Anda di halaman 1dari 125

Rujukan : JPA(BKP)71/17 Klt.

3 ( 39 )
No. Pindaan : 00

JPA

PANDUAN AMALAN 5S
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIA
ISI KANDUNGAN

PERKARA HALAMAN

BAHAGIAN SATU : MENGENALI AMALAN 5S

1. Tujuan 1
2. Latar Belakang 1
3. Memahami Konsep Amalan 5S
3.1 Amalan 5S 1–3
3.2 Prinsip Amalan 5S 4–7
3.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S 7–8
3.4 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S 8–9
3.5 Tindakan Yang Bukan Amalan 5S 9
3.6 Tentangan Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S 10
4. Kunci Kejayaan Amalan 5S 10
4.1 Sokongan dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan 10
Atasan
4.2 Membentuk Prasarana Yang Berkesan 11
4.3 Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan 11
4.4 Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan 11
Amalan 5S
4.5 Projek Perintis Amalan 5S – Model 5S 11
4.6 Penandaarasan Amalan Terbaik 12
4.7 Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A 12
4.8 Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran 12
5. Penutup 12

BAHAGIAN DUA : HALA TUJU AMALAN 5S JPA

1. Tujuan 13
2. Latar Belakang 13
3. Hala Tuju Amalan 5S JPA
3.1 Polisi Amalan 5S 13
3.2 Slogan Amalan 5S JPA 14
3.3 Logo Amalan 5S 14
3.4 Model Amalan 5S JPA 14
3.5 Wawasan Amalan 5S JPA 14
3.6 Misi Amalan 5S JPA 14 – 15
3.7 Objektif Amalan 5S JPA 15
3.8 Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA 15 – 16
3.9 Warna Penandaan 16
3.10 Ciri Keutamaan Amalan 5S di JPA 16
3.11 Penumpuan Persekitaran Berkualiti 17
3.12 Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA 17
4. Penutup 17

BAHAGIAN TIGA : LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JPA

1. Tujuan 18
2. Latar Belakang 18
3. Pelaksanaan Amalan 5S di JPA 18 – 20
4. Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S
4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu 5S 20 – 27
4.2 Langkah 2 - Mewujudkan Zon 5S 27
4.3 Langkah 3 – Latihan 5S 27 – 28
4.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S 28
4.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S 28 – 37
5. Penutup 38

BAHAGIAN EMPAT : PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JPA :


KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1. Tujuan 39
2. Latar Belakang 39
3. Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S 40
4. Keperluan Utama Pelaksanaan 40 – 41
5. Ruang Pejabat 41 – 47
6. Ruang Kerja Pegawai/ Bilik Pegawai 47 – 50
7. Bahagian Pengeluaran 50 – 51
8. Stor 51 – 55
9. Tempat Umum 55 – 66
10. Kawasan Persekitaran Jabatan 67 – 68
11. Keupayaan Sumber Manusia 68 – 69
12. Keselamatan Persekitaran 69
13. Penutup 69

BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1. Tujuan 70
2. Latar Belakang 70
3. Tatacara Audit Dalaman 70
3.1 Langkah 1 – Membentuk Kumpulan Pasukan Audit 70 - 71
Dalaman
3.2 Langkah 2 - Latihan Audit Dalaman 5S 71
3.3 Langkah 3 – Membentuk Kriteria Audit 71
3.4 Langkah 4 – Mengaudit Prestasi Amalan 5S 71
3.5 Langkah 5 – Menilai Keputusan Audit 71
4. Penutup 72

LAMPIRAN
Lampiran 1 : Rupa Bentuk Tetulang Ring File 73 – 75
Lampiran 2 : Contoh Pelabelan dan Pemakiran 76
Lampiran 3 : Penilaian Amalan Persekitaran Berkualiti 77 – 103
Jabatan Perkhidmatan Awam (Amalan 5S)
Lampiran 4 : Gambar-Gambar Teladan Amalan 5S di JPA 104 – 120
BAHAGIAN SATU

MENGENALI AMALAN 5S

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Satu ini ialah untuk memberi pemahaman tentang Amalan
5S.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun


pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang
boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas
dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada
piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.

2.2 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun


1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat
multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan
Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi
persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

3. MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S

3.1 Amalan 5S

3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang


dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah
tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‛S‟ yang
bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik.
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun
yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi
maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan


budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai „Kaizen‟
dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan
secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti
yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya,
penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua
peringkat anggota dalam organisasi.

3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang


berkesan kerana:

1
(a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan
produktif;

(b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

(c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh


pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan;

(d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk


menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik;

(e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;

(f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

(g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej


organisasi.

3.1.4 Maksud Amalan 5S bagi mewujudkan persekitaran berkualiti dalam


sesebuah organisasi adalah seperti di Jadual 1.

2
Jadual 1: Maksud Amalan 5S

Bahasa Bahasa Bahasa Maksud Contoh


Jepun Inggeris Melayu

Seiri Sort Sisih Menyisih barang-barang Membuang


yang tidak perlu: sampah
Mengasingkan dan
melupuskan barang-
barang yang tidak
diperlukan di tempat kerja
secara sistematik.

Seiton Set in Order Susun Kekemasan: Menyusun Mencapai


barang-barang yang dokumen dalam
diperlukan secara kemas tempoh 30
dan sistematik supaya saat.
mudah diambil dan
dikembalikan di tempat
asal selepas digunakan.

Seiso Shine Sapu Pembersihan: Tanggungjawab


Membersihkan dan harian untuk
memeriksa tempat kerja pembersihan
secara terperinci supaya ruang dan
tiada debu atau kotoran di peralatan kerja
atas lantai, peralatan dan individu.
persekitaran tempat kerja.

Seiketsu Standardise Seragam Keseragaman: Tempat


Mewujudkan piawaian penyimpanan
amalan terbaik di tempat peralatan dan
kerja dan memastikan dokumen yang
piawaian tersebut dipatuhi jelas.
di samping memastikan
tempat kerja itu bersih dan
teratur sepanjang masa.

Shitsuke Sustain Sentiasa Disiplin: Melatih pekerja Lakukan


Amal untuk mengamal sistem Amalan 5S
Amalan 5S secara secara harian.
berterusan supaya
menjadi tabiat dan budaya
kerja organisasi.

3
3.2 Prinsip Amalan 5S

3.2.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang


yang tidak perlu di tempat kerja

Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang


diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di
tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan
barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan
dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan.
Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

Kesan Nyata Pelaksanaan Sisih

Kuantitatif Kualitatif

Penjimatan ruang Tempat kerja lebih


Kawalan stok dan selamat
produk yang cekap Suasana kerja lebih
Masa pencarian yang selesa
pantas Mudah mengesan tempat/
alat/bahan rosak lebih
awal

3.2.2 Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan


kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang


tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut
kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah:

menjimatkan penggunaan ruang;


penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan
memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan
pada masa akan datang.

4
Kesan Nyata Pelaksanaan Susun

Kuantitatif Kualitatif

Kawalan stok dan Suasana kerja lebih


produk yang cekap selesa
Masa pencarian yang Mendidik pekerja disiplin
pantas positif
Proses kerja lebih Menjana idea kreatif di
pantas kalangan pekerja
Mengelak kesilapan Moral tinggi pekerja
dan kesalahan Selamat di tempat kerja
Kadar kehilangan Mengamalkan FIFO (First
peralatan rendah In First Out)

3.2.3 Sapu (Seiso): Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi
supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan
persekitaran tempat kerja

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja


untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan
kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap
keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan
menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di
lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih
dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi
panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada
masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan
tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa
dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan.

Kesan Nyata Pelaksanaan Sapu

Kuantitatif Kualitatif

Kos kerosakan peralatan Suasana kerja lebih selesa


rendah dan ceria
Kualiti produk bertambah Pekerja terus menjana idea
Masa membersih lebih kreatif
pantas Moral pekerja tinggi
Selamat di tempat kerja

5
3.2.4 Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti
di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang
masa

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu
telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat
kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang
dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti
yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat
kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan
untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang
telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure
(SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow),
gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas.

Kesan Nyata Pelaksanaan Seragam

Kuantitatif Kualitatif

Kos selenggara rendah Mendidik pekerja disiplin


Kos overhead rendah positif

Kecekapan proses Pekerja terus menjana


meningkat idea kreatif

Kuantiti pengeluaran Kemahiran pekerja


meningkat meningkat

Rungutan pelanggan Pekerja setia kepada


rendah organisasi

Produktiviti pekerja Imej organisasi


meningkat meningkat

3.2.5 Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk


mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya
menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi


panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu
faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan
organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai
dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program
latihan secara berkala.

6
Kesan Pelaksanaan Sentiasa Amal

Kuantitatif Kualitatif

Kos pengeluaran rendah Pekerja lebih kreatif dan


Produktiviti pekerja inovatif
meningkat Kemahiran pekerja
Kualiti meningkat
produk/perkhidmatan Pekerja setia kepada
meningkat organisasi
Memperolehi Sijil 5S Budaya kerja
Kemalangan sifar di berpasukan yang tinggi
tempat kerja

3.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S

3.3.1 Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun
rapi;

3.3.2 Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat;

3.3.3 Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk
mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif;

3.3.4 Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam


melaksanakan kerja;

3.3.5 Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake


proofing);

3.3.6 Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses


pengeluaran/pemberian perkhidmatan;

3.3.7 Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;

3.3.8 Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan


persekitaran yang berkualiti;

3.3.9 Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;

3.3.10 Pengurusan kos yang lebih berkesan;

3.3.11 Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian


perkhidmatan;

7
3.3.12 Memudahkan urusan penyelenggaraan;

3.3.13 Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan

3.3.14 Meningkatkan imej korporat organisasi.

3.4 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S

3.4.1 Penjimatan Kos:

(a) Penjimatan penggunaan inventori;

(b) Menghalang kerosakan ke atas inventori;

(c) Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan

(d) Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam


sesuatu urusan kerja.

3.4.2 Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

(a) Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;

(b) Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran


bahan mentah/proses; dan

(c) Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

3.4.3 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

(a) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat


mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang
digunapakai;

(b) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin,


peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan

(c) Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin,


peralatan dan kemudahan-kemudahan.

3.4.4 Jaminan kualiti:

(a) Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;

(b) Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih


pantas dan selamat; dan

8
(c) Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan
berkesan.

3.4.5 Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

(a) Menghapuskan keadaan yang membahaya;

(b) Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

(c) Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan


kecederaan dan kemalangan;

(d) Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan

(e) Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

3.4.6 Meningkatkan motivasi pekerja:

(a) Perhubungan yang baik antara anggota;

(b) Membentuk disiplin yang tinggi; dan

(c) Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

3.5 Tindakan Yang Bukan Amalan 5S

Antara tindakan yang bukan ciri Amalan 5S adalah seperti berikut:

3.5.1 Memberi latihan pengemasan;

3.5.2 Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang
kecacatan;

3.5.3 Satu cara untuk memaksa orang bekerja;

3.5.4 Satu cara untuk memaksa orang bekerja dengan lebih tekun dan
pantas; dan

3.5.5 Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim)


sebagai contoh dilaksanakan dalam bulan kualiti atau pertandingan
sahaja.

9
3.6 Tentangan Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S

Antara bentuk persoalan mempamerkan tingkah laku penentangan


pelaksanaan Amalan 5S ialah:

3.6.1 Apa yang hebat sangat tentang Amalan 5S?

3.6.2 Kenapa saya sebagai Ketua Jabatan, perlu jadi pengerusi Amalan
5S?

3.6.3 Kenapa perlu bersih, sedangkan ia akan kotor lagi?

3.6.4 Adakah melakukan sisih dan susun akan meningkatkan output?

3.6.5 Kenapa perlu tumpu sangat pada suatu yang remeh seperti Amalan
5S (sisih dan susun)?

3.6.6 Bukankah kita memang sudah lakukan Amalan 5S?

3.6.7 Sememangnya tempat kerja saya berserabut, tetapi saya tahu mana
hendak mendapatkannya?

3.6.8 Bukankah kita dah lakukan Amalan 5S setahun dulu?

3.6.9 Bukankah Amalan 5S dan aktiviti penambahbaikan lain sesuai untuk


kilang sahaja?

3.6.10 Tidak tahukah bahawa kami terlalu sibuk untuk melaksanakan Amalan
5S (sisih dan susun)?

3.6.11 Siapa mereka, hendak arahkan saya buat Amalan 5S?

3.6.12 Kita tidak perlukan Amalan 5S. Kita bukan kerja cari untung, jadi buat
kerja kita sajalah?

4. KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

4.1 Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan

Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan


suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan 5S selain mampu
memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan
memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan
5S dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya.

10
4.2 Membentuk Prasarana Yang Berkesan

Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal


pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan
Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu
dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan 5S
dan terma rujukan yang jelas.

4.3 Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan

Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini
penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan
kebaikan 5S di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah
boleh digunakan misalnya:

4.3.1 Melalui mesyuarat;

4.3.2 Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi;

4.3.3 Informasi di papan kenyataan;

4.3.4 Poster dan risalah; dan

4.3.5 Surat berita dalaman (Newsletter).

4.4 Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan 5S

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan


5S dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas
Amalan 5S kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota
organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan
5S.

4.5 Projek Perintis Amalan 5S – Model 5S

Mulakan dengan projek perintis Amalan 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan
anggotanya menunjukkan simptom kurang bermotivasi untuk bekerja,
mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan
berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila Amalan 5S
dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan
untuk merancang pelaksanaan Amalan 5S yang lebih menyeluruh dalam
organisasi. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting
dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas dan idea daripada
ahli kumpulan projek perintis Amalan 5S berkenaan untuk input
penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan 5S organisasi.

11
4.6 Penandaarasan Amalan Terbaik

Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya


mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi
model Amalan 5S untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan
gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti
dikongsikan dengan anggota yang lain.

4.7 Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A

Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka


pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A
(Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)).
Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan
5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya
mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan
kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan 5S di organisasi lebih
berkesan.

4.8 Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

Audit Dalaman Amalan 5S dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat


penilaian prestasi Amalan 5S. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem
ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya
dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

5. PENUTUP

5.1 Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota kerana perkara ini
hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen
yang tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua organisasi.

5.2 Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan
dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.

5.3 Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan
selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan JPA bertaraf dunia.

5.4 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan


semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S.

5.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan


prestasi penyampaian perkhidmatan organisasi yang cemerlang.

12
BAHAGIAN DUA

HALA TUJU AMALAN 5S


JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Dua ini ialah untuk memberi pemahaman tentang hala tuju
Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Keperluan JPA mempraktikkan Amalan 5S merupakan satu usaha untuk


menzahirkan JPA mempunyai sumber manusia jauhari yang berupaya
mempamerkan kecekapan dan keberkesanan mewujudkan identiti korporat
dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti. Keupayaan ini
akan memaparkan imej korporat JPA yang sentiasa diperkasa menerusi
keupayaannya dalam proses penambahbaikan secara berterusan untuk:

2.1.1 Merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat untuk
keberkesanan operasi;

2.1.2 Penjimatan, pengurangan dan mengelakkan pembaziran; dan

2.1.3 Menjana semangat kerja berpasukan dalam organisasi.

2.2 Dalam konteks Perkhidmatan Awam, Amalan 5S ini merupakan salah satu
bentuk pelaburan jangka panjang JPA untuk memastikan JPA terus teguh
(resilient) menghadapi cabaran-cabaran persekitaran dan ekspektasi
pelanggan, dipercayai (build trust), menggembirakan pelanggan (delighting
customers) serta mempunyai reputasi sebagai sebuah organisasi contoh atau
model kepada agensi-agensi kerajaan yang lain.

2.3 Pembentukan hala tuju pelaksanaan Amalan 5S di JPA adalah sejajar


dengan hala tuju Korporat JPA yang sedang dikuatkuasakan kini.

3. HALA TUJU AMALAN 5S JPA

3.1 Polisi Amalan 5S JPA

“Amalan 5S JPA bertujuan membentuk budaya persekitaran berkualiti,


dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan, sesuai
dengan tahapnya sebagai organisasi cemerlang dalam penyampaian
perkhidmatan kepada pelanggan”.

13
3.2 Slogan Amalan 5S JPA

„JPA Peneraju Imej Korporat Perkhidmatan Awam‟

3.3 Logo Amalan 5S

3.4 Model Amalan 5S JPA

Model Amalan 5S – Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal - JPA
melalui pendekatan Rancang (Plan), Laksana (Do), Semak (Check) dan
Tindakan (Action)- (PDCA) bagi mencipta nilai tambah kepada sistem
penyampaian perkhidmatan JPA dengan konsisten dalam persekitaran
berkualiti.

3.5 Wawasan Amalan 5S JPA

JPA mencapai prestasi cemerlang dalam penyampaian perkhidmatan


berteraskan persekitaran kerja yang berkualiti menerusi Amalan 5S yang
cekap dan berkesan selaras dengan imej JPA Peneraju Perkhidmatan Awam.

3.6 Misi Amalan 5S JPA

3.6.1 Mencapai pengiktirafan tertinggi dalam mewujudkan pengurusan


persekitaran berkualiti di tempat kerja;

3.6.2 Mencapai tahap tertinggi dalam kecekapan dan keberkesanan


pengurusan operasi di tempat kerja;

3.6.3 Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan pengurusan keselamatan


dan kesihatan pekerja di tempat kerja;

3.6.4 Mencapai tahap tertinggi dalam keupayaan mengenalpasti,


mengurangkan dan menghapuskan pembaziran di tempat kerja; dan

14
3.6.5 Mencapai tahap tertinggi dalam amalan semangat bekerjasama
secara berkumpulan di tempat kerja.

3.7 Objektif Amalan 5S JPA

Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi


mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

3.7.1 Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat;

3.7.2 Pengurusan operasi organisasi menjadi mudah, cekap dan selamat;

3.7.3 Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan;

3.7.4 Penggunaan kaedah dan piawaian urusan kerja yang jelas;

3.7.5 Penggunaan ruang kerja yang optimum;

3.7.6 Peluang mengurangkan rungutan pelanggan;

3.7.7 Peningkatan semangat kerja berpasukan;

3.7.8 Peningkatan kecekapan sistem penyampaian; dan

3.7.9 Peningkatan imej korporat organisasi.

3.8 Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA

Pendekatan pelaksanaan Amalan 5S di JPA memfokuskan kepada fasa-fasa


berikut:

3.8.1 Komitmen kepimpinan pengurusan

Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan


dalam merancang, melaksana, memantau dan mengkaji semula
pelaksanaan Amalan 5S dari semasa ke semasa bagi mewujudkan
suasana kerja yang berkualiti dan produktif.

3.8.2 Kesedaran amalan terbaik 5S

Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai


pelaksanaan Sistem Amalan 5S menerusi latihan yang berjadual.

3.8.3 Melatih anggota organisasi

Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkayaan ilmu dan


pengalaman kepada seluruh warga JPA secara berjadual.

15
3.8.4 Penyertaan menyeluruh

Penglibatan seluruh warga JPA dalam melaksanakan Sistem Amalan


5S yang konsisten dan mengekalkan keseragaman dan ruang kerja
yang kondusif, selamat dan ceria. Pendekatan P.D.C.A digunakan
dalam pelaksanaan program.

3.9 Warna Penandaan

3.9.1 Penonjolan imej korporat menerusi penyeragaman penggunaan


warna- warna korporat, warna penggunaan yang sejagat dan warna
piawaian. Penyeragaman penggunaan warna mempersembahkan
suasana yang lebih kondusif, teratur dan memancarkan prestij JPA.

3.9.2 Penggunaan warna seperti berikut:

(a) Warna korporat JPA iaitu:


Biru (navy blue)
Merah
Kuning.

(b) Warna penggunaan yang sejagat iaitu Hitam dan Putih

(c) Warna piawaian yang telah ditetapkan oleh suatu badan


penguatkuasaan berdasarkan kesesuaian sesuatu
perkara/item (penggunaan kepada simbol-simbol
amaran/peringatan/peraturan)

3.10 Ciri Keutamaan Amalan 5S di JPA

3.10.1 Beridentitikan imej korporat yang mempamerkan persekitaran


berkualiti iaitu kebersihan, kekemasan dan keselamatan;

3.10.2 Perkongsian sumber (masa, tenaga, kewangan dan ilmu);

3.10.3 Hubungan harmoni dalam organisasi;

3.10.4 Kreatif dalam penggunaan sumber; dan

3.10.5 Penjimatan pelaksanaan dengan tiada pembaziran dalam


penggunaan sumber (barangan kitar semula, masa, tenaga,
kewangan dan ilmu).

16
3.11 Penumpuan Persekitaran Berkualiti

Empat (4) aspek generik persekitaran berkualiti diberi penumpuan di JPA,


iaitu:

3.11.1 Persekitaran tempat kerja yang selamat;

3.11.2 Persekitaran tempat kerja yang kemas dan bersih untuk keselesaan
pelanggan dalaman dan luaran;

3.11.3 Pengurusan fail dan stor yang cekap dan berkesan; dan

3.11.4 Mengamalkan semangat kerjasama dan kerja berkumpulan.

3.12 Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan 5S di JPA

Kunci utama kejayaan pelaksanaan Amalan 5S di JPA seperti berikut:

3.12.1 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan;

3.12.2 Penyertaan dan penglibatan setiap individu di JPA secara berterusan;


dan

3.12.3 Pelaksanaan secara berterusan – Kitaran P.D.C.A

4. PENUTUP

Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran


berkualiti menjadikan JPA sebuah organisasi yang mempunyai persekitaran tempat
kerja yang bersih, tersusun dan bersistematik serta selamat. Melalui Amalan 5S,
warga JPA secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi
menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat
berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

17
BAHAGIAN TIGA

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S


DI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Tiga ini ialah untuk memberi panduan terhadap langkah-
langkah 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal) yang dapat
membantu warga JPA untuk pelaksanaan Amalan 5S dengan lebih mudah
dan berkesan.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Panduan pelaksanaan Amalan 5S ini mengandungi langkah-langkah 5S iaitu


Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang membantu anggota
JPA untuk memahami dan melaksanakan konsep 5S dengan lebih terancang,
mudah dan berkesan.

2.2 Panduan langkah-langkah Amalan 5S ini sebagai bahan rujukan kepada


semua peringkat organisasi di JPA untuk mewujudkan persekitaran yang
berkualiti di JPA, di samping menentukan kepatuhan kepada piawaian yang
ditetapkan serta dapat memupuk usaha penambahbaikan di persekitaran
tempat kerja secara berterusan.

2.3 Dalam konteks pemindahan pengetahuan dan proses pembelajaran


berterusan, penggunaan rujukan kepada panduan langkah-langkah Amalan
5S ini perlu ditambahi lagi dengan bahan-bahan rujukan dan sokongan lain
seperti penerbitan-penerbitan Amalan 5S, pekeliling-pekeliling, garis
panduan-garis panduan pengurusan pejabat, prosedur-prosedur Sistem
Pengurusan Kualiti dan latihan Amalan 5S.

3. PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JPA

3.1 Pada amnya pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan


Plan-Do-Check-Action (P-D-C-A)

3.1.1 PLAN (Rancang)

(a) Memberikan pendedahan kepada pihak pengurusan;

(b) Membentuk struktur pelaksana Amalan 5S;

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pemandu 5S; dan

(d) Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

18
3.1.2 DO (Laksanakan)

(a) Sisih (Seiri)

Mengenalpasti dan mengasingkan barang-barang yang tidak


perlu di kawasan kerja.

(b) Susun (Seiton)

Menjelaskan apa-apa yang perlu disusun dan tentukan kaedah


penyusunan.

(c) Sapu (Seiso)

(i) Mengenalpasti dari mana datangnya kekotoran;

(ii) Mengenalpasti punca-punca berlakunya kekotoran; dan

(iii) Mengambil tindakan menghapuskan kekotoran dan


punca-punca yang menyebabkannya.

(d) Seragam (Seiketsu)

(i) Mewujudkan pemilikan (pemunya) supaya ada rasa


tanggungjawab terhadap persekitaran dan peralatan;

(ii) Menerima pakai amalan terbaik yang telah


diseragamkan; dan

(iii) Melakukan Amalan 3S yang pertama (Sisih, Susun,


Sapu) secara berterusan bagi mewujudkan disiplin
tinggi di kalangan warga JPA.

(e) Sentiasa amal (Shitsuke)

(i) Memastikan setiap warga JPA memahami, mematuhi


dan mengamalkan peraturan; dan

(ii) Mengekalkan keadaan yang baik dengan usaha


penambahbaikan berterusan.

3.1.3 CHECK (Semak)

(a) Melaksanakan Audit Dalaman 5S;

(b) Melakukan penandaarasan dengan jabatan dan organisasi lain


untuk penambahbaikan berterusan; dan

19
(c) Memastikan peraturan Amalan 5S yang diterima pakai
dipatuhi.

3.1.4 ACTION (Tindakan)

(a) Membudayakan Amalan 5S;

(b) Membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran;

(c) Memberikan pengiktirafan/penghargaan terhadap usaha warga


kerja;

(d) Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action; dan

(e) Memperolehi persijilan Amalan 5S.

4. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu 5S

4.1.1 Objektif:

(a) Untuk membina prasarana program penambahbaikan


berterusan; dan

(b) Untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat warga dan


mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta
semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi
cemerlang.

4.1.2 Struktur Pelaksanaan Amalan 5S

(a) Tanggungjawab pelaksanaan amalan 5S hendaklah


menyeluruh dan setiap ahli hendaklah menjalankan peranan
masing-masing;

(b) Pengerusi Jawatankuasa Pemandu bertanggungjawab untuk


memastikan pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya;

(c) Peranan ahli Jawatankuasa Pemandu JPA dan Jawatankuasa


Pemandu di peringkat Bahagian perlu dijelaskan untuk
kelancaran pelaksanaan tanggungjawab tersebut; dan

(d) Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan 5S JPA


adalah seperti Jadual di bawah:

20
Rajah 1: Struktur Pelaksanaan Amalan 5S

J/K JPA
J/K Pemandu JPA

Penyelaras 5S

JKK JKK JKK JKK JKK


Latihan Promosi Audit Keselamatan dan Dokumentasi
Kesihatan dan Perolehan
Persekitaran

J/K Pemandu Bahagian

J/K Bahagian

Penyelaras 5S

JKK JKK JKK JKK JKK


Latihan Promosi Audit Keselamatan dan Dokumentasi
Kesihatan & Perolehan
Persekitaran

Fasilitator Fasilitator

Ketua Ketua Ketua


Kumpulan Kumpulan Kumpulan
Ahli-ahli Ahli-ahli Ahli-ahli

21
Jadual 1: Tanggungjawab Jawatankuasa dan Ahli

Struktur Ahli Tanggungjawab

Jawatankuasa Pengerusi: Tanggungjawab Jawatankuasa


Pemandu (Induk) TKPPA(O) – Selaku Pemandu Amalan 5S:
Pengerusi Pasukan
(Pasukan Petugas Kualiti dan i. Menentukan hala tuju
Petugas Kualiti Produktiviti JPA keseluruhan pelaksanaan
dan Produktiviti Amalan 5S;
JPA) Setiausaha:
PBU/BKP ii. Membentuk pelan tindakan
pelaksanaan Amalan 5S;
Ahli:
Pengarah-pengarah iii. Menetapkan dasar, peraturan
Bahagian serta garis panduan;

Jawatankuasa kecil: iv. Menentukan belanjawan serta


(Diselaraskan oleh sumber-sumber kewangan;
BKP)

Jawatankuasa Latihan: v. Melantik penyelaras, ketua


jawatankuasa kecil dan
fasilitator;
Jawatankuasa
Promosi: vi. Menetapkan sistem
pengiktirafan/ penghargaan
Jawatankuasa Audit:
vii. Mengawasi dan menilai
Jawatankuasa kemajuan pelaksanaan
Keselamatan dan dengan bantuan jawatankuasa
Kesihatan kecil (Latihan, Promosi, Audit
Persekitaran: Dalaman); dan

Jawatankuasa vii. Memantau Kemajuan


Dokumentasi dan pelaksanaan Amalan 5S
Perolehan (Bilik Fail melalui contoh amalan terbaik.
dan Bilik Stor):

Penyelaras/ Setiausaha : Tanggungjawab Penyelaras


Setiausaha PBU/BKP Amalan 5S:
Amalan 5S
i. Menjadualkan mesyuarat
Jawatankuasa Pemandu
Amalan 5S;

22
Struktur Ahli Tanggungjawab

ii. Menyelaraskan Program


Amalan 5S;

iii. Melaporkan kemajuan dan


status pelaksanaan Amalan
5S;

iv. Menyimpan rekod utama dan


minit berkait dengan
pelaksanaan Amalan 5S;

v. Membantu pengurusan aktiviti


promosi, latihan dan audit; dan

vi. Menghebahkan maklumat


terkini pelaksanaan Amalan 5S
dalam organisasi.

Jawatankuasa Pengerusi : i. Membentuk hala tuju dan


Pemandu Pengarah Bahagian pelan perancangan di
(Bahagian) peringkat Bahagian;
Setiausaha :
UPKS ii. Membentuk jawatankuasa di
peringkat Bahagian;

iii. Mengenalpasti zon-zon (aras-


aras) pelaksanaan 5S;

iv. Melaksana aktiviti-aktiviti 5S di


peringkat Bahagian;

v. Memantau pelaksanaan 5S
Bahagian; dan

vi. Memastikan keseragaman


pelaksanaan 5S sepertimana
yang digariskan di peringkat
Jabatan.

Fasilitator Perunding Tanggungjawab Fasilitator Amalan


5S:
Urus setia

23
Struktur Ahli Tanggungjawab
i. Memberikan latihan dan
UPKS panduan kepada ketua dan
ahli kumpulan;
Pegawai yang
dilantik di ii. Memastikan semua kumpulan
peringkat Jabatan mematuhi peraturan dan
dan Bahagian panduan yang disediakan;

iii. Menentukan pembahagian zon


(aras-aras);

iv. Menjadi perantara untuk


menyampaikan maklumat
terkini antara pihak
pengurusan dengan kumpulan;
dan

v. Menyelaraskan dan memantau


aktiviti kumpulan.

Ketua Zon Pegawai-pegawai yang Tanggungjawab Ketua Kumpulan


(Zon Mengikut dilantik di peringkat Amalan 5S:
Aras) pelaksanaan Bahagian
i. Mengadakan mesyuarat
secara berkala dengan ahli-
ahli kumpulan;

ii. Menggalakkan penglibatan


semua ahli dalam pelaksanaan
aktiviti 5S;

iii. Merancang aktiviti kumpulan;

iv. Memberikan maklum balas


mengenai status pelaksanaan
Amalan 5S kepada fasilitator;
dan

v. Membantu memberikan
panduan dan tunjuk ajar.

Ahli-ahli Semua anggota JPA Tanggungjawab Ahli Kumpulan:


Kumpulan 5S

24
Struktur Ahli Tanggungjawab
i. Memberikan komitmen secara
berterusan;

ii. Menyertai aktiviti 5S secara


aktif;

iii. Bekerjasama dalam kumpulan;


dan

iv. Menghadiri mesyuarat dan


menyumbangkan idea bagi
menjayakan pelaksanaan
Amalan 5S.

Jawatankuasa Pegawai-pegawai yang Tanggungjawab Jawatankuasa


Kecil Latihan dilantik di peringkat Kecil Latihan:
pelaksanaan JPA dan
Bahagian i. Menyediakan pelan
pelaksanaan aktiviti latihan
bagi memupuk Amalan 5S
kepada semua warga kerja
dalam organisasi; dan

ii. Memastikan setiap warga kerja


diberikan latihan yang
berkaitan.

Jawatankuasa Pegawai-pegawai yang Tanggungjawab Jawatankuasa


Kecil Promosi dilantik di peringkat Kecil Promosi:
pelaksanaan JPA dan
Bahagian i. Menyediakan pelan
pelaksanaan aktiviti promosi
5S;

ii. Mengenalpasti aktiviti/kempen


promosi bagi memupuk
kesedaran penyertaan bagi
menjayakan pelaksanaan
Amalan 5S; dan

iii. Menganalisis keberkesanan


aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan.

25
Struktur Ahli Tanggungjawab

Jawatankuasa Pegawai-pegawai yang Antara tugas dan tanggungjawab


Kecil Audit dilantik di peringkat Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman
Dalaman 5S pelaksanaan JPA dan 5S:
Bahagian
i. Menyediakan kriteria audit
dalaman 5S;

ii. Menentukan kekerapan aktiviti


audit dalaman 5S;

iii. Menyediakan laporan dan


analisis keputusan audit
dalaman 5S; dan

iv. Menyemak kriteria audit


dalaman 5S dari semasa ke
semasa mengikut keperluan.

Jawatankuasa Pegawai-pegawai yang Antara tugas dan tanggungjawab


Kecil dilantik di peringkat Jawatankuasa Kecil Keselamatan
Keselamatan dan pelaksanaan JPA dan dan Kesihatan Persekitaran:
Kesihatan Bahagian
Persekitaran i. Merancang program-program
keselamatan dan kesihatan di
peringkat JPA;

ii. Mengeluarkan garis panduan


keselamatan di tempat kerja;
dan

iii. Memantau dan memeriksa


keselamatan ruang, peralatan
dan sistem di JPA.

Jawatankuasa Pegawai-pegawai yang Antara tugas dan tanggungjawab


Kecil dilantik di peringkat Jawatankuasa Kecil Dokumentasi:
Dokumentasi dan pelaksanaan JPA dan
Perolehan (Bilik Bahagian i. Mengeluarkan garis panduan
Fail dan Bilik pengurusan bilik fail dan stor
Setor) yang seragam;

ii. Memantau dan menyelia

26
Struktur Ahli Tanggungjawab
kepada pematuhan garis
panduan tersebut; dan

iii. Menguatkuasakan kawalan


dan pemantauan.

4.2 Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S

4.2.1 Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang


dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan
pelaksanaan Amalan 5S.

4.2.2 Penyelaras 5S dengan kerjasama fasilitator akan menentukan zon-


zon yang sesuai. Pembahagian kawasan hendaklah diwujudkan
menggunakan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan 5S.

4.2.3 Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:

(a) Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada


zon-zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz
organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi
tujuan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik);

(b) Menentukan kumpulan untuk setiap zon dan bilangan keahlian


kumpulan setiap zon;

(c) Mempamerkan struktur kumpulan dan kawasan/zon masing-


masing dengan mengambil kira hala tuju amalan 5S di JPA
yang berimejkan korporat; dan

(d) Zon-zon di JPA adalah berdasarkan aras/tingkat atau


Bahagian/Cawangan/Unit di mana yang bersesuaian.

4.3 Langkah 3 - Latihan 5S

4.3.1 Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan


melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas pelaksanaan 5S.

4.3.2 Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

(a) Program Kesedaran amalan 5S;

(b) Amalan Konsep Pelaksanaan 5S; dan

27
(c) Audit Dalaman Amalan 5S.

4.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S

4.4.1 Pelancaran 5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat


pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S dalam JPA.

4.4.2 Pihak pengurusan hendaklah terlibat secara langsung serta memberi


komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan 5S,
melalui penetapan sasaran-sasaran yang ingin dicapai, dasar dan
objektif Amalan 5S dan juga menentukan matlamat setiap langkah
pelaksanaan. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa
pelancaran adalah seperi berikut:

(a) Dasar 5S;

(b) Objektif 5S;

(c) Buku Panduan Pelaksanaan Amalan 5S;

(d) Zon-zon 5S; dan

(e) Pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

4.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S

4.5.1 SISIH

(a) Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. Sisih


memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan
barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

(b) Berikut adalah panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih


secara berkesan:

(i) Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan


menggunakan kaedah Tag Merah;

(ii) Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang


perlu; dan

(iii) Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah


kepada Arahan Perkhidmatan dan Arahan
Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

28
Rajah 2 : Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja

Cara Amalan SISIH Di Tempat Kerja Mengikut


Tatacara Pelupusan Aset/Stor

Yang
Stratifikasi Tindakan
Mana
???

Tiada nilai dan senang


dilupuskan (tidak Lupus dengan Segera
memerlukan tatacara
SISIH pelupusan aset/stor)
Item
Tak
Diperlukan
Ada nilai/tiada nilai Dilupuskan mengikut
(memerlukan tatacara prosedur sedia ada
pelupusan aset/stor)

SISIH

(c) Panduan Pelaksanaan Kaedah Tag Merah boleh dilakukan


melalui enam langkah seperti yang berikut:

Langkah 1: Mewujudkan Dasar Tag Merah

Jawatankuasa Pemandu 5S/Jawatankuasa Pemandu


peringkat Bahagian perlu:

(i) Menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang


yang tidak perlu dan seterusnya merancang pelupusan
barang-barang tersebut; dan

(ii) Menyediakan borang Tag Merah yang sesuai.

29
DASAR TAG MERAH- POLISI PEMBUANGAN ATAU
PENYISIHAN

TAG MERAH
(RED TAG)

Tidak Diperlukan dan Perlu


Dilupuskan

Langkah 2: Menentukan Sasaran Tag Merah

Menentukan jenis barang dan ruang kerja yang hendak dinilai.

Langkah 3: Mewujudkan Kriteria Tag Merah

Berikut adalah panduan bagi menentukan keperluan sesuatu


barang:

(i) Adakah barang tersebut diperlukan?

(ii) Berapa kerap penggunaannya?

(iii) Berapakah jumlah yang diperlukan?

Langkah 4: Melekatkan Tag Merah

Aktiviti Tag Merah ini hendaklah disempurnakan sekurang-


kurangnya satu minggu sebelum pelaksanaan penyisihan.

Langkah 5: Membuat Penilaian Terhadap Barangan


Yang Telah Diberikan Tag Merah

Membuat keputusan dan mengambil tindakan terhadap barang


yang diberi Tag Merah.

30
Langkah 6: Membuat Catatan atau Dokumenkan Hasil
Daripada Aktiviti Tag Merah

Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Merah hendaklah


direkodkan.

Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur melalui:

(i) Masa untuk mencari lebih pantas/cepat;

(ii) Persekitaran kerja lebih selesa; dan

(iii) Penggunaan ruang secara cekap.

Tambahan dasar Tag Merah : Penandaan Tag Kuning

Panduan Pelaksanaan Kaedah Tag Kuning boleh dilakukan


melalui enam langkah seperti yang berikut:

Langkah 1: Mewujudkan Dasar Tag Kuning

Jawatankuasa Pemandu 5S/Jawatankuasa Pemandu


peringkat Bahagian perlu:

(i) Menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang


yang tidak pasti keperluannya dan seterusnya
merancang pelupusan barang-barang tersebut; ATAU

(ii) Terus menyimpan untuk penggunaannya.

(iii) Tarikh keputusan perlu ditetapkan untuk


dipertimbangkan kelulusan bagi penentuan sama ada
pelupusan atau penyimpanan bagi barang-barang yang
telah dilekatkan Tag Kuning.

TAG KUNING

1. Kemungkinan Diperlukan
2. Simpan sehingga

__________________________
Tarikh Pelupusan

31
Langkah 2: Menentukan Sasaran Tag Kuning

Menentukan jenis barang dan ruang kerja yang hendak dinilai.

Langkah 3: Mewujudkan Kriteria Tag Kuning

Berikut adalah panduan bagi menentukan keperluan sesuatu


barang:

(i) Adakah barang tersebut diperlukan?

(ii) Berapa kerap penggunaannya?

(iii) Berapakah jumlah yang diperlukan?

Langkah 4: Melekatkan Tag kuning

Aktiviti Tag Kuning ini hendaklah disempurnakan sekurang-


kurangnya sebelum pelaksanaan aktiviti penyisihan. Aktiviti
Tag Kuning ini dibuat secara berterusan.

Langkah 5: Membuat Penilaian Terhadap Barangan


Yang telah Diberikan Tag Kuning

Membuat keputusan dan mengambil tindakan terhadap barang


yang diberi Tag Kuning.

Langkah 6: Membuat Catatan atau Dokumenkan Hasil


Daripada Aktiviti Tag Kuning

Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Kuning hendaklah


direkodkan.

4.5.2 SUSUN

(a) SUSUN merujuk kepada slogan “Setiap barang mempunyai


tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan
tertumpu kepada kaedah penyusunan yang cekap, berkesan
dan selamat. Ini akan mewujudkan kerja yang kemas dan
produktif.

(b) Selepas melaksanakan Seiri dengan jayanya, barang yang


diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan
penggunaan.

32
(c) Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

(i) First-In-First-Out (FIFO);

(ii) Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada


peralatan dan perkakasan;

(iii) Menyimpan dan menyusun alat berdekatan mesin


mengikut urutan operasi mesin;

(iv) Menyimpan barang-barang mengikut kategori; dan

(v) Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang


selamat.

Rajah 3: Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

Bagaimana SUSUN Tempat Kerja

Stratifikasi Tindakan yang perlu

Item
Mesti diletak dekat
Selalu
dengan tempat kerja
digunakan

SUSUN
Item Diletakkan jauh dari
Jarang tempat kerja
digunakan

Item Mesti disimpan


tak diguna tapi berasingan tapi
Untuk perlu disimpan mudah dicari
SUSUN

33
Nota :

(1) Contoh item yang selalu digunakan:

(a) Fail aktif diletakkan dekat dengan tempat kerja:

(i) situasi semasa bekerja – fail berada di atas meja

(ii) situasi selepas waktu kerja – fail disusun semula ke tempat asal dengan mengikut tatacara
pengurusan fail.

(b) Alat Tulis perlu sentiasa berada di meja kerja dalam keadaan kemas dan teratur.

(c) Fail Meja perlu sentiasa berada di atas meja.

(d) Bahan-bahan Rujukan Pegawai untuk tugas (generik dan functional).

(2) Contoh item jarang digunakan :

Fail separa aktif (tertakluk kepada norma kerja) disimpan mengikut prosedur pengurusan peringkat fail
dalam keadaan kemas dan teratur bagi mudah dicapai.

(3) Contoh item yang tidak digunakan :

(i) Fail tutup – mengikut tatacara pengurusan fail;

(ii) Local Order – mengikut tatacara perolehan (penyimpanan selama 7 tahun);

(iii) Rujukan : Tatacara Pengurusan Stor (PP/TPS), Panduan Pengurusan Pejabat (PP), Tatacara
Pengurusan Aset (PP/TPA); dan

(iv) Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian barang dalam tempoh yang
minima (15– 60 saat).

4.5.3 SAPU

(a) SAPU memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan


bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk
peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

(b) Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang


kerja sentiasa kemas dan bersih.

(c) Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk


melaksanakan SAPU secara berkesan:

Langkah 1: Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Penjagaan kebersihan tempat kerja hendaklah menjadi


tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah
dijelaskan dengan:

34
(i) Mengenalpasti kawasan yang perlu diwujudkan hak milik
(ownership); dan

(ii) Mengadakan jadual giliran pembersihan untuk kawasan yang


telah ditentukan (daily rosters).

Langkah 2: Menentukan hak milik (ownership) bagi setiap ahli

Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah
dikenalpasti.

Langkah 3: Menentukan kaedah pembersihan yang akan


digunakan

Mewujudkan sistem pembersihan yang akan diamalkan dengan:

(i) Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan;

(ii) Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang


bersesuaian;

(iii) Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan; dan

(iv) Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

Langkah 4: Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk


kerja pembersihan

Keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun


supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan.

Langkah 5: Melaksanakan kerja pembersihan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:

(i) Melaksanakan aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang


telah diwujudkan;

(ii) Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap


semua peralatan;

(iii) Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan


berfungsi; dan

(iv) Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan


untuk tindakan penyelenggaraan.

35
(d) Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur melalui:

(i) Produk dan hasil kerja yang berkualiti;

(ii) Persekitaran kerja yang selesa dan selamat;

(iii) Keadaan persekitaran lebih baik;

(iv) Kos penyelenggaraan lebih rendah; dan

(v) Keyakinan pelanggan terhadap kebersihan pejabat.

4.5.4 SERAGAM

(a) SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang


pertama secara berterusan. Peringkat ini dapat dilaksanakan
dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan piawaian yang
sesuai. Selain itu, aktiviti penandaarasan amalan terbaik perlu
dilaksanakan ke arah penambahbaikan berterusan.

(b) Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman


secara cekap:

(i) Mewujudkan senarai semak tugasan menggunakan


teknik 5W1H; (Who, What, Where, Why, When, dan
How)

(ii) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori;

(iii) Mengadakan prosedur kerja pembersihan; dan

(iv) Mengadakan Jadual Penyelenggaraan.

(c) Kejayaan pelaksanaan penyeragaman diukur melalui:

(i) Mempunyai piawaian tempat kerja yang lebih baik;

(ii) Mempunyai sistem kawalan visual yang lebih baik;

(iii) Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja


(SOP);

(iv) Perkongsian maklumat mengenai piawaian yang


diperlukan; dan

(v) Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja.

36
4.5.5 SENTIASA AMAL

(a) SENTIASA AMAL ialah usaha membudayakan amalan 4S


(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) di tempat kerja ke arah
penambahbaikan berterusan. SENTIASA AMAL memerlukan
komitmen dan penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin
diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara
berkesan dan cekap.

(b) Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan 5S:

(i) Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan


Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang
berterusan;

(ii) Memastikan audit dalaman amalan 5S dilaksanakan


mengikut jadual;

(iii) Memastikan aktiviti promosi berterusan;

(iv) Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan


untuk usaha yang ditunjukkan oleh warga JPA; dan

(v) Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan


sistematik.

(c) Kejayaan pelaksanaan S kelima ini boleh diukur daripada:

(i) Prestasi keputusan audit dalaman 5S yang cemerlang;

(ii) Warga JPA mematuhi peraturan di tempat kerja;

(iii) Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan;

(iv) Warga mempunyai daya usaha untuk menambahbaik


aktiviti di tempat kerja;

(v) Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses


kerja; dan

(vi) Penyertaan dalam konvensyen, pertandingan dan


anugerah.

37
5. PENUTUP

5.1 Konsep 5S mudah difahami oleh setiap orang kerana perkara ini hanya
memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang
tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua peringkat JPA;

5.2 Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan
dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada JPA;

5.3 Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan
selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan JPA bertaraf dunia;

5.4 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan


semua warga JPA menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan
5S; dan

5.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan


prestasi penyampaian perkhidmatan JPA yang cemerlang.

38
BAHAGIAN EMPAT

PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI JABATAN PERKHIDMATAN


AWAM MALAYSIA:
KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Empat ini ialah sebagai garis panduan untuk piawaian
tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima yang boleh
dilaksanakan oleh warga JPA dalam pelaksanaan Amalan 5S di JPA.

2. LATAR BELAKANG

Imej Korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan Amalan 5S JPA ialah seperti
berikut:

2.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa pada tahap
yang bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan.

2.2 Keseragaman pelabelan:

2.2.1 tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat;

2.2.2 tulisan (font) Arial dan di bold;

2.2.3 Saiz minimum tulisan (font) arial 18 (kesesuaian saiz mengikut


kategori pelabelan);

2.2.4 saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm;

2.2.5 warna pelabelan (diperuntukan dalam garis panduan – hitam putih


adalah digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan

2.2.6 material adalah bersesuaian.

2.3 Terkeluar dari persepsi ‛persekitaraan taska atau tadika‟;

2.4 Keseragaman warna penandaan; dan

2.5 Keseragaman material.

39
3. TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 9 kategori utama


yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JPA iaitu:

3.1 Keperluan Utama Pelaksanaan;

3.2 Ruang Pejabat;

3.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai;

3.4 Bahagian Pengeluaran;

3.5 Tempat Penyimpanan/Stor;

3.6 Tempat Umum;

3.7 Kawasan Persekitaran Jabatan;

3.8 Keupayaan Sumber Manusia; dan

3.9 Keselamatan Persekitaran.

4. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

4.1 Polisi/Objektif/Matlamat Sistem Amalan 5S;

4.2 Carta Organisasi Sistem Amalan 5S;

4.3 Carta Perbatuan/Gant Chart;

4.4 Nama-nama Kumpulan;

4.5 Jadual PDCA (Plan, Do, Check, Action);

4.6 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S
(gambar);

4.7 Info berkaitan Sistem Amalan 5S untuk tujuan promosi;

4.8 Slogan Sistem Amalan 5S;

4.9 Buletin berkaitan Sistem Amalan 5S;

4.10 Zon 5S;

4.11 Jadual Giliran bertugas;

40
4.12 Jadual perjumpaan kumpulan;

4.13 Pelaksanaan perjumpaan kumpulan di sudut 5S mengikut jadual yang


dirancang;

4.14 Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan
atau berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika;

4.15 Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni; dan

4.16 Kaedah penyaluran penyampaian:

4.16.1 Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding /


papan kenyataan);

4.16.2 Secara maya; dan

4.16.3 Kedua-dua di atas (a) dan (b).

5. RUANG PEJABAT

5.1 Lantai

5.1.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran;

5.1.2 Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut


atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan;

5.1.3 Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang


berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan

5.1.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

5.2 Peralatan Pejabat

5.2.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh


digunakan dengan selamat;

5.2.2 Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang
pecah segera diganti;

5.2.3 Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas;

5.2.4 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan
isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan
diasingkan; dan

41
5.2.5 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan
mengikut kesesuaian

5.3 Susun Atur Peralatan Pejabat

5.3.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan


baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

5.3.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya


dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

5.3.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses


sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran
dengan work station pegawai.

5.4 Susunan Fail

5.4.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;

5.4.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian


dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail);

5.4.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:

5.4.3.1 Tetulang ring file mengandungi:

nama bahagian,cawangan dan sektor;

nombor fail;

tajuk fail; dan

nombor susunan fail.

5.4.3.2 Muka depan ring file mengandungi:

Logo;

Tajuk;

Nama sektor atau bahagian;

5.4.3.3 Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut


kesesuaian fail; dan

42
5.4.3.4 Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah
warna korporat JPA (biru, merah dan kuning) atau warna
sejagat (hitam, putih). Rujuk Lampiran 1

5.5 Hiasan Dalaman

5.5.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja;

5.5.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam
pelanggan, dasar kualiti dsb);

5.5.3 Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih
serta ada penyelenggaraan berkala;

5.5.4 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

5.5.5 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak
digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak
habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak
keterlaluan dari segi kuantiti);

5.5.6 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium


dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu
penyelengaraan dan berfungsi dengan baik);

5.5.7 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan; dan

5.5.8 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan


pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

5.6 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan

5.6.1 Tanda nama Sektor/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran


perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan
pekerja;

5.6.2 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang


berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM
LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;

5.6.3 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik
pegawai; dan

43
5.6.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

5.7 Ruang Kerja Terperingkat

5.7.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan
Kawasan Kerja Larangan;

5.7.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak
berdebu dan selesa;

5.7.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan


memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan
dalam peraturan keselamatan);

5.7.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan

5.7.5 Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang


bertanggungjawab (pemunya/ ownership) bagi menguruskan
kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah
dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

5.8 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))

5.8.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang strategik;

5.8.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks;

5.8.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan


tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke
hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan
nombor siri fail;

5.8.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum
tamat waktu bekerja;

5.8.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan
fail yang sedang digunakan (contoh : SISFAIL, kad daftar pengguna
dan kad keluar masuk fail);

5.8.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet


besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan
di luar kabinet;

5.8.7 Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual;

44
5.8.8 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

5.8.9 Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail


terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain;

5.8.10 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat
dan diparkirkan; dan

5.8.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi


menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor
telefon).

5.9 Ruang Kaunter

5.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan


sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

5.9.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas;

5.9.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

5.9.4 Maklumat korporat JPA atau bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta
organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu
disampaikan kepada pelanggan);

5.9.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;

5.9.6 Kaunter pelanggan utama perlu menyediakan sistem nombor giliran


untuk memudahkan urusan pelanggan. Antara kaunter yang perlu
ialah di Bahagian Pembangunan Modal Insan (BMI) dan Bahagian
Pasca Perkhidmatan (BP);

5.9.7 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang


berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.
Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;

5.9.8 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk


pelanggan; dan

5.9.9 Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut:

5.9.1.1 Buku kedatangan pelawat;

5.9.1.2 Smiley box;

45
5.9.1.3 Telefon;

5.9.1.4 Set komputer, printer dan capaian Internet;

5.9.1.5 Direktori telefon pegawai JPA; dan

5.9.1.6 Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan.

5.10 Bilik Telefonis/Call Centre

5.10.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan


sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

5.10.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

5.10.3 Maklumat korporat JPA atau bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta
organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu
disampaikan kepada telefonis); dan

5.10.4 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

5.11 Bilik Pemandu

5.11.1 Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstation


pegawai;

5.11.2 Bilik pemandu:

5.11.2.1 Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas


dan teratur;

5.11.2.2 Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun


dengan kemas dan teratur;

5.11.2.3 Sinki hendaklah dipastikan bersih, tidak tersumbat dan


ditutup setelah digunakan;

5.11.2.4 Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklah


ditutup apabila bilik tidak digunakan;

5.11.2.5 Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah


sentiasa dijaga;

5.11.2.6 Merokok adalah dilarang di dalam bilik; dan

5.11.2.7 Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi;

46
5.11.3 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu:

5.11.3.1 Nama pegawai; dan

5.11.3.2 Nombor telefon.

6. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

6.1 Lantai

6.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran; dan

6.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai
di sekitar ruang kerja.

6.2 Meja (Di atas Meja)

6.2.1 Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan


masuk/keluar/dalam tindakan;

6.2.2 Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional);

6.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);

6.2.4 Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling; dan

6.2.5 Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu
tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat).
Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada
setiap masa.

6.2.6 Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti


yangmunasabah; dan

6.2.7 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk
self-ink rubber stamp).

6.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)

6.3.1 Bakul sampah perlu mempunyai parkir yang berlabel „nama alatan‟
dan perlu memastikannya tidak berbau dan bersih;

6.3.2 Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang
kasut dan sepasang selipar;

47
6.3.4 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel
casing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan
tersorok;

6.3.5 CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau
di sisi meja; dan

6.3.6 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara


gunasama.

6.4 Laci Meja

6.4.1 Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

6.4.1.1 Laci 1 dan 2 urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan); dan

6.4.1.2 Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri


menggunakan warna hitam putih bersaiz 18 Arial).

6.4.2 Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci;

6.4.3 Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja;

6.4.4 Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut


kesesuaian bagi mengisi alat tulis;

6.4.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan


di dalam laci peribadi dan disusun kemas; dan

6.4.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang
yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh
bercampur.

6.5 Dinding/patition pegawai

6.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-


masing termasuk bilik pegawai:

6.5.1.1 Tanda Nama Penuh;

6.5.1.2 Jawatan;

6.5.1.3 Waktu Kerja berperingkat (WBB);

6.5.1.4 Surat aku janji;

6.5.1.5 Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7);

48
6.5.1.6 Fail meja/pekeliling;

6.5.1.7 Ring file tersusun dan dilabelkan; dan

6.5.1.8 Senarai rujukan fail (optional).

6.5.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh:


nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks
fail;

6.5.3 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan


teratur; dan

6.5.4 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk


hiasan.

6.6 Kerusi

6.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan;

6.6.2 Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas
di dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan
kemas di belakang kerusi; dan

6.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.

6.7 Komputer dan pencetak

6.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa


tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;

6.7.2 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down); dan

6.7.3 Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporat
Jabatan/Bahagian.

6.8 Sistem fail

6.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;

6.8.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah
diseragamkan;

6.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam


kabinet fail;

49
6.8.4 Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan
capaian dan boleh ditampal pada partition; dan

6.8.5 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur ; dan

6.8.6 Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah
diletakkan dan disusun di meja kerja.

6.9 Bilik Pegawai

6.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah


juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;

6.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee
table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;

6.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi
kuantiti; dan

6.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan
teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

6.10 Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot)

6.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah


disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan;

6.10.2 Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan;


dan

6.10.3 Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh:


bakul sampah – label dan pemakiran terletak di bawah tapak bakul
sampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang seragam seperti
di Lampiran 2).

7. BAHAGIAN PENGELUARAN

7.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi

7.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat
lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila
pastikan ia dibaiki dengan cepat;

7.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu
dilabelkan dengan nama alatan;

7.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh
dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran

50
atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan
disimpan semula;

7.1.4 Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar
semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;
7.1.5 Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat
simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan
dilabelkan;

7.1.6 Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/


perkhidmatan. Penggunaan poster/ gambar/ carta alir/ visual boleh
meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja; dan

7.1.7 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/


barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam
proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

7.2 Mesin dan Peralatan

7.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja;

7.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,


berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan
jangka hayat mesin;

7.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

7.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian


yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;

7.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut


kesesuaian;

7.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau
dilupuskan; dan

7.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan


mesin.

8. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) dan Prosedur JPA-PK-S04)

8.1 Kaunter Stor

8.1.1 Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti


berikut :

51
8.1.1.1 Pelan lantai stor;

8.1.1.2 Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun


dengan kemas;

8.1.1.3 Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang);

8.1.1.4 Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas;

8.1.1.5 Jam dinding;

8.1.1.6 Kalendar di atas kaunter;

8.1.1.7 Loceng di atas kaunter; dan

8.1.1.8 Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor.

8.2 Dalam Stor

8.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;

8.2.2 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang
yang tidak diperlukan;

8.2.3 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/


komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);

8.2.4 Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis;

8.2.5 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari;

8.2.6 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam


stor;

8.2.7 Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor;

8.2.8 Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan


atau arahan kepada pekerja lain;

8.2.9 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan


berfungsi (contoh: tangga dan troli);

8.2.10 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada


peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan
penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan

52
8.2.11 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

8.3 Simpanan Barang Stor

8.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang


kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

8.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu


Keluar Dulu (MDKD/FIFO);

8.3.3 Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang


yang memerlukan:

8.3.3.1 Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang
memerlukan suhu rendah;

8.3.3.2 Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah
kepada hawa panas; dan

8.3.3.3 Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi


mengelakkan stok tertentu menjadi keras.

8.3.4 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang


yang ada seperti berikut:

8.3.4.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang


seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;

8.3.4.2 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad


atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan

8.3.4.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur
kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol
terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak
nombor 2)
* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.

8.3.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan
sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel
untuk mudah dilihat;

8.3.6 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang
sama;

8.3.7 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam


bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi
hendaklah disusun dengan kemas;

53
8.3.8 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan
yang masih boleh digunakan;

8.3.9 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat


yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;

8.3.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi


kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang
Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan

8.3.11 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

8.4 Simpanan Barang Toxic

8.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut
kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;

8.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan


simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;

8.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak
digunakan lagi;

8.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang


toxic berkeadaan baik;

8.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;

8.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan

8.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

8.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor

8.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

8.5.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;

8.5.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

8.5.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan


berparkir;

8.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan


hose reel);

8.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;

54
8.5.4 Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser
grill);

8.5.5 Emergency Light;

8.5.6 Addressable Speaker System;

8.5.7 Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual;

8.5.8 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar”


dipamerkan dengan jelas; dan

8.5.9 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan
berparkir.

9. TEMPAT UMUM

Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan


dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara
berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:

9.1 Lobi Utama

9.1.1 Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas,


tidak berhabuk dan teratur;

9.1.2 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik


dan boleh digunakan dengan sempurna;

9.1.3 Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti,


Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk
disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa
dikemaskini ;

9.1.4 Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini;

9.1.5 Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang


peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam
api;

9.1.6 Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian;

9.1.7 Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di


laluan sepanjang partition;

9.1.8 Keperluan Utama di kaunter adalah seperti berikut:

9.1.8.1 Buku kedatangan pelawat;

55
9.1.8.2 Smiley box;

9.1.8.3 Telefon;

9.1.8.4 Set komputer, printer dan capaian Internet;

9.1.8.5 Direktori telefon pegawai-pegawai JPA; dan

9.1.8.6 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan

9.1.9 Borang-borang yang berkaitan disediakan dengan teratur kemas dan


dilabelkan dengan menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;

9.1.10 Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas


daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;

9.1.11 Sofa disediakan di ruang menunggu;

9.1.12 Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN


API tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang
melindunginya;

9.1.13 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya;

9.1.14 Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan;

9.1.15 Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat


dan diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada
boleh dikekalkan dan diselenggarakan);

9.1.16 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran
dan bau yang tidak menyenangkan; dan

9.1.17 Penyambut tetamu dan pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada


bertugas di kaunter Lobi Utama dan mengamalkan layanan mesra
pelanggan.

9.2 Bilik Rehat Pekerja

9.2.1 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan


sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.2.2 Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan;

9.2.3 Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ berita-berita yang bersesuaian


untuk disampaikan kepada pekerja;

56
9.2.4 Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di
rak bacaan;

9.2.5 Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan;

9.2.6 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi,


informatif dan efektif; dan

9.2.7 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi


menguruskan kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor
telefon).

9.3 Bilik/Ruang Rehat/Menunggu Tetamu

9.3.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan


boleh digunakan dengan baik;

9.3.2 Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas


dan menyenangkan tetamu;

9.3.3 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi,


informatif dan efektif; dan

9.3.4 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi


menguruskan kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon).

9.4 Penginapan Pelanggan

9.4.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan


boleh digunakan dengan baik;

9.4.2 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot tidak berhabuk;

9.4.3 Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, kemas dan


menyenangkan tetamu;

9.4.4 Peralatan/perabot yang telah rosak dikeluarkan dan diganti dengan


yang baru;

9.4.5 Peralatan/perabot yang rosak dilabelkan dan diasingkan untuk


dibaiki/dilupuskan;

9.4.6 Menyediakan sistem inventori dan penyelenggaraan


kemudahan/peralatan;

9.4.7 Perabot/peralatan/kemudahan disusun dengan memenuhi ciri


keselamatan dan kesihatan; dan

57
9.4.8 Kemudahan tanda/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi,
dan diletakkan di kawasan yang strategik dengan pandangan orang
awam.

9.5 Surau/Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat


tempat yang selesa untuk beribadat:

9.5.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan


boleh digunakan dengan baik;

9.5.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa
bersih untuk keselesaan ramai;

9.5.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas;

9.5.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik


Solat;

9.5.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;

9.5.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam


almari/kabinet/rak yang disediakan;

9.5.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat


dengan jelas;

9.5.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

9.5.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

9.5.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;

9.5.11 Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan


suasana yang sentiasa segar;

9.5.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;

9.5.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;

9.5.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/


peralatan; dan

9.5.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik


bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan
nombor telefon).

58
9.6 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang

Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

9.6.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

9.6.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan


dengan baik;

9.6.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan


disusun kemas ketika tidak digunakan;

9.6.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

9.6.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk


bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);

9.6.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu
ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat
pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam
pelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain);

9.6.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat


selesai;

9.6.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam
diletakkan di tempat yang disediakan;

9.6.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

9.6.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon


dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

9.6.11 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; dan

9.6.12 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik


bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang.

9.6.12.1 Nama pegawai; dan

9.6.12.2 Nombor telefon.

59
9.7 Bilik Latihan

9.7.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

9.7.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala


(Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian,
penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain);

9.7.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan


sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.7.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

9.7.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan


mencukupi, informatif dan efektif.

9.8 Perpustakaan/Pusat Sumber

9.8.1 Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;

9.8.2 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk


diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila
diperlukan;

9.8.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan


sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.8.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang


disediakan mencukupi, informatif dan efektif;

9.8.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

9.8.6 Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.

9.9 Tempat Makan/Kafeteria

9.9.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

9.9.2 Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa


bersih dan tidak berhabuk;

9.9.3 Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna


serta boleh digunakan dengan selamat;

9.9.4 Penyediaan makanan kepada pelanggan bersih, kemas, teratur serta


memenuhi kriteria dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan
menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;

60
9.9.5 Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan
gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan
memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;

9.9.6 Kaunter bayaran sentiasa yang bersih dan selesa untuk pelanggan;

9.9.7 Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa
makanan dan sabun disediakan;

9.9.8 Persekitaran yang bersih, dan bebas dari bau busuk;

9.9.10 Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja /


pelanggan boleh diletakkan di Papan Kenyataan di tempat yang
sesuai;

9.9.11 Pekerja yang ingin membungkus makanan untuk makan di pantri


pejabat, WAJIB meletakkan makanan tersebut di dalam beg kertas
sebelum dibawa naik ke pejabat;

9.9.12 Peniaga dan pelanggan dilarang merokok di sekitar kafeteria; dan

9.9.13 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan


mencukupi, informatif dan efektif.

9.10 Pantri

9.10.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

9.10.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur


setelah digunakan;

9.10.3 Kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan;

9.10.4 Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu


dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);

9.10.5 Peralatan yang dibenarkan di pantri:

9.10.5.1 Peti sejuk;

9.10.5.2 Microwave;

9.10.5.3 Cerek elektrik;

9.10.5.4 Pembakar roti;

9.10.5.5 Penapis air;

61
9.10.5.6 Periuk nasi elektrik (rice cooker);

9.10.5.7 Rak pinggan;

9.10.5.8 Water dispenser;

9.10.5.9 Frame Gambar (contoh: buah-buahan, poster


pemakanan seimbang); dan

9.10.5.10 Radio atau televisyen

9.10.6 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki


selepas digunakan;

9.10.7 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun


dengan teratur di dalam almari/rak;

9.10.8 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;

9.10.9 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

9.10.10 Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih
(digalakkan menggunakan warna korporat);

9.10.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan
sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh :
dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut
kesesuaian/optional);

9.10.12 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

9.10.13 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas


daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau
yang tidak menyenangkan;

9.10.14 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau


yang tidak menyenangkan;

9.10.15 Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantri;

9.10.16 Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;

9.10.17 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual


tugasan, peraturan, pemebritahuan ataupun apa-apa arahan yang
berkaitan;

9.10.18 Dilarang merokok di dalam pantri; dan

62
9.10.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan pantri.

9.10.19.1 Nama pegawai; dan

9.10.19.2 Nombor telefon.

9.11 Tandas/Tandas OKU

9.11.1 Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempat
mengambil wuduk hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya;

9.11.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:

9.11.2.1 Bekas sampah;

9.11.2.2 Sanitary bin (untuk bilik air wanita);

9.11.2.3 Alat pengering tangan (hand drayer);

9.11.2.4 Mesin penyembur pewangi;

9.11.2.5 Soap dispenser; dan

9.11.2.6 Kertas tisu.

9.11.3 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;

9.11.4 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles


dan pintu utama;

9.11.5 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak


bersawang;

9.11.6 Semua lampu berfungsi dengan baik;

9.11.7 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan


penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;

9.11.8 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan


dengan selamat;

9.11.9 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing
system berfungsi dengan sempurna;

9.11.10 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi


dengan sempurna;

63
9.11.11 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam
bilik air;

9.11.12 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi
dengan sempurna;

9.11.13 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

9.11.14 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor
trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik;

9.11.15 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan


sentiasa ada sabun;

9.11.16 Tisu sentiasa ada di dalam tandas;

9.11.17 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;

9.11.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan


dilekatkan di dalam bilik air;

9.11.19 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan

9.11.20 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik


bagi menguruskan kebersihan bilik air.

9.11.20.1 Nama pegawai; dan

9.11.20.2 Nombor telefon.

9.12 Gimnasium

9.12.1 Segala peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur


serta mengambilkira ciri-ciri keselamatan;

9.12.2 Selepas menggunakan peralatan senaman, pengguna hendaklah


membersihkan alatan tersebut supaya selesa digunakan oleh
pengguna lain;

9.12.3 Peralatan senaman diselenggarakan mengikut jadual yang telah


ditetapkan;

9.12.4 Di dalam ruang gimnasium tidak dibenarkan meletak barang-barang


hiasan yang boleh menimbulkan gangguan dan kecederaan
(contoh: water features, akuarium, kerusi, meja dan stor tambahan);

9.12.5 Jadual penggunaan gimnasium hendaklah diletakkan di pintu masuk


gimnasium;

64
9.12.6 Peti kecemasan (first aid kit) hendaklah disediakan secukupnya dan
dipegang oleh pegawai yang bertugas;

9.12.7 Setiap peralatan gimnasium hendaklah dipamerkan nama alatan


dan prosedur penggunaannya;

9.12.8 Rekod penggunaan gimnasium hendaklah diwujudkan (contoh: buku


rekod pengguna);

9.12.9 Seorang pegawai hendaklah ditugaskan bagi menyelia penggunaan


gimnasium sepanjang masa ianya beroperasi termasuk di luar waktu
pejabat; dan

9.12.10 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik


bagi menguruskan kebersihan gimnasium:

9.12.10.1 Nama pegawai; dan

9.12.10.2 Nombor telefon.

9.13 Laluan Utama/ Laluan Awam

9.13.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang
laluan;

9.13.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika
ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak
menghalang laluan;

9.13.3 Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah


disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

9.13.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan

9.13.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah


sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

9.14 Lif Umum/Lif Bomba/Lif Pemunggah

9.14.1 Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran
serta sampah;

9.14.2 Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal;

9.14.3 Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik;

9.14.4 Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan
mikrofon perhubung berfungsi dengan baik);

65
9.14.5 Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan;

9.14.6 Kemudahan OKU disediakan; dan

9.14.7 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan


mencukupi, informatif dan efektif.

9.15 Dewan Serbaguna/Auditorium

9.15.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran serta sampah;

9.15.2 Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan


selamat;

9.15.3 Kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan


memuaskan keadaanya;

9.15.4 Lampu di dalam auditorium berfungsi dengan baik;

9.15.5 Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang


memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;

9.15.6 Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa


dalam terkawal; dan

9.15.7 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan


mencukupi, informatif dan efektif.

9.16 Taman Rekreasi

9.16.1 Memastikan peralatan permainan yang disediakan boleh digunakan


dengan selamat;

9.16.2 Tiada sampah-sarap yang bertaburan di atas jalan dan rumput;

9.16.3 Tong sampah disediakan untuk kemudahan pengguna;

9.16.4 Ada sistem penyelenggaraan taman rekreasi tersebut supaya ianya


terjaga dan terkawal;

9.16.5 Susunan peralatan/kemudahan teratur dan memenuhi ciri


keselamatan; dan

9.16.6 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan


mencukupi, informatif dan efektif.

66
10. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

10.1 Papan Tanda Jabatan/Papan Tanda Arah/Petunjuk

10.1.1 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

10.1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami;

10.1.3 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

10.1.4 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

10.2 Media/Bahan Pameran

10.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis
atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam
keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

10.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

10.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,


berimej korporat, kemas dan teratur; dan

10.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah


digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

10.3 Tanaman Pokok

10.3.1 Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar


Jabatan/Bahagian;

10.3.2 Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan

10.3.3 Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling.

10.4 Lot Letak Kereta

10.4.1 Sentiasa berada dalam keadaan bersih;

10.4.2 Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai;
dan

10.4.3 Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan


orang ramai mencari kenderaan masing-masing.

67
10.5 Pondok Pengawal

10.5.1 Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik, bersih dan
tidak berhabuk;

10.5.2 Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai;

10.5.3 Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan

10.5.4 Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa


membantu pelanggan.

10.6 Tempat Buangan Sisa

10.6.1 Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikut


piawaian dan keperluan peraturan;

10.6.2 Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan


persekitaran;

10.6.3 Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk


mengawal bahan buangan sisa;

10.6.4 Menampilkan suasana tempat pembuangan sisa yang menyenangkan


pemandangan pekerja/pelanggan; dan

10.6.5 Terdapat tempat khas untuk amalan kitaran semula.

11. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

11.1 Dari segi penampilan diri dan imej:

11.1.1 Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria,


bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang
normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat
awam.

11.2 Perhubungan dengan rakan sejawat;

11.2.1 Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong


royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.

11.3 Perhubungan dengan pelanggan; dan

11.3.1 Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan


senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia
membantu.

68
11.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

11.4.1 Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti


kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan
berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

12. KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja


yang selamat:

12.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang
tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak,
barang-barang pra pelupusan dan sebagainya);

12.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan
tidak dihalang;

12.1.3 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

12.1.4 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;

12.1.5 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas


(contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);

12.1.6 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang


pra pelupusan);

12.1.7 Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JPA (contoh :
pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan
sebagainya);

12.1.8 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan


segera;

12.1.9 Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah


dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

12.1.10 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

13. PENUTUP

Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan


dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan
daripada Pengerusi Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S JPA.

69
BAHAGIAN LIMA

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Lima ini ialah untuk memberi pemahaman tentang
pelaksanaan audit dalaman Amalan 5S yang digunapakai semasa proses
auditan berlangsung di Bahagian-bahagian dalam Jabatan Perkhidmatan
Awam.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di Bahagian-bahagian sebagai


penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu
dijadualkan secara berkala seperti secara bulanan atau mingguan.
Pengauditan ini amat diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam
organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan
secara berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S.

2.2 Penilaian Audit Dalaman Amalan 5S ini boleh disusuli dengan sistem
ganjaran yang dikenalpasti supaya dapat mewujudkan persaingan yang sihat
dalam organisasi.

3. TATACARA AUDIT DALAMAN

3.1 Langkah 1 - Membentuk kumpulan Pasukan Audit Dalaman.

3.1.1 Kumpulan Pasukan Audit Dalaman perlu dibentuk dan dibahagi


kepada dua (2) bahagian iaitu:

(a) Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S JK Pemandu 5S JPA;


dan

(b) Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S Pemandu 5S


Bahagian.

3.1.2 Melantik juruaudit di peringkat pelaksanaan Audit Dalaman JPA dan


Bahagian;

3.1.3 Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman


5S:

(a) Menyediakan kriteria Audit Dalaman 5S;

(b) Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman 5S;

70
(c) Menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalaman
5S; dan

(d) Menyemak kriteria Audit Dalaman 5S dari semasa ke semasa


mengikut keperluan.

3.2 Langkah 2 - Latihan Audit Amalan 5S

Tujuan latihan Audit Dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi


Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan
tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan
Amalan 5S.

3.3 Langkah 3 - Membentuk kriteria audit

3.3.1 Kriteria Audit Dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian


Jabatan/Bahagian yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan
Amalan 5S yang sedang dilaksanakan di JPA.

3.3.2 Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk di audit, maka perlu


didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa
proses audit berjalan oleh semua panel penilai.

3.3.3 Contoh borang audit dalaman Amalan 5S boleh dirujuk pada


Lampiran 3.

3.4 Langkah 4 – Mengaudit Prestasi Amalan 5S

3.4.1 Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi JPA.
secara berjadual mengikut kesesuaian masa.

3.4.2 Jabatan/Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan


menggunakan borang audit.

3.5 Langkah 5 – Menilai Keputusan Audit

3.5.1 Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di


setiap sudut Amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak
langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama
bahagian/sektor dan menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang
terbabit.

3.5.2 Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran.
Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap
pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori. (Contohnya : Ruang
kerja terbaik)

71
4. PENUTUP

Penilaian Audit Dalaman biasanya akan menggerakkan organisasi untuk membaik


pulih secara berterusan ke atas kualiti dan keberkesanan terhadap perkhidmatan
yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti audit yang terancang dan berterusan
dapat membantu warga JPA untuk sentiasa bersedia menghadapi auditan 5S
sebenar oleh pihak MPC bagi mendapatkan dan mengekalkan pensijilan Amalan 5S.

72
LAMPIRAN 1

RUPA BENTUK TETULANG RING FILE

73
74
75
LAMPIRAN 2

CONTOH PELABELAN DAN PEMAKIRAN

Label Atas Lantai


/ Parkir Yang
Ditentukan


Kedudukan Label Tidak Selaras Di
Bawah Bakul Sampah


Kedudukan Label Di Bawah Bakul
Sampah Tidak Sepatutnya Kelihatan

76
LAMPIRAN 3

Rujukan :
No. Pindaan:
Tarikh Edaran:

JPA

PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI


JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
(AMALAN 5S)

ORGANISASI DINILAI

MARKAH DIPEROLEHI

PRESTASI AMALAN 5S

KETUA PASUKAN PENILAI

TARIKH

77
RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)

MARKAH PERKARA DINILAI (AMALAN)

ASPEK PENILAI 1 PENILAI 2 PENILAI 3 PURATA

Penuh Peroleh Penuh Peroleh Penuh Peroleh Penuh Peroleh

A. Keperluan Utama
Pelaksanaan

B. Ruang Pejabat

C. Ruang Kerja/ Bilik Pegawai

D. Bahagian Pengeluaran

E. Tempat Penyimpanan

F. Tempat Umum

G. Kawasan Persekitaran
Jabatan

H. Keupayaan Sumber Manusia

I. Keselamatan Persekitaran

JUMLAH MARKAH

PERATUS MARKAH AMALAN


DIPEROLEHI

PERATUSAN PURATA MARKAH AMALAN / TAHAP AMALAN 5S

90 -100 80 - < 90 70 - < 80 60 - < 70 < 60


(CEMERLANG) (BAIK) (MEMUASKAN) (KURANG MEMUASKAN) (TIDAK MEMUASKAN)

KOMEN / CADANGAN:
(Jika ruang tidak mencukupi, sila gunakan lampiran yang lain)

TEMPAT YANG DINILAI:


(Jika ruang tidak mencukupi, sila gunakan lampiran yang lain)

PASUKAN PENILAI

NAMA GRED JAWATAN ORGANISASI TANDATANGAN TARIKH

78
(I) PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)

BIL. BIL. BIL. MARKAH JUMLAH PERATUSAN


KESELURUH- PERKARA BERSIH PENUH MARKAH MARKAH
AN PERKARA DINILAI PERKARA AMALAN PERKARA AMALAN
ASPEK
DINILAI TIDAK DINILAI PERKARA DINILAI DIPEROLEHI
(a) BERKAITAN (c)=(a)-(b) DINILAI DIPEROLEHI (f) = [(e)/(d)]x100
(b) (d) = (c) x (5) (e)

Keperluan [(157)/(185)]x100
A.
Utama
Pelaksanaan
37 0 37 185 157
= 85% }co
ntoh
B. Ruang Pejabat 90 14 14 123 423 67 %

C. Ruang Kerja/ 47 4 10 50 124 39%


Bilik Pegawai

D. Bahagian 34 - - - - -
Pengeluaran

E. Tempat 50 25 25 125 108 86.4%


Penyimpanan

F. Tempat Umum 167 97 70 350 293 84%

G. Kawasan 20 14 6 30 27 90%
Persekitaran
Pejabat

H. Keupayaan 4 0 4 20 20 100%
Sumber Manusia

I. Kelamatan 10 0 10 50 50 100%
Persekitaran

JUMLAH 248 150 275 1375 1078 92.4%


KESELURUHAN

NAMA PENILAI :
TANDATANGAN :
TARIKH :

79
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)

ORGANISASI DINILAI

TEMPAT DINILAI

PENILAI

TARIKH

(1) = Tidak Memuaskan; (2) = Kurang


PENILAIAN TAHAP AMALAN
Memuaskan; (3) = Memuaskan; Baik;
(MARKAH)
(5) = Cemerlang

A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN


MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Disediakan dalam keadaan yang kemas


A1. Polisi 5S A1.1
dan mudah dibaca.

Dapat dilihat dengan jelas dan mudah


A1.2
difahami oleh pekerja.
Ditandatangani oleh Ketua Pengarah
Perkhidmatan Awam/Pengerusi Pasukan
A1.3
Petugas Kualiti dan Produktiviti JPA dan
mempunyai tarikh penguatkuasaan.
Keadaannya bersih, tidak berdebu dan
A1.4 dipasang di beberapa tempat yang
sesuai.
Maksud polisi ini dapat memenuhi
A1.5 keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan
Sistem 5S dan jelas kepada pekerja.
Carta Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah
A2. A2.1
Organisasi difahami oleh pekerja.
Disediakan dengan kemas dan sesuai
A2.2
dengan keperluan 5S.
Terletak di tempat yang strategik dan
A3. Sudut 5S A3.1
fungsi penggunaan yang memuaskan.
(Fizikal atau
Terdapat info berkaitan Amalan 5S untuk
Maya/ Fizikal A3.2
tujuan promosi.
dan Maya)
A3.3 Terdapat Slogan Sistem Amalan 5S.

A3.4 Terdapat Zon 5S (jikan perlu).

A3.5 Berimej korporat

Tidak menggunakan tulisan yang fancy


A3.6
dan berwarna-warni.
Terdapat nama/gambar bagi setiap
Sudut 5S untuk
A4 A4.1 kumpulan 5S dan gambar ahli kumpulan
kumpulan
dengan jelas.

80
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Terdapat kawasan/ruang kerja yang
(Fizikal atau A4.2 ditugaskan kepada tiap-tiap Kumpulan
Maya / Fizikal 5S.
dan Maya) A4.3 Jadual giliran bertugas.
A4.4 Jadual perjumpaan kumpulan.
Rekod aktiviti sebelum dan selepas
A4.5
pelaksanaan amalan 5S (gambar)
Penggunaan fungsi Sudut 5S untuk
A4.6 kumpulan masing-masing adalah
memuaskan.
Telah disediakan oleh
Jadual
pengurusan/Jawatankuasa 5S dan
Perancangan
A5. A5.1 dilekatkan pada Sudut 5S atau edaran
Pelaksanaan
kepada kumpulan. Ianya dapat difahami
5S
dengan mudah.
Butiran yang terdapat dalam
perancangan tersebut adalah
A5.2
menyeluruh dan memuaskan dari
kejelasan aktiviti dirancang.
Pengurusan telah dapat melaksanakan
A5.3
aktiviti yang dirancang mengikut jadual.
Rekod hasil perbincangan kumpulan 5S
Rekod Aktiviti
A6. A6.1 yang disediakan secara berkala
Kumpulan 5S
disimpan oleh pengurusan/AJK
Rekod mesyuarat/perbincangan oleh
A6.2
AJK disediakan.
Jadual giliran dan tarikh
perjumpaan/mesyuarat Kumpulan 5S
A6.3
terdapat pada Sudut 5S / sistem rekod
pengurusan 5S JPA.
Adakah terdapat tanda penzahiran
bahawa pekerja mempunyai sikap positif
dan disiplin yang tinggi di tempat kerja
Disiplin / Sikap
A7. A7.1 mereka melalui Amalan 5S . (Penilaian
Pekerja
melalui pengamatan tingkah
laku/persekitaran dan temuduga secara
rambang dengan pekerja)
Penampilan tata cara pakaian pekerja
dari aspek kebersihan, kekemasan,
keselamatan dan memenuhi etika
A7.2 berpakaian pegawai Perkhidmatan
Awam. (Penilaian melalui pengamatan
tingkah laku/persekitaran dan temuduga
secara rambang dengan pekerja)
Penampilan diri sebagai pegawai
perkhidmatan awam yang
berorentasikan pelanggan seperti
berbudi bahasa, kesopanan dan
A7.3
bertatasusila yang baik. (Penilaian
melalui pengamatan tingkah
laku/persekitaran dan temuduga secara
rambang dengan pekerja)
Program Latihan seperti taklimat/kursus/bengkel
A8. Latihan Untuk A8.1 5S/sesi pembelajaran 5S dan kekerapan
Pekerja aktiviti latihan.

81
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Keupayaan kesedaran, pemahaman dan
penghayatan Amalan 5S di kalangan
A8.2 pekerja. (Penilaian melalui pengamatan
tingkah laku/persekitaran dan temuduga
secara rambang dengan pekerja)
Ceramah, sumbangsaran, tayangan
video, poster, gotong royong,
A9. Aktiviti Promosi A9.1
perhimpunan mingguan/bulanan,
kempen, buletin 5S dan sebagainya.

A9.2 Buletin berkaitan Sistem Amalan 5S.


Surat penghargaan, hadiah/kupon,
Galakan dan
A10. A10.1 bintang penghargaan, insentif dan
Penghargaan
sebagainya.
Penilaian Kekerapan Audit Dalaman Amalan 5S
A11. A11.1
Keberkesanan diadakan secara berkala.

Mempunyai kriteria Audit yang lengkap


A11.2
dan sesuai untuk digunapakai.
Penemuan hasil audit dipamerkan untuk
A11.3 memberi maklumat dan pengetahuan
kepada semua pekerja.
Kajian Semula Kajian semula diadakan oleh
oleh pengurusan mengenai Amalan 5S.
A12. A12.1
Pengurusan (Kajian semula mengikut peringkat
(Review) pelaksanaan iaitu Jabatan/Bahagian)
JUMLAH MARKAH

B. RUANG PEJABAT
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Lantai tidak berdebu, tidak basah dan


B1. Lantai B1.1
bersih dari sebarang kekotoran.

Lantai tiada sampah-sarap di sudut-


B1.2 sudut atau di bawah peralatan perabot
dan perhiasan.
Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan
B1.3 atau sebarang kecacatan yang
berpotensi mengancam keselamatan.
B1.4 Tiada barang yang tidak diperlukan.
Susun Atur Kemas berkeadaaan baik dan tersusun
B2. Peralatan B2.1 dengan rapi serta tidak mengancam
Pejabat keselamatan dan kesihatan.
Cara menyusun boleh wujudkan
suasana yang selesa dan keceriaan
B2.2
pejabat serta tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan.
Teknik susunan juga boleh
B2.3 memendekkan masa memproses
sesuatu kerja dilaksanakan.
Peralatan Berkeadaan baik dan sentiasa boleh
B3. B3.1
Pejabat digunakan dengan selamat.
B3.2 Tiada berdebu, bersih dan kemas.

82
B. RUANG PEJABAT
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Alat tulis kelihatan tidak berselerak di


B3.3
atas meja /rak/laci.
Peralatan rosak dilabelkan dengan jelas
B3.4 dan nyatakan isu kerosakan dan tarikh
penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih).

B4. Ring File B4.1 Tetulang fail mengandungi:

nama bahagian,cawangan dan


sektor
nombor fail
tajuk fail dan
nombor susunan fail
B4.2 Muka depan ring file mengandungi:
logo
tajuk
sektor atau bahagian
Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz
B4.3
mengikut kesesuaian fail.
Penggunaan warna muka depan dan
tetulang ring file adalah warna korporat
B4.4
JPA (biru,merah dan kuning) atau warna
sejagat (hitam,putih).
Disusun dengan teratur, mudah
B5. Susunan Fail B5.1 diperoleh/disimpan dan bersistem
(tanda/label/ abjad).
Unsur-unsur kreativiti dalam penyediaan
dan pemeliharaan yang tidak melanggar
B5.2
peraturan dan garispanduan yang telah
ditetapkan dalam perkhidmatan awam.
Sistem pengurusan fail yang
memudahkan pencarian/pencapaian
B5.3
dalam satu tempoh masa (contoh 30
saat per fail).
Penggunaan hiasan yang bersesuaian
Hiasan
B6. B6.1 dengan imej jabatan, mudah dan jimat
Dalaman
diselenggarakan.
Hiasan tidak keterlaluan dan tidak
B6.2 mengancam keselamatan dan kesihatan
(contoh : poster,lukisan dan bunga).
Penggunaan hiasan pokok bunga plastik
(artificial plant) tidak digalakkan (jika
B6.3
digunakan perlu penyelenggaraan bagi
mengelak habuk terperangkap).
Hiasan pokok hidup tidak digalakkan
(jika digunakan perlu penyelenggaraan
B6.4 bagi mengelakkan kekotoran dan
kerosakan pada karpet. Penggunaan
tidak keterlaluan dari segi kuantiti).
Hiasan seperti lanskap berkonsepkan
water features di dalam ruang pejabat
B6.5
adalah tidak digalakkan (jika digunakan
perlu diselenggarakan dan berfungsi)

83
B. RUANG PEJABAT
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Akuarium tidak digalakkan (jika
B6.6 digunakan perlu diselenggarakan dan
berfungsi)
Hiasan dinding berimejkan korporat dan
tidak keterlaluan dari segi kuantiti
B6.7
(contoh : gambar, poster, lukisan dan
maklumat korporat).
Semua maklumat korporat yang
dipamerkan hendaklah sentiasa
B6.8 dikemaskini dan diselenggarakan
dengan baik (contoh : carta organisasi,
piagam pelanggan, dasar kualiti dsb).
Hiasan tidak berdebu, kotor dan berada
B6.9
dalam keadaan baik.

Susunan hiasan yang kemas, tersusun,


B6.10 menyenangkan pergerakan, terkawal
dan memenuhi ciri keselamatan.

Dapat memberi kesan persekitaran


B6.11 dalaman yang menyegarkan, selesa,
kemas dan ceria.
Terdapat 'label' menunjukkan nama
B7. Tanda Arah B7.1 Sektor/Unit yang berkaitan dengan
dan Petunjuk aktiviti pentadbiran.

Terdapat tanda nama pegawai/


B7.2
kakitangan pada bilik/ meja/partition.

Tanda arah yang disediakan mencukupi,


B7.3
informatif dan efektif.

Pendawaian elektrik/telefon/network
B8. Pendawaian B8.1 dalam keadaan baik, sempurna, teratur ,
tidak berserabut dan selamat.
Kesesuaian menggunakan label/
B9. Lampu B9.1
petunjuk pada suis lampu.
B9.2 Bersih dan tiada lampu yang rosak.
Ruang Kerja Kemas, tersusun, bersih, tiada berdebu
B10. B10.1
Terperingkat: dan selesa.
Sistem pengurusan ruang kerja
Bilik Server
B10.2 terperingkat (tata cara yang ditetapkan
Bilik Kebal dan
dalam peraturan keselamatan).
Kemudahan tanda arah/keterangan
Kawasan Kerja
B10.3 petunjuk yang disediakan mencukupi,
Larangan
informatif dan efektif.
Memenuhi ciri keselamatan dan
B10.4
kesihatan.
Pegawai bertanggungjawab
(pemunya/ownership) dilantik bagi
B10.5
menguruskan kebersihan bilik kebal
(nama pegawai dan nombor telefon).
Pengurusan
B11. B11.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail.
Bilik Fail
B11.2 Indeks dan labelkan kabinet.

84
B. RUANG PEJABAT
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Fail disusun dengan kemas dan teratur


B11.3
mengikut turutan nombor siri.
Fail disusun semula di tempat asal
B11.4 selepas digunakan sebelum tamat waktu
bekerja.
Satu sistem pergerakan fail diwujudkan
bagi tujuan pengesanan fail yang sedang
B11.5
digunakan (contoh : SISFAIL, kad daftar
pengguna dan kad keluar masuk fail).
Susunan fail di dalam kabinet fail
disusun secara berbaring dengan
tetulangnya menghala ke bawah dan
B11.6
nombor rujukan menghala ke hadapan.
Cara susunan fail (contoh : tulisan, tajuk
dan nombor fail senang dilihat).
Fail-fail terperingkat yang digunakan
hendaklah disimpan di dalam kabinet
B11.7 besi berpalang. Indeks bagi fail-fail
terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar
kabinet.
Pest control hendaklah dilaksanakan
B11.8
secara berjadual.
Dilarang makan, minum dan merokok di
B11.9
dalam bilik fail.
Meletakkan senarai nama pegawai-
B11.10 pegawai yang dibenarkan masuk dan
mengendalikan fail terperingkat.
Tangga, troli dan kerusi bagi tujuan
B11.11 tugasan hendaklah diletakkan di tempat
yang selamat dan di parkirkan.
Pegawai bertanggungjawab
(pemunya/ownership) dilantik bagi
B11.12
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama
pegawai dan nombor telefon).
Peralatan/kemudahan dalam keadaan
B12. Ruang Kaunter B12.1
baik dan boleh digunakan dengan baik.
Persekitaran kaunter yang bersih,
B12.2 kemas, tidak berdebu dan
menyenangkan pelanggan.
Kemudahan tanda arah/ tanda petunjuk
B12.3 yang disediakan mencukupi, informatif
dan efektif.
Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/
B12.4 pemberitahuan/arahan/bersesuaian
untuk disampaikan kepada pelanggan.
Perkhidmatan berorentasikan pelanggan
B12.5 (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa,
sopan santun dan bertata susila).
Kaunter pelanggan utama perlu
B12.6 mempunyai sistem nombor giliran
(contoh : Kaunter BP dan BMI).
B12.7 Terdapat maklumat korporat JPA.
Borang-borang berkaitan disediakan
B12.8
dengan teratur dan dilabelkan.

85
B. RUANG PEJABAT
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
B12.9 Sofa disediakan di ruang menunggu.
Keperluan utama di kaunter adalah
B12.10 seperti berikut:
Buku kedatangan pelawat
Smiley box
Telefon
Set komputer, printer dan capaian
Internet
Direktori telefon pegawai JPA
Borang aduan/cadangan/
kepuasan hati pelanggan

Peralatan / kemudahan dalam keadaan


B13. Bilik Telefonis / B13.1
baik dan boleh digunakan dengan baik.
Call Centre
Persekitaran kawasan kerja yang bersih,
B13.2
kemas dan menyenangkan pelanggan.
Kemudahan tanda arahan/tanda
B13.3 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/
B13.4 pemberitahuan/arahan/bersesuaian
untuk panduan telefonis.
Perkhidmatan berorientasikan pelanggan
B13.5 (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa,
sopan santun dan bertata susila).
Bilik pemandu Aras 9 hendaklah
B14. Bilik Pemandu B14.1 mengikut garis panduan workstation
pegawai.
Bilik pemandu di basement Blok C1
B14.2 dalam keadaan berikut:
Perabot di dalam bilik disusun
dengan kemas dan teratur
Perabot di luar bilik (kerusi/ bangku)
disusun dengan kemas dan teratur
Sinki bersih, tidak tersumbat dan
ditutup setelah digunakan
Alat penyaman udara dan televisyen
ditutup apabila bilik tidak digunakan
Kebersihan di dalam bilik dan
persekitarannya sentiasa dijaga
Merokok dilarang di dalam bilik
Kasut-kasut disusun dengan rapi
Pegawai bertanggungjawab
(pemunya/ownership) dilantik bagi
B14.3
menguruskan kebersihan bilik pemandu
(Nama pegawai dan Nombor Telefon).
Peralatan keselamatan (alat pemadam
Kemudahan api, first aids dan sebagainya) diletakkan
B15. B15.1
Keselamatan di tempat yang betul, mudah dilihat dan
terdapat tata cara penggunaan.
Peralatan berada dalam keadaan baik
B15.2 dan kefungsian yang memuaskan dan
tidak luput jangka hayat pemakaian.

86
B. RUANG PEJABAT
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Pintu rintangan api sentiasa berfungsi,


B15.3
tidak dihalangi dan tidak terbuka.
Tanda-tanda amaran keselamatan yang
B15.4 dipamerkan jelas (contoh : Dilarang
Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).
JUMLAH MARKAH

C. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI (WORK STATION)


MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan
C1. Lantai C1.1
bersih dari sebarang kekotoran.
Meja (Di atas Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja
C2. C2.1
Meja) dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan.
Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4
C2.2
untuk tapak hiasan (optional).
C2.3 Telefon dan buku direktori (optional).
C2.4 Fail meja pegawai/pekeliling.

Fail-fail aktif yang berada di atas meja


pegawai pada satu tempoh tugasan
C2.5 (mengikut prosedur pengurusan fail
terperingkat) hendaklah disusun dengan
kemas dan teratur pada setiap masa.
Meja (Di Bakul sampah diletak di tempat yang
C3. bawah/tepi C3.1 sesuai, tidak berbau, bersih, mempunyai
meja) parkir yang berlabel „nama alatan‟ .
Satu (1) ruang dikhaskan sepasang
C3.2
kasut dan sepasang selipar.
Wayar/kabel dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang sesuai
C3.3
seperti black tape/cabel casing/conduit
dan dipasang secara bersesiku.
CPU dan pedestal bergerak di
C3.4
tempatkan di bawah atau di sisi meja.
Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan
C3.5
digunakan secara gunasama.
Laci 1 dan 2 urusan rasmi (tidak perlu
C4. Laci Meja C4.1
dilabelkan).
Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di
C4.2 penjuru atas sebelah kiri – menggunakan
warna hitam putih bersaiz 18 Arial).
Makanan dan minuman tidak dibenarkan
C4.3
disimpan di dalam laci.
Pegawai tidak dibenarkan makan dan
C4.4
minum di workstation.

87
C. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI (WORK STATION)
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Dalam laci rasmi, alat tulis diwujudkan
C4.5
petak-petak alatan mengikut kesesuaian.
Barang-barang peribadi (beg tangan,
C4.6
paying) diletakkan di dalam laci peribadi.
Alat tulis diletakkan di dalam pen stand
C5. Alat Tulis C5.1
dalam kuantiti yang munasabah.
Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan
C5.2 disenaraikan (tidak termasuk self-ink
rubber stamp).
Dokumen yang perlu dipamerkan di
Workstation masing-masing termasuk
bilik pegawai:
Tanda Nama Penuh
Jawatan
Waktu Kerja berperingkat (WBB)
C6.1
Dinding/ Surat aku janji
C6.
Partition Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.
PA-7)
Ring file aktif tersusun dan
dilabelkan (optional)
Senarai rujukan fail (optional).
Menyediakan satu (1) ruang untuk fakta
C6.2 rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon
selalu dihubungi atau nota(optional).
C6.3 Penyusunan kemas dan bersih.
Dibenarkan satu sudut mini di partition
C6.4
(optional) bersaiz A5 untuk hiasan.
Kerusi tetamu dan kerusi kerja tersusun
C7. Kerusi C7.1
rapi ketika tidak digunakan.
Blazer dan selendang (jika ada)
C7.2
disangkut dengan kemas.
Fizikal pada tahap selamat, selesa dan
C7.3
bersih.
Komputer serta peralatan ICT yang
Komputer dan
C8. C8.1 berkaitan hendaklah sentiasa bersih dan
pencetak
tidak berhabuk .
C8.2 Shut down komputer sebelum pulang.
Wallpaper dan screen saver
C8.3 diseragamkan dengan imej korporat
Jabatan/Bahagian.
Mengurus fail dengan mematuhi
C9. Sistem fail C9.1
Tatacara Pengurusan Fail.
Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut
C9.2
format yang telah diseragam.(Rujuk B4)
Sediakan senarai indeks fail sebagai
C9.3
rujukan bagi memudahkan capaian.
Menyusun fail mengikut nombor
C9.4
siri/indeks yang ditetapkan.
Kabinet fail dilabelkan dengan kemas
C9.5
dan teratur.
Tiada sebarang dokumen dan fail
C10. Bilik Pegawai C10.1 diletakkan di atas settee, coffee table
atau tempat yang tidak sepatutnya.

88
C. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI (WORK STATION)
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Hiasan berimej korporat dan tidak
C10.2
keterlaluan dari segi kuantiti.
Susun atur perabot dan bahan-bahan
C10.3
bacaan kemas dan teratur.
C10.4 Perabot tidak berhabuk dan bersih.
Pelabelan dan Setiap peralatan yang digunasama dan
C11. pemakiran C11.1 mudah alih disediakan parkir (parking lot)
(parking lot) bersesuaian pada tempat simpanannya.
Setiap parkir dilabelkan dengan nama
C11.2
alatan berkenaan.
Pelabelan dan juga pemakiran alatan
perlu terselindung (contoh: bakul
sampah-label dan pemakiran terletak di
C11.3
bawah tapak bakul sampah dengan saiz
pelabelan dan pemakiran yang
standard).

D. BAHAGIAN PENGELUARAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Lantai Tiada sebarang kekotoran di atas lantai
D1. (Processing D1.1 seperti debu, minyak, takungan air dan
Plan) sebagainya.
Tiada sampah sarap atau sisa bahan
D1.2
buangan di atas lantai.
Tanda garisan sempadan yang jelas
kepada laluan, tempat kerja dan
kawasan penyimpanan untuk
D1.3 keselamatan atau peringatan kepada
pekerja mengenai kawasan yang
berisiko mengancam keselamatan dan
kesihatan.
Tiada barang tidak diperlukan yang
D1.4 boleh mengancam keselamatan dan
kesihatan.
Tiada retak/lubang/rekahan dan
sebarang bentuk kecacatan lantai yang
D1.5
memberi ancaman keselamatan dan
kesihatan.
Bilik Bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas
D2. Pencetakan / D2.1 dan tempat tersebut menyenangkan
Dokumentasi pencarian/pencapaian.
Peralatan berada dalam keadaan baik,
D2.2
berfungsi dan dilabel.
Peralatan disusun dengan teratur,
D2.3 mudah diperolehi / disimpan dan
bersistem. (tanda / label / abjad).
Unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada
peraturan dan garispanduan) dalam
D2.4
penyediaan dan penjagaan serta
penyelenggaraan.

89
D. BAHAGIAN PENGELUARAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Mesin diletak di tempat yang sesuai dan
D3. Mesin D3.1 susunannya memenuhi keperluan
(workshop/ keselamatan dan kesihatan.
dapur)
Mesin bersih, tidak berhabuk, berminyak,
D3.2
berkarat, kotor dan sebagainya.
Tiada barang diletak di atas/di bawah
D3.3
mesin.
Tanda berhati-hati (AWAS) diletakkan
D3.4
pada bahagian yang merbahaya.
Mempunyai tanda maklumat pengenalan
D3.5
bagi setiap mesin mengikut kesesuaian.
Tiada mesin lama/rosak terdapat di
D3.6
kawasan beroperasi.
Terdapat sistem/jadual penyelenggaraan
D3.7
mesin.
Semua mesin sentiasa digunakan
D3.8 mengikut standard dan fungsinya yang
betul dan dilabel.
Peralatan diletak di tempat yang
D4. Peralatan
disediakan atau tempat simpanan yang
(workshop/ D4.1
dikhaskan dengan memenuhi keperluan
dapur)
keselamatan dan kesihatan.
Peralatan bersih, tidak berkarat, tidak
D4.2
berminyak dan selamat untuk digunakan.
Semua peralatan digunakan mengikut
D4.3
fungsinya yang betul dan dilabel.
Berada di tempat yang selamat secara
D5. Bahan D5.1 kemas, teratur sebelum digunakan dan
selepas digunakan dan dilabelkan.
Tiada lebihan/sisa tumpahan/baki di
persekitaran kawasan dengan
D5.2
pengendalian sisa/baki secara cekap
dan selamat.
Tiada bahan mentah bercampur dengan
D5.3 barangan siap/barang lain di kawasan
operasi.
Barang/ Terdapat kawasan barang siap sebelum
D6. Perkhidmatan D6.1 dimasukkan ke tempat simpanan / ke
Siap tempat penyediaan kepada pelanggan.
dan Aliran Carta pandu aliran proses ditujukkan
D6.2
proses bagi sesuatu barangan/perkhidmatan.
Tanda/Petunjuk seperti label atau
D6.3 penjelasan arahan kepada barangan/
perkhidmatan siap atau separuh siap.
Penggunaan tanda/label yang sesuai
D7. Kawalan untuk membezakan aktiviti/barangan /
Secara Visual D7.1 perkhidmatan (Contoh: label barang
(Visual siap, barang dalam proses, rosak,
Control) pelupusan dan lain-lain).
Penggunaan poster/gambar/carta
D7.2 alir/visual untuk meningkatkan
produktiviti dan kualiti di tempat kerja.

90
D. BAHAGIAN PENGELUARAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Etika berpakaian mengikut jenis tugas
seperti pakaian keselamatan untuk
D7.3
pekerja - kasut, baju, seluar, topi dan
lain-lain yang ditetapkan oleh peraturan.
JUMLAH MARKAH

E. TEMPAT PENYIMPANAN/STOR
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Ruang Kaunter
E1. E1.1 Pelan lantai stor.
Stor
Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail
E1.2
disusun dengan kemas.
Sudut informasi (contoh: tatacara
E1.3
permohonan barang).
Tanda amaran “Dilarang Masuk”
E1.4
dipamerkan dengan jelas.
E1.5 Jam dinding disediakan.
E1.6 Kalendar di atas kaunter.
E1.7 Loceng di atas kaunter.
Jadual waktu pengeluaran dipamerkan
E1.8
di luar stor.
Bersih, tidak berdebu dan tersusun
E2. Dalam Stor E2.1
kemas.
Lantai bersih, tiada debu dan tiada
E2.2
sampah.
Terdapat tanda/label/abjad
bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/
E2.3
komponen barangan (mengikut
tatacara pengurusan stor).
Mempunyai ruang/garis pemisah
E2.4
antara barang yang berlainan jenis.
Mempunyai sistem rekod yang sesuai
E2.5 untuk merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari.
Tidak terdapat sampah/sisa/bahan
E2.6
tidak diperlukan berada di dalam stor.
E2.7 Tidak makan/minum di dalam stor.
Terdapat poster/papan notis/papan
E2.8
tulis untuk sesuatu catatan.
Bahan rosak dan bahan boleh
E2.9
digunakan tidak bercampur.
Peralatan sokongan pengurusan stor
E2.10
dalam keadaan baik dan berfungsi.
Unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada
peraturan dan garispanduan) dalam
E2.11
pengurusan, penjagaan dan
penyelenggaraan stor.
Kemudahan tanda arah/keterangan
E2.12 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.

91
E. TEMPAT PENYIMPANAN/STOR
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Barang-barang disusun mengikut
E3. Simpanan E3.1 kaedah Masuk Dulu Keluar Dulu
Barang Stor (MDKD/FIFO).
Barang-barang disimpan mengikut
E3.2 jenis barang yang memerlukan:
Bilik hawa dingin atau peti sejuk
untuk stok yang memerlukan suhu
rendah.
Ruang yang bersiling untuk stok
yang tidak boleh terdedah kepada
hawa panas.
Ruang yang kering dan
mempunyai laluan angin bagi
mengelakkan stok tertentu
menjadi keras.
Penggunaan ruang stor mengikut jenis
E3.3 dan ruang yang ada seperti berikut:
Ruang stor dibahagi mengikut
kumpulan barang seperti bahan
kimia, alat ganti atau makmal.
Setiap kumpulan barang ditanda
menggunakan abjad atau nombor
atau kedua-duanya sekali.
Setiap para melintang diberikan
satu (1) huruf dan setiap jalur
kotak diberikan satu (1) nombor
(contoh : liquid paper botol terletak
di Seksyen B, rak Nombor 2, para
B dan kotak nombor 2). * Lokasi
liquid paper botol ialah di B-2B2.*
Stok yang berada di dalam kotak, tin,
E3.4 peti dan sebagainya hendaklah kekal
penyimpanannya dan dilabel.
Setiap bekas mengandungi satu jenis
E3.5
stok barang yang sama.
Barang-barang yang tercerai
diletakkan di dalam bekas yang
E3.6
berukuran standard dan disusun
kemas.
Barang-barang berharga dan menarik
E3.7 disimpan di tempat selamat, dikawal
oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Pengeluaran barang dibuat oleh
pegawai yang diberi kuasa
(pemesan/pegawai stor) dengan
E3.8
menggunakan borang Kew.PS-10 (stor
utama) atau Kew.PS-11 (stor
unit/bahagian).
Kad petak (bin card) mestilah berada
E3.9
bersama dengan barang.
Susunan kemas dan teratur mengikut
E4. Simpanan E4.1
kawasan/garisan yang telah ditetapkan
Barang (Toxic)
Peralatan seperti rak/pallet/alatan
sokongan lain untuk kegunaan
E4.2
simpanan barangan toxic digunakan
dengan baik.

92
E. TEMPAT PENYIMPANAN/STOR
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Tiada barangan lama yang sudah
E4.3 rosak, luput jangka hayat dan tidak
digunakan lagi.
Peralatan yang digunakan untuk
E4.4 mengangkat atau menyimpan barang
toxic berkeadaan baik.
Mempunyai tanda arah/label/abjad
E4.5
bagi setiap barangan siap.
Sistem susunan yang berkesan dan
E4.6
terdapat rekod pengeluaran.

Terdapat alat pemadam api (fire


E5 Keselamatan E5.1
extinguisher) dalam keadaan berikut:
stor
Mempunyai sijil yang masih
berkuat kuasa dari pihak bomba.
Prosedur operasi hendaklah
diletak bersebelahan.
Digantung pada bracket yang
dipasang di dinding dan berpakir.

Sistem Pencegahan Kebakaran


E5.2
(system sprinkler dan hose reel).

E5.3 Pencahayaan yang mencukupi.

E5.4 Emergency Light.


E5.5 Addressable Speaker System.
Pest control dilaksanakan secara
E5.6
berjadual.
Tanda amaran “Dilarang Merokok” dan
E5.7 “Mudah TERBAKAR” dipamerkan
dengan jelas.
Tangga dan troli diletakkan ditempat
E5.8
mudah dicapai dan berpakir.
JUMLAH MARKAH

F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Peralatan / kemudahan dalam keadaan
F1. Lobi Utama F1.1
baik dan boleh digunakan dengan baik.
Semua perabot kerusi, meja disusun
F1.2
kemas, tidak berhabuk dan teratur.
Tanda arah / petunjuk yang disediakan
F1.3 mencukupi, informatif dan efektif
dengan menggunakan warna korporat.
Mempamerkan pelbagai maklumat
kualiti/Maklumat Korporat JPA /berita-
F1.4
berita yang bersesuaian untuk
disampaikan kepada pekerja.

93
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Maklumat di Papan Kenyataan sentiasa
F1.5
dikemaskini dari semasa ke semasa.
Laluan umum hendaklah bebas
daripada sebarang peralatan dan
F1.6
barang yang menghalang laluan kecuali
alat pemadam api.
Laluan umum sentiasa bersih dan
F1.7 bebas daripada kekotoran dan bau
yang tidak menyenangkan.
Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat
F1.8
yang bersesuaian.
Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan)
F1.9 tidak boleh diletakkan di laluan
sepanjang partition.
Keperluan utama di kaunter adalah
F1.10 seperti berikut:
Buku kedatangan pelawat
Smiley box
Telefon
Set komputer, printer dan capaian
Internet
Direktori telefon pegawai JPA
Borang
aduan/cadangan/kepuasan hati
pelanggan.
Kaunter pelanggan utama perlu
F1.11 mempunyai sistem nombor giliran
(contoh : Kaunter BP dan BMI).
Penyambut tetamu dan pegawai
keselamatan sentiasa ada bertugas di
F1.12
kaunter Lobi Utama dan mengamalkan
layanan mesra pelanggan.
Borang-borang berkaitan disediakan
F1.13
dengan teratur dan dilabelkan.
Pastikan kaunter sentiasa bersih,
kemas tersusun dan bebas daripada
F1.14
sebarang kekotoran dan bau tidak
menyenangkan.
Sofa dan kerusi disediakan di ruang
F1.15
menunggu.
Tanda-tanda keselamatan seperti EXIT,
F1.16 PINTU RINTANGAN API tidak diubah
atau ditutup.
Satu tong sampah sahaja diletakkan di
F1.17
laluan.
Suasana yang memuaskan seperti
F2. Bilik Rehat F2.1 peralatan/persekitaran bahan bacaan
Pekerja disediakan.
Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat
F2.2
yang menyenangkan.
Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/
F2.3 berita-berita yang bersesuaian untuk
disampaikan kepada pekerja.
Mempunyai peralatan/kemudahan
F2.4
kesihatan.

94
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Kemudahan tanda arah/petunjuk yang
F2.5 disediakan mencukupi, informatif dan
efektif.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/
ownership) dilantik bagi menguruskan
F2.6
kebersihan bilik rehat (nama pegawai
dan nombor telefon).
Peralatan/kemudahan/perabot disusun
Bilik/
F3. F3.1 dengan teratur dan boleh digunakan
Ruang Rehat/
dengan baik.
Menunggu Bersih, tidak berhabuk, kemas dan
F3.2
tetamu menyenangkan tetamu.
Kemudahan tanda arah / petunjuk yang
F3.3 disediakan mencukupi, informatif dan
efektif.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/
ownership) dilantik bagi menguruskan
F3.4
kebersihan bilik (nama pegawai dan
nombor telefon).
Penginapan Peralatan/kemudahan dalam keadaan
F4. F4.1
Pelanggan baik dan boleh digunakan dengan baik.

F4.2 Bersih, kemas dan menyenangkan.


Mempunyai sistem inventori dan
F4.3 penyelenggaraan
kemudahan/peralatan.
Memenuhi ciri keselamatan dan
F4.4
kesihatan.
Kemudahan tanda/ keterangan petunjuk
F4.5 yang disediakan mencukupi, informatif
dan efektif.
Bilik Peralatan dalam keadaan sempurna
F5. F5.1
Sembahyang dan boleh digunakan dengan baik.
F5.2 Lantai bersih,kering dan tidak berdebu.
Telekung, kain pelekat dan sejadah
F5.3 hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas.
Pintu masuk hendaklah dilabelkan
F5.4
dengan perkataan Surau/Bilik Solat.
Almari/kabinet/rak/penyidai disediakan
F5.5
mengikut keperluan.
Buku-buku bacaan agama disusun
F5.6
kemas di dalam almari/kabinet/rak.
Penanda arah kiblat ditandakan di siling
F5.7
surau/bilik solat.
F5.8 Selipar/kasut tersusun rapi.
F5.9 Jadual waktu solat dipamerkan.
F5.10 Cermin muka dibenarkan.
Penggunaan pewangi (air freshner)
F5.11
digalakkan.
F5.12 Jam dinding dibenarkan.
Mempunyai sistem inventori dan
F5.13 penyelenggaraan
kemudahan/peralatan.
Tidak dibenarkan tidur di dalam
F5.14
surau/bilik solat.
F5.15 Pegawai bertanggungjawab

95
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
(pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan
surau/bilik solat (nama pegawai dan
nombor telefon).
Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada
F6. Bilik Mesyuarat F6.1
kekotoran.
/Bilik Bincang Peralatan/kemudahan bersih dan tidak
F6.2 berhabuk, dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik.
Peralatan mempunyai sistem inventori
F6.3
dan penyelenggaraan.
Hiasan berbentuk korporat dan ada
penyelenggaraan yang berkala
(Contoh; gambar, maklumat mengenai
F6.4 pencapaian Jabatan/Bahagian,
penyataan kualiti/hala tuju, piagam
pelanggan, program Jabatan/bahagian
dan lain-lain).
Kemudahan tanda arah / keterangan
F6.5 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Maklumat berkaitan mesyuarat
dipamerkan di pintu masuk bilik
F6.6
mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan
tanda (slot in board).
White board dibersihkan selepas
F6.7
mesyuarat selesai.
Pemadam dan marker pen berwarna
F6.8 merah, biru dan hitam diletakkan di
tempat yang disediakan.
F6.9 Jam dinding diperlukan.
Barang elektronik seperti LCD
Projektor, mikrofon dan power supply
F6.10
ditutup sebelum meninggalkan bilik
mesyuarat.
Makanan berat (contoh : makanan
F6.11
berkuah) dielakkan.
Pegawai bertanggungjawab
(pemunya/ownership) dilantik bagi
F6.12 menguruskan kebersihan bilik
mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai
dan nombor telefon).
Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada
F7. Bilik Latihan F7.1
kekotoran.
Hiasan berbentuk korporat dan ada
penyelenggaraan yang berkala
(Contoh; gambar, maklumat mengenai
F7.2
pencapaian Jabatan/Bahagian,
penyataan kualiti/hala tuju, piagam
pelanggan dan lain-lain).
Peralatan/kemudahan bersih dan tidak
F7.3 berhabuk, dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik.
Peralatan mempunyai sistem inventori
F7.4
dan penyelenggaraan.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F7.5 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.

96
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Perpustakaan / Bersih, susunan rapi dan kemas serta
F8. F8.1
Pusat Sumber menyenangkan pelanggan.
Mempunyai sistem susunan yang
teratur dan mudah untuk
F8.2 diambil/dicapai/dicari (seperti rak/
tanda/label/abjad/bahan) bila
diperlukan.
Peralatan/kemudahan bersih dan tidak
F8.3 berhabuk, dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik.
Kemudahan tanda arah /maklumat
F8.4 keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif.
Peralatan mempunyai sistem inventori
F8.5
dan penyelenggaraan.
Sistem kaunter yang berorentasikan
F8.6
pelanggan.
Peralatan/kemudahan bersih dan tidak
Tempat Makan
F9. F9.1 berhabuk, dalam keadaan sempurna
/ Kafeteria
dan boleh digunakan dengan baik.
Penyediaan makanan kepada
pelanggan bersih, kemas, teratur serta
F9.2
memenuhi ciri keselamatan dan
kesihatan.
Jagaan/kawalan persekitaran (lantai,
meja, kerusi, pinggan, cawan gelas,
F9.3 sajian dan sebagainya) yang bersih,
tidak berdebu dan memenuhi ciri
keselamatan dan kesihatan.
Terdapat pelbagai maklumat untuk
F9.4
diketahui oleh pekerja/pelanggan.
Kemudahan tanda arah/keterangan
F9.5 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Peralatan/kemudahan bersih dan tidak
F10. Pantri F10.1 berhabuk, dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik.
Penggunaan kawasan operasi dan
F10.2 peralatan yang memenuhi ciri
keselamatan dan kesihatan.
Terdapat sudut informatif untuk
F10.3 mempamerkan jadual tugas dan
peraturan.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F10.4 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
F10.5 Kerusi dinomborkan mengikut bilangan.
Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas
F10.6
kotor diletak di atas meja dan sinki.
F10.7 Perkakas dilabel mengikut kesesuaian.
Kain lap sentiasa bersih dan disangkut
F10.8
kemas.
Sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada
F10.9
sisa makanan.
Peralatan yang dibenarkan di pantri:
F10.10 Peti Sejuk
Microwave

97
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Cerek elektrik
Pembakar roti
Penapis air
Periuk nasi elektrik (rice cooker)
Rak pinggan
Water dispenser
Frame Gambar (contoh : buah-
buahan, poster pemakanan
seimbang)
Radio atau televisyen
Meja makan beralas plastik dan
F10.11 berkeadaan bersih (gunakan warna
korporat).
Pelabelan yang seragam dan indeks
F10.12
dilabelkan di luar pintu kabinet/almari.
Bahan makanan seperti milo, nescafe,
gula, susu, teh dan sebagainya
F10.13 diletakkan dalam bekas bertutup
(contoh : dimasukkan dalam
tupperware) dan dilabelkan.
Pantri sentiasa bersih, kemas, tersusun
dan bebas daripada sebarang
F10.14
serangga, makhluk perosak, kekotoran
dan bau yang tidak menyenangkan.
F10.15 Pewangi udara digalakkan.
Makanan dan minuman tidak
F10.16
dibenarkan di bawa keluar dari pantri.
Peralatan elektrik ditutup setelah
F10.17
digunakan.
Pinggan/mangkuk yang masih basah
F10.18
dilap dan disusun dengan teratur.
F10.19 Dilarang merokok di dalam pantri.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/
ownership) dilantik bagi menguruskan
F10.20
kebersihan pantri (nama pegawai dan
nombor telefon).
Tandas / Setiap tandas (cubical), urinal bowl,
F11. Tandas khas F11.1 sinki dan paip air di tempat mengambil
OKU wuduk ditanda dengan nombor bilangan
F11.2 Bekas sampah berkeadaan bersih.
F11.3 Sanitary bin (tandas wanita) disediakan.
Alat pengering tangan (handdryer)
F11.4
berfungsi.
F11.5 Penyembur pewangi udara berfungsi.
Soap dispenser berfungsi dan sentiasa
F11.6
ada sabun.
F11.7 Kertas tisu sentiasa disediakan.
Permukaan lantai sentiasa bersih dan
F11.8
kering.
Permukaan dinding bersih termasuk
F11.9
dinding tiles dan pintu utama.
Keadaan siling yang sempurna dan
F11.10
tidak bersawang.
F11.11 Lampu-lampu berfungsi dengan baik.

98
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Pintu-pintu tandas berfungsi dengan
F11.12 sempurna lengkap dengan penyelak,
penyangkut seluar dan kelihatan bersih.
Mangkuk tandas berkeadaan bersih
dan lengkap dengan pelapik serta
F11.13
flushing system berfungsi dengan
sempurna.
Terdapat sticker arahan prosedur
F11.14
penggunaan peralatan di dalam bilik air.
Sinki berkeadaan bersih, tidak
F11.15 tersumbat dan paip air berfungsi
dengan sempurna.
F11.16 Meja sinki sentiasa bersih dan kering.
F11.17 Cermin muka berkeadaan bersih.
Tempat mengambil wuduk bersih dan
F11.18 tidak tersumbat dan semua paip air
berfungsi dengan baik.
Senarai semak/jadual kerja-kerja
F11.19 penyelenggaraan pembersihan tandas
dilekatkan di dalam bilik air.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F11.20 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya
/ownership) dilantik bagi menguruskan
F11.21
kebersihan bilik air (Nama pegawai dan
Nombor telefon).
Peralatan disusun kemas dan teratur
F12. Gimnasium F12.1
serta memenuhi ciri-ciri keselamatan.
Peralatan senaman diselenggarakan
F12.2
mengikut jadual yang telah ditetapkan.
Ruang gimnasium tidak diletak barang
hiasan yang boleh menimbulkan
F12.3 gangguan dan kecederaan (contoh :
water features, akuarium, kerusi, meja
dan stor tambahan).
Jadual penggunaan gimnasium
F12.4
diletakkan di pintu masuk.
Peti kecemasan (first aid kit) disediakan
F12.5
secukupnya.
Senarai peralatan yang terdapat di
F12.6 dalam gimnasium dan prosedur
penggunaanya dipamerkan.
Buku Rekod Penggunaan gimnasium
F12.7
diwujudkan.
Seorang pegawai ditugaskan bagi
menyelia penggunaan gimnasium
F12.8
sepanjang masa ianya beroperasi
termasuk di luar waktu pejabat.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/
ownership) dilantik bagi menguruskan
F12.9
kebersihan gimnasium (Nama pegawai
dan Nombor telefon).

99
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Susunan peralatan atau hiasan (tidak
Laluan Utama /
F13. F13.1 keterlaluan) sepanjang laluan kemas,
Laluan Awam
bersih dan teratur.
Tiada halangan di semua laluan dan di
F13.2
pintu kecemasan.
F13.3 Lantai bersih, tiada sampah dan kemas.
Suasana persekitaran yang
F13.4
menyenangkan pekerja/pelanggan.
Terdapat pelbagai maklumat terkini
F13.5 disediakan untuk makluman kakitangan
/pelanggan.
F13.6 Kemudahan laluan OKU.
F13.7 Tiada barang yang tidak diperlukan.
Bersih, tidak berdebu, lantai tidak basah
Lif Umum F14.1
dan tiada kekotoran serta sampah.
F14. (Pekerja /
Pelanggan) Sentiasa berfungsi dengan baik dan
F14.2
memuaskan pelanggan.
Suasana ruang persekitaran yang
F14.3
menyenangkan pekerja/pelanggan.
F14.4 Kemudahan OKU disediakan.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F14.5 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Bersih, tidak berdebu, lantai tidak basah
F15. Lif Bomba F15.1
dan tiada kekotoran serta sampah.
F15.2 Sentiasa berfungsi dengan baik.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F15.3 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Bersih, tidak berdebu, lantai tidak basah
F16. Lif Pemunggah F16.1
dan tiada kekotoran serta sampah.
F16.2 Sentiasa berfungsi dengan baik.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F16.3 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Dewan Lantai tidak berdebu, tidak basah dan
F17. Serbaguna/ F17.1 bersih dari sebarang kekotoran serta
Auditorium sampah.
Peralatan/kemudahan adalah sesuai
F17.2 dan baik, bersih, tidak berdebu dan
memuaskan keadaanya.
Penggunaan kawasan operasi dan
F17.3 peralatan/kemudahan yang memenuhi
ciri keselamatan dan kesihatan.
Persekitaran bersih, kemas, teratur,
F17.4 tidak berdebu dan sentiasa dalam
terkawal.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F17.5 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
Tempat Peralatan permainan adalah
F18. F18.1
Rekreasi memuaskan.
Peralatan / kemudahan kesihatan
F18.2 dalam keadaan baik dan boleh
digunakan dengan memuaskan.

100
F. TEMPAT UMUM
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Susunan peralatan / kemudahan teratur


F18.3
dan memenuhi ciri keselamatan.

Bersih, kemas, tiada kekotoran dan


F18.4
menyenangkan pekerja/pelanggan.
Kemudahan tanda arah / keterangan
F18.5 petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
JUMLAH MARKAH

G. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN


MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Papan Tanda Berada dalam keadaan baik, tidak
G1. G1.1
Jabatan/ berdebu dan sentiasa bersih.
Papan Tanda
G1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami.
Arah/Petunjuk
Mudah dilihat oleh orang ramai dan
G1.3
kedudukannya strategik.
G1.4 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
Media/Bahan Berada dalam keadaan baik, tidak
G2. G2.1
Pameran berdebu dan sentiasa bersih.
Penampilan media/bahan pameran yang
G2.2 berkualiti, kemas, teratur, susunan rapi
dan menarik perhatian pelanggan.

Tanaman Terdapat pokok di tanam di kawasan


G3. G3.1
Pokok persekitaran luar Jabatan/Bahagian.
G3.2 Lanskap tanaman pokok yang menarik.
G3.2 Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling.
Lot Letak Disediakan di tempat yang sesuai untuk
G4. G4.1
Kereta pekerja/pelanggan.
G4.2 Tempat letak kenderaan bagi OKU.
Pondok Berada dalam keadaan baik, tidak
G5. G5.1
Pengawal berdebu dan sentiasa bersih.
Sistem kawalan keluar masuk
G5.2
pekerja/pelanggan yang memuaskan.

Perkhidmatan berorentasikan pelanggan


G5.3 (petugas yang mesra, bersopan santun,
berbudi bahasa dan sedia membantu).
Mempunyai tempat pembuangan sisa
Tempat
G6. G6.1 yang memuaskan dan mengikut
Buangan Sisa
standard dan keperluan peraturan.
Tempat buangan yang terkawal daripada
G6.2
mencemar kawasan persekitaran.
Mempunyai peraturan yang perlu
G6.3 dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal
bahan buangan sisa.

101
G. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Menampilkan suasana tempat
G6.4 pembuangan sisa yang menyenangkan
pemandangan pekerja/pelanggan.
Amalan
G7. Kitaran G7.1 Tempat khas mengumpul kitar semula.
Semula
Bersih, kemas, teratur dan mempunyai
G7.2
tarikan amalan yang dipratikan.
JUMLAH MARKAH

H. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA


MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Mempamerkan keperibadian yang tinggi
seperti perwatakan ceria, bersemangat,
Penampilan pakaian yang kemas, dandanan dan
H1. H1.1
diri (imej) solekan yang normal dan kemas, fesyen
rambut yang normal dan kemas dan
kebersihan diri (imej penjawat awam).
Perhubungan Mempamerkan usaha bersama/ kerja
H2. dengan rakan H2.1 berpasukan seperti gotong royong,
sejawat kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.
Hubungan berorentasikan pelanggan
Perhubungan
seperti mempamerkan senyuman, budi
H3. dengan H3.1
bahasa, sopan santun, bertatasusila dan
pelanggan
sedia membantu.
Mempamerkan kecekapan dalam
Kecekapan menguruskan tugas seperti kesetiaan
H4. dan kemahiran H4.1 dan komitmen yang tinggi pada tugas,
dalam tugas proaktif, mahir dan berpengetahuan
dengan tugas hakiki dan berinisiatif.
JUMLAH MARKAH

I. KESELAMATAN PERSEKITARAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)

Keselamatan Laluan utama tidak dihalang dengan


I1. I1.1
Persekitaran barang atau peralatan tidak diperlukan.
Pintu rintangan api dan pintu kecemasan
I1.2
sentiasa ditutup dan tidak dihalang.
Tidak membuat pendawaian tambahan
I1.3
tanpa kebenaran.
Tiada aktiviti memasak dilakukan di
I1.4
mana-mana ruang kecuali pantri.
Tanda-tanda amaran keselamatan yang
I1.5 dipamerkan jelas (contoh : Dilarang
Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).

102
I. KESELAMATAN PERSEKITARAN
MARKAH TIDAK
KATEGORI PERKARA DINILAI BERKAITAN CATATAN
1 2 3 4 5 (1)
Tangga-tangga laluan kecemasan tidak
I1.6
dihalangi.
Tiada aktiviti merokok di persekitaran
I1.7
luaran dan dalaman bangunan.
Peralatan yang rosak dilaporkan dan
I1.8
diselenggarakan dengan segera.
Prosedur dan latihan pengungsian
I1.9 bangunan (fire-drill) dilaksanakan
sebagaimana Arahan Keselamatan.
Peruntukan Arahan Keselamatan
I1.10
dipatuhi sepenuhnya.
JUMLAH MARKAH

103
LAMPIRAN 4

GAMBAR-GAMBAR TELADAN AMALAN 5S DI JPA


(STATUS PELAKSANAAN SEHINGGA OGOS 2009)

104
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(RUANG KERJA)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA

105
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(RUANG KERJA)

Ihsan : Tabung Haji Sumber : Internet

Sumber : JPA Ihsan : Tabung Haji

Sumber : JPA

106
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(STOR)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

107
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(BILIK FAIL)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

108
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(BILIK FAIL)

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara

109
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(RUANG GUNASAMA)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA

110
PERSEKITARAN YANG BOLEH DIIKUTI
(RUANG GUNASAMA)

Sumber : JPA (INTAN SABAH) Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Ihsan: TNB, Port Dickson Ihsan: TNB, Port Dickson

111
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(LALUAN UTAMA)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber: JPA Sumber : JPA

112
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI
(KEKEMASAN WAYAR)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA

113
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS

114
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (RUANG KERJA)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber: JPA Sumber: JPA

115
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (STOR)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber: JPA Sumber: JPA

116
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS
(BILIK FAIL)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber: JPA Sumber: JPA

117
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (RUANG
GUNASAMA)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber: JPA

118
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (LALUAN
UTAMA)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

119
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS
(KEKEMASAN WAYAR)

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber : JPA Sumber : JPA

Sumber: JPA Sumber: JPA

120