Contoh Pelaporan Proyek Perubahan Diklat Pim IV

KATA PENGANTAR

Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena hanya
dengan ridho dan rahamatnya makalah sistem Teknologi informasi ini dapat terselesaikan
tepat pada waktunya dan berkat karuniaNya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir
Implementasi Proyek Perubahan dengan judul ;
Optimalisasi system IT pelayanan Perpustakaan Umum Kab.Karimun
Laporan Akhir Proyek Perubahan ini disusun sebagai salah satu syarat memenuhi
kewajiban kurikuler dalam mengikuti pendidikan dan pelatihan kepemimpinan IV Angkatan
VIII pada Pemerintah Kabupaten Karimun, Kepulauan Riau bekerjasama dengan Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (
LAN RI ).
Untuk itu penulis meminta maaf yang sebesar-besarnya apabila ada kesalahan
maupun kekurangan didalam penulisan makalah sistem teknologi informasi ini, Penulis juga
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca, agar kedepanya
pembuatan makalah sistem Teknologi informasi ini dapat terus ditingkatkan dan dapat
menjadi lebih baik lagi, serta dalam kesempatan ini penulis mengucapkan ribuan terima kasih
kepada semua pihak yang terlibat didalam pengerjaan proyek perubahan ini, terutama kepada
kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah bapak Panji Sasmita S.sos , kepada
Pustakawan kami bapak Mahyudin Amd, bagian Pengolahan Ibu Susi arieyanti, bagian arsip
Bapak Uprizal,Stakholder yang telah banyak membantu dalam membuat system ini yakni
saudara Bambang wahyudi dan seluruh staf kantor perpustakaan yang tidak dapat saya
sebutkan satu persatu nama di sini. Semoga proyek perubahan ini dapat membantu system
teknologi informasi Perpustakaan terutama kepada kami khususnya masyarakat Kabupaten
Karimun.

BAB. I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Perpustakaan merupakan salah satu pelestari bahan pustaka. Salah satu fungsi
perpustakaan adalah sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.
Artinya budaya bangsa yang merupakan hasil cipta, karya dan karsa manusia itu akan
disimpan, dilestarikan dan dipergunakan di perpustakaan. Proses ini akan terus berputar ke
depan, tumbuh dan bergerak ke arah kemajuan.
Untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna perpustakaan yang menjangkau
seluruh lapisan masyarakat, dipandang perlu untuk menetapkan suatu lembaga yang
menangani Perpustakaan Umum.
Di Kabupaten Karimun terdapat Perpustakaan Dan Arsip Daerah yang merupakan
Perpustakaan Umum yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten
Karimun, Nomor 16 Tahun 2007, tanggal 31 Juli 2007, tentang Pembentukan dan Organisasi
Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.
 Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun berdiri sejak tahun 2003,
tepatnya pada saat hari ulang tahun Kabupaten Karimun yang ke III. Pada saat itu
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun masih dibawahi oleh Kasubbag
Informasi dan Perpustakaan yakni Muhammad Syukur, yang ditunjuk sebagai pimpinan di
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, yang kemudian Muhammad Syukur
sebagai Kepala Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun digantikan oleh
Soewarti, kemudian diteruskan Darmalinda, serta Zaini, dan kemudian dikepalai oleh Indra
Gunawan. Saat ini Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun Dikepalai
oleh Panji Sasmita S.Sos.
Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah unsur pendukung tugas
Bupati di bidang Perpustakaan dan Arsip, yang dipimpin oleh seorang Kepala yang
berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretariat Daerah.
Untuk menindak lanjuti Peraturan Daerah tersebut, perlu ditetapkan Keputusan Bupati
Karimun Nomor 12 Tahun 2007 tangal 30 April 2007 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan
Fungsi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun serta landasan pelaksanaannya
berdasarkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 17 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas pada
Unit Kerja di Lingkungan Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.
Berdasarkan landasan yuridis tersebut, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten
Karimun mempunyai tugas melayani masyarakat umum di bidang perpustakaan dan
informasi, serta memasyarakatkan perpustakaan. Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten
Karimun mempunyai fungsi antara lain:
1. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kebijaksanaan teknis di bidang perpustakaan;
2. Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, peralatan dan penyajian buku
perpustakaan.
Dalam menjalankan peranan dan fungsinya, diperlukan pedoman berupa visi dan misi.
Dalam visinya ditegaskan bahwa Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun
Terwujudnya masyarakat yang gemar membaca agar terbebas dari kebodohan,
keterbelakangan, ketertinggalan arus informasi dan ilmu pengetahuan dalam pelaksanaan
otonomi daerah memasuki era globalisasi dan era informasi. Sedangkan misinya pertama,
Mencerdaskan kehidupan bangsa pada umumnya dan masyarakat Kabupaten Karimun pada
khususnya, kedua, Melembagakan sikap masyarakat Kabupaten Karimun untuk gemar
membaca.
Mengingat letak geografis Kabupaten Karimun yang strategis (antara Laut Cina
Selatan, Selat Malaka dengan Selat Karimata) serta didukung potensi alam yang sangat
potensial, Kabupaten Karimun yang juga berada di Propinsi Kepulauan Riau dimungkinkan
untuk menjadi salah satu pusat pertumbuhan ekonomi bagi Republik Indonesia di masa
depan. Untuk menjamin dan mendukung kelancaran visi dan misi tersebut, maka salah satu
strategi yang akan dilakukan dalam hal ini adalah mengembangkan perpustakaan secara
optimal melalui system pelayanan Perpustakaan berbasis Informasi Teknologi ( IT ) serta
menyediakan fasilitas penguna layanan.
Untuk menunjang hal tersebut sudah selayaknya Pemerintah Kabupaten Karimun
membangun Perpustakaan Daerah berbasis IT beserta fasilitas penunjangnya. Gedung atau
ruangan perpustakaan adalah bangunan yang sepenuhnya diperuntukkan bagi seluruh
aktivitas sebuah perpustakaan, SDM yang profesional disiapkan untuk menjalankan program
yang harus dijalankan, sarana prasarana serta dukungan dana yang memadai.
Sejauh ini Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai koleksi
pustaka sebanyak 27.905 buku tersebut terdiri dari beberapa judul yakni dari karya fiksi dan
non fiksi, referensi, buku perguruan tinggi yang belum dioptimalkan. Jumlah koleksi ini
menunjukkan angka yang sangat minim. Fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan juga
dapat disebut kurang. Fasilitas database, katalog masih menggunakan manual, sedangkan
 fasilitas komputer hanya tersedia 18 buah, yang belum dimanfaatkan secara optimal,,jumlah
anggota mencapai 5734 orang .
Meskipun perpustakaan telah melaksanakan pelayanan buka setiap hari, akan tetapi
pengunjung yang datang masih minim. Setiap hari tercatat hanya berkisar 20-25 orang saja.
Dengan adanya pengunjung yang minim ini, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten
Karimun tergolong perpustakaan sepi pengunjung. Menurut informasi para pengunjung
perpustakaan, diketahui bahwa mereka yang datang tidak menemukan koleksi yang dicarinya
dan mengeluh tentang ruangan yang tidak nyaman. Karena tidak menemukan koleksi yang
dicarinya, maka kemudian dia tidak datang lagi untuk berkunjung di perpustakaan tersebut.
Hal lainnya yang sering di keluhkan pengunjung adalah ketersediaannya WI-FI.
Masalah-masalah di atas dapat menggambarkan tentang kondisi Perpustakaan Dan
Arsip Daerah Kabupaten Karimun yang masih sangat memprihatinkan. Hal ini mungkin
disebabkan karena kurangnya perhatian dari Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten
Karimun. Minimnya anggaran yang diberikan untuk opersional perpustakaan, membuat
perpustakaan daerah sulit berkembang. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa kebijakan
Pemda yang dikeluarkan belum berpihak pada pengembangan perpustakaan daerah. Belum
maksimalnya sumber daya manusia, sarana prasarana, gedung serta anggaran yang terbatas,
maka Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun belum memadai dan pelayanan
terhadap penguna perpustakaan tidak optimal.

Bidang Pelayanan mempunyai Tupoksi Uraian Tugas sebagai berikut :

1. Merencanakan kegiatan Seksi Pelayanan berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya baik rutin
maupun pembangunan serta sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan
kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
2. Memberikan petunjuk pada bawahan dilingkungan seksi pelayanan agar dalam melaksanakan
tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga tercapai efektifitas
pelaksanaan tugas.
3. Membagi tugas atau kegiatan kepada bawahan dilingkungan seksi pelayanan dengan
memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis sesuai dengan permasalahan dan bidang
tugasnya masing-masing.
4. Memeriksa dan mengecek serta mengontrol hasil kerja para bawahan guna menyempurnakan
lebih lanjut.
5. Menilai prestasi kerja para bawahan dilingkungan seksi pelayanan berdasarkan hasil yang
telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier.
6. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman
dan petunjuk teknis serta bahan bahan lainnya yang berhubungan dengan tugas seksi
pelayanan sebagai pedoman dan landasan kerja.
7. Mencari, mengumpulkan, dan mengelola data dan informasi yang berhubungan dengan tugas
seksi pelayanan.
8. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis
mengenai tugas seksi pelayanan.
9. Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas seksi
pelayanan dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalahan.
10. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipertimbangkan sebagai
bahan masukan bagi atasan.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai bidang tugasnya dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
 Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, susunan organisasi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah terdiri dari :

B. Area dan Fokus Proyek Perubahan

Sebuah perpustakaan terbangun dari kumpulan berbagai elemen. elemen yang

menopang berdirinya sebuah perpustakaan adalah gedung, koleksi, dana operasional dan
sumber daya manusia. Salah satu dari berbagai elemen tersebut yaitu koleksi menjadi salah
satu elemen penting dan menentukan eksistensi perpustakaan di tengah masyarakat. Eksitensi
perpustakaan di tengah masyarakat dapat dilihat dari banyaknya masyarakat atau pengguna
yang mengakses perpustakaan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi minat masyarakat
untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi berbasis Teknologi Informasi.
Koleksi yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah
koleksi yang berkualitas, sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan serta jaminan kemudahan
akses terhadap koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi dengan
kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan bahan pustaka. Sedangkan
kemudahan dalam mengakses koleksi perpustakaan sangat dipengaruhi oleh proses
pengolahan serta pelayanan bahan pustaka.

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan bahan pustaka merupakan objek dari
kajian manajamen koleksi perpustakaan. Melihat arti penting koleksi dalam sebuah
perpustakaan maka sudah selayaknya jika pengelola perpustakaan mempelajari tentang
manajemen koleksi perpustakaan melalui Teknologi Informasi , Sayangnya masih banyak
pengelola perpustakaan yang tidak terlalu memperhatikan hal ini. Untuk itu, dalam upaya
memberikan pengetahuan tentang manajemen koleksi perpustakaan penulis mencoba
menuliskannya dalam modul singkat ini. Semoga modul ini mampu memberikan
pengetahuan serta panduan praktis dalam melakukan manajemen koleksi perpustakaan.
Proyek Perubahan ini tentunya dibuat dengan berbagai tujuan. Di antara tujuan
tersebut adalah agar perpustakaan mampu menjelma sebagai lembaga yang mampu membina
minat baca masyarakat serta memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Untuk dapat
melakukan pembinaan minat baca masyarakat dan mampu memenuhi kebutuhan informasi
pemustaka sangat tergantung dari eksistensi koleksi dan system yang dimiliki oleh
perpustakaan. Tanpa keberadaan koleksi dan system yang mendukung tentu perpustakaan
tidak akan mampu melakukan pembinaan serta memenuhi kebutuhan informasi masyarakat
atau pemustaka.
Sedangkan manfaat dari proyek perubahan ini antara lain adalah :
1. Meningkatnya Sistem Pelayanan Perpustakaan .
2. Pelayanan Perpustakaan menjadi berkualitas dan profesional
3. Adanya rasa tanggung jawab dan disiplin pegawai di bidang pelayanan
4. meningkatnya sumber daya manusia di bidang perpustakaan yang mampu mengoprasikan
system layanan baik secara manual , teknologi dan komunikasi
5. Menjadikan Perpustakaan menjadi daya tarik yang khas bagi para pembaca, karena
perpustakaan merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber yang ada.
Internet menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan.
Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas
koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak
pemustaka atau tidak.
Ketika berbicara mengenai koleksi melalui teknologi informasi maka topik mengenai
koleksi berbasis IT perpustakaan merupakan topik pertama yang akan dipelajari. Pada topik
ini akan dipelajari tentang defini koleksi, varian dari koleksi serta metode penggadaannya.
Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah
dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi
mereka (Yulian dan Sunjana, 2009). Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan
oleh perpustakaan, selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu,
disimpan dan selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.sebelum
itu tentu saja bahan pustaka diolah terlebih dahulu melalui Dewey Decimal Classification
atau DDC yang merupakan salah satu sistem klasifikasi yang familiar digunakan oleh banyak
perpustakaan di Tanah Air. Sistem ini menyangkut seluruh subjek ilmu pengetahuan yang
disusun secara sistematis dan teratur. Pembagian ilmu (subjek ilmu pengetahuan) dimulai dari
subjek yang bersifat umum menuju subjek bersifat khusus.
Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan tersebut, maka saya ingin
mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada di perpustakaan dan arsip daerah Kabupaten
Karimun melalui system Informasi Teknologi ( IT ) melalui pelayanan Perpustakaan
Umum Kabupaten Karimun.

Bab II.

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Output Kunci Proyek Perubahan

Proyek perubahakan ini dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang dijadikan area
perubahan, Penulis bertujuan untuk mengoptimalkan sarana dan prasarana Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kabupaten Karimun. Dalam mengoptimalkan masalah , Output Kunci Proyek
Perubahan ini adalah database yang lengkap dan akurat terkait informasi keberadaan buku ,
pengunjung , dan catalog data . Dengan adanya database yang lengkap dan akurat maka
pengunjung perpustakaan akan lebih dipermudah dalam pencarian buku, serta staf tidak lagi
mengisi laporan secara manual, dan berharap kedepan dapat berjalan dengan lebih baik.
Namun hal tersebut tidak terlepas dari dukungan dan motipasi pimpinan dan para
pihak terkait, tidak terlepas juga dibutuhkannya anggaran untuk pelaksanaan proyek
perubahan didalam melengkapi kebutuhan proyek perubahan, hal tersebut tidak akan berjalan
lancar apabila staf dibidang pelayanan tidak tertarik akan hal ini, dan tidak mendukung akan
perubahan yang akan dibuat terhadap proyek perubahan tersebut. Namun hal ini dapat
disambut dari semua pihak terutama dibidang pelayanan, pengolahan dan Arsip., oleh karena
itu, untuk mencapai kondisi ideal yang diharapkan, perlu ditentukan output kunci, pentahapan
(milestone), tata kelola proyek, analisis peran dan pengaruh stakeholder, dan target capaian
kinerja.
B. ROADMAP/MILESTONE PROYEK PERUBAHAN
Roadmap/Milestone adalah rencana kerja rinci yang menggambarkan apa yang harus
Sasaran Sasaran Sasaran Sasaran
Terbentuknya Tim Pemahaman tentang Format data Format data
Kerja pentingnya data pelayanan pelayanan
sepenuhnya dari
pelayanan dan
bidang pengolahan

dilakukan untuk mencapai tujuan yang umumnya disusun sebagai bagian dari rencana
strategis.
Roadmap/Milestone dibuat didalam proyek perubahan ini adalah perpustakaan
berbasis Teknologi informasi. Dimana penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat
difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen
Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi
perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka,
pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai
bentuk Teknologi Informasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan
menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI
dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi
dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber
daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
 Indikator Indikator Indikator Indikator
Terbitnya SK Tim Tersedianya laporan Tersedianya Database bidang
Proyek Perubahan minguan, bulanan, dan Format layanan
data Pertahun pelayanan
Tahapan Tahapan Tahapan Tahapan
Pembentukan Tim Memberikan Verifikasi data Finalisasi data
Proyek Perubahan pemahaman tentang
pentingnya data
Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan
1. Melakukan Rapat 1. Melaksanakan Rapat 1.Membuat 1.Mengumpulkan
Staf dengan staf pelayanan format layanan Data layanan yang
2. Rapat kasi pengolahan 2.Mendistribusik sudah selesai
dan arsip an Format 2.Entri Data
layanan
Waktu Waktu Waktu Waktu
1 Minggu 1 Minggu 1 Minggu 5 Minggu

1. Pentahapan Proyek Perubahan

Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang Teknologi Informasi

perpustakaan. Yang dapat dibagi menjadi beberapa tahap yakni :
Tahapan Jangka Pendek :

Mengoptimalisasi Layanan Perpustakaan di bindang Pelayanan melalui system IT

Penguasaan Staff pelayanan terhadap system pelayanan Perpustakaan
Mengembangkan minat baca di lingkungan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kab.Karimun

Tahapan Jangka Menengah

Menjadikan Perpustakaan sebagai tempat belajar maupun mengajar

Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia di bidang perpustakaan
Meningkatkan pengadaan sarana dan prasarana pendukung Kantor Perpustakaan
Mengembangkan minat baca dan kunjungan kepada anak-anak, pelajar dan masyarakat
untuk mencerdaskan dan mengkaji ilmu pengetahuan dan kehidupan social budaya bangsa
secara informasi dan teknologi.

Tahapan Jangka Panjang

Tersedianya Layanan Informasi Berbasis Teknologi sebagai penyedia informasi ke

masyarakat secara cepat , tepat , dan akurat.
Menjadikan perpustakaan tempat taman Rekriasi Keluarga dalam bidang pembelajaran
Terlaksananya system pengolahan Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.
 Perpustakaan dapat membuat minat masyarakat untuk mengetahui dan membaca
dijadikan sebagai kebutuhan akan informasi dalam upaya mencerdaskan masyarakat yang
terampil, kreatif,social budaya dan berwawasan kebangsaan.sehingga tercapai sasaran yang
antara lain :
1. Tersusunnya pedoman umum dan teknis standarisasi pelayanan dan pengelolaan bidang
perpustakaan
2. Tersedianya pegawai yang terampil dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan
perpustakaan.
3. Mencerdaskan masyarakat melalui gerakan permasyarakatan minat baca.
4. Terselenggaranya penyuluhan dan sosialisasi perpustakaan di instansi pemerintahan, lembaga
pendidikan dan lembaga lainnya.
5. Pengembangan sarana dan prasarana perpustakaan
6. Tersedianya sistim teknologi informasi perpustakaan yang sampai ke Daerah
7. Terlaksananya penyuluhan dan pelatihan pelestarian bahan pustaka.
8. Mengoptimalkan upaya kebijakan pembangunan perpustakaan yang sesuai pada kebijakan
perpustakaan nasional dan kebijakan perpustakaan daerah
9. Tersedianya tenaga pengelolaan Perpustakaan yang berkualitas dan profesional.
10. Tersedianya sarana dan prasarana teknologi informasi manajemen Perpustakaan
11. Terlaksananya system pengolahan Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.
12. Terlaksananya Konsultasi dan koordinasi bidang perpustakaan

2. Faktor Penggerak

Perpustakaan harus memiliki daya tarik yang khas bagi para pembaca maupun
pendengar, karena perpustakaan merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai
sumber yang ada.
Adanya perangkat computer berupa software dan hardwer
Adanya computer di bidang pelayanan
Adanya internet untuk Kantor perpustakaan
Kemampuan dari staff terhadap teknologi informasi
Tuntutan layanan masyarakat serba yang serba klick

Alasan lain

Mengoptimalkan dan mempermudah pekerjaan perpustakaan

Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
Meningkatkan citra perpustakaan
Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

3. Cakupan dari Informasi Teknologi Proyek Perubahan Perpustakaan

Pengadaan koleksi
Katalogisasi, inventarisasi
Sirkulasi, reserve, inter-library loan
Pengelolaan penerbitan berkala
Penyediaan katalog (OPAC)
Pengelolaan anggota ( user & staf )
 Beberapa Peran penting untuk paktor pendukung yang dibutuhkan dalam pengembangan
system informasi teknologi antara lain :

1. Peran Internet
Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.Sarana telekomunikasi dan
distribusi informasi. Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.

2. Peran CD-ROM

Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text,
dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan
lain.

3. Keperluan Pengguna

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses
yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan
begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi
sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang
diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengelola
Teknologi Informasikan perpustakaannya :
Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh
sebelum merencanakan desain sistem
Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi,
evaluasi dan maintenance.
Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah
sistem
Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka
dalam seluruh proses kerja.

C. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

Proyek perubahan ini di dukung oleh Kepala Kantor sebagai Sponsor /Mentor dengan
memberikan arahan dan masukan untuk proyek perubahan yang dilaksanakan. Sedangkan
Coach merupakan pendamping project leader, dengan memberi arahan dan masukan
akademis sehingga proyek perubahan dapat dilaksanakan dengan baik. Selain sponsor dan
coach, project leader didukung oleh sumber daya tim yang membantu terlaksananya proyek
perubahan ini secara administrasi dan teknis , melalui stakeholders external yang membantu
dalam penciptaan Program system Informasi Teknologi.
 Gambar 2.1. Tata Kelola Proyek Perubahan Penyusunan Database RT/RW
(Lembaga Kemasyarakatan ) Dalam Rangka Tertib Administrasi di Kecamatan
Bengkong Pemerintah Kota Batam

D. STAKEHOLDERS PROYEK PERUBAHAN

Keberhasilan gagasan proyek perubahan ini dalam implementasinya di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karimun memerlukan dukungan dan kerjasama dari
semua pihak (para stakeholders)agar bisa berjalan efektif dan efesien. Pihak yang harus
terlibat antara lain Seksi Pengolahan dan seksi Arsip. Tim dikatakan efektif manakala antara
semua pihak saling kerjasama dalam penyediaan dan penyusunan data ini baik pihak internal
maupun eksternal sehingga tujuan awal penyusunan database bisa tercapai.
Stakeholder terdiri dari Internal dan exsternal , stakeholder internal yakni
Kasi Pengolahan dan Kasi Arsip yang ada di Kantor perpustakaan dan Arsip dalam
memberikan informasi dan data tentang katalog buku dan lain lain, melaporkan hasil kerja
kepada Project Leader dan melakukan komunikasi kepada Project Leader terkait hasil kerja
dan kendala-kendala yang terjadi pada tugas yang diberikan.
Staf Seksi Pelayanan , guna dalam pengumpulan data yang diperlukan.
Stakeholder Eksternal :
Membantu pelaksanaan Pembuatan Program dan system yang di optimalkan di kantor
perpustakaan dan arsip daerah Kabupaten Karimun.
Merencanakan kebutuhan dan sarana pendukung kegiatan Proyek Perubahan

BAB III.

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Capaian kinerja dari proyek perubahan ini tidak terlepas dari output kunci dan kriteria
keberhasilan yang telah ditetapkan. Target capaian kinerja proyek perubahan ini secara rinci
dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel 2.2
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
Kriteria Output Proyek Target Capaian
No
Keberhasilan Perubahan Kinerja
1 Tersusunnya database Tersusunnya database Tersedianya database
katalog dan jumlah katalog dan jumlah sebesar 100% dalam
buku serta laporan buku serta laporan pengiriman data dari
kunjungan dll. kunjungan dll. keseluruhan data yang
dibutuhkan sesuai
format yang ada.
 Gbr .1
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan

B. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Dalam sebuah system Teknologi Informasi lingkup Proyek Perubahan perpustakaan

tersebut antara lain adalah :

1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah system Teknologi Informasi
perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan
melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi
tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka?
Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan
yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah system teknologi informasi perpustakaan.
teknologi informasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan
pengguna. Maka tujuan daripada sistem teknologi informasi perpustakaan adalah untuk
memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka.
Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai
kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem
komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang
persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan
pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin
kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan
adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan
dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi
informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah
komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah
alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan
software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
Harga terjangkau (murah)
Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang
bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian.
Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap
pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya
dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
 3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan
komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak
sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih
dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang
lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam
negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di
perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan
gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak
membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di
UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software
yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi
Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari
pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala,
sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari teknologi informasi perpustakaan karena
perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan
pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien,
Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio,
modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah:
Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan ( LAN, WAN )
Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
Protokol komunikasi yang digunakan
Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan.
Tabel gbr 1.1
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur
simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data
terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /.
Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut
sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering
membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya,
karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model
sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun
data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

6. Standar basis data katalog

Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan

perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan
untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan
 data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama
dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format
penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar
atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak
memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang
membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak
menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat
standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara
anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-
prosedur yang digunakan bersama.

C. Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola
informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan
koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan data tentang data atau
informasi tentang informasi, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata
adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai
struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul,
pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan
adalah berbasis Marc dan Dublin Core.
Tabel gbr 1.1
Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan

D. Kriteria Keberhasilan

Keberhasilan Program Teknologi Informasi dari Proyek Perubahan ini sangat

tergantung dari sebuah komitmen yang ditetapkan Kantor Perpustakaan itu sendiri dimana
diperlukan identifikasi masalah melalui factor internal dan factor eksternal yakni, sebagai
berikut :
1. Faktor Internal
Kondisi lingkungan internal meliputi factor kekuatan yaitu : seluruh potensi yang
dimiliki guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan program kegiatan yang
telah ditetapkan adapun Faktor kelemahan yaitu factor yang menjadi penghambat dalam
kelancaran program dan kegiatan Kantor Perpustakaan .
Adapun Faktor Kekuatan meliputi antara lain yaitu :
1. Adanya Peraturan tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Perpustakaan
2. Adanya komitmen Kepala Kantor dan dukungan pegawai untuk melaksanakan visi dan misi
satuan kerja serta program dan kegiatan yang telah ditetapkan
3. Adanya Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah yang cukup jelas
4. Adanya etos kerja, tanggung jawab dan disiplin pegawai.

Sedangkan Faktor Kelemahan meliputi

1. Belum optimalnya sarana dan prasarana pendukung kelancaran pelaksanaan Program dan
kegiatan Perpustakaan
2. Masih terbatasnya kajian ilmu pengetahuan dan minat baca masyarakat terhadap
Perpustakaan
3. Terbatasnya Sumber daya manusia yang profesional dan berkualitas di bidang perpustakaan
4. Belum optimalnya koordinasi dan kerjasama perpustakaan dari tingkat pusat hingga
ketingkat Kelurahan/Desa.

2. Faktor Eksternal
Kondisi lingkungan eksternal meliputi peluang yaitu peluang yang dapat menunjang
pelaksanaan program dan kegiatan. Ancaman yaitu tantangan dan ancaman yang akan
dihadapi dan dapat menghambat tercapainya visi, misi dan tujuan Kantor Perpustakaan.
Faktor Peluang :
1. Tingginya minat masyarakat dan siswa dalam menggali wawasan budaya serta ilmu
pengetahuan.
2. Keberadaan perkembangan teknologi pelayanan perpustakaan dapat memudahkan
masyarakat memperoleh informasi yang diinginkannya
3. Adanya kesempatan pustakawan dan arsiparis untuk bermitra kerja dengan jabatan
fungsional lainnya.
4. Adanya sumber bahan pustaka sebagai bahan studi penelitian dan dapat menggali budaya
masyarakat serta lainnya.

Namun dibalik factor peluang terdapat juga Faktor Ancaman yang antara lain
1. Kurangnya partisipasi masyarakat terhadap perpustakaan, sehingga mereka merasa bukan
merupakan suatu kebutuhan.
2. Belum optimalnya peran dan fungsi perpustakaan sehingga membuat informasi tidak bisa
menyentuh masyarakat secara luas, apalagi masyarakat golongan menengah kebawah.
3. Masih rendahnya minat baca masyarakat serta kurangnya pemahaman masyarakat tentang
perpustakaan
4. Kurangnya fasilitas teknologi informasi dalam pelayanan perpustakaan
5. Kuatnya pengaruh informasi dan budaya asing sehingga masyarakat kurang mengkaji
informasi dan budaya bangsa sendiri.
Dari hal hal diatas tadi maka seharusnnya perpustakaan dapat membuat minat masyarakat
untuk mengetahui dan membaca dijadikan sebagai kebutuhan akan informasi dalam upaya
mencerdaskan masyarakat yang terampil, kreatif, social budaya dan berwawasan
kebangsaan.sehingga tercapai sasaran yang antara lain :
1. Tersusunnya pedoman umum dan teknis standarisasi pelayanan dan pengelolaan bidang
perpustakaan
2. Tersedianya pegawai yang terampil dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan
perpustakaan.
3. Mencerdaskan masyarakat melalui gerakan permasyarakatan minat baca.
4. Terselenggaranya penyuluhan dan sosialisasi perpustakaan di instansi pemerintahan, lembaga
pendidikan dan lembaga lainnya.
5. Pengembangan sarana dan prasarana perpustakaan
6. Tersedianya sistim teknologi informasi perpustakaan yang sampai ke Daerah
7. Terlaksananya penyuluhan dan pelatihan pelestarian bahan pustaka.
8. Mengoptimalkan upaya kebijakan pembangunan perpustakaan yang sesuai pada kebijakan
perpustakaan nasional dan kebijakan perpustakaan daerah
9. Tersedianya tenaga pengelolaan Perpustakaan yang berkualitas dan profesional.
10. Tersedianya sarana dan prasarana teknologi informasi manajemen Perpustakaan.
11. Terlaksananya system pengolahan Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.
12. Terlaksananya Konsultasi dan koordinasi bidang perpustakaan
 Perpustakaan harus memiliki daya tarik yang khas bagi para pembaca maupun
pendengar, karena perpustakaan merupakan sumber informasi dan pengetahuan dari berbagai
sumber yang ada.

E. KENDALA
Pada Proses pelaksanaan proyek perubahan mengenai Penyusunan Database
pelayanan berbasis IT di Kantor Perpustakaan dan arsip daerah ini ada beberapa kendala
antara lain sebagai berikut :
1. Banyaknya beban kerja rutin yang harus dikerjakan oleh tim;
2. Terbatasnya Sumberdaya manusia yang ada.

F. STRATEGI MENGATASI MASALAH

Kendala atau hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan proyek perubahan harus
dihadapi dan dicarikan strategi solusi untuk mengatasinya agar proses implementasi proyek
perubahan ini dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan target yang telah ditentukan.
Adapun strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Sering melakukan komunikasi dan koordinasi secara persuasif kepada tim ,
Membuat jadwal khusus untuk fokus mengerjakan proyek perubahan diluar jam kerja.

BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
B.
Dari hasil Laboratorium Kepemimpinan yang dituangkan dalam laporan Proyek
Perubahan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimponan Tingkat IV dapat disimpulkan sebagai
berikut;
1. Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kabupaten Karimun sebelumnya belum memiliki
database yang lengkap dan akurat tentang kepengurusan pelayanan dan pengolahan buku
,Sehingga pembuatan laporan harus selalu mengunakan system manual dan harus di periksa
kembali kebenaran datanya.
2. Dengan adanya informasi teknologi maka database kantor perpustakaan dan arsip kabupaten
karimun dapat memudahkan staff dan penguna dalam melakukan pelaporan dan peminjaman
buku, serta mempercepat pelayanan kepada masyarakat ( penguna ) karena dengan
mudah mengetahui keberadaan buku buku baru dan informasi lainnya.
3. Dengan adanya Sistem informasi teknologi ini maka akan Terciptanya pegawai yang
terampil dan profesional dalam pelayanan dan pengelolaan perpustakaan.

B. SARAN

Aspek kemampuan sumber daya manusia dalam suatu organisasi merupakan faktor
kunci bagi kelangsungan aktivitas suatu organisasi, karena pada hakekatnya di dalam
organisasi itu sendiri terjadi proses kerja sama antar manusia untuk mencapai tujuan
organisasi.
Untuk melaksanakan pekerjaan agar berjalan efektif, maka dituntut SDM yang
memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan. Dengan kondisi SDM yang profesional,
maka pengetahuan dan ketrampilan yang memadai merupakan tuntutan untuk melaksanakan
Tupoksi pada unitnya. Selain itu harus mempunyai kompetensi lain, yaitu kecerdasan
 intelektual, yang harus diimbangi dengan kesabaran (tidak emosional), bahkan juga
kecerdasan spiritual dari hal ini semua maka menulis memberikan sumbang saran yang antara
lain :
1. Dengan tersedianya informasi teknologi ini kedepan perpustakaan harus sudah bisa
melaksanakan sarana dan prasarana teknologi informasi manajemen Perpustakaan secara
lebih baik lagi;
2. Seluruh bidang yang ada di kantor perpustakaan dan arsip agar memanfaatkan system
informasi berbasis Database agar memudahkan koordinasi dan pelaksanaan program
pemerintah hingga ke level terbawah;
3. Perpustakaan harus tetap menyediakan akses informasi yang informatif dan layanan yang
relevan untuk masyarakat;
Demikian yang dapat saya laporkan tentang Proyek Perubahan Pendidikan dan
Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV, dan besar harapan saya agar perpustakaan dapat
menjadi yang terbaik nantinya untuk menjadi sumber ilmu dan informasi bagi masyarakat
Indonesia khususnya masyarakat Kabupaten Karimun.

Penulis

MUHAMMAD ZEN SH.,MA

NIP.19730708 200604 1 014

Daftar Pustaka

Perpustakaan Nasional RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan

Umum. Jakarta, Perpustakaan Nasional RI.
Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan
Perpustakaan Digital,Yogyakarta : Kanisius
Salusu. 2000. Pengambilan Keputusan stratejik, Untuk Organisasi Publik dan
Organisasi Nonfrofit, Gransindo: Jakarta
Suharyanto,2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Media Wacana: Yogyakarta
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama