Anda di halaman 1dari 7

Soft Systems Methodology

Pengertian dan Model Apa Saja

Soft System Methodology (SSM) menganggap argument yang tidak beraturan dari real
world yang disebabkan oleh orang-orang yang memiliki persepsi yang berbeda dan
menciptakan defendable dan rational model untuk membandingkan apa yang sedang terjadi
di real world dan untuk membantu membuat pertimbangan atau rekomendasi sebagai respon
dari sebuah isu atau masalah.

Rational model dan defendable model disebut dengan conceptual model berdasarkan
dari logika yang yang dapat dipertahankan. Conceptual model bukan model dari real world
yang kita alami tapi logical model-lah yang bisa seperti conceptual model. SSM bukan
merupakan pemecahan masalah dari menganalisa real world,namun untuk mencari akar
sebab akibat. Inti dari membangun model adalah menggunakan defensible logic yang
menyimpulkan statement yang bertujuan mendapatkanpadaroot definition dari sebuah sistem
yang relevan. Harus diingat bahwa conceptual model dibutuhkan logika untuk mencapai
tujuan yang dinyatakan di root definition. Conceptual model adalah model yang terlihat baik
yang bisa dibandingkan terhadap kenyataan untuk mengidentifikasi dimana perubahan bisa
dibuat.

Salah satu sistem yang berada dalam pendekatan soft system methodology ini ialah
Viable System Model (VSM). Viable system merupakan pendekatan sistemik terintegrasi
yang menggunakan pendekatan cybernetics. Pendekatan ini ditemukan oleh Stafford Beer
pada tahun 1959. Menurut Beer, manajemen dapat dipandang sebagai sains dan profesi untuk
mengendalikan.

Terdapat 5 fungsi penting untuk Viabilitas yaitu:


1. Implementasi, yang merupakan kegiatan utama produksi. Produk dan jasa organisasi
yang diproduksi meingimplementasikan tujuan secara keseluruhan
2. Co-ordination, diperlukan untuk menghubungkan antara nilai added value dengan
kegiatan utama
3. Control, tetap dibutuhkan dalam menjaga keberlangsungan VSM
4. Intelligence, yang merupakan hubungan dua arah antara kegiatan primer (Viable
System) dan lingkungan eksternal.
5. Policy, peran utama policy adalah untuk memberikan kejelasan tentang keseluruhan
arah, nilai-nilai dan tujuan unit organisasi dan untuk mendesain pada tingkat tertinggi,
kondisi efektivitas organisasi.
Dari 5 fungsi penting tersebut, dapat diketahui bahwa sebenarnya Viable System ini
memiliki 3 komponen dasar yaitu:
1. Black Box
Black box ialah proses transformasi ketika kita tidak mampu mengidentifikasikan
kekomplekan yang terjadi di dalam proses transformasi.
2. Negative Feedback
Ada 4 elemen yang diperlukan yaitu tujuan yang diinginkan (desired goal), sensor,
komparator dan aktivator.
3. Variety Engineering

Variety engineering merupakan proses untuk menyeimbangkan keberagaman. Seorang


manajer dituntut untuk melakukan reduksi keberagaman atau justru memperpesar
keberagaman sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Proses reduksi keberagaman ini dapat
dilakukan melalui cara structural (misalnya divisi, fungsi, delegasi), perencanaan misal
setting prioritas dan operasional. Sedangkan untuk memperbesar keragaman dapat digunakan
metoda struktural, pembesaran (augmentation), dan informasional (informational).

Karakteristik Sistem

Checkland mulai mengembang kan soft systems thinking saat menemukan masalah yang
tidak terstruktur yang didefinisikan sebagai ill-defined problem. Pendekatan yang dilakukan dalam
menyelesaikan masalah dengan soft system methodology adalah systemic approach dimana
keseluruhan sistem dipandangan secara holistik, bukan parsial.

Pengambilan Keputusan : Proses, Tahapan, Model, jenis

Model soft system methodology yang dikembangkan Checkland secara umum terdiri
atas tujuh tahap yang dapat dijelaskan secara singkat pada Gambar 1.
Gambar 1. Flow Diagram Checkland : Soft System Methodology
(Daellenbach, 2005)

Step 1 : Summary of Problem Situation

Masalah didefinisikan sebagai keadaan yang tidak memuaskan dari keadaan yang
diharapkan. Keberadaan masalah dapat diidentifikasi dari adanya gejala, salah satunya dalam
bentuk klaim. Sebagai langkah awal, investigator sebagai calon improvers dari suatu masalah
(Checkland dan Scholes, 1990), menetukan area yang menjadi ruang lingkup kajian masalah.
Pada tahap ini, investigator membutuhkan pemahaman holistik terhadap situasi masalah dan
kontennya. Beberapa cara yang dilakukan untuk mendapatkan pendekatan holistik antara lain
observasi langsung untuk menemukan penyebab terjadinya massalah dengan bantuan alat
analisis seperti fish bone diagram. Tahapan tersebut sangat penting untuk mengekspresikan
masalah ke situasi yang mudah dipahami dengan kata-kata atau problem situation expressed.

Gambar 2. Diagram Situasi Masalah

Step 2 : Identification of Alternative Potential Views or Themes of the Problem

Salah satu satu cara yang digunakan untuk mengekpresikan masalah adalah melalui
rich picture diagram, yaitu gambar terstruktur yang mengkomunikasikan segala yang dapat
terpikirkan terkait situasi yang dianalisa, isu-isu utama, hubungan dan masalah konteks
organisasi. Checkland mengembangkan gagasan tentang Rich Picture untuk memperoleh
berbagai macam persepsi. Ide dibalik pembentukan rich picture pada sebuah situasi tertentu
adalah sebagai berikut:

Perbedaan interpretasi diperbolehkan untuk mengidentifikasi sebuah masalah.


Kesepakatan izin yang di buat dalam interpretasi yang di ambil.
Merupakan sumber inspirasi, seperti sistem yang relevan dapat dimodelkan melalui
sebuah asimilasi hubungan, isu dan lain-lain. Itu membantu proses mengidentifikasi
tema yang akan diambil kedalam sebuah sistem dunia.

Penyusunan rich picture diagram membutuhkan informasi sebanyak mungkin agar gambaran
sistem baik yang terstruktur maupun yang belum terstruktur menjadi jelas.
Step 3 : Formulating Root of Definitions for each Theme of View Using CATWOE

Menurut Checkland (1981), pendifinisian akar masalah bertujuan untuk penamaan


sistem sehingga pemahaman terhadap sistem kerja dan semua komponen yang terlibat di
dalamnya dapat lebih lengkap. Pada tahapan ini, inti atau akar dari definisi masalah yang
dihadapi akan diseleksi dan diberi nama (selecting and naming) sebelum dilakukan
transformasi pada sistem yang relevan. Formulasi pendefinisian akar masalah yang
dikembangkan oleh Checkland dan Smyth (1976) adalah CATWOE yang merupakan
akronim dari:

C adalah Customer : Who is the system operated for? Customer merupakan seseorang yang
menerima hasil dari transformasi. Hasil dari transformasi mungkin saja negatif untuk
beberapa pelanggan dan hasilnya positif untuk beberapa pelanggan sehingga terjadi
pembaharuan dari CATWOE menjadi BATWOVE dimana C (cutomer) menjadi
Beneficiaries (penerima manfaat) dan victim (korban).

A adalah Actors : Which single group of people will perform the activities involved in the
transformation process? Actors merupakan orang-orang yang akan melakukan aktifitas dari
transformasi jika sistem tersebut dibuat menjadi kenyataan.

T adalah Transformation : What single process will convert the input into the output? The
purposeful activity dinyatakan sebagai transformasi dari proses input menjadi output. Proses
transformasi yang disaranakan adalah sebanyak lima hingga tujuh kali untuk menjaga
efisiensi dana efektivitas transfromasi.

Gambar 3. Proses Transformasi Input menjadi Output

Checkland juga mendefinisikan beberapa aturan untuk mendefinisikan transformasi yaitu:

Transformasi input menjadi output


Input harus ada pada output namun dalam bentuk yang berubah.
Input yang abstrak akan menghasilkan output yang abstrak
Input yang konkret akan menghasilkan output yang konkret
W adalah Weltanschauung : What is the view which makes the transformation worthwhile?
Weltanshauung merupakan bahasa jerman yang berarti pandangan dunia. Pada formulasi ini,
weltanshauung dapat menjadi latar belakang mengapa transformasi harus terjadi.

O adalah Owner : Who has the power to say whether the system will be implemented or not?
Owner merupakan orang yang menginginkan transformasi terjadi dan biasanya juga bertindak
sebagai pengambil keputusan

E adalah Environmental Constraints : What are the constraints (restrictions) which may
prevent the system from operating? Environmental Constraints merupakan kendala utama
dari luar batas sistem memberikan efek yang signifikan untuk sebuah sistem.

Adapun langkah-langkah dalam mendefinsiikan akar masalah dengan formulasi CATOWE


adalah sebagai berikut:

Environmental
Transformation Worldview Owner Customer Actor
Constraint

Step 4 : Build a Conceptual System Model for Each Root Definition

Pendefinisian akar masalah diikuti penyusunan model konseptual yang dibutuhkan


untuk mencapai tujuan yang ideal.

Langkah-langkah yang direkomendasikan oleh Checkland bagi pemula untuk proses ini
adalah sebagai berikut:

1. Menggunakan kata kerja dalam menuliskan kegiatan-kegiatan penting yang diperlukan


untuk melalukan proses Transformasi (T dalam CATWOE).
2. Pilih kegiatan yang bisa dilakukan secara bersamaan (yang tidak bergantung dengan
kegiatan lainnya)
3. Tempatkan kegiatan tersebut dalam sebuah garis, dan kemudian kegiatan yang
dependent di tempatkan pada kegiatan pertama di dalam garis tersebut, hal ini terus
dilakukan sampai semuanya dicatat.
4. Indikasikan ketergantungannya dengan kriteria 3E efficacy, efficiency dan
effectiveness + 2E ethicality dan elegance
5. Atur ulang supaya tidak terjadi tumpang tindih antara panah-panahnya. Tambahkan
cara untuk menilai hasilnya dan mencakup aspek lingkungan yang diidentifikasikan di
dalam CATWOE.
6. Terakhir periksa apakah model yang dibuat menujukkan sifat-sifat sistem berikut ini:
Sebuah tujuan yang sedang berlangsung, yang mungkin ditentukan didepan
(purposeful), atau ditugaskan melalui obeservasi (purposive)
Sebuah cara untuk menilai kinerja
Sebuah proses pengambilan keputusan
Komponen yang juga berarti sistem (gagasan subsistem)
Komponen yang berinteraksi
Sebuah lingkungan (dimana sistem mungkin atau tidak mungkin untuk
berinteraksi)
Sebuah pembatas antara sistem dan lingkungan (closed atau open)
Sumber daya
Kontinuitas

Checkland menyarankan untuk tidak menghabiskan banyak waktu pada pembentukan


model awal. Ia menganggap lebih baik untuk melakukan tahap perbandingan, berdiskusi,
mendapatkan wawasan, dan kembali ke model. Hal tersebut memperkuat keyakinannya
bahwa proses SSM adalah tentang siklus diskusi, debat dan belajar daripada menemukan
solusi "ideal". Sebelum proses penyusunan model, terdapat beberapa komponen dasar
pembentukan model yang harus diidentifikasi yaitu variabel keputusan, batasan, parameter
dan logical relationship.

Step 5 : Comparing Conceptual Model with Real World

Pada tahap ini model yang dibangun akan bandingkan dengan kondisi riil yang
dihadapi. Checkland merekomendasikan tahapan-tahapan perbandingan antara model
konseptual dan real world sebagai berikut:

1. Diskusi yang tidak terstruktur


2. Menggunakan pendekatan matriks untuk pertanyaan yang terstruktur dari model
3. Skenario atau pemodelan dinamik
4. Mencoba model dunia nyata menggunakan struktur yang sama seperti model
konseptual

Step 6 : Debating Possible Changes which are both Systematically Desireable and
Culturally Feasible

Pada tahapan ini metodologi cenderung berhenti menjadi berurutan melainkan iteratif
melalui ketujuh tahapan metodologi, dimana hal ini bertujuan untuk mendapatkan pengaruh
yang terbesar. Atas dasar analisis inilah maka intervensi dimungkikan untuk dieksplorasi.
Penilaian atas kelayakan intervensi ini merupakan aspek yang penting dari metodologi, dan
Checkland merekomendasikan beberapa langkah untuk melakukan hal ini:

1. Jalankan model lagi menggunakan berbagai CATWOE / BATWOVE, dengan


perspektif yang berbeda dan skala yang berbeda.
2. Melakukan analisis berdasarkan analisis sistem yang berbeda (misalnya sistem
dinamis, CAS, CHAT)
Sebagai contoh, SSM dapat dikombinasikan dengan System Dynamics dan Sistem
Kritis Heuristic.
3. Owner analisis, yang secara fundamental memiliki kewenangan untuk mengambil
tindakan
4. Social system analysis, bagaimana peran yang berbeda, norma, dan nilai-nilai yang
hadir di dunia nyata yang berhubungan dengan model konseptual.
5. Political analysis, bagaimana kekuasaan dinyatakan dalam situasi yang sedang
dipelajari.

Step 7 : Taking Action to Improving the Problem

Setelah kita mengidentifikasi perubahan yang dianggap 'diinginkan' dan 'layak' untuk
dilaksanakan maka tahap selanjutnya adalah implementasi. Implementasi ini akan
menghasilkan sistem baru yang akan mempengaruhi sistem yang lebih besar yang mengarah
ke lebih banyak kesempatan dan masalah; dan kemudian prosesnya akan dimulai lagi.(Burge,
2015)