ALIH MEDIA ARSIP/DOKUMEN KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK :

UPAYA EFESIENSI, PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP/DOKUMEN KEPEGAWAIAN

DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

I. LATAR BELAKANG
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini sudah sedemikan kuat mempengaruhi
sendi-sendi kehidupan. Hampir di semua bidang, baik bidang jasa, dalam layanan profesional, instansi
pemerintah ataupun swasta sudah memanfaatkan dan mengikuti perkembangan teknologi. Perkembangan
teknologi khususnya di bidang Informasi dan Komunikasi juga menyebabkan ;
Perubahan cara bekerja
Perubahan cara berkomunikasi
Perubahan persepsi tentang efisiensi
Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan arsip dan informasi
Dalam perjalanannya tidak dapat dipungkiri bahwa penggunaan teknologi lebih spesifik lagi perangkat
komputer sangat membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi menjadi
efektif dan efisien. Hal ini sejalan dengan tujuan dari sistem administrasi di suatu instansi atau organisasi
manapun. Perkembangan teknologi dan perkembangan dunia ke arah globalisasi berdampak besar terhadap
aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam
melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan
teknologi tersebut serta, di sisi lain, menjadi suatu tantangan bagi para pengelola arsip dimanapun mereka
bertugas.
Dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Dari definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwasanya arsip merupakan salah satu unsur yang sangat
menunjang dalam keberadaan dan proses tumbuh kembang suatu organisasi.

ORGANISASI

ARSIP
INFORMASI
SDM
ALAM
MODAL
 Pada masa kini, arsip merupakan suatu naskah yang diciptakan dan diterima oleh lembaga pemerintah,
swasta maupun perorangan meliputi pula arsip elektronik yang dapat disimpan dalam magnetic disk dan optikal
disk, termasuk dalam directori atau folder on-line sesuai dengan versinya (ANRI, 2005). Atas dasar tersebut
selanjutnya para ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk dan formatnya, menjadi
dua yaitu Media Konvensional dan Media Baru (Arsip teknologi maju/ Machine readable).Maksud dari machine
readable, arsip tersebut dapat dibaca hanya dengan menggunakan alat tertentu, misal ; komputer, micro reader.
Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa dipergunakan yaitu media kertas atau media
tekstual atau dikenal sebagai Human readable. Media Baru ini juga dikenal sebagai arsip non kertas. Judith Ellis
dalam buku Keeping Archives menyebutkan special format records (arsip bentuk khusus) yaitu arsip yang
bentuk media dan ciri catatan informasinya memiliki karakteristik yang bersifat khusus. Arsip bentuk khusus ini
merupakan related document yaitu merupakan dokumen terkait atau sebagai lampiran namun juga tidak
menutup kemungkinan arsip tersebut berdiri sendiri. Arsip bentuk khusus terdiri dari: arsip audio visual, arsip
kartografi dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk
mikro. Yang sangat perlu untuk diperhatikan dari kedua jenis arsip ini adalah sisi keautentikan dan legalitasnya,
sehingga informasi yang terkandung di dalamnya akurat dan terpercaya.

Perkembangan pesat teknologi informasi yakni komputer sangat membantu tercapainya tujuan
organisasi atau instansi dengan efektif dan efisien, termasuk administrasi di dalam organisasi yang menuntut
adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi. Aktifitas organisasi menghasilkan catatan
terekam berbentuk tekstual dan berbagai bentuk media. Arsip merupakan suatu naskah yang diciptakan dan
diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan meliputi pula arsip elektronik yang dapat
disimpan dalam magnetic disk dan optical disk, termasuk dalam directori atau folder on-line sesuai dengan
versinya. Arsip elektronik mudah dicopy dan dipindahkan atau ditransfer dari satu media ke media lain sehingga
organisasi memakai sistem manajemen informasi yang berbasis komputer untuk melaksanakan kegiatan serta
mendokumentasikan transaksi-transaksi penting. Mengingat informasi yang disimpan secara elektronik mudah
diubah dan dihapus maka patut diperhatikan pada masa penciptaan dan pemeliharaan arsip elektronik. Selain itu
perkembangan teknologi komunikasi juga membuat tugas pemeliharaan bahan bukti kegiatan yang lengkap dan
akurat menjadi lebih mudah. Oleh karena itu, suatu organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan
alih media, guna mengembangkan fungsinya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip sebagai sumber
informasi.
Pada dasarnya arsip elektronik tercipta berdasarkan 2 (dua) alasan ;
1. Sengaja diciptakan
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya
komputer.
2. Alih media
Pengalihmediaan merupakan kegiatan pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa
mengurangi isi informasinya dan disertai dengan catatan bahwa media baru yang digunakan menjamin hasilnya
lebih efisien dan efektif. Untuk mengurangi resiko kehilangan informasi maka kegiatan alih media ke dalam
bentuk elektronik menggunakan sistem komputer lebih umum dan lebih mudah. Keuntungan yang diperoleh dari
kegiatan alih media yaitu, cepat dalam proses penemuan kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, SDM yang
digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat biaya dan tempat simpan arsip.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus
dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses
alih media memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan lembaga kepegawaian daerah di tingkat
provinsi yang menciptakan, menyimpan dan mengolah berbagai bentuk naskah Kepegawaian yang merupakan
arsip-arsip penting yang harus dipelihara dan dilestarikan dengan sangat baik untuk kelanjutan sumber informasi
pengembangan pegawai (PNS Provinsi Jawa Barat) dan sebagai bahan bukti pertangungjawaban organisasi
selain juga menjadi sumber informasi yang bernilai guna primer maupun sekunder mengenai identitas dan
entitas PNS provinsi Jawa Barat.
Dalam pelaksanaannya di lapangan, arsip /dokumen kepegawaian yang dikelola dan bersifat dinamis aktif ini
juga bisa menjadi backup jika arsip/dokumen yang dimiliki oleh pegawai hilang ataupun rusak.
Dengan demikian keberadaan arsip/dokumen kepegawaian dianggap bisa berkaitan secara langsung dengan
keberadaan pegawai itu sendiri, karena arsip/dokumen kepegawaian bisa menjadi representasi dari sebagian
aktivitas pegawai.
Berdasarkan uraian di atas, tulisan ini akan diupayakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
1. Apakah pelaksanaan/prosedur input data ke dalam bentuk elekronik sesuai dengan ketentuan kearsipan
yang berlaku?
2. Arti penting kegiatan alih media dalam rangka pengelolaan dalam menjalankan tujuan dan fungsi pokok
organisasi?
3. Fungsi arsip media baru sebagai pelestarian dan perlindungan arsip yang ada di BKD?
4. Sejauh mana keterkaitan alih media ke dalam bentuk elektronik dengan masalah hukum dan legalisasi
di Indonesia?

II. LANDASAN HUKUM

1. UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
2. UU Nomor 15 Tahun 2014 Tentang ASN
 3. PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
4. Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil

III. PROSES ALIH MEDIA

A. Menurut PP Nomor 88 Tahun 1999
Kegiatan kearsipan merupakan kegiatan yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan yang ada dalam
kehidupan masyarakat sehingga arsip di dalam lingkungan masyarakat akan tercipta dan dihasilkan oleh
masyarakat dengan menggunakan teknologi yang ada pada saat arsip itu tercipta. Pada era teknologi informasi
dan komunikasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan masyarakat , informasi telah menjadi
suatu kekuatan baru sehingga menjadikan arsip sebagai sumber informasi utama. Banyak alasan mengapa arsip
perlu dikelola dengan baik, karena arsip memiliki fungsi penting secara umum antara lain (Agus Sugiarto, 2005:
9-10):
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan
rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikinan kita bisa mengingat atau menemukan
kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai
data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data
dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media
elektronik maupun non elektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau
bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa
yang akan datang. Dengan demikian, arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan
sejarah atau dinamika kegiatan oganisasi. Oleh karena itu, arsip selalu diupayakan untuk dapat digunakan
secara selektif dan efisien.
Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar
dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih
media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir
sama dengan penyimpanan konvensional. Dalam penyimpanan konvensional dibutuhkan peralatan berupa folder-
folder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam system alih media ke bentuk elektronik (computer) juga
terdapat folder-folder untuk meyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa
bitmaps, jpeg, pdf dll) atau dokumen ( berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan
bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik (kertas), maka pada
bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik.
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip Berupa cabinet virtual yang
yang dibuat secara fisik dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk Berupa map virtual atau folder
menyimpanan lembaran arsip untuk penyimpanan file
dokumen

Arsip Lembaran-lembaran surat hard Lembaran-lembaran surat yang sudah

copy ditransfer ke dalam file gambar/teks.

Kabinet dan map virtual merupakan database yang meniru bentuk dari cabinet dan map nyata yang
dipergunakan pada system kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam cabinet dan map nyata,
kemampuan menampung arsip adalah terbatas, tetapi jika pada cabinet dan map maya ini kemampuan
menampung datanya adalah tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam
menyimpan data digital. Sedangkan lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file
dokumen atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power point dan
sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap
dari media yang lain. File gambar sebagai hasil scanner merupakan salah satu proses kegiatan alih media.
Pengertian alih media sebagaimana diatur pada PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media lainnya adalah alih media ke micro film dan
media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian
alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain
dengan tujuan efisiensi. Dengan kehadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut
dapat dilakukan dengan mudah.
Alih Media arsip/dokumen adalah proses alih media dari arsip/dokumen hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga
arsip atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang
terlibat langsung dalam penggunaannya, baik dalam pencarian maupun untuk update. Proses pekerjaan alih
media dari hardcopy ke digital akan membutuhkan waktu kerja dan alur kerja yang terbagi atas tahapan-tahapan
yang tercakup secara menyeluruh.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, Pengalihan dokumen perusahaan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan
bersangkutan.
Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu
disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan
perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya, karena dokumen tersebut masih (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11
Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik):

a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik;

b. mengandung kepentingan hukum tertentu

Adapun Tata Cara Peralihan Dokumen menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, pasal 6 adalah:

(1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian
dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam
rangkapengalihan dokumen perusahaan.
(3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang
ditunjukdan bertanggung jawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

Adapun peralatan yang digunakan sebagai proses kegiatan alih media harus memenuhi persyaratan sesuai
dengan pasal 10 dan pasal 11:

Pasal 10
(1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi
standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli
dokumen yang dialihkan.
(2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin
keamanan proses pengalihan agar:
a. dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut,
merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b. mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu
sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam
peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c. dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.

Pasal 11
(1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke
dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2) Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib
memenuhi syarat sebagai berikut:
a. berbadan hukum; dan
b. memperoleh izin usaha.

B. Pelaksanaan di BKD Provinsi Jawa Barat

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan lembaga kepegawaian daerah di
tingkat provinsi yang menciptakan, menyimpan dan mengolah berbagai bentuk naskah Kepegawaian
yang merupakan arsip-arsip penting yang harus dipelihara dan dilestarikan dengan sangat baik untuk
kelanjutan sumber informasi pengembangan pegawai (PNS Provinsi Jawa Barat) dan sebagai bahan bukti
pertangungjawaban organisasi selain juga menjadi sumber informasi yang bernilai guna primer maupun
sekunder mengenai identitas dan entitas PNS provinsi Jawa Barat.
Dalam pelaksanaannya di lapangan, arsip /dokumen kepegawaian yang dikelola dan bersifat
dinamis aktif ini juga bisa menjadi backup jika arsip/dokumen yang dimiliki oleh pegawai hilang ataupun
rusak.Dengan demikian keberadaan arsip/dokumen kepegawaian dianggap bisa berkaitan secara
langsung dengan keberadaan pegawai itu sendiri, karena arsip/dokumen kepegawaian bisa menjadi
representasi dari sebagian aktivitas pegawai.
Seiring dengan perkembangan teknologi serta kemudahan yang didapatkan dari hasil alih media
maka Sub Bidang Dokumen dan Arsip Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
menerapkan kegiatan alih media arsip/dokumen kepegawaian sebagai salah satu proses pemeliharaan
dan pelestarian informasinya selain efesiensi dan efektifitas dalam pelayanan.

B.1. Peralatan

a. PC/Laptop sebagai sarana untuk memproses penyimpanan data arsip digital/elektronik,

b. Server untuk menyimpan data arsip digital secara terpusat

c. Scanner untuk memindasi arsip konvensional/tekstual

d. Daftar

d.1. Arsip yang akan dialih mediakan

Berisikan kolom Nomor, Nip, Nama, Tgl. Cabut Berkas, TTD Petugas

d.2. Arsip yang sudah dialih mediakan

Berisikan kolom Nomor, Nip, Nama, Tgl. Alih Media, TTD Petugas, Keterangan

e. Harddisk eksternal sebagai sarana penyimpanan backup

f. Kertas berwarna untuk menandai berkas arsip yang sudah dialih mediakan

Peralatan yang digunakan oleh BKD dalam alih media arsip/dokumen kepegawaian ini berupa
perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner beresolusi tinggi. Dalam satu proses
scaning sudah bisa memuat kertas setebal empat sentimeter. Jadi tidak harus satu per satu kertas
discan, sehingga sangat cepat dalam proses alih media. Keamanan data belum dapat dipastikan
apakah benar-benar aman dari virus, walaupun file yang ada berbentuk gambar (* jpg), text dan
gambar (*pdf). Sehingga pihak BKD juga perlu mengkopi arsip yang telah dialihmediakan ke dalam
CD-ROM atau WORM. Pada awal pengadaan peralatan, biaya yang dikeluarkan cukup mahal, akan
tetapi mengingat banyak sekali keuntungan yang diperoleh pada akhirnya, maka BKD berusaha
untuk terus mengalih mediakan seluruh arsip/dokumen yang tersimpan.

B.2. Proses Alih Media

Meskipun proses alih media yang diterapkan di BKD belum memanfaatkan aplikasi, namun
dalam pelaksanaannya termasuk mudah (user friendly). System kerjanya sederhana, karena dalam
prosesnya pengelola tinggal meng-klik bagian-bagian tertentu dan secara otomatis naskah-naskah
yang dialih mediakan akan berubah bentuk ke dalam bentuk soft file ( format Pdf).
Tahapan Kerja ;
1. Sebelum melaksanakan alih media, dilakukan pemilihan berkas perorangan yang akan discann.
Pada dasarnya pemilihan berkas perorangan ini disesuaikan dengan penataan arsip manual yaitu
berdasarkan urutan NIP. Berkas arsip perorangan yang sudah terpilih terlebih dahulu akan
dilakukan penyortiran agar input yang akan dialih mediakan adalah betul-betul arsip. Sebelum
arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam perangkat scanner, harus dipastikan dulu bahwa
naskah tersebut sudah terpisah (tidak terikat dengan staples) dan lembaran kertasnya tidak ada
 yang menempel. Jika naskah tersebut masih terikat dengan staples atau paperclip maka dapat
menimbulkan kerusakan pada mesin,
2. Mengisi data pada Daftar Arsip Yang Akan Dialih Mediakan.
3. Naskah-naskah yang akan dialih mediakan sebelumnya dikelompokkan terlebih dahulu.
Pengelompokkan tersebut didasarkan pada kesamaan permasalahan/subyek, sehingga pada saat
proses alih media dapat dengan mudah dimasukan ke dalam sub-sub folder virtual yang ada
dalam folder induk (berkas virtual perorangan),
4. Proses scanning dengan ukuran 100 kb dan dalam format Pdf, penamaan file sesuai dengan
manajemen folder yang sudah ditentukan dan penyimpanan ke dalam server. Sistem
penyimpanan file didalam komputer berdasarkan masalah. Contoh, untuk file Konversi NIP maka
akan disimpan ke dalam sub folder 01, SK CPNS di sub folder 02, dan seterusnya.

MANAJAMEN FOLDER ALIH MEDIA ARSIP/DOKUMEN KEPEGAWAIAN

NIP NAMA (HURUF KAPITAL TANPA GELAR)
01 (KONVERSI NIP) nama file 01
02 (CPNS)
01 (BERKAS LAMARAN) nama file 0201
02 (NOTA PERSETUJUAN BKN) nama file 0202
01 (SK) nama file 0203
03 (PNS)
01 (NOTA PERSETUJUAN BKN) nama file 0301
02 (SK) nama file 0302
03 (PENAMBAHAN MASA KERJA) nama file 0303
04 (KEPANGKATAN)
01 (I/b) nama file 0401
01 (I/c) nama file 0402
01 (I/d) nama file 0403
01 (II/a) nama file 0404
01 (II/b) nama file 0405
01 (II/c) nama file 0406
01 (II/d) nama file 0407
01 (III/a) nama file 0408
01 (III/b) nama file 0409
01 (III/c) nama file 0410
01 (III/d) nama file 0411
01 (IV/a) nama file 0412
01 (IV/b) nama file 0413
01 (IV/c) nama file 0414
01 (IV/d) nama file 0415
01 (IV/e) nama file 0416
05 (ALIH TUGAS/JABATAN)
01 (UNIT KERJA) nama file 0501
02 (STRUKTURAL)
01 (SK) nama file 050201
Jika ada lebih dari satu Skpenamaan file ditambahkan dua digit dibelakang contoh;
05020101, 05020102, 05020103 dst
 02 (BA SUMPAH JABATAN) nama file 050202
03 (SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN) nama file 050203
04 (SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS) nama file 050204
05 (BA SERAH TERIMA JABATAN) nama file 050205
06 (SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN) nama file 050206
03 (FUNGSIONAL AK)
01 (SK) nama file 050301
02 (BA SUMPAH JABATAN) nama file 050302
03 (SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN) nama file 050303
04 (SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN) TUGAS nama file 050304
04 (FUNGSIONAL UMUM) nama file 0504
06 (PENILAIAN KINERJA)
01 (DP3/SKP) nama file 0601TAHUN CONTOH SKP TAHUN 2015 MAKA NAMA FILE 06012015
02 (PAK) nama file 0602TAHUN CONTOH PAK TAHUN 2015 MAKA NAMA FILE 06022015
07 (PENDIDIKAN UMUM)
01 (SD/SEDERAJAT DISCAN DUA SISI) nama file 0701
02 (SLTP/SEDERAJAT DISCAN DUA SISI) nama file 0702
03 (SLTA/SEDERAJAT DISCAN DUA SISI) nama file 0703
04 (D1/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0704
05 (D2/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0705
06 (D3/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0706
Jika ada Akta III maka penamaan file D3 070601 Akta III 070602
07 (D4/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0707
08 (S1/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0708
Jika ada Akta IV maka penamaan file S1 070801 Akta IV 070802, jika ada S1 lainnya nama file
070803 dst.
09 (S2/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0709
10 (S3/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0710
11 (SK IJIN BELAJAR DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0711
12 (SK TUGAS BELAJAR) nama file 0712
13 (IJIN PEMAKAIAN GELAR) nama file 0713
08 (DIKLAT)
01 (TEKNIS) nama file 0801
Jika ada lebih dari satu Diklat penamaan file tambahkan 2 digit dibelakang contoh; 080101,
080102, 080103 dst
02 (STRUKTURAL)
01 (PRAJABATAN) nama file 080201
02 (DIKLATPIM IV) nama file 080202
03 (DIKLATPIM III) nama file 080203
04 (DIKLATPIM II) nama file 080204
05 (DIKLATPIM I) nama file 080205
03 (FUNGSIONAL) nama file 0803
Jika ada lebih dari satu Diklat penamaan file tambahkan 2 digit dibelakang contoh; 080101,
080102, 080103 dst
09 (SERTIFIKAT)
01 (SERTIFIKASI) nama file 0901
02 (BIMTEK/KURSUS/SEMINAR DLL) nama file 0902
Jika ada lebih dari satu sertifikat, maka penamaan file tambahkan 2 digit di belakang 090201,
090202, 090203 dst
10 (PENGHARGAAN)
01 (5 TAHUN)
01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100101
02 (GUBERNUR) nama file 100102
03 (PRESIDEN) nama file 100103
02 (10 TAHUN )
01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100201
02 (GUBERNUR) nama file 100202
03 (PRESIDEN) nama file 100203
03 (15 TAHUN)
01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100301
02 (GUBERNUR) nama file 100302
03 (PRESIDEN) nama file 100303
04 (20 TAHUN)
01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100401
02 (GUBERNUR) nama file 100402
03 (PRESIDEN) nama file 100403
05 (25 TAHUN)
01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100501
02 (GUBERNUR) nama file 100502
03 (PRESIDEN) nama file 100503
06 (30 TAHUN)
01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100601
02 (GUBERNUR) nama file 100602
03 (PRESIDEN) nama file 100603
11 (HUKUMAN)
01 (RINGAN) nama file 1101
02 (SEDANG) nama file 1102
03 (BERAT) nama file 1103
12 (GAJI)
01 (BERKALA) nama file 1201TAHUN CONTOH GAJI BERKALA TAHUN 2015 MAKA NAMA FILE
12012015
02 (INFASING) nama file 1202TAHUN
13 (KELENGKAPAN LAIN)
01 (KTP) nama file 1301
02 (KARPEG) nama file 1302
03 (KPE) nama file 1303
04 (NPWP) nama file 1304
05 (KARIS/KARSU)
01 (KARIS) nama file 130501
02 (KARSU) nama file 130502
06 (AKTA NIKAH)
01 (PERTAMA) nama file 130601
02 (KEDUA) nama file 130602
07 (AKTA CERAI)
01 (PERTAMA) nama file 130701
02 (KEDUA) nama file 130702
08 (AKTA KELAHIRAN)
 01 (PEGAWAI) nama file 130801
02 (ISTRI/SUAMI)
01 (PERTAMA) nama file 13080201
02 (KEDUA) nama file 13080202
03 (ANAK)
01 (PERTAMA) nama file 13080301
02 (KEDUA) nama file 13080302
03 (KETIGA) nama file 13080303
04 (KEEMPAT) nama file 13080304
05 (KELIMA) nama file 13080305
09 (AKTA KEMATIAN)
01 (PEGAWAI) nama file 130901
02 (ISTRI/SUAMI)
01 (PERTAMA) nama file 13090201
02 (KEDUA) nama file 13090202
03 (ANAK)
01 (PERTAMA) nama file 13090301
02 (KEDUA) nama file 13090302
03 (KETIGA) nama file 13090303
04 (KEEMPAT) nama file 13090304
05 (KELIMA) nama file 13090305
10 (KARTU KELUARGA) nama file 1310
11 (ASKES/BPJS)
01 (PEGAWAI) nama file 131101
02 (ISTRI/SUAMI)
01 (PERTAMA) nama file 13110201
02 (KEDUA) nama file 13110202
03 (ANAK)
01 (PERTAMA) nama file 13110301
02 (KEDUA) nama file 13110302
03 (KETIGA) nama file 13110303
04 (KEEMPAT) nama file 13110304
05 (KELIMA) nama file 13110305
12 (TASPEN) nama file 13110305
13 (DRH/FIP)
01 (DRH) nama file 131301
02 (FIP) nama file 131302
14 (NUPTK) nama file 1314
15 (REKENING BANK) nama file 1315
16 (CUTI)

01 (SK CUTI DI LUAR TANGGUNGAN NEGARA) nama file 131601

02 (SK CUTI HAJI/UMROH) nama file 131602
03 (SK CUTI HAMIL/MELAHIRKAN) nama file 131603
17 (LAIN-LAIN) nama file 1317
 14 (PENSIUN)
01 (SK MPP) nama file 1401
02 (PENAMBAHAN MASA KERJA) nama file 1402
03 (SK PENSIUN)
01 (BUP) nama file 131401
02 (APS) nama file 131402
01 (MENINGGAL) nama file 131403
04 (SK PEMBERHENTIAN TIDAK DENGAN HORMAT) nama file 131404

Catatan : Penambahan dua digit di belakang (01, 02, 03 dst) diberlakukan sama pada
setiap naskah/SK/Surat yang lebih dari satu

5. Lembaran naskah-naskah setelah dilakukan alih media maka akan keluar dengan sendirinya, dan
secara otomatis sudah berubah bentuk menjadi soft file di computer setelah sebelumnya
disimpan di dalam sub folder yang sudah ditentukan. Setelah terkopi maka yang muncul dilayar
monitor adalah berupa gambar file yang telah dialihmediakan lengkap dengan jumlah naskah.
6. Berkas arsip/dokumen (berkas perorangan) yang sudah dilakukan scanning akan diberi tanda.
Pemberian tanda tersebut dimaksudkan untuk membedakan antara arsip yang telah dialih mediakan
dan yang belum dialih mediakan, diisikan datanya pada Daftar Arsip Yang sudah Dialih Mediakan
kemudian disimpan kembali dalam rollopack.

IV. LEGALITAS HUKUM ARSIP/DOKUMEN HASIL ALIH MEDIA

Perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat telah menyebabkan perubahan kegiatan
kehidupan manusia dalam berbagai bidang yang secara langsung telah mempengaruhi lahirnya bentuk-bentuk
perbuatan hukum baru. Satu contoh bentuk perbuatan hukum baru yang ada di Indonesia yaitu, yang
menyangkut peraturan dan legalitas alih media arsip/dokumen ( Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan, Undang-Undang RI no 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan
Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi).
Meskipun Undang-Undang RI No.8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan pada dasarnya mengatur tentang
alih media arsip/dokumen di perusahaan yang bersifan NGO, namun kandungannya dapat diadaptasikan bagi
instansi pemerintahan.
Dokumen Elektronik yang dimaksudkan adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,
dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, eletro, magnetik, optikal, atau sejenisnya yang
dapat dilihat, ditampilkan, dan atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,
symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang memahaminya ( vide
pasal 1 angka 4 Undang-Undang RI nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik).
Sedangkan legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau
ditransformasikan ke dalam Mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen
perusahaan yang terkandung di dalam microfilm atau media lain tersebut sesuai naskah aslinya. (pasal 1 angka 3
PP RI Nomor 88 Tahun 1999 Tentang tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media
Lainnya dan Legalisasi ). Pasal 12 ayat (1) UU RI No.8 / 1997 Tentang dokumen Perusahaan yang bunyinya
Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya, dan pasal 2 PP Nomor 88/1999
yang bunyinya. Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima baik
diatas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam microfilm atau media lainnya. Yang dimaksud dengan
media lainnya adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang
dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditarnsformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only
Memory (CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM). (Vide penjelasan pasal 12 ayat 1). Jadi hasil proses
alih media yang ada di BKD merupakan salah satu bentuk dokumen Pemerintahan Daerah dalam media lainnya.
Arsip bentuk dokumen elektronik (arsip tekologi informasi) sebagi alat bukti terdapat dalam beberapa hukum
tindak pidana antara lain:

A. Dalam Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi

Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana Korupsi dapat dipergunakan untuk memperoleh bukti
petunjuk. Hal ini sebagaimana bunyi pasal 26 A Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi: Alat bukti yang sah
dalam bentuk sebagaimana dimaksud dalam pasal 188 ayat (2) KUHAP, khusus untuk tindak pidana korupsi
juga dapat diperoleh dari:
1. Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik
dengan itu; dan
2. Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau didengar yang
dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda
fisik ataupun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna.
Apa yang dimaksud dengan disimpan secara elektronik misalnya data yang disimpan dalam microfilm,
Compact Disk Read Only Memory (CD-ROM) atau Write Once Read Many (WORM). Sedangkan yang
dimaksud dengan Alat optic atau serupa dengan itu dalam ayat ini tidak terbatas pada data penghubung
elektronik (electronic data interchance), surat elektronnik (e-mail) telegram, teleks dan faksimili. Dari bunyi
pasal 26 A beserta penjelasannya dapat disimpulkan bahwa Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana
 korupsi adalah dokumen yang terekam secara elektronik yang berupa tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna, data yang disimpan dalam
microfilm, CD-ROM atau WORM, surat elktronik, telegram, teleks, dan faksimili.

B. Kaitan dengan UU Nomor 11 dan Nomor 14 Tahun 2008

V. KESIMPULAN
Sistem arsip kepegawaian elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip kepegawaian manual. Maka
sistem arsip kepegawaian elektronik sangatlah bergantung dengan sistem arsip kepegawaian manual yang telah
dilaksanakan sebelumnya. Dengan kata lain sistem arsip kepegawaian elektronik tidak akan terbentuk tanpa
adanya sistem arsip kepegawaian manual.

Dengan demikian untuk memulai proses alih media, maka arsip konvensional yang ada haruslah
terberkaskan dan tertata dengan rapi. Selain itu segala aspek yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses alih
media harus betul-betul siap, sehingga hasil yang didapatkan tidak akan percuma. Dukungan dari berbagai pihak
yang terkait juga sangat diperlukan khususnya dalam hal alur arsip yang seharusnya masuk ke dalam berkas
perorangan.
Pengalih mediaan arsip/dokumen kepegawaian yang dilaksanakan di BKD Provinsi Jawa Barat
seyogyanya dapat menjadi sarana bagi tercapainya efesiensi dan efektifitas dalam layanan arsip/dokumen
kepegawaian baik internal maupun eksternal.
Alih media arsip/dokumen kepegawaian dengan kriteria (ukuran, format, manajemen folder) yang sama juga
diharapkan dapat dilaksanakan di unit kepegawaian OPD. Tentu saja proses alih media disesuaikan dengan
arsip/dokumen kepegawaian yang tersimpan di masing-masing unit kepegawaian. Hal ini bertujuan agar ;
1. Adanya kesamaan persepsi dan pelaksanaan proses alih media serta penyimpanannya,
2. Dapat saling mengisi dalam hal kelengkapang berkas yang ada,
3. Proses administrasi yang tidak berkaitan dengan pembuktian hukum dapat diselesaikan dengan hanya
mengirimkan arsip digital/elektronik.
Penggabungan antara penataan arsip secara manual yang baik dan rapi serta alih media yang
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan akan menghasilkan penataan arsip Hybrida yang mendekati sempurna.