PENGEDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No. Dokumen : .......
No. Revisi :0

SOP Tanggal Terbit : .........

Halaman : 1 dari 1

Febrina, SKM, M.Si

PUSKESMAS PONDOK
RANJI
NIP 19670202 198811
2 003

1. Dokumen adalah informasi (bahan keterangan) yang disimpan dalam suatu

1. Pengertian
media pendukungnya (dalam bentuk soft copy maupun hard copy);
2. Dokumen internal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi dari
suatu kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh UPT Puskesmas dalam rangka
penerapan sistem penjaminan mutu. Dokumen internal berupa:
a. Panduan Mutu;
b. Pedoman Kerja;
c. Prosedur Kerja (SOP);
d. Formulir;
e. Sertifikat;
f. Rekaman (laporan kegiatan), dan lain-lain.
3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai
guna yang dikandung di dalamnya;
4. Dokumen eksternal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi
badan/lembaga/satuan kerja lain dari luar UPT Puskesmas dapat berupa standar,
pedoman atau peraturan.
5. Rekaman
Untuk memastikan agar sistem pengendalian dokumen baik yang masuk maupun
2. Tujuan
keluar ke UPT Puskesmas dapat terkendali sesuai dengan pedoman administrasi
yang berlaku di lingkungan Pemerintah Kotah Kota Tangerang Selatan.

Surat Keputusan Kepala Puskesmas Rengas Tentang Pendokumentasian Prosedur

3. Kebijakan
dan Pencatatan Kegiatan
4. Referensi Permenkes 75 tahun 2014 tentang Pusat Pelayanan Kesehatan
Masyarakat dan Keputusan Menteri Kesehatan No.128/Menkes/SK/II/2014
Tentang Kebijakan Dasar Pusat Pelayanan Kesehatan

5. Alat dan Bahan 1. Komputer.

 PENGEDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : .......
No. Revisi :0

SOP Tanggal Terbit : .........

Halaman : 1 dari 1

Febrina, SKM, M.Si

PUSKESMAS PONDOK
RANJI
NIP 19670202 198811
2 003

2. Lemari dokumen.

3. Mesin scanner, printer dan foto copy.

4. Berbagai alat tulis kantor untuk mendukung terlaksananya pengendalian

dokumen
A. Usulan Pembuatan Dokumen Baru/Perubahan Dokumen Internal.
6. Prosedur /
Langkah langkah a. Bagian yang terkait mengusulkan rencana pembuatan/perubahan dokumen
kepada Sekretariat Akreditasi disertai dengan alasan pembuatan/perubahan.

b. Usulan pembuatan/perubahan dokumen dilakukan dengan menggunakan

Formulir Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen. Jika diperlukan
lampirkan draft dokumen yang diinginkan beserta formulir usulan.

c. Kasubbag Manajemen Mutu meneruskan usulan tersebut kepada Ka UPT

Puskesmas.

d. Ka UPT Puskesmas memerintahkan Kasubbag Manajemen Mutu untuk

menyelenggarakan rapat pembahasan usulan pembuatan/perubahan
dokumen untuk membahas hal-hal yang perlu direview meliputi:

1) Apakah pembuatan/perubahan dokumen baru memang diperlukan

2) Kebenaran informasi yang tertera di dalamnya

3) Apakah pembuatan/perubahan dokumen tersebut mempengaruhi

dokumen yang lain

4) Apakah persyaratan Akreditasi yang terkait tidak hilang

e. Setelah semua bagian menyetujui usulan pembuatan/perubahan dokumen,

Kasubbag Manajemen Mutu membuat Berita Acara hasil rapat pembahasan
untuk disetujui dan ditandatangani oleh seluruh peserta rapat.

f. Berita Acara hasil rapat pembahasan diserahkan kepada Kasubbag

Manajemen Mutu dan ditindaklanjuti.

g. Apabila pembahasan usulan pembuatan/perubahan dokumen dinyatakan

 PENGEDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : .......
No. Revisi :0

SOP Tanggal Terbit : .........

Halaman : 1 dari 1

Febrina, SKM, M.Si

PUSKESMAS PONDOK
RANJI
NIP 19670202 198811
2 003

tidak diperlukan, usulan tidak diproses

2 Pengesahan dan Distribusi Dokumen Internal

a. Setelah dokumen selesai dibuat, Kasubbag Manajemen Mutu segera

meminta pengesahan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan Penomoran
dan Pengesahan Dokumen.

b. Setelah dokumen selesai ditandatangani, Subbag Manajemen Mutu

memberikan stempel master dokumen dengan stempel ASLI warna ungu.

c. Memperbanyak dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen.

Stempel dokumen copy dengan stempel TERKENDALI warna biru.

d. Memperbanyak dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen.

Stempel dokumen copy dan dibawa keluar Gedung Puskesmas Pondok
Ranji dengan stempel TIDAK TERKENDALI warna hijau.

e. Dokumen yang tidak dipakai lagi atau sudah direvisi dengan stempel
KADALUARSA warna merah.

f. Mendistribusikan dokumen dan menarik dokumen revisi dengan Formulir

Distribusi Dokumen.

g. Melakukan update Daftar Induk Dokumen

h. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk Dokumen.

3 Penerimaan, Distribusi dan Penyimpanan Dokumen Eksternal

a. Jika ada dokumen eksternal yang diterima, maka bagian Sekretariat

Akreditasi meregister dokumen dalam Daftar Induk Dokumen.

b. Mendiskusikan dengan Kasubbag Manajemen Mutu mengenai distribusi

dokumen tersebut. Menuliskan dalam kolom keterangan daftar distribusi
dokumen tersebut.

c. Mendistribusikan dokumen dengan Formulir Distribusi Dokumen.

 PENGEDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : .......
No. Revisi :0

SOP Tanggal Terbit : .........

Halaman : 1 dari 1

Febrina, SKM, M.Si

PUSKESMAS PONDOK
RANJI
NIP 19670202 198811
2 003

d. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk Dokumen.

7. Unit Terkait Ka UPT Puskesmas, Kasubbag TU, Admin

8. Dokumen Terkait Dokumen Akreditasi

9. Rekaman Historis No. Yang di Isi Tanggal mulai

Perubahan Ubah Perubahan diberlakukan