Anda di halaman 1dari 28

Sistem informasi akuntansi

SURYANA, SE., M.Ak.


TEKNIK DOKUMENTASI
Teknik (Technique) adalah pendekatan bagaimana menggunakan alat-alat
dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan-
tahapan dalam siklus pengembangan sistem informasi.

Dokumentasi adalah menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa,


kapan, dimana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data,
penyimpanan data, output informasi dan system pengendalian

TUJUAN
Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem
pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tsb memenuhi
kebutuhan perusahaan
Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tsb dapat secara mudah
dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru
harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya.
TEKNIK DOKUMENTASI

Alat Dokumentasi sebagai berikut :


a) DAD/DFD (Data Arus Data/Data Flow Diagram)
Alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional system kepada pemakai
maupun pembuat program
Alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem
untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,
baik secara manual maupun komputerisasi.
b) Flowchart (Bagan Alir) adalah suatu bagan dengan simbol-simbol
tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan
hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses lainnya
dalam suatu program
c) Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafis dari proses
bisnis yang digunakan oleh perusahaan.
Contoh DFD
Contoh FLOWCHART
BAGIAN GUDANG BAGIAN ADMINISTRASI TELLER

1
Pemasok
Mulai
3
Faktur 2 Faktur 2
Titik pemesanan kembali Kurang lebih 1 s/d 7 2
Faktur 1 Kwitansi
(Barang kosong) Hari Barang dikirim oleh SP 3 Dibuat laporan
SJ 2
pemasok 2 perbulan
SJ 1 SP
Kwitansi SP 3
SP 2
Membuat
FPB File SP 1
Membuat SP
pusat teller
T
FPB 2
Memeriksa & Faktur 2 Pemasok
FPB 1
mencocokan Kwitansi
barang dgn FPB Memproses &
SP 3 Database
Mencocokan data
SP 2
SP 1
Tidak
T Cocok? Tidak
Sesuai

Faktur 2
Pemasok Ya
Faktur 1 Ya SP 3
T 2
Mencatat SJ 2 SP
kedalam kartu SJ 1 Mentransfer Uang SP 1
stok 2 Ke pemasok
Kwitansi

Faktur 2 SP 3
Faktur 1 SP 2 T
SJ 2 SP 1
SJ 1 Pemasok Bag. Administrasi
Kwitansi

T
3

T
1

Keterangan :
FPB : Formulir Pengadaan Barang
SJ : Surat Jalan
Pemasok SP : Slip Pembayaran
Teknik Dokumentasi dengan DATA FLOW DIAGRAM ( DFD)
DFD adalah alat pembuatan model untuk menggambarkan sistem sebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain.
DFD bukan Flowchart
DFD Menggambarkan Aliran data dalam sebuah sistem, sedangkan
Flowchart menjelaskan alur kerja atau prosedur-prosedur yang ada
dalam sistem.

Komponen DFD
DeMarco & Yourdan Description Gane & Sarson
Kesatuan luar / Batas Sistem
(External Entity )

Proses
(Process)

Arus data/aliran data


(Data Flow)
Simpanan Data
(Data Store)
Simbol-symbol yang digunakan pada DFD

External Entity (Entitas Luar/Kesatuan


Luar/Terminator) adalah setiap system mempunyai
batas system (Boundary), yang memisahkan suatu
system dengan lingkungannya.
Suatu Kantor, Departemen atau divisi diluar system
Orang atau kelompok orang diluar organisasi
Organisasi lain seperti (pelanggan atau pemasok)
Sistem lainnya
2 Jenis Terminator
Terminator Sumber, merupakan terminator yang menjadi sumber
Terminator Tujuan, merupakan terminator yang menjadi tujuan data

Terminator Sumber Terminator tujuan Terminator Sumber & Tujuan


Simbol-symbol yang digunakan pada DFD

1 Process (Proses) adalah kegiatan yang dilakukan


oleh orang, mesin atau computer dari hasil arus
data yang masuk kedalam proses untuk dijadikan
output
1 Proses harus memiliki identifikasi, biasanya
Meng- diberi nomor
hitung Proses harus menunjukan kegiatan proses,
seperti menghitung, membuat, memverifikasi,
4 Kemungkinan Proses merekam, dll.

1 input & 1 Output


1 input & 2 Output Banyak input & 1 Output

Banyak input & banyak Output


Simbol-symbol yang digunakan pada DFD

Data Flow (Arus Data) adalah suatu panah yang


mengalir diantara external entity, process, data store

4 konsep Arus Data


Pakets of Data : Apabila ada 2 data atau lebih yang mengalir dari 1 sumber yang
sama menuju pada tujuan yang sama & mempunyai hubungan

Diverging Data Flow : apabila ada sejumlah paket data yang berasal dari sum ber
yang sama menuju pada tujuan yang berbeda atau paket data yang komplek dibagi
menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda
Simbol-symbol yang digunakan pada DFD

Data Flow (Arus Data) adalah suatu panah yang


mengalir diantara external entity, process, data store

4 konsep Arus Data


Converging Data flow : Apabila ada beberapa alur data yang berbeda sumber
menuju ke tujuan yang sama

Sumber dan Tujuan : arus data harus dihubungkan pada proses, baik dari proses
menuju proses

Dari proses ke bukan proses Dari bukan proses menuju proses


Simbol-symbol yang digunakan pada DFD

Data Store (Simpanan Data) adalah komponen


yang berfungsi untuk menyimpan data atau file

3 konsep Data Store


Process write : alur data dari proses menuju data store, berarti data store
berfungsi sebagai tujuan / tempat penyimpanan

Process Read : alur data dari store ke proses, berarti data store berfungsi sebagai
sumber / proses memerlukan data

Process Update: alur data dari proses ke data store, sebaliknya dari data store ke
proses, berarti sebagai sumber dan tujuan
Aturan dalam Menggambar DFD
1. Antar External Entity tidak boleh ada yang berhubungan secara
langsung tanpa adanya proses

2. External Entity tidak boleh ada yang berhubungan secara langsung dengan
penyimpanan data

3. Untuk kerapihan atau menghindari aliran data yang bersilangan, external entity
atau data store boleh digambar beberapa kali, dengan diberi nomor
Cek
HRD HRD Data
Karyawan Penggajian
HRD File
Karyawan Bank
4. Semua objek harus mempunyai nama
5. Setiap proses minimal mempunyai 1 input dan 1 output Cek
Penggajian
Membayar
Karyawan
Cek
Membayar Karyawan
Karyawan
6. Satu arus data tidak dapat memiliki dua nama arus data
CONTOH YANG BENAR DAN YANG SALAH

BENAR SALAH
a a

proses proses proses proses

b atau b c
atau
a
1
c 1
proses 2
b
2

1 a 1
proses
b
1
CONTOH YANG BENAR DAN YANG SALAH

BENAR SALAH

proses

a
proses
a
proses proses
b

Arus 1 Arus 1
Arus 2
proses proses
proses proses
Arus 3 Arus 3
LATIHAN?
LEVELISASI DFD

CONTECT DIAGRAM, (Top Level)


Level paling tinggi pada DFD
Gambaran sistem secara keseluruhan
Dalam Contect Diagram, hanya ada satu proses
Dalam Contect Diagram, tidak ada data store
DIAGRAM LEVEL 0, (Overview Diagram)
Diagram yang lebih rinci (Overview diagram)
Memperlihatkan adanya data store

DIAGRAM LEVEL 1,
Tiap proses level 0 akan digambarkan rinci pada diagram 1, 2, 3 dst
Keseimbangan aliran data antara diagram nol dan diaram rinci
Keseimbangan data store yang digunakan
LEVELISASI DFD

CONTECT DIAGRAM, (Top Level)

DIAGRAM LEVEL 0, (Overview Diagram)

DIAGRAM LEVEL 1
DFD PENGGAJIAN
Data pegawai
Lap. Data Karyawan
PEGAWAI PERSONALIA
Slip Gaji

Data Jabatan 0 Informasi Absensi

Upah Lembur Sistem


Informasi Data Lembur
Informasi
Penggajian

DIREKTUR Laporan Gaji Karyawan

Laporan Data Karyawan

CONTECT DIAGRAM SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN


DFD PENGGAJIAN

Slip Gaji 2.0 Informasi Absensi


PEGAWAI
Data Karyawan D2 Karyawan Perhitungan
Gaji
Karyawan
Data Jabatan 1.0 D3 Jabatan

Pencatatan Informasi Data Lembur


Upah Lembur Data
Karyawan D4 Slip

D1 Upah 3.0

DIREKTUR Laporan Gaji Karyawan Pembuatan


Laporan PERSONALIA
Laporan Data Karyawan

Lap. Data Karyawan

DIAGRAM LEVEL 0 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN


DFD PENGGAJIAN

PEGAWAI Data Jabatan


Data Karyawan

1.1 1.2 1.3


D2 Karyawan Data Upah Lembur Upah Lembur
Data Jabatan
Karyawan

Direktur
D3 Jabatan
D1 Upah

DIAGRAM LEVEL 1 PROSES PENCATATAN DATA KARYAWAN


Teknik Dokumentasi dengan FLOWCHART (BAGAN ALIR)
Flowchart adalah serangkaian bagan-bagan yang menggambarkan alir
program. Flowchart atau diagram alir memiliki bagan-bagan yang
melambangkan fungsi tertentu
Komponen FLOWCHART
ALAT DOKUMENTASI
ALAT DOKUMENTASI
Contoh Penggambaran Flowchart
Flowchart Prosedur Pembelian
Prosedur ini dimulai oleh Bag. Gudang Bag. Pembelian
Bagian Gudang yang
memberikan Surat Permintaan Mulai
Pembelian (SPP) ke Bagian
Pembelian. Buat SPP
SPP
Bagian Pembelian setelah
menerima dokumen SPP
kemudian memasukkan data Input data
pembelian ke komputer secara SPP pembelian
manual. Setelah menginput,
dokumen SPP diarsipkan
(berdasarkan nomor SPP) SPP
N
Ket:
SPP = Surat Permintaan Pembelian
Contoh Penggambaran Flowchart
Atas input yang dilakukan oleh Bagian Pembelian, sistem tersebut
secara otomatis membuat record pembelian dalam file pesanan
pembelian sementara yang mengacu pada file master pemasok
dan file master persediaan. Record tersebut disimpan dalam file
transaksi pesanan pembelian.

Flowchart Prosedur Pembelian


Bag. Gudang Bag. Pembelian

Mulai SPP
File Mater
Buat Pemasok
SPP Buat record
Input data
pembelian
pembelian
(otomatis)
File Mater
Persediaan
SPP
SPP File Pesanan
Ket: (sementara)
SPP = Surat Permintaan Pembelian N
Contoh Penggambaran Flowchart
Pada akhir hari, sistem akan mencetak Surat Pesanan Barang (SPB)
sebanyak 5 rangkap berdasarkan File Pesanan (sementara).
Manager Pembelian memeriksa dan membandingkan antara SPP
dengan SPB kemudian ditanda-tangani oleh manajer pembelian.

Bag. Gudang Bag. Pembelian


File Mater
Mulai SPP Buat record
Pemasok
pembelian
(otomatis) File Mater
Buat Persediaan
SPP Input data File Pesanan
pembelian (sementara)

SPP SPP Cetak SPB pada


akhir hari

N 5
4
3
2
Ttd O/ Periksa dan 1

manajer ditanda- Ket:


pembelian tangan SPB SPP = Surat Permintaan Pembelian
SPB = Surat Pesanan Barang
Contoh Penggambaran Flowchart
rangkap ke-1 diserahkan ke pemasok, rangkap ke-2 ke bagian penerimaan barang, rangkap ke-3 ke bagian
hutang, rangkap ke-4 ke bagian gudang sebagai pihak yang meminta barang, sedangkan rangkap ke-5
diarsipkan berdasarkan nomor urutnya.

Bag. Gudang Bag. Pembelian


File Mater
Mulai SPP Buat record
Pemasok
pembelian
(otomatis) File Mater
Buat Persediaan
SPP Input data File Pesanan
pembelian (sementara)

SPP SPP Cetak SPB pada


akhir hari

N 5 N
4
3
2
Ttd O/ Periksa dan 1

manajer ditanda-
pembelian tangan SPB
Bag. Gudang

Ket: Ke Pemasok Bag. Hutang


SPP = Surat Permintaan Pembelian
SPB = Surat Pesanan Barang Bag. Penerimaan Barang