Anda di halaman 1dari 8

Nama Kelompok 7 NIM/Absen TTD

I KADEK DIKY AGUSNAWAN (1515351085/03)


HARDI HERMAWAN PRASETYA (1515351086/04)
IDA BAGUS DITA BRADITYA (1515351093/09)
IDA BAGUS PUTU WEDA PRATAMA (1515351094/10)

MADE GEDE ARYA MAHA SUYASA (1515351102/17)


SAP 6
SISTEM PENGELOLAAN DATA ELEKTRONIK
1. SISTEM INPUT
1.1.Sistem Input Berbasis-Kertas
Dalam sistem input berbasis kertas terdapat fase pemrosesannya
yang akan dijelaskan sebagai berikut.
1.1.1. Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual.
Untuk meminilakan dilakukan dengan cara merancang dokumen sumber
yang baik dan mudah untuk dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi
lengkap secara periodik dikumpulkan dan dikirim ke departemen
pengolahan data untuk dimasukkan ke dalam sistem komputer.
1.1.2. Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data
Data entri setelah dokumen sumber diterima oleh Departemen
Pengolahan Data, kemudian diketik secara manual menggunakan terminal
data atau PC dan disimpan didalam disk. Kemudian file input akan dicek.
Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk
mendeteksi kesalahan pengetikan. Teknik program editing dat, bisa
diterapkan untuk setiap struktur data-karakter, field, record, dan file.
1.2.Sistem Input Tanpa Kertas
Pemusatan fungsi didalam penginputan data tanpa kertas
mengeliminasi pengendalian yang terkait dengan pemisahan tugas dan tidak
adanya pengendalian internal didalam sistem tanpa kertas haruslah
dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. Salah satu masalah
dengan sistem tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk melakukan
pemiahan tugas dan hilangnya jejak audit.
1.2.1. Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi
Manusia

1
Transaksi didalam sistem input tanpa kertas yang melibatkan
intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase: (1) input data dan
editing data, dan (2) pengiriman data ke sistem aplikasi host.
1.2.2. Sistem Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi
Manusia
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah
networked vending machine (NVM). Pompa bahan bakar POS merupakan
salah satu contoh teknologi NVM. Aplikasi pengolahan transaksi yang
sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange
(EDI). EDI merupakan suatu transfer data terstruktur dengan format
standaryang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke
sistem komputer yagn lain dengan menggunakan media elektronik
(Nuryanto, 2011).
2. SISTEM PEMROSESAN
2.1.Sistem Pemrosesan Berbasis-Kertas
Secara virtual, semua sistem berbasis-kertas dalam pengolahan atau
pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Dimana transaksi direkam
ke dalam komputer secara perkelompok. Pemrosesan batch dapat dijalankan
dengan memperbarui file yang diakses secara berurutan atau secara acak.
2.1.1. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
Pemrosesan batch dengan memperbarui file berurutan ini mencakup
beberapa tahap, yaitu sebagai berikut:
1) Menyiapkan file transaksi, melakukan editing data dan validasi.
Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam
master file.
2) Memperbarui master file, record di dalam file transaksi dan master file
(buku pembantu) dibaca satu per satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu
master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang
diinginkan.
3) Memperbarui buku besar, buku besar diperbarui untuk mencerminkan
perubahan di dalam master file.

2
4) Memperbarui File Buku Besar, membuat neraca saldo dan laporan-
laporan yang lain.
2.1.2. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi
dengan urutan yang sama seperti urutan data di dalam transfer file, juga
tidak perlu membuat file-file master baru. Berikut tahapan yang dijalankan:
1) Sebuah record di dalam file transaksi dibaca.
2) Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan
menggunakan indeks) record yang terkait di dalam master file.
3) Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian
ditulis ulang ke dalam file data.
Tentu saja, backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan
dimulai dan register transaksi juga mesti dibuat saat pembaruan
berlangsung. Backup adalah kegiatan menyalin file atau database, sehingga
salinan tersebut dapat digunakan untuk memulihkan data asli yang rusak
karena berbagai sebab (Elyyani; 2012).
2.2.Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan tanpa kertas ini dapat berupa pemrosesan batch maupun
real-time, yang akan dijelaskan sebagai berikut.
1) Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, mirip
dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaannya
terdapat pada ayat jurnal yang diganti dengan ekuivalen elektroniknya,
dan buku besar yang diperbarui secara otomatis ketika program batch
dijalankan secara periodik.
2) Pemrosesan real-time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas
(OLRS), memproses transaksi langsung setelah transaksi diiputkan ke
dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.
Terdapat beberapa tipe pemrosesan pada OLRS, yaitu:
a. Para pengguna pada sistem respons/inquiry, sistem ini dirancang
untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk
menyediakan informasi.

3
b. Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi secara aktif
dengan data input. Dimana data disimpan oleh OLRS, tetapi
diproses secara periodik secara berkelompok.
c. Para pengguna pada sistem pemrosesan file, berinteraksi secara
aktif dengan data input. Perbedaannya sistem pemrosesan file
selangkah lebih jauh dan langsung memproses data ke dalam master
file yang relevan dibandingkan dengan entri data.
d. Para pengguna pada sistem pemrosesan penuh, berinteraksi
secara aktif dengan input. Perbedaannya sistem pemrosesan penuh
selangkah lebih jauh dalam menyelesaikan transaksi pada saat
transaksi diinput ke dalam sistem.
OLRS memiliki kelebihan yaitu pemrosesan transaksi secara
langsung dan respon yang cepat terhadap inquiry. Sedangkan
kekurangannya adalah biaya penerapannya yang sangat tinggi dan operasi
sistem yang cukup rumit. Dibandingkan dengan sistem pemrosesan batch,
OLRS lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat lunak dan keras, lebih
rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan atau
kecurangan input data. Sistem batch, tidak berfungsinya perangkat lunak
dan keras tidak berdampak pada pengguna, karena pengguna tidak secara
langsung berhubungan dengan sistem, sedangkan pada OLRS, akan
berdampak langsung pada penggunanya.
2.3.Sistem Penjualan Real-Time
Dalam sistem penjualan real-time, order pembelian atas item
persediaan dibuat berdasarkan tarikan permintaan atau Just In Time (JIT).
Sistem penjualan real-time merupakan sentral dari strategi bersaing
sebagian besar pengecer besar dan pemasok perusahaan eceran. Dalam
menerapkan sistem penjualan real-time diperlukannya tingkat kerja sama
yang tinggi antarmitra dagang untuk mengimplementasikan sistem
penjualan real-time.
2.3.1. Komponen Sistem Penjualan Real-Time
Terdapat tiga teknologi yang digunakan untuk melaksanakan sistem
penjualan real-time yaitu:

4
1) Sistem POS (Point of Sale), merupakan sistem yang menngumpulkan
data penjualan eceran menggunakan cash register traditional, yang
berfungsi sebagai perangkat untuk menginput data transaksi penjualan
yang berguna sebagai informasi bagi pengelolaan toko ecer. Sistem POS
memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu
dan setail mengenai operasi perusahaan.
2) Teknologi bar-coding, merupakan identifikasi input penjualan secara
otomatis, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner
menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time.
3) Sistem pemrosesan EDI, EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis
langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi.
Keutungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang
singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon
yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran
dapat dilakukan secara elektronik (Slamet Riyadi, 2010)
2.4.Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time
Dalam pemrosesan pesanan terdapat tujuh langkah yang akan
dijelaskan sebagai berikut.
1) Mengirim katalog elektronik ke pelanggan, memiliki tiga manfaat
utama yaitu, pertama, dapat digunakan oleh pelanggan untuk membuat
order pembelian EDI. Kedua, memungkinkan pelanggan mendapatkan
informasi harga yang up to date dan informasi jangka waktu pesanan
secara instan. Ketiga, dapat memuat kode produk UPC.
2) Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan, perusahaan akan
menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di
masa yang akan datang. Dalam sistem JIT, prediksi ini dapat berguna
untuk perencanaan produksi.
3) Menerima pesanan dan menerjemahkan pesanan yang diterima,
pemrosesan pesanan EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan
beberapa fase yaitu:

5
(1) Penerima pesanan secara fisik, terdapat beberapa cara penerimaan
pesan berupa pesan e-mail atau sistem EDI. Alternatif lainnya,
perusahaan memiliki server komunikasi EDI sendiri.
(2) Validasi, dekripsi, dan pengecekan keaslian, pesanan yang
diterima harus divalidasi, didekripsi, dan dicek keasliannya,
tahapannya adalah.
a. Mengecek alamat pengirim untuk memastikan pesan tersebut
memang diterima dari pelanggan yang dikenal perusahaan.
b. Pesan didekripsi (jika diperlukan) dan dicek keasliannya yang
dilakukan dengan menggunakan kode pengecekan keaslian
untuk memastikan pesan tidak mengalami perubahan selama
proses transit.
c. Mengecek kekonsistensi internal dan kelengkapan pesan, yang
biasanya pada dokumen EDI terdapat dua nomor pengendalian
yang berada di awal dan akhir pesan.
d. Mengecek kebenaran password internal.
e. Menerjemahkan pesan ke dalam format yang dapat dikenali oleh
sistem akuntansi perusahaan.
f. Dokumen diberi nomor urut internal.
4) Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah dikirim,
terdapat tiga surat pemberitahuan, yaitu 1) Surat pemberitahuan
transmisi, yang memuat informasi bahwa pesan telah dikirim, 2) Surat
pemberitahuan fungsional, yang memuat informasi pesan telah
dikirim dan laporan secara rinci mengenai item pesanan yang diterima
oleh pemasok, 3) Surat pemberitahuan transaksional, memberikan
verifikasi penuh mengenai semua data pesanan yang ada di dalam order
yang diterima pemasok.
5) Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi,
pemrosesan transaksi di dalam departemen produksi atau gudang akan
didiskusikan lebih rinci.
6) Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah
dikirim, dimana pemberitahuan ini akan memuat nomor order

6
pembelian pelanggan, kuantitas barang yang dikirm, dan barcode untuk
identifikasi otomatis yang berguna sebagai faktur tagihan.
7) Mengirim barang, sistem akan secara otomatis mengecek kesesuaian
barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercantum dalam surat
pemberitahuan pengiriman barang.
2.5.Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Terdapat pengendalian internal yang terkait dengan sistem
penjualan real-time, yaitu:
1) Order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi
manusia, sehingga pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan
karena order penjualan dihasilakan secara otomatis pada saat order
pembelian EDI yang valid diterima oleh sistem.
2) Pemisahan tugas ala tradisional benar-benar tidak diterapkan, sehingga
komputer yang menangani transaksi dari awal hingga akhir.
3) Banyak dokumen tradisional dieleminasi dalam sistem berbasis EDI.
Masalah pengendalian ini dapat dikompensasi dengan program
pengecekan edit data, log transaksi, dan penerapan keamanan komputer
yang baik.
3. SISTEM OUPUT
Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi anatara
keduanya. Sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas dengan
pemrosesan file berurutan menghasilkan banyak output, karena tidak
menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna. Sedangkan
sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung menghasilkan sedikit
output,. Hal ini penting bagi perusahaan besar, karena akan sangat tidak praktis
bagi perusahaan untuk mencetak ratusan record.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses
merupakan output yang valid dan didistribusikan dengan benar. Laporan harus
dikaji ulang untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan.

7
DAFTAR REFERENSI

Bodnar, George H dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi


Edisi 9. Yogyakarta: Andi
Elyyani. 2012. Metode Manajemen Backup Data Sebagai Upaya Penyelamatan
Data On Line Web Lapan Bandung. Berita Dirgantara, Vol. 13, No. 1,
Maret 2012.
Nuryanto. 2014. Aplikasi EDI (Electronic Data Interchange) Sebagai Wujud
Pengembangan Pemberdayaan UMKM Furniture di Jawa Tengah. Jurnal
Pandecta, Vol.5, No.1, Januari-Juni 2011.
Riyadi, Slamet. 2010. Electronic Data Interchange (EDI), Pengaruhnya terhadap
Strategi Pencapaian Keunggulan Komptitif. Jurnal Mitra Ekonomi dan
Manajemen Bisnis Vol.1, No.1, April 2010.