Mutu sebagai standar

Sistem manajemen mutu (QMS) menyediakan

struktur organisasi, prosedur, proses, dan sumber
daya yang dibutuhkan demi memastikan mutu dari
layanan dan produk yang dihasilkan organisasi Anda.

Sistem manajemen mutu (QMS) menyediakan

struktur organisasi, prosedur, proses, dan sumber
daya yang dibutuhkan demi memastikan mutu dari
layanan dan produk yang dihasilkan organisasi Anda.
Secara umum menunjukkan komitmen Anda terhadap
keunggulan dan kadang menjadi persyaratan hukum
untuk masuk ke pasar industri, contohnya
penerbangan.

Tolok Ukur Global

Survei sertifikasi ISO terkini menunjukkan bahwa ISO 9001 telah
menjadi tolok ukur global, membawahi sekitar satu juta sertifikasi
di seluruh dunia. Sektor global termasuk di dalamnya
kedirgantaraan, otomotif, dan teknologi informasi juga telah
secara terus menerus berfokus pada usaha mereka membangun
mutu berdasarkan prinsip-prinsip ISO.

Sistem manajemen mutu (QMS) menyediakan

struktur organisasi, prosedur, proses, dan sumber
daya yang dibutuhkan demi memastikan mutu dari
 layanan dan produk yang dihasilkan organisasi Anda.
Secara umum menunjukkan komitmen Anda terhadap
keunggulan dan kadang menjadi persyaratan hukum
untuk masuk ke pasar industri, contohnya
penerbangan.

Dua fakta ini menggambarkan pentingnya sistem manajemen

mutu yang kuat sebagai hal yang mengikat antara pemegang
saham dan reputasi perusahaan.

Manfaat Utama

daya jual kompetitif pada saat tender

meningkatkan kualitas produk dan jasa
perbaikan di sektor kepuasan pelanggan demi membantu
kelangsungan bisnis dan untuk mendapatkan bisnis baru
tujuan yang jelas dan perbaikan proses terkait
pengurangan tingkat kesalahan yang mengarah pada
peningkatan produktivitas dan pengurangan limbah
kesesuaian dengan sistem bisnis organisasi yang lebih luas
Prinsip & Manfaat
Sebuah sistem manajemen mutu (QMS)yang efektif
menawarkan struktur yang lebih jelas, pendekatan sistematis
untuk meningkatkan pengalaman pelanggan - yang membantu
Anda mencapai tujuan organisasi.
Jadi, apakah Anda termasuk yang memiliki persyaratan kontrak
untuk mendapatkan sertifikasi dengan standar mutu yang diakui,
atau Anda salah satu dari banyak perusahaan yang mencari
proses yang efisien dan meningkatkan manajemen diri, ada
banyak manfaat utama terkait penerapan QMS. .
Sistem Manajemen Mutu
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000

A. Pendahuluan
Dalam lingkungan bisnis yang rumit dan kompetitif secara global
sekarang ini, tujuan-tujuan organisasi, seperti pertumbuhan dan
profitabilitas, telah digabungkan dengan manajemen risiko baru yang
tidak dapat tidak harus dilakukan. Organisasi-organisasi kini memilih
untuk beroperasi dalam kerangka kerja manajemen risiko yang
komprehensif, yang melindungi marjinal keuntungan dan kepentingan-
kepentingan lain stakeholder yang kritis. Banyak organisasi yang
membuahkan sukses dalam mencapai hasil ini dengan
mengimplementasikan suatu pendekatan manajemen terpadu melalui
suatu Sistem Manajemen Bisnis, yang diakui di seluruh dunia sebagai
ISO 9001.
Mengapa ISO 9001 merupakan Standar Manajemen Bisnis yang paling
terkenal di dunia? Pendekatan ISO 9001 memberikan suatu kerangka
kerja yang komprehensif untuk menjadi tempat tumpuan proses-proses
yang membantu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan utama bisnis.
ISO 9001 telah mendapat pengakuan luas secara internasional karena
telah mengeluarkan hampir sejuta sertifikat ke seluruh dunia. Sistem-
sistem manajemen yang memenuhi persyaratan bisnis ISO 9001 telah
diterapkan di segala macam industri, dari organisasi-
organisasi manufaktur sampai ke layanan profesional. Tingkat
pengakuan dan penerimaan ini merupakan cermin dari fleksibilitas dan
nilai praktis yang telah terbukti dan yang telah diberikan kepada
berbagai macam bisnis.
B. Sistem Manajemen Mutu
1. Manajemen Mutu
Pengertian Manajemen Mutu menurut konsep ISO 9001:2000 adalah
sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
dalam hal mutu.
Sistem Manajemen Mutu juga berarti:
Suatu tatanan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran-sasaran
mutu yang direncanakan.
Sistem manajemen mutu, tatanan yang menjamin kualitas output dan
proses pelayanan/produksi.

2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan
organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang
sesuai

3. Mutu
Pengertian Mutu
 Arti konvensional mutu adalah: gambaran karakteristik langsung dari
suatu produk (dari segi performa, reabilitas, mudah digunakan,
estetis,dll).
Arti stratejik : segala sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan.
Pengertian MUTU (ISO 9000:2000)
Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi
persyaratan*
Derajat : Kategori / peringkat yang diberikan pada persyaratan mutu,
yang dapat berbeda pada suatu produk / proses / sistem yang memiliki
kegunaan fungsional yang sama.
Karakteristik : bisa diberikan pada produk/ proses / sistem dalam
wujud kualitatif atau kuantitatif.
Inheren : sesuatu yang diberikan atau ditambahkan sesuai persyaratan.
Persyaratan : kebutuhan atau harapan yang dinyatakan.

4. Persepsi salah tentang Mutu

Bermutu adalah standar tinggi yang sulit dicapai
Mutu hanya dapat dilihat dari hasil kerja
Mutu hanya menjadi tanggungjawab bagian tertentu
Mutu terbatas pada produk barang atau produk fisik
Bermutu berarti mahal

5. Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000

diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk,
sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain,
diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain.
The International Organization for Standardization (ISO) Technical
Committee (TC) 176 bertanggung jawab untuk standar-standar sistem
manajemen kualitas ISO 9000 (lihat www.iso.ch). Sejak penama kali
dikeluarkan srandar-standar ISO 9000 pada tahun 1987, ISO/TC 176
menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin
bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan
untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada
tahun 1994 dan tahun 2000. Dengan demikian standar ISO 9000 yang
terbaru (edisi terakhir) ketika buku ini ditulis adalah ISO 9000 versi
tahun 2000.
ISO 9000 Versi Tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut:
QMS Fundamentals and vocabulary replacing ISO 8402 and ISO
9000-11. ISO 9000: 2000
QMS Requirements replacing the 1994 versions of ISO 9001, 9002,
and 90032. ISO 9001: 2000
QMS Guidance for performance improvement replacing ISO 9004
with most parts3. ISO 9004: 2000
Guidance for auditing management systems replacing ISO 10011 and
140114. ISO 19011
Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 versi tahun 2000 (ISO 9001:
2000) dibandingkan dengan ISO 9001 versi tahun 1994 (ISO 9001:
1994) adalah penggantian 20 elemen standar menjadi suatu model
proses.
Model proses dari ISO 9001: 2000 terdiri dari lima bagian utama yang
menjabarkan sistem manajemen organisasi, sebagai berikut:
1. Sistem manajemen kualitas (Bagian 4 dari ISO 9001: 2000)
2. Tanggung jawab manajemen (Bagian 5 dari ISO 9001:2000)
3. Manajemen sumber daya (Bagian 6 dari ISO 9001: 2000)
4. Realisasi produk (Bagian 7 dari ISO 9001: 2000)
5. Analisis, pengukuran dan peningkatan (Bagian 8 dari ISO 9001:
2000)

C. Standarisasi Sistem Mutu

1. Manfaat Penerapan Sistem Mutu
ISO 9001: 2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi
untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang
bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk
(barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan
spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang di-kontrak itu
bertanggung Jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk
tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana
ditentukan oleh organisasi.
ISO 9001: 2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak
menyatakan persyaratan-persyaratan yang hams dipenuhi oleh produk
(barang dan atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO
9001: 2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk
terhadap standar-standar produk. ISO 9001: 2000 hanya merupakan
standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada
perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi
standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena
seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa
sistem manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar
internasional, bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada
kriteria pengujian produk dalam ISO 9001: 2000.
Bagaimanapun diharapkan, biasanya tidak selalu bahwa produk yang
dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan
berkualitas baik (standar).
2. Yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi sistem manajemen ISO
9001:2000
a. Audit Internal
Audit Internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan
keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan
untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian
dan keefektifitan kegiatan penerapan standar acuan serta kebijakan-
kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya
menjadi tanggung jawab wakil manajemen (WM).
b. Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak lembaga
sertifikasi, kegiatan surveilen diprogramkan akan dilakukan setidaknya
dua kali dalam setahun oleh lembaga sertifikasi.
c. Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam
memperoleh masukkan dari mitra kerja dalam memberikan
pelayanannya.
Evaluasi dilakukan melalui beberapa cara antara lain :
1. Wawancara langsung dengan mitra kerja.
2. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah
mendapatkan pelayanan.
d. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen ini dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang
dipimpin langsung oleh pimpinan puncak.
e. Materi-materi pokok yang untuk dilakukan pengkajian antara lain :
1. Kegiatan audit internal
2. Tindakan perbaikan
3. Hasil evaluasi kerja
4. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000
Standarisasi menjadi sangat penting, karena sebagai pembeli atau
pengguna suatu produk ,tentunya kita akan kecewa bila produk yang
telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang buruk,tidak layak
pakai. Sebaliknya bila produk yang dibeli telah memenuhi keinginan dan
harapan, kita akan merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang
wajar.
Sistem mutu seperti ISO 9000,TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan
Malcolm Baldridge adalah suatu sistem yang teruji dan terbukti luas di
dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu
tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu yang baru, yang
perlu dilakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk
disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan.
Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-
9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi
bisnis, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan
yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat
kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan.
Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis
akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya
ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain.
Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu
akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalkan biaya-biaya,
dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara
signifikan.
D. KESIMPULAN
Dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus memiliki
produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat
meningkatkan nilai kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa
dihasilkan oleh perusahaan yang memiliki sistem manajemen mutu yang
handal. Tapi sistem manajemen mutu hanyalah sebuah alat yang
membantu untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien. Ukurlah
keberhasilan perusahaan dengan tingkat kepuasan konsumen pada
produk atau layanan yang diberikan, bukan dari keberhasilan untuk
mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu tertentu. Dan perlu
diingat, produk dan layanan perusahaan yang akan menciptakan
konsumen dan pendapatan, bukan sistem manajemen mutu yang
dipergunakan.

DAFTAR PUSTAKA
EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000.
FOCUS, JAKARTA
ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT
Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)
Apakah Quality Management System itu?

Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System-QMS)

menurut Gaspersz (2008:268) yaitu merupakan sekumpulan prosedur
terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem
yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang
atau jasa) terhadap kebutuhan persyaratan tertentu yang ditentukan oleh
pelanggan dan organisasi. Gaspersz (2008:273) membagi Sistem
Manajemen Mutu menjadi dua macam, yaitu Sistem Manajemen Mutu
Informal dan Sistem Manajemen Mutu Formal.

Pada Sistem Manajemen Mutu Informal, setiap manajemen

perusahaan bebas untuk menyusun atau membangun model Sistem
Manajemen Mutu organisasi, tanpa perlu terikat kepada kriteria-kriteria
formal yang telah ditetapkan oleh institusi formal. Dengan demikian
berdasarkan pemahaman dan keyakinan pihak manajemen akan prinsip-
prinsip manajemen mutu yang akan diterapkan dalam organisasi,
kemudian disusun model sistem manajemen yang berlaku pada organisasi
itu. Berbeda dengan Sistem Manajemen Mutu Informal, Sistem
Manajemen Mutu Formal terikat kepada kriteria-kriteria formal yang telah
ditetapkan oleh institusi penyusun model sistem manajemen mutu itu
sendiri. Dengan demikian apabila manajemen suatu organisasi ingin
mengadopsi model Sistem Manajemen Mutu Formal dan ingin
memperoleh pengakuan bahwa organisasi itu telah berhasil menyusun
model Sistem Manajemen Mutu Formal, maka manajemen organisasi
harus bisa membuktikan kepada institusi formal yang menilai kelayakan
penerapan model Sistem Manajemen Mutu Formal itu, untuk
mendapatkan award atau penghargaan.

Sistem Manajemen Mutu Formal biasanya terdiri dari sebuah kerangka

kerja yang memiliki nilai-nilai inti serta prinsip-prinsip keunggulan.
Prinsip-prinsip ini merupakan landasan untuk membangun kerangka kerja,
yang terdiri dari sejumlah penilaian kriteria dan item.

Sistem Manajemen Mutu Formal ada yang berlaku secara nasional (di
suatu negara), regional, dan internasional. Sistem manajemen mutu formal
yang berlaku secara nasional menurut Miguel (2005:36) mula-mula
dikembangkan di Australia, Kanada, Jepang, dan Amerika Serikat, masing-
masing berupa, Australian Business Excellence Award (ABEA), Canadian
Quality Award (CQA), Deming Prize (DP), dan Malcolm Baldrige National
Quality Award (MBNQA). Sistem manajemen mutu formal, yang berlaku
secara regional adalah Asia Pasifik Quality Award (APQA), Iberoamerican
Quality Award (IQA), dan European Quality Award (EQA). Sedangkan
sistem manajemen mutu yang diakui secara internasional menurut
Gaspersz (2008:264) adalah ISO.

Hasil penelitian yang telah dilakukan Miguel (2005:38) setidaknya

terdapat 76 Sistem Manajemen Mutu yang berlaku secara nasional
pada masing-masing negara di seluruh dunia. Negara-negara tersebut
mengadopsi salah satu atau kombinasi dari Sistem Manajemen Mutu
European Quality Award, Deming Prize, dan Malcolm Baldrige National
Quality Award. Sebanyak 68% dari negara-negara tersebut mengadopsi
kerangka kerja Baldrige. Beberapa negara (misalnya Fiji dan Filipina)
menggunakan Australian Business Excellence Award sebagai model
referensi.
S istem Manajemen Mutu (SMM) (bahasa inggris: Quality

Management System, QMS) adalah kemampuan suatu

organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang
dilayankan. Salah satu SMM yang sangat populer dan mungkin paling
banyak diterapkan di seluruh dunia adalah SMM yang dikeluarkan
oleh Organisasi Standar Internasional (International Standard
Organization, ISO). ISO menetapkan standar untuk SMM dengan seri
9000, sehingga dikenal dengan sebutan ISO 9000.

ISO 9000 diperkenalkan pada tahun 1987, berisi dasar-dasar sistem

manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari SMM. ISO
9000:1987 kemudian direvisi menjadi 9000:1994 (tahun 1994). Pada
2000 diperkenalkan ISO 9001:2000 yang berisi persyaratan-
persyaratan SMM (QMS Requirements). Versi 2000 tersebut pada
2008 direvisi menjadi ISO 9001:2008.

Varian dari ISO 9000/9001 adalah ISO 9002, 9003, dan 9004. Namun,
yang paling populer adalah ISO 9001. Jika suatu perusahaan sudah
memiliki sertifikasi ISO 9001, maka dapat dikatakan bahwa jasa atau
barang yang dilayankan perusahaan tersebut sudah pasti memiliki
mutu yang terjamin.
Daftar Isi [sembunyikan]
 1 Prinsip Dasar Manajemen Mutu
2 Penerapan SMM ISO 9001:2008 di Ditjen Perbendaharaan
o 2.1 Tujuan
o 2.2 Tahapan Sertifikasi
o 2.3 Daftar KPPN Peraih ISO 9001:2008
3 Referensi
4 Pranala Luar
Prinsip Dasar Manajemen Mutu
SMM, khususnya ISO 9001:2008, merupakan sistem manajemen
dengan pendekatan kepada pelanggan. Pelanggan pada SMM adalah
pelanggan internal, pelanggan eksternal, pihak yang berkepetingan
(interested partied).

Menurut ISO, SMM diartikan sebagai sistem penetapan kebijakan,

sasaran, dan pencapaian sasaran secara langsung dan terkendali
dalam sebuah organisasi yang berpengaruh terhadap mutu. Menurut
standar tersebut, inti dari sistem manajemen mutu meliputi:

1. Adanya kebijakan mutu, perencanaan mutu, sasaran mutu,

prosedur kerja, instruksi kerja, dan rekaman mutu.
2. Adanya jaminan bahwa standar manajemen mutu dilaksanakan,
dipantau, dievaluasi, dan diperbaiki.
3. Adanya jaminan bahwa terjadi peningkatan kualitas yang
berkesinambungan baik dalam proses pelayanan dan proses
produksi, maupun terhadap standar manajemen mutu itu sendiri.
Sementara itu, standar manajemen mutu yang baik didasarkan pada
penerapan delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar
penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, yaitu:
1. Fokus pada pelanggan (customer focus)
Organisasi bergantung pada pelanggannya dan oleh sebab itu
hendaknya memahami kebutuhan saat ini dan masa yang akan
datang dari pelangganya, dan selalu berusaha untuk dapat
melampaui harapan pelanggan. Pegawai instansi pemerintah juga
harus memahami kebutuhan pelanggan pada saat ini dan masa
datang, sehingga mampu memuaskan ekspektasi pelanggan. Hal
ini bermanfaat agar terdapat peningkatan kepuasan pelanggan,
respon yang cepat terhadap perubahan, dan meningkatkan
efektivitas.
2. Kepemimpinan (leadership)
Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi.
Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan
internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam
pencapaian tujuan organisasi.
Dengan kata lain, kepemimpinan yang mampu mengarahkan
organisasi dalam kesatuan gerak untuk mencapai tujuan organisasi
sangat dibutuhkan agar pegawai terinternalisasi tujuan organisasi,
mengurangi miskomunikasi, sehingga tindakan yang dilakukan
searah dengan tujuan organisasi.
3. Pelibatan orang (involvement of people).
Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan
pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai
untuk kemanfaatan organisasi.
Pelibatan seluruh pegawai pada semua tingkatan memungkinkan
seluruh potensinya untuk dimanfaatkan bagi keuntungan organisasi.
 Hal ini berguna agar pegawai termotivasi dalam inovasi dan
kreativitas organisasi, sehingga berkontribusi bagi perbaikan yang
berkelanjutan.
4. Pendekatan proses (process approach)
Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan
sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.
Penilaian atas prinsip ini akan meningkatkan efisiensi penggunaan
sumberdaya finansial, dan lebih fokus kepada prioritas yang
memberikan nilai tambah.
5. Pendekatan sistem pada manajemen (system approach to
management)
Mengetahui, memahami, dan mengelola permasalahan atau proses
yang saling terkait sebagai sistem sehingga memberikan
sumbangan pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam
mencapai tujuannya. Hal ini bermanfaat bagi penyelarasan proses
yang memberikan hasil terbaik dan menjamin konsistensi.
6. Perbaikan berkelanjutan (continual improvement)
Perbaikan berkelanjutan terhadap organisasi secara menyeluruh
hendaknya dijadikan tujuan tetap dari organisasi. Hal ini terutama
bermanfaat bagi peningkatan kinerja seiring peningkatan kapasitas
organisasi, dan memberikan fleksibilitas dalam merespon peluang
dengan cepat.
7. Pengambilan keputusan berdasarkan fakta (factual approach to
decision making)
Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan
informasi. Pendekatan ini bermanfaat untuk meningkatkan kualitas
 pengambilan keputusan, efektivitas keputusan, dan
pertanggungjawaban/evaluasi.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan (mutually
beneficial supplier relationships)
Sebuah organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan suatu
hubungan yang saling menguntungkan untuk meningkatkan
kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai. Jika hubungan
antarorganisasi saling menguntungkan, maka akan tercipta sinergi
untuk meningkatkan manfaat yang lebih optimal. Hal ini berguna
dalam meningkatkan kerjasama yang saling menguntungkan, dan
meningkatkan fleksibilitas dalam merespon setiap perubahan.
Penerapan SMM ISO 9001:2008 di Ditjen
Perbendaharaan
Dalam Surat Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Nomor S-
4200/PB.1/2014 tentang Persiapan dan Kick Off Pelaksanaan
Tahapan Konsultasi Dalam Rangka Penerapan ISO 9001:2008
Sistem Manajemen Mutu diterangkan bahwa Sertifikasi ISO
9001:2008 adalah proses pengelolaan organisasi (perencanaan,
penerapan, evaluasi, dan penyempurnaan) yang ditujukan untuk
menghasilkan output yang sesuai dengan harapan
pelanggan/pengguna/stakeholder.

Melalui upaya reformasi birokrasi, Kementerian Keuangan,

khususnya Ditjen Perbendaharaan, berusaha menjadi lokomotif bagi
terciptanya suatu tata kelola pemerintahan yang bersih, profesional,
dinamis, dan mengedepankan fungsi pelayanan kepada masyarakat.
Salah satu usaha untuk menjamin reformasi birokrasi dapat berjalan
dengan sesuai dengan target yang telah direncanakan, baik dari
kerangka waktu maupun dari sisi kualitas
diperlukanquality assurance. Quality assurance reformasi birokrasi
dilakukan salah satunya dengan pencanangan program sertifikasi
berstandar internasional (ISO) untuk proses yang dilaksanakan di
unit-unit pelayanan lingkungan Kementerian Keuangan.

Dampak penerapan ISO 9001:2008 pada sektor publik menunjukkan

bahwa penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001
dapat meningkatkan kinerja institusi publik, namun hal ini memerlukan
prasyarat, di antaranya organisasi telah memiliki budaya berbasis
kinerja yang baik.

Sebagai langkah awal dari upaya menuju penerapan unit layanan

bersertifikasi ISO 9001:2008, proyek KPPN Percontohan yang dimulai
sejak digulirkannya reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian
Keuangan merupakan komitmen dari Ditjen Perbendaharaan dalam
mendukung reformasi birokrasi maupun reformasi dalam
bidang pengelolaan keuangan publik. Dalam rangka meningkatkan
kualitas layanan unit-unit pelayanan di lingkungan
Ditjen Perbendaharaan serta sebagai bagian dari quality
assurance dari Reformasi Birokrasi dimaksud serta pengakuan atas
pelayanan publik terbaik yang memenuhi standar pelayanan, perlu
dilakukan sertifikasi ISO Layanan atas KPPN yang telah melakukan
pelayanan publik kepada stakeholder di wilayah kerjanya.

Dalam proses sertifikasi ISO Layanan 9001:2008, pada prinsipnya

terdapat beberapa persyaratan umum dan persyaratan dokumen yang
harus dipenuhi oleh KPPN dan yang lebih penting pengelolaan SMM,
pengelolaan SDM, dan tanggung jawab pengelolaan dalam rangka
pengendalian SMM.
Tujuan

Tujuan penerapan sertifikat ISO 9001:2008 pada KPPN antara lain

adalah untuk:

1. Memenuhi standar dalam pelaksanaan quality insurance reformasi

birokrasi yang akan dinilai keberhasilannya oleh Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(Kemenpan-RB).
2. Memberikan gambaran kepada Ditjen Perbendaharaan mengenai
celah kesalahan (fraud) yang ada dalam sistem dan proses bisnis
yang dilaksanakan oleh KPPN.
3. Mendorong peningkatan kualitas layanan KPPN dalam rangka
pengelolaan keuangan negara yang profesional, serta peningkatan
efisiensi dan efektivitas pengelolaan keuangan publik.
4. Meningkatkan citra profesionalisme KPPN dan Diljen
Perbendaharaan serta memberikan sinyal positif kepada pemangku
kepentingan.
5. Sukses dan tidaknya penerapan ISO Layanan 9001:2008 pada
KPPN sangat dipengaruhi oleh komitmen seluruh pegawai KPPN
dan dukungan penuh pimpinan Ditjen Perbendaharaan dalam
rangka menjaga kualitas layanan dan sistem pengendalian
internal yang telah dilakukan.
Tahapan Sertifikasi

Tahapan yang akan dilalui untuk mendapatkan sertifikasi ISO

9001:2008 adalah sebagai berikut:

1. Tahapan konsultansi pada KPPN oleh lembaga konsultan (jangka

waktu 1-5 bulan):
a. Tahap persiapan;
b. Tahap penyusunan dokumen SMM; dan
c. Tahap penerapan SMM pada KPPN;
2. Tahapan Sertifikasi (jangka waktu 1-4 minggu):
. Audit level 1 oleh lembaga sertfikasi;
a. Audit level 2 oleh lembaga sertifikasi;
b. Laporan hasil audit lembaga sertifikasi;
c. Perbaikan atas temuan hasil audit dengan bantuan konsultan;
d. Kunjungan audit ulang oleh lembaga sertifikasi;
e. Penerbitan dan penyerahan sertifikat ISO 9001:2008 dan laporan.
Sukses dan tidaknya penerapan ISO Layanan 9001:2008 pada KPPN
sangat dipengaruhi oleh komitmen seluruh pegawai KPPN dan
dukungan penuh pimpinan Ditjen Perbendaharaan dalam rangka
menjaga kualitas layanan dan sistem pengendalian internal yang telah
dilakukan.

Secara umum, Ditjen Perbendaharaan sangat berpotensi untuk dapat

diterapkan ISO Layanan 9001:2008 mengingat seluruh KPPN telah
melakukan pelayanan publik secara standar dengan mengacu standar
pelayanan dan SOP KPPN percontohan yang telah ditetapkan oleh
Dirjen Perbendaharaan. Dalam rangka efisiensi dan efektivitas biaya,
pelaksanaan ISO Layanan dapat dilakukan secara bertahap. Tahap
awal dilakukan dengan penerapan ISO Layanan atas 2 KPPN yang
dipilih. Selanjutnya, pada tahun 2015 dilakukan standardisasi layanan
sesuai kriteria pada ISO Layanan melalui penetapan peraturan Dirjen
Perbendaharaan agar seluruh KPPN memiliki standar pelayanan dan
sistem pengendalian dengan budaya yang sama sesuai ISO Layanan.

Setelah seluruh KPPN memiliki standar layanan sesuai ISO, Ditjen

Perbendaharaan melakukan sertifikasi ISO
olehprovider secara sampling pada KPPN yang terpilih namun
sertifikasi ISO dikeluarkan untuk seluruh KPPN di lingkungan Ditjen
Perbendaharaan sehingga biaya yang dikeluarkan dapat dihemat dan
efisien.

Terkait dengan waktu pelaksanaan tahapan konsultasi dan tahapan

sertifikasi, sepanjang komitmen para pegawai KPPN dan upaya
dukungan Ditjen Perbendaharaan dapat mendukung secara penuh,
waktu tahapan konsultasi dapat diselesaikan lebih cepat dari jadwal
dengan kualitas yang sama. Dengan waktu yang cepat diharapkan
diselesaikan dalam waktu tahun yang sama yaitu tidak melebihi tahun
2014 sehingga biaya pun lebih efisien.