ORDEN DE COMPRA
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados
productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una
autorizacin que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las
mercancas.
Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:
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2. Hacer notar, en su caso, que la mercanca est asegurada y los riesgos que cubre el seguro.
3. Fraccin aduanal aplicable.
Aunque las obligaciones del vendedor pueden ser diferentes en cada caso, en trminos generales
debe hacerse mencin de lo siguiente:
1. Que el vendedor queda obligado a resarcir los daos y perjuicios ocasionados al comprador en caso
de:
2. Que el vendedor asumir la responsabilidad de sustituir los bienes solicitados en caso de que estos no
sean nuevos, a menos que se hubiera pactado lo contrario, o bien en caso de que no sirvan para el fin
para el cual se adquirieron.
3. Que el comprador tiene el derecho de hacer la devolucin de los bienes, en caso de que la inspeccin
realizada por su personal no resultara satisfactoria
En caso de que la compra se efecte a un proveedor local, se deben manejar las siguientes
copias:
1. Una copia se enva a la persona encargada de controlar los inventarios para que haga el registro
correspondiente en las tarjetas de almacn.
2. Una copia para el proveedor, ya que dicha orden de compra constituye, en s misma, un contrato
de compra-venta.
3. Una copia a la persona encargada de la contabilidad.
4. Una copia para la persona encargada de recibir el material, ya que toda recepcin de material
debe ampararse con una orden de compra.
5. Dos copias para la persona encargada de efectuar las compras, una d ellas para su registro de
proveedores y la otra para llevar un registro de pedidos.
En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe expedir adems, una copia al agente aduanal
incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercanca en cuestin.
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Nota de recepcin
Es importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de recibir
los materiales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efecte la recepcin de
materiales deber tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.
No obstante, si llega material al negocio y el encargado de recibir el material no tiene en su poder la
orden de compra, debe hablar con el encargado de compras antes de rechazar el pedido y solicitarle
que le haga llegar una copia de la orden de compra.
Las tareas del encargado de recepcin de materiales consisten en hacer un recuento fsico y verificar
que el material entregado por el proveedor cumple con las caractersticas estipuladas en la orden de
compra. Asimismo, debe hacer una inspeccin para detectar la existencia de material daado.
En caso de que la inspeccin realizada por el encargado de recepcin de materiales sea totalmente
satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales. Dicha nota es el nico documento que
queda como evidencia formal de la entrega del material.
La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la nota de remisin
expedida por el proveedor. La nota de recepcin debe contener la siguiente informacin:
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1. Una de ellas, se enva al encargado de efectuar la compra para que quede formalmente enterado de
que la mercanca est en el almacn.
2. Otra copia se enva al encargado de manejar los inventarios para que registre en su tarjeta de almacn
la entrada de mercanca.
3. La tercera copia se enva a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el pago
correspondiente y para que lleve un control de los costos de produccin. En caso de que exista en el
negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de los costos de produccin, a ella se le
debe enviar otra copia.
Con el objeto de que nicamente la persona involucrada en el clculo de los costos conozca esta
informacin, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas
las copias, al igual que en la nota de recepcin. Deben hacerse cuatro ejemplares de dicha nota:
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3. Otro ejemplar se enva al encargado de la contabilidad. De igual forma que se hace con la nota de
recepcin, si existe alguien dedicado al registro y control de costos, a dicha persona se le enva otro
ejemplar.
4. El encargado de efectuar las compras, debe mantener en su poder otro ejemplar.
Solicitud de compras
La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una
solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.
De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la
operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas.
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de
materiales, y debe incluir toda la informacin referente al material solicitado:
1. Nmero de solicitud.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Clave del material.
4. Descripcin.
5. Cantidad requerida.
6. Punto de pedido.
7. Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para expedirla (Control de inventarios).
8. Firma de la persona que la autoriza.
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:
1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitir corroborar que el
material que llega al almacn de materia prima, es efectivamente el que se solicit.
2. Otra copia se enva a la persona encargada de llevar la contabilidad.
3. El original se enva a la persona encargada de hacer las compras.
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras,
debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras
del material que se le solicit.
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El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a
la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin con varios
proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.
Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito
de la investigacin realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor un documento
conocido como: solicitud de cotizacin a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente
informacin:
La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio necesario para que el proveedor
conteste lo siguiente:
Otra de las tareas del encargado de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por
volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del negocio.
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1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello le
permitir constatar que la cotizacin hecha por el proveedor se refiere realmente al material
solicitado.
2. La otra forma, se enva a cada uno de los proveedores potenciales para que la regresen a ms tardar
en la fecha fijada como lmite.
En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha solicitud y el proveedor
no entrar en la seleccin.
ORDEN DE SERVICIO
Acuerdo puntual entre el prestatario de los servicios y el receptor de los servicios, mediante el cual
el receptor de los servicios solicita servicios espordicos y la facturacin relativa a los recursos se
efecta al terminar el servicio.
1. Datos de cabecera.
2. Lugar y datos de imputacin.
3. Datos del objeto.
4. Datos de la liquidacin.
5. Datos de la operacin.
6. Datos del componente.
Utilizacin
Planificar los servicios especficamente con respecto a la utilizacin del material, las utilidades y el
personal.
Supervisar la ejecucin de medidas.
Introducir y liquidar los costes que se originan de los servicios.
Los datos de la orden de servicios se introducen en el historial. Son importantes para las
evaluaciones y la planificacin futura.
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Puede crear tambin un cliente espordico en la orden y trasladar los datos, por ejemplo, al pedido
de cliente.
Estructura
Una orden de servicio contiene operaciones que describen cada una de las etapas de trabajo. Para
mayor precisin, las operaciones se pueden dividir en suboperaciones.
En la operacin se pueden planificar las utilidades y los materiales de recambio necesarios para
realizar el trabajo.
Integracin
Si existen varios avisos de servicios similares se pueden agrupar en una orden de servicio y
concluirse juntos.
Mediante una orden de servicio se pueden procesar tambin los servicios en varios objetos similares
instalados en el cliente.