TALLER SENA 17-06-2017

1. El seor Roberto Crdenas es propietario de una pequea ferretera. No tiene gabinete

archivador, pero mantiene todos los documentos en los cajones de su escritorio. Tampoco
utiliza carpetas; sino que asegura los documentos con sujetadores metlicos para papel. Como
organizara usted la correspondencia, si entrara a trabajar en esa ferretera. Que razones le
dara al seor Crdenas para convencerlo de un archivo organizado.

Para la organizacin de la correspondencia de la ferretera estos seran los pasos:

A. Solicitud de materiales al seor Crdenas: carpetas, ganchos plsticos, cajas, archivador.

B.no organizar estos documentos por entradas y salidas sino que cada carta debe ir unida a su
respuesta.
C.eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los dias se recibe documentos de todo
tipo.
D.relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas, archivndolas grapadas con sus
asociados
E. organizar dicha documentacin en carpetas en orden cronolgico ascendente y por
vigencias
F. organizar las carpetas en estantera o archivador vertical en un sitio con condiciones que
propicien la conservacin de estos documentos
G. recopilar esta informacin en un inventario documental fisico y magntico

Las razones al seor Crdenas para convencerle de la importancia de un archivo organizado

son:

A. Un archivo organizado garantiza el flujo y disposicin de la informacin en forma gil y

oportuna, simplifica tramites, evita la acumulacin innecesaria de informacin facilita la toma de
decisiones, conserva la memoria institucional.

B. los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la evolucin
jurdica administrativa de las organizaciones.

C. los archivos recopilan, conservan y difunden la informacin registrada, generada o recibida

por una entidad, grupo o personas en funcin de las actividades que esta realiza.

2. nombre dos tipos de archivadores verticales y dos horizontales nombrando dos

caractersticas de cada uno de ellos.

ARCHIVADORES VERTICALES:

Folderama: A. tiene puertas articuladas corredizas

B. no requiere espacio adicional para su manejo
Archivador Rodante: A.se disea e instala de acuerdo con el espacio disponible
B. Consta de varios cuerpos con varios entrepaos
 ARCHIVADORES HORIZONTALES

Archivador de gavetas:A. en su parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera

en todas las gavetas
B. las gavetas se deslizan con facilidad permitiendo visualizar el
contenido
Archivador tipo fuelle: A. ideales para archivos temporales como gestion
B. permite la organizacin bajo varios parmetros alfabtico, numrico
Cronolgico.

3. como se pueden archivar el siguiente:

Teniendo en cuenta que estos tipos de documentos, no se encuentran en un soporte comn
como lo es el papel, se hace necesario organizarlos en los denominados archivos especiales asi:

Recortes y catlogos pequeos: Hemeroteca

Planos, mapas y registros semejantes: planoteca
Pelculas, cintas magnticas y rollos: Cintoteca
Fotografa industriales: Fototeca
Casetes: Cintoteca

4. El hospital universitario utiliza una tarjeta indice en su escritorio de recepcion para

suministrar informacin acerca del cuadro de pacientes. Cual cree usted que sera el mejor
archivador para este fin, archivador vertical cerrado o abierto? Archivador Horizontal?
Explique porque y diga qu tipo de elemento utilizara para archivar

El archivador del hospital universitario debe utilizar un archivador horizontal porque permite
visualizar todo el contenido con facilidad, se deben utilizar tarjetas ndices ya impresas para
evitar registrar datos innecesarios de un paciente, estas se organizaran en forma numrica por
cedulas para evitar homnimos y duplicas en historias clnicas.

5. Cules son las condiciones que debe que debe cumplir un sitio de archivo?

Los edificios y locales destinados como sedes de archivo debern cumplir con las condiciones
de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales
6. La Cooperativa Coopentol cuenta con su sede Coopentol Regional Tolima y entre sus
dependencias existe una llamada FINANCIERA del cual se deriva unas de las oficinas llamadas
TESORERIA que tiene como funcin EJECUTAR PROGRAMAS DE CAPACITACION

El procedimiento paso a paso para lograr tal objetivo es:

. Elaboracin del programa

.Invitacin a los funcionarios interesados
.Recepcion de inscripciones
.Control de listado de asistencia
.Memorias de las conferencias dictadas
.Entrega de certificados y elaboracin de listado de control de estudiantes aptos
.Evaluacin del programa
.Elaboracin de informe y estadstica

Identifique el nombre del:

FONDO:COPERATIVA COOPEMTOL SUBFONDO:COOPEMTOL REGIONAL TOLIMA

SECCION:FINANCIERA SUBSECCION:TESORERIA
SERIE: EJECUTAR PROGRAMAS DE Tipos documentales:
CAPACITACION . Elaboracin del programa
.Invitacin a los funcionarios interesados
.Recepcion de inscripciones
.Control de listado de asistencia
.Memorias de las conferencias dictadas
.Entrega de certificados y elaboracin de
listado de control de estudiantes aptos
.Evaluacin del programa
.Elaboracin de informe y estadstica

TALLER NUMERO 2CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA Y PROCESO DESCRIPTIVO BASICO

1.Defina:

a- Unidad de conservacin: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantizen su preservacion e identificacin, pudenser unidades de conservacin entre otros
elementos: carpeta, cajas, libros.
b-Funcion archivstica: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
c-Tipos documentales: unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramacin, formato y contenido distintivo que sirve como elemento para clasificarla,
describirla y asignarle categora diplomtica.
d- expediente: conjunto de documentos que recopilan una actividad o un proceso ya sea
administrativo, judicial y fiscal.
2. Ordene los criterios de la organizacin de archivos de gestin:

Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla

de Retencin Documental, para ello se elaborar un plan de transferencias y se seguir la
metodologa y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato nico de inventario, regulado por el Archivo General de la Nacin. 6_

La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los

tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que
se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma 3

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental

debidamente aprobada 1

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: cdigo de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados con su
nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el nmero que le corresponda,
nmero consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y fechas extremas de los
mismos 6

La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa 2

Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: fondo, seccin,
subseccin, serie, subserie, nmero de expediente, nmero de folios y fechas extremas,
nmero de carpeta y nmero de caja si fuere el caso. 5

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subserie,
estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. 4

3. JUAN PREZ, funcionario de la empresa-auxiliar administrativo-solicita el prstamo de su

historia laboral.

MANUEL GOMEZ usuario externo, solicita que se le preste el ltimo convenio elaborado el 5
de diciembre de 2013 de ampliacin de cobertura de biblioteca para sacarle copia.

MARIELA DIAZ, cajera de la empresa, solicita la historia clnica de salud ocupacional de su

compaero Ivn Prez, para compararla con la suya.

Elabore la ficha de prstamo de documentos para trmites internos, como lo exige el acuerdo
042/2002.
 FICHA PRESTAMO DE DOCUMENTOS PARA TRAMITES INTERNOS
Dependencia: Tesorera Cdigo Dependencia:011223
Nombre Usuario: Juan Prez Identificacin: 93406321
Fecha:17 junio de 2017 Hora:10:00
No Solicitud: Tipo De Solicitud: Oficio___ Fax___ Verbal _x_ E. Mail___
Documentos Solicitados: historia laboral.

Servicio
Consulta Sala___ Memo___ Fax____ E. Mail___
Prestado
Prstamo De Documento
S __x__ No____ No De Fotocopias_____
Relacin De Documentos Prestados
Unidad De No De Ubicacin
No Nombre Del Documento
Conservacin Folios Topogrfica
01 Historia laboral carpeta 240 E 10 ENP 12

Fecha De Devolucin: 18 junio de 2017 Fecha Limite Devolucin:19 junio 2017

Observaciones: tener cuidado en la consulta de estos documentos

Solicitante: Juan Prez Hora Devolucin:

Nombre: Juan Prez
C.C No:93406321
Camilo Restrepo Prez Margarita Rubio
Funcionario Que Atendi El Servicio Jefe De Dependencia

FICHA PRESTAMO DE DOCUMENTOS PARA TRAMITES INTERNOS

Dependencia: particular Cdigo Dependencia: N/A
Nombre Usuario: MANUEL GOMEZ Identificacin: 93112110
Fecha:17 junio de 2017 Hora: 14:14
No Solicitud: Tipo De Solicitud: Oficio _x__ Fax___ Verbal___ E. Mail___
Documentos Solicitados: convenio elaborado el 5 de diciembre de 2013 de ampliacin de
cobertura de biblioteca
Servicio
Consulta Sala __x_ Memo___ Fax____ E. Mail___
Prestado
Prstamo De Documento
S _x___ No____ No De Fotocopias__12___
Relacin De Documentos Prestados
Unidad De No De Ubicacin
No Nombre Del Documento
Conservacin Folios Topogrfica
01 Convenios carpeta 12 E 1 ENT 12

Fecha De Devolucin: 17 junio 2017 Fecha Limite Devolucin: 17 junio 2017

Observaciones: tener cuidado en la consulta de estos documentos

Solicitante: M Gmez Hora Devolucin:

Nombre: Manuel Antonio Gmez
C.C No: 93112110
Camilo Restrepo Prez Margarita Rubio
Funcionario Que Atendi El Servicio Jefe De Dependencia
 FICHA PRESTAMO DE DOCUMENTOS PARA TRAMITES INTERNOS
Dependencia: Caja Cdigo Dependencia: 121415
Nombre Usuario: MARIELA DIAZ Identificacin:65112114
Fecha:17 junio de 2017 Hora: 15:00
No Solicitud: Tipo De Solicitud: Oficio __x_ Fax___ Verbal___ E. Mail___
Documentos Solicitados: historia clnica de salud ocupacional de su compaero Ivn Prez

Servicio
Consulta Sala _x__ Memo___ Fax____ E. Mail___
Prestado
Prstamo De Documento
S __x__ No____ No De Fotocopias_____
Relacin De Documentos Prestados
Unidad De No De Ubicacin
No Nombre Del Documento
Conservacin Folios Topogrfica
01 Historia clnica Ivn Prez carpeta 140 E 4 ENT 8

Fecha De Devolucin: 18 junio de 2017 Fecha Limite Devolucin: 19 junio de 2017

Observaciones: tener cuidado en la consulta de estos documentos

Solicitante: Mariela diaz Hora Devolucin:

Nombre: Mariela Daz Granados
C.C No:65112114
Camilo Restrepo Prez Margarita Rubio
Funcionario Que Atendi El Servicio Jefe De Dependencia

4. elabore el inventario con el objeto de transferirlos al archivo central de los siguientes legajos de una
seccin:

110.01.03 RECAUDOS TRIBUTARIOS. IMPUESTO PREDIAL. 1/03/1997 a 30/03/1997, 230 folios carpeta 1

110.01.03 RECAUDOS TRIBUTARIOS. IMPUESTO PREDIAL. 1/04/1997 a 30/04/1997 230 folios carpeta 2

110.05.05 Valorizaciones. Resoluciones 4-319 02/02/99 a 10/04/99 250 folios carpeta 1

110.05.05 Valorizaciones. Resoluciones 4-319 14/04/99 a 25/05/99 230 folios carpeta 2

110.09.03 Boletines Diarios. Comprobantes de egresos 86, 94, 220, 284, 330,382 y notas debito 82 y 84
10/02/03 a 16/02/03 240 folios carpeta 1
 GOBERNACIN DEL TOLIMA
NIT. 800.100.051-08

SECCIN DIRECCIN DE CONTRATACIN

DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURDICOS

SUBSECCIN

CONTRATOS
SERIE
Contrato Prestacin de Servicios
SUBSERIE O ASUNTO

CODIGO (Serie o 110.01.03

Subserie)

7
NUMERO DE
CARPETAS

CAJA No. 4

FECHA INICIAL FECHA FINAL

FECHAS EXTREMAS DD-MM-AA DD-MM-AA
20-07-2013 30-09-2013
 GOBERNACIN DEL TOLIMA
NIT. 800.100.051-08

SECCIN SECRETARIA ADMINITRATIVA

DIRECCION DE ARCHIVO
SUBSECCIN

ACTAS
SERIE
Actas Comit de Archivo
SUBSERIE O ASUNTO

CODIGO (Serie o 110.01.02

Subserie)

6
NUMERO DE
CARPETAS

CAJA No. 3

FECHA INICIAL FECHA FINAL

FECHAS EXTREMAS DD-MM-AA DD-MM-AA
24-01-1954 30-11-1968
 GOBERNACIN DEL TOLIMA
NIT. 800.100.051-08

SECCIN :

SUBSECCIN:

SERIE:

SUBSERIE:

CDIGO:

NOMBRE DEL EXPEDIENTE:

LEGAJO: No. FOLIOS:

FECHA INICIAL:

FECHA FINAL:

CAJA No.
 GOBERNACION DEL TOLIMA
NIT.800.100.051-8
SECCIN: SECRETARIA ADMINITRATIVA
SUBSECCIN: DIRECCIN DE ARCHIVO
SERIE: ACTAS
SUBSERIE: Actas Comit Tcnico
CDIGO: 110.01.02
NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Actas de Reunin
LEGAJO: 2/3 No. FOLIOS: 240
FECHA INICIAL:01-02-2014
FECHA FINAL:28-02-2014
CAJA No. 3