TUGAS

SARANA & PRASARANA

DISUSUN OLEH :

-ETA APRILIA

-ETIK AGUSTIN

-JOVAN MAULANA

-ZAETUN AENI

-AHMAD RIKI SUHENDRA

SMKN 1 NARMADA

2017/2018
 I. DEFINISI SARANA DAN PRASARANA

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,
proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya. Sarana lebih ditujukan untuk benda-
benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan
untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.

Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24

tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan
prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan
antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang
termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-
lain.

Secara Umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk
mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. (contohnya: sabit, cangkul, dll.)
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi.
(contohnya: lahan, jalan, parit, pabrik, tempat kerja, dll.) Misalnya, dalam bidang transportasi
darat kita dapat menyebut mobil, motor, bis, taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan
secara langsung oleh orang. Sedangkan fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu
lalu lintas dapat kita sebut sebagai prasarana.

II. RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA MENURUT JENISNYA

a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat,
lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu
Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :
1. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
 Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS,
kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik
transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
2. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa
kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting,
pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
3. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
1. Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
2. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan
organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
3. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
4. Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.
Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :
1. Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa
kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
2. Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.
Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.
b) Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik,
elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin
fotocopy, dll.
c) Mesin komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi,
baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom,
faksimile dan telepon wireless.
d) Perabot kantor (office furniture)
 Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu
pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak
buku, lemari, papan tulis dlL.
e) Interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan.
Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur
organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.
f) Tata ruang kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan
kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.
dll.

III. FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA

a. Perencanaan/Analisis Kebutuhan
Perencanaan merupakan kegiatan analisis kebutuhan terhadap segala kebutuhan
dan perlengkapan yang dibutuhkan sekolah untuk kegiatan pembelajaran peserta dan didik dan
kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus selama kegiatan
sekolah berlangsung. Kegiatan ini biasa dilakukan pada awal tahun pelajaran dan disempurnakan
tiap triwulan atau tiap semester.
Perencanaan dapat dilakukan oleh kepala sekolah, guru kelas dan guru-guru bidang studi dan
dibantu oleh staf sarana dan prasana.

1) Prosedur Perencanaan
a) Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan
b) Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan
c) Mencari dan atau menetapkan dana
d) Menunjuk seseorang yang akan diserahkan untuk mengadakan alat dengan pertimbangan
keahlian dan kejujuran.
2) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan
a) Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha kualitas
proses belajar mengajar
b) Perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
c) Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan
pengadaan
d) Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan
e) Petugas pelaksanaan
f) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan
g) Kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan
h) Bahwa suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram,
sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat dilaksanakan
i) Rencana harus sistematis dan terpadu
j) Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani yang baik
k) Memiliki struktur berdasarkan analisis
l) Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana
m) Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak
disangka-sangka
n) Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan
o) Menunjukkan skala prioritas
p) Disesuaikan dengan flapon anggaran
q) Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis
r) Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka
panjang (10-15 tahun)
Pengorganisasi.
Pengorganisasi merupakan suatu proses penyusunan struktur organisasi dan tersedianya
sumberdaya (tenaga, keuangan, prasarana dan sarana) dalam organisasi. Terdapat dua aspek
penting dalam kegiatan pengorganisasian menurut Azwar (1996), yaitu pembagian kerja dan
departemensasi. Pembagian tugas yang dimaksud adalah penyesuaian tugas pekerjaan agar setiap
petugas dalam organisasi bertanggung jawab melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.
Hasil dari pekerjaan pengorganisasian adalah terbentuknya wadah (entity) atau satuan organisasi
yang didalamnya ada perangkat organisasi agar tugas-tugas yang dipercayakan kepada
pendukung dapat terlaksana.
Pelaksanaan
Menurut Nawawi (2000) pelaksanaan atau penggerakan (actuating) yang dilakukan setelah
organisasi memiliki perencanaan dan melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur
organisasi termasuk tersedianya personil sebagai pelaksana sesuai dengan kebutuhan unit atau
satuan kerja yang dibentuk. Di antara kegiatan pelaksanaan adalah melakukan pengarahan,
bimbingan dan komunikasi termasuk koordinasi.
Koordinasi sebagai proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan kerja yang terpisah
suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu dan
departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.
Mereka mulai mengejar kepentingan diri sendiri yang sering merugikan pencapaian tujuan
organisasi secara keseluruhan.

Kebutuhan akan koordinasi tergatung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan
tugas dan derajat saling ketergantungan bermacammacam satuan pelaksanaan. Apabila tugas
tersebut memerlukan informasi antar satuan, derajat koordinasi yang tinggi adalah yang paling
baik. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi yang menetapkan tujuan tinggi.

Pengarahan dan Bimbingan

Pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga atau
mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural
maupun fungsional, agar langkah-langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai
tujuan organisasi. Sementara menurut Handoko (2000), pada dasarnya fungsi pengarahan adalah
membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa saja diinginkan dan harus mereka
lakukan.
Pembinaan atau supervisi
Menurut Terry (1974), supervisi berasal dari kata super yang berarti dari atas dan visi yang
berarti seni untuk melihat objek tertentu. Sementara Siagian (1993) mengemukakan, bahwa
supervisi adalah suatu proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan.
Pembinaan adalah suatu upaya pengarahan dengan memberikan petunjuk serta saran, setelah
menemukan alasan dan keluhan pelaksanaan dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi.
Sedangkan pengertian supervisi berdasarkan Total Quality Management (TQM) adalah proses
pengendalian untuk menemukan kesenjangan terhadap standar dan melakukan koreksi atau
perbaikan.

Supervisi adalah kegiatan mengamati, menilai dan membantu sumber daya manusia (SDM) agar
bekerja secara efektif dan efisien, merupakan salah satu kegiatan perilaku organisasi, yang
bertujuan untuk terus menerus memperbaiki, meningkatkan dan menyempurnakan keterampilan
dalam bekerja. Sesuai dengan pengertiannya, kegiatan supervisi yang baik harus dijalankan
dengan cara yang tidak menekan dan tidak bersipat mencari kesalahan (Nawawi, 2000).

Menurut Depkes RI (2002), tujuan dari pembinaan atau supervisi adalah untuk meningkatkan
kinerja petugas melalui suatu proses yang sistematis dengan peningkatan pengetahuan petugas,
peningkatan keterampilan petugas, perbai kan sikap petugas dalam bekerja dan peningkatan
motivasi petugas. Di samping tujuan tersebut, pembinaan atau supervisi juga mempunyai tujuan
untuk memotivasi petugas dan mengendalikan suatu kegiatan agar sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan.

Kegiatan diatas dilakukan sebagai upaya untuk menemukan penyimpangan dalam pelaksanaan
kegiatan, memberikan bimbingan teknis untuk meluruskan apabila terdapat penyimpangan,
memberikan semangat dan umpan balik kepada petugas pelaksana.