Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)

by anisahsh22 Agustus 2015

PENGERTIAN ERP (Enterprise Resource Planning)
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia,
2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang
terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja
perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan
,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut OLeary, ERP systems are computer based systems designed to process an
organizations transactions and facilitate integrated and real-time planning
,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to
have certain characteristic (Indrajit dan Permono, 2005).

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan

lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan
bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut
perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya,
yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan lain
seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan
perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu Manufacture
Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang langsung berkaitan
dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga masih
mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya
bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.
Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang
berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses
manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan
akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource
Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam
manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang
pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan
bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.
Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :
Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat
penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.
Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam
mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan
 daya saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari
ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya
rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis
dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu
perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai
pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan
dilakukan secara mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara
lain:
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
 diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan
seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. OLeary meliputi hal-hal sebagai
berikut :
Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis
jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
 kegiatan perencanaan.
Modul Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem
ERP setidaknya minimal terdiri atas:
Keuangan
Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu
menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait
dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga
memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan
gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan
dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan
pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi,
perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul
sumber daya manusia.
Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi
industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang
ada di dalam perusahaan.
Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat
efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga
optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam
memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini
yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan
e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna
akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka
para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat
mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua
divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian,
operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan
mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur
tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
 Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih baik
Kerugian dan Kelemahan
Enterprise Resource Planning (ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan
pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP
adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
 mempersiapkan personilnya untuk berubah
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental
maupun keahliannya.
Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan
yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan
perubahan kebiasaan dalam perusahaan tersebut. Change management sangat
diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun
yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat
dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem
baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat
dipecahkan oleh sistem baru.
Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan
pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh
dalam sebuah implementasi.
Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan
user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan.
Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan
tidak membagi tanggung jawab.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan
software dan merubah data biasanya diremehkan.
Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya
partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-
konflik.
Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan
training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi
laporan dan biaya konsultan.
Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP
bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-
perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-
presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem
tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang
dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang
matang.
Software Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah
sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan
business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat
megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan
informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam
pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan
pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu
bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial (
buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli ,
persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle
pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan
jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri
Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah
seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi
terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan
pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA,
CM.
SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman
dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul
yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif
untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu
pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product
Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP
mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:
Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 US$ 700.000
Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta
Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.

STUDI KASUS
Penerapan ERP Pada Perusahaan (Sukses) contoh nya seperti PT.SEMEN GRESIK
IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

1957 Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan
sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk
mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan
pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu,
implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian
manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan
ERP (Garside, 2004), yaitu :
Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang
relevan dan tepat waktu.
Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan
sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan
integrasi tersebut diantaranya adalah :
Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik
(distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan
sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan
dipenuhi.
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang
penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari
distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu
sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk
menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk
mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang
terutama dengan pihak Ekspeditur.
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house
development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya,
aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di
tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.Dalam
perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan
khususnya para user yang dari waktu ke waktu terus berkembang.Jadi,
perkembangannya di-drive oleh para user.Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang
bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.Karena itu, manajemen PT. Semen
Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa
terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan
memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional,
taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan,
kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan:
pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen
Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000
dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
1 Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses
 bisnis sesuai tujuan perusahaan.
2 Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-
baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
3 Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi
Perusahaan.
4 Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
5 Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang
ditetapkan oleh direksi.
6 Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
Setelah melalui proses cukup panjang memakan waktu hampir 1,5 tahun
Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya,
solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah
diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan
solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme
Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana
tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera
diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada
yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang
menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang
mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan
LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa
lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul
kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order &
Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas.
Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan
Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya
terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah
pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini,
para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis,
seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter
(pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura
hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada
sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi.
Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing
kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap
internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap
daerah satu per satu.
1 Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan
infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen
Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
1 Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
2 Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
3 Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
4 Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
5 Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
6 Tata Ruang: Rp 400 juta.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang
dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1 Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2 Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3 Membangun infrastruktur server dan database
4 Membangun tata ruang sistem informasi
5 Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada
khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP
adalah :
Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan
tidak lagi apakah Software tersebut yang The Best.
Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama
dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua
kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau
sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka
panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai
contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti
bisnis proses J.D.Edwards.
Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan
dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja
baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi
dengan adanya implementasi ERP.
Kendala-kendala dalam Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi
dikategorikan menjadi 3 aspek :
Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi
model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang
sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang
 digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP
yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak
manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard
copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya
dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui
media tersebut (model display).
Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus
aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update
data).
Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh
departemen IT sendiri dan dari luar departemen.
Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh
sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah
yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan
user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa
terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan
oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus
dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan
software karena adanya unsur ketidakpercayaan terhadap departemen IT.
Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-
laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak
Semen Gresik :
Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-
perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-
presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem
tersebut.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
HASIL IMPLEMENTASI ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa

perbaikan yang diperoleh diantaranya :
Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan
penjualan semen.
Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal
lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
Meningkatkan keakuratan informasi
Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses
bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei
internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user
mengaku puas.
KESIMPULAN
Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya
organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus
menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus
bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat
melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam
mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat
bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik,
terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan
 mengadopsi CAP.
Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi
untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk
meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal
pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis
proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya.
Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya
harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis
proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki
perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen
Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang mengikuti sistem
J.D.Edwards dan ada yang tidak.
Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci
kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang,
manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke
user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan
perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT
Iklan