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de procedimientos
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manual
 Archivo Histrico Archivo Histrico
UNAM/CESU BUAP

Manual de procedimientos tcnicos para

archivos histricos de universidades
e instituciones de educacin superior

Gustavo Villanueva Bazn

Georgina Flores Padilla

Roberto Montores Martnez
Martha A. Ochoa Esquivel

Luis Torres Monroy

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de procedimientos
 Rector de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla,
Enrique Agera Ibez

Presidente Municipal del H. Ayuntamiento de Puebla,

Enrique Doger Guerrero

Director del Archivo Histrico Universitario,

Alfonso Yez Delgado

Diseo:
Ileana Gmez Torres

Fotografa de portada:
ComposicinArchivo Histrico de la UNAM

Benemrita Universidad Autnoma Universidad Autnoma de Mxico

de Puebla Centro de Estudios sobre la Universidad
Archivo Histrico Universitario Archivo Histrico de la UNAM,
4 Sur 104 lado norte del Centro Cultural
Centro Histrico Universitario Coyoacn, 04510
Tel: 2327479 Mxico, D.F.
e-mail: tiempo@siu.buap.mx e-mail: ramlop@servidor.unam.mx

ISBN 968863541-3
Impreso y hecho en Mxico
Printed and made in Mexico

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manual
 Presentacin

Las instituciones de educacin superior, por la gran responsabilidad que tienen de crear los
elementos necesarios para la construccin slida de la sociedad en sus diversos aspectos,
requieren de una constante actualizacin del conocimiento o, en su caso, de la creacin y
recreacin del mismo para ir a la vanguardia en el desarrollo cultural del pas.
El conocimiento que se crea, se recrea, se transmite y se difunde en las universidades y
en general en las instituciones de educacin superior, deber estar sometido a una constante
revisin, anlisis y crtica, basados primordialmente en las fuentes fundamentales que en todo
caso son los documentos de archivo.
Los documentos son considerados como una forma de conocimiento y susceptibles de
ser utilizados como objeto de estudio o prueba de una proposicin, misma que requiere de un
soporte material y de una forma especfica para presentar la informacin que contienen. Pero
antes de ser testimonio, los documentos de archivo son gestin, son elementos fundamentales
de una administracin que busca lograr el desarrollo de sus objetivos.
Por los documentos y su adecuada gestin, las instituciones desarrollan una administra-
cin gil y eficiente que se traduce en toma de decisiones fundamentadas y en acciones plani-
ficadas. De esto se desprende la importancia del mantenimiento y adecuada organizacin de
los archivos universitarios y en general de las instituciones de educacin superior ya que, bien
conservados y debidamente organizados, constituyen el sustento de la administracin, el re-
flejo de la institucin en sus diversos aspectos: orgnico, funcional, normativo, fiscal, etc.

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de procedimientos
 Los archivos, una vez que dejan de contener documentacin vigente, administrativa, se
convierten en la fuente obligada para el conocimiento retrospectivo de quienes la han venido
acumulando. A travs de los archivos histricos, los interesados pueden acercarse al pasado de
las universidades tambin desde sus diversos aspectos: acadmico, administrativo, cultural.
Los documentos del archivo entonces se convierten en la fuente indispensable para acercarse
retrospectivamente a las instituciones y, en un marco educativo, para insertar su parte corres-
pondiente en el esclarecimiento del proceso histrico cultural de la sociedad en general.
Los temas que documentan los archivos son muy variados y slo a partir del conoci-
miento global de la riqueza de los mismos, es como pueden ir cobrando forma proyectos de
investigacin que enriquezcan el desempeo institucional y a su vez el conocimiento de la
sociedad en general.
En fin, los archivos, podramos resumir, constituyen parte de la esencia de las institucio-
nes de educacin superior, en tanto son el motor que alienta su accin administrativa y la
memoria colectiva que refleja su desarrollo diverso a lo largo del tiempo. Es el archivo esa
visin global de las instituciones que abarca la estructura orgnico administrativa y funcional, a
partir de todas y cada una de las entidades que en la misma generan documentos y de las
diversas etapas cronolgicas en las cuales se da ese desarrollo. Los archivos son esa visin total
de las instituciones en un sentido vertical de su estructura y horizontal a lo largo del tiempo,
son parte toral de la identidad institucional.
Sin embargo y a pesar de la importancia que representan los archivos para las institucio-
nes, su conservacin y su organizacin no preocupan lo suficiente a las instituciones (salvo
casos muy honrosos), derivndose de ello que los documentos se pierdan y con ellos fragmen-
tos valiossimos de vida institucional. Resulta tambin, hasta cierto punto frecuente, que los
archivos no conserven esa organicidad que les da esencia y que se transmite a partir del respe-
to a la procedencia y al orden interno y natural que se les ha conferido durante su etapa
administrativa y que, por lo mismo derivan, no en archivos institucionales sino solamente en
conjuntos de documentos sin relacin aparente, que pierden su sentido total al perder la
ordenacin que les da su calidad de orgnicos y por lo mismo de archivos.

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manual
 Es por eso que las instituciones de educacin superior, las universidades, como creado-
ras y reproductoras de cultura, tienen la obligacin de velar, conjuntamente con otras instan-
cias sociales, por la preservacin del patrimonio cultural de la sociedad. Siendo los documen-
tos parte de ese patrimonio cultural, es obvio mencionar que una de las tareas prioritarias de
las instituciones debe ser precisamente velar por el rescate, la preservacin, la conservacin y
la difusin de esos testimonios que da con da se plasman en soportes diversos y que consti-
tuyen parte de ese patrimonio nacional.
Es por eso tambin que las universidades, de acuerdo con sus posibilidades y recursos,
deben promover el rescate de fondos particulares a fin de evitar prdidas irreparables de infor-
macin, de fragmentos de historia.
Las universidades, por tanto, deben contemplar entre sus actividades la importancia del
rescate documental como una forma de hacer cultura, como una forma de contribuir al cono-
cimiento de la sociedad que les da contexto; es por eso que las instituciones de educacin
superior deben contribuir con la sociedad y de hecho, ir a la vanguardia en la formacin de una
cultura archivstica que entienda y haga entender a todos la necesidad de conservar los acervos
documentales, respetando su procedencia y orden originales, a fin de que se entiendan como
verdaderos conjuntos orgnicos y no como simples depsitos de documentacin sin orden ni
concierto.
El Manual de Procedimientos Tcnicos para Archivos Histricos de Instituciones de
Educacin Superior que presentamos, tiene la intencin de aportar algunos elementos para la
formacin de esa cultura archivstica en las instituciones de educacin superior y sentar las
bases para un anlisis y tratamiento ms profundo del tema de los archivos universitarios.
El Manual, tiene como objetivo normar las diversas actividades que se realizan en torno
a la documentacin contenida en los fondos y colecciones que conforman esos acervos: incre-
mento, conservacin, restauracin, identificacin, organizacin, descripcin, reproduccin y
difusin,1 en aras de un mejor conocimiento tanto de las instituciones mismas como de la
historia nacional en general, a partir de los importantes testimonios que contienen los diversos
1
No se incluyen en este Manual los temas de valoracin, seleccin y depuracin pues estos procesos no se aplican a los
documentos que se encuentran conformando los archivos histricos.

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de procedimientos
grupos documentales que ya de manera natural en el caso de los fondos, o artificialmente
en el de las colecciones se han ido acumulando a travs del tiempo como parte del desarro-
llo administrativo cotidiano, o bien como producto de intereses especficos de conocimiento.
El Manual est dirigido en primera instancia al personal que interviene en los procesos
que se llevan a cabo en los archivos histricos, con el fin de orientar y regular las acciones
mediante la unificacin de conceptos, criterios, mecanismos y procedimientos. Es producto de
una comisin ad hoc integrada por acadmicos del Archivo Histrico de la UNAM dependiente
del Centro de Estudios sobre la Universidad. En algunos aspectos o temas especficos, la
comisin fue apoyada por Alma Leticia Gmez, Luca Hernndez Coln y Mariano Mercado
Estrada, de la seccin de Acervo Documental; Sandra Pea Haro, de la seccin de Acervo
Grfico; Nicols Gutirrez Zepeda, del laboratorio de Conservacin y Restauracin, y por
Fernando Hernndez Olvera, especialista en reprografa, quien es el principal responsable del
captulo respectivo. La revisin tcnica y la correccin de estilo estuvieron a cargo de Luis
Carlos Gonzlez.
Al formarse en el 2000 la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educacin
Superior (RENAIES), se vio la posibilidad de publicar el presente Manual como una forma de
colaborar en la normalizacin de las tareas archivsticas y de agilizar esas mismas actividades.
Ahora, bajo el auspicio de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, la publica-
cin del Manual de Procedimientos Tcnicos para Archivos Histricos de las Instituciones de
Educacin Superior se convierte en una realidad, por lo que queremos expresar nuestro agra-
decimiento a don Alfonso Yez, director del Archivo Histrico de esa institucin esperando
con el presente, contribuir a la consolidacin de un conocimiento homogneo en materia
archivstica y a la formacin de una cultura archivstica en nuestro pas.

Gustavo Villanueva Bazn

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 Incremento
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 1.1 Definicin y objetivos

Es el proceso mediante el cual se acrecientan en nmero o en volumen los grupos documen-

tales que integran los acervos, con miras a su conservacin, organizacin y difusin, teniendo
por objetivos los de:
contribuir a la conservacin de la memoria histrica de las instituciones universita-
rias, mediante el resguardo del patrimonio documental cuya gestin administrativa ha finiqui-
tado, de acuerdo con los calendarios de vigencia y previa valoracin histrica, y
contribuir a la conservacin de la memoria nacional, con el resguardo de fondos y
colecciones particulares cuya temtica y contenido sean de inters para el patrimonio docu-
mental de la Nacin.

1.2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Valoracin histrica y dictaminacin
Instrumentacin legal
Traslado
Ingreso

El proceso de incremento comprende la valoracin histrica y el dictamen sobre la

conveniencia de recibir un archivo o coleccin documental; su traslado fsico e ingreso. Impli-
ca un diagnstico de organizacin, descripcin y estado fsico y en su caso su alta en el
Registro Central de Grupos Documentales. (Es conveniente que el archivo histrico concentre
en un expediente tcnico todos los documentos que den cuenta del origen, ingreso y procesa-
miento tcnico que se lleve a cabo con cada agrupacin documental).

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de procedimientos
 1.2.1 Valoracin histrica y dictamen

Consiste en el anlisis de los documentos producidos por la institucin y la determinacin de

su valor histrico, en virtud del cual se justifique su conservacin permanente, despus de
finiquitada su vigencia administrativa y/o cumplido el objetivo para el que fueron creados. De
igual manera, se aplica a los documentos que se pretenda ingresar mediante donacin, com-
praventa o custodia temporal.
En el caso de las transferencias institucionales, por tratarse de documentos acumulados
en cada una de sus dependencias, el elemento fundamental de la valoracin histrica es la
determinacin de la procedencia y del orden original de las piezas; es decir, establecer si los
documentos conservan su ordenacin original, y su procedencia no ha sido alterada en algn
momento, por lo cual reflejarn en su conjunto la estructura lgica, natural, derivada de los
criterios que la entidad se marc para cumplir sus objetivos.
Tambin ser necesario saber si existen valoraciones previas, as como depuraciones
aplicadas a los acervos; en caso negativo, es conveniente proponer dichas medidas a las ins-
tancias que hayan participado previamente en su gestin y custodia.
En los casos de donacin y compraventa, la valoracin histrica definir la pertinencia
del ingreso de un fondo o coleccin; de igual manera se deber considerar si los documentos
han sido sometidos a procesos de valoracin y/o depuracin, y en caso negativo la pertinencia
de aplicarlos.
El dictamen, en cualquiera de los casos, ser el producto final de la valoracin, y a partir
del mismo se determinar si es o no conveniente incorporar el grupo documental al archivo
histrico; deber presentarse ante las autoridades correspondientes, en un documento que
incluya los siguientes elementos:
1. Semblanza del organismo o persona que acumul la documentacin, resaltando la
importancia que puede tener para el conocimiento histrico de la institucin universitaria o de
la sociedad en general.
2. Datos acerca del grupo documental, con dos apartados:

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 a) caractersticas generales tales como fechas extremas, volumen, contenido informati-
vo, tipos y clases documentales y estado de conservacin, y
b) caractersticas archivsticas tales como respeto a la procedencia y conservacin y del
orden originales, estado de organizacin y descripcin, procesos de valoracin, seleccin y
depuracin, e instrumentos de control y consulta.
3. Dictamen: con base en la importancia de los documentos y la forma en que han sido
conservados, tanto archivstica como fsicamente, se determina la pertinencia del ingreso al
archivo histrico, o se fundamenta lo contrario; de igual manera se pueden establecer condi-
ciones a las entidades o personas remitentes para dicho ingreso.

1.2.2 Instrumentacin jurdica

El incremento se lleva a cabo mediante distintos actos jurdicos que se formalizarn a travs de
los formatos correspondientes, elaborados conforme al manual respectivo de la instancia jur-
dica competente:
ransferencia: mecanismo ordinario para el ingreso de fondos o fracciones de serie uni-
Transferencia
versitarios que han concluido su vigencia administrativa y mostraron ser portadores de valor
permanente, lo cual amerita su conservacin en el archivo histrico; se formaliza a travs de un
acta administrativa (vase anexo 1.4.1).
Donacin: procedimiento que implica la cesin de los derechos de una institucin o
Donacin
persona sobre un grupo documental, a fin de que el beneficiario se encargue de su resguardo
y aplique los procedimientos archivsticos necesarios para ponerlos en servicio; se requiere la
firma del respectivo contrato de donacin.
Compraventa
Compraventa: forma de ingreso que se sustenta en la cesin de derechos del vendedor
sobre un grupo documental, a favor de la institucin universitaria, a cambio de una suma
monetaria fijada de comn acuerdo; se hace efectiva mediante el contrato respectivo.

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de procedimientos
 Custodia temporal
temporal: ingreso de un grupo documental, que resguardar el archivo hist-
rico slo en casos excepcionales y por tiempo determinado, que se formaliza por medio de un
contrato de comodato.

1.2.3 Traslado

Es la actividad mediante la cual un fondo o coleccin sale del lugar donde se resguarda origi-
nalmente, para su ingreso al archivo histrico. El traslado fsico contempla acciones, a ser
efectuadas de comn acuerdo por personal del archivo histrico y de la dependencia remiten-
te, que responden a la naturaleza del grupo documental; tales seran: a) guarda provisional, b)
numeracin corrida y c) supervisin del traslado.
a) la guarda provisional se har en cajas de reciclaje; se evitar en lo posible que stas
queden excesivamente llenas, o semivacas, y slo en casos absolutamente necesarios se divi-
dirn expedientes, dejando constancia en la cajas respectivas. Esta primera actividad permite
tener una idea aproximada del espacio que ocupar el acervo.
b) para la numeracin corrida de las unidades provisionales de instalacin (cajas, lega-
jos, atados) se anotar en cada una el nombre del fondo o coleccin, y cualquier dato de
origen que contengan los documentos y que sirva para caracterizarlos.
c) la supervisin por parte de la persona designada por el archivo histrico, procurar
que tanto el traslado como la colocacin provisional de los documentos del acervo sean ade-
cuados y que no se produzcan daos en los mismos; de ser posible, el material deber trasla-
darse completamente en una sola jornada de trabajo.
Las tareas de traslado se llevarn a cabo de acuerdo con los siguientes criterios:
En caso de transferencia, las realizarn las dependencias universitarias que remiten la
documentacin, en tanto el archivo histrico se limitar a supervisar que se hagan de manera
adecuada.
Cuando se trate de donacin de fondos o colecciones, la unidad administrativa del
archivo histrico designar personal para dichas tareas, mismas que estarn bajo la supervisin
del personal acadmico del archivo.

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manual
 Cuando se trate de compraventa o custodia temporal, la guarda provisional y el trasla-
do se acordarn en el contrato respectivo.
La documentacin ingresar previo cotejo con la relacin de traslado; en caso de
detectarse algn faltante, deber ser notificado a la jefatura correspondiente quien lo har
constar en el expediente respectivo.
La relacin de traslado debe acompaar a toda transferencia, donacin o compraventa,
en el primer caso realizada de preferencia por la oficina productora, y remitida junto con la
documentacin al archivo histrico; en los otros, al definirse mediante dictamen el ingreso de
un fondo o coleccin, las partes acordarn este procedimiento (vase anexo 1.4.2)

1.2.4. Ingreso
1.2.4.1 Diagnstico archivstico y de conservacin

Al ingreso de un grupo documental se debe realizar un diagnstico del estado de organizacin

que posee, esto es, de su clasificacin y ordenacin, de los instrumentos descriptivos o de
control existentes as como del estado fsico de los diferentes soportes y los tipos de deterioro.
Estos datos quedarn asentados en un formato que luego deber integrarse al expediente
tcnico del grupo documental.
Dicho diagnstico incluir observaciones y sugerencias archivsticas o de conservacin
avaladas con la firma de la persona responsable (vase anexo 1.4.3)

1.2.4.2 Aplicacin de medidas preventivas de conservacin y resguardo

provisional de los nuevos ingresos documentales

A partir del diagnstico archivstico y de conservacin y antes de incorporar el grupo docu-

mental a las reas de resguardo del archivo, los materiales deben someterse a procesos de
limpieza o de fumigacin. Es conveniente que en el archivo histrico exista un espacio inde-
pendiente de las reas de resguardo permanente y de procesamiento tcnico para albergar los

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de procedimientos
nuevos ingresos documentales, donde permanecern hasta que, de acuerdo con los calenda-
rios de organizacin y descripcin del archivo, se inicie su procesamiento tcnico.
Para materiales grficos el tiempo de espera en el espacio de resguardo provisional ser
el mnimo posible, debido a que requieren de condiciones especiales de humedad y tempera-
tura, y de evitar el contacto prolongado con el cido de los papeles contiguos y de las cajas
archivadoras.

1.2.4.3 Registro Central de Grupos Documentales

Cada uno de los fondos o colecciones que ingresan al archivo histrico generan una serie de
documentos con los cuales se integran sus expedientes individuales. El conjunto de estos
expedientes tcnicos conforma el Registro Central de Grupos Documentales, cuyo objetivo es
tanto el control sobre la documentacin como el seguimiento de los procesos aplicados a cada
grupo.
Los expedientes del Registro Central debern contener, de preferencia en originales, los
testimonios del ingreso del grupo documental:
a) el dictamen de la valoracin histrica
b) el instrumento jurdico del ingreso
c) la relacin de traslado u hojas de remisin, debidamente cotejadas por personal del
archivo histrico, y
d) el diagnstico archivstico y de conservacin.
Tratndose de grupos recin transferidos o incorporados, el primer documento de su
expediente tcnico ser una cdula de ingreso que debe consignar la ms amplia informacin
disponible sobre el acervo en cuestin (vase anexo 1.4.4).
El expediente quedar abierto con el propsito de ir documentando los procesos
archivsticos y de conservacin o restauro que se apliquen y, con el tiempo, el lugar de la
cdula de ingreso ser ocupado por un diagnstico exhaustivo, tambin abierto, cuyo formato
no slo articule la documentacin de este expediente, sino que provea una descripcin prima-
ria del conjunto y permita la actualizacin de sus instrumentos generales.

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16
manual
 El contenido de los expedientes del Registro Central se hace constar en un concentrado
en el que aparecen, en el eje horizontal, todos los grupos documentales con sus respectivas
claves, y en el vertical los datos que identifican o caracterizan a cada grupo y la documentacin
especfica del caso (vase anexo 1.4.5).

1.3 Polticas generales

Priorizar el incremento de acuerdo con los objetivos de conservar la memoria histrica de la

institucin universitaria y, de manera secundaria, atender el ingreso de acervos incorporados.
Las transferencias deben seguir un calendario acordado con las dependencias univer-
sitarias que transfieren los documentos al archivo histrico.
En ningn caso debe considerarse como transferencia el mero traslado fsico de docu-
mentos sin identificar ni valorar.
La temtica de los acervos incorporados que se admitan deber, en principio, enrique-
cer el conocimiento sobre la institucin, o bien ser de inters histrico general.
En cuanto a las donaciones, es necesario racionalizar el incremento por esta va para
que no se distraiga el objetivo principal que es la conservacin y difusin de la memoria
institucional; el procesamiento de materiales donados deber ser posible en plazos razona-
bles, y sin que las condiciones de los donantes excedan las capacidades del archivo.
El volumen de la documentacin que se pretenda integrar al archivo histrico no
deber ser restrictivo, en tanto el resultado de la valoracin histrica haya sido afirmativo.
La cantidad de copias o ejemplares duplicados que se conservarn se definir de acuerdo
con las caractersticas especficas de cada grupo documental.
El incremento por custodia temporal deber limitarse a casos excepcionales y, en
tanto permanezcan en esa situacin jurdica, los grupos que ingresen por este medio no
sern procesados.
En compraventas y donaciones no deber recibirse la documentacin sin que el archivo
histrico haya dictaminado la pertinencia de integrarla a sus acervos. La valoracin histrica
previa y el dictamen sern el marco de referencia para elaborar, en su caso, el contrato respectivo.

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de procedimientos
 Slo en casos excepcionales, y previa valoracin y dictamen, se aceptarn reproduccio-
nes de documentos; en ningn caso sin que el individuo a quien pertenecen los originales sea
identificable.

1.4 Anexos y formatos

1.4.1 ACTA ADMINISTRATIVA DE TRANSFERENCIA

EN ________________, SIENDO LAS ________ HORAS DEL DA __________DEL

AO________ LA (NOMBRE DE LA DEPENDENCIA REMITENTE) REPRESENTADA
POR (NOMBRE DEL DIRECTOR), DIRECTOR DE ESTA DEPENDENCIA, HACE ENTRE-
GA AL ARCHIVO HISTRICO (DE LA INSTITUCIN), REPRESENTADO POR (NOMBRE
DEL DIRECTOR), SU DIRECTOR, DE (VOLUMEN EN CAJAS O METROS LINEALES)
QUE CONTIENEN (EXPEDIENTES O DOCUMENTOS) DE CARCTER HISTRICO, PARA
SU CONSERVACIN, ORGANIZACIN, DESCRIPCIN Y DIFUSIN.
EL MATERIAL QUE COMPRENDE ESTE ACERVO HISTRICO ES EL QUE ACOMPAA
LA PRESENTE ACTA.
(Si es una entrega parcial, mencionarlo en un prrafo)
SE ANEXA A LA PRESENTE, LA RELACIN DE LOS (EXPEDIENTES O DOCUMENTOS)
ARRIBA MENCIONADOS Y SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA, FIRMANDO AL CALCE
LAS PERSONAS QUE EN ELLA INTERVIENEN.

CONFORME: CONFORME:

_____________________________ _____________________________
(nombre y cargo del responsable de la (nombre y cargo del responsable
dependencia remitente) del Archivo Histrico)

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18
manual
 1.4.2 RELACIN DE TRASLADO

ENTIDAD O PERSONA RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACIN QUE INGRESA:

________________________________________________________________
OFICINA REMITENTE:
________________________________________________________________
DIRECCIN DE LA ENTIDAD RESPONSABLE:
________________________________________________________________
NOMBRE DEL FONDO O GRUPO DOCUMENTAL:
________________________________________________________________
FECHAS EXTREMAS:
________________________________________________________________
VOLUMEN APROXIMADO (EN METROS LINEALES Y/O UNIDADES DE INSTALACIN):
________________________________________________________________
CLASES DOCUMENTALES (FOLLETOS, DOCUMENTOS TEXTUALES, HEMEROGRAFA,
LIBROS, FOTOGRAFAS):
________________________________________________________________

REPORTE DE DETERIOROS

NO. DE CAJA O DE NO. DE UNIDADES CONTENIDO SERIES OBSERVACIONES*

UNIDAD DE INSTALA- ARCHIVSTICAS
CIN

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de procedimientos
 Nombre, cargo y firma del funcionario responsable:
____________________________________________________________________
Nombre, cargo y firma de la persona que elabor la relacin:
____________________________________________________________________
Nombre y firma del tcnico acadmico que cotej la relacin:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Fecha de elaboracin:
____________________________________________________________________
Fecha de ingreso al Archivo Histrico:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
*Anotar aspectos relevantes de conservacin, restauracin u otros.

1.4.3 FICHA DE DIAGNSTICO DE GRUPOS DOCUMENTALES

1. Nombre completo del grupo documental (fondo, coleccin o seccin grfica):

____________________________________________________________________

2. Clave del fondo o coleccin (la que se consignar en el Registro Central de Grupos Docu-
mentales):
____________________________________________________________________

3. Ubicacin topogrfica:
Sala___________Fila____________Estante(s)___________Charola(s)________Planero
________Cajn_________________________Gabinete______________
Otro________________________________________________________________

4. Aos extremos de la documentacin:_______________________________________

Fechas predominantes____________________________________________________
Lagunas significativas____________________________________________________

20
manual
5. Volumen:
_________metros lineales
_________cajas (modelo)
_________cajones de planero
_________expedientes o documentos
_________positivos
_________negativos
_________carteles
_________otros

6. Forma de ingreso del grupo documental:

Transferencia ( ) Compra venta ( ) Donacin ( ) Comodato ( ) No se consigna ( )
Nombre(s) de las persona(s) o institucin(es) responsable(s) de tal acto
jurdico
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Fechas en que se efectu el o los ingresos_________________________________
________________________________________________________________
Nombre del organismo o sujeto que gener el grupo documental________________
________________________________________________________________
Indicar si existe el documento que avala dicho ingreso
Si ( ) No ( ) Especificar_________________________________
________________________________________________________________

7. Incremento:
El grupo documental espera nuevos ingresos? Si ( ) No ( ) Con qu frecuencia
________________________________________________________________
Cuenta con calendario de transferencias? Si ( ) No ( )

8. Valoracin, seleccin y eliminacin:

Especifique si hay evidencias de que este grupo documental fue sometido a
tales procedimientos________________________________________________
________________________________________________________________

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de procedimientos
 Existe algn documento que lo especifique? Si ( ) No ( )
Indique si a su consideracin, existe alguna serie a la que se le debera
aplicar alguno de esos procedimientos, justifique el por qu________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

9. Resumen de la historia administrativa o biogrfica de la entidad productora del grupo

documental (puede utilizar hoja aparte). En caso de estar incluido en la Gua o en el Expe-
diente Tcnico del grupo documental, indicar nicamente su existencia:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Resumen del contenido informativo del grupo documental:

Temtica central________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Otros temas recurrentes__________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11. Clases documentales (indicar en porcentajes o nmeros):

Manuscritos__________ Mecano escritos__________ Impresos__________________
Folletos y libros_____________Peridicos___________Negativos_________________
Positivos_________Carteles_________Mapas___________Planos________________
Microfilm_________Videos__________Audiocintas_________Discos______________
Discos compactos_________Otros______________________Especificar___________
__________________________________________________________________________________________________________________________________

12. Tipos documentales predominantes (cartas, oficios, actas, diplomas, certificados, mani-
fiestos, etctera):
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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manual
 13. Organizacin:
A. Se encuentra clasificado?: Si ( ) No ( ) Parcialmente ( )
En proceso ( )
Especificar_____________________________________________________________
Tipo de clasificacin: Orgnica ( ) Funcional ( ) Mixta o temtica ( )
Porcentaje______________%
Cuenta con cuadro de clasificacin?: Si ( )anexar el cuadro No ( )
B. Se encuentra ordenado?: Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( )
Especificar_____________________________________________________________
Tipo de ordenacin:
Alfabtica ( ) Cronolgica ( ) Geogrfica ( ) Temtica ( )
Porcentaje_______________%

14. Medidas de control y resguardo

A. Signaturacin
Qu elementos comprende?

Caja Expediente Documento Caja Expediente Documento

Nombre del Nmero de

fondo caja

Seccin Expediente

Subseccin Documento

Serie Fechas
extremas

Subserie Otros

Consigne los nmeros de las cajas que no cuentan con etiquetas de signaturacin___________
____________________________________________________________________

B. Guarda:
Sus guardas son adecuadas? Si ( ) No ( ) Especificar_______Observaciones________

23
de procedimientos
 C. Foliacin:
Se encuentra foliado? Si ( ) No ( ) Parcialmente ( )
Especificar____________________________________________________________
Porcentaje______________________%
Foliacin de origen ( ) Foliacin del Archivo histrico ( ) Foliacin por fondo ( ) Foliacin
por seccin ( ) Foliacin por subseccin ( ) Foliacin por serie ( ) Foliacin por
expediente ( )

15. Descripcin:
A. Con respecto a la totalidad del grupo documental
B. Se encuentra descrito? Si ( ) No ( ) Parcialmente ( ) En proceso ( )
Especificar____________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________
Nivel de los instrumentos descriptivos: Gua ( ) Inventario ( ) Catlogo por expediente
( ) Catlogo por documento ( ) Otro ( ) Especificar__________________________
Porcentaje de descripcin con respecto a la totalidad del grupo documental_____________%

B. Nivel de descripcin de cada uno de los instrumentos descriptivos (repita el formato de

esta pregunta por cada uno de ellos)
Ttulo_______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________
Autor(es)_____________________________________________________________
___________________________________________________________________
Tipo de instrumento: Gua______ Inventario______% Catlogo por expediente_________%
Catlogo por documento_________% Otro_____________________
Unidades archivsticas descritas:
Seccin(es)___________________________________________________________
Subseccin(es)_________________________________________________________
Serie(s)______________________________________________________________
Unidades de instalacin descritas:
Caja(s)____________ Expedientes_____________Documentos___________________
Cuenta con ndice(s)? Si ( ) No ( )

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manual
analtico_____________ onomstico_______________ geogrfico________________
Presentacin o acceso: Manuscrito ( ) Mecano escrito ( )
Est integrado a algn sistema automatizado Si ( ) No ( )
Capturado Si ( ) No ( )
En qu programa_______________________________________________________
Nombre del archivo_____________________________________________________
Est publicado? Si ( ) No ( )
(En caso afirmativo, anotar los datos de publicacin)_____________________________
____________________________________________________________________
Observaciones:________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

16. Mencionar si el grupo documental, o una de sus partes constitutivas est disponible en
otro soporte (microfilmado o digitalizado)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

17. Especificar condiciones que afecten la accesibilidad del grupo documental indicando el
periodo de restriccin de la consulta y la fecha en que los documentos estarn disponi-
bles_________________________________________________________________
____________________________________________________________________

18. Anotar otros grupos documentales cuya informacin sea complementaria al fondo o
coleccin_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

19. Estado de conservacin:

Bueno ( ) Regular ( ) Malo ( )
Existe reporte de deterioros? Si ( ) No ( )

25
de procedimientos
 20. Anotar cualquier observacin sobre el grupo documental que a criterio
del archivista deba ser destacada y no est incluida en los puntos anteriores
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Diagnostic___________________________________________________________

Fecha___________

1.4.4 CDULA DE INGRESO PARA REGISTRO CENTRAL DE GRUPOS

DOCUMENTALES

CLAVE DEL GRUPO DOCUMENTAL:

____________________________________________________________________
NOMBRE DEL GRUPO DOCUMENTAL:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
ARCHIVO REMITENTE:
____________________________________________________________________
ORGANISMO O PERSONA QUE ACUMUL LA DOCUMENTACIN:
____________________________________________________________________
FECHAS EXTREMAS (MENCIN DEL PERIODO PREDOMINANTE):
____________________________________________________________________
VOLUMEN (EN METROS LINEALES O CAJAS):
____________________________________________________________________
SNTESIS DE LA HISTORIA DE LA INSTITUCIN O BIOGRAFA DEL PERSONAJE QUE
ACUMUL LA DOCUMENTACIN (utilice hojas adicionales):
__________________________________________________________________________________________________________________________________

26
manual
FORMA DE INGRESO (ANOTANDO LOS NOMBRES DE LAS ENTIDADES QUE PARTI-
CIPARON):
______________________________________________________________________
ESTADO DE ORGANIZACIN:
____________________________________________________________________
ESTADO DE DESCRIPCIN (MENCIONAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA EXISTEN-
TES Y LAS SECCIONES O SERIES A QUE CORRESPONDEN):
____________________________________________________________________
RESUMEN DEL CONTENIDO INFORMATIVO DEL GRUPO DOCUMENTAL:
__________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
GRUPOS DOCUMENTALES AFINES:
__________________________________________________________________________________________________________________________________
CONDICIONES DE ACCESO:
__________________________________________________________________________________________________________________________________
VALORACIN, SELECCIN Y ELIMINACIN:
____________________________________________________________________
REPROGRAFA:
____________________________________________________________________
CONSERVACIN Y RESTAURACIN:
____________________________________________________________________
OBSERVACIONES:
____________________________________________________________________
NOMBRE DE QUIEN ELABORA:
____________________________________________________________________
FECHA DE ELABORACIN DE LA CDULA:
____________________________________________________________________

(INTEGRAR: COPIA DE CONTRATO, DIAGNSTICO ARCHIVSTICO Y DE CONSERVA-

CIN, VALORACIN, ESTUDIO PRELIMINAR Y DOCUMENTOS GENERADOS POR LA
CONSERVACIN, REPRODUCCIN Y EL SERVICIO DE CONSULTA DEL GRUPO DO-
CUMENTAL)

27
de procedimientos
 1.4.5 CONCENTRADOS DEL REGISTRO CENTRAL DE GRUPOS DOCUMENTALES
DEL ARCHIVO HISTRICO
(Se ponen como ejemplos grupos documentales del Archivo Histrico de la UNAM)
CLAVE DEL GRUPO
DOCUMENTAL AOS EXTREMOS VOLUMEN A B C D E F G OBSERVACIONES

1. FONDOS
ARIOS
UNIVERSITARIOS
UNIVERSIT
1.1 COLEGIO DE SAN 1524-1867
ILDEFONSO (1750-1867) 29.33 m X X X X X
1.2 UNIVERSIDAD
1909-1988 1208.43 m X X X X
NACIONAL
2. COLECCIONES
UNIVERSITARIAS
UNIVERSITARIAS
2.2 MEMORIA
1900-1995 750 m X X X
UNIVERSITARIA

2.2 DIR. GRAL. 1966-1971 8.28 m

DE INFORMACIN
3. FONDOS
INCORPORADOS
3.1 AURELIO
1920-1973 10.75 m X X X X Relacin de peridicos
ACEVEDO
3.2 AMADO
1829-1933 1.32 m X X X X
AGUIRRE
4. COLECCIONES
TEXTUALES E
INCORPORAD
INCORPORADASAS
4.1 MARIANO DE
1910-1920 0.72 m X X X X
ARGUINZONIZ
4.2 CARLOS BASAVE
1579-1948
DEL CASTILLO 0.9 m X X X X X
(1825-1922)
NEGRETE
5. COLECCIONES
GRFIC AS
GRFICAS
5.1 ESTHER
1968 66 imgenes X
MONTERO
5.2 CARLOS
1950-1955 4357 imgenes X
LAZO

A. CDULA DEL GRUPO DOCUMENTAL D. DIAGNSTICO ARCHIVSTICO Y DE CONSERVACIN

B. FORMATO DE INGRESO (CONTRATO DE COMPRAVENTA, DONACIN, E. RELACIN, REGISTRO DE TRASLADO U HOJAS DE REMISIN
TRANSFERENCIA, COMODATO) F. ESTUDIO PRELIMINAR
C. VALORACION HISTRICA Y DICTAMEN G. OTROS QUE SE LOCALICEN

28
manual
 Conservacin
2
29
de procedimientos
30
manual
 2.1 Definicin y objetivos

La conservacin comprende, en un sentido amplio, al conjunto de medidas aplicadas a los

documentos con la finalidad de prevenir, retardar o corregir su deterioro, para mantenerlos en
condiciones estables. Se puede definir en dos fases fundamentales: una preventiva y otra
correctiva.
Por conservacin preventiva se entiende la fase en la cual el conservador analiza, pro-
pone y ejecuta medidas adecuadas de resguardo y manejo para un grupo documental determi-
nado. Su puntual aplicacin puede evitar tratamientos correctivos o de restauracin.
Como conservacin correctiva se puede entender la aplicacin de medidas destinadas a
interrumpir y/o retardar procesos de deterioro y en este sentido, ser una etapa preliminar de
la restauracin.
Son objetivos de la conservacin, en su primera fase, preservar las condiciones fsicas y
testimoniales de los documentos y, en ambas, mantenerlos en condiciones estables para su uso.

2.2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Control de plagas
Limpieza tcnica preventiva
Acondicionamiento e instalacin
Montaje o estabilizacin de documentos

2.2.1 Control de plagas

Por sus componentes orgnicos, los materiales del archivo estn expuestos al ataque de agen-
tes biolgicos que causan estragos en sus soportes (papel, pergamino, cuero, tela, etc.), en los
adhesivos de origen orgnico que estn asociados, en las encuadernaciones y aun en el mobi-
liario que los aloja. Esto hace necesario el control de plagas.

31
de procedimientos
 2.2.1.1 Fumigacin

Aplicada a los archivos, la fumigacin puede ser definida como el acto de introducir una sus-
tancia qumica txica, en estado de gas o vapor, en un espacio cerrado, de modo que se
disperse rpidamente y acte sobre organismos especficos, con objeto de inhibir o corregir la
infestacin de los acervos. De manera que la fumigacin puede ser:
a) preventiva, cuando el tratamiento se propone inhibir, repeler y controlar posibles
agentes biolgicos nocivos, o
b) correctiva, cuando la desinfestacin procede a partir de diagnsticos que detecten la
presencia efectiva de dichos agentes.
La fumigacin puede aplicarse al total del rea en que se resguardan los materiales de
archivo o a una de sus partes; en el primer caso la aplicacin de fumigante se realiza in situ, lo
que requiere sellar hermticamente los locales (puertas, ventanas, rendijas, hendiduras, grie-
tas, y salidas y entradas de ductos elctricos y sanitarios), debido a que los fumigantes escapan
por cualquier fisura, e incluso a travs de materiales de construccin como aglomerados y
tablarroca.
Dadas las caractersticas que comnmente mantienen los edificios que albergan los
archivos, el procedimiento empleado comnmente es la fumigacin parcial, que se aplica en
grupos especficos de documentos y en espacios delimitados; para tal efecto, se debe disponer
de una cmara al alto vaco o autoclave, provista de vlvulas de entrada y salida para aire y
fumigante, adems de instrumentos para el control de temperatura y humedad. En caso nece-
sario, tambin se pueden improvisar cmaras hermticas adaptando archiveros, cajas, refrige-
radores en desuso y similares, perfectamente sellados con plsticos y adhesivos.
Con el propsito de lograr una aplicacin exitosa y segura de la fumigacin, han de
considerarse como elementos bsicos de su planeacin los siguientes:

A. identificar los agentes biolgicos nocivos

B . seleccionar el fumigante
C. verificar las medidas de seguridad

32
manual
 A. Entre los microorganismos que afectan los materiales de archivo sobresalen los hon-
gos, algunos de los cuales se reconocen por su morfologa y por las manchas que producen en el
papel.
Los insectos y roedores son otros agentes igualmente nocivos. En cualquier caso, stos
se deben identificar por los deterioros ocasionados y, con mayor certeza, mediante estudios
especficos como los cultivos microbiolgicos, la identificacin de restos de insectos y el an-
lisis de deyecciones, entre otros.

B. Debido a la inexistencia de fumigantes especficos para plagas en archivos, se deben

utilizar al efecto sustancias de uso agrcola que cumplen con los requerimientos de seguridad,
tanto para los materiales de que se trate como para los operarios de la fumigacin y para
quienes consulten los documentos.
Los fumigantes se incluyen en el rubro general de plaguicidas y se clasifican, de acuerdo
con el tipo de plaga que combaten:
acaricidas
bactericidas
fungicidas
insecticidas
rodenticidas
biocidas y compuestos de amplio espectro
Para la seleccin del fumigante, es imprescindible:
a) identificar la especie o especies biolgicas presentes, y
b) considerar los niveles de toxicidad de los productos conocidos.
Una vez seleccionado el fumigante, en su aplicacin se consideran tambin las siguien-
tes variables:
dosis o concentracin
tiempo de exposicin
temperatura
humedad relativa

33
de procedimientos
 punto de ebullicin
presin de vapor
solubilidad al agua
sorcin y desorcin
difusin y penetracin

C. El uso de plaguicidas en general requiere extremar precauciones, pues su manejo

inadecuado es excesivamente riesgoso, al grado de propiciar trastornos fsicos irreversibles, e
incluso la muerte.
Se debe precisar el mtodo de aplicacin del fumigante seleccionado, y enseguida veri-
ficar las medidas de seguridad, tanto para el personal que practicar la fumigacin como para
el que trabaja en el rea donde se efecte el tratamiento.
Se comprobar que el sellado de la cmara o del espacio en que practicar la fumigacin
sea hermtico, as como el buen funcionamiento de los sistemas de recuperacin de residuos.
Se colocarn sealizaciones de advertencia, y se notificar la operacin a los departa-
mentos de bomberos y de primeros auxilios, conforme a las normas de seguridad e higiene
preexistentes.
Se procurar monitorear cuidadosamente la fumigacin, y al terminar se retirarn los
residuos del fumigante y se ventilarn adecuadamente las reas afectadas.

2.2.1.2 Otras opciones para el control de plagas

Para combatir araas, hormigas, alacranes y roedores, se pueden usar plaguicidas que no se
administran mediante fumigacin, pero que igualmente se seleccionarn y aplicarn a partir de
consideraciones tcnicas, toxicolgicas y de seguridad. Existe una gran variedad de estos
plaguicidas, cuya presentacin vara:
slidos: polvos (para espolvorear o solubles y humectables), grnulos, cebos envene-
nados y pastillas

34
manual
 lquidos: concentrados emulsionables, miscibles, soluciones y suspensiones
otras formulaciones: aerosoles y adherentes, entre otros.
Al seleccionar y emplear estos plaguicidas, adems de la identificacin de las especies
biolgicas presentes, se requiere considerar:
niveles de toxicidad
vas de accin (contacto, inhalacin, ingestin y sistmicos)
composicin qumica y su presentacin comercial o formulacin
Adems, las opciones no qumicas para combatir la infestacin de archivos comprenden
una variedad de mtodos, entre los que destacan trampas mecnicas y de goma (para roedores)
o adhesivas (para insectos), y dispositivos electrnicos.
Los medios mecnicos pueden reforzar las acciones destinadas al control de plagas, as
como apoyar las actividades de monitoreo en tanto demuestran la presencia de agentes biol-
gicos y permiten conocerlos con certeza.

2.2.2 Limpieza tcnica preventiva

Es una medida de conservacin que se debe aplicar tanto a los materiales de nuevo ingreso
como a los que ya se encuentran en resguardo, y consiste en remover y eliminar polvo e
impurezas superficiales que pudieran ocasionar algn deterioro en los documentos. Esta lim-
pieza previene la infestacin de los acervos, contribuyendo con la preservacin de los docu-
mentos, pues el polvo en suspensin tiende a acumularse en los intersticios del papel, creando
el ambiente propicio para el desarrollo de fauna nociva.
En el caso de los materiales de nuevo ingreso, la limpieza preventiva se aplicar al
concluir con la fumigacin y antes de su traslado a las salas de resguardo provisional, o a las de
resguardo permanente. Cuando los materiales que se pretende incorporar se hallen en condi-
ciones que imposibiliten su manejo; esta actividad se practicar en dos fases, una primera en
los depsitos de origen de la documentacin y otra al finalizar la fumigacin.
Para la documentacin en resguardo permanente la limpieza se realizar caja por caja,
expediente por expediente y, si se requiere, hoja por hoja. Comprender adems el aseo de

35
de procedimientos
entrepaos y anaqueles, as como de todos los resquicios de las salas donde se acumule polvo,
incluyendo, como ya se dijo, muebles y ductos.
La limpieza preventiva se efectuar preferentemente por succin, utilizando una aspirado-
ra dotada de vlvula o regulador de aire que permita controlar la fuerza de succin y evite el
maltrato de los documentos. Un accesorio adecuado ser el cepillo textilero o redondo, que
ayuda a remover polvo acumulado, aunque tambin se pueden emplear brochas de cerda suave.
Cuando no se cuenta con una aspiradora, otra forma de realizar la limpieza tcnica
consiste en usar para el efecto una brocha de cerda suave para remover el polvo de la superfi-
cie del documento, frente a ste se coloca una franela hmeda y, despus de ella, una caja
mediana de cartn, abierta, de manera que el polvo removido que no atrape la franela, se
deposite en el interior de la caja.
El uso de la malla monyl es indispensable cuando se aspiran materiales con un deterioro
grave, porque la succin directa puede ocasionar daos irreversibles por desprendimientos,
tanto de material sustentante como de material sustentado. La malla se usar, segn el caso,
cubriendo el cepillo o bien la superficie total del material que se aspire.

2.2.3 Acondicionamiento e instalacin

Consiste en adecuar espacios e instalaciones para resguardar materiales archivsticos, sea para
someterlos a procesamiento tcnico (reas de resguardo provisional) o bien para disponer su
consulta y el servicio al pblico en general (reas de resguardo permanente).
Se debe procurar que las salas de resguardo, provisional o permanente, se ubiquen en
lugares cercanos a las reas de procesamiento tcnico y de consulta respectivamente, lo que
reducir riesgos en el traslado de los materiales.
Se cuidar asimismo que el volumen de la documentacin resguardada no obstaculice el
control adecuado de las condiciones ambientales en cada sala.
Para la eleccin de las reas de resguardo se considerarn sus materiales constructivos, cuidan-
do que no sean inflamables ni se erosionen fcilmente, y que los pisos de preferencia sean lisos,
previniendo as riesgos de incendio, la presencia de agentes contaminantes y la acumulacin de polvo.

36
manual
 Igualmente se elegirn espacios en los que el acceso de luz solar sea nulo o muy limitado,
ya que las radiaciones ultravioleta e infrarroja constituyen un agente de deterioro adicional.
El acondicionamiento de reas de resguardo destinadas a materiales fotogrficos, por
su composicin qumica y estratigrfica, as como por sus procesos de manufactura, debe
contemplar elementos para un control de almacenamiento as como de condiciones ambienta-
les especficas, acordes con las caractersticas de estos documentos.
Es imprescindible que los sistemas de iluminacin y ventilacin, as como los controles
de humedad y temperatura, cumplan con los estndares que rigen la conservacin de docu-
mentos en general. Por ello, las salas de resguardo deben estar provistas de iluminacin artifi-
cial (fluorescente), cuya radiacin ultravioleta debe procurar evitarse disponiendo la estantera
perpendicularmente a las fuentes de emisin, y efectuar el encendido de luces slo cuando es
necesario.
En ausencia de un sistema de aire acondicionado, las salas deben dotarse de rejillas de
ventilacin y de instrumentos que en cada sala midan las condiciones de humedad y tempera-
tura, para aplicar medidas correctivas. Se pueden usar para el efecto dos tipos de higrmetros:
digital
termohigrgrafo
El primero trabaja a base de sensores y proporciona automticamente las lecturas, tanto
de temperatura como de humedad relativa, con un margen de error de entre 5 y 10 por
ciento, aunque slo abarca espacios reducidos, de ah su uso limitado.
El segundo es un instrumento ms preciso, con un margen de error de entre 3 y 5 por
ciento, y su uso es recomendable para monitorear materiales muy sensibles, colecciones espe-
ciales y bvedas; ste elabora una grfica semanal de las fluctuaciones ambientales.
Otros aditamentos necesarios para la seguridad de los materiales archivsticos, que de-
ben incluirse en el acondicionamiento de las reas de resguardo, son los detectores de humo
y los extinguidores o extintores dispuestos en lugares estratgicos de cada sala.

37
de procedimientos
 Los extinguidores recomendados contienen un polvo qumico conocido como ABC, cuyo
contenido bsico es monofosfato de amonio; es el tipo de extintor ms adecuado para comba-
tir incendios en papel, madera y textiles, entre otros; su uso implica realizar actividades de
recuperacin de residuos.

2.2.3.1 Monitoreo ambiental

Esta actividad consiste en establecer programas de vigilancia continua sobre las condiciones
ambientales de las salas de resguardo, a fin de asegurar que la humedad y temperatura sean las
adecuadas. El monitoreo debe quedar registrado diariamente en una bitcora.
Con base en el monitoreo se deben aplicar las medidas correctivas necesarias, por
ejemplo, cuando se detecten parmetros elevados de humedad y temperatura, ser preciso
utilizar ventiladores de pedestal para remover el aire hmedo. Ocasionalmente se pueden usar
deshidratantes como los cristales de cloruro de calcio y el gel de slice, distribuidos en tinas de
plstico procurando que queden lo ms extendidos posible. Estas sustancias regulan la hume-
dad ambiente, absorbindola si existe en exceso y liberndola cuando falta; para lograr el
objetivo es necesario que los accesos estn perfectamente cerrados.

2.2.3.2 Unidades de instalacin

El acondicionamiento de unidades de instalacin, como parte de la planeacin y diseo de

medidas de conservacin, obedece a la filosofa de conservar para no restaurar.
Se inicia propiamente en los archivos administrativos, con la configuracin de expedien-
tes provistos de guardas provisionales que suelen adquirir permanencia cuando estos se encua-
dernan.
En tanto materiales de archivo histrico, el acondicionamiento de unidades de instala-
cin comprende desde el uso de estantera apropiada hasta la guarda de expedientes en cajas
archivadoras, as como la guarda de materiales fotogrficos en fundas y cajas.

38
manual
A . Estantera
En condiciones climticas similares a las de la ciudad de Mxico o de clima rido y semirido,
los estantes deben ser armazones con espesor o calibre 14 para postes y 16 para contenedo-
res o charolas ajustables. En cada estante se pueden disponer hasta seis entrepaos. Para las
zonas tropicales es recomendable usar estantera elaborada en maderas finas, que en general
presentan mayor resistencia al ataque de insectos. En ambos casos, se recomienda que la
estantera se sujete firmemente al edificio.
Conviene que la estantera metlica, est provista de una cubierta de esmalte horneado
que previene la oxidacin y, que la estantera de madera, se recubra con una capa de barniz
resistente a la humedad.
En el caso de los documentos de imagen, la estantera debe ser preferentemente cerra-
da (gabinetes o planeros) para evitar al mximo el contacto con la luz, los contaminantes
ambientales y los cambios atmosfricos.
Toda estantera deber contar con lugares sealados para los rtulos de localizacin de
los diversos grupos documentales.

B. Guarda
Guarda
Desde el punto de vista de la conservacin, el uso de cajas archivadoras para almacenar docu-
mentos tiene un doble propsito: proteger los materiales de la luz, el polvo, la humedad y la
temperatura ambiente, y propiciar su manipulacin con el menor riesgo posible.
Las especificaciones fundamentales requeridas para estas guardas son:
un diseo que optimice el espacio en la estantera
que permita la entrada y salida de los documentos sin abrasin
contar con espacio suficiente y visible para anotar datos archivsticos
que el cierre de tapas permita la circulacin de aire, pero evite la entrada de polvo
que los materiales de elaboracin contengan un mnimo grado de acidez (actualmente
el ms recomendable es el polipropileno)
que supere pruebas de resistencia razonables para los fines que se persiguen
que su costo sea accesible

39
de procedimientos
 Los materiales que por su formato no se puedan guardar en cajas archivadoras de tama-
o estndar, como planos, carteles y mapas, se conservarn en planeros de acero inoxidable.

Documentos grficos y sonor os

sonoros
Las piezas fotogrficas bsicamente positivos y negativos se deben disponer en
guardas primarias o secundarias.
Las de primer nivel nombre que se da a las primarias deben ser fundas de papel
libre de cido o con alto contenido de algodn, o bien de polister o de polipropileno, que
permitan la manipulacin individual del documento. Las guardas de papel recomendadas para
los negativos tienen la ventaja de permitir la circulacin de aire, adems de prevenir la acumu-
lacin de cido actico que producen los negativos en soporte de acetato. Las guardas de
polister y polipropileno se utilizan principalmente para el resguardo de positivos, facilitando
su consulta sin necesidad de extraerlos de su guarda.
Las guardas de segundo nivel son cajas de diferentes formatos y carpetas-portafolio en
que se disponen las fundas o guardas primarias, con sus respectivas anotaciones archivsticas.
Se elaboran con polister y polipropileno, o papel libre de cido, y con adhesivos no cidos
(metil-celulosa y almidn).
La disposicin de los documentos de imagen en las cajas debe mantener su plano hori-
zontal, y la estiba no exceder de 2.5 cm de altura, para evitar que la presin adhiera la imagen
a su guarda primaria.
En el caso de las carpetas colgantes, la disposicin del material en los gabinetes debe
ser vertical, cuidando que la cantidad de documentos no sea menor a, ni exceda la capacidad
de cada guarda.
Los materiales flmicos y sonoros (microfilmes, pelcula en diversos formatos, video y
audio-casettes, y discos de acetato) que en virtud de las caractersticas fsico-qumicas de sus
soportes no pueden colocarse en cajas archivadoras estndar, deben proveerse de guardas
especiales a base de materiales igualmente libres de cido y estables, en papel o en polipropileno.

40
manual
 2.2.4 Montaje o estabilizacin de documentos

Con objeto de retardar en lo posible su deterioro, previniendo daos por manipulacin o

almacenamiento inadecuado, o para facilitar su exhibicin, algunos documentos pueden mon-
tarse en guardas adicionales, o bien requerir que se reemplacen las originales de ese tipo con
otras semejantes.
Se trata por lo general de documentos grficos y similares (dibujos, grabados, diplo-
mas), cuyos montajes deben responder a las caractersticas y necesidades del caso, siendo las
ms comunes: marialuisas, estuches y empaques.
Tratndose de fotografas deterioradas, se habla de estabilizacin de imgenes; un tra-
tamiento conservativo que presupone controles ambientales y de instalacin, e implica labores
de limpieza y guarda (para unos y otras remitimos en lo general a los apartados 2.2.2 y 2.2.3).
Sin embargo no son medidas estandarizadas, son ms bien excepcionales, y debe justificarlas
un diagnstico apropiado.
Para este diagnstico, es necesario examinar en detalle incluso con lupa y aun con
microscopio anverso y reverso de la pieza para reconocer y consignar en el formato respec-
tivo los siguientes elementos:
tcnica y materiales de manufactura
tipo y grado de deterioro
propensin a la inestabilidad, y
sensibilidad a agentes especficos
Se registrar asimismo cualquier factor que pudiera alterar su conservacin o incidir en
daos presentes o potenciales: condiciones en que se recibi la pieza, caractersticas y estado
de las guardas, en su caso; percances que pudo haber experimentado y frecuencia con que se
prestara a manipulacin o consulta.
Finalmente se describe cualquier intervencin recomendada por el restaurador.
Se procede luego a una limpieza minuciosa, con perilla de aire y cepillo suave para
remover polvo, eliminando cintas adhesivas o etiquetas mediante solventes aplicados con hisopos,
de manera local y cuidadosa.

41
de procedimientos
 Las guardas provistas debern adecuarse al tipo de soporte y al deterioro que presente,
tanto como a la frecuencia de uso del documento.
Los soportes de segundo nivel como lbumes o montajes originales, se sustituirn cuan-
do presenten condiciones adversas para la conservacin de las imgenes, o pongan en riesgo
su estabilidad. Los lbumes de reemplazo sern de materiales libres de cido, sin adherir las
fotografas directamente al soporte; stas pueden guardarse en fundas de polister, sujetndo-
las con esquineros, mientras se efecta la operacin.
La sustitucin de estos soportes secundarios o lbumes ha de valorarse correctamente,
y proceder slo en casos extremos, porque suelen complementar al documento y proporcionar
informacin adicional sobre las imgenes conservadas.

2.3 Polticas generales

La fumigacin preventiva es condicin indispensable para el ingreso de documentos al archi-

vo histrico.
La fumigacin correctiva se practica slo cuando se ha detectado, mediante un diag-
nstico, la presencia de agentes biolgicos nocivos. Por los riesgos que su aplicacin conlleva,
tanto para los materiales como para el personal, este procedimiento no deber aplicarse sin un
dictamen previo que justifique plenamente su ejecucin.
En cualquiera de sus formas, la fumigacin slo procede luego de una planeacin
rigurosa.
El plan de fumigacin debe prever la adecuada recuperacin o eliminacin de residuos
txicos, y que los irrecuperables sean lo menos agresivos para las personas.
El personal a cargo de la fumigacin debe estar altamente capacitado y conocer con
precisin las especificaciones tcnicas del fumigante.
Cualquier operacin de limpieza de documentos debe partir del diagnstico que de-
termine el procedimiento apropiado.
La limpieza tcnica debe practicarse en los materiales de nuevo ingreso, incluidos sus
contenedores, tras el proceso de fumigacin.

42
manual
 Los materiales en resguardo son objeto de limpieza tcnica preventiva en forma peri-
dica y calendarizada.
La limpieza tcnica preventiva requiere de personal capacitado al efecto (y/o familiari-
zado con acervos documentales), no necesariamente acadmico, pero las funciones de eva-
luacin y de diagnstico, y las de supervisin, se reservan a los acadmicos adscritos a la
instancia correspondiente de conservacin y restauracin, y a sta corresponde supervisar
operaciones de limpieza encargadas al personal de intendencia.
Debe evitarse la sustitucin de soportes o guardas de segundo nivel, a menos que
representen un factor de deterioro para el documento en cuestin.
Los tratamientos conservativos de desinfestacin, limpieza y estabilizacin, deben
garantizar la permanencia de los materiales de archivo y de sus contenedores, el respeto a la
ordenacin y disposicin de cada grupo y, por supuesto la integridad de los documentos, tanto
en sus aspectos materiales como en sus valores informativos.
Las salas de resguardo permanente no deben exceder los 500 metros cbicos de
volumen para un adecuado control de las condiciones ambientales.
Cada sala debe contar con instrumentos de control ambiental, detectores de humo y
extinguidores.
Los higrotermgrafos, por ser aparatos de alta precisin, se calibran mensualmente.
Los extinguidores deben funcionar con sustancias no agresivas a los documentos .
La intensidad de la iluminacin en salas de resguardo permanente debe mantenerse
entre los 500 y los 550 luxes.
La emisin de radiaciones ultravioleta del sistema de iluminacin debe monitorearse,
para prevenir alteraciones significativas.
El cableado de energa elctrica debe estar correctamente aislado y en general los
materiales y accesorios de instalaciones elctricas deben garantizar su resistencia al fuego.
Las salas deben estar alejadas de cualquier instalacin hidrulica, en prevencin de
filtraciones e inundaciones.
Los conductos de ventilacin deben recibir mantenimiento peridicamente.

43
de procedimientos
 Los parmetros ambientales para el resguardo permanente de documentos en general,
oscilan entre 20 y 22 grados centgrados de temperatura, y entre 45 y 55 por ciento de
humedad relativa.
Para materiales fotogrficos, la temperatura debe ser de 17 a 20 grados
centgrados, y la humedad relativa de 35 a 40 por ciento, con variaciones no mayores
del 2 por ciento.
La disposicin de la estantera debe facilitar el manejo de los acervos, as como su
ventilacin.
Dentro de las cajas archivadoras, las unidades archivsticas expedientes o piezas
documentales se disponen verticalmente, sobre su lado ms ancho, perpendiculares al pla-
no del entrepao.
Las cajas archivadoras no deben saturarse, pero tampoco dejar espacios que propicien
el maltrato de los documentos.
La colocacin de las fotografas en sus guardas debe conservar el plano horizontal.
Los materiales de frecuente consulta y/o muy deteriorados, se reproducirn con objeto
de restringir el acceso a los originales.
En el acondicionamiento de las salas de resguardo permanente es definitivo el criterio
acadmico de la instancia de conservacin y restauracin.

44
manual
 Restauracin
3
45
de procedimientos
46
manual
 3.1 Definicin y objetivos

Restaurar es la accin de intervenir un documento, previo diagnstico, para reintegrar cuali-

dades materiales consistencia, formato y estticas. Su objetivo es corregir efectos del
deterioro y asegurar una permanencia ptima del documento, sin alterar su contenido infor-
mativo ni sus valores culturales.

3. 2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Registro diagnstico
Eliminacin de manchas
Reintegracin de soportes

3.2.1 Registro diagnstico

Este procedimiento se realiza mediante una observacin exhaustiva del documento, misma
que se registra en una ficha tcnica, con el fin de evaluar el deterioro de los materiales de
archivo y proponer la intervencin ms apropiada. Es un instrumento indispensable para com-
poner el historial de conservacin de los documentos a tratar.
Se asienta la ubicacin archivstica de los documentos y los datos bsicos para
caracterizarlos en funcin de su procedencia y contenido. Se consigna luego toda informacin
que permita conocerlos a fondo: la tcnica de elaboracin del soporte, naturaleza de las tintas
o los colores, formas de impresin utilizadas, seales de intervenciones anteriores y, por su-
puesto, las caractersticas de su deterioro.
Estos datos son de gran utilidad para analizar las posibles soluciones, emplear adecuada-
mente los recursos disponibles, e incluso considerar opciones novedosas para el tratamiento.
Algunos aspectos de esta labor pueden apoyarse en fotografas que registren el estado
de una pieza antes y despus de la intervencin, as como ciertos detalles de la misma.

47
de procedimientos
 En el llenado de la ficha tcnica debe privar una extrema prudencia en las apreciaciones,
para que el instrumento en verdad sustente un desempeo responsable del proceso de restau-
racin, cuya ejecucin, por otra parte, se ir especificando en una bitcora que permita el
seguimiento de las operaciones, al menos por sus fechas y las firmas de sus responsables.

3.2.2 Eliminacin de manchas

Consiste en operaciones que corrigen los deterioros ocasionados por depsitos de materiales
ajenos a la estructura original del documento, que alteran su esttica y aceleran su degradacin.
Las manchas pueden ser de origen orgnico o inorgnico; de su naturaleza y grado de
impregnacin, y del anlisis minucioso de las cualidades fsicas de los documentos, depender
el mtodo adecuado para su tratamiento.
Entre las manchas orgnicas ms frecuentes se encuentran las de aceites, grasas (vege-
tales o animales), resina y cera; las deyecciones de insectos y las de hongos.
La eliminacin de manchas se consigue con una limpieza en seco, o bien, en casos
extremos, mediante procesos de lavado.

3.2.2.1 Limpieza en seco

Tiene por objetivo fundamental eliminar impurezas adheridas a la superficie del documento,
mediante procedimientos mecnicos que no incluyen la aplicacin de agua o soluciones. Para
el efecto se recomienda utilizar bsicamente cojn de dibujante, algodn, goma plastificada y
brocha de pelo fino. Al iniciar cualquiera de los procedimientos que incluyen el uso de gomas,
debe observarse si en stas no se adhiere el color de las tintas y, de ser as, debe suspenderse
el procedimiento de inmediato.
A. El cojn de dibujante se aplica cuando el material a limpiar soporta la friccin de su
superficie, desplazndolo con suavidad, en crculo y en una sola direccin, para no erosionar
tintas y/o colores del documento.

48
manual
 Como alternativa se puede espolvorear la goma del cojn sobre la superficie del docu-
mento y con la yema de los dedos ejercer una ligera presin, con un movimiento igualmente
circular, evitando de esta manera el desprendimiento de fibras. Al finalizar, se limpian los
residuos con una brocha de cerda suave.
B. El algodn se recomienda para documentos con mayor grado de deterioro. Este
procedimiento es una mejor opcin para la limpieza en seco, por ser menos drstico que el
realizado con goma.
La operacin tambin requiere cuidado pues el algodn recupera el polvo depositado
superficialmente, pero algunas de sus fibras se adhieren al documento, mismas que deben
retirarse con cepillo o brocha de pelo suave.
C. La goma plastificada comnmente se emplea para borrar anotaciones a lpiz que sin
necesidad de un estudio diplomtico el archivista ha considerado ajenas al contenido del
documento, adems de daar su imagen.
Tambin se puede aplicar la goma plastificada pulverizada sobre la superficie del mate-
rial, haciendo la operacin descrita en el uso del cojn de dibujante.
La brocha de pelo suave se usa en los casos en que la superficie acumul polvo o
materia fecal de roedores o insectos.
El barrido se hace siempre del centro hacia afuera del documento, sujetndolo firme-
mente para que el movimiento no desgarre la pieza.
Las brochas empleadas deben ser de preferencia medianas, de pelo de camello o de
marta, que no friccionan demasiado en el papel.

3.2.2.2 Procedimientos locales

A. Para grasas y pigmentos

Entre las manchas ms persistentes se encuentran las producidas por carbn, grasas, aceites y
pigmentos, cuya eliminacin requiere de solventes orgnicos como acetato de etilo, xilol,
tetrahidrofurano y tuolol, entre otros, que saponifican (convierten en jabn) las grasas conte-
nidas, lo cual permite retirarlas por succin, en una mesa acondicionada para el efecto.

49
de procedimientos
 Las manchas producidas por microorganismos y deyecciones de insectos tambin se
pueden tratar localmente, mediante diluciones muy bajas de hidrxido de amonio o de agua
oxigenada, aplicando sobre la mancha pequeas cantidades del compuesto con un hisopo de
algodn, procedimiento que se puede repetir si el documento lo permite.

B . Para adhesivos
Las manchas ocasionadas por materiales sintticos son un problema frecuente en los docu-
mentos de archivo. El desconocimiento de las propiedades y efectos de algunos adhesivos
(durex, masking tape y papel engomado) que se emplean comnmente para cubrir rasgaduras,
o para conservar unidos los documentos, los daa irremediablemente, pues los pegamentos
sintticos llegan a traspasar las fibras del papel, de manera que el restaurador slo puede
borrar los efectos sin eliminar la sustancia.
Es necesario considerar, en primer trmino, el tiempo que ha actuado el adhesivo, ya
que de ello depende la efectividad de un tratamiento; las manchas ocasionadas pueden elimi-
narse por completo si son recientes, aunque a veces, cuando han migrado a la otra cara del
documento, slo se pueden atenuar.
Una preocupacin fundamental ser la eliminacin de la cinta adhesiva o los restos de la
misma, debilitando el pegamento mediante la aplicacin con hisopo de solventes como
alcohol etlico, acetona percloroetileno o acetato de etilo y xilol, entre otros. Esta operacin
se realiza en espacios ventilados y se extreman precauciones en la eliminacin de residuos.
Otro procedimiento consiste en colocar el documento con la mancha hacia abajo, sobre
un papel secante, y en direccin a un dispositivo de succin, aplicando solvente en el reverso
con un hisopo o un pincel delgado, antes de accionar el dispositivo.
Todos los compuestos qumicos que se emplean para desmanchar pueden afectar a los
papeles, las tintas, o las capas de pintura, por lo cual conviene efectuar pruebas y anlisis
qumicos rigurosos, en previsin de daos adicionales. En ocasiones resulta preferible abste-
nerse de realizar una intervencin a fin de evitar daos irreversibles.

50
manual
 3.2.2.3 Procedimientos acuosos

El lavado es un procedimiento extremo al que se someten los documentos para eliminar impu-
rezas y manchas. En tanto que implica un alto riesgo como proceso restaurativo, est siendo
paulatinamente descartado.
El lavado se realiza por inmersin o por escurrimiento, segn lo permita el documento,
pero antes se consideran todas las variables que pueden determinar riesgos en el procedimiento:
solubilidad de tintas, acidez de los materiales y resistencia de las fibras del papel, principalmente.
Desde la perspectiva de la restauracin, es importante hacer pruebas y anlisis para deter-
minar qu tratamiento soportan los materiales. Esta es la primera intervencin a que se someten
los documentos cuya limpieza o restauracin incluye el uso de agua o de soluciones diversas, si
bien el tratamiento acuoso se practica lo menos posible, por los riesgos que supone. Las opera-
ciones ms comunes combinan un detergente neutro para lavado o humectacin.
Tambin hay dos procedimientos correctivos que complementan el lavado de los docu-
mentos: la consolidacin y la desacidificacin.

Pruebas bsicas
a) La solubilidad de las tintas se prueba en las reas con mayor concentracin de tinta o color,
o bien en las menos deterioradas del material que contengan dichos elementos. Puede darse el
caso de que haya ms de un tipo de tinta en un slo documento, por lo que se hacen pruebas
en distintas partes del material.
Mediante un pincel delgado se deposita una gota de agua sobre el color que se preten-
de probar; encima se coloca un pedazo de papel secante que se presiona con los dedos por
unos segundos, cuidando de no frotar para no erosionar el papel o mancharlo, si la tinta
reacciona con el lquido.
Se retira el papel secante para ver si presenta residuos desprendidos del color; de no ser
as, es probable que el documento pueda someterse a lavado sin dao, aunque debe controlarse
la accin del agua sobre el mismo, pues una exposicin prolongada podra causar otros daos.

51
de procedimientos
 b) Antes de cualquier operacin acuosa tambin se identifica el ndice pH de los sopor-
tes, a fin de cuidar que la naturaleza y concentracin de las sustancias de lavado permitan
obtener un valor neutro al final del proceso, evitando los rangos de acidez o de alcalinidad,
igualmente adversos a la conservacin del documento.
Las pruebas de pH requieren de un potencimetro con electrodo de superficie o de
contacto, o bien tiras indicadoras.

L avado por inmersin

Se aplica a documentos con un deterioro que no puede corregirse localmente, e implica la
saturacin acuosa de la pieza para eliminar manchas ocasionadas por deyecciones de insectos,
orn de roedores y halos de humedad; se utilizan tinas de acero inoxidable o de plstico y agua
simple o mezclada con detergente neutro, segn lo requiera la magnitud del deterioro y las
condiciones del documento.
Se coloca el documento entre dos mallas monyl, a manera de sobre o carpeta, que lo
protejan de rasgaduras y faciliten su manipulacin; se sumerge cuidadosamente, introduciendo
primero una orilla, hasta que quede totalmente dentro de la tina; se eliminan las burbujas de
aire entre la malla y el documento, con objeto de que la humectacin sea uniforme.
Al transcurrir el tiempo de inmersin determinado en cada caso, y habiendo verificado
que la mancha o impureza desapareci o fue atenuada, se extrae el documento tomndolo por
los extremos, procurando que el agua escurra al interior de la tina, y se deposita en un bastidor
de madera provisto de malla mosquitera, en donde se deja secar.
Usualmente la inmersin en agua simple es por espacio de unos 5 minutos, pero en el
lavado con detergente neutro el documento pasa sucesivamente por tres tinas, 5 minutos en
cada una de ellas: la primera contiene agua corriente, y tiene la funcin de romper la tensin
superficial del documento; en la segunda, el agua mezclada con detergente neutro acta como
un tensoactivo, removiendo las manchas; la ltima contiene una sustancia neutralizante que
contribuye a la estabilizacin del pH.
Se anotan tiempos promedio de inmersin, que se especificarn en funcin de la resis-
tencia de los materiales sustentado y sustentante.

52
manual
L avado por escur rimiento
escurrimiento
Este es un procedimiento alternativo para documentos que se someten a la accin del agua,
cuando contienen tintas solubles; consiste en un lavado local que evita mojar partes sensibles
de una pieza. Al igual que en el lavado por inmersin, se emplea slo agua, o bien una solu-
cin de detergente neutro.
Se coloca el documento sobre un plano inclinado en forma de bastidor de madera,
provisto de malla monyl; esta inclinacin sirve para drenar el agua excedente, evitando que se
formen halos de humedad.
Con la ayuda de una pipeta plstica se depositan cantidades mnimas de agua en las
partes afectadas. El tiempo e intensidad de la exposicin al humectante depende de la resisten-
cia, previamente evaluada, del material.
Conseguido el objetivo, se retira el documento del plano inclinado y se coloca en otro
bastidor, sobre un papel secante que absorba los excedentes de humedad e impurezas, para
finalmente prensarlo y restituirle su plano original.
Si el material lo amerita, antes del secado puede aplicarse el procedimiento de
desacidificacion que se describe adelante.

Consolidacin
Se efecta despus de los procesos de lavado y una vez seco el documento, con el objeto de
devolver al papel algunas de sus propiedades (flexibilidad, consistencia, resistencia) perdidas por
accin natural del tiempo, condiciones ambientales adversas e incluso en el proceso de lavado.
Tomando en consideracin las propiedades materiales del documento, as como las
caractersticas de sus tintas y/o colores, se le aplica una solucin de carboximetil-celulosa al
0.5 por ciento en agua a 35-40C, por cualquiera de los siguientes mtodos:
a) por inmersin, el consolidante preparado se vierte en una tina, y el documento,
protegido por una malla monyl en forma de sobre, se sumerge poco a poco. Transcurridos
unos segundos, se saca y se coloca sobre una superficie plana e inclinada, de preferencia un
cristal bien limpio se usa una franela hmeda y algodn impregnado en alcohol para elimi-
nar restos de grasa y pelusas.

53
de procedimientos
 Se elimina el excedente del consolidante con la ayuda de un rodillo para fotografa;
posteriormente se retira la malla monyl y el documento se coloca en el bastidor de secado.
b) por aspersin, el material se coloca sobre un bastidor de malla monyl con un papel
secante, y con un atomizador se aplica el consolidante de manera uniforme, primero por un
lado y, despus de unos minutos, ya casi seco, por el otro; luego se traslada, protegido con
malla monyl, a otro bastidor para que seque totalmente.
c) con brocha de pelo fino, el documento se dispone tambin sobre malla monyl y papel
secante para aplicar el consolidante, con un movimiento del centro hacia afuera, procurando
una distribucin uniforme, primero por un lado y, cuando seque, por el otro; se pone en otro
bastidor para el secado final.

Desacidificacin
Se aplica a documentos con acidez de 4 5 grados, ocasionada por la accin de la luz (natural
o artificial) o por envejecimiento acelerado por la inestabilidad de algunas impurezas que
contiene el papel desde su elaboracin, por ejemplo la lignina. Se manifiesta generalmente
como amarilleo, incidiendo en la progresiva prdida de consistencia.
La desacidificacin tiene como finalidad estabilizar el ndice pH entre 7 y 8, para asegu-
rar mayor permanencia, usando soluciones alcalinas como bicarbonato de calcio, bicarbonato
de sodio, bicarbonato de magnesio, brax e hidrxido de calcio. En esta gama existen sustan-
cias ms agresivas que otras, as que la eleccin de cualquiera de ellas requiere un previo
anlisis de tintas o tintes para evitar daos irreversibles al documento. Se pueden utilizar
bicarbonato de calcio e hidrxido de calcio disueltos en agua, al 1 y al 0.5 por ciento, respec-
tivamente.
El proceso se lleva a cabo en una tina con la solucin, colocando el documento entre
dos mallas monyl para sumergirlo poco a poco, hasta cubrirlo Se deja en reposo durante 5
minutos y luego se retira procurando que escurra lo ms posible, y se deposita en el bastidor
de secado, ya sin la malla monyl, dejndose al aire libre.

54
manual
 3.2.3 Restitucin de soportes
3.2.3.1 Refuerzos y uniones

Para corregir roturas en los materiales que se originan en el manejo incorrecto de los
documentos se aplican bandas de papel japons con objeto de evitar que progresen las
rasgaduras y restituir, en lo posible, la resistencia original.
Un primer paso consiste en seleccionar el papel japons, cuidando que color y textura
sean lo ms aproximado a los del original. Si el refuerzo que se ha de aplicar interesa partes del
texto, se utiliza papel delgado y transparente que permita acceder a la informacin.
El papel japons se corta humedecindolo con un pincel delgado en bandas de
dos y hasta cinco milmetros de ancho, a las que se aplica un adhesivo de metil-celulosa al 3
por ciento; con ellas se cubren las rasgaduras, cuyos bordes deben coincidir perfectamente, y
con una plegadera de hueso se asientan las fibras que quedarn ancladas al documento. Si el
caso lo amerita, la operacin se repite en la cara posterior.

3.2.3.2 Injertos

La aplicacin de injertos en piezas que presentan faltantes ocasionados por insectos y

microorganismos como polilla, pez de plata, roedores y hongos, o por la accin de xidos,
tiene por objetivo devolver al documento caractersticas esttico-funcionales, cubriendo los
huecos con papel libre de cido como el japons y el de fibra de henequn. Al igual que en
otros procesos, el papel debe ser semejante al original en color y espesor.
En una mesa con negatoscopio (o translcida) se pone una malla monyl sobre la cual se
coloca el documento, y encima el papel japons, cuidando que el verjurado (direccin de las
fibras) coincida con el del documento.
Con un pincel hmedo, se delinea el faltante en el material de injerto, se separa y se
estiran sus fibras del centro hacia los bordes; se aplica en stos el adhesivo y se coloca el
injerto. Se debe evitar el uso de tijeras, bistur y objetos similares, que cercenan las fibras de
anclaje y unin en los bordes.

55
de procedimientos
 3.2.3.3 Soporte parcial o total

Aquellos documentos cuyo soporte presente un deterioro extremo (debilitamiento de fibras y

fragmentacin, entre otros), pueden ser objeto de tratamientos que aseguren su permanencia
y conservacin, adhirindoles papel japons mediante una sustancia reversible (metil-celulosa
al 3 por ciento), ya sea en toda una cara del documento (soporte total o laminado) o en partes
especficas del mismo (soporte parcial).
En ambos casos se selecciona el papel con los criterios ya descritos; se corta tomando
en cuenta que el verjurado coincida con la direccin de las fibras del material tratado, dejando
un centmetro de margen en los extremos de la pieza requerida.

A. Para un soporte total, se humedece con atomizador la hoja de papel japons, que se
extiende cuidadosamente con un rodillo, tratando de obtener una superficie plana y se deja
secar parcialmente; se aplica el adhesivo con una brocha de pelo fino, en una capa uniforme y
procurando no rasgar el papel. El documento a laminar se humedece ligeramente y por ambos
lados con el atomizador, operacin indispensable para corregir cualquier deformacin, doblez
o burbuja que se produzca al montarlo en el soporte.
Transcurrido el tiempo suficiente para que el adhesivo seque lo necesario y est mor-
dente, es decir, en condiciones ptimas para sujetar al documento, ste se coloca encima del
papel japons y se cubre con una malla monyl que proteger la pieza en la operacin de retirar
el exceso de adhesivo con un rodillo de fotgrafo, ejerciendo una ligera presin.
Se deja secar a la temperatura ambiente, levantando con esptula las orillas conforme
vayan secando, hasta despegar totalmente el nuevo soporte y, todava hmedo, colocarlo en la
prensa entre mallas monyl, papel secante y tablas a manera de sandwich.
Tras el prensado, se perfilan los bordes del documento con ayuda de una regla y una
navaja, eliminando los excedentes de soporte.

B . El soporte parcial se aplica cuando el rea de deterioro es muy localizada, y por tanto no se
juzga necesario un soporte total.

56
manual
 Seleccionado y cortado el papel al tamao y forma requeridos, se pone una malla monyl sobre
una superficie de cristal y se humedecen ligeramente, con atomizador, ambas caras del documento,
para colocarlo sobre la malla y aplicar el adhesivo, con brocha y de manera uniforme, en el rea tratada.
A continuacin se humedece, sin saturar, el papel japons y se coloca sobre la parte del
documento preparada, evitando dobleces y burbujas, y se cubre con malla monyl antes de
eliminar excedentes con el rodillo. Se deja secar un poco y todava hmedo se lleva a la prensa,
disponiendo el sandwich que describimos para el soporte total.
Cuando el soporte parcial interesa los mrgenes del documento, tambin se perfilan los
bordes despus del prensado.

3.2.3.4 Color

La aplicacin de color en reas de los documentos que hayan perdido tonalidad por accin
incidente de luz natural o artificial, por abrasin o por agentes biolgicos se practica en
carteles, encuadernaciones y guardas, principalmente para devolverles cualidades estticas.
Generalmente se utilizan acuarelas, y se requiere identificar en un godete la tonalidad
apropiada, mezclando los colores necesarios; obtenido el tono, se aplica con un pincel delga-
do en las reas determinadas, previamente cubiertas con una capa fina de metil-celulosa.

3.2.3.5 Prensado

Para corregir la alteracin del plano que sufra el documento a causa de una guarda inadecuada o de
un tratamiento de restauracin, se aplica presin mecnica uniforme sobre la superficie del material.
Se humedece ligeramente el documento por ambos lados con atomizador (siempre y
cuando las tintas no sean solubles) para corregir las deformaciones; se coloca en una tabla lisa,
en medio de dos hojas de papel secante, y encima otra tabla.
Si el documento fue objeto de algn proceso en el que se emplearon adhesivos, entre el
documento y cada papel secante se intercala la malla monyl, para evitar que stos se adhieran
a la pieza tratada.

57
de procedimientos
 El documento permanece en la prensa entre 48 y 72 horas, segn las condiciones
climticas prevalecientes.

3.2.3.6 Encuadernaciones

Los materiales de archivo originalmente encuadernados pueden presentar deterioro conside-

rable en sus soportes secundarios, por lo que deben reforzarse para ofrecer la resistencia
requerida por su manipulacin.
Los daos ms frecuentes en las encuadernaciones se asocian con desprendimiento de
los lomos, las tapas y las guardas decoradas, y con esquinas y cantos maltratados.
La correccin de estos problemas debe adecuarse a las caractersticas especficas de los
materiales utilizados en cada encuadernacin. Se trata de alterar lo menos posible la calidad
de dichos materiales, as como la integridad de la documentacin encuadernada, procurando
adems que la intervencin sea reversible.
Como tratamientos complementarios y opcionales, puede restituirse el barniz y la de-
coracin en lomos y tapas.

3.3 Polticas generales

La restauracin se propone una intervencin mnima del documento, siempre que resulte
inevitable.
Ningn proceso de restauracin debe alterar el contenido informativo del documento.
Se utilizan materiales de restauracin que garanticen la reversibilidad del proceso, y se
procura dejar huella de la intervencin.
Todo material documental que ingresa a la instancia de conservacin y restauracin, es
objeto de un diagnstico que evala los deterioros y describe los tratamientos recomendados.
La ficha tcnica es el instrumento indispensable para integrar la historia clnica de cada
documento.

58
manual
 Antes de iniciar cualquier proceso de restauracin, se determina la resistencia de las
fibras del papel, que en estado de friabilidad corre el riesgo de desintegrarse.
Antes de cualquier tratamiento que utilice agua o sustancias qumicas, se prueba la
solubilidad de las tintas presentes en el documento.
Se identifica el pH del material antes de cualquier tratamiento acuoso, procurando
obtener valores neutros (entre 7 y 8) al final de la intervencin.
Los soportes totales o parciales se aplican en la cara del documento que no contenga
texto. Cuando el documento contiene texto por ambos lados, se recomienda que el soporte
que se aplique sea lo ms delgado posible a fin de cuidar su legibilidad.

3. 4 Anexos y formatos
3. 4. 1 FICHA TCNICA

CONSERVACIN Y RESTAURACIN
NM. DE FICHA _______________
FECHA DE INGRESO____________ FECHA DE SALIDA ________________

Seccin del Archivo _______________ Folio/Invent./Ejemplar_______________

Fondo o Col. _____________________ Aos___________________________
No. de caja_______________________ Tipo de documento_________________
No. de expediente____________________ Documento_______Original_____Copia
No. de fojas_________________________ Medidas_________________________
Ttulo o asunto________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

59
de procedimientos
 I. DIAGNSTICO

I.1 Naturaleza ( ) A mano 1.3 Estado ( ) Rigidez

del ( ) Mecnico fsico ( ) Quebradizo
soporte ( ) Pergamino del soporte ( ) Deformaciones
otros__________ ( ) Dobleces
( ) Rasgaduras
1.2 Manchas ( ) Orgnico ( ) Mutilaciones
de ( ) Inorgnico ( ) Amarilleo
origen Faltantes por:
otros_________________ ( ) Insectos
( ) Acidez de tintas
Especificar:_____________________ otros_______________
____________________________ _______________

I. 4 Condicin del material sustentado:

TINTAS IMGENES
( ) Desvaida ( ) Corrida ( ) Desvaida ( ) Rayada
( ) Desprendida ( ) Craquelada ( ) Desvanecida ( ) Espejo/plata
( ) Soluble al alcohol ( ) Erosionada ( ) Amarilleo ( ) Fracturada
( ) Soluble agua ( ) Oxidada ( ) Craquelada otros:________
Especificar: __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Observaciones: ________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

II. TRATAMIENTO

( ) Fumigacin ( ) Consolidacin ( ) Reintegracin de color

( ) Limpieza en seco ( ) Unin y refuerzo de rasgaduras ( ) Prensado
( ) Lavado con agua corriente ( ) Soporte total ( ) Encuadernacin
( ) Lavado con detergente ( ) Soporte parcial ( ) Elaboracin de guardas
( ) Desacidificacin ( ) Injertos ( ) Tratamientos especiales

60
manual
Especificar: ___________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
Observaciones: ________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

Nombre y firma del responsable:____________________________________________

Autoriz responsable de la Seccin:___________________________________________

3. 4. 2 SOLICITUD DE RESTAURACIN DOCUMENTOS TEXTUALES

1. DATOS GENERALES
Fecha de solicitud ___________________
Fondo o Coleccin__________________________
Seccin________ Subseccin________________ Serie_________________
No.(s) de Caja(s)___________________
Expedientes No.(s) de foja Descripcin
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Relacin anexa SI ( ) NO ( )
Observaciones del solicitante :
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________

61
de procedimientos
 2. PROCESOS DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN APLICADOS
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Observaciones :________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

3. NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN :

____________ _______________ _______________ ______________
Entrega Recibe Devuelve Recibe

Fecha de Devolucin__________________________

3. 4. 3 SOLICITUD DE RESTAURACIN DOCUMENTOS GRFICOS

1. DATOS GENERALES
Fecha de solicitud:_______________________________________________________
Fecha de devolucin:____________________________________________________
Fondo o coleccin:____________________________________________________
Nm. Inventario o folio:_________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Documento: Fotografas Carteles

Negativos Mapas
Diapositivas Otros
lbumes

62
manual
2. SERVICIO SOLICITADO
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. OBSERVACIONES
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________ _______________ _______________ ______________

Entrega Recibe Devuelve Recibe

63
de procedimientos
64
manual
 Identificacin
4
65
de procedimientos
66
manual
 4.1 Definicin y objetivos

La identificacin aplicada a los archivos histricos es el anlisis de las caractersticas formales e

informativas de los documentos que componen un fondo o una coleccin, as como del contexto
histrico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al establecimiento
de las series documentales.
Si bien la identificacin debe realizarse en los archivos de gestin, que es donde se
definen y sistematizan las categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura
de un acervo, es comn que en las oficinas y archivos respectivos no se siga dicho proceso en
forma correcta y, por tanto, la documentacin llegue a los archivos histricos sin los elementos
mnimos para determinar criterios de organizacin y otros aspectos relacionados.
De esta manera, aun cuando el archivo histrico no es la instancia en que debe realizar-
se la identificacin de series, sta resulta obligada para aplicar el principio bsico de respeto a
la procedencia y orden original de un acervo, lo cual adems ha de sustentarse en funcin
de los valores que interesan a un archivo histrico en un documento sobre el anlisis del
conjunto en cuestin, que llamamos estudio preliminar.
En el caso de fondos institucionales transferidos de manera organizada, o con los procedi-
mientos archivsticos adecuados, la actividad se limita a reconocer los documentos en cotejo con las
relaciones de traslado que se presenten, a ubicar grupos y subgrupos que se correspondan con la
estructura organizativa y funcional de la institucin, y conocer las principales series determinadas
por la gestin de esos documentos.
Los objetivos de la identificacin son:
reunir elementos para organizar un fondo o coleccin, reconociendo el contexto
histrico-administrativo o histrico-biogrfico en el cual se produjeron o acumularon los do-
cumentos
distinguir o reconocer las series documentales en que se basa o puede apoyarse la
clasificacin de un fondo o coleccin
coadyuvar con los procesos de registro y control de documentos, y con la planeacin
de proyectos descriptivos.

67
de procedimientos
 4.2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Registro primario
Conformacin del estudio preliminar
Propuesta de seriacin

4.2.1 Registro primario

Recibido por el Archivo Histrico el acervo del caso, se someter a una primera revisin que
permita recoger datos para el mejor conocimiento de la masa documental, y elementos para
aplicar los procesos tcnicos que se requieran. Asimismo se ir concentrando informacin
para el estudio preliminar.
La identificacin requiere el acceso, en principio, a dos clases de datos: sobre los pro-
pios documentos y sobre la entidad o persona cuyos objetivos y actividades explican el origen
y la conformacin del acervo.

4.2.1.1 Caracterizacin documental

En esta parte del registro se destaca la informacin general sobre el conjunto: procedencia,
volumen y medios de control y localizacin, as como principales asuntos o materias conteni-
dos; fechas extremas, y qu nombres propios se citan con frecuencia, ya sean personas (sobre
todo emisores y receptores), entidades sociales o topnimos.
Tambin se registran las caractersticas diplomticas y/o tipos documentales ms comunes, y
otras clases de documentos que se encuentren adjuntas (folletos, libros, mapas, peridicos), y cuan-
do sea relevante su mencin, se especifican los soportes materiales (papel, acetato, cinta) o bien sus
formatos (cassettes, diskettes, CD-Rom).
Finalmente, si existe alguna organizacin previa, se reconocen y consignan sus criterios
y alcance.

68
manual
 4.2.1.2 Informacin sobre la institucin o persona

Para el estudio de la institucin en el caso de los archivos de dependencias universitarias y

similares y del contexto en el que se acumularon los documentos, los datos a considerar son
los nombres oficiales de la dependencia y de la entidad administrativa superior, as como la
diagramacin de su estructura organizativa (organigramas).
Los documentos normativos sobre sus funciones y actividades explican en gran parte el
sentido de dicha estructuracin, y permiten asociar unidades administrativas menores con cada
actividad generadora de documentos.
Para archivos y colecciones particulares se recogen datos biogrficos del personaje que
gener o recopil los documentos, principalmente los relativos a su trayectoria profesional, sus
actividades pblicas y, en general, los procesos de carcter histrico en los que haya participado.

4.2.2 El estudio preliminar

Integrar un documento de anlisis se considera bsico para el conocimiento general de cualquier

acervo, sobre todo para establecer la organicidad desarrollada al interior del mismo, lo cual nos
facilitar su procesamiento.
La informacin para el estudio preliminar se obtiene fundamentalmente de los propios
documentos, en especial de aquellos que revelan la estructura, las funciones y la normatividad
del ente generador o los que se refieren, por otra parte, a la organizacin o a la transferencia
del acervo; puede ser recomendable entrevistarse con quienes se encargaron de estos proce-
sos y aun, cuando sea posible, con quienes generaron o bien recopilaron la documentacin.
Tambin se integrarn datos obtenidos en la bibliografa disponible sobre la institucin
o personaje que da nombre al conjunto.
Los resultados de esta investigacin documental y bibliogrfica se integran en un texto que
describe el desarrollo de la entidad generadora en funcin de sus atribuciones o intereses, y de
las actividades con cuyo desempeo se vincularon los documentos, revelando la estructura u

69
de procedimientos
organizacin que debi requerir la consecucin de objetivos a lo largo de su trayectoria. Este
anlisis deber comprender dos apartados principales:

4.2.2.1 Caracterizacin archivstica

Adems de caracterizar en lo general al grupo documental: universitario o incorporado,

institucional o personal, fondo o coleccin, debe explicarse su composicin tipolgica y su
contenido informativo, para ocuparse luego de dos aspectos fundamentales:
A. Estado de organizacin y descripcin del conjunto, en caso de que se detecte alguna
clasificacin y/u ordenacin; qu porcentaje de los documentos involucran; si existen instrumen-
tos descriptivos, de qu tipo (relacin documental, gua, inventario o catlogo) si funcionan o no,
el porcentaje de la documentacin as como las unidades archivsticas que se describen.
B. Antecedentes del acervo, que comprenden las vicisitudes de la documentacin: con qu
criterios se ha manejado y por parte de qu oficinas o personas; con qu carcter y en qu
condiciones de almacenamiento; si el orden original ha sufrido cambios o el acervo estuvo
expuesto a percances y de qu gravedad; si se realizaron valoraciones y depuraciones, o bien
se desmembraron o desvincularon documentos, y en general toda informacin que nos permi-
ta un seguimiento detallado del grupo documental desde sus orgenes.

4.2.2.2 Anlisis histrico-normativo

La historia de la institucin o la biografa de quien gener o acumul los documentos destacar

las actividades sustantivas, as como la forma en que se organizaron las funciones o los objetivos.
En el caso de una institucin, se har nfasis en la reglamentacin y en la evolucin de su
estructura orgnica y funcional. Cuando se detecten cambios de denominacin en las oficinas, o
variaciones en la estructura y/o en las funciones y actividades de su competencia, conviene darles
un seguimiento cronolgico y consultar los instrumentos legales que expliquen los cambios.

70
manual
 Si se trata de archivos particulares, la sntesis biogrfica de quien gener o recopil la
documentacin subrayar los principales intereses y realizaciones de su trayectoria personal,
sean sus aspectos privados o su desempeo pblico.
Si bien no existen relaciones orgnico-funcionales que reconstruir en las colecciones
documentales, ser preciso establecer bajo qu criterios se formaron, as como las diversas
fuentes, para organizarlas con base en lineamientos de agrupacin lgicos, conservando cada
coleccin como unidad documental. Estos criterios podran ser la autora de los documentos,
su temtica, su tipologa o las caractersticas de su soporte.

4.2.3 Seriacin

Para concluir, debern enumerarse las series resultantes del proceso de identificacin, que cons-
tituyen el esqueleto de cualquier plan de organizacin y descripcin del grupo documental, al
establecer la relacin entre los documentos y la entidad productora de los mismos.
La serie es el conjunto de documentos en el cual se materializan las tareas concretas de una
entidad u organismo de la administracin, a travs de los tipos documentales referidos a un
asunto o materia. La serie es el resultante de dos elementos esenciales:
El elemento orgnico que se identifica con la entidad productora, sea sujeto, oficina
u organismo,
El elemento funcional que est muy relacionado con el tipo documental en que se
hacen homogneos los formatos, el contenido y muy regularmente, el soporte.
Con los datos obtenidos de la caracterizacin documental y de la institucin o persona que
acumul los documentos, se pueden establecer las diversas unidades productoras de la documenta-
cin ya sean oficinas o entidades mayores y, con base en las competencias de cada una de ellas y en
el anlisis de los tipos documentales en que se materializan, realizar un repertorio de series docu-
mentales que sern, precisamente, el resultado de ambos elementos. Por ejemplo, expedientes de
personal, correspondencia del director o de algn otro funcionario, presupuestos de la administra-
cin central, actas del Consejo Universitario, informes de la Secretara Administrativa, etc.

71
de procedimientos
 Este listado de series documentales ser la columna vertebral de la clasificacin de un fondo, pues
en stas se estar reflejando esa estructura orgnico-funcional de la institucin as como la forma en que
se establecen las relaciones entre los documentos, a partir de las actividades concretas materializadas en
tipos documentales especficos.

4.3 Polticas generales

En los fondos que renan las condiciones que se marcan para las transferencias, la identifica-
cin se enfocar al reconocimiento de las series documentales. En el caso de los fondos des-
organizados, el alcance de este proceso se extender a la reconstruccin de las series.
La identificacin debe ser realizada por el o los archivistas que queden a cargo del
fondo o coleccin y los resultados de la misma deben quedar plasmados en un estudio prelimi-
nar que d cuenta del estado de la documentacin, la entidad generadora y las relaciones entre
ambas.
Las series resultantes del proceso de identificacin sern la base para la aplicacin
correcta y puntual del principio de procedencia.
El estudio preliminar resultante de la identificacin se anexar al respectivo expediente
del fondo o coleccin en el Registro Central de Grupos Documentales del Archivo Histrico.

72
manual
 Organizacin
5
73
de procedimientos
74
manual
 5.1 Definicin y objetivos

Es el proceso que evidencia y en lo posible reconstruye la estructura orgnica de un archivo,

mediante la asignacin del lugar definitivo dentro del conjunto a cada uno de los grupos y/o
piezas que lo componen, de manera que se represente la naturaleza del o los organismos que
generaron el acervo. En el caso de colecciones documentales, se refiere a la manera de rela-
cionar las unidades archivsticas que las integran, con criterios generalmente basados en las
actividades y temtica que originaron la recopilacin.
La organizacin consta de dos etapas: clasificacin y ordenacin, y tiene por objetivos:
evidenciar o reconstruir la organicidad de un archivo, a partir de las relaciones funcionales
y estructurales que de manera natural se producen entre los documentos durante su ciclo vital.
dar a cada unidad archivstica su lugar correspondiente, mediante la aplicacin del
principio de procedencia y orden original en los fondos institucionales, o segn lineamientos
lgicos de agrupacin, en el caso de las colecciones.
coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan
mayor informacin si se encuentran integrados con su contexto.

5.2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Clasificacin
Ordenacin

5.2.1 Clasificacin

Consiste en separar los documentos en grupos y categoras, de acuerdo con la estructura

orgnica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo particular con
las actividades del personaje que gener los documentos, o bien la temtica de los mismos en
el caso de las colecciones.

75
de procedimientos
 Se distinguen dos actividades en la clasificacin:
a) la elaboracin de un cuadro clasificador a partir del estudio preliminar y de acuerdo
con la estructura jerrquica y/o las funciones o actividades del ente generador o recopilador, y
b) la aplicacin fsica o conceptual del cuadro clasificador. La aplicacin fsica consiste
en la colocacin de los documentos en su lugar correspondiente de acuerdo con los grupos y
subgrupos establecidos en el cuadro. La aplicacin conceptual se refiere a la asignacin de
claves archivsticas y topogrficas en el cuadro de clasificacin y en las unidades de instalacin,
sin que esto signifique reubicar fsicamente la documentacin.
La clasificacin se efecta despus de que se distinguen las series documentales o, en su
caso, tras la elaboracin del estudio preliminar que establezca los elementos para la identificacin
de las mismas.
Se elabora un cuadro clasificatorio que permita sistematizar y estructurar, jerrquica y
lgicamente, las funciones y actividades que propiciaron la creacin y recepcin de documentos,
mismos que con la informacin de este cuadro se organizan intelectualmente, lo cual, confiere al
conjunto su carcter orgnico.
Al jerarquizar grupos y subgrupos documentales, el cuadro de clasificacin establece dos
niveles: uno que se identifica con la organizacin o entidad generadora, a la cual corresponden
las secciones y subsecciones del cuadro, y otro que se identifica con las actividades cuyo desem-
peo tendra por objeto dicha organizacin, y que se corresponden con las series documentales.
La clasificacin se puede realizar a partir de algunos de estos elementos:
a) la estructura orgnica
b) las funciones
c) los asuntos
En el primer caso estamos hablando de una clasificacin orgnica cuando refleje la estruc-
tura que la institucin adopt para cumplir con sus objetivos y funciones; se parte generalmente
de los organigramas de la entidad.
La clasificacin ser funcional cuando la divisin de grupos y subgrupos se basa en las
funciones o tareas que desempe una institucin, independientemente de cmo se hayan
organizado.

76
manual
 La clasificacin por asuntos se sustenta en la distincin de temas o materias que contie-
ne un acervo y que, por no existir relaciones orgnicas entre sus partes, es la nica posibilidad
de darles coherencia, por ejemplo tratndose de colecciones documentales.
Tambin puede aplicarse una clasificacin mixta (orgnico-funcional), en los casos en
que la entidad que acumula los documentos, se organiza de acuerdo con una estructura en la
que varias actividades se corresponden con una sola dependencia u oficina o, por el contrario,
cuando una sola funcin o actividad sea realizada por varias oficinas o dependencias.
Entre los fondos incorporados a los archivos universitarios es comn encontrar documen-
tos de los que no obedecen a una acumulacin natural, producto de gestiones o desempeos
especficos, sino a una voluntad personal que los ha reunido, por motivos especficos y a partir de
diversas fuentes. En estos casos tambin puede intentarse una clasificacin mixta, que entremez-
cle las actividades principales, el orden original y los temas a que se refiere la documentacin.
Una vez definido el esquema o cuadro clasificatorio, los documentos deben separarse
fsicamente, si es que an no tienen colocacin adecuada, primero de acuerdo con los rubros
ms generales o secciones, y dentro de stas si se especifican subsecciones, para final-
mente separarlos de acuerdo con los asuntos o tipos documentales que formen series.

5.2.2 Ordenacin

La ordenacin es la accin de unir secuencialmente la documentacin, conforme a su natural

relacin, mediante criterios alfabticos y/o cronolgicos. Se aplica a las series slo despus de
conocer las caractersticas de los documentos, cuya naturaleza constituye el factor fundamen-
tal en la seleccin de una unidad de orden; el archivista necesita desentraar los elementos que
relacionan unos documentos con otros, para agruparlos en expedientes y, dentro de stos,
establecer para las piezas documentales una secuencia tal que permita evidenciar la organicidad
del conjunto.
Cada serie es distinta por naturaleza y, por tanto, la unidad de orden puede no ser homo-
gnea entre sus expedientes, y la ordenacin en general puede ser independiente en cada serie.
Se distinguen dos tipos de actividad en esta operacin:

77
de procedimientos
 5.2.2.1

Una ordenacin intelectual que consiste en el anlisis de la natural relacin entre los documentos
para determinar la unidad de orden que se aplicar en cada caso.
En el caso de ordenarse alfabticamente, para los nombres de personas se considera
primero el apellido paterno, luego el materno y finalmente el resto del nombre; si la ordenacin
es cronolgica, la secuencia toma en cuenta, en primer trmino, el ao o aos en que se origin
el documento o el expediente, despus los meses y finalmente los das.

5.2.2.2

Una ordenacin fsica que aplica los criterios elegidos, colocando los documentos en sus
respectivas unidades de instalacin y en los contenedores apropiados, con el objeto primordial
de disponer sus lugares naturales y definitivos, lo cual permite una efectiva localizacin y
facilita cualquier tratamiento.
El proceso debe orientarse en dos sentidos: a) la adecuada preservacin fsica del
acervo, y b) el control riguroso de su custodia y su consulta, mediante claves de organizacin
que se anotarn tanto en las unidades archivsticas como en las de instalacin. Para tales
efectos, se contemplan las siguientes actividades especficas:

A. Guarda es la colocacin de los documentos en carpetas y cajas adecuadas, en tamao

Guarda
y condicin, para su resguardo; estas unidades de instalacin de los expedientes debern exhibir
los datos que permitan su utilizacin y faciliten la reintegracin de su secuencia de orden:
1. Nombre del fondo de pertenencia
2. Subclases correspondientes: seccin, subseccin y serie
3. Expedientes contenidos en la unidad
4. Fechas extremas
5. Nmero progresivo de la unidad

78
manual
 Cada expediente o cada pieza suelta, si es el caso, se colocan en una carpeta que los
proteja y facilite su localizacin para el servicio al pblico; en la carpeta debern anotarse
tambin los datos archivsticos y topogrficos:
1. Nombre del fondo de pertenencia
2. Subclases correspondientes: seccin, subseccin y serie
3. Documentos contenidos en el expediente
4. Fecha o fechas extremas
5. Nmero progresivo del expediente
6. Nmero progresivo de la caja que lo contiene
7. Folios inicial y final de los documentos.

B. Signaturacin es la anotacin de datos en un lugar predeterminado del documento;

esta tarea permite la identificacin archivstica de cada una de las piezas, y consiste en aplicar
ciertas claves que facilitan su control y localizacin:
1. Siglas del fondo
2. Nmero de caja
3. Nmero de expediente
4. Nmero de documento
Las anotaciones debern hacerse con lpiz, en el reverso de cada folio, de preferencia
en el lado inferior izquierdo.

C. Foliacin es la numeracin de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo
documental, y podr hacerse por fondo, seccin, subseccin, serie o expediente, atendiendo a
los requerimientos prcticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando nmeros bis o
hasta tris, pero slo como excepcin.
Tanto la signaturacin como la foliacin se harn al trmino de la organizacin, es decir,
una vez que la clasificacin y la ordenacin sean definitivas.

79
de procedimientos
 5.3 Polticas generales

Para los efectos del presente captulo, se definieron algunos elementos que consideramos
bsicos para la aplicacin adecuada del proceso de organizacin:
Archivo
Ar chivo es el conjunto de documentos que se acumulan en el proceso natural de una
gestin administrativa realizada por una persona o institucin pblica o privada, y que se
conserva respetando su procedencia y orden originales, para servir de testimonio e informa-
cin o como fuente para la historia.
Fondo es un conjunto de documentos generados dentro de la estructura funcional de
un organismo y en el ejercicio de su competencia, establecido como una unidad archivstica
conforme al principio de procedencia y, en caso necesario, a la conveniencia de darle un
tamao y carcter adecuados para realizar las tareas de organizacin, descripcin y difusin.
Coleccin documental es la agrupacin de documentos que no responde a una ges-
tin institucional o personal, sino a intereses especficos. Suelen reunir piezas cuya relacin
est determinada por el tema o asunto, y generalmente proceden de fuentes diversas, por lo
que no mantienen una estructura orgnica ni responden al principio de procedencia.
Seccin es una primera divisin del fondo que contiene una o varias series, correspon-
diente a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos de procedencia. En el caso
de los fondos o colecciones de particulares, se refiere a las principales lneas de funcionamien-
to o actividad de quien gener o recopil los documentos.
Subseccin es una divisin de la seccin y responde a la forma estructural en que la
institucin o dependencia distribuye sus funciones. Si el organismo productor posee una estruc-
tura compleja, cada seccin puede tener tantos grupos subordinados como sean necesarios, para
reflejar los niveles de la organizacin hasta la unidad administrativa ms pequea.
Seccin facticia es una agrupacin documental creada en un archivo por motivos de
conservacin o instalacin, determinados habitualmente por la tipologa o el soporte de las
piezas, aunque tambin por razones subjetivas para destacar la importancia de un tema.
Serie es el conjunto de documentos generado por un mismo proceso administrativo,
competencia de una instancia administrativa especfica. Cada serie documental suele respon-

80
manual
der a la conjuncin de unidades archivsticas que atienden asuntos o materias similares, o bien
conformadas por tipologas documentales especficas.
Expediente es la unidad archivstica integrada por los documentos generados orgnica
y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.
Documento de ararchivo
chivo es el testimonio material de un hecho o acto, elaborado de
acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal y que encuentra pleno sentido en
tanto ocupa un lugar determinado dentro del conjunto archivstico.
El cuadro o esquema de clasificacin constituye la base de cualquier tarea de organiza-
cin, deber elaborarse con la informacin recabada durante el estudio preliminar y funda-
mentarse en el principio de procedencia y orden original, elemento metodolgico fundamen-
tal en la clasificacin de fondos documentales.
El principio de procedencia y orden original establece que los documentos deben
conservarse dentro del fondo al que naturalmente pertenecen y dentro de ste, conservar la
ordenacin interna que tuvo durante su periodo activo.
En caso de que la documentacin ingrese con una clasificacin y sta sea congruente
con los principios archivsticos y sirva a los fines del servicio en el Archivo Histrico, despus
del estudio preliminar se proceder a su descripcin y puesta en servicio.
En caso de que exista una organizacin previa de los materiales y sta no obedezca al
principio de procedencia y orden original pero permita brindar un adecuado servicio al pblico,
este principio deber aplicarse mediante una clasificacin conceptual con base en el cuadro
respectivo.
La clasificacin orgnica se preferir para los fondos que corresponden a instituciones
vigentes, donde se puede presumir que la estructura ha sufrido modificaciones mnimas.
La clasificacin funcional se preferir para los fondos de instituciones de larga duracin,
cuyo funcionamiento sugiere cambios en su estructura, de tal forma que resulta difcil establecer
una continuidad organizativa.
La clasificacin temtica slo es aceptable para las colecciones de documentos y las
secciones facticias de los fondos.

81
de procedimientos
 Las secciones en los cuadros de clasificacin debern jerarquizarse conforme a la
estructura orgnico-funcional de la institucin o dependencia o, en su defecto, disponerse a
partir de criterios cronolgicos.
La estructura jerrquica de los grupos y subgrupos documentales se har evidente en los
cuadros de clasificacin anotando el nombre de las secciones con mayscula compacta, antece-
didas de un nmero; el de las subsecciones con mayscula inicial y un nmero subordinado. Por
su parte, los nombres de las series documentales se escribirn con minsculas precedidas sola-
mente de un guin. (vase el ejemplo de presentacin de un cuadro de clasificacin en los
formatos correspondientes).
Aun cuando una institucin sea similar a otra, su cuadro de clasificacin es nico pues
corresponde a una estructura orgnico funcional especfica y a grupos documentales precisos;
sin embargo, pueden consultarse otros esquemas de clasificacin y tomarse como referencias
para definir ciertos elementos de uno nuevo.
El cuadro de clasificacin inicial podr variar en la medida en que se realice la organi-
zacin, pues el conocimiento ms exacto de los documentos y de su contexto puede dar la
pauta para aadir o quitar secciones, subsecciones y series.
Las subseries, utilizadas en algunos archivos son elementos que hacen descender la
clasificacin a particularizaciones tipolgicas o temticas no deseables ya que hacen de la clasi-
ficacin una tarea muy laboriosa y difcil, por lo que debern utilizarse slo en casos especiales.
La ordenacin debe aplicarse con independencia a cada serie documental dentro del
fondo o seccin. La documentacin dar la pauta para determinar la unidad orden que se ha de
aplicar.
Existen unidades de orden, distintas de la data cronolgica o el alfabeto, que solamen-
te se podrn aplicar en las colecciones de documentos (soporte, tcnica de elaboracin, for-
mato, etc.).
Cuando un documento por su tamao o su soporte requiera de una guarda
especial para su conservacin, se separar fsicamente de los dems documentos pero conser-
var el lugar archivstico que le corresponde de acuerdo al principio de procedencia y orden
original.

82
manual
 5.4 Anexos y formatos
5. 4. 1

NIVELES DE CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE UN FONDO

FONDO

SECCIN SECCIN SERIE

SUBSECCIN SERIE SERIE EXPEDIENTE

SERIE PIEZA DOCUMENTAL EXPEDIENTE EXPEDIENTE

PIEZA DOCUMENTAL PIEZA DOCUMENTAL

5.4.2 CUADRO DE CLASIFICACIN

FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO

1. RECTORA

1.1. Constituciones

1.2. Visitas

1.3. Superiores rdenes

decretos de gobierno
edictos, bandos y proclamas, hemerografa

83
de procedimientos
 rdenes de la iglesia
rdenes dirigidas al Colegio

1. 4. Asuntos de alumnos
matrcula
licencias de alumnos
certificados expedidos por el Colegio
salidas de alumnos

1.5. Becas
noticias y fundacin
becas ordinarias
becas reales
becas nacionales
becas de oposicin
becas de gracia o limosna
becas de diezmo
becas de capilla
becas de biblioteca
restitucin de becas

1. 6. Vida acadmica
junta de catedrticos
memoriales
noticias de ctedras
registro de catedrticos
oposiciones a ctedras
nombramientos

1. 7. Obras pas y Capellanas

noticias de obras pas
noticias de capellanas
Coleccin Jos Nicols de Olaez
Coleccin Antonio Joaqun de Rivadeneyra

84
manual
1. 8. Correspondencia
inventarios

2. SECRETARA

2.1. Informacin de alumnos

expedientes de ingreso
partidas de bautismo
certificaciones de estudio
solicitudes de racin y pensin
boletas de matrcula
expedientes de exmenes
invitaciones a sustentacin de exmenes
sustentacin de exmenes
disertaciones
dispensas y concesiones para exmenes y/o cursos
solicitudes y recibos por devolucin de documentos

3. MAYORDOMA

3.1. Ingresos y egresos

cuentas generales
presupuestos de caja
juicios y visitas
correspondencia

3. 2. Gastos
alimentos y despensa
honorarios y sueldos
becas y capellanas
ctedras y gabinetes
-secretara
-enfermera

85
de procedimientos
 capilla
impuestos y contribuciones judiciales
obras y reparaciones
extraordinarios

3.3. Colegiaturas
saldadas
adeudos y condonos

3.4. Contabilidad de propiedades

censos activos
censos pasivos
cargo y data
arrendamientos
venta y cesiones
compra-venta de esclavos

4. COLEGIO DE CRISTO

4.1. Fundacin
4.2. Informes de visitadores
4.3. Vida acadmica
informacin varia
becas
expedientes de alumnos

4.4. Vida administrativa

fincas
arrendamientos
hacienda de Acamilpa
censos
correspondencia

4.5. Incorporacin a San Ildefonso

86
manual
 Descripcin
6
87
de procedimientos
88
manual
 6.1 Definicin y objetivos

La descripcin es la enumeracin de los principales elementos formales e informativos de los

documentos, que permite conocer sus rasgos determinantes y, de manera general, las caracters-
ticas estructurales y funcionales de la institucin que les dio origen, o bien las actividades o temas
desarrollados por el personaje que los gener o recopil. Los objetivos de la descripcin son:
-proporcionar informacin acerca de la institucin o persona que acumul los documentos,
-mostrar a los usuarios de manera rpida y sencilla el contenido de un fondo o de una
coleccin documental, y
-auxiliar en el manejo interno de la documentacin, por medio de instrumentos de control
(p. ej. relaciones de traslado, catlogos de disposicin documental e ndices).

6.2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Elaboracin de instrumentos descriptivos
Automatizacin

6.2.1 Elaboracin de instrumentos descriptivos

Los instrumentos descriptivos que se elaboran para fondos y colecciones tanto textuales
como grficos son: guas, inventarios y catlogos.
La descripcin debe ir de lo general a lo particular; describir primero la totalidad y
despus cada una de sus partes constitutivas. La unidad de descripcin ms amplia es el archivo
que puede estar constituido por fondos y colecciones, a los que corresponde, como nivel de
descripcin, la gua.
Los fondos y colecciones estn formados por secciones a su vez divididas en series
que requieren otro nivel de descripcin: el inventario.

89
de procedimientos
 Las series estn integradas por unidades archivsticas compuestas (expedientes) y/o sim-
ples (piezas documentales) a las cuales corresponde el catlogo como instrumento descriptivo.
Los ndices son instrumentos auxiliares de los inventarios y catlogos.
Para caracterizar en general los instrumentos descriptivos, se han adaptado a nuestras
circunstancias los elementos que estableci la Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica, ISAD (G) por sus siglas en ingls (ver anexos).

6.2.1.1 Gua

La gua es un instrumento de consulta que registra y proporciona informacin panormica

sobre la formacin y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o una
coleccin en particular, con el objetivo de orientar y auxiliar en la bsqueda de la informacin,
de manera muy general y sin descender al detalle. Se contemplan dos tipos:
A. Las guas generales son instrumentos de consulta que dan informacin global sobre
todos los fondos y colecciones que guarda el Archivo. De acuerdo con la ISAD (G), una gua
general comprendera los siguientes elementos:

1. Nombre del Archivo y clave asignada (cdigo de referencia).

2. Desarrollo histrico.
3. Caracterizacin de cada uno de los grupos documentales que resguarda, con los siguien-
tes datos:
sntesis histrica del grupo y forma de ingreso al Archivo
asuntos o materias principales del contenido
fechas extremas, sealando las predominantes, as como las lagunas cronolgicas significa-
tivas
volumen en metros lineales, en cajas o en piezas documentales (diapositivas, rollos, videos
y otros)
estado de organizacin y descripcin
estado de conservacin
restricciones de consulta (especificar las causas).

90
manual
 4. Horarios y condiciones de consulta.
5. Servicios que ofrece el Archivo.
6. Domicilio, telfono y otras formas de comunicacin.
7. Nombre(s) del(os) responsable(s) del Archivo.

B. Las guas especficas son aquellas que dan informacin, de manera particular, sobre el
contenido de un fondo o coleccin, y contemplan los siguientes elementos de descripcin:

1. Clave del fondo o coleccin con la que se consigna en el Registro Central de Grupos
Documentales.
2. Nombre completo del grupo documental.
3. Historia administrativa o biografa de la entidad productora del archivo. Se proporciona
una resea histrica o datos biogrficos de quien acumula el fondo o coleccin, para situar
los documentos en su contexto; se debe recabar de manera concisa cualquier informacin
significativa sobre el origen, transformacin, desarrollo, objetivos, actividades y funciona-
miento del(os) organismo(s), o sobre la vida y actividades del(os) personaje(s) productor(es)
de los documentos.
4. Resumen del contenido informativo del fondo o coleccin.
5. Forma de ingreso (transferencia, compraventa o donacin), anotando los nombres de las
personas o instituciones responsables de los actos jurdicos, as como las fechas en que se
efectuaron.
6. Nuevos ingresos. Cuando se trata de un fondo abierto, se debe informar si se esperan
nuevas transferencias y, de ser posible, especificar las fechas en que se verificarn.
7. Aos extremos de la documentacin. En caso de que existan, debern anotarse fechas
predominantes o lagunas significativas, ejemplos: (predominan 1767-1867) (laguna 1525-
1588).
8. Volumen. Deber expresarse en metros lineales, en cajas archivadoras o en piezas docu-
mentales, ejemplos:
4.20 m. 35 cajas
128 fotografas
3 rollos de pelcula
124 videocasettes.

91
de procedimientos
 9. Caractersticas fsicas. Se indicarn los formatos, soportes, y otras cualidades que a juicio del
archivista sea necesario registrar, as como cualquier detalle fsico o condicin que pudiera
afectar la consulta de los documentos.
10. Valoracin, seleccin y eliminacin. Especificar, en su caso, los criterios que se aplicaron
en dichas operaciones.
11. Datos sobre la organizacin y descripcin del material documental, es decir, aqullas
referencias que a juicio del archivista sean importantes para facilitar al investigador la consulta
de los documentos; por ejemplo:
todas o las principales secciones y series del fondo (de estas ltimas, la forma en que fueron
ordenadas)
porcentaje de la documentacin organizada y descrita
cuadro de clasificacin en caso de que exista
ficha bibliogrfica de los instrumentos descriptivos publicados o los datos sobre los indi-
tos, mencionando el nivel de descripcin y las secciones o series descritas.
12. Condiciones de acceso que afecten la disponibilidad del fondo o coleccin, indicando el
periodo de restriccin de la consulta y la fecha en que los documentos sern accesibles.
13. Derechos de autor y normas sobre reproduccin que regulan la utilizacin del fondo o
coleccin.
14. Fuentes complementarias del grupo documental en otros archivos.
15. Existencia de copias, especificando si el fondo o alguna de sus partes estn disponibles en
otro soporte.
16. Observaciones que a criterio del archivista deban ser destacadas y no se mencionen en
los puntos anteriores.

6.2.1.2 Inventario

Es el instrumento que describe un fondo, coleccin o seccin tomando las series como unidades
descriptivas y sus objetivos son:
reflejar, a partir de las series documentales, la estructura, organicidad, funciones y
actividades de quien recopil la documentacin, sea institucin o persona, y
servir como instrumento de control de la documentacin y, asimismo, coadyuvar en la
consulta de la informacin que sta contiene

92
manual
 Para su presentacin, adems de la informacin requerida para las guas especficas (nme-
ros 1 al 16), que servir como descripcin global del fondo o coleccin, el inventario deber
consignar los siguientes datos:

17. Los aos extremos de cada serie descrita, consignando los predominantes y/o lagunas
cronolgicas.
18. Entrada descriptiva o resumen: breve registro del contenido informativo de cada una de
las series en el que debern anotarse los asuntos recurrentes y los principales tipos documen-
tales, emisores y receptores, y materias y/o asuntos.
19. Nombre de cada serie
20. Ubicacin topogrfica: nmero(s) de caja, de expedientes y de folios.

6.2.1.3 Catlogo

Es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades archivsticas,
compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie, una sec-
cin, un fondo o una coleccin. Sus objetivos tambin son servir como medida de control y
auxiliar en la localizacin de la informacin, orientando al usuario, de manera pormenorizada,
sobre el contenido de los documentos y sus caractersticas particulares.
Adems de los elementos ya sealados respecto de instrumentos ms generales, los
datos bsicos de las fichas catalogrficas son:

21. Nmero progresivo de ficha, del cual se valdr el ndice para ubicar nombres propios,
corporaciones y materias.
22. Fecha completa (ao, mes, da), en caso de describir piezas documentales; cuando la
unidad de descripcin sea el expediente, debern consignarse slo fechas extremas.
23. Lugar(es) de emisin del documento (ciudad y, en su caso, pas).
24. Entrada descriptiva compuesta de los siguientes elementos:
A. En caso de fondos y colecciones textuales:
tipo(s) documental(es)

93
de procedimientos
 nombre(s) del (os) emisor(es) y receptor(es), consignando su(s) profesin(es), oficio(s) o cargo(s)
asunto(s) o resumen informativo
B. En caso de secciones y colecciones grficas:
clase de documento y/o gnero
ttulo
asunto y/o tema
personajes
autor (diseador, impresor, dibujante, productor, director, crditos)
25. Observaciones (debern escribirse entre parntesis)
A. En caso de fondos y colecciones textuales, podrn referirse a:
estado fsico
registro de firmas y elementos de autenticacin
tradicin documental
caractersticas del documento fuera de lo comn.
B. En caso de secciones y colecciones grficas, a:
estado fsico
formato
escala
tcnicas
color
duracin
idioma
reconocimientos
caractersticas del documento fuera de lo comn
26. Ubicacin archivstica del documento:
siglas del fondo
seccin
subseccin
serie
27. Ubicacin topogrfica:
unidad de instalacin (nmero de caja, planero, gabinete, estante, etc.)
nmero de expediente y/o

94
manual
 nmero de documento
fojas
6.2.1.4 ndice

Es un listado de palabras y/o trminos controlados y normalizados mediante representacin

alfabtica (nombres de personas, lugares, temas y corporaciones) consignados en los instru-
mentos descriptivos y en la documentacin.
Es un elemento adicional de los instrumentos de consulta, cuya finalidad es facilitar aun
ms la consulta al abreviar la descripcin. El ndice as entendido, puede ser de dos tipos:
el que rene las voces citadas en el instrumento de control (inventario o catlogo), y
el que adems de estas voces incluye otras consignadas en los documentos descritos.
El orden alfabtico de las voces debe estar acorde con el diccionario de la Real Acade-
mia de la Lengua Espaola y presentarse a manera de listado, registrando los nombres o temas,
seguidos del nmero de la ficha descriptiva o de la pgina donde se encuentren.
Es comn la elaboracin de ndices generales, que sistematizan nombres de personas,
corporaciones, lugares y materias.

6.2.2 Automatizacin

Un programa de automatizacin en los archivos universitarios debe comprender tres vertientes:

gestin y control de documentos y de usuarios, consulta sistematizada de los instrumentos descrip-
tivos a travs de bases de datos, y reproduccin de los documentos en soportes alternativos.

Automatizacin de los instrumentos descriptivos

Con el fin de aprovechar las ventajas que ofrece la tecnologa moderna en cuanto a la agilizacin
en la bsqueda de la informacin, como actividad complementaria a la descripcin, pueden
implantar sistemas integrales de consulta automatizada de los fondos y colecciones.

95
de procedimientos
 El proceso mediante el cual la informacin contenida en los instrumentos descriptivos se
introduce en un sistema computarizado, con el fin de agilizar la localizacin de datos, facilitando
las labores de investigacin, comprende varias actividades:
eleccin del software y del hardware
normalizacin de los instrumentos descriptivos que se decida ingresar al sistema
captura de los instrumentos ya normalizados
revisin de la captura
diseo de la base de datos para cada instrumento
respaldo de las bases de datos
incorporacin de las bases de datos al sistema integral
diseo de un interfase de consulta
registro de altas y bajas de los instrumentos descriptivos en el sistema.
El objetivo de la automatizacin es en este caso, agilizar la consulta de los acervos
documentales y normalizar los procedimientos de descripcin y publicacin de los datos con-
tenidos en los documentos.
El primer paso para la automatizacin de los instrumentos descriptivos consiste en la
realizacin de un diagnstico de los mismos, para establecer la posibilidad de su ingreso en el
sistema integral de consulta automatizada.
Es necesario considerar que los instrumentos descriptivos en una institucin archivstica
pudieron ser elaborados en distintas pocas y por diversas personas, por lo que puede no haber
homogeneidad en los elementos y en las formas de presentar la informacin que contienen los
grupos documentales. Esta situacin no debe verse como un impedimento para la incorporacin de
esos instrumentos en el sistema integral de consulta pues, si bien se requiere de mayor trabajo, es
posible normalizarlos con base en una ficha modelo creada ex professo y posteriormente
supervisar su captura mediante alguno de los programas elegidos para la base de datos general.
La normalizacin de instrumentos consiste en aplicar los criterios homogneos e inva-
riables establecidos en los elementos (nmeros 21 al 27) de la descripcin archivstica para los
catlogos, plasmados en la ficha modelo de automatizacin (vase anexo). El proceso de nor-
malizacin supone una serie de actividades :

96
manual
 1. cotejar el instrumento descriptivo con los documentos de referencia, con el fin de optimizar
la confiabilidad de la descripcin;
2. revisar en forma minuciosa los elementos informativos de las fichas que integran el
instrumento, para detectar omisiones en elementos como fechas, nombres y datos archivsticos
o topogrficos, y para verificar el orden progresivo en la numeracin y estandarizar, en lo
posible, la extensin de los resmenes
3. unificar el orden jerrquico y la estructura de los elementos descriptivos, a partir de
la ficha modelo de automatizacin;
4. unificar criterios de redaccin. Concebido como un proceso de edicin, el programa
de automatizacin incluye la revisin cuidadosa de la forma en que se presenta el contenido
informativo (resumen) de los documentos que se describen, y
5. revisar la captura para cerciorarnos de que no se ha incurrido en errores u omisiones
que alteren el sentido y contenido de la descripcin.
Una parte importante del sistema integral de consulta es el interfase diseado conjuntamen-
te por archivistas y tcnicos en computacin, de acuerdo con las posibilidades, los requerimientos
de consulta y los principios archivsticos, lo cual permite al usuario acceder a la informacin de dos
maneras:
a) De lo general a lo particular, a partir del listado de los grupos documentales que inte-
gran el archivo, por el cual se accede a informacin sobre cada uno de ellos en una cdula que
contiene los elementos descriptivos de una gua, ofreciendo datos acerca del estado de descrip-
cin de ese grupo documental y, en su caso, el acceso mismo a los instrumentos respectivos. Se
cumple as con el principio de descripcin multinivel, que establece que sta debe partir de las
unidades archivsticas mayores, y seguir con las intermedias hasta llegar a las menores.
b) Pero tambin se puede obtener informacin de lo particular a lo general; partir de un dato
especfico, un nombre, fecha, lugar o tema, del cual se puede hacer un rastreo por todas las bases
que conforman el sistema, para buscar dicho dato en los diversos grupos documentales del archivo.
El programa integral de consulta se relaciona con el programa sistemtico de digitalizacin
de documentos fotogrficos para establecer los nexos correspondientes, de manera que se
pueda automatizar la consulta de imgenes.

97
de procedimientos
 6.3 Polticas generales

El programa descriptivo debe estar respaldado por la teora archivstica y considerar priorita-
rias las necesidades de la institucin. Debe contemplar los recursos humanos y econmicos
disponibles, as como la preservacin de los materiales documentales y las exigencias del ser-
vicio al pblico.
Las guas, los inventarios y catlogos deben tener como base los elementos generales
establecidos en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G).
El principio de procedencia determina una relacin estrecha de los niveles de organi-
zacin de un grupo documental con los niveles de su descripcin: para un fondo o coleccin
no clasificado ni ordenado puede elaborarse una gua, mientras que a un conjunto que slo
est clasificado le corresponde un inventario y, finalmente, si ya fue clasificado y ordenado
tambin es susceptible de ser catalogado.
Antes de realizar un inventario o un catlogo debe elaborarse una gua especfica del
fondo o coleccin.
El inventario describe cada una de las series de un fondo o coleccin, y no informa en
particular sobre expedientes o piezas documentales.
El catlogo describe cada uno de los expedientes o de las piezas documentales de un
archivo, una seccin o una serie.
La automatizacin deber estar siempre supeditada a los criterios archivsticos y vincu-
lada de manera directa con los procesos de descripcin.
La automatizacin deber entenderse como el aprovechamiento de las ventajas que las
nuevas tecnologas nos presentan, sin menoscabo de los conceptos y mtodos propios de la
archivstica, tratando de aplicar siempre los principios fundamentales como el de procedencia
y orden original y el de la descripcin multinivel, y verificar que estos se apliquen en la
automatizacin a partir de nuestros conocimientos y experiencias.
Las tareas de los archivistas en la automatizacin, requerirn de procesos previos que
garanticen que sta, muestre la esencia misma del trabajo archivstico, es decir, que los grupos
documentales reflejen el sentido de organicidad del material de archivo.

98
manual
 La automatizacin deber atender y aplicar, en lo posible, los elementos de las normas
internacionales de descripcin dictadas por el Consejo Internacional de Archivos.
Los instrumentos de consulta manual ya existentes, se incorporarn al sistema integral
de consulta previa normalizacin en la que se buscar homogeneizar los elementos de las
fichas descriptivas en cuanto a la ortografa y redaccin y se verificar la vigencia del instru-
mento en lo relativo a la veracidad de sus datos, especialmente topogrficos.
Los instrumentos descriptivos pueden elaborarse de manera directa con el equipo de
cmputo escogido para el programa, por parte de los encargados del procesamiento tcnico
de los documentos.
El sistema integral de consulta, implica el establecimiento de un conjunto de progra-
mas relacionados, que contemple las diversas bases de datos, tanto de documentos textuales
como de grficos para presentarlos de manera integrada en un slo sistema.
Para las bases de datos de los instrumentos descriptivos, se utilizar el programa MICRO
CD/ISIS ya que se considera el ms adecuado por sus caractersticas tcnicas, su sencillez en el
manejo y su utilizacin en otros archivos histricos, lo que facilita la comunicacin con otras
instituciones archivsticas.
La estructura de las bases de datos para cada uno de los instrumentos descriptivos que
alimentarn el sistema integral de consulta, ser definida de acuerdo con la ficha modelo
creada para tal efecto, y la extensin de los campos se establecer de acuerdo con las caracte-
rsticas de cada instrumento.
Slo podrn ingresar al sistema de consulta automatizado, las bases de datos que
correspondan a instrumentos descriptivos completos, concluidos de acuerdo con los criterios
descriptivos del archivo histrico, con los elementos de la ficha modelo de automatizacin y
con los requerimientos del sistema.
Ser necesaria una constante revisin, y en su caso actualizacin, del sistema integral
de consulta automatizada, en cuanto al software y hardware utilizados.
Ser necesario establecer mecanismos de respaldo de las bases de datos desde su captura
inicial hasta su transferencia a MICRO CD/ISIS, con el fin de proteger la informacin contenida en
las mismas y evitar que algn problema tcnico pueda alterar o desaparecer su contenido.

99
de procedimientos
 6.4 Anexos y formatos

6. 4.1 ELEMENTOS DE LA NORMA GENERAL INTERNACIONAL DE DESCRIPCIN

ARCHIVSTICA. ISAD (G)

1. REA DE IDENTIFICACIN

1.1. Cdigo (s) de referencia

1.2. Ttulo

1.3. Fecha (s)

1.4 Nivel de descripcin

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o di-

mensiones)

2. REA DE CONTEXTO

2.1 Nombre del o de los Productor(es)

2.2 Historia institucional/Resea biogrfica

2.3 Historia archivstica

2.4 Forma de ingreso

3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 Alcance y Contenido

3.2 Valoracin, Seleccin y Eliminacin

3.3 Nuevos Ingresos

3.4 Organizacin

100
manual
 4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

4.1 Condiciones de acceso

4.2 Condiciones de reproduccin

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentacin

4.4 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos

4.5 Instrumentos de descripcin

5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

5.1 Existencia y localizacin de los originales

5.2 Existencia y localizacin de copias

5.3 Unidades de descripcin relacionadas

5.4 Nota de publicaciones. Bibliografa

6. REA DE NOTAS

6.1 Notas

7. REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN

7.1 Nota del archivero

7.2 Reglas o Normas

7.3 Fecha(s) de la(s) descripcin(es)

101
de procedimientos
 6.4.2 EJEMPLOS DE FICHAS DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
6.4.2.1 FICHA DESCRIPTIVA PARA LA GUA GENERAL
(Se incluyen ejemplos tomados del Archivo Histrico de la UNAM)

COLECCIN FOTOGRFICA CARLOS LAZO BARREIRO

El arquitecto Carlos Lazo naci en la ciudad de Mxico en 1917, estudi arquitectura en la

Universidad Nacional Autnoma de Mxico y se gradu en 1939 con la tesis Planificacin y
arquitectura rural en Mxico. En 1941 obtuvo la beca Delano Aldrich para estudiar urbanis-
mo en Estados Unidos y, posteriormente public la revista Construccin y dio clases en la
Universidad y en el Politcnico.
Durante el gobierno del presidente Miguel Alemn fue oficial mayor de la Secretara de
Bienes Nacionales (1947), Consejero de la Presidencia de la Repblica (1949) y gerente
general de la construccin de Ciudad Universitaria (1950), que concluy en un lapso de 24
meses.
En el gobierno del presidente Adolfo Ruiz Cortnez asumi la Secretara de Comunicaciones
y Obras Pblicas, en la cual dise un amplio plan de redes de comunicacin que se concre-
taron en la planificacin urbana de Monterrey, Ensenada y Tlalnepantla, en los planes regula-
dores de Acapulco y en el viaducto Miguel Alemn en el Distrito Federal.
Presidi la Sociedad de Arquitectos Mexicanos (1951), el VIII Congreso Panamericano de
Arquitectos (1952) y el Congreso Extraordinario de Carreteras (Washington, 1953). Muri
en 1955.
Su coleccin fotogrfica fue comprada en 1995 al seor Sal Molina Barbosa, fotgrafo que
estuvo al servicio del arquitecto. La temtica incluye el proceso de construccin de Ciudad
Universitaria, planos y maquetas, y visitas a la obra por funcionarios y extranjeros distingui-
dos, as como actividades del titular de la Secretara de Comunicaciones y Obras Pblicas y
todo tipo de eventos: conferencias, congresos, exposiciones, inauguraciones y festejos y
escenas de los Juegos Panamericanos.
Fechas extremas: 1950-1955
Volumen: 4,119 negativos de acetato de celulosa.
Estado de organizacin: organizacin parcial
Estado de descripcin: no cuenta con instrumento de consulta.

102
manual
 6.4.2.2 FICHAS DE INVENTARIO

FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL

Seccin Rectora

ENTRADA UBICACIN
AOS SERIES
DESCRIPTIVA TOPOGRFICA

Minutarios de la correspondencia emitida por la rectora de la UNAM a

diferentes personajes como: Julio Ibarra, director general de Intercam-
Registros Cajas 163-169
bio Acadmico y Cultural; Miguel Gonzlez Avelar, director general del
1969 de Exps.
profesorado; Agustn Ayala Castaares, director del Instituto de Biolo-
correspondencia 892-91410,125 Fs.
ga; Carlos Campillo Sainz, director de la Facultad de Medicina; Gastn
1972 de
Garca Cant, director general de Difusin Cultural; Roger Daz de
salida.
Cossio, coordinador de la Investigacin Cientfica de la UNAM, y otros,
para tratar asuntos relacionados con las dependencias que representan.

Circulares de la Secretara Auxiliar de la UNAM emitidas por los li-

cenciados Fernando Solana, secretario particular de la rectora y Jorge
Ampudia, secretario general auxiliar, a los directores de las faculta-
des, escuelas, institutos y otras dependencias de la UNAM, relativas,
1966 Coleccin Cajas 170
entre otros asuntos a:
de Exps.
las relaciones acadmicas entre la UNAM y el Instituto Politcnico
1972 circulares 915-926441 Fs.
Nacional
los artculos primero y segundo del Reglamento General de Inscrip-
ciones,
la creacin del Departamento de Registro Presupuestal, dependiente
de la Direccin General de Administracin
los ttulos, ramos presupuestales y claves que deben ser utilizados en
la documentacin por las dependencias.

103
de procedimientos
 6.4.2.3 FICHA DE CATLOGO (Documento textual)

CATLOGO

1. 145
2. 1825, enero 2
3. Ciudad de Mxico
4. Peticin de Jos Mara Torres, rector del colegio de San Ildefonso, a Juan Guzmn, encar-
gado del despacho de Estado y Relaciones, para que se otorgue presupuesto a fin de pagar el
salario del catedrtico de fsica del Colegio
5. (papel sellado, firmado)
6. CSI
Rectora
Vida Acadmica
noticias de ctedra
7. Caja 56 Exp. 132 Doc. 25 Fo. 15

6.4.2.4 FICHA DE CATLOGO (Documento grfico)

CATLOGO

1. 0758
2. s/f
3. Jalisco
4. Fotografa de grupo. Grupo de alumnos. Portan bandas al pecho con la leyenda Viva
Cristo Rey. Pertenecen a la escuela de Huejuquilla bajo la tutela del padre Mateo Correa,
quien respaldaba el movimiento cristero. Sin autor.
5. (en buen estado de conservacin, 5x3", plata sobre gelatina, B/N)
6. Fondo ARA /Seccin grfica /Serie Cristeros en el estado de Jalisco

104
manual
7. Exp. 48 Doc. 758
8. Cesuito/ Fondos digitalizados/AAR/758

6.4.3

FICHA MODELO PARA LA AUTOMATIZACIN

CAMPOS:
1. No. de ficha
2. Fecha (ao, mes y da)
3. Lugar (ciudad y en su caso, pas donde se emite el documento)
4. Entrada descriptiva:
A. En caso de acervo documental, elementos:
tipo documental
emisor (con caractersticas enunciadas en el documento)

105
de procedimientos
 receptor (con caractersticas enunciadas en el documento)
-asunto(s)
B. En caso de acervo grfico, elementos:
clase documental y/o gnero
ttulo
asunto y/o tema
personajes
autor (diseador, impresor, dibujante, productor, director, crditos)
5. Observaciones:
A. En caso de Acervo Documental, elementos:
estado fsico
registro de firmas y elementos de autenticacin
tradicin documental
caractersticas del documento fuera de lo comn
B. En caso de Acervo Grfico, elementos:
estado fsico
formato
escala
tcnica
color
duracin
idioma
reconocimientos-caractersticas del documento fuera de lo comn
(Las caractersticas comunes de los documentos se anotarn en la introduccin de los instru-
mentos descriptivos)
6. Ubicacin Archivstica:
siglas del fondo o coleccin
seccin
serie
7. Ubicacin Topogrfica
unidad de instalacin (caja, planero, gabinete, estante)
expediente

106
manual
 documento
fojas
8. Direccin de imagen (en caso de que exista)

6.4.4 REGISTRO DE ALTA Y BAJA DE BASES DE DATOS EN EL SISTEMA INTEGRAL

DE CONSULTA AUTOMATIZADA
FONDO FECHA DE ALTA
O INSTRUMENTO NOMBRE DE LA NMERO DE Y OBSERVACIONES AUTOR DEL
COLECCIN BASE REGISTROS DE BAJA INSTRUMENTO

107
de procedimientos
108
manual
 Reprografa
7
109
de procedimientos
110
manual
 7.1 Definicin y objetivos

Es el concepto que engloba un conjunto de tcnicas que permiten la obtencin de reproducciones

fotogrficas de originales planos (fotografas, negativos, diapositivas, pinturas, impresos, manuscri-
tos, carteles etc.) y que comprenden, entre otras tcnicas, la reproduccin fotogrfica convencio-
nal, la restauracin ptica, la microfilmacin, la reproduccin xerogrfica y la digitalizacin.
La reprografa se auxilia de la sensitometra, la densitometra y la qumica para la caracte-
rizacin, evaluacin y monitoreo, de cada una de las tcnicas que se utilizan en la reproduccin
documental.
La sensitometra es el estudio de la respuesta de las emulsiones fotogrficas a la expo-
sicin y al revelado, y la densitometra es la tcnica de medicin de las densidades de plata de
una imagen fotogrfica revelada; ambas se basan en la elaboracin e interpretacin de una
grfica de las densidades, conocida como curva densitomtrica o curva H y D.
La qumica ayuda en la evaluacin de la permanencia de los materiales finales obtenidos,
as como para la realizacin de procesos particulares que requieran algn tratamiento qumico.
Con base en estas tcnicas se obtiene la informacin requerida en la caracterizacin,
evaluacin y optimizacin de cada uno de los procesos reprogrficos.
Los objetivos de la reprografa son:
Conservar los documentos originales a travs de soportes alternativos en que se
deposita la informacin contenida en aquellos, lo que reduce su manipulacin, estableciendo
mayores perspectivas de perdurabilidad.
Proporcionar un mejor servicio a los usuarios del Archivo Histrico mediante la con-
sulta del contenido informativo de los documentos con la presentacin de reproducciones
calificadas de los documentos originales.
Llevar a cabo la difusin de los diversos tipos documentales que componen el archivo
histrico utilizando tcnicas reprogrficas.
Establecer sistemas que garanticen una alta calidad de reproduccin as como una
mxima permanencia de las reproducciones mediante pruebas, controles y monitoreos
densitomtricos, sensitomtricos y qumicos.

111
de procedimientos
 7.2 Descripcin del proceso
7.2.1 Reproduccin fotogrfica

Es la obtencin de imgenes en soporte de papel con emulsin de plata-gelatina, o en pelcula

blanco y negro y color, de los materiales documentales del archivo (fotografas, diapositivas,
negativos, carteles, documentos textuales y otros). Estas imgenes debern ser de caractersticas
tonales y pticas lo ms prximas al original, para lo cual es necesario tomar en cuenta dos
factores fundamentales: a) la exposicin y b) el contraste.
a) Una exposicin correcta nos permite reproducir la totalidad de la informacin de
cada imagen; una exposicin deficiente puede ocasionar la prdida parcial de la informacin.
La subexposicin provoca que las zonas de sombras se emplasten lo que a su vez produce
prdida de informacin en esas zonas; por su parte, la sobre exposicin har lo propio en las
zonas de altas luces.
b) El contraste, o nivel de grises que contiene una imagen fotogrfica, depende del
revelado y del grado del papel que se utiliza, mismos que pueden ocasionar que la escala tonal
se comprima o expanda, siendo el objetivo de la reproduccin mantener esa escala lo ms
cercana al original.
Para lograr el adecuado control de estos dos factores (exposicin y contraste), se deben
establecer pruebas y controles para determinar los estndares y promedios mnimos, aun cuando
lo ms conveniente es un control por cada imagen, lo que resulta sumamente difcil de llevar a
cabo si se considera que puede existir una gran cantidad de materiales en el archivo que se
someten a este proceso. Los procedimientos para controlar estos factores son los siguientes.
1. Sensibilidad
Sensibilidad. Consiste en evaluar cada lote de pelcula para determinar si el ISO
(estndar establecido internacionalmente de sensibilidad de la pelcula a la luz) que se informa
en el producto es real y el adecuado para las condiciones en que trabajamos. La exposicin
depende del ISO que nos informa el fabricante y si ste es incorrecto, podra provocar la sobre
o sub-exposicin.
2. Respuesta al revelado
revelado. Paralelamente se realizan pruebas y monitoreos de la respues-
ta de la pelcula al revelado para mantenerla dentro de un promedio adecuado de contraste. Para

112
manual
ello contamos con 2 mtodos: el primero consiste en la utilizacin de un sensitmetro en el cual
se expone una tira de pelcula y se revela para posteriormente medir y graficar las densidades de
la tira, a fin de obtener la curva H y D, a partir de la cual podemos deducir si nuestro revelado es
correcto o en su caso, decidir qu modificaciones es necesario hacer y en qu proporcin.
El segundo mtodo consiste en tomar como base un intervalo de densidades para repro-
ducir en un papel grado 2 de ilford (ID=1.20), produciendo dos papeles velados, uno a 2.20 y
otro a .10 de densidad. Se revela la pelcula y si la lectura en el densitmetro indica que la
diferencia de densidad entre las imgenes es de 1.20, el revelado es correcto; de no ser as, hay
que modificar alguna de las variables del revelado (dilucin, tiempo, agitacin o temperatura).
Es importante aclarar que esta prueba se realiza para mantener un promedio general;
lgicamente habr imgenes que se salgan de esta escala tonal y ser necesario reproducirlas
en papel de distinto grado de contraste.
3. Ampliacin
Ampliacin. Se entiende como la obtencin de una imagen de mayor tamao que el
negativo de origen; sta debe tener una escala tonal lo ms prxima al original. Se realiza
utilizando una ampliadora con platinas para negativos de diferentes formatos y la imagen
resultante puede imprimirse en papel o pelcula.
4. Permanencia de los materiales
materiales. Por ltimo, es importante que los productos que se
obtienen del proceso de reproduccin fotogrfica sean de una gran permanencia. Esto requie-
re de dos pasos:
a) Monitoreo peridico del nivel de saturacin del bao fijador. El fijador contiene tiosulfato
para eliminar las sales de plata que no han sido expuestas ni reveladas y que se van depositando en
el bao de fijado hasta llegar a saturarlo; en este momento, se empiezan a formar compuestos de
tiosulfato de plata que son insolubles. Si se contina fijando con esta solucin, las sales insolubles
de tiosulfato de plata se irn depositando en las fotografas y con el tiempo empezarn a interaccionar
con la plata de la imagen provocando una coloracin amarillenta y su deterioro.
b) Eliminacin del fijador con un lavado final. El lavado consiste en la inmersin de la
fotografa en agua corriente por el tiempo suficiente para eliminar los residuos del fijador; el
tiempo que requiere de lavado se puede determinar mediante la prueba densitomtrica de plata.

113
de procedimientos
 7.2.2 Restauracin ptica

Es una tcnica especial de reproduccin fotogrfica a travs de la cual se busca obtener una
imagen mejorada, rescatando elementos informativos que por alguna razn, a simple vista, ya
no se aprecian en el original. Este proceso se realiza slo en los casos en que el contenido
informativo del documento fotogrfico original est en riesgo de desaparecer.
En esta tcnica no se interviene directamente el original. Se utilizan medios pticos
(luces, filtros, pelculas, reveladores, lentes, etc.) para obtener una copia mejorada que se
conserva al lado del original sin la intencin de sustituirlo.
Las tcnicas aplicadas para la restauracin ptica van desde las sencillas, como la utili-
zacin de filtros para la eliminacin de manchas, hasta las ms complejas que incluyen la
utilizacin de luz ultravioleta y complicados controles densitomtricos.

7.2.3 Microfilmacin

Consiste en reproducir, en pelcula de plata y a un tamao reducido, documentos de diversos

formatos. Esta actividad cumple la funcin de preservar la informacin contenida en los fondos
y colecciones documentales, coadyuvando a una mejor preservacin de los originales al redu-
cirse su manipulacin. El proceso de microfilmacin se puede dividir en cuatro etapas:
1. Caracterizacin
Caracterizacin. Para la microfilmacin de un fondo o coleccin en particular, es
necesario ajustar la microfilmadora y la procesadora de microfilm atendiendo a las caracters-
ticas de los soportes en que se contiene la informacin. La caracterizacin es determinante
para ubicar cada documento en el grupo de densidades que le corresponde, por lo que debe
hacerse una seleccin de las diferentes caractersticas de reflectancia, color y contraste, reali-
zando tomas de cada uno de estos documentos a diferentes luminosidades. Previamente se
calibra la velocidad del procesado mediante pruebas densitomtricas que determinen la velocidad
inicial a que debe de correr la pelcula en la procesadora.

114
manual
 Despus de procesarse la pelcula se toman lecturas de la densidad de fondo de cada expo-
sicin, con el fin de determinar el grado de luminosidad que requiere el documento y para ubicarla
en el grupo de densidad que le corresponde. Simultneamente se realizan tomas de patrones de
resolucin para evaluar los pares de lneas a que se est trabajando, procurando mantener los
estndares internacionales.
2. Micr
Microfilmado
ofilmado. Una vez determinadas las caractersticas de luminosidad y procesado
ofilmado
para un fondo o coleccin en particular, se procede a su microfilmacin. Antes de meter el
rollo a la microfilmadora, se le imprime una tira sensitomtrica de 21 pasos, la cual nos servir
para evaluar si el procesado del rollo es uniforme en promedio.
Al inicio de las tomas se incluyen una serie de tarjetas tcnicas e informativas. Las
primeras contienen diversos porcentajes de reflectancia (6%, 50% y 75%) y pequeos patrones
de resolucin en las esquinas y al centro, as como informacin sobre la reduccin a la que se
est trabajando.
Las tarjetas informativas registran algunos elementos que sirven para la identificacin y
localizacin de los documentos que se han microfilmado, tales son: el escudo de la institucin
universitaria con el mes y ao de la microfilmacin, el logotipo, en su caso del archivo histrico,
una advertencia a los usuarios sobre el manejo del microfilm, tarjeta de inicio y datos archivsticos
y topogrficos de los documentos microfilmados (fondo, seccin, serie, datos de localizacin),
especificando adems, el intervalo de los expedientes que contiene el rollo.
La microfilmacin de los expedientes se inicia a la luminosidad previamente valorada y al
final del rollo se incluye un letrero que indica su terminacin. Se toman nuevamente los datos
del fondo y rollo y de la tarjeta tcnica y por ltimo, se deja una cola de 1.5 metros aproxima-
damente, que servir de gua para el procesado.
3. Revelado
Revelado. Es el proceso qumico mediante el cual se hace visible la imagen latente
que contiene una emulsin fotogrfica. Antes de revelar un rollo se calibra la procesadora con
base en los parmetros encontrados en la caracterizacin y mediante la utilizacin de tiras
sensitomtricas y anlisis densitomtrico. Una vez calibrada la procesadora, al inicio del rollo,
se incluye una tira sensitomtrica, que al final de revelado se comparar con la que se incluy al
inicio de las tomas.

115
de procedimientos
 El revelado se inicia uniendo el rollo con una gua para evitar que se doble o atore; en
cuanto sale revelada la tira sensitomtrica inicial, rpidamente se leen en el densitmetro el
escaln once y el de mxima densidad; si la lectura se encuentra dentro de parmetros acepta-
bles se deja correr el rollo o, en caso contrario, se modifica la velocidad de procesado.
4. Contr
Control calidad. Esta etapa consiste en la evaluacin de las caractersticas de
ol de calidad
cada uno de los rollos procesados; la primera de stas es la densidad de la base de la pelcula
ms el velo qumico que no debe rebasar el .10; en segundo trmino se evala la resolucin
con un microscopio y posteriormente se lee la imagen de las tarjetas con diversos porcentajes
de reflectancia, cuyos valores aceptables pueden variar ligeramente de acuerdo con cada
parmetro; por ltimo, se evalan las densidades de fondo de los documentos microfilmados
para lo cual se realizan varias lecturas densitomtricas en fotogramas, elegidos aleatoriamente,
y se anotan para sacar un promedio de densidad del rollo, el cual debe ubicarse dentro del
rango de densidad del(os) grupo(s) de densidades que, con base en las caractersticas de los
documentos, se haya establecido. En total se realizan un promedio de 50 lecturas por rollo,
mismo que se inspecciona para ubicar faltantes o errores en la toma o iluminacin que en
caso de existir se anotan en una lista de retomas que se unirn a la cola de cada rollo.
Tambin se debe incluir un anlisis qumico de los residuos de tiosulfato presentes en la pel-
cula para adoptar las medidas conducentes de conservacin.

7.2.4 Digitalizacin

Es la traduccin de una imagen analgica a una de tipo binario en soportes magnticos, mani-
festada en bits y pixeles.
La digitalizacin de los documentos nos brinda varias opciones para su manejo y difusin:
Es una opcin de reprografa que permite la conservacin de los documentos del archi-
vo evitando la excesiva manipulacin de originales
Facilita el acceso a distancia de la informacin contenida en los documentos de archivo
Favorece la reproduccin y,

116
manual
 Complementa los instrumentos descriptivos mediante la presentacin en pantalla de la
imagen del documento.
Para el proceso de digitalizacin se requieren: unidad de procesamiento (CPU), medios
magnticos para el almacenamiento de la informacin (diskette, Cd, cintas), monitor, scanner
y software. A continuacin describimos los pasos a seguir en el proceso de digitalizacin:
1) Inicialmente es necesario definir los parmetros a los que se va a digitalizar (tamao
de la imagen y resolucin) dependiendo del uso que se le vaya a dar a la imagen digital (con-
sulta, impresin de alta calidad, etc.). Es comn que las imgenes fotogrficas se digitalicen a
un tamao de 5 pulgadas en su eje mayor y a una resolucin de 72 ppp para su consulta en
pantalla, pero se puede recurrir a otros parmetros.
2) Posteriormente se procede a calibrar el monitor (balance de control, contraste, brillo)
para que la imagen que se presente en pantalla sea lo ms semejante al original.
3) El siguiente paso consiste en la evaluacin previa de los parmetros de brillo y con-
traste con que cuenta el programa del scanner, con el fin de verificar si son adecuados para el
tipo de documentos a digitalizar o si es necesario modificarlos.
4) Ya con el equipo calibrado, se digitaliza desde el software Adobe Photoshop a travs del
programa Deskscan II, aunque tambin es posible digitalizar directamente desde este ltimo.
5) Se ajusta el programa al tipo de imagen que se va a digitalizar (dibujo, grabado, fotografa)
6) Dependiendo de la imagen a digitalizar, se selecciona en el programa del scanner la
escala de grises para imgenes blanco y negro y en millones de colores para imgenes en color.
7) Con el comando previsual se realiza una digitalizacin para hacer los ajustes que se
consideren pertinentes como: delimitar imagen a digitalizar, seleccionar el brillo y contraste a
los valores previamente calibrados, ajustar la escala al porcentaje necesario para obtener una
imagen del tamao establecido, y
8) Al guardar la imagen se selecciona el formato de archivo adecuado. (TIFF, JPG, GIF, etc).
No es conveniente comprimir las imgenes digitalizadas debido a que se produce prdi-
da de informacin en ese proceso.
Al evaluar la resolucin a la que se desea digitalizar una imagen, es necesario tener en
cuenta que a mayor cantidad de puntos por pulgada corresponde una mayor calidad de imagen y

117
de procedimientos
en ese caso, tambin habr que considerar que se requerir de una mayor cantidad de bytes para
su almacenamiento y de ms memoria RAM para su exhibicin en pantalla.
Si se pretende obtener una impresin fiel al original, a partir de una imagen digital, se
deber tomar en cuenta que esta fidelidad slo puede ser aproximada en trminos visuales y no
en trminos absolutos ya que los procedimientos de impresin de una fotografa son totalmente
distintos a los utilizados por una computadora, pero se deber digitalizar a una resolucin tal que
esta impresin sea de la mejor calidad posible.

7.2.5 Reproduccin xerogrfica o fotocopiado

Es un procedimiento reprogrfico que auxilia en la conservacin y difusin de los materiales

del archivo histrico. Es sta una tcnica reprogrfica simple que no requiere de mayores
estudios densitomtricos y sensitomtricos, ya que los equipos modernos tienen integrados
graduadores automticos que permiten obtener reproducciones de buena calidad. El material
empleado comnmente en este tipo de reproduccin es el papel y el tonner.
La reproduccin xerogrfica se restringe a los niveles de tonalidad y resolucin que permite
el equipo utilizado en el fotocopiado. El operario debe cuidar que las condiciones de exposicin y
contraste permitan la lectura de la informacin contenida en los diferentes formatos documentales.

7.3 Polticas generales

La reprografa no es una tcnica de restauracin; debe entenderse como una forma de con-
servar y difundir el contenido informativo de los documentos, a partir de la obtencin de
copias en soportes alternativos.
La reprografa deber hacerse, en los casos de microfilmacin y digitalizacin, de una
manera sistemtica, buscando reproducir la totalidad de los documentos de un fondo o colec-
cin y evitando los muestreos.
Por ningn motivo deber alterarse intencionalmente la informacin original en la repro-
duccin de los documentos del archivo histrico.

118
manual
 La manipulacin de los documentos originales a reproducir, deber hacerse por los bordes
o con una proteccin de polister o papel y usando guantes de algodn.
La reproduccin de originales mediante la tcnica de fotocopiado, estar restringida
por el estado fsico del documento y por los efectos que la exposicin al calor y a la luz puedan
causar sobre el mismo.
En la reproduccin de imgenes fotogrficas es necesario utilizar pelculas de grano
fino y alta resolucin para disminuir, en lo posible, la prdida natural de resolucin.
La restauracin ptica debe entenderse slo como una forma de optimizar los recursos
informativos del documento, mediante reproducciones que rescaten elementos que por diversos
factores de deterioro no se aprecian a simple vista en los originales.
Cuando se implementa un programa de reprografa es necesario evaluar la funcionalidad,
apoyo tcnico, caractersticas del equipo y, en el caso especfico de la digitalizacin, la capacidad
de memoria, rapidez, generacin de ruido, experiencia en el proceso, as como los recursos
econmicos, entre otros.
Las copias que se realicen de los originales, tanto textuales como fotogrficos, debe-
rn contener una marca que consigne que se trata de una reproduccin.

7.4 Anexos y formatos

ARCHIVO HISTRICO
7.4.1 SOLICITUD DE SERVICIOS DE REPRODUCCIN FOTOGRFICA
1.- DATOS GENERALES

Nm. de solicitud _______________________ Fecha ____________________

Solicitante ___________________________________________________________
Institucin ___________________________ Tel._________________________
Uso que se dar al material solicitado________________________________________
Fondo o coleccin______________________________________________________
No. de Inventario______________________________________________________

119
de procedimientos
 Fecha de entrega ___________________________

2.- TIPO DE DOCUMENTO ORIGINAL Y CANTIDAD

Fotografa Diapositiva Negativo

Cartel lbum Libro
Otro______________

3.- SERVICIO SOLICITADO Blanco y Negro Color

Reproduccin sobre papel Diapositiva

Duplicado de diapositiva Negativo
Duplicado de negativo Alto Contraste
Restauracin ptica Otro (Especifique)________

4.- FORMATO PAPEL 11X14 8X10 5X7 4X6

Otro _________________________

PELCULA : 35 mm 4X5

5. OBSERVACIONES____________________________________________________

6. - COSTO $ ____________________

ENTREGA ___________ RECIBE____________ DEVUELVE__________________

120
manual
 7.4.2 SOLICITUD DE FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS TEXTUALES

(Logotipo de la institucin universitaria) (Logotipo del archivo histrico)

Nm. de ficha__________________

FOTOCOPIADO Fecha________________

Solicitante____________________________________________________________

Tipo de material___________________ Sala_____________________

Documentos___________ Publicaciones peridicas___________________

Libros____________________ Otros________________________________

Nmero de copias____________

Observaciones__________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Total a pagar$_________________

Comprobante para el usuario:

(Logotipo de la institucin) (Logotipo del archivo histrico)

Nm. de ficha_________________
Fecha______________________ Sala__________________________________
Nmero de copias__________________________
Total a pagar$_________________

121
de procedimientos
122
manual
 Difusin
8
123
de procedimientos
124
manual
 8.1 Definicin y objetivos

Es un conjunto de actividades que permiten presentar al pblico la informacin que contienen

los archivos histricos de las instituciones universitarias, el contenido de los documentos y
grupos documentales, la forma en que se organizan y describen, as como el conocimiento
archivstico que se ha desarrollado.
Su objetivo es poner al alcance de las dependencias universitarias y de la sociedad en
general nuestro acervo documental.

8.2 Descripcin del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES
Servicio de consulta
Difusin general

La difusin comprende dos facetas fundamentales: una se relaciona estrechamente con la

funcin de proporcionar al pblico usuario la informacin necesaria para utilizar los materiales
que resguarda el archivo; la otra, se dirige bsicamente a la exteriorizacin de los productos
que se obtienen de las tareas en las diversas reas, y de los conocimientos que se desarrollan
en materia archivstica.

8.2.1 Servicio al pblico

La primera faceta se sustenta en los servicios que se prestan a partir de los instrumentos
descriptivos, los cuales pueden consultarse directamente en la sala de servicio al pblico.
El servicio al pblico es la actividad mediante la cual se proporcionan los materiales que
resguardan los diferentes acervos, y se ponen al alcance de la investigacin mediante consulta
directa o automatizada y reproduccin. Corresponde al archivista normar el acceso, actualizar
reglamentos y elaborar estadsticas y perfiles de usuarios.

125
de procedimientos
 A. La consulta directa se realiza en las salas acondicionadas por el archivo para este
servicio: se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios de
acceso; la comunicacin normalmente se apoya en instrumentos de descripcin como guas,
inventarios y catlogos.
B. La consulta automatizada puede agilizar la localizacin mediante instrumentos des-
criptivos convertidos en bases de datos y evitar la manipulacin de documentos mediante
imgenes microfilmadas o digitalizadas.
C. La reproduccin permite proporcionar copias xerogrficas, fotogrficas o digitalizadas,
de aquellos documentos que no tengan restricciones de ningn tipo, y de acuerdo con los
criterios establecidos en el captulo sobre la reprografa.

8.2.2 Divulgacin

La segunda faceta de la difusin, no menos importante, se sustenta en las publicaciones y otros

medios, y se dirige bsicamente a la divulgacin amplia, tanto del contenido de los acervos
como de la produccin de las reas que integran al archivo.
A. Las publicaciones deben ser parte del programa de difusin de los archivos histricos
de las dependencias universitarias, con base en trabajos producidos por su personal acadmico
en el desempeo de sus funciones, y como parte de la reflexin intelectual que propician las
especialidades involucradas. De acuerdo con la naturaleza de la informacin que proporcionan,
se pueden desarrollar dos lneas editoriales: una que reproduzca los instrumentos que en las
tareas descriptivas del archivo se producen, principalmente para su consulta en sala, y otra que
difunda a partir de su anlisis y tratamiento, documentos especficos sobre algn tema histrico
relevante y tambin de a conocer los trabajos sobre teora y prctica archivstica.
B. La participacin en eventos acadmicos como coloquios, simposios y seminarios
donde se abordan las diversas disciplinas asociadas con lo archivstico, son tambin parte
importante de la difusin de experiencias y conocimientos del personal acadmico del archivo.
C. En materia de divulgacin las tareas del personal del archivo debern contemplar la
preparacin de exposiciones o muestras sobre temas asociados con la documentacin, as

126
manual
como visitas guiadas por las instalaciones del archivo dirigidas a grupos interesados; se atende-
r tambin la participacin en programas de radio, televisin o prensa y la elaboracin de
apoyos audiovisuales sobre historia de la institucin, algunos de los fondos o la labor archivstica
aplicada y disciplinas relacionadas.

8.3 Polticas generales

La consulta en sala se realizar previo conocimiento del reglamento respectivo y cumpliendo

las normas establecidas en el archivo (ver anexos).
La actualizacin de los diversos medios de difusin, como pueden ser la comunicacin por
Internet y la edicin de discos compactos, tendr el propsito de agilizar y hacer extensivo a
mayor nmero de usuarios el conocimiento de la riqueza informativa de los acervos, sin me-
noscabo de los principios archivsticos.
La edicin de instrumentos descriptivos en diversos soportes buscar promover y generalizar
la utilizacin del archivo.
Se dar prioridad a la publicacin de los instrumentos que se ocupen de los rubros archivsticos
ms amplios.
Se promover la difusin en medios como radio, televisin o prensa, mediante conferencias,
entrevistas o artculos, as como las publicaciones de carcter peridico (boletines o revistas)
dirigidas a un sector interesado en el desarrollo de la cultura archivstica, para divulgar noveda-
des en general, incluidos los mbitos de la conservacin documental y las tcnicas reprogrficas.

8.4 Anexos y formatos

8.4.1 REGLAMENTO DEL SERVICIO AL PBLICO

1. El horario de consulta es de...

2. El usuario depositar en el guardarropa: portafolios, mochilas y dems objetos no necesa-
rios para el trabajo. Slo podr ingresar a la sala de consulta con hojas y lpiz.

127
de procedimientos
 3. El usuario deber anotar su nombre en el libro de registro, al entrar y salir de las salas de
consulta.
4. El usuario solicitar a los encargados del servicio, los materiales que desee consultar y
llenar los formatos respectivos.
5. Al recibir el material, el usuario deber entregar al personal responsable una identificacin
vigente.
6. No se prestarn documentos contenidos en ms de una unidad de instalacin y, en lo
posible, no ms de dos volmenes o expedientes a la vez. En el caso de documentos grficos,
no se prestarn ms de 10 por cada solicitud.
7. La consulta de los materiales solicitados se har exclusivamente en las salas correspondien-
tes y a la vista del personal encargado del servicio.
8. Ningn documento podr salir de las salas de consulta.
9. Para sus anotaciones, el usuario solamente podr usar lpiz. En caso de utilizar computa-
dora porttil, deber informar a los encargados del servicio.
10. Queda terminantemente prohibido hacer anotaciones de cualquier tipo sobre los documentos.
11. Queda prohibido fumar en las salas de consulta e introducir alimentos y bebidas.
12. Al iniciar su trabajo, el usuario deber informar sobre cualquier irregularidad que presen-
ten los documentos.
13. Los documentos debern ser devueltos por el usuario en el orden en que le fueron
entregados.
14. Los materiales fotogrficos y dems documentos, debern ser manipulados con guantes.
En el caso de las fotografas, no debern extraerse de sus guardas transparentes.
15. Queda estrictamente prohibido a toda persona ajena al archivo, el acceso al interior de las
salas en las que se conservan los documentos.
16. El archivo histrico se reserva el derecho de reproducir los materiales de sus acervos y,
de ser necesario, los responsables de sala podrn limitar el servicio de prstamo y reproduc-
cin para garantizar la conservacin de los documentos.
17. En el caso de las fotocopias, cuando stas excedan el nmero de 50, deber solicitarse
autorizacin del responsable del acervo.
18. El usuario se deber comprometer a otorgar los crditos correspondientes por la utilizacin
de documentos textuales y grficos y en su caso, pagar los costos y derechos de reproduccin.
19. El usuario permitir la inspeccin de cualquier objeto de su propiedad, cuando as se le
solicite.

128
manual
 20. Se suspender el servicio en forma definitiva a cualquier persona que haga mal uso de los
documentos o instrumentos de consulta, o que infrinja cualquiera de las disposiciones conte-
nidas en el presente reglamento.
21. Se turnar a la autoridad competente cualquier caso de sustraccin o dao causado a los
documentos que se custodian en el archivo histrico.

8.4.2 SOLICITUD PARA CONSULTA EN SALA

No.
Nombre del fondo _____________________________________________________
Caja _____ Exp._____________ Doc. ____________ Fs. ___________________
Nombre del investigador___________________________________________________
Domicilio___________________ Tel._________________
Institucin de procedencia__________________________________________________
Documento de identificacin________________________________________________
Firma________________________
Fecha _______________________

8.4.3 TARJETA DE REGISTRO DE INVESTIGADORES

(Logotipo de la institucin y del Archivo Histrico) Archivo Histrico de la Universidad...

AO: EXPEDIENTE DEL INVESTIGADOR NM:

Datos del investigador

Apellidos____________________________
Nacionalidad_________________________
Institucin___________________________
Ocupacin___________________________
Direccin____________________________
Tel. oficina___________________________
Tema de la investigacin
Nombre____________________________
Profesin___________________________
Fac. o Esc.__________________________
Doc. de Identificacin__________________
Tel. domicilio__________________

129
de procedimientos
 DIARIO DE TRABAJO DEL INVESTIGADOR

HORARIO DE CONSULTA
FECHA FONDO O COLECCIN COLOCACIN FOLIOS
ENTRADA SALIDA

8.4.4 FORMATO DE CONCENTRADO DE CONSULTAS DIARIAS

FECHA:

NMERO
FONDOS CAJA (S) EXPEDIENTE (S) DE
UNIVERSITARIOS USUARIOS

130
manual
 NMERO
FONDOS CAJA (S) EXPEDIENTE (S) DE
INCORPORADOS USUARIOS

NMERO
COLECCIONES CAJA (S) EXPEDIENTE (S) DE
TEXTUALES USUARIOS

131
de procedimientos
132
manual
 Bibliografa
Consultada

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La Norma ISAD (G) y su terminologa: Anlisis, estudio y alternativas. Madrid, ANABAD y Edit. Arco Libros,
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El problema fundamental de la Archivstica: La naturaleza y el ordenamiento del archivo en Gutirrez
Muoz, Csar. Archivstica. Lima, Pontificia Universidad Catlica del Per, 1991, pp. 30-51

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Estabilizacin e identificacin de la fotografa de archivo. Primeros pasos para su conservacin, Tercer
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Purdue, 1996.

137
de procedimientos
138
manual
 ndice
PRESENTACIN ...........................................................................................................5

1 INCREMENTO
1.1 Definicin y objetivo .................................................................................................11
1.2 Descripcin del proceso ...........................................................................................11
1.2.1 Valoracin histrica y dictamen ...............................................................................12
1.2.2 Instrumentacin Jurdica ........................................................................................13
1.2.3 Traslado .............................................................................................................14
1.2.4 Ingreso ..............................................................................................................15
1.2.4.1 Diagnstico archivstico y de conservacin .............................................................15
1.2.4.2 Aplicacin de medidas preventivas de conservacin y resguardo provisional de los nuevos
ingresos documentales ..................................................................................................15
1.2.4.3 Registro Central de Grupos Documentales .............................................................16
1.3 Polticas generales ..................................................................................................17
1.4 Anexos y formatos ..................................................................................................18
1.4.1 Acta administrativa y de transferencia .......................................................................18
1.4.2 Relacin de traslado .............................................................................................19
1.4.3 Ficha de Diagnstico de Grupos Documentales .........................................................20
1.4.4 Cdula de Ingreso para Registro Central de Grupos Documentales ................................26
1.4.5 Concentrados del Registro Central de Grupos Documentales del Archivo Histrico ...........28

2 CONSERVACIN
2.1 Definicin y objetivos ...............................................................................................31
2.2 Descripcin del proceso ..........................................................................................31
2.2.1 Control de plagas .................................................................................................31

139
de procedimientos
2.2.1.1 Fumigacin ......................................................................................................32
2.2.1.2 Otras opciones para el control de plagas ................................................................34
2.2.2 Limpieza tcnica preventiva ....................................................................................35
2.2.3 Acondicionamiento e instalacin .............................................................................36
2.2.3.1 Monitoreo ambiental .........................................................................................38
2.2.3.2 Unidades de instalacin ......................................................................................38
2.2.4 Montaje o estabilizacin de documentos ...................................................................41
2.3 Polticas generales ..................................................................................................42

3 RESTAURACIN
3.1 Definicin y objetivos ..............................................................................................47
3.2 Descripcin del proceso ..........................................................................................47
3.2.1 Registro diagnstico .............................................................................................47
3.2.2 Eliminacin de manchas ........................................................................................48
3.2.2.1 Limpieza en seco ..............................................................................................48
3.2.2.2 Procedimientos locales .......................................................................................49
3.2.2.3 Procedimientos acuosos .......................................................................................51
3.2.3 Restitucin de soportes ..........................................................................................55
3.2.3.1 Refuerzos y uniones ...........................................................................................55
3.2.3.2 Injertos ...........................................................................................................55
3.2.3.3 Soporte parcial o total .......................................................................................56
3.2.3.4 Color ..............................................................................................................57
3.2.3.5 Prensado .........................................................................................................57
3.2.3.6 Encuadernaciones .............................................................................................58
3.3 Polticas generales ..................................................................................................58
3.4 Anexos y formatos ..................................................................................................59
3.4.1 Ficha tcnica .......................................................................................................59
3.4.2 Solicitud de restauracin documentos textuales .........................................................61
3.4.3 Solicitud de restauracin documentos grficos ..........................................................62

4 IDENTIFICACIN
4.1 Definicin y objetivos ..............................................................................................67
4.2. Descripcin del proceso .........................................................................................68
4.2.1 Registro primario .................................................................................................68
4.2.1.1 Caracterizacin documental ................................................................................68

140
manual
4.2.1.2 Informacin sobre la institucin o persona .............................................................69
4.2.2 El estudio preliminar ............................................................................................69
4.2.2.1 Caracterizacin archivstica .................................................................................70
4.2.2.2 Anlisis histrico-normativo .................................................................................70
4.2.3 Seriacin ..............................................................................................................71
4.3 Polticas generales ..................................................................................................72

5 ORGANIZACIN
5.1 Definicin y objetivos ..............................................................................................75
5.2. Descripcin del proceso .........................................................................................75
5.2.1 Clasificacin ........................................................................................................75
5.2.2 Ordenacin ........................................................................................................77
5.2.2.1 Ordenacin intelectual .......................................................................................78
5.2.2.2 Ordenacin fsica ..............................................................................................78
5.3 Polticas generales ..................................................................................................80
5.4 Anexos y formatos ...................................................................................................83
5.4.1 Niveles de clasificacin y ordenacin de un fondo .......................................................83
5.4.2 Cuadro de clasificacin .........................................................................................83

6 DESCRIPCIN
6.1 Definicin y objetivos ..............................................................................................89
6.2 Descripcin del proceso ..........................................................................................89
6.2.1 Elaboracin de instrumentos descriptivos ..................................................................89
6.2.1.1 Gua ...............................................................................................................90
6.2.1.2 Inventario ........................................................................................................92
6.2.1.3 Catlogo .........................................................................................................93
6.2.1.4 ndice .............................................................................................................95
6.2.2 Automatizacin ...................................................................................................95
6.3 Polticas generales ...................................................................................................98
6.4 Anexos y formatos .................................................................................................100
6.4.1 Elementos de la Norma General Internacional de Descripcin Archivstica ISAD (G) ...........100
6.4.2 Ejemplos de fichas de instrumentos descriptivos .......................................................102
6.4.2.1 Ficha descriptiva para la Gua General del AHUNAM .................................................102
6.4.2.2 Fichas de Inventario .........................................................................................103
6.4.2.3 Ficha de catlogo (documento textual) ................................................................104

141
de procedimientos
6.4.2.4 Ficha de catlogo (documento grfico) .................................................................104
6.4.3 Ficha Modelo para Automatizacin ........................................................................105
6.4.4 Registro de alta y baja de bases de datos en el Sistema Integral de Consulta Automatizada ..107

7 REPROGRAFA
7.1 Definicin y objetivo ...............................................................................................111
7.2 Descripcin del proceso ........................................................................................112
7.2.1 Reproduccin fotogrfica .....................................................................................112
7.2.2 Restauracin ptica .............................................................................................114
7.2.3 Microfilmacin ..................................................................................................114
7.2.4 Digitalizacin ....................................................................................................116
7.2.5 Reproduccin xerogrfica o fotocopiado .................................................................118
7.3 Polticas generales .................................................................................................118
7.4 Anexos y formatos .................................................................................................119
7.4.1 Solicitud de servicios de reproduccin fotogrfica ....................................................119
7.4.2 Solicitud de fotocopiado de documentos textuales ......................................................121

8 DIFUSIN
8.1 Definicin y objetivos ..............................................................................................125
8.2 Descripcin del proceso ........................................................................................125
8.2.1 Servicio al pblico ..............................................................................................125
8.2.2 Divulgacin .......................................................................................................126
8.3 Polticas generales .................................................................................................127
8.4 Anexos y formatos .................................................................................................127
8.4.1 Reglamento del Servicio al Pblico .............................................................................127
8.4.2 Solicitud para consulta en sala ....................................................................................129
8.4.3 Tarjeta de registro de investigadores .............................................................................129
8.4.4 Formato de concentrado de consultas diarias ...........................................................130

BIBLIOGRAFA CONSULTADA .......................................................................................133

142
manual
 El manual de procesos tcnicos
para archivos histricos de universidades e
instituciones de educacin superior, se termin de
imprimir el 25 de enero de 2002 en Litografa Magno
Graf, S.A. de C.V., Calle E nmero 6, Parque Industrial Puebla
2000. El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el
Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos,
impresin, y encuadernacin es de $46.00, incluyendo IVA.

143
de procedimientos