Lio 01: Introduo e contedo do Mdulo 4

Neste mdulo aprenderemos a utilizar uma srie de funes do Excel para a anlise de dados e simulaes de hipteses.
Trataremos dos seguintes tpicos:
Totalizao de dados: Totais/subtotais.
Consolidao de dados.
Anlise de dados.
Simulao de cenrios.
Atingindo Metas em cenrios.
Utilizando cenrios.
Totalizao de dados:
O recurso de totalizao de dados bastante interessante, pois permite a criao de totais e subtotais de uma maneira rpida e
eficiente. Com um simples comando de menu podemos fazer com que o Excel crie uma srie de totais e subtotais teis para a
anlise dos dados da planilha.
Alm da criao de totais/subtotais o Excel cria uma estrutura que facilita a navegao pelos resultados. Simplesmente
utilizando o mouse possvel ocultar ou exibir mais nveis de detalhes. Na Figura 4.1 temos um exemplo onde foram
calculados totais por funcionrio, bem como uma estrutura para navegao pelos diferentes nveis de totais e subtotais.

Figura 4.1 - Utilizando o recurso de Totais/Subtotais.

Consolidao de dados:
O recurso de consolidao permite que faamos clculos com base em dados de diferentes planilhas, inclusive com diferentes
fontes de dados. Por exemplo, podemos fazer o clculo do total anual de vendas com base em 12 planilhas, cada uma contendo
o total mensal de vendas.
Tambm possvel fazer totalizaes a partir de recursos de fontes externas, por exemplo, voc pode consolidar o total de
vendas a partir de uma planilha de vendas da matriz, somando os resultados de vendas de uma filial, a partir de dados de um
arquivo de texto ou de um banco de dados do Microsoft Access.
Com o recurso de consolidao possvel obter dados que facilitam a anlise e a tomada de decises, sendo que esses dados
podem vir de diferentes fontes e estar em diferentes formatos. A Figura 4.2 nos d uma noo geral do recurso de consolidao
de dados:

Figura 4.2 - Consolidao de dados no Excel.

Anlise de cenrios:
Um cenrio um conjunto de valores que o Microsoft Excel salva e pode substituir automaticamente na sua planilha. Voc
pode usar cenrios para prever o resultado de um modelo de planilha. Voc pode criar e salvar diferentes grupos de valores em
uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenrios para exibir resultados diferentes.
Criar cenrios: Por exemplo, se voc deseja criar um oramento mas no tem certeza de sua receita, pode definir valores
diferentes para a receita e alternar entre os cenrios para efetuar anlises hipotticas.

No exemplo acima, voc poderia chamar o cenrio de Pior Caso, definir o valor na clula B1 para R$ 50.000 e definir o valor
na clula B2 para R$ 13.200.

Voc poderia chamar o segundo cenrio de Melhor Caso e alterar os valores em B1 para R$ 150.000 e B2 para R$ 26.000.
Relatrios de resumo do cenrio: Para comparar vrios cenrios, voc pode criar um relatrio que os resuma na mesma
pgina. O relatrio pode listar os cenrios lado a lado ou resumi-los em um relatrio de tabela dinmica. Aqui comeamos a
combinar diferentes recursos do Excel: usamos o recurso de cenrios para fazer anlises e, em seguida, o recurso de tabelas
dinmicas, para obter uma viso consolidada dos dados.
Aprenderemos a utilizar os recursos para anlise e consolidao de dados, atravs de uma srie de exemplos prticos, de
acordo com a metodologia que adotamos nos Mdulos 1 , 2 e 3 .

Lio 02: Calculando SubTotais/Resumos

Uma funcionalidade bastante til do Excel a possibilidade de, rapidamente, criarmos subtotais para grupos de dados em uma
planilha. Por exemplo, podemos criar subtotais de vendas por pas, dentro de cada pas podemos criar subtotais por cidade. Ou
poderamos criar subtotais por vendedor ou cliente. A criao de subtotais uma maneira rpida de compararmos o
desempenho de diferentes grupos. Por exemplo, com o clculo de subtotais por vendedor, podemos comparar, facilmente, o
desempenho de cada vendedor.
Nesta lio veremos um exemplo bsico do uso de subtotais. Nas prximas lies abordaremos o assunto de subtotais, quando
falaremos das ferramentas de anlise e simulao do Microsoft Excel.
Nesta lio veremos um exemplo simples de como criar subtotais por vendedor.
Exerccio 01: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Modulo 4 - Exerccio 01.xls e calcular subtotais de vendas por vendedor -
coluna Funcionrio.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Exemplo 14.xls.
5. Clique em Abrir.
6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos.
7. Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo Funcionrio. Clique em qualquer clula da
coluna Funcionrio.
8. Selecione o comando Dados -> Classificar. Na janela Classificar selecione as opes indicadas na Figura 4.3:

Figura 4.3 - Classificando pelo campo Funcionrio.

9. Clique em OK. A planilha ser classificada pela coluna Funcionrio.
10. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
11. Ser exibida a janela Subtotais indicada na Figura 4.4:

Figura 4.4 - A janela Subtotais.

12. Na lista A cada alterao em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso
exemplo selecione o campo Funcionrio.
13. Na lista Usar funo, selecionamos qual o clculo de subtotal ser realizado. Por padro uma Soma, mas tambm pode
ser contar o nmero de linhas, Mximo, Mnimo, Mdia, etc. Selecione Soma.
14. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual esto os valores onde sero efetuados os clculos. No nosso
caso queremos somar o total de vendas para cada funcionrio. Selecione a coluna Valor.
15. Na parte de baixo da janela temos opes para Substituir os subtotais atuais, caso j existam subtotais calculados; inserir
uma quebra de pgina aps cada subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta ltimo opo, se marcada, faz com que o excel
calcule totais gerais.
16. Suas opes devem estar conforme indicado na Figura 4.4.
17. Clique em OK.
18. O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tpicos, no lado esquerdo da planilha.
19. Observe que a estrutura de tpicos apresenta diferentes nveis: 1, 2 e 3 . Por padro so exibidos todos os registros e
tambm os subtotais. Esta visualizao no muito prtica. Para ver apenas o subtotal por funcionrio, clique no boto com o
nmero 2, conforme destacado na Figura 4.5:

Figura 4.5 - Exibindo o subtotal por funcionrio.

20. Clique no boto 1 da estrutura de nveis. Observe que ser exibido apenas o total geral, conforme indicado na Figura 4.6.
Figura 4.6 - Exibindo Total Global.
21. Salve a planilha Modulo 4 - Exerccio 01.xls.
22. Feche o Excel.
Nas prximas lies aprenderemos mais sobre o recurso de Totais/subtotais.

Lio 03: Criando Subtotais - Mais um exemplo simples

Nessa lio vamos apresentar mais um exemplo prtico, passo-a-passo de subtotais, para fixarmos a criao e a navegao
atravs dos subtotais. Tambm aprenderemos algumas opes de configuraes dos subtotais.
Exerccio 02: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Modulo 4 - Exerccio 02.xls e calcular subtotais de vendas por Pas de
Destino e por Cidade.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exerccio 02.xls.
5. Clique em Abrir.
6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos, bem como o valor total de cada pedido.
7. Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo Pas de Destino e, dentro de Pas de Destino
vamos classificar por Cidade de Destino. Clique em qualquer clula da coluna Funcionrio.
8. Selecione o comando Dados -> Classificar . Na janela Classificar selecione as opes indicadas na Figura 4.7:

Figura 4.7 - Classificando pelos campos Pas e Cidade.

9. Clique em OK. A planilha ser classificada pela coluna Pas de Destino e em seguida por Cidade de Destino.
10. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
11. Ser exibida a janela Subtotais indicada na Figura 4.8:
Figura 4.8 - A janela Subtotais.
12. Na lista A cada alterao em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso
exemplo selecione, inicialmente, o campo Pas de Destino.
13. Na lista Usar funo, selecionamos qual o clculo de subtotal ser realizado. Por padro uma Soma, mas tambm pode
ser contar o nmero de linhas, Mximo, Mnimo, Mdia, etc. Selecione Soma.
14. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual esto os valores onde sero efetuados os clculos. No nosso
caso queremos somar o total de vendas para cada Pas de Destino. Selecione a coluna Vendas.
15. Na parte de baixo da janela temos opes para Substituir os subtotais atuais, caso j existam subtotais calculados; inserir
uma quebra de pgina aps cada subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta ltimo opo, se marcada, faz com que o excel
calcule totais gerais.
16. Suas opes devem estar conforme indicado na Figura 4.8.
17. Clique em OK.
18. O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tpicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento so
calculados os totais por Pas de Destino. Porm tambm queremos os totais por Cidade de Destino. Isso feito simplesmente
utilizando o comando Dados -> Subtotais... novamente, conforme veremos logo a seguir.
19. Observe que a estrutura de tpicos apresenta diferentes nveis: 1, 2 e 3 . Por padro so exibidos todos os registros e
tambm os subtotais. Esta visualizao no muito prtica. Para ver apenas o subtotal por Pas de Destino, clique no boto de
navegao com o nmero 2, conforme descrito na lio anterior. Voc obter os resultados indicados na Figura 4.9, onde so
exibidos apenas o nome do Pas e o respectivo total de vendas.

Figura 4.9 - Exibindo o subtotal por Pas de Destino.

20. Clique no boto 1 da estrutura de nveis. Observe que ser exibido apenas o total geral, conforme indicado na Figura 4.10.

Figura 4.10 - Exibindo Total Global.

21. Clique no boto 3 da estrutura de nveis, para que voltem a ser exibidos todos os registros.
22. Agora temos que definir um subtotal para o campo cidade.
23. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
24. Ser exibida a janela Subtotais.
25. Na lista A cada alterao em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso
exemplo selecione o campo Cidade de Destino.
26. Na lista Usar funo, selecionamos qual o clculo de subtotal ser realizado. Por padro uma Soma, mas tambm pode
ser contar o nmero de linhas, Mximo, Mnimo, Mdia, etc. Selecione Soma.
27. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual esto os valores onde sero efetuados os clculos. No nosso
caso queremos somar o total de vendas para cada Cidade de Destino. Selecione a coluna Vendas.
29. MUITO IMPORTANTE: Desmarque a opo "Substituir subtotais atuais", seno o subtotal por Pas de Destino, criado
anteriormente, ser excludo.
30. Suas opes devem estar conforme indicado na Figura 4.11:

Figura 4.11 - Definindo subtotais para o campo Cidade de Destino.

31. Clique em OK.
32. O Excel calcula os subtotais para o campo Cidade de Destino e insere mais um nvel na estrutura de tpicos, no lado
esquerdo da planilha. Nesse momento so calculados os totais por Pas de Destino e tambm por Cidade de Destino.
33. Observe que a estrutura de tpicos apresenta diferentes nveis: 1, 2, 3 e 4 . Por padro so exibidos todos os registros e
tambm os subtotais. Esta visualizao no muito prtica. Para ver apenas o subtotal por Pas de Destino, clique no boto de
navegao com o nmero 3, conforme descrito na lio anterior. Voc obter os resultados onde so exibidos apenas o total
geral para cada cidade (e no os diversos registros para cada cidade) e o total geral para cada pas, conforme indicado na Figura
4.12:
Figura 4.12 - Subtotais por Pas e Cidade.
34. Clique no boto 2 da estrutura de navegao. Sero exibidos somente os totais por Pas de Destino e o total geral.
35. Clique no boto 1 da estrutura de navegao. Ser exibido apenas o total global. Observe que utilizando os botes da
estrutura de navegao, podemos ter diferentes vises do mesmo conjunto de dados, de uma maneira rpida e prtica.
36. Salve a planilha Modulo 4 - Exerccio 02.xls.
22. Feche o Excel.
Nas prximas lies aprenderemos mais sobre o recurso de Totais/subtotais.

Lio 04: Configuraes e alteraes em dados consolidados

Nessa lio veremos algumas configuraes e formataes que podem ser feitas em uma planilha com dados consolidados.
Para tal vamos utilizar, mais uma vez, um exemplo prtico, passo-a-passo.
Exerccio 03: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Modulo 4 - Exerccio 03.xls. Essa planilha contm um subtotal de vendas
por funcionrio. Vamos aprender a executar algumas configuraes e formataes com essa planilha.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exerccio 03.xls.
5. Clique em Abrir.
6. Ser aberta uma planilha com uma lista com um subtotal por funcionrio, conforme indicado na Figura 4.13:
Figura 4.13 - Subtotais por Funcionrio.
Vamos aprender algumas configuraes que podem ser feitas nessa planilha.
Alterando as configuraes de totalizaes do Excel:
Quando voc cria um novo subtotal, por padro, o Excel exibo os totais gerais ao final de um grupo e nas colunas direita da
planilha. Por exemplo, os totais para cada funcionrio so exibidos aps a lista de registros para o respectivo funcionrio.
Podemos alterar essas configuraes.
Para alterar as configuraes de exibio dos subtotais, siga os seguintes passos:
1. Clique no boto de navegao com o nmero 2 para exibir apenas os totais por Funcionrio. Aumente a coluna Funcionrio
para que seja exibido o nome completo do funcionrio.
3. Voc estar com a planilha indicada na Figura 4.14:

Figura 4.14 - Ocultando os detalhes de cada Funcionrio.

4. Se voc quiser visualizar os itens individuais de um determinado funcionrio, basta clicar no sinal de + ao lado do nome do
funcionrio. Por exemplo, clique no sinal de + ao lado do funcionrio King, Robert. Voc obter os resultados indicados na
Figura 4.15. Para ocultar os detalhes do funcionrio, clique na linha vertical, ao lado de um dos registros do funcionrio, que
voltar a ser exibido apenas o subtotal para o funcionrio.
Figura 4.15 - Exibindo os detalhes apenas para um funcionrio.
5. Selecione o comando: Dados -> Organizar estrutura da tpicos -> Definies.
6. Ser exibida a janela Configuraes, indicada na Figura 4.16, na qual temos as seguintes opes de configuraes:
Linhas de resumo abaixo do detalhe: Especifica onde as linhas de resumo ficam em relao s linhas de detalhes
nos dados a serem colocados em uma estrutura de tpicos. O padro abaixo do detalhe. Se voc desmarcar essa
opo, as linhas sero exibidas
Colunas de resumo direita do detalhe: Especifica onde as colunas de resumo ficam em relao s colunas de
detalhes nos dados a serem colocados em uma estrutura de tpicos.

Figura 4.16 - Opes de configuraes dos subtotais.

Lio 05: Exerccios com totalizaes

Exerccio 01: Abra a planilha Modulo 4 - DadosEx 01.xls e, a partir dos dados dessa planilha, calcule os subtotais indicados na
figura a seguir:

Temos o total de vendas por ano e, dentro do ano, por trimestre, com a possibilidade de expandir a exibio para mais detalhes,
usando a estrutura de botes de navegao.
Exerccio 02: Abra a planilha Modulo 4 - DadosEx 02.xls e, a partir dos dados dessa planilha, calcule os subtotais indicados na
figura a seguir:
Temos os subtotais por Pas de Destino e, dentro de cada pas, os subtotais dos pedidos emitidos por cada funcionrio.
Em caso de dvidas na resoluo desses exerccios, entre em contato pelo e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br .