Anda di halaman 1dari 36

PEDOMAN PENGORGANISASIAN

BAGIAN INVENTORY

RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU

JL RAYA TLEKUNG NO 1

JUNREJO - BATU
SURAT KEPUTUSAN
No. 152/8/III/SK_DIR/2013

TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
BAGIAN INVENTORY

DIREKTUR RS BAPTIS BATU

MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu


Pengorganisasian Dan Pelayanan Rumah Sakit
Baptis Batu, maka diperlukan penyelenggaraan
Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Inventory
yang bermutu tinggi;
b. Bahwa agar Pengorganisasian Dan Pelayanan
Bagian Inventory di Rumah Sakit Baptis Batu
dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya
kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu
sebagai landasan bagi penyelenggaraan
Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Inventory
di Rumah Sakit Baptis Batu;
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan
Keputusan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu.

MENGINGAT : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44


Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36
Tahun 2009 tentang Kesehatan.
c. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang
Praktik Kedokteran.
d. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
e. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis
Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang
Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu.

MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas


Pengorganisasian Dan Pelayanan di Rumah Sakit
Baptis Batu.

ii
MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BAPTIS BATU


TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN
PELAYANAN BAGIAN INVENTORY RUMAH SAKIT
BAPTIS BATU

KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Inventory


Rumah Sakit Baptis Batu sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.

KETIGA : Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Inventory


Rumah Sakit Baptis Batu harus dibahas sekurang-kurangnya
setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat
dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada.

KEEMPAT : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian


Dan Pelayanan Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu
dilaksanakan oleh Wakil Direktur Umum Keuangan Rumah
Sakit Baptis Batu.

KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila


di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Batu
Pada tanggal : 08 Maret 2013
Direktur RS. Baptis Batu

Arhwinda Pusparahaju A.dr.SpKFR.,MARS

iii
DAFTAR ISI

Halaman Judul............................................................................................. i
Surat Keputusan Direktur RS. Baptis Batu ................................................. ii
Daftar Isi...................................................................................................... iv
BAB I. Pendahuluan.................................................................................... 1
BAB II. Gambaran Umum RS. Baptis Batu ............................................... 2
2.1. Deskripsi RS. Baptis Batu .................................................................... 2
2.2. Sejarah Institusi RS. Baptis Batu ......................................................... 3
BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu ............. 5
3.1. Misi ...................................................................................................... 5
3.2. Misi ...................................................................................................... 5
3.3. Falsafah ................................................................................................ 5
3.4. Nilai-Nilai ............................................................................................ 6
3.5. Tujuan .................................................................................................. 6
3.6. Motto .................................................................................................... 6
BAB IV. Struktur Organisasi RS. Baptis Batu ........................................... 7
4.1. Bagan Organisasi ................................................................................. 7
4.2. Keterangan / Pengertian ....................................................................... 7
BAB V. Struktur Organisasi Bagian Inventory .......................................... 11
BAB VI. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan Bagian Administrasi ...... 11
6.1. Visi ....................................................................................................... 12
6.2. Misi ...................................................................................................... 12
6.3. Falsafah ................................................................................................ 12
BAB VII. Uraian Jabatan ............................................................................ 14
7.1. Bagian Inventory .................................................................................. 14
7.2. Sub Bagian Logistik ............................................................................. 16
7.3. Sub Bagian House Keeping ................................................................. 19
BAB VIII. Tata Hubungan Kerja ................................................................ 25
BAB IX. Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi Personil .................................. 28
BAB X. Kegiatan Orientasi......................................................................... 29
BAB XI. Pertemuan / Rapat ....................................................................... 30

iv
BAB XII. Pelaporan .................................................................................... 31

v
BAB I
PENDAHULUAN

Bagian Inventory di RS. Baptis Batu secara struktural merupakan salah


satu bagian dibawah Bidang Umum dan Keuangan. Dalam kegiatan dan
pelayanannya di tahun 2013, Bagian Inventory memerlukan pedoman
pengorganisasian yang tersusun dengan baik supaya kinerja bagian ini dapat
berjalan optimal sesuai dengan apa yang diharapkan.
Sebagai bagian dari Bidang Umum dan Keuangan RS. Baptis Batu, Bagian
Inventory mempunyai tugas untuk ikut serta mengelolah keuangan RS. Baptis
Batu melalui efisiensi biaya dan pemanfaatan asset rumah sakit secara maksimal.
Efisiensi biaya dapat dilakukan dengan pengelolaan persediaan yang tepat
serta laporan pemakaian barang operasional yang akurat sehingga dapat dievaluasi
penggunaannya. Sedangkan pemanfaatan asset rumah sakit secara maksimal dapat
meningkatkan pendapatan rumah sakit pada bidang non medis. Hal ini diharapkan
akan membantu pengelolaan Bidang Umum dan Keuangan.
Kami sadar bahwa bagian ini tidak dapat berdiri sendiri, untuk itu
diperlukan kerjasama yang harmonis antar petugas Inventory yang ada dengan
Bagian / Instalasi yang lain supaya kegiatan Bagian Inventory ini dapat berjalan
sesuai dengan apa yang kita harapkan bersama. Dengan adanya pedoman
pengorganisasian ini kinerja Bagian Inventory dapat berjalan sesuai dengan
visi,misi dan tujuan Rumah Sakit Baptis Batu.

1
BAB II
GAMBARAN UMUM RS. BAPTIS BATU.

2.1. DESKRIPSI RS. BAPTIS BATU.

Rumah Sakit Baptis Batu (RS. Baptis Batu) merupakan rumah sakit umum
dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang
bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis 24 jam.
RS Baptis Batu berlokasi di JL. Raya Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec.
Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia. Telp 0341- 594161, (hunting) Fax:
0341 598911 dengan alamat e-mail rsbaptisbatu@yahoo.com
RS. Baptis Batu diresmikan pada tanggal 11 Mei 1999, dengan status berada
dibawah kepemilikan Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia. RS Baptis Batu
merupakan rumah sakit tipe madya yang setara dengan rumah sakit pemerintah
tipe C. Pada saat ini RS Baptis Batu dipimpin oleh dr. Arhwinda Pusparahaju
Artono, Sp.KFR, MARS selaku direktur.
Pada permulaan kepemimpinan beliau pada tahun 2008 motto RS Baptis
Batu yang lama yaitu Rumah Sakitku, Kebanggaanku, Tanggung Jawabku diubah
menjadi Compassionate Hospital atau Rumah Sakit yang berbelas kasih.
Demikian juga visi, misi, dan nilai dasar yang lama mengalami perubahan untuk
menyusun rencana strategi RS. Baptis Batu sesuai kebutuhan dan perkembangan
RS. Baptis Batu.
Pada tahun 2009 RS Baptis Batu sudah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk
Pelayanan Administrasi, Pelayanan Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat
Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan Keperawatan
RS Baptis Batu memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain
klinik umum, klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat,
serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi
pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi, home care, hotel
care, dan medical spa. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di RS
Baptis Batu sebanyak 100 tempat tidur.

Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani
kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan

2
pengobatan pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan, tanpa memberi resep
yang harus dibeli oleh pasien, tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh pasien
setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada
sejak RS Baptis Kediri berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Baptis.

2.2. SEJARAH INSTITUSI RS. BAPTIS BATU.

RS Baptis Batu mulai dibangun pada tahun 1996, berlokasi di Jl. Raya
Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec. Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia.
Di atas areal tanah seluas +/-7 hektar. Secara legalitas disahkan pada tanggal 11
Mei 1999.
RS Baptis Batu didirikan sebagai pengembangan RS Baptis Kediri,
diprakarsai oleh dr. Sukoyo Suwandani, selaku direktur RS Baptis Kediri, yang
didukung oleh seluruh staf RS Baptis Kediri. Jabatan direktur dirangkap oleh
direktur RS Baptis Kediri, yaitu dr. Sukoyo Suwandani. Pada awal pembukaan,
RS Baptis Batu sebagian besar karyawan adalah karyawan RS Baptis Kediri yang
bersedia dipindah tugas. Jumlah seluruh karyawan saat itu 143 orang.
Visi RS Baptis Batu saat itu sama dengan visi RS Baptis Kediri, visi ini
merupakan visi yang tumbuh dari hati para misionaris yang mendirikan RS
Baptis Kediri yaitu :
1. Menyatakan kasih Tuhan Yesus dalam pelayanan kesehatan.
2. Terwujudnya kasih Tuhan Yesus kepada setiap orang melalui
pelayanan rumah sakit.
Misinya adalah:
1. Mengupayakan pelayanan kesehatan yang prima dengan dasar
kasih Kristus tanpa membedakan status sosial, golongan, suku,
agama.
2. Menumbuhkembangkan aset yang ada.
Pelayanan kesehatan yang ada pada waktu itu adalah klinik umum, klinik
spesialis (bedah, kandungan, penyakit dalam dan kesehatan anak), klinik gigi,
instalasi gawat darurat, rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP,
serta dilengkapi pelayanan laboratorium, alat X-Ray, USG, EKG, kamar obat,

3
fisioterapi. Sebagian besar peralatan medis dan non medis berasal dari RS Baptis
Kediri.
Pada saat pendirian RS Baptis Batu, dicanangkan target kemandirian dicapai
tahun 2009. Yang dimaksud dengan target kemandirian adalah kemampuan untuk
menutupi biaya operasional sendiri. Mulai awal berdiri tahun 1999 sampai tahun
2009, RS Baptis Batu masih mendapat bantuan dana operasional dari Rumah
Sakit induk yaitu RS Baptis Kediri yang sudah berdiri sejak tahun 1957.
Sebagai rumah sakit yang baru berdiri maka jumlah pasien yang dilayani
tidak terlalu banyak. Pada waktu itu pasien lebih memilih berobat di rumah sakit
yang berada di Malang yang lebih lengkap peralatannya. Setelah ada kerjasama
dengan PT ASKES yang melayani askes sukarela, askes sosial, Jamkesmas dan
Jamkesda jumlah pasien meningkat pesat mulai April 2006.
Pada tanggal 11 Mei 2007 bertepatan dengan ulang tahun RS Baptis Batu
yang ke-8, ditunjuk pejabat direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda
Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS, yang menjabat direktur sampai saat ini.
Pada tahun 2008 disusunlah Rencana Strategis RS Baptis Batu 2008-2013. Sesuai
dengan target, pada tahun 2009 RS Baptis Batu mencapai target kemandirian.
Seluruh manajemen diserah terimakan dari direktur RS Baptis Kediri dr. Sukoyo
Suwandani selaku induk organisasi kepada direktur RS Baptis Batu yaitu dr.
Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp. KFR, MARS. Sejak saat itu biaya operasional
harus diusahakan sendiri. Apabila ada kekurangan dana operasional dapat
meminta bantuan RS Baptis Kediri yang diperhitungkan sebagai pinjaman.
Dengan target kemandirian ini RS Baptis Batu mulai berbenah sesuai dengan
rencana strategis yang sudah dicanangkan.

4
BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS. BAPTIS BATU

3.1. VISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi :
Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Malang Raya karena Pelayanan
Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan
Keselamatan Pasien

3.2. MISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :

a) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik berlandaskan


Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan status sosial,
golongan, suku dan agama.
b) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada
pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien.
c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan
Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata
Batu.
d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki
belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan
sejahtera.

3.3.FALSAFAH.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki falsafah :
a) Menjadikan Rumah Sakit Baptis Batu pilihan utama masyarakat Malang
Raya.
b) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu.
c) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan
profesionalisme.
d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
dalam berkarya.

5
e) Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar
profesi.
f) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit.
g) Keselarasan dalam melaksanakan tugas.

3.4.NILAI NILAI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki nilai-nilai :
B = Belas Kasih
A = Asertif
P = Profesional
T = Tim Kerja
I = Integritas
S = Sejahtera

3.5.TUJUAN.
Berpartisipasi dalam pembangunan kesehatan masyarakat demi peningkatan
kualitas sumber daya manusia Indonesia secara rohani dan jasmani

3.6.MOTTO.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki Motto :

Memberikan pelayanan dengan belas kasih

6
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS. BAPTIS BATU

4.1.BAGAN ORGANISASI.

4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN.

a. Unit Struktural
i. Direktur
Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Baptis Batu
ii. Wakil Direktur
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas
dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing masing, yaitu
:
1. Wakil Direktur Pelayanan : membantu direktur dalam bidang
pelayanan medis dan keperawatan
2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membantu direktur
dalam bidang umum dan keuangan

7
iii. Manajer
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam pelaksanaan satu
atau lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu :
1. Manajer Rawat Jalan, Medical Check Up dan Klinik Satelit.
2. Manajer Rawat Inap dan Keperawatan
3. Manajer Gawat Darurat dan Out Care
4. Manajer ICU dan Kamar Operasi.
5. Manajer Pemasaran, Komplain dan Pelayanan Perusahaan
Asuransi.
6. Manajer Wellness Center.
iv. Unit Kerja
Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau
profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun
pendukung operasional rumah sakit. Unit Kerja di RS Baptis Batu
dibedakan menjadi 2 yaitu divisi bisnis yang diberi istilah Instalasi
dan divisi pendukung yang diberi istilah Bagian. Seluruh instalasi
dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Pelayanan dan seluruh
Bagian dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Umum Keuangan.
Unit Kerja dapat bertanggungjawab atas satu atau lebih Sub Unit
Kerja. Berikut adalah daftar Unit Kerja :
- Instalasi Rawat Jalan.
- Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak.
- Instalasi Rawat Inap Kelas 1 & 2.
- Instalasi Rawat Inap Lantai 2 ICU.
- Instalasi Rawat Inap Kelas 3.
- Instalasi Gawat Darurat.
- Instalasi Kamar Operasi.
- Instalasi Farmasi.
- Instalasi Rehabilitasi Medik.
- Instalasi Laboratorium.
- Instalasi Radiologi.

8
- Instalasi Gizi
- Bagian Administrasi.
- Bagian Sumber Daya Manusia.
- Bagian Rekam Medik.
- Bagian Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit.
- Bagian Pemeliharaan Sarana.
- Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi.
- Bagian Akuntansi.
- Bagian Inventory.
- Bagian Keuangan.
- Bagian Pemasaran.
- Bagian Humas.
v. Unit Kerja Outsourcing
Cleaning Service, Satpam, Taman
b. Unit Non Struktural
i. Komite
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi
dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada direktur
dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah
sakit. Komite yang ada di RS Baptis Batu adalah sebagai berikut :

1. Komite Pastoral.
2. Satuan Pemeriksa Internal.
3. Komite Etik Rumah Sakit.
4. Komite Medik.
5. Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit.
6. Komite Pencegahan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit.
7. Komite Keperawatan

ii. KSM/Kelompok Staf Medis


Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam
jabatan fungsional. Kelompok Staf Medis di RS Baptis Batu
dikelompokkan sebagai berikut :

9
1. Kelompok Staf Medis Bedah.
2. Kelompok Staf Medis Non Bedah.
3. Kelompok Staf Gigi dan Mulut.
iii. Panitia
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi
dibentuk untuk bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam
rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit

1. Panitia Mutu dan Keselamatan Pasien.


2. Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3. Panitia Rekam Medik.
4. Panitia Farmasi dan Therapi.
5. Panitia Pendidikan Kesehatan Rumah Sakit.

10
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN INVENTORY

DIREKTUR

WAKIL DIREKTUR
UMUM KEUANGAN

Ka. Bag. Inventory

Logistik Kamar Jahit House Keeping

11
BAB VI

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN BAGIAN INVENTORY

6.1. VISI.
Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi Menjadi
Bagian Inventory dengan pelayanan yang berpusat pada pasien dengan
mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien

6.2. MISI.
Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :

a) Memberikan pelayanan penunjang kesehatan prima secara holistik


berlandaskan Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan
status sosial, golongan, suku dan agama.
b) Menyelenggarakan Pelayanan Penunjang Kesehatan yang berpusat
pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien.
c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan
Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata
Batu.
d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki
belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan
sejahtera.

6.3.FALSAFAH.
Falsafah Bagian Inventory Rumah Sakit Baptis Batu adalah :
a) Menjadikan Bagian Inventory yang bermutu dan akuntabel
b) Hak pasien untuk mendapatkan barang dan alat yang bermutu.
c) Sebagai tempat tenaga kerja mengabdi dan mengembangkan
profesionalisme.

12
d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
dalam berkarya.
e) Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar
profesi.
f) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit.
g) Keselarasan dalam melaksanakan tugas.

13
BAB VII
URAIAN JABATAN

7.1.BAGIAN INVENTORY.
1. Nama Jabatan: Kepala Bagian Inventory
2. Hasil kerja:
- Laporan Pembelian Bulanan
- Laporan Pembelian Barang Investasi
- Laporan Bulanan Kinerja Bagian Inventory
3. Uraian tugas:

- Merencanakan, mengkoordinasi, dan menjalankan kebijakan yang


berhubungan dengan semua kegiatan bagian Inventory rumah sakit.
- Menerima perencanaan pembelian barang stock non medis untuk
operasional rumah sakit.
- Menghitung kebutuhan barang operasional dengan teliti.
- Mengecek persediaan dan pesanan barang.
- Membeli barang sesuai keperluan RS dan jangan sampai overstock
- Menyiapkan surat pesanan buat perusahaan yang sudah ada kerjasama
- Menerima Lembar Penerimaan Barang dan mengeceknya.
- Membuat laporan rencana pembayaran dan menyerahkannya kepada
akuntansi.
- Memeriksa setiap permintaan barang non stock dan barang investasi di
semua bagian.
- Merundingkan barang yang akan dibeli dengan bagian terkait.
- Menganalisa kondisi pasaran dan mencari informasi atas barang yang
akan dibeli.
- Membandingkan harga, spesifikasi dengan berbagai relasi.
- Melakukan penawaran harga sampai mengatur ke harga potongan atas
pembelian barang.
- Menyiapkan dokumen pembelian barang Investasi.

14
- Melakukan pembelian barang Investasi atas persetujuan Tim
Pengadaan.
- Mengkomunikasikan rencana pembelian kepada bagian akuntansi dan
logistik, jelas sesuai nama barang, spesifikasi, dan cara
pembayarannya.
- Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan atas pembelian barang.
- Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan atas hasil kinerja bagian
Inventory.
- Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan atas penjualan kantin
minuman.
- Menyusun dan menyiapkan rencana anggaran bagian Inventory.
4. Tanggung jawab:
- Melaksanakan dan mengontrol standar pelayanan minimal bagian
Inventory.
- Mengelola pengadaan barang non medis RS Baptis Batu sesuai SPO.
- Mencari pemasok barang yang bermutu dengan harga barang yang
kompentitif.
- Berkoordinasi dengan bagian Keuangan dan bagian Akutansi dalam
pengadaan barang sesuai dengan keadaan keuangan RS Baptis Batu.
- Membuat laporan pembelian sehingga keuangan Rumah Sakit dapat
dikontrol dengan baik.
5. Wewenang:

- Mengambil keputusan dalam pelaksanaan kegiatan bagian Inventory.


- Menentukan pemasok barang setelah berkoordinasi dengan Wadir
Umum Keuangan.
- Menentukan sistem pembayaran barang setelah berkoordinasi dengan
Wadir Umum Keuangan.
6. Syarat jabatan:
6.1 Pendidikan : Lulusan S1 Bidang Ekonomi
Menguasai bidang bisnis, ekonomi, dan akuntansi.
6.2 Kemampuan :

15
- Kemampuan verbal untuk melakukan perundingan barang, pemilihan
dan penawaran dengan supplier.
- Kemampuan numerik untuk menghitung harga, variasi harga,
potongan, dan faktur lain yang berhubungan dengan pembelian,
mengevaluasi data pembelian dan persedian barang, untuk membuat
anggaran bagian Inventory.
- Kemampuan tata usaha untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan
kata-kata dan tabulasi bahan yang disiapkan untuk administrasi
inventory.
6.3 Minat :

- Berminat pada aktifitas teknikal untuk mengembangkan dan


melaksanakan kebijakan inventory.
- Berminat terhadap kegiatan yang berhubungan dengan orang lain, agar
kebijakan inventory dapat terlaksana secara efektif dan memuaskan
manajemen rumah sakit dan unit kerja.
6.4 Temperamen :

- Mampu untuk menentukan dan merencanakan aktivitas inventory.


- Mampu berkomunikasi dengan seluruh pegawai rumah sakit dan orang
luar, dalam melaksanakan kebijakan dan peraturan inventory.
- Mampu membuat keputusan.
- Memiliki kejujuran, ketelitian dan ketekunan.
6.5 Syarat fisik dan kondisi kerja :

- Berbicara dan mendengar dengan baik suplier dan pelanggan internal.


- Membutuhkan fisik yang kuat dalam membeli barang.
- Bekerja di dalam dan di luar ruangan.

7.2. SUB BAGIAN LOGISTIK


1. Nama Jabatan: Administrasi Logistik
2. Hasil kerja:
- Laporan Penerimaan Barang
- Laporan Persediaan Barang Bulanan

16
- Laporan Permintaan Barang Stock
- Laporan Permintaan Barang Unit Kerja
3. Uraian tugas:
- Membuat perencanaan pengadaan rutin barang non medis.
- Menghitung jumlah stock barang yang ideal berdasarkan permintaan
harian unit kerja.
- Memutuskan jumlah persediaan yang akan di order ke kepala bagian
Inventory.
- Mengecek barang datang sesuai dengan spesifikasi (no.bath, tanggal
expire date, dan jumlah barang) dan berhak menolak barang datang
tersebut mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan permintaan.
- Melaporkan ketidak-sesuaian atau kerusakan atas barang yang di kirim
beserta fakturnya.
- Membuatkan laporan penerimaan barang atas faktur yang diterima.
- Memasukan atau menata barang secara rapi sesuai dengan tempat
penyimpanan.
- Menyerahkan laporan penerimaan barang ke kepala bagian Inventory.
- Melayani permintaan e-slip setiap unit kerja, mengambilkan barang dan
mengecek permintaan.
- Mevalidasi setiap barang yang masuk dan keluar.
- Mengantarkan barang permintaan untuk Instalasi yang memerlukan.
- Melakukan stock opname setiap akhir bulan.
- Membuat Laporan Persediaan Barang yang diserahkan kepada kepala
bagian.
4. Tanggung jawab:
- Melaksanakan dan mengontrol standar pelayanan minimal logistik.
- Mengelola persediaan barang non medis RS Baptis Batu sebaik-
baiknya.
- Menerima dan menyimpan barang datang sesuai SPO.
- Berkoordinasi dengan kepala bagian Inventory dalam pelaksanaan
kegiatan logistik.
- Bertanggung jawab atas validasi barang keluar masuk logistik.

17
- Membuat laporan persediaan barang sehingga keuangan rumah sakit
dapat dikontrol dengan baik.

5. Wewenang:

- Memesan barang stock sesuai kebutuhan rumah sakit setelah


berkoordinasi dengan kepala bagian Inventory.
- Menolak barang yang datang apabila barang rusak atau tidak sesuai
dengan surat pemesanan barang.

6. Syarat jabatan:
6.1 Pendidikan : Lulusan dari Sekolah Menengah Atas.
Menguasai bidang komputer dan administrasi.
6.2 Kemampuan :
- Kemampuan verbal untuk mengkomunikasikan keadaan barang
kepada supplier, kepala bagian dan unit kerja lain.
- Kemampuan numerik untuk mengevaluasi stock barang dan
pembuatan Laporan Penerimaan Barang.
- Kemampuan tata usaha untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan
penerimaan, pengeluaran, dan persediaan barang.
6.3 Minat :

- Berminat pada aktifitas teknikal untuk mengembangkan dan


melaksanakan kebijakan logistik.
- Berminat terhadap kegiatan yang berhubungan dengan orang lain,
agar kebijakan logistik dapat terlaksana secara efektif dan
memuaskan manajemen dan seluruh unit kerja rumah sakit .
6.4 Temperamen :

- Mampu untuk menentukan dan merencanakan aktivitas logistik.


- Mampu berkomunikasi dengan seluruh pegawai rumah sakit dan
orang luar, dalam melaksanakan kebijakan dan peraturan logistik.
- Mampu membuat keputusan.
- Memiliki kejujuran, ketelitian dan ketekunan.
6.5 Syarat fisik dan kondisi kerja :

18
- Pekerjaan ini sedang.
- Fisik yang sedang karena mengangkat barang dan membawa
barang serta mengantarkan ke bagian-bagian sering membungkuk
dan berdekam kalau menyimpan barang di atas rak.
- Bekerja di dalam dan luar ruangan.
- Keluwesan, ketajaman di haruskan untuk membaca faktur dan
laporan.
- Kemampuan untuk merencanakan, menguasai, menerima dan
menyimpan barang.
- Harus mengetahui kesalahan atas pengambilan, pembelian, dan
inventaris.
- Berbicara dan mendengarkan pada saat bertemu orang untuk
masalah logistik.

7.3. SUB BAGIAN HOUSE KEEPING.


1. Nama Jabatan: Petugas House Keeping
2. Hasil kerja:
- Laporan Inventarisasi Peralatan dan Perabotan RSBB
- Laporan Penyewaan Vila
- Laporan Tamu RSBB yang menginap
- Laporan Penjualan Hasil Kebun
- Laporan Permintaan Barang
3. Uraian tugas:
- Menetapkan dan mempertahankan program kebersihan yang terjadual
reguler di seluruh lingkungan RS yang meliputi ruang perawatan
pasien, unit perawatan insentif, Villa, Guest House dan area khusus lain
yang menghendaki adanya level sanitasi dan sterilisasi yang tinggi.
- Memelihara perabotan kerumahtanggaan RS, sehingga dapat senantiasa
berfungsi.
- Menginventarisasi seluruh peralatan medis dan perabotan kerumah
tanggaan RS.

19
- Mengkoordinir/mengarahkan personil (pelaksana) untuk tujuan
kebersihan dan pemeliharaan tersebut.
- Melakukan administrasi pemindahan barang di lingkungan Rumah
Sakit.
- Menetapkan penggunaan & prosedur yang bisa memastikan standar
kualitas yang dapat diterima. hal ini meliputi pembersihan jendela,
dinding, lantai saluran air dan perabotan secara rutin, atau tanggung
jawab pembuangan sampah biasa dan kontaminasi; mensucihamakan
area yang terkontaminasi.
- Menjaga seleksi linen, distribusi, kontrol dan perbaikan.
- Bertanggung jawab atas lingkungan & fasilitas agar senantiasa bersih,
sehat & menyenangkan, baik untuk perawatan pasien maupun
kenyamanan pegawai Rumah Sakit.
- Bertanggung jawab atas penjualan hasil kebun.
- Bertanggung jawab atas penjualan barang afkir dan sampah kering
Rumah Sakit.
- Bekerjasama dengan bagian-bagian lain di RS, demi tercapainya tujuan
di atas.
- Membuat laporan secara terjadual kepada kepala bagian, atas seluruh
kegiatan house keeping.
4. Tanggung jawab:
- Melaksanakan dan mengontrol standar pelayanan minimal house
keeping.
- Mengelola villa dan guest house RS Baptis Batu sesuai dengan SPO.
- Berkoordinasi dengan kepala bagian Inventory dalam pelaksanaan
kegiatan house keeping .
- Membuat laporan kegiatan house keeping .

5. Wewenang:

- Mengatur pemesanan villa dan guest house RS Baptis Batu.


- Berkoordinasi dengan suvervisor cleaning service dan taman dalam
pelaksanaan kegiatan kebersihan dan kerapian RS Baptis Batu.

20
6. Syarat jabatan:
6.1 Pendidikan : Lulusan dari Sekolah Menengah Kejuruhan jurusan
Perhotelan Sekolah Menengah Atas.
Menguasai bidang komputer dan administrasi.
6.2 Kemampuan :
- Kemampuan verbal untuk mengkomunikasikan kebersihan rumah
sakit kepada pelaksana lapangan, kepala bagian dan unit kerja lain.
- Kemampuan numerik untuk menginventarisasi alat, biaya
penyewaan penginapan, dan penjualan hasil kebun.
- Kemampuan tata usaha untuk menginventarisasi alat medis dan
perabotan kerumahtanggaan.
6.3 Minat :

- Berminat pada aktifitas teknikal untuk mengembangkan dan


melaksanakan kebijakan logistik.
- Berminat terhadap kegiatan yang berhubungan dengan orang lain,
agar kebijakan logistik dapat terlaksana secara efektif dan
memuaskan manajemen dan seluruh unit kerja rumah sakit .
6.4 Temperamen :

- Mampu untuk menentukan dan merencanakan aktivitas logistik.


- Mampu berkomunikasi dengan seluruh pegawai rumah sakit dan
orang luar, dalam melaksanakan kebijakan dan peraturan logistik.
- Mampu membuat keputusan.
- Memiliki kejujuran, ketelitian dan ketekunan.
6.5 Syarat fisik dan kondisi kerja :

- Pekerjaan ini sedang.


- Fisik yang sedang karena mengangkat barang dan membawa
barang serta mengantarkan ke bagian-bagian sering membungkuk
dan berdekam kalau menyimpan barang di atas rak.
- Bekerja di dalam dan luar ruangan.
- Keluwesan, ketajaman di haruskan untuk membaca faktur dan
laporan.

21
- Kemampuan untuk merencanakan, menguasai, menerima dan
menyimpan barang.
- Harus mengetahui kesalahan atas pengambilan, pembelian, dan
inventaris.
- Berbicara dan mendengarkan pada saat bertemu orang untuk
masalah logistik.
8.Sub Bagian Kamar Jahit
1. Nama Jabatan: Petugas Kamar Jahit
2. Hasil kerja:
- Laporan Pembuatan linen baru
- Laporan Perbaikan linen
- Laporan Permintaan barang kamar jahit
3. Uraian tugas:
- Membuat linen baru yang dibutuhkan rumah sakit.
- Melakukan analisa tentang pencucian berbagai jenis kain sebelum
digunakan.
- Memotong bahan sesuai model dan ukuran yang tepat.
- Memutuskan jenis jahitan yang akan dilakukan sesuai kebutuhan.
- Melakukan penyebaran, perbaikan, penyimpanan dan penghitungan
sprei dan linen di rumah sakit untuk memelihara semua bagian
- Memelihara peralatan jahit RS, sehingga dapat senantiasa berfungsi.
- Menginventarisasi seluruh persediaan linen yang belum terpakai.
- Melakukan administrasi pembuatan dan perbaikan linen di lingkungan
Rumah Sakit.
- Bertanggung jawab atas permintaan kain dan penggunaannya untuk
linen inventaris Rumah Sakit.
- Bertanggung jawab atas permintaan perlengkapan jahit dan
penggunaannya untuk linen inventaris Rumah Sakit.
- Bertanggung jawab atas penyimpanan bahan yang sudah dipakai
maupun belum.
- Bekerjasama dengan bagian-bagian lain di RS, demi tercapainya tujuan
di atas.

22
- Membuat laporan secara terjadual kepada kepala bagian, atas seluruh
kegiatan kamar jahit.
4. Tanggung jawab:
- Melaksanakan dan mengontrol standar pelayanan minimal kamar jahit.
- Mengelola pembuatan dan perbaikan linen rumah sakit sesuai dengan
SPO.
- Berkoordinasi dengan kepala bagian Inventory dalam pelaksanaan
kegiatan kamar jahit .
- Membuat laporan kegiatan kamar jahit .

5. Wewenang:

- Menentukan jenis bahan dan cara menjahit linen.

6. Syarat jabatan:
6.1 Kemampuan :

- Kemampuan verbal untuk mengkomunikasikan kegiatan jahit menjahit


kepada kepala bagian dan unit kerja lain.
- Kemampuan numerik untuk menghitung keperluan bahan, mengukur pola
dan persedian linen.
- Kemampuan tata usaha untuk administrasi kamar jahit.
6.2 Minat :
- Berminat pada aktifitas teknikal untuk mengembangkan dan melaksanakan
kebijakan kamar jahit.
- Berminat terhadap kegiatan yang berhubungan dengan orang lain, agar
kebijakan kamar jahit dapat terlaksana secara efektif dan memuaskan
manajemen dan seluruh unit kerja rumah sakit .
6.3 Temperamen :
- Mampu untuk menentukan dan merencanakan aktivitas kamar jahit.
- Mampu berkomunikasi dengan seluruh pegawai rumah sakit dan orang
luar, dalam melaksanakan kebijakan dan peraturan kamar jahit.
- Mampu membuat keputusan.
6.4 Syarat fisik dan kondisi kerja :

23
- Pekerjaan ini sedang.
- Fisik yang kuat karena harus memindahkan kain.
- Bekerja di dalam dan luar ruangan.
- Pekerjaan ini membutuhkan ketelitian dan ketekunan dalam penghitungan.
- Pekerjaan ini membutuhkan kerapian.
- Berbicara dan mendengarkan pada saat bertemu orang untuk masalah
kamar jahit.

24
BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Wadir
Umum
Keuangan

Semua
Logistik
Instalasi

Semua Bagian House


Bagian Inventory Keeping

Keuangan Kamar Jahit

Akuntansi

Hubungan kerja dengan Wakil Direktur Umum Keuangan:

- Melaporkan setiap kegiatan bagian Inventory dengan mengunakan


laporan bulanan kinerja bagian Inventory.

1. Hubungan kerja dengan sub bagian Logistik:

- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan logistik.


- Menerima permintaan barang non stock sesuai SPO
- Menerima Laporan Penerimaan Barang sesuai SPO
- Menerima Laporan Persediaan Barang sesuai SPO
- Menerima Laporan Pengeluaran Barang sesuai SPO
- Mengajukan permintaan barang untuk keperluan bagian Inventory
dengan menggunakan E Slip

2. Hubungan kerja dengan sub bagian House Keeping:

- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan House Keeping.


- Menerima Laporan Kegiatan House Keeping sesuai SPO.

25
3. Hubungan kerja dengan sub bagian Kamar Jahit:

- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan House Keeping.


- Menerima Laporan Kegiatan Kamar Jahit sesuai SPO.
4. Hubungan kerja dengan Bagian Akuntansi :
- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan rencana pembayaran
pengadaan barang non medis sesuai SPO
- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan rencana pembayaran
pengadaan barang investasi sesuai SPO
- Meminta slip Surat Perintah Bayar untuk meminta uang belanja
tunai
- Meminta slip Bukti Penerimaan untuk menyetor uang hasil
penjualan kantin minuman dan uang penyewaan penginapan

5. Hubungan kerja dengan Bagian Keuangan:

- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan pembayaran pengadaan


barang non medis sesuai SPO
- Berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan pembayaran pengadaan
barang investasi sesuai SPO
- Meminta uang untuk belanja tunai memakai slip Surat Perintah
Bayar
- Menyetor uang hasil penjualan kantin minuman dan uang
penyewaan penginapan memakai slip Bukti Penerimaan
6. Hubungan kerja dengan Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) :
- Berkoordinasi tentang urusan kepegawaian bagian Inventory

7. Hubungan kerja dengan Bagian Sistem Informasi Manajemen ( SIM )


- Berkoordinasi tentang program-program yang ada di bagian
Inventory
8. Hubungan Kerja dengan Bagian Pemeliharaan Sarana (BPS):

- Mengajukan permintaan perbaikan sarana dan prasarana yang


mengalami kerusakan dengan menggunakan Slip Perbaikan
Bengkel.

26
9. Hubungan kerja dengan semua Instalasi :
- Berkoordinasi tentang permintaan barang investasi memakai surat
konfirmasi barang.

10. Hubungan kerja dengan semua Bagian :

- Berkoordinasi tentang permintaan barang investasi memakai surat


konfirmasi barang.

27
BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

NAMA JUMLAH
PENDIDIKAN SERTIFIKASI
JABATAN KEBUTUHAN
Ka Bagian Strata 1 1
Ekonomi
Administrasi SMUSMK 3
Logistik Akutansi
Petugas House SMUSMK 2
Keeping Perhotelan
Petugas Kamar SMUSMK Tata 2
Jahit Busana

28
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

Setiap pegawai yang akan ditempatkan di bagian Inventory wajib


mengikuti orientasi pegawai baru selama minimal 2 minggu.

Hari Penanggung
Materi Waktu Metoda
Ke Jawab
1-3 Pengenalan 7.00-15.30 Kabag
lingkungan dan Inventory
pekerjaan
4-6 Belajar 7.00-15.30 Kabag
pemesanan Inventory
barang
7-8 Belajar Cara Dan 7.00-15.30 Kabag
Laporan Inventory
Pembelian
9-10 Belajar Cara dan 7.00-15.30 Kabag
Laporan Inventory
Pembelian Barang
Investasi dan alur
11-12 Belajar Cara Dan 7.00-15.30 Kabag
Laporan Kinerja Inventory
Inventory

29
BAB XI
PERTEMUAN /RAPAT

Bagian Inventory mengadakan pertemuan rutin sebagai berikut:

1. Koordinasi harian setiap hari Senin-Jumat pada jam kerja efektif, yang
dihadiri Kepala bagian Inventory, seluruh pegawai bagian Inventory.
2. Pertemuan 2 mingguan setiap hari Kamis minggu ganjil pukul 07.30-
selesai, yang dihadiri oleh Kepala bagian Inventory dan seluruh pegawai
bagian Inventory.
3. Rapat Koordinasi Bagian Keuangan setiap hari Senin pukul 13.00-selesai,
yang dihadiri oleh Wadir Umum Keuangan, Kepala bagian Inventory,
Kepala bagian Keuangan, Petugas Pembayaran, Petugas Kasir, Kepala
bagian Lembaga Pelayanan Asuransi.
4. Rapat Kerja bulanan yang dihadiri Kepala bagian Inventory setiap satu
bulan sekali yang jadwalnya ditentukan oleh Direktur

30
BAB XII
PELAPORAN

Sebagai pertanggungjawaban kegiatan bagian Inventory wajib membuat


laporan sebagai berikut.

1. Laporan Harian
Laporan ini dibuat oleh masing-masing pegawai bagian inventory sesuai
tugas yang telah diberikan oleh atasan dan dilaporkan secara lisan saat
briefing harian.
2. Laporan Mingguan
Laporan ini dibuat oleh masing-masing pegawai bagian Inventory dan
dilaporkan secara lisan saat pertemuan mingguan dan didokumentasikan
oleh notulen pada buku notulen rapat.
3. Laporan Bulanan
Laporan ini dibuat oleh Kepala bagian Inventory dengan cara
mengumpulkan laporan yang dibuat oleh masing-masing pegawai bagian
Inventory, laporan tertulis dan dipresentasikan saat Rapat Kerja bulanan.
4. Laporan Tahunan
Laporan ini dibuat oleh Kepala bagian Inventory berupa laporan tertulis
dan dipresentasikan saat evaluasi TOR.

31