Anda di halaman 1dari 6

BAB 3

ANALISIS DAN SINTESIS

3.1 Contoh Studi Kasus: Implementasi SSM dalam Pembangunan Sistem Informasi Proyek Akhir
Untuk mengimplementasikan Soft System Methodology dalam Proyek Akhir Pembangunan
Sistem Informasi di Politeknik Telkom sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan bagi
mahasiswa secara khusus dan dosen serta staf admin jurusan pada umumnya maka setiap langkah
yang terdapat dalam proses SSm dilakukan.

Langkah 1: Deskripsi Situasi Permasalahan


Penjadwalan seminar dan sidang proyek akhir (PA) merupakan salah satu pekerjaan yang
dilakukan oleh staf administrasi jurusan bersama dengan koordinator proyek akhir masing masing
program studi. Seminar dan sidang PA dimulai dengan pendaftaran yang dilakukan oleh mahasiswa di
unit administrasi jurusan. Proses pendaftaran ini dilakukan secara manual dimana mahasiswa
mengumpulkan semua persyaratan untuk mengikutin seminar dan sidang PA sesuai dengan syarat
dan ketentuan yang berlaku. Sistem manual yang digunakan dalam proses pendaftaran ini
menyebabkan penumpukan berkas pendaftaran yang ada di unit administrasi jurusan.
Selanjutnya adalah proses rekapitulasi pendaftaran seminar dan sidang PA menggunakan
software Microsoft Excel. Jika jumlah mahasiswa yang mendaftar cukup banyak maka proses
rekapitulasi ini menjadi sedikit lebih lama, dan sebaliknya. Setelah proses rekapitulasi selesai, daftar
tersebut kemudian dikirimkan ke koordinator PA masing masing program studi untuk kemudian
dijadwalkan oleh koordinator PA.
Proses penjadwalan tersebut dilakukan secara manual. Koordinator PA sebelumnya telah
memiliki data kesediaan menguji seminar dan sidang PA dari dosen terkait. Proses penjadwalan yang
manual sering mengakibatkan mahasiswa menunggu cukup lama untuk mendapatkan jadwal seminar
atau sidang PA bahkan terkadang jadwal PA dikeluarkan perhari. Masalah yang sering muncul adalag
jadwal seminar dan sidang PA yang tidak konsisten karena banyaknya pemindahan jadwal sebagai
akibat dari jadwal yang bentrok baik dosen penguji maupun dosen pembimbing PA.

Langkah 2: Rich Picture


Penggambaran situasi permasalah ini dapat digambarkan ke dalam diagram rich picture
(problem situation expressed), yaitu menggambar sketsa situasi real permasalahan ke dalam sebuah
diagram yang besar (helicopter view).
Gambar 3.1. Diagram Rich Picture

Langkah 3: Root Definition


Bentuk dari root definition adalah A system to do X, by (means of) Y in order to do Z. Dengan
X, Y, Z sebagai berikut:
X = apa yang sistem lakukan
Y = bagaimana dikerjakan
Z = mengapa dikerjakan
Dari bentuk tersebut maka dirumuskan root definition sebagai berikut: Administrasi jurusan
dapat menggajukan pembuatan Sistem Informasi yang terintegrasi dengan sistem informasi PA yang
digunakan oleh Politeknik Telkom untuk melakukan proses pendaftaran PA, penjadwalan, dan
penginputan nilai hasil seminar atau sidang PA (X). Sistem Informasi tersebut dikerjakan oleh unit
sistem informasi atau diproyekkan kepada mahasiswa untuk menjadi topik PA sehingga pada tahun
berikutnya dapat digunakan (Y). Sistem Informasi ini dibuat dengan tujuan agar proses pendaftaran
seminar dan sidang PA semakin efektif dan efisien serta mengurangi jumlah berkas yang ada di
administrasi jurusan karena akan digunakan database yang dapat diakses oleh staff admin jurusan dan
koordinator PA masing masing program studi (Z).

Tabel III-1. Tabulasi Elemen CATWOE


Elemen CATWOE Deskripsi
C Mahasiswa dan Dosen penguji/pembimbing PA
A Administrasi jurusan dan koordinator PA
T Proses pendaftaran, penjadwalan dan penginputan nilai PA secara manual
sistem informasi PA yang mampu mengautomasi seluruh aktivitas yang
terkait dengan pendaftaran seminar dan sidang PA termasuk perhitungan
honor menguji dan membimbing
W Mempermudah dan mempercepat proses proses pendaftaran, rekapitulasi,
dan penjadwalan seminar dan sidang PA serta penghitungan honor menguji
dan membimbing
O Staf Administrasi Jurusan
E Prosedur pendaftaran seminar dan sidang PA, buku panduan akademik
mahasiswa, dukungan infrastruktur IT

Langkah 4: Model konseptual dari root definition


Berdasarkan hasil dari tahapan tahapan sebelumnya dengan permasalahan yang muncul
maka dibuatlah sebuah sistem infromasi PA yang dapat diakses oleh setiap pelaku yang terlibat dalam
proses bisnis PA.
Tabel III-2. Ukuran Perfomansi
Ukuran Performansi Keterangan
E1 (Efficacy) Apakah penggunaan sistem informasi PA dapat
mengurangi kesalahan kesalahan yang sering
terjadi pada saat penjadwalan atau
pendaftaran seminar dan sidang PA?
E2 (Efficiency) Apakah dengan menggunakan Sistem Informasi
dapat menghemat waktu dalam proses
pendaftaran, rekapitulasi, dan penjadwalan?
E3 (Effectiveness) Apakah penggunaan Sistem Informasi PA
merupakan solusi yang paling tepat untuk
mengatasi permasalahan yang terjadi pada
proses pendaftaran, rekapitulasi, dan
penjadwalan PA.

Langkah 5: Perbandingan antara Model dan Dunia Nyata


Membandingkan model dengan situasi yang sesungguhnya (comparison of models and real
world), yaitu melakukan perbandingan antara sketsa situasi yang sesungguhnya dengan model yang
dibuat.
Tabel III-3. Aktivitas dan Rekomendasi
Aktivitas Is it done in the real situation? Komentar dan Rekomendasi
How is it done?
Mahasiswa melakukan proses Beberapa mahasiswa masih Perlu dibuat end user manual
pendaftaran secara online bingung dengan Sistem dan sosialisasi
Informasi yang digunakan
Staff admin jurusan melakukan Sudah berjalan dengan baik N/A
proses validasi pendaftaran
secara online
Koordinator PA melakukan Sudah ada perbaikan Perlu dilakukan sosialisasi
proses penjadwalan
seminar/sidang PA
Integrasi sistem informasi PA Sudah berjalan dengan baik N/A
dengan SIPOLITEL
Input nilai seminar dan sidang Sudah berjalan dengan baik N/A
PA
Rekapitulasi honor Masih ada sedikit kendala Perlu dilakukan perbaikan
pembimbing dan penguji karena belum bisa mencetak pada sistem informasi
bukti honor dosen

Langkah 6 dan 7: Perubahan yang Mungkin Dilakukan dan Aksi untuk Perbaikan Situasi
Melakukan perbaikan/solusi untuk sistem yang direkomendasikan (action to improve the
problem situation), tahap akhir adalah melakukan rekomendasi rekomendasi perbaikan terhadap
sistem yang lama.
Tabel III-4. Usulan Perubahan dan Aksi Perbaikan
Usulan Perubahan yang Dapat Dilakukan Aksi untuk Perbaikan Situasi
Sosialisasi kepada mahasiswa dan dosen untuk Melakukan penjadwalan untuk sosialisasi
Penggunaan Sistem Informasi PA setelah proses pembuatan Sistem Informasi
selesai dan demo yang dilakukan oleh unit sisfo
kepada admin jurusan berjalan baik.
Training penggunaan Sistem Informasi bagi Melaksanakan beberapa sesi training sebelum
setiap staf admin jurusan dan koordinator PA menggunakan Sistem Informasi ini agar seluruh
staf admin memahami bagaimana Sistem
Informasi digunakan serta koordinator PA
mengerti proses penjadwalan PA dengan
menggunakan FET yang terintergrasi dalam
sistem informasi PA tersebut.
Helpdesk mengumumkan alamat akses end user Menyiapkan end user manual yang baik.
manual sistem dan call centre yang dapat Mengumumkan alamat akses manual dan call
dihubungi centre yang dapat dihubungi.
Perlu dilakukan monitoring sampai proses Review hasil proses bulanan beberapa kali
bulanan berjalan stabil asisten manager administrasi jurusan.

3.2 Proses Improvement


Untuk melakukan improvement dalam masalah ini perlu diperhatikan dan dianalisis terhadap
masalah yang lebih banyak lagi dengan mempertimbangkan setiap komponen yang terlibat dalam
proses proyek akhir. Hal ini sangat beralasan karena pelaku - pelaku yang terlibat dalam PA bukan
hanya mahasiswa, dosen pembimbing, dosen penguji, dan administrasi jurusan tetapi juga melibatkan
dosen wali, bagian keuangan, dan unit perpustakaan sehingga Sistem Informasi yang dibuat juga bisa
diakses oleh pelaku pelaku tersebut.