Anda di halaman 1dari 11

3.

1 Siklus Akuntansi, Sistem Akuntansi dan Prosedur Akuntansi Usaha Perhotelan

3.1.1 Siklus Akuntansi

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus
akuntansi pada jenis usaha lainnya (gambar 3.1)

Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan
transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa
dilakukan secara manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. Ada beberapa
transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu :

1. Penjualan produk dan jasa, dan dicatat dalam jurnal khusus penjualan.
2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas, dan dicatat dalam jurnal khusus penerimaan
dan pengeluaran kas. Merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai, dan
pengeluaran kas.
3. Pembelian produk dan jasa, dan dicatat dalam jurnal khusus pembelian
4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia
membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan pph 21 sesuai dengan departemen
dimana karyawan tersebut bekerja.

Dasar akuntansi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, di


mana setiap entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya
akan sama.
1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo
debet dan kredit.
2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
3. Trial balance, menunjukkan daftar saldo akun dalam suatu periode.
4. Financial statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yangbiasanya
disiapkan pada akhir periode akuntansi.
Transaksi Bukti Transaksi Pencatatan Klasifikasi Peringkasan
Akuntansi
Bukti kas Buku kas
Buku Penjualan Buku Besar
Bukti Penjualan
Jurnal Buku Pembelian Neraca
Bukti Pembelian
Balik Bukti Retur dan Buku Retur dan Percobaan
(Akun riil) Potongan Potongan
Umum & khusus Buku Umum &
khusus Buku
Jurnal Penutup Pembantu
Jurnal Khusus
(Akun nominal)
- Piutang Penyesuaian
JK Kas Masuk - Persediaan Akrual
JK kas keluar - Aktiva
JK Penjualan Tetap
Penyusunan JK Pembelian - Hutang - Pembayaran
Laporan JK Retur & Potongan
Keuangan uang muka
Jurnal Umum
- Pos-pos
1. Neraca taksiran
2. Laba Rugi Neraca Lajur - Penyusutan
3. Perubahan (Opsional) Aktiva Tetap
Modal
4. Aliran kas Neraca Saldo Yang
Disesuaikan

Analisis dan Pengguna Laporan


Interprestasi Keuangan

Gambar 3.1 Siklus Akuntansi


3.1.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi
Sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu : pendekatan prosedur dan
pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, system adalah kumpulan dari
prosedur-prosedur yang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu. Cecil Gillespie (1971) menyatakan bahwa system akuntansi
terdiri dari :
1. Subsistem akuntansi utama
- Kode rekening
- Buku besar dan buku pembantu
- Jurnal
- Bukti transaksi
2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang
- Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur
- Distribusi penjualan
- Piutang
- Penerimaan uang dan pengawasan kredit
3. Subsistem pembelian dan pengeluaran uang
- Order pembelian dan laporan penerimaan barang
- Distribusi pembelian dan biaya
- Hutang
- Prosedur pengeluaran uang
4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian
- Personalia
- Pencatatan waktu
- Penggajian
- Distribusi gaji dan upah
5. Subsistem produksi dan biaya produksi
- Order produksi
- Pengawasan persediaan
- Akuntansi biaya
Sedangkan dari pendekatan komponen, system adalah kumpulan dari komponen-
komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh system yang diidefinisikan dari
pendekatan komponen misalnya adalah system computer yang terdiri dari kumpulan
dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

Prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam
satu bagian/departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari
transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang. Pekerjaan klerikal terdiri dari
kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih,
memindah, dan membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam
formulir, buku jurnal dan buku besar.

Tujuan utama dari system khususnya sitem informasi adalah untuk menghasilkan
informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus relevan, tepat waktu, dan
akurat.

Tugas dari system khususnya system informasi adalah melakukan siklus


pengolahan data atau disebut juga siklus informasi. Sistem informasi mempunyai
enam buah komponen, yaitu :
1. Komponen input
2. Komponen model
3. Komponen output
4. Komponen teknologi
5. Komponen data base
6. Komponen control
Data Diolah Informasi

Input Model Output

Data
Base
Teknologi

Kontrol

Gambar 3.2 Komponen Sistem Informasi

1. Komponen Input
Input dari system informasi berupa data yang akan diolah oleh system informasi. Data
untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar
merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap dari peristiwa atau data yang
terjadi. Contohnya reservation card, guest registration, guest bill, cash receipt dan lain-
lainnya.
Sehingga secara ringkas proses input data dapat digambar sebagai berikut:

Dokumen Proses Input Data


Data
Dasar

2. Komponen Model
Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan
model matematika. Contoh model logika adalah untuk melihat barang mana yang sudah
harus dipesan kembali, dapat dilihat dari sisa barang yang tersedia, apakah sudah sama
atau lebih kecil dengan titik reorder point. Sedangkan untuk model matematika misalnya
suatu inventory harus dipesan kembali 100 krat. Mengapa harus pesan 100? Mengapa
tidak kurang dari seratus? Karena setelah dihitung dengan model matematika atau
Economics Order Quantity (EOQ) order 100 itu adalah order yang paling ekonomis.

3. Komponen Output
Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di database
dan diproses menggunakan model tertentu. Contoh output sistem informasi adalah
Laporan barang yang harus dipesan kembali.

4. Komponen Data Base


Database adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.

5. Komponen Teknologi
Tanpa adanya teknologi yang mendukung maka sistem informasi tidak akan dapat
menghasilkan informasi yang tepat waktu. Teknologi yang memegang peranan penting
adalah teknologi computer dan teknologi di bidang telekomunikasi

6. Komponen Kontrol
Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan
dari sistem informasi adalah informasi yang akurat. Sistem pengendalian dalam sistem
informasi dapat diklasifikasikan sebagi sistem pengendalian umum dan sistem
pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum dapat terdiri dari :
Pengendalian organisasi
Pengendalian dokumentasi
Pengendalian perangkat keras
Pengendalian keamanan fisik
Pengendalian keamanan data
Pengendalian komunikasi

Pengendalian aplikasi dapat dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian


proses, dan pengendalian output. Pengendalian aplikasi biasanya sudah diprogramkan di
perangkat lunaknya.

3.2 Struktur pengendalian Intern di Perhotelan

AICPA mendefinisikan pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara
serta alat yang dikordinasikan dan digunakan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk
menjaga keamanan serta harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya
kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan

Secara garis besar pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu (1)
pengendalian akuntansi, (2) pengendalian administrative. Pengendalian akuntansi terdiri dari
struktur organisasi dan semua prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan
aktiva dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Pengendalian administratif terdiri dari
struktur organisasi dan semua metode serta prosedur yang berkaitan dengan efisensi operasi
dan dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan

Struktur pengendalian intern menurut COSO terdiri dari lima komponen yakni:

a) Lingkup pengendalian (control environment)


Manajemen dan seluruh pegawai harus menciptakan dan memelihara lingkungan dalam
keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap
pengendalian intern dan manajemen yang sehat
b) Penilaian resiko (risk assessement)
Pengendalian intern harus menyediakan penilaian resiko yang dihadapi oleh organisasi
baik yang bersumber dari dalam maupun dari luar organisasi
c) Aktivitas pengendalian (control activities)
Aktivitas pengendalian intern membantu memastikan bahwa arahan manajemen
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian harus efisien dan efektif mencapai tujuan
pengendalian
d) Informasi dan komunikasi (information dan communications)
Informasi harus dicatat dan dokomunikasikan kepada manajemen dan satuan kerja
lainnya dan suatu entitas yang membutuhkan, dalam bentuk dan jangka waktu yang
masih memungkinkan untuk menyelenggarakan pengendalian intern dan tanggung jawab
lainnya.
e) Pemantauan (monitoring)
Pemantauan pengendalian intern harus selalu menilai kualitas kinerja dan memastikan
bahwa temuan audit atau review lainnya diselesaikan tepat waktu.

Sedangkan komponen-komponen menurut CoCo adalah berikut ini:


1) Purpose
Tujuan harus dinyatakan dan dikomunikasikan ke seluruh stakeholder
Perencanaan untuk menuntun pencapaian tujuan organisasi harus disusun dan
dikomunikasikan
2) Commitment
Nilai-nilai etika termasuk integritas harus dibuat secara formal,dikomunikasikan
kepada seluruh stakeholder dan organisasi
Wewenang, tanggung jawab,dan tanggungugat harus secara jelas didefinisikan dan
konsisten dengan tujuan organisasi sehingga keputusan-keputusan dan perilaku-
perilaku diperagakan dengan benar oleh pegawai
3) Capabiity
Pegawai harus memiliki pengetahuan, keahlian, dan peralatan yang cukup untuk
mendukung pencapaian tujuan organisasi
Proses komunikasi harus mendukung nilai dan pencapaian organisasi atas tujuan
yang telah ditetapkan
4) Monitoring and Learning
Lingkungan internal dan eksternal harus dimonitor untuk memperoleh informasi
sehingga tujuan dan pengendalian organisasi tetap mutakhir
Kinerja harus dimonitor, dibandingkan dengan target dan indikator yang telah
ditetapkan
Manajemen secara periodic menilai efektivitas pengendalian dan kemudian
mengkomunikasikan hasilnya kepada para pihak yang bertanggungjawab

Dalam praktiknya, model yang dibangun untuk menyusun sistem pengendalian intern yang
baik harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Pengendalian intern seharusnya tidak dilihat sebagai suatu kelompok kegiatan yang
berdiri sendiri, tetapi lebih merupakan suatu rangkaian aktivitas yang terjadi pada
seluruh operasi entitas secara berkesinambungan
Manfaat pengendalian intern harus lebih besar daripada biaya untuk menyusun,
mengimplementasikannya dan risiko yang mungkin terjadi
Aplikasi sistem pengendalian intern harus didukung oleh semua pegawai dalam
organisasi dari manajemen puncak hingga staff terbawah. Resonsif terhadap
perubahan
Aplikasi sistem pengendalian intern harus memperhatikan budaya organisasi. Oleh
karena itu SPI yang akan diterapkan oleh perusahaan harus dilihat sebagai bagian dari
manajemen perubahan

3.3 Rerangka Konseptual Akuntansi


Rerangka kerja konseptual serupa dengan konstitusi adalah suatu sistem koheren yang
terdiri dari tujuan dan konsep fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan
bagi penetapan standar yang konsisten dan penentuan sifat, fungsi serta batas-batas dari
akuntansi keuangan dan laporan keuangan.
FASB telah menerbitkan enam Statement of Financial Accounting Concepts yang
berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu:
1. SFAC No. 1, Obyectives of Financial Reporting By Business Enterprise yang
menyajikan tujuan dan sasaran akuntansi
2. SFAC No. 2, Qualitative Characteristics of Accounting Information menjelaskan
karakteristik yang membuat informasi akuntansi bermanfaat
3. SFAC No. 3, Element of Financial Statements of Business Enterprise memberikan
definisi dari pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan, seperti: Aktiva, kewajiban,
pendapatan dan beban
4. SFAC No. 5, Recognition and Measurement in financial statements of Business
Enterprise, menetapkan kriteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman
tentang informasi apa yang biasanya harus dimasukkan dalam laporan keuangan dan
kapan waktunya.
5. SFAC No. 6, Elemet of Financial Statements, menggantikan SFAC No. 3 dan
memperluas lingkup SFAC No. 3 dengan memasukkan organisasi-organisasi nirlaba
6. SFAC No. 7, Using cash flow information and present value in accounting
Measurements, memberikan kerangka kerja bagi pemakaian arus kas ke masa depan
yang diharapkan dan nilai sekarang sebagai dasar pengakuan

3.4 Sturktur Organisasi di Departemen Akuntansi


Bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi adalah:
1. General Cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan dan pengeluaran hotel
2. Cashier Oultet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas
penerimaan pada masing-masing outlet
3. Income Auditor, adalah orang yang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil
penjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor
4. Night Auditor, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet
5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang
telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta
melakukan analisa atas guest bill
6. Account Receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan
dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account Receivable
juga bertanggung jawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang masih menginap di
hotel (guest ledger) dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel (city ledger)
7. Account Payable, meruapakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada
pihak luar, ksusunya supplier.
8. Cost Control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
masing-masing department, mengecek harga barang di pasar, menyetujui pembelian
barang untuk keperluan hotel.
9. Personalia, bertanggung jawab atas penghitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji
karyawan
10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas sistem informasi yang
digunakan di hotel, khususnya dalam pemrosesan data.
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel
12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya,
melakukan pencatatan atas persediaan di gudang
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan

Head Departement

Accounting Credit Personalia Night Audit Cost Control

EDP

General Cashir Purchasing Storeroom

Cashier Outlet

Account Receivable

Account Payable

Income Auditor

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Departemen Akuntansi