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Preservacin digital

La preservacin digital es el conjunto de mtodos y tcnicas destinadas a garantizar que la informacin


digital almacenada, sea cual sea el formato, programa, mquina o sistema que se utiliz para su creacin,
pueda permanecer y seguir usndose en el futuro pese a los rpidos cambios tecnolgicos u otras causas que
puedan alterar la informacin que contienen. Con la explosin de las tecnologas de la informacin cada vez
existen ms documentos nacidos digitales y digitalizaciones de documentos que han de ser preservados
manteniendo su integridad, autenticidad, fiabilidad, legibilidad y funcionalidades. 1

ndice
1 Introduccin
2 Propiedades de la preservacin digital
3 Amenazas a la integridad de los documentos digitales
4 Polticas de preservacin digital
5 Estrategias de preservacin digital
5.1 Refresco
5.2 Metadatos
5.3 Preservacin de la tecnologa
5.4 Migracin
5.5 Emulacin
5.6 Replicado (copia de seguridad)
5.7 Arqueologa digital
5.8 Preservacin en lnea
5.9 Combinacin de estrategias
6 Implementacin
6.1 Conversin
6.2 Calidad
6.3 Tramitacin de la coleccin
6.4 Organizacin
6.5 Caracterizacin
6.6 Detalle
7 Modelo de referencia Open Archival Information System (OAIS)
7.1 Agencias aeroespaciales y preservacin digital
7.2 Definicin
7.3 Procesos
7.4 Metadatos
7.5 Metadatos de representacin y metadatos de preservacin
7.6 Objetivos
8 Aspectos legales de la preservacin
8.1 Derechos de propiedad intelectual afectados
8.2 Actividades de preservacin vs. derechos
8.3 Lmites a los derechos
8.4 Iniciativas favorables a la preservacin
8.5 Proteccin de las medidas tecnolgicas
9 Iniciativas y proyectos
10 Desarrollo de un programa de preservacin
10.1 Propuesta de un plan de preservacin combinando para ello varias estrategias
11 Trustworthy Digital Repositories
11.1 Atributos
11.2 Responsabilidades
11.3 Certificacin y auditora
12 Referencias
13 Bibliografa
14 Vase tambin

Introduccin
La primera evidencia conocida es de escritura signos pictricos sobre tablillas de arcilla secadas al sol data
de aproximadamente seis mil aos atrs. Desde la antigedad hasta el presente, la escritura ha experimentado
una evolucin sostenida, dando origen a una de las paradojas ms grandes de la historia: nuestra capacidad de
registrar informacin ha aumentado exponencialmente con el tiempo, mientras que la longevidad de los
medios utilizados para almacenarla ha disminuido de manera equivalente. As, an son legibles los fragmentos
de papiro de escritura egipcia de hace 4.500 aos o manuscritos y otros documentos de la poca medieval,
pero la durabilidad del moderno papel es bastante menor. El primer desafo mundial en tema de preservacin
documental surge por la extraordinaria fragilidad de los libros impresos a partir de la segunda mitad del siglo
XIX, a causa del elevado grado de degradacin del papel fabricado con madera, llamado tambin papel
friable. Este problema se dio a conocer a mediados del siglo XX y recibi el nombre de "fuego lento" -slow
fire-, porque era tan letal para los libros como los incendios, pero a un ritmo ms lento. La leccin no fue
aprendida, y durante el siglo XX continan decayendo la permanencia, durabilidad y resistencia de los nuevos
medios de registro, como por ejemplo el de una cinta magntica, que puede quedar ilegle slo treinta aos
despus de su fabricacin. El medio de registro ms reciente el disco ptico puede alcanzar una vida ms
prolongada, sin embargo, esto tampoco garantiza su perdurabilidad, y es que es probable que los actuales
medios pticos de almacenamiento superen ampliamente la vida til del sistema informtico que lo cre.

De lo anterior podemos concluir que nos encontramos ante un nuevo paradigma en preservacin:
tradicionalmente, la conservacin del documento fsico equivala a la conservacin de la informacin que
contena, y por tanto, garantizaba su usabilidad, sin embargo en los documentos digitales preservar el soporte
es condicin necesaria, pero no suficiente: hay que considerar otras cuestiones, tanto de conservacin como de
usabilidad: La fiabilidad e integridad de la informacin, ya que la grabacin de datos digitales no se hace en
un soporte fijo y los datos se pueden reproducir, alterar o borrar con gran facilidad; la obsolescencia de los
soportes digitales, que han de ser renovados con cierta frecuencia; la necesidad del entorno informtico
original u otro que pueda interpretar la cadena de bits que contiene la informacin; y la necesidad de que los
usuarios sepan utilizarlo.

Esto ocurre con gran parte de los contenidos que se producen en el mundo, y que pueden ser desde
composiciones artsticas hasta datos personales, pasando por los resultados de la actividad de organismos
pblicos y privados o pensamientos y sentimientos de seres humanos. Muchos de ellos tienen un inters
histrico, cientfico o cultural y conviene conservarlos para que sean conocidos y utilizados por nosotros y por
las generaciones que nos sucedan, ahora bien, la extensa variedad de formatos - texto, bases de datos,
grabaciones sonoras, pelculas, imgenes,... - la volatilidad, la obsolescencia tcnica, el deterioro fsico y la
inestabilidad de Internet, entre otras muchas causas, constituyen un gran riesgo para este conocimiento
acumulado, poniendo de manifiesto la necesidad de llevar a cabo una actividad de preservacin responsable
por parte las instituciones. Para los organismos que tienen a su cargo el acopio y la preservacin del
patrimonio digital cultural, se ha convertido en un problema apremiante definir qu elementos deben
conservarse para las generaciones futuras y cmo proceder en su seleccin y conservacin.2 La necesidad de
salvaguardar esta forma relativamente nueva de patrimonio documental requiere un consenso internacional
sobre su acopio, preservacin y difusin, y as algunas instituciones inician proyectos, elaboran normativas o
crean directrices que sientan las bases para que esta nueva forma de patrimonio no desaparezca en silencio.
Algunos ejemplos de ello son los proyectos NEDLIB,3 DigiCult,4 PADI,5 Kulturarw3,6 o Patrimonio.es;7
la resolucin 2002/C 162/02 del Consejo de Europa: Conservar la memoria del maana;8 o la Carta sobre la
preservacin del patrimonio digital de la UNESCO9
Propiedades de la preservacin digital
Para conservar los objetos digitales es necesario que su comprensin y gestin se realice desde su
singularidad, que combina el fenmeno fsico con las codificaciones lgicas. Por ello, a la hora de la
preservacin digital vamos a encontrar puntos comunes con su hermana la preservacin analgica, pero
tambin caractersticas propias derivadas de su naturaleza:

Se trata de una serie de actividades encaminadas a un mismo fin, y no slo de tcnicas aisladas, es
decir, no vale de nada conservar un fichero si no se garantiza que luego se pueda acceder a l para
utilizarlo. Por ello, hay que llevar a cabo tareas que comprenden adems de los procedimientoss
tcnicos la planificacin y la gestin de los recursos
Su finalidad es la futura utilizacin de los documentos. La garanta del futuro uso del recurso digital
representa un reto mayor que solamente mantener la cadena de bits.
Se pretende preservar la informacin en vez del documento fsico: La preservacin a largo plazo
implica la provisin de acceso indefinido a los documentos o, como mnimo, al contenido de stos",10
aunque numerosos expertos recomiendan que se mantenga tambin la cadena de bits original.
Voluntad de mantenimiento a largo plazo, mediante nuevas operaciones de tratamiento si stas fueran
necesarias en el futuro. Un informe sobre las necesidades de preservacin digital en el Reino Unido
define "largo plazo" aplicado a documentos digitales como un periodo de ms de veinte aos.11

Amenazas a la integridad de los documentos digitales


Los valores esenciales a preservar en un documento electrnico son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad,
la identidad de las personas que han creado o trabajado en el mismo y la capacidad de uso y acceso para los
humanos.10 La volatilidad y virtualidad de la informacin digital y su dependencia de programas y mquinas
informticas para el acceso y la decodificacin hacen que estos valores puedan alterarse por una serie de
problemas reales o potenciales:

La obsolescencia tecnolgica: Debido a la rpida evolucin tecnolgica los recursos digitales pueden
quedar "hurfanos", es decir, inutilizables por falta de todos o alguno de los elementos informticos
hardware, software o soportes fsicos - de su entorno original. Este concepto no significa que dichos
elementos hayan dejado de funcionar, sino que ya no se puede acceder a ellos e interpretarlos o hacerlos
funcionar. Un claro ejemplo lo constituye la desaparicin de los disquetes de tres pulgadas y media. En
la actualidad ningn fabricante de ordenadores proporciona de serie un dispositivo capaz de leer y de
escribir en dichos discos; y aunque an es posible solicitar una disquetera externa a algunos fabricantes,
es un artculo difcil de encontrar, y cada vez lo ser ms. Por ello, se hace necesario la migracin de los
datos a otros soportes tecnolgicos actuales.
La degradacin de los soportes. La "fragilidad" o inestabilidad del soporte, debida tanto a factores
internos como a factores externos, pueden conducir, tarde o temprano, a la prdida de la informacin
grabada en l. Los factores internos se asocian a la propia composicin de los materiales de los
soportes pticos o magnticos. Estos soportes envejecen y se deterioran, perdindose informacin o
producindose errores de lectura. Entre los factores externos que pueden afectar a la degradacin de los
soportes, destacar las fluctuaciones elevadas de temperatura y de humedad. Para ayudar a comprender
como puede llegar a perjudicar a la esperanza de vida de los soportes pticos y magnticos, se adjunta la
siguiente tabla que refleja la degradacin del soporte como consecuencia del incremento de temperatura
y de humedad relativa (Jones y Beagrie, 2001, pg.130):12
Soporte / Hum. rel. 25 h. r. 30 h. r. 40 h. r. 50 h. r. 50 h. r.

Soporte / Temp. 10 C 15 C 20 C 25 C 28 C

DLT cinta magntica 75 aos 40 aos 15 aos 3 aos 1 ao

CD / DVD 75 aos 40 aos 20 aos 10 aos 2 aos

CD-ROM 30 aos 15 aos 3 aos 9 meses 3 meses

Adems la IFLA proporciona unas recomendaciones generales y particulares para facilitar la conservacin y el
manejo de los diferentes soportes para su conservacin, que se muestran en la siguiente tabla simplificada:

- Evitar tocar la superficie, y emplear guantes sin pelusa si fuera necesario

- Generales - Almacenar en reas limpias sin polvo, humo ni elementos magnticos

- Guardar el soporte en posicin vertical, empleando cajas especiales para ello

- Limpiar suavemente desde el centro hacia los bordes del disco

- Discos pticos - Limpiar con pistola de aire o en su defecto, con un papel de tis no abrasivo

- Siempre emplear marcadores suaves de punta de fieltro sin disolventes

- Rebobinar las cintas siempre despus de cada uso

- Cintas magnticas - Avanzar y rebobinar las cintas peridicamente

- Girar las cintas anualmente

Datos fcilmente alterados o destruidos. Debido a errores humanos, al mal funcionamiento de los
sistemas o a acciones mal intencionadas, los datos pueden ser eliminados o falseados. Adems, tambin
existe el riesgo de que la informacin se pierda debido a la falta de control de las versiones de un
recurso.13

Polticas de preservacin digital


An existiendo capacidad tcnica y voluntad, no es realista preservar absolutamente todo. Los recursos son
limitados y obligan a las instituciones a establecer polticas de preservacin bien definidas econmicamente y
que determinen una coleccin formada por los datos cuyo inters social e intelectual sea mayor, en funcin de
las necesidades y recursos de la institucin, de los intereses de sus usuarios y de aspectos fsicos e
intelectuales.14 Para ello nos podramos plantear las siguientes preguntas:

Cmo debemos preservar el documento? Debemos decidir entre preservar esencialmente el contenido,
incluso mejorar la legibilidad o utilidad mediante las tecnologas disponibles en el momento de su
recuperacin o mantener el aspecto y comportamiento original, con las limitaciones que esto pueda
representar.15

Qu recursos debemos preservar? En primer lugar deberemos tener en cuenta la obligacin legal, y
despus consideraciones como el valor intrnseco del material, si el material se ajusta a la poltica de
seleccin, si otra institucin ha asumido ya la responsabilidad, su estado fsico, el uso actual y potencial, la
relacin coste-efectidad del tratamiento, etc. En general se prioriza en este orden: 1. Documentos nacidos
digitales. 2. Documentos digitalizados sin versin analgica. 3. Documentos digitalizados con versin
analgica.
Cundo hay que iniciar el tratamiento? Cuanto antes mejor. El abandono benigno en los documentos
analgicos poda no ser excesivamente daino, pero en los digitales es letal. Son necesarias soluciones
preventivas que detecten la amenaza antes de que el dao se haya producido y vigilancia continuada tanto en
el documento como en los metadatos. Se recomienda tener en cuenta la preservacin desde el mismo momento
de la creacin del documento, mediante una adecuada seleccin de los formatos, soportes y metadatos.

Quin se implicar en el proceso de preservacin? Ante la dificultad de la labor, es muy importante


seleccionar a profesionales con los conocimientos y aptitudes adecuados, que asuman claramente su
responsabilidad y que puedan responder de forma gil y eficiente a los nuevos retos que indudablemente
surgirn.16

Para garantizar el xito de los esfuerzos de la preservacin digital se requerir un nivel ms elevado de
implicacin institucional que suele matizarse en los dos conceptos siguientes:

La viabilidad institucional (institutional viability): la transicin requerir la capacidad tcnica,


econmica y material para asumir las nuevas competencias.
La sostenibilidad econmica (economic sustainability): La capacidad de sostener el nivel de apoyo
necesario-sobre todo el econmico-en el futuro.

Cabe recordar que actualmente los factores institucionales, no los tecnolgicos, se consideran el principal
obstculo para el avance de la preservacin digital.

Estrategias de preservacin digital


La preservacin de un fondo tradicional se diseaba sobre la base de conservar el material lo ms inalterado
posible. Por el contrario los documentos digitales deben ser modificados y transformados continuamente para
que continen siendo accesibles e inteligibles: Se trata de preservacin por alteracin, a travs de mtodos
como los que se detallan a continuacin:

Refresco
Es la transferencia de los datos de un soporte a otro nuevo para reducir el riesgo de la prdida de datos debida
a la degradacin lgica por el uso y el paso del tiempo. Se efecta sin producir cambio alguno en el software o
el formato, es decir, no es una solucin contra la obsolescencia tecnolgica, ya que el continente se renueva
sin alterar el contenido, aunque en ocasiones el refresco coincide con un cambio generacional del soporte,
como cuando se pasa informacin de cintas o discos originales a modelos actuales. La frecuencia con la que se
realiza el refresco vara segn la poltica institucional y el tipo de soporte, pero siempre debera realizarse
dentro del plazo recomendado por el fabricante.

Metadatos
Se pueden crear los metadatos durante la produccin de los documentos o simplemente crear unos bsicos con
la posibilidad de ampliarlos. Existen dos tipos de metadatos:

Descriptores de objetos (permiten su recuperacin)

De conservacin (describen como acceder a los datos) con dos tipos de informacin necesaria:

De contenido: detalles sobre como representar el formato del documento (estos metadatos de representacin
cambian y se actualizan).

Descriptiva: incluye identificadores y detalles bibliogrficos, propietarios, historia, validacin de formatos y


nexo con dems formatos.
Preservacin de la tecnologa
Consiste en el mantenimiento de la mquina con la que fueron creados los documentos, incluyendo software,
hardware, etc. No es una solucin vlida ya que con el paso del tiempo este mantenimiento se ver dificultado
por la falta de recambios y avances tecnolgicos que harn que dicho ordenador quede obsoleto.

Migracin
Es la estrategia ms utilizada hoy en da. Este mtodo consiste en convertir los documentos almacenados a
nuevos formatos con el fin de no perder la informacin que contienen. Mediante este proceso se mantienen las
caractersticas esenciales de los datos, aunque se pueden producir pequeos cambios que con el paso del
tiempo y la acumulacin de migraciones pueden verse amplificados. Por so, se convierte en un proceso poco
fiable si se utilizaron componentes muy especficos de software, lo que conlleva una incompatibilidad entre
sistemas. La migracin tambin puede utilizarse en la extensin o formato de los documentos, por ejemplo,
trasladar un documento en formato Microsoft Word 95 a uno Microsoft Word 97/2000/XP, para aumentar su
funcionalidad.

Existen diferentes variedades de migracin:17

Migracin sobre la demanda: se trata de separar el cdigo binario de su entorno y soporte original en el
momento en el que se deposite el recurso. Junto con esta cadena de bits, se guardan los metadatos tcnicos que
especifican cmo debe migrarse a otros entornos. De ese modo el centro evita tener que realizar migraciones
peridicas de toda la coleccin para poder concentrar los esfuerzos y recursos en los documentos con una
demanda constatada. Aunque mediante este mtodo se ahorran los esfuerzos de las migraciones peridicas, al
mismo tiempo se requiere mayor dedicacin en la presentacin y la actualizacin de los metadatos tcnicos
que han de ser modificados paralelamente a la evolucin de la tecnologa (Cedars guide to digital
preservation..., 2002).[1] (http://web.archive.org/web/http://www.leeds.ac.uk/cedars/guideto/dpstrategies)

Migracin a un formato estndar: se refiere a la migracin del documento original a un formato neutral o
estandarizado, con una mayor duracin prevista. Por ejemplo, muchos centros pasan los documentos textuales
de diferentes formatos a XML, PDF u otros formatos abiertos. Por esta razn y por contar, como
consecuencia, con un mayor nmero de usuarios, se prev que estos formatos tendrn una vida ms larga que
un formato propietario.

En una medida parecida, algunos depsitos slo admiten determinados formatos. De esta manera, los
depsitos pueden centrar sus esfuerzos y recursos en la gestin del fondo digital en vez de desperdigarlos en
procesar unos formatos minoritarios. Algunas instituciones incentivan o incluso obligan a los autores a utilizar
formatos estndares para la creacin de documentos. En cambio, otras asumen la responsabilidad de convertir
el fichero a un formato estandarizado en el momento de ingresar el documento.

Migracin sucesiva o conversin en serie: mediante esta tcnica (conocida en ingls como serial conversion
y tambin Backward compatibility) se actualizan los documentos con cada cambio incremental del software,
sea necesario o no la operacin interna. Es obvio que cuando se introducen nuevas versiones de software es
justamente cuando existe mayor motivo por parte de los fabricantes para facilitar la conversin. De esta
manera, se corre el riesgo de perder la oportunidad cuando el formato est a punto de desaparecer y existan
menos facilidades para realizar la migracin.

La migracin tiene varios inconvenientes, entre los ms importantes destacan los siguientes:

No se puede evitar la alteracin del documento original. Esta alteracin puede afectar a la estructura, al
contenido, a la apariencia y a la funcionalidad en mayor o menor grado. Por la inevitabilidad de algunas
alteraciones, los procesos seguidos durante la migracin han de ser documentados mediante los
metadatos tcnicos, igual que cualquier efecto que hayan producido en el documento. De este modo los
futuros usuarios sabrn qu diferencias existen entre el documento original y la versin recuperada.

No es muy adecuado para los objetos digitales que contienen una variedad de formatos, ya que cada uno
de stos necesitar recibir un tratamiento diferente, lo que hace muy difcil la automatizacin del
proceso. Actualmente la catalogacin tradicional no capta con exactitud la presencia de los diferentes
elementos incorporados en el documento, lo que dificulta an ms la migracin de cada formato en el
momento oportuno.

Se enumeran a continuacin las principales ventajas de la migracin:

Es una operacin muy experimentada.

No se requieren conocimientos tcnicos muy especializados.

Se puede automatizar una parte de los procesos.

La tendencia hacia la estandarizacin de software y formatos facilitar la migracin.

Convierte el documento a un formato compatible con sistemas actuales.

Entre sus inconvenientes se destacan los siguientes:

Es difcil programar la migracin para objetos digitales complejos.

Altera el documento con el riesgo de la prdida de elementos importantes.

Debe repetirse peridicamente a lo largo de la vida del recurso.

Emulacin
La emulacin permite simular el comportamiento del software original con el que se crearon los documentos
digitales, de forma que puedan ejecutarse y utilizarse pudiendo prescindir del programa de origen. Los
partidarios de la emulacin creen que esta estrategia ofrece la mejor solucin para preservar recursos digitales
ms complejos, ya que es la nica que garantiza la recuperacin del documento original sin las inevitables
alteraciones que ocurren en la migracin. Jeff Rothenberg, el principal defensor de esta estrategia,
argumentaba que la emulacin era la nica manera capaz al menos en teora de garantizar la conservacin
de los datos junto con sus elementos esenciales, en lo que se refiere tanto a su apariencia como a su
funcionalidad "de manera coherente, automtica y homologable para diferentes tipos de documentos"18 El
problema es que este proceso requiere el mantenimiento de una cantidad de informacin considerable -
emulador, SO, aplicacin y datos - y por otro lado conservar los emuladores de cada software no tiene sentido,
ya que tambin se quedaran obsoletos. Adems, diferencia de la migracin, la emulacin no est tan
experimentada y requiere unos conocimientos informticos muy avanzados.

Replicado (copia de seguridad)


Basado en la realizacin de duplicados de los datos almacenados. Esta tcnica no puede trasladarse a un largo
periodo de tiempo, ya que, suele utilizarse en prdidas de datos debidas a fallos en la computadora, ya sea por
causas tcnicas o ajenas (como virus), o fallos en el hardware. Suele utilizarse en centros de procesamiento de
datos o en situaciones domsticas para evitar la prdida de estos datos importantes. Lo que se olvida es que los
mtodos de almacenamiento tambin quedan obsoletos, por lo que debe realizarse un rejuvenecimiento y una
transferencia a nuevos medios.
Arqueologa digital
La arqueologa digital es una tcnica que recupera informaciones daadas, con prdidas o demasiado antiguas,
a causa de un mal trato de los datos (refirindose a conservacin, etc).

Preservacin en lnea
Algunos expertos proponen esta opcin frente al almacenamiento de la informacin en soportes fsicos por el
coste de los dispositivos de almacenamiento en lnea, bastante menor, y por la utilizacin de formatos como el
HTML y el XML, que se prevn ms duraderos que los formatos de programas de propiedad, y adems se
actualizan sobre la marcha de manera natural. Sus inconvenientes seran que no se elimina la necesidad de
realizar migraciones, slo se aplaza, y tampoco se evita el riesgo de destruccin fsica de un archivo
almacenado en un nico servidor.

Combinacin de estrategias
Comnmente, pueden ser necesarias varias estrategias para abarcar toda la variedad de objetos y
caractersticas que se deben preservar. Adems, los programas de preservacin deben considerar asimismo las
posibles ventajas de la redundancia y aplicar ms de un tipo de actuacin, ya que una sola estrategia, aunque
est bien planificada, puede fallar y dejar el documento inservible. As, por ejemplo, es conveniente considerar
que un documento puede contener tanto texto como imgenes, objetos multimedia, etc. y ocuparse de los
problemas de obsolescencia de cada elemento por separado, sin olvidarse, por otro lado, del deterioro de los
soportes.19

Implementacin
Los documentos o imgenes digitales estn formados por un conjunto de pxeles distribuidos en un nmero
predefinido de filas y de columnas. Los archivos se transforman en mapas de bits mediante dispositivos
electrnicos como escneres o cmaras. En la transformacin se adquiere una cierta resolucin y
posteriormente los datos se encapsulan en un formato de almacenamiento. Todo esto hace que haya ciertos
aspectos a tener en cuenta cuando ejecutamos un sistema de preservacin digital.

Conversin
Los programas de digitalizacin capturan y presentan el formato digitalizado de todo el contenido del archivo
transformado, de forma que quede concatenado en un solo documento o en una pequea coleccin. Para
determinar cuales son las partes importantes del documento se suele comparar la imagen o imgenes digitales
con la original teniendo en cuenta la calidad, resolucin con la que se transform el documento, etc. Todo esto
para determinar cual ser la mejor forma de realizar la conversin, de la informacin que tenemos en soporte
papel a digital, para su almacenamiento

Calidad
Para garantizar que los datos digitales tienen la mxima similitud, sobre todo en rasgos importantes, con el
documento original es imprescindible llevar un buen control de la calidad, para minimizar los errores (que
podran acumularse por diversas transformaciones sucesivas). No existe ninguna norma que estandarice este
control de la calidad, ya que cada documento, requiere un trato distinto fundamentado en sus caractersticas
ms bsicas.

Tramitacin de la coleccin
La permanencia a lo largo del tiempo de una coleccin digital no solo depende de factores de calidad o de
conversin, sino tambin de una buena gestin, por lo que se refiere, al almacenamiento acorado de los
documentos o datos escaneados, mediante organizacin (ya sea por tamao, nombre, etc.), nominacin
adecuada y una buena descripcin de los datos. Para hacer una buena tramitacin es preciso identificar cada
uno de los archivos como nico dentro del conjunto, acompandolo de una buena descripcin y si es preciso,
por el uso de metadatos.

Organizacin
Previamente a la nominacin y descripcin de los documentos es necesario definir como van a ser
almacenados. El mtodo ms habitual es organizar los datos tal y como lo hara la misma computadora, por lo
que se tiene que tener en cuenta el avance tecnolgico para evitar incompatibilidades entre mquinas,
asegurando que la coleccin pueda preservarse y asimismo, crecer.

Caracterizacin
Los ordenadores no son capaces de relacionar documentos por su contenido, es decir, no son capaces de
identificar que rasgos son comunes entre dos o ms archivos. Hay dos modos de caracterizar o identificar las
imgenes:

Utilizando una numeracin predeterminada que quede en memoria.

Utilizando los nombres completos de los documentos.

Para establecer la identificacin de los documentos se adopta uno de los criterios, teniendo en cuenta que el
elegido deber utilizarse a lo largo de toda la coleccin sin posibilidad de cambio.

Detalle
Para llevar a cabo la descripcin de cada documento es necesario el uso de los metadatos para facilitar la
tramitacin de la coleccin y el uso de los datos que esta contiene. Hay proyectos actuales que distinguen
hasta tres categoras o tipos de metadatos:

Descriptivos para descripcin e identificacin de las fuentes de informacin.

Estructurados para la navegacin y presentacin.

Administrativos para la tramitacin y el proceso.

Segn el proyecto o coleccin que llevemos a cabo utilizaremos un tipo de metadatos u otro.

Modelo de referencia Open Archival Information System (OAIS)


OAIS naci de la preocupacin de la National Aeronautics and Space Administration (NASA), por la
conservacin y custodia de sus datos, al ser consciente de que errores en la custodia haban ocasionado la
prdida de datos originales.20

Fue desarrollado originalmente por la NASA con la ayuda de otras agencias aeroespaciales ante la
preocupacin por la conservacin de sus archivos digitales.21 En enero de 2002 se publica como estndar del
Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS 650.0-B-1 y, finalmente, al ao siguiente el modelo
termin convirtindose en la norma internacional ISO 14721:2003 (http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?cs
number=24683) Open Archival Information System (OAIS), actualmente existe una norma revisada y
actualizada, la ISO 14721:2012 (http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=57284)
El modelo de referencia OAIS persigue una doble finalidad, conservar la informacin y facilitar a la
comunidad el acceso futuro a la misma. Esta doble finalidad responde al hecho de que los soportes en los que
se almacena la informacin digital tienen una vida muy corta y la informacin debe sobrevivir migrando a
otros soportes o a otros entornos de software para que el acceso a la misma sea posible22

Agencias aeroespaciales y preservacin digital


La preocupacin por la preservacin digital mostrada por las agencias aeroespaciales nacionales -ajenas al
mundo de las bibliotecas- nace de las cantidades ingentes de imgenes y otra informacin digital generadas
por los satlites y gestionadas por ellas para asegurar su recuperacin y usabilidad en el futuro. Segn la
pgina web de la NASA, el telescopio espacial Hubble diariamente archiva entre 3 y 5 GB de datos y difunde
entre 10 y 15 GB a astrnomos de todo el mundo. Esta web ofrece acceso libre a algunas de las imgenes ms
espectaculares captadas y que aportan vistas de la Tierra y de otros rincones del universo.15

Definicin
OAIS no muestra el diseo concreto de un programa, ms bien ofrece una serie de pistas que sirven para
estandarizar la forma en que los materiales a preservar deben ser gestionados, desde su ingreso hasta el acceso
pblico. Estas pistas deben ser adaptadas por cada institucin a sus propias necesidades.23

Es un modelo de referencia que pretende reducir los malentendidos, y segn la propia definicin del protocolo
OAIS, un modelo de referencia es:24 Un marco para la comprensin de las relaciones importantes entre las
entidades de un mismo entorno y para el desarrollo de los estndares o especificaciones bsicas que apoyan
ese entorno. Un modelo de referencia se basa en un pequeo nmero de conceptos unificadores y puede ser
utilizado como base para la educacin y para explicar los estndares a alguien no especialista25

OAIS identifica las responsabilidades y componentes de un sistema centrado en archivar documentos


digitales:26

Los actores: Productores, administradores y consumidores


Los objetos o documentos procesados: El objeto que se pretende preservar se denomina Paquete de
informacin (Information package) IP y en l se incluyen el objeto y sus metadatos. Las clases de
paquetes de informacin segn el rea funcional en que se encuentran son:27

- SIP (Submission information package): Es el paquete tal como llega al depsito procedente de los
productores, junto con sus metadatos, para ser incorporado al OAIS.
- AIP (Archival information package): Al SIP se le aade, como mnimo, la informacin necesaria para su
gestin y preservacin a largo plazo.
- DIP (Disemination information package): El paquete de informacin tal como se entrega al consumidor y
contiene la informacin necesaria para que el consumidor pueda utilizarlo

Los procesos implicados:

Procesos

Segn el modelo OAIS, un archivo digital debe componerse de seis procesos bsicos,23 que podemos ver
reflejados en el siguiente grfico:

Cuatro de ellos son actividades a las que se somete el material almacenado:


Incorporacin/ingesta (ingest): Los paquetes de informacin llegan desde los productores y, tras
someterlos a diversos controles, se procede a su ingreso en el sistema de preservacin.

Almacenamiento/Almacn del archivo (archival storage): En este proceso, los ficheros de datos son
almacenados en un soporte fsico y se proporcionan los servicios necesarios para el almacenamiento,
mantenimiento y recuperacin.

Gestin/Administracin de datos (data Management): Se gestionan los metadatos de los ficheros: los
originales, que formaban parte del IP, los que fueron creados en el proceso de ingesta y todos aquellos
que se generen a lo largo de la vida de los ficheros.

Acceso/difusin (access/disemination): Se da soporte a los consumidores para posibilitar la


recuperacin y acceso a la informacin preservada

Y dos hablan del funcionamiento del depsito:

Planificacin para la preservacin (preservation planning):En este proceso se deciden las polticas que
se van a aplicar, se monitorea el entorno y se sigue una vigilancia tecnolgica para detectar cuando un
formato se vuelve obsoleto y proceder a la migracin a un nuevo formato. La finalidad es asegurar que
la informacin permanezca disponible en el futuro.

Administracin/Gestin del depsito (archive administration): Desde aqu se proporciona el soporte


tcnico a toda la operacin global de preservacin.

Metadatos
Para poder realizar la preservacin de forma efectiva, OAIS reconoce dos tipos de metadatos:

RI (Representation information): es la informacin necesaria para interpretar los datos tcnicos del
paquete de informacin y es lo que permitir convertirlo a otros formatos y hacerlo recuperable28
PDI(Preservation description information): Esta informacin ser la que posibilite la interpretacin
descriptiva que permita identificar y recuperar el contenido de la informacin durante un largo periodo
de tiempo. Incluye datos referentes a los derechos de autor, restricciones de uso etc.29

Metadatos de representacin y metadatos de preservacin


Siguiendo las recomendaciones del modelo de referencia OAIS los sistemas de metadatos de representacin
(RI) ms populares son:

Dublin Core: es un sistema de descripcin de recursos de informacin. Este estndar (ISO 15836:2003)
se caracteriza por ser un sistema general, independiente, extensible y econmico. Est formado por 15
elementos que se clasifican en tres grupos: Descripcin del recurso: datos sobre las caractersticas
bibliogrficas del recurso, Propiedad intelectual: autor, editor de la obra e Instancia: fecha de
creacin, formato, tipo e idientificador (URL, DOI, ISBN). Todos los elementos son repetibles y
opcionales y van precedidos de los caracteres DC. Existe un Dublin Core Simple y Dublin Core
Calificado. Este segundo esquema es una ampliacin del DC Simple y determina el significado de cada
uno de los 15 elementos iniciales aadindole calificadores. Se pretende mitigar la generalidad de las
propiedades principales del sistema para describir cualquier tipo de recurso electrnico.
Marcxml:30 es la codificacin de los registros MARC en XML para facilitar la captura e integracin de
estos registros en los procesos de recopilacin propios de desarrollos OAI e incluir metadatos MARC en
el texto completo de documentos codificados en XML.
MODS:31 sistema XML para codificar metadatos e informacin bibliogrfica. Basado en el MARC21
consta de 20 elementos principales que se subdividen en elementos ms especficos para una
estructuracin del contenido ms precisa. Son etiquetas alfanumricas que posibilitan una descripcin
ms detallada que el sistema Dublin Core pero menos compleja que el MARC.
METS:32 sistema que codifica en formato electrnico el propio objeto digital. Adems de contener los
metadatos descriptivos aade metadatos administrativos y de gestin. Los mets son documentos XML
que recogen la estructura de un objeto digital formado por varios archivos en distinto formato y la forma
en la que se organizan estos archivos en el documento digital.

El sistema de metadatos de preservacin de objetos digitales (PDI) que destaca en el panorama bibliotecario
es:

PREMIS:33 Es el fruto de un grupo de trabajo miembros de la OCLC y RLG (Research Libraries


Group) creado en 2003. Entre sus objetivos estaba crear un conjunto de metadatos para la preservacin
de objetos digitales que pudiera aplicarse a un sistema real y analizar otras soluciones para la
codificacin, almacenamiento e intercambio de registros. Los resultados ms importantes de este equipo
de profesionales fueron, por un lado el informe Implementing Preservation Repositories for Digital
Materials: Current Practice and Emerging Trends in the Cultural Heritage Community (2004) y el Data
Dictionary for Preservation Metadata34 (2005, ltima versin PREMIS 2.2 de julio de 2012). Este
diccionario describe los metadatos esenciales para la preservacin digital de cualquier formato de
archivos y el esquema XML para su codificacin.

Este sistema divide los metadatos en cinco categoras: Entidad intelectual: detalla la tipologa documental
del objeto digital. Objeto: formato electrnico de la entidad intelectual. Se clasifican en cuatro tipos:
bitstream, secuencia de bites; file, archivos; filestream, tipo de archivo (comprimidos, encriptados);
representation, conjunto de archivos que representan al documento. Eventos: los distintos procesos que se
llevan a cabo en un documento digital para su preservacin (registro, almacenamiento, migracin, etc.).
Agentes: personas, instituciones o aplicaciones informticas relacionadas con un evento. Derechos: permiso
del autor de la obra para ejecutar las tareas que conlleva la preservacin digital.

Objetivos
La implantacin del modelo de referencia OAIS persigue los siguientes fines:

Recibir informacin proveniente de organismos productores y que cumpla las condiciones establecidas
para su incorporacin al archivo.
Fijar los criterios de seleccin de los contenidos que van a ser preservados, respetando los derechos de
autor y favoreciendo el depsito de los materiales por parte de los productores.
Permitir el acceso pblico a la informacin que se preserva.
Asegurar la comprensin de la informacin almacenada y preservada, por parte de los potenciales
destinatarios de la misma, sin que stos necesiten de ningn soporte para ello.
Establecer procesos y polticas concretas que garanticen la preservacin de los documentos frente a
riesgos eventuales y la difusin de copias legales y autnticas de los mismos.

Aspectos legales de la preservacin


Derechos de propiedad intelectual afectados
Derechos morales. Corresponden al autor de una obra y se concretan en decidir su divulgacin, de qu forma
y si se hace bajo su nombre, seudnimo, o de manera annima; reconocimiento de su autora; respeto a la
integridad de la obra, frente a deformacin o alteracin que pueda perjudicarle; modificarla, respetando
derechos de terceros y lo establecido para bienes de inters cultural; retirada del comercio, previa
indemnizacin a los titulares de derechos de explotacin; acceso al ejemplar nico o raro de la obra, si est en
manos de otro, garantizando as su divulgacin.

Derechos de explotacin. Corresponden tambin al autor, requieren su autorizacin y son la reproduccin


(fijacin de la obra o de una parte, sobre cualquier soporte que sirva para comunicar y obtener copias),
distribucin (puesta a disposicin del pblico de los ejemplares de una obra mediante venta, alquiler,
prstamo o cualquier otra forma), comunicacin pblica (se produce cuando un conjunto de personas accede
a la obra a travs de una representacin escnica, proyeccin, emisin radiofnica o va satlite) y
transformacin (traduccin, adaptacin o modificacin, de la que resulte una obra diferente). La duracin de
estos derechos es de 70 aos despus de la muerte del autor, transcurridos los cuales la obra pasa a dominio
pblico, pudiendo ser utilizada por cualquiera, con finalidades comerciales o no, siempre que se respeten los
derechos morales de reconocimiento de autora y de integridad de la obra.

Los derechos de explotacin o derechos econmicos pueden ser cedidos, pagando o de manera gratuita, y
habitualmente lo son, a travs de los contratos de edicin. Equivalen al copyright, derecho caracterstico de la
tradicin anglosajona.

Derechos afines. Se reconocen a intrpretes, ejecutantes, productores audiovisuales y de fonogramas, entes


radiofnicos y autores de fotos, sin valor artstico, sobre la reproduccin y comunicacin de sus obras.
Derecho sui gneris, se reconoce al fabricante de una base de datos no original, sobre la prestacin (inversin,
esfuerzo, etc.) que ha realizado y por el que puede impedir: la extraccin y/o reutilizacin de todo o de parte
importante del contenido; la extraccin y/o reutilizacin continuada de una parte no fundamental, cuando
cause perjuicio a los intereses legtimos del fabricante y sea contraria a una explotacin normal.

Actividades de preservacin vs. derechos


Copias/reproduccin. La obtencin de copias es una actividad frecuente relacionada con la preservacin y
que se opone al derecho de explotacin, que exige el consentimiento del autor para reproducir el original.

Migracin/modificacin e integridad. La migracin de sistemas y programas trae consigo la transformacin


del documento a un nuevo formato. Se produce una modificacin del original que entra en conflicto con el
derecho moral reconocido al autor y que le confiere en exclusiva la modificacin de la obra. Tambin puede
afectar a la integridad de la misma, por la prdida de determinados datos.

Accesibilidad remota/Distribucin y comunicacin pblica. La puesta a disposicin del pblico de


determinados contenidos, por ejemplo, a travs de una web, se contrapone al derecho reconocido al autor
sobre la distribucin y comunicacin pblica de su obra. Si adems el acceso se ve limitado por contraseas o
cifrados, se interfiere tambin en el control que sobre su propia obra se garantiza al autor de la misma.

Lmites a los derechos


La Ley de Propiedad Intelectual (Espaa) permite: la reproduccin sin necesidad de autorizacin de una
obra publicada, para uso temporal, sin compensacin econmica y dentro de una actividad tecnolgica y
para uso privado, sin nimo lucrativo, a cambio de compensacin econmica a la entidad de gestin de
derechos de autor (http://whois--x.net/que-es/gestion-derechos) que corresponda. La reproduccin,
distribucin y comunicacin pblica para uso de personas con discapacidad y sin fin lucrativo y en
procedimientos judiciales, administrativos o parlamentarios por motivos de seguridad pblica; de
pequeos fragmentos de una obra, salvo libros de texto o manuales universitarios, en tareas de enseanza;
de trabajos sobre temas de actualidad, en medios de comunicacin social, indicando fuente y autor y
respetando sus derechos; de las situadas en espacios pblicos. Tambin permite las recopilaciones
peridicas, cuando el autor no se haya opuesto expresamente y sin fines lucrativos; la utilizacin de
fragmentos, a modo de cita o resea, en actividades docentes o de investigacin, sealando el autor y la
fuente; el uso de bases de datos, a las que se acceda de forma legal; la ejecucin de obras en actos oficiales
y ceremonias religiosas, sin autorizacin del autor, cuando tengan carcter gratuito y el artista no perciba
remuneracin a cambio; la parodia.

Por lo que respecta concretamente a la preservacin, la ley dice en su artculo 37, que se permite la
reproduccin de obras, sin nimo lucrativo y con fines exclusivos de investigacin o conservacin, por
parte de bibliotecas, museos, fonotecas, filmotecas o archivos pblicos o que pertenezcan a entidades
culturales o cientficas. Al mismo tiempo se permite, sin necesidad de consentimiento del autor, la
comunicacin y puesta a disposicin pblica de obras, con fines de investigacin, por parte de los
establecimientos citados antes, adems de por centros integrantes del sistema educativo espaol, mediante
red interna y a travs de terminales localizados en dichos establecimientos.

Iniciativas favorables a la preservacin


Acceso Abierto (Open Access). Iniciativa que persigue el acceso libre y sin obstculos a la informacin
cientfica, a travs de internet y que apuesta por el archivo de los contenidos en depsitos o repositorios
digitales (http://bd.ub.edu/pub/keefer/materials/Keefer07_Repositorios%20digitales%20universitarios.pdf), a
cargo de instituciones (universidades u otros organismos productores), dnde adems del acceso se asegura su
conservacin y preservacin.

Creative Commons. Son licencias que permiten el uso legal de una obra, garantizando la autora. Se clasifican
en cuatro tipos, combinables entre s: Reconocimiento (By) del autor; No Comercial (NC), se permite
cualquier uso, salvo la explotacin comercial; Sin obra derivada (ND, Non derivative), prohbe la
modificacin o reutilizacin de parte de la obra, para la creacin de otra; Compartir igual (SA, Same as),
obliga a publicar bajo la misma licencia, cualquier obra derivada.

Copyleft. Licencias que en contraposicin al copyright, permiten la modificacin y distribucin de una obra,
pero siempre respetando aquellos derechos que el autor no quiera ceder. Favorece el trabajo en colaboracin.

Proteccin de las medidas tecnolgicas


La adaptacin de las legislaciones de los derechos de autor al contexto digital ha venido acompaada de la
inclusin de la proteccin de las medidas tecnolgicas, incorporadas en una obra, para proteger estos derechos,
y tambin de la informacin referente a la gestin de los derechos de autor.16

Este punto puede llegar a representar un grave riesgo de cara a la preservacin, ya que si no se pueden utilizar
legalmente mecanismos para suprimir las medidas tecnolgicas de proteccin, ser imposible, a largo plazo,
acceder a muchas obras porque habrn desaparecido los cdigos de paso de la proteccin o del organismo o el
mecanismo de autorizacin, o simplemente por la imposibilidad de hacer una copia de refresco debido a que
sta saldr con una degradacin sustancial respecto al original a causa de las medidas de proteccin
integradas.

El otro punto que se debe considerar es que los derechos de explotacin son temporales y cuando la obra pase
a dominio pblico debe poder ser utilizada sin obstculos. Si las medidas de proteccin no se pueden suprimir
en el momento en el que obra pasa a dominio pblico, se puede decir que este artculo de la legislacin
referente al dominio pblico ha quedado, en buena parte, liquidado en lo que respecta a la produccin digital.

De igual modo, quedan seriamente reducidos los lmites y las excepciones permitidas en el contexto impreso,
tales como las reproducciones para uso privado, para uso de discapacitados, y para investigacin o
conservacin en determinadas instituciones; con la irona de estar pagando cnones sobre soportes que
despus las medidas tecnolgicas de proteccin de los derechos no dejan utilizar para las actividades en
concepto de las cuales se aplican estos cnones.

Iniciativas y proyectos
PREMIS working group (OCLC): [2] (http://web.archive.org/web/http://www.oclc.org/research/projects/pmw
g/)

PADI Preserving Access to Digital Information: [3] (http://www.nla.gov.au/padi/index.html)


ERPANET: [4] (http://www.erpanet.org/index.php)

The Library of Congress. Digital Preservation: [5] (http://www.digitalpreservation.gov/)

Digital Preservation Coalition: [6] (http://www.dpconline.org/graphics/index.html)

La preservacin digital y las universidades: [7] (http://web.archive.org/web/http://eprints.rclis.org/archive/000


04816/01/Fesabid2003preprint.pdf)

UK national preservation initiatives: [8] (http://www.ifla.org/IV/ifla68/papers/131-109e.pdf)

Digital library federation: [9] (http://www.diglib.org/preserve.htm)

National Digital Preservation Initiatives: [10] (http://www.clir.org/pubs/reports/pub116/pub116.pdf)

CEDARS Curl exemplars in Digital Archives: [11] (http://www.leeds.ac.uk/cedars/)

DELOS Network of Excellence on Digital Libraries: [12] (http://www.delos.info/)

Fundacin Copyleft: [13] (http://www.fundacioncopyleft.org/)

Open Preservation Platform: [14] (http://www.preservaciondigital.es/)

Open Preservation Foundation: [15] (http://openpreservation.org/)

Coleccin digital UANL: [16] (http://cd.dgb.uanl.mx/)

FP7 Project DURAFILE (http://durafile.eu/)

Desarrollo de un programa de preservacin


El fin de la preservacin es la conservacin de los registros en soporte electrnico. Es necesario la elaboracin
de un plan con sus fases y tcnicas de conservacin y preservacin que se adapte a las necesidades y
posibilidades de los responsables de la preservacin.

El objetivo de un proyecto ideal de preservacin de documentos digitales abarca la aplicacin universal a todo
tipo de documentos y medios digitales capaz de facilitar la gestin de documentos mediante la utilizacin de
etiquetas manteniendo la funcionalidad, el formato y funcionamiento del documento original.

La existencia de documentos de contenidos y caractersticas diversas hacen necesaria la utilizacin de


diferentes estrategias. Para Kenneth Thibodeun, director del programa Archivos electrnicos de Estados
Unidos, ante la obsolescencia de los programas para leer ficheros, el progreso de la tecnologa y la
degradacin del medio, las opciones para la conservacin de los documentos digitales son:

La conservacin de la tecnologa original para crear documentos


La reproduccin original en nuevas plataformas
Cambios de programas intermedios para recuperar y transferir documentos y la conversin para
actualizarlos

La estrategia de la preservacin viene dada por diferentes aspectos como la legalidad, la economa y los
requisitos de uso. Los tipos de estratgicas en el programa de preservacin son:

Estrategias a corto plazo:

1. Conservar el entorno tecnolgico: museos informticos y arqueologa de la informacin


2. Migracin
3. Renovacin del soporte: refreshing

Estrategias a medio y largo plazo

1. Migracin
2. Emulacin

Estrategias alternativas o enfoques no digitales:

1. Impresin en papel
2. Sistema hbrido: Combinacin de digitalizacin y microfilmacin
3. Conservacin de los contenidos de la red

Propuesta de un plan de preservacin combinando para ello varias estrategias


Stewart Granger presenta el siguiente planteamiento de plan de preservacin:

Tiempo 0

Se toman medidas concretas que aunque sean pequeas preservan y protegen el flujo de datos de nuestros documentos digital

Si se parte que tenemos una institucin con documentos en Word (versin 6) almacenados en disquetes de 51/4
ya obsoletos el primer paso ser el cambio de soporte a otro ms actual mediante la migracin.

Tiempo 1

Los discos 5 han sido sustituidos por disquetes 31/2 que empiezan a deteriorarse con el tiempo.

Las mquinas lectoras se encuentran en buenas condiciones y como estrategia bsica se recomienda la
preservacin tecnolgica ya que permite visualizar los documentos digitales en su equipo original y mediante
su programa original.

La institucin debe optar por actualizar el soporte, renovar los discos y conservar los parmetros de humedad y termperat

Tiempo 2

En el momento que los disquetes 31/2 caen en desuso la institucin inicia la migracin del medio y realiza la transferenci
La lectura de los documentos en Word 6 tendrn que migrarse a un nuevo formato, para ello la mayora de la plantilla debe

Se elige el formato para almacenar los datos, la mayora se eligen en formato TIFF (formato de fichero de
imagen con etiquetas)por ser un formato muy utilizado o PDF si se trata de textos.

Tiempo 3

Los cambios tan radicales que empiezan a experimentar las apliaciones y los sistemas operativos son una
amenaza para el acceso a la informacin de los documentos en formato Word 6 entonces la institucin realiza
las siguientes actividades:
Imprime los documentos que contienen nicamente texto y que son de suma importancia para la
organizacin.
Genera un emulador capaz de mantener las aplicaciones originales del documento digital y soluciona
la obsolescencia informtica.
Migra los datos de los documentos mayoritariamente consultados al formato ms actual del procesador
de textos.
Guarda la informacin en medios y soportes de iguales caractersticas atendiendo a estrategias
consensuadas de forma internacional.
Asocia el mayor nmero de metadatos posibles a cada documento.

Tiempo 4

Es la fase en la que la institucin documenta las incidencias y la toma de decisin adoptadas durante las diferentes fase

El manual de procedimientos con las actividades de preservacin llevadas a cabo, la responsabilidades


sobre los mismos y cmo se deben ejecutar segn la estructura:

Objeto: descripcin a qu afecta.


Alcance: mbito de aplicacin.
Definicin: conceptos y terminologa especfica dela actividad.
Documentacin de referencia: documentos que tienen relacin con el documento descrito, formatos y
normas de actividad.
Descripcin: cmo se realizan las actividades para cumplir los objetivos y las responsabilidades para
cada actividad.
Anexos: registros, formularios, grficos y formatos de preservacin.

Instrucciones tcnicas: son documentos que describen cada proceso de trabajo.

Trustworthy Digital Repositories


Debido a la proliferacin en los ltimos aos de repositorios digitales institucionales, y con el fin de garantizar
la accesibilidad, perdurabilidad y uso de los objetos digitales depositados en ellos, ha sido necesario el
establecimiento de criterios, herramientas y metodologas para el desarrollo de auditoras, evaluaciones y
certificaciones con el fin de asegurar su solidez y durabilidad. Con este fin, en 2000 Research Libraries Group
(RLG) y Online Computer Library Center (OCLC) emprendieron una colaboracin con el objetivo de
establecer atributos y responsabilidades a los repositorios digitales de un amplio rango de instituciones
(bibliotecas, archivos, universidades, etc.) incorporando el estndar internacional Reference Model for an
Open Archival Information System (OAIS)Open Archival Information System. En 2002 se elabor un
informe35 en el que se plasmaba el trabajo de esos aos y en el que se sealaba que, independientemente del
tipo de repositorio digital, todos deban:

Aceptar la responsabilidad del mantenimiento a largo plazo de los recursos digitales en nombre de sus
depositarios y en beneficio de sus usuarios, presentes o futuros
Tener un sistema organizativo que apoyara la viabilidad a largo plazo del repositorio institucional y de
la informacin digital alojada en ella.
Demostrar responsabilidad y sostenibilidad econmica.
Disear su sistema de acuerdo con los estndares y convenciones ms comnmente aceptados con el fin
de asegurar el mantenimiento continuo, el acceso y la seguridad de los objetos digitales almacenados en
ellos.
Establecer metodologas de evaluacin de los sistemas que satisfagan las demandas de fiabilidad de la
comunidad.
Desarrollar polticas, prcticas y actuaciones que puedan ser medidas y auditadas.

El informe finalizaba con una serie de recomendaciones a la RLG, la OCLC y otras organizaciones entre las
que destacaban:

Desarrollo de un proceso de certificacin para repositorios digitales.


Bsqueda y creacin de herramientas para identificar los atributos ms significativos de los materiales
digitales que deben ser preservados
Investigacin y desarrollo de modelos de redes y servicios de cooperacin.
Desarrollo de sistemas para la identificacin nica y duradera de los objetos digitales.
Investigacin y difusin de informacin relacionada con la compleja relacin entre preservacin digital
y derechos de propiedad intelectual.
Determinacin de las estrategias tcnicas que mejor asegure el acceso continuo.
Definicin de nivel mnimo de metadatos requeridos para el funcionamiento a largo plazo y el
desarrollo de herramientas que automticamente genere y/o extraiga la mayor cantidad posible.

Atributos
Un Trusted digital repository debe desarrollar:

El cumplimiento del estndar OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System), ya
que proporciona un marco comn para la descripcin y comparacin de arquitecturas y operaciones de
archivos digitales.
Responsabilidad administrativa, para la consecucin de estndares nacionales y/o internacionales para el
desarrollo fsico, apoyo y recuperacin de procedimientos y sistemas de seguridad.
Viabilidad organizacional, con el fin de reflejar un compromiso a largo plazo del mantenimiento,
almacenamiento y acceso a largo plazo en beneficio de depositarios y usuarios.
Sostenibilidad financiera que respalde el proyecto
La adecuacin tecnolgica y procedimental, que afectan a las estrategias, al equipo informtico, la
implementacin, etc.
Un sistema de seguridad, con sistemas de autenticacin, recuperacin y cortafuegos.
Transparencia de los procedimientos, con documentacin, mecanismos de monitorizacin, etc.

Responsabilidades
responsabilidad profesional y organizacional de alto nivel: atendiendo a 3 niveles bsicos como el
entendimiento de sus propios requerimientos locales, la comparticin de responsabilidades a travs de
acuerdos entre consorcios, comunidades y la identificacin y comprensin del funcionamiento de las
responsabilidades a compartir. Factores a tener en cuenta seran: el alcance de las colecciones, la gestin
de la preservacin y su ciclo de vida, el amplio rango de interesados, la propiedad del material y otros
temas legales y los costes implcitos.

Responsabilidades operativas:en este apartado las responsabilidades afectaran a la negociacin de la


informacin apropiada por parte de los proveedores de contenidos, cubriendo aspectos tales como los
temas de propiedad intelectual y otros asuntos legales, los metadatos de preservacin, la comprobacin
de autenticidad y el mantenimiento de registros. Asimismo, afectaran al control de la obtencin de la
informacin mediante el anlisis del contenido digital, la evaluacin de las propiedades del objeto, los
acuerdos de acceso permanente, la verificacin de metadatos, la creacin de paquetes de informacin
(AIP), el control de la integridad y autenticacin y el almacenamiento de archivos. Tambin afectara en
la determinacin de la comunidad de usuarios del repositorio, asegurando al mismo tiempo que toda la
informacin a preservar es independientemente comprensible. Otro aspecto a destacar sera el
seguimiento de politicas y procedimientos documentados. Asignar el acceso de la informacin a la
comunidad de usuarios designdas sera otro factor a tener en cuenta.
Certificacin y auditora
En 2003, el Research Library Group (RLG) y el National Archives and Research Administration (NARA) se
centraron en la acreditacin, evaluacin y certificacin de los repositorios digitales. En aos posteriores, se
llevaron a cabo aportaciones de otros grupos de trabajo tanto en Europa como en Estados Unidos, como
DRAMBORA (Digital Repository Audit Method based in Risk Assessment) y Nestor Working Group, donde
quedaron fijadas las condiciones para la consecucin de repositorios digitales seguros, auditables y
certificables. Su trabajo36 se plasm en una serie de criterios que cubren tres apartados fundamentales:

infraestructura organizacional
gestin del objeto digital
gestin de la infraestructura y de la seguridad

Para la elaboracin de este documento se tuvo en cuenta la aportacin de varios estndares, destacando entre
ellos la norma ISO 14721:2003[17] (http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=24683) The Open
Archival Information System Reference Model.

En el rea relativa a la infraestructura organizacional, se tendr en cuenta ciertos criterios:

la viabilidad institucional. En el repositorio deber determinar la misin, con el objeto de reflejar el


compromiso de preservacin y almacenamiento a largo plazo, gestin y acceso a la informacin digital.
Asimismo, es necesario tener un Plan Estratgico de Preservacin donde se establezca el mtodo de
actuacin para la consecucin de sus objetivos. Deber monitorizar su entorno organizacional para
determinar cuando se deben ejecutar sus planes, sus acciones, protocolos, etc. Del mismo modo, deber
tener una Poltica de la coleccin que determine el tipo de informacin que albergar.

La estructura organizacional y personal. Deber identificar y establecer las responsabilidades a


desarrollar y tener un personal con destreza y experiencia para llevarlas a cabo. Asimismo debe contar
con el personal necesario para ejecutar las tareas, las funciones y los servicios. Deber tener un plan de
desarrollo profesional activo que proporcione nuevas destrezas y conocimientos.

Responsabilidad procedimental y contexto de la poltica de preservacin. La documentacin


garantizar a las partes interesadas (usuarios, productores y contribuyentes del contenido digital) sus
intereses a travs de la actuacin del repositorio. Debe reflejar su misin, planes estratgicos y su
funcionamiento, asegurando que sean entendibles para la comunidad de usuarios. El repositorio tendr
mecanismos continuos para su revisin, actualizacin y mejora de sus planes estratgicos as como
documentacin que refleje los cambios adoptados en operaciones, procedimientos, programas y equipos
informticos. Deber estar sujeto a evaluaciones internas y externas.

Sostenibilidad financiera. Debern tener planes a corto y largo plazo que sostengan el plan de
preservacin, que den ser transparentes y acordes con la prctica. Deben analizar e informar acerca de
riesgos financieros, inversiones, beneficios y costos.

Contratos, licencias y otras obligaciones.

En cuanto a la gestin del objeto digital, se cubren los siguientes criterios:

Ingesta de contenidos: la adquisicin del contenido. la adquisicin del contenido. La adquisicin de


contenidos supone una crucial interaccin entre el repositorio y el depositario y el xito en esta fase
supone la capacidad del repositorio de obtener el control suficiente sobre su contenido, teniendo en
cuenta que la ingesta de contenidos finaliza cuando el Paquete de Archivo de informacin (AIP) y sus
metadatos asociados estn seguros en l, incluyendo la creacin de copias de seguridad. Las relaciones
entre productores y repositorios pueden diferir en la formalidad y en la extensin de las obligaciones por
ambas partes, pero algunos requerimientos son comunes a todos como que los repositorios deben
identificar las propiedades a preservar de los objetos digitales y especificar la informacin que necesita
estar asociada al material digital y su depsito. Tambin debe contar con mecanismos para autentificar
la fuente de sus materiales y obtener el control fsico suficiente de los objetos digitales para
preservarlos. Debe tener asimismo registros contemporneos de las acciones y los procesos de
administracin que son relevantes para la preservacin.
Ingesta de cntenidos: la creacin de Paquetes de informacin (AIP). Los requerimientos en este
apartado tienen que ver con asegurar que la informacin (objetos digitales y todos los metadatos
correctos) recibida y verificada se coloca en el AIP y se almacena para la preservacin a largo plazo. El
repositorio debe tener una definicin por escrito e identificable para cada AIP y debe ser adecuada para
cada necesidad de preservacin. El repositorio describe como los AIPs son elaborados desde los SIPs y
debe usar convenciones de denominaciones que generen identificadores visibles, perdurables y nicos
para todos los objetos archivados. Asimismo debe demostrar el acceso a los recursos y herramientas
necesarias para establecer autoridad semntica o tcnica de los objetos digitales que contiene.
Documenta el proceso para evaluar la entendibilidad del contenido de informacin y elevarla al nivel
acordado. El repositorio tiene que verificar la exactitud e integridad de cada AIP desde el momento que
se genera al mismo tiempo que ofrece un mecanismo independiente para evaluar la integridad de la
coleccin
planeamiento de la preservacin. Deben estar documentadas todas las estrategias de preservacin y
desarrollar mecanismos para monitorizar y notificar cuando la representacin de la informacin,
incluyendo los formatos, estn aproximndose a la obsolescencia o que ya no son viables. Debe contar
con mecanismos para ejecutar cambios en sus planes de preservacin como resultado de dichas
actividades de monitorizacin. Deben ofrecer pruebas de efectividad.
Preservacin de los Paquetes de Informacin (AIP). Debe emplear estrategias de preservacin
documentadas en este apartado, poniendo en prctica y respondiendo a estrategias de almacenamiento y
migracin de los objetos de archivo.
gestin de la informacin. El repositorio articula los requerimientos mnimos de metadatos que
permite a las comunidades designadas descubrir e identificar el material de inters. Crea y guarda los
metadatos descriptivos mnimos y asegura que estos estn asociados correctamente con el objeto
archivado. Debe demostrar que la integridad referencial se mantiene entre todos los objetos archivados y
la informacin descriptiva asociada.
gestin del acceso. Las capacidades y el perfeccionamiento del sistema de acceso variarn dependiendo
de la comunidad designada y las autorizaciones de acceso del repositorio. Designar qu tipo de acceso
y que opciones tendr la comunidad de usuarios. Habr implementado una poltica de registro de todas
las acciones de acceso y habr documentado e implementado polticas de acceso (normas de
autorizacin, requerimientos de autenticacin, etc) acorde con los acuerdos establecidos para los objetos
almacenados. Registrar todos los fallos de gestin de acceso y se revisaran los incidentes de acceso
denegado.

En cuanto a la gestin de la infraestructura y de la seguridad, los criterios a seguir son:

gestin del riesgo de la infraestructura tcnica. Debe identificarse y controlarse los riesgos en las
operaciones de preservacin y objetivos asociados con la infraestructura tcnica, mediante el empleo de
tecnologa que vigile y monitorice los sistemas, que avisen de los cambios a realizar tanto en hardware
como en software, los cuales deben ser los apropiados en todo momento y deben garantizar el backup y
detectar prdidas o corrupcin de datos, que en caso de ocurrir, se documentar tanto el problema como
los pasos para la resolucin. Deben tener definidos los procesos de almacenamiento y los cambios en el
software (refresco, migracin, etc) y llevar el control del nmero y localizacin de las copias de todos
los objetos digitales.
gestin del riesgo de seguridad. Debe mantener un anlisis sistemtico de factores de riesgos de
seguridad asociados con los datos, sistemas, personal e instalacin fsica.

Referencias
1. Biblioteca de Catalua: http://www.bnc.cat/esl/Profesionales/Preservacion-digital2 (Fecha de consulta: l9/03/14)
2. http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/access-to-knowledge/preservation-of-documentary-
heritage/digital-heritage/
3. http://www.nedlib.org
4. http://www.digicult.info
5. http://www.nla.gov.au/padi/index.html
6. http://web.archive.org/web/http://openlinkprofiler.org/r/kulturaw3.kb.se
7. http://www.patrimonio.es
8. http://www.bne.es/es/Colecciones/Adquisiciones/DepositoLegal/.../unesco.pdf
9. http://www.unesco.org/webworld/mdm
10. Soler, Joan(2009). La preservacin de documentos electrnicos.Barcelona:UOC. ISBN 978-84-9788-728-1
11. Digital Preservation Coalition(2006). Informe Mind the gap: assesing digital preservation needs in the UK.
http://www.dpconline.org/docs/reports/uknamindthegap.pdf
12. Jones, Maggie; Beagrie, Neil (2001). Preservation management of digital materiales: a handbook. Londres: British
Library. p. 130.
13. Keefer, Alicia; Gallart, Nuria (2007). La preservacin de recursos digitales: el reto para las bibliotecas del siglo
XXI. Barcelona: UOC. ISBN 978-84-9788-567-6.
14. Llueca Fonollosa, Ciro (2012). Preservacin Digital UNMSM. http://www.slideshare.net/cirollueca/preservacin-
digital-cirollueca-unmsm-2012. Consultado el 19 de marzo de 2014
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