Modul Mentari Nurani 2015

Departemen Manajemen dan Kesekretariatan Nurani IM FKM UI 2015

STANDARD OPERATING PROCEDURE
Manajemen Kesekretariatan Nurani IM FKM UI 2015

Permintaan Pembuatan Surat Menyurat

1. Permintaan pembuatan surat untuk peminjaman ruangan atau fasilitas maksimal 14

hari sebelum acara dan maksimal diambil di mahalum 3 hari setelah permintaan.
2. Permintaan pembuatan surat untuk undangan/ keterangan maksimal 7 hari sebelum
acara dan diambil 3 hari setelah permintaan.
3. Mentari bertanggung jawab membuat surat dan menyetempel cap Nurani, ttd dan
seterusnya diserahkan kepada sekertaris bidang/ybs.
4. Permintaan pembuatan surat yang sifatnya insidental dapat diajukan maksimal 10 hari
sebelum acara sesuai dengan ketentuan surat yang harus diambil secepatnya dan
dikenakan denda sejumlah Rp 5.000,00.
5. Setiap surat yang dibutuhkan untuk keberlangsungan kegiatan harus difotokopi 1
lembar dan diserahkan kepada mentari maksimal H+2 acara. Jika tidak diserahkan,
akan dikenai denda sejumlah Rp 5.000,00.
6. Bila ketentuan tersebut tidak terpenuhi, mentari tidak akan menerima permintaan
surat perizinan, karena disesuaikan dengan ketentuan mahalum, akademik, dan
perlengkapan yang tidak mau menerima permintaan surat izin melewati batas
tersebut.
Mentari Nurani 2015

a. Kertas
Ukuran: disarankan Folio (HVS F4) atau A4. Berat kertas boleh 70 g atau 80 g.
Kop surat, bagian atas (header) tinggi maksimal 4 cm, bagian bawah tinggi
maksimal 3 cm. Lebar kiri kanan bisa menyesaikan masing-masing.
Kop surat harus ada MAKARA UI (kuning untuk kertas putih, hitam untuk kertas
warna atau poster) dan letaknya sebelah kiri. Logo organisasi bisa menyesuaikan
letaknya.
Warna background ditingkatkan brightnessnya (tidak terlalu kontras). Posisi boleh
ditengah atau di pojok bawah.
Tulisan secretariat/alamat organisasi sebaiknya dibagian header. Kalaupun di footer,
ukurannya tidak terlalu besar (menyesuaikan dengan ukuran footer).

b. Penomoran
Nomor surat harus diketik, tidak boleh tulis tangan.
Format nomor surat:
001/PH/I/UKMNURANIIMFKMUI/IV/2014
Keterangan:
001menandakan nomor surat
PHmenandakan jenis surat. Jenis surat antara lain:
PH: Permohonan P: Pernyataan
PB: Pemberitahuan M: Mandat
KS: Kerja sama SK: Surat keterangan
U: Undangan ST: Surat tugas
UC: Ucapan
Imenandakan Internal (surat ditujukan untuk internal FKM saja), sedangkan surat
untuk eksternal FKM menggunakan E.
UKMNURANIIMFKMUImenandakan organisasi
IVmenandakan bulan dengan angka romawi
2014menandakan tahum

c. Isi surat
Isi surat bervariasi, tergantung dari jenis surat. Sebaiknya isi surat singkat, padat, dan
jelas. Perhatikan keefektifan kalimat dan kesesuaian antar paragraf.

d. Formatting
Jenis font yang disarankan yaitu Arial Narrow dengan ukuran font 11 (maksimal
12).
Untuk tembusan, ukurannya 1 font di bawah ukuran font isi surat (10).
Spasi menyesuaikan, disarankan untuk 1,15 (bukan single atau 1.5).
Rata kiri-kanan (justify) dengan spacing antar paragraf: before 0 pt, after 10 pt.
Untuk hari, tanggal, dan waktu, poin-poin, letaknya agak menjorok 1 tab ke kanan
(1,25 cm).
Tujuan, hari, tanggal, waktu, poin dan isi surat, harus di bold.
 Cap disebelah kiri tanda tangan, maksimal kurang dari setengah bagian cap
mengenai tanda tangan (yang penting cap mengenai jabatan, tanda tangan, dan
nama).

e. Alur surat
Peminjaman runag di FKM UI (ruang kelas, Aula A, Aula G).
Peminjaman setiap hari selasa, rabu, sabtu.

Peminjaman fasilitas di FKM UI (koridor, BPM, lobby A/G, Taman Bougen, Taman
Matoa, dsb)
 Permohonan SIK (Surat Izin Kegiatanbermanfaat untuk permohonan dana ke UI,
peminjaman fasilitas di UI). Sertakan proposal.
 Depok, 18 Maret 2014
No. : 032/PH/E/Senior/UKM NURANI IM FKM UI/III/2014
Lamp. :-
Hal : Permohonan Izin Penggunaan Tempat

Yth. Dr. Drg. Ririn Arminsih, M.Kes

Koordinator Umum dan Fasilitas RIK
di tempat

Assalamualaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT atas segala nikmat dan karunia-Nya sehingga kita masih diberi kesempatan untuk terus beramal. Shalawat
teriring salam kita sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, teladan terbaik kita menuju jalan yang diridhoi-Nya.

Unit Kegiatan Mahasiswa Nuansa Persaudaraan Islami Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia (UKM NURANI FKM UI)
bermaksud menyelenggarakan kegiatan Senam Akbar yang Insya Allah akan diselenggarakan pada :
hari/tanggal : Kamis, 27 Maret 2014
waktu : 16.00-18.00 WIB
tempat : Selasar Gedung D RIK

Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku panitia bermaksud mengajukan permohonan izin untuk menggunakan tempat yang akan
digunakan selama acara berlangsung.

Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Ibu, kami haturkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. WB

Hormat kami,

Ketua Umum Ketua Departemen Senior

UKM Nurani FKM UI UKM Nurani

Dion Zein Nuridzin Nurul Amaliya

Mengetahui
Kepala Unit Kemahasiswaan
FKM UI
 Nisfarwati Volini, SKM, MKM
NUP. 100013011

Tembusan :
KoordinatorRumahTangga
1. KoordinatorPemeliharaan
2. KoordinatorKeamanan
3. KoordinatorPerlengkapan
4. Pengawas CS
Arsip Cp:Fardilla (085720979973)

28 Februari 2015

No. : 010/PH/I/UKMNURANIIMFKMUI/II/2015
Lamp. :-
Hal : Permohonan Izin Peminjaman dan Fasilitas

Yth.
Dr. drg. Ella Nurlaeli Hadi, M. Kes (Manajer Pendidikan dan Kemahasiswaan)
ditempat

Assalamualaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT atas segala nikmat dan karunia-Nya sehingga kita masih diberi kesempatan untuk terus beramal. Shalawat
teriring salam kita sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, teladan terbaik kita menuju jalan yang diridhoi-Nya.

Unit Kegiatan Mahasiswa Nuansa Persaudaraan Islami Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia (UKM NURANI FKM UI)
bermaksud menyelenggarakan kegiatan Skill Upgrading Nurani IM FKM UI 2014 yang akan diselenggarakan pada:
hari/tanggal : Sabtu, 14 Maret 2015
waktu : Pukul 08.00 15.00 WIB
tempat : Ruang Kelas Gedung G, Berkapasitas 20 orang.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku panitia bermaksud mengajukan permohonan izin untuk meminjam fasilitas berupa
fasilitas pendukung antara lain listrik ruangan, proyektor, microfon, dan kabel roll.
Demikianlah surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Ibu, kami haturkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Hormat kami,

Ketua Umum Ketua Departemen HIC

UKM Nurani FKM UI UKM Nurani FKM UI

M.Imam Nawawi.S Andini Ayu Lestari

 Mengetahui,
Kepala Unit Kemahasiswaan
FKM UI

Nisfarwati Volini, SKM, MKM

NUP. 100013011
Tembusan :
1. KoordinatorRumahTangga
2. KoordinatorPemeliharaan
3. KoordinatorKeamanan
4. KoordinatorPerlengkapan
5. Pengawas CS
6. Arsip
7.
Cp: Ayu (083871676643)