzar en el listado a travs del formulario o Buscar anterior en el caso de
querer volver atrs.

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Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.


Eliminar: Eliminar el registro que est activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el


registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los
campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no
queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos
guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se


posicionar en un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o
Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.

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Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si
queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en
Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones


Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto
introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual
pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda.

11. EDITAR IMGENES

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos
grficos, podemos aadir ttulos WordArt, imgenes, fotografas, autoformas, etc...
Para realizar lo anterior vamos a la Ficha Inserta y seleccionamos el Grupo
Ilustracin.

Los distintos elementos grficos (imgenes o dibujos) que se pueden insertar en


Excel son:

Imgenes desde archivo,


Imgenes prediseadas, pertenecientes a una galera que tiene Excel,
Autoformas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear
nuestros propios dibujos,
SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,
Captura, recorte de pantalla.

Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias barras de herramientas; fundamentalmente las pestaas de Diseo y
Formato que vimos para los grficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una
componente grfica atractiva.

11.1. Insertar Imgenes desde Archivo

Para insertar una imagen se debe realizar lo siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre el botn Imgenes de la pestaa Insertar.

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Aparece el una serie de imgenes que por defecto trae excel.

2. Seleccionar la imagen que desee y presionar la opcin Insertar; a manera de


ejemplo seleccionamos la imagen de los pinginos.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

3. Se inserta la imagen y a la vez nos muestra la barra de herramientas de Imagen

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Con la barra de herramientas de Imagen se puede realizar modificaciones a la imagen


insertada como: brillo, contraste, seleccionar un estilo de imagen (Forma, Contorno,
Efectos de imagen) entre otras.

11.2. Insertar Imgenes Prediseadas

Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office debemos seguir los
siguientes pasos:

- Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar.

Nos aparece el panel Imgenes prediseadas a la derecha de la pantalla.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

- En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la bsqueda


(Mis colecciones, Colecciones de Office, etc).

- En Los resultados deben ser: podemos especificar qu tipo de archivos


multimedia estamos buscando (imgenes, fotografas, sonido, etc)

- En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para


acotar ms la bsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los
archivos disponibles.

Por ejemplo al escribir "vaca" aparecen las imgenes que tengan relacin con
ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha.

- Cuando ya tengamos todos los parmetros de la bsqueda definidos pulsamos


sobre el botn Buscar y nos aparecer una lista con una vista previa con los
archivos localizados.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

- Si hemos localizado la imagen que buscbamos simplemente debemos


seleccionarla de la lista y automticamente se insertar en la hoja de clculo.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

12. TABLAS DINMICAS

Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que combina y compara


rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar las filas y las columnas para ver
diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas
reas de inters

Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos
de una informacin global.

Es decir con una Tabla Dinmica se pueden hacer resmenes de una Base de Datos,
utilizndose para, promediar, o totalizar datos.

Debe ser muy importante la cantidad de informacin a manejar para que el uso de la
tabla dinmica se justifique.

Para su utilizacin, se debe recurrir a la Ficha Insertar; del grupo Tablas;


seleccionamos Tabla dinmica

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

12.1. Como crear una Tabla Dinmica

Paso 1:

Seleccione los datos o ubquese en cualquier dato dentro de la base de datos.

Paso 2:

Vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos


desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico
dinmico).

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos


indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar
donde queremos ubicarla.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y
que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos


seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.

Paso 3:
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la
tabla dinmica. Pero si queremos el modelo tradicional de Tabla Dinmica; en
Herramientas de tabla Dinmica; elegimos Opciones de Tabla Dinmica;
seleccionamos opciones (ver imagen)

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Aparecen las opciones de tabla Dinmica:

Seleccionamos Mostrar y activamos la opcin Diseo de Tabla dinmica Clsica y


aceptar

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Por lo tanto en la pantalla se observa el diseo de tabla dinmica clsica (ver


imagen)

Paso 4:

En el diseo de tabla dinmica; el campo de pgina determina el punto principal de


evaluacin de la tabla. Los dos restante (fila y columna) los datos a validar ya sea
totales o individuales.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Para el siguiente ejemplo el campo de pgina ser la ciudad y para los otros dos
restantes Mes y Empleado.

Es decir; en lista de campos deberamos arrastrar el campo Empleado a


, el campo MES a , el campo Ciudad a
y finalmente el campo Ventas en Contratos a la seccin .

O tambin se puede arrastrar cada campo a su respectiva ubicacin segn los criterios
de anlisis; as:

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Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

Paso 5:

Cierre la lista de campos de tabla dinmica.

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

En caso de querer cambiar la configuracin del campo (suma, contar, mximo,


mnimo, promedio). De clic derecho en la celda de campo

O en la ficha opciones escoger el grupo campo activo y de el configuracin de


campo.

Y seleccione el nuevo campo y de Aceptar.

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Paso 6:

En caso de querer darle formato a la tabla ir a la ficha Diseo; escoger el grupo


Estilos de tabla dinmica y seleccione el que ms le guste.

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Por lo tanto la tabla dinmica queda as:

Inicie la evaluacin de datos activando o desactivando campos segn sea el caso.

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12.2. Grafico Dinmico

Seleccione cualquier celda de la Tabla dinmica; de la ficha Opciones; escoja el grupo


Herramientas y de clic en grfico dinmico.

Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos
escoger el grfico que ms nos convenga.

Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vio en el
tema de grficos.

En ese momento se generara el grafico dinmico y a su vez aparecen los botones de


ciudad; mes; empleado y la operacin que se est trabajando; en este caso suma.

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En caso de querer cambiar el tipo de grfico, los datos de origen o la Ubicacin de clic
derecho en el rea del grfico y modifique cualquiera de las opciones segn sea la
necesidad.

Para iniciar la evaluacin de datos activando o desactivando campos segn sea el caso;
se debe insertar la lista de campos para realizar la evaluacin de datos.

Inicialmente me muestra porque campos est formado el grafico; as:

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

Por ejemplo si necesito obtener un grfico por los empleados; debo mover Empleado
del campo de eje (categora); al campo de leyenda (series); observe como queda el
nuevo grfico:

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13. PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

La barra de herramientas de acceso rpido es una barra de herramientas


personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que
se est mostrando. Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y
moverla a dos posibles ubicaciones.

13.1. Mover la barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido puede colocarse en una de estas dos


ubicaciones:
1. Esquina superior izquierda encima del botn archivo (ubicacin predeterminada)

2. Debajo de la cinta de opciones

Si no desea que la barra de herramientas de acceso rpido se muestre en su ubicacin


actual, puede moverla a la otra ubicacin. Si observa que la ubicacin predeterminada
situada encima del botn de archivo est demasiado lejos del rea de trabajo para que
su uso sea cmodo, quiz desee acercarla al rea de trabajo. La ubicacin situada
debajo de la cinta de opciones invade el rea de trabajo. Por lo tanto, si desea
maximizar el rea de trabajo, puede que desee mantener la barra de herramientas de
acceso rpido en su ubicacin predeterminada.
1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido .
2. En la lista, haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones.

13.2. Adicionar Icono

Puede agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido desde una


lista de comandos del cuadro de dilogo Opciones, donde nos muestra el nombre del
programa en el que est, por ejemplo, Opciones de Excel.

1. Siga uno de estos procedimientos:


Use el botn de Archivo

a. Haga clic en el botn de Archivo y, a continuacin, haga clic


en Opciones, donde nos muestra el nombre de programa que est
utilizando, por ejemplo, Opciones de Excel.
b. Haga clic en Barra de herramientas de acceso rpido.

Usar la barra de herramientas de acceso rpido


a. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido
b. En la lista, haga clic en Ms comandos.

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2. En el cuadro de dilogo Personalice la barra de acceso rpido, en la lista


Comandos ms utilizados, haga clic en la categora de comandos que desee.

3. En la lista de comandos de la categora seleccionada, haga clic en el comando que


desee agregar a la barra de herramientas de acceso rpido y, a continuacin, haga
clic en Agregar. En nuestro caso seleccionamos el comando Impresin rpida.

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4. Cuando termine de agregar los comandos que desee, haga clic en Aceptar.

5. Por lo tanto en la barra de acceso rpido queda incorporado el comando


impresin rpida; as:

13.3. Eliminar Icono

Para eliminar un Icono adicionado de la barra de acceso rpido; se debe ubicar sobre
el icono; dar clic derecho del Mouse y elegir la opcin eliminar de la barra de
herramientas de acceso rpido:

La barra de acceso rpido queda as:

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