Makalah
Makalah
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Apabila kita mengamati secara detail , ada beberapa perbedaan yang membedakan antara
orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang . Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara
berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi
dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh ,
kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat
komukasi yaitu telfon genggam , gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di
bandingkan dengan gadget-gadget yang lain . Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya
mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh
disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit
orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh
disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu .
Surat adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal
penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara pembuatan surat yang
baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi , ambil
suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita
membuat surat lamaran tersebut , kita tidak lagi mengalami kesulitan .
PEMBAHASAN
2.1. Hakikat dan Fungsi Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi,
pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa
fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu
bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya
cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat
tersebut
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai
bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai
bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi
atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila
terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah
surat- surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah
penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi
kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat
perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan
surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada
pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai
ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat,
alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara
:
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari
salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran
yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu
kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata
yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu
banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan
kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau
permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan
secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah
sebagai berikut:
2) Menghilangkan basa-basi
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku,
tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat
menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan
kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa
umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan
martabat orang lain.
a. Kepala Surat
Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c)
nomor telepon, (d) nomor kotak pos, dan (e) lambang atau logo. Kelima unsur tersebut
terdapat pada kepala surat.
Kata nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan
tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata
tersebut.
d. Alamat Tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, terdapat hal hal yang perlu diperhatikan.
Seperti :
1. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan
kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.
2. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap
unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital secara keseluruhan.
3. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
4. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup
ditulis Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda
titik.
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka,
bagian isi, dan bagian penutup. Yang penulisannya perlu diperhatikan, terutama dalam
penggunaan kata kata didalamnya. Karena informasi akan lebih mudah untuk diterima,
jika penggunaan kata kata dalam isi surat tersebut mudah untuk dimengerti.
1. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan
huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
2. Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda baca.
2. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama
instansi.
3. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
4. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan,
untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
5. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip karena setiap surat resmi pasti ada
tembusan.
Bagaimanakah langkah membuat surat resmi? Dalam menyusun surat ini tentu kita harus
berpedoman pada aturan-aturan yang berlaku secara resmi. Untuk itu kita harus berpedoman
pada masing-masing bagian surat yang telah disebutkan di atas. Setiap bagian harus memenuhi
standar dan aturan masing-masing bagian tersebut.
Standar, aturan pada bagian-bagian surat yang kita tulis harus memenuhi unsur-unsur
yang telah ditetapkan baik itu dari segi tujuan, isi, bentuk penulisan dan juga unsur
kebahasaan. Jika anda masih belum yakin bagaimana menyusunnya, cara membuat surat resmi yaitu
dengan mengikuti segala aturan pada bagian surat resmi. Untuk mempermudah dalam
membuat surat resmi yang baik dan benar, saya akan membahas masing-masing fungsi yang
terdapat dalam bagian-bagian surat resmi, penjelasan lengkapnya bisa anda baca sebagai
berikut.
1. Nama
2. Alamat lengkap
3. Nomor kontak
Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan,
kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk
mengetahui tahun pembuatan surat. Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok
masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.
Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu
juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. Jika anda memerlukan informasi lebih
jauh mengenai bagian surat ini anda bisa membaca artikel tentang contoh nomor, perihal
dan tanggal surat.
Alamat
Salam Pembuka
Isi Surat
Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar
mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:
b. Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca
Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.
No : 27/SMAN 1 Bogor/08/2014
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth.
Dengan hormat,
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan
Kepala Sekolah
SMAN 1 Bogor
Ttd,
Nomor :
Kepada Yth:
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka
Bapak/Ibu dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan
terima kasih.
Ketua Panitia
Muhammad
Sahid
No : 01/OSIS/UND EX/V/14
Lamp : -
Kepada Yth
Pengurus OSIS
SMAN 9 Surabaya
Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2010/2014,kami selaku pengurus
OSIS SMA Negeri 5 Surabaya memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti
berbagai perlombaan yang akan diselenggarakan pada:
Muhammad Sahid
3.1 Kesimpulan
Adapun Kesimpulan yang dapat kami tarik pada percobaan ini yaitu sebagai
berikut :
1. Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesann,
pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
2. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu surat
dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi.
3. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk
menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis
3.2 Saran
Adapun saran yang mungkin dapat saya ajukan. Antara lain sebagai berikut :
1. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah langkahnya agar
tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.
2. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran kerja juga diperhatikan langkah
langkah dalam pembuatannya.
3. Diharapkan agar mahasiswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.
Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.
http ://www.suratresmi.blogspot.com