Anda di halaman 1dari 29

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

( R PP)

Nama Sekolah : SMKN 2 Jakarta


Mata Pelajaran : Kearsipan
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Kelas/Semester : X (sepuluh) / 1 (satu)
Tahun Pelajaran : 2017/2018
Topik /Tema : Pengertian Arsip dan Kearsipan
Alokasi Waktu : 8 x 45 menit JP
Pertemuan : 1 s.d 2

A. Kompetensi Inti:
(KI-3) Pengetahuan
Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,
konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia
kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.
(KI-4) Keterampilan

Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja
yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi
dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu
dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,
produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. Kompetensi Dasar
1. KD pada KI Pengetahuan
3.1. Memahami arsip dan kearsipan.
2. KD pada KI Keterampilan
4.1. Melakukan pengelompokkan arsip dan kearsipan
C. Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Indikator KD pada KI Pengetahuan
3.1. Memahami arsip dan kearsipan.
3.1.1. Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan
3.1.2. Menjelaskan mengidentifikasi karakteristik arsip
3.1.3. Menguraikan fungsi arsip
3.1.4. Mengemukakan penggolongan, nilai guna dan macam-macam arsip
3.1.5. Menguraikan penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip)
3.1.6. Menjelaskan daur hidup arsip

2. Indikator KD pada KI Keterampilan


4.1. Melakukan pengelompokkan arsip dan kearsipan
4.1.1. Melakukan identifikasi arsip dan kearsipan berdasarkan praktik dokumen dan
dokumentasi perkantoran
4.1.2. Mengelompokkan arsip dan kearsipan berdasarkan kondisi nyata ditempat kerja.
D. Tujuan Pembelajaran
Setelah berdiskusi dan menggali informasi, peserta didik dengan percayadiri dapat :
3.1.1. Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan
3.1.2. Menjelaskan mengidentifikasi karakteristik arsip
3.1.3. Menguraikan fungsi arsip
3.1.4. Mengemukakan penggolongan, nilai guna dan macam-macam arsip
3.1.5. Menguraikan penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip)
3.1.6. Menjelaskan daur hidup arsip
Setelah peserta didik melakukan diskusi dengan percaya diri maka:
4.1.1. Peserta didik akan dapat melakukan identifikasi arsip dan kearsipan berdasarkan praktik
dokumen dan dokumentasi perkantoran yang diperoleh dari internet, buku paket, modul
dan sumber lain
4.1.2. Mengelompokkan arsip dan kearsipan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja.

E. Materi Pembelajaran :
1. Pengertian arsip dan kearsipan
2. Karakteristik arsip
3. Fungsi arsip
4. Penggolongan, nilai guna dan macam-macam arsip
5. Penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip)
6. Daur hidup arsip

F. Pendekatan, Model dan Metode

Pendekatan : Scientific
Model : Discovery Learning
Sintak :
a. Pemberian rangsangan (stimulation)
b. Pernyataan/identifikasi masalah (problem statement)
c. Pengumpulan data (data coolection)
d. Pembuktian (verification)
e. Menarik kesimpulan (generalization)
Metode : Diskusi
Demonstrasi

G. Kegiatan Pembelajaran
Pertemuan Pertama dan Kedua
Sintak Model Alokasi
Kegiatan Pembelajaran Aktive Deskripsi Kegiatan
Learning Waktu
Pendahuluan Apersepsi : 1 x 4 JP
10 Menit
Mengaitkan materi pelajaran mengenai
pengertian arsip dan kearsipan
Mengajukan pertanyaan yang berkaitan dengan
pengertian dan kearsipan
Motivasi :
Memberikan gambaran manfaat mem pelajari
pengertian arsip dan kearsipan
Menyampaikan tujuan pembelajaran
mengenai pengertian arsip dan kearsipan
Pemberian Acuan :
Memberitahukan materi pelajaran mengenai
pengertian arsip dan kearsipan.

Kegiatan Inti Pemberian Stimulus Guru menjelaskan materi mengenai pengertian 150 Menit
terhadap peserta didik arsip dan kearsipan.
Guru memberi kesempatan untuk
menulis/menyalin materi dari power point yang
telah dijelaskan kepada peserta didik
Guru menugaskan peserta didik untuk
mengerjakan soal latihan tentang pengertian
arsip dan kearsipan.
Peserta didik melihat dan memeperhatikan
penjelasan materi yang dilakukan oleh guru.
Peserta didik menulis materi yang ada pada
Sintak Model Alokasi
Kegiatan Pembelajaran Aktive Deskripsi Kegiatan
Learning Waktu
slide presentasi.
Peserta didik mengerjakan tugas yang diberikan
oleh guru.
Menanya
Guru menugaskan peserta didik
mengidentifikasi pengertian arsip dan
kearsipan setelah melihat tayangan presentasi.
Identifikasi Masalah Peserta didik mengidentifikasi masalah yang
ada di dalam pengertian arsip dan kearsipan.
Peserta didik merumuskan hal-hal yang terjadi
berkaitan dengan pengertian arsip dan
kearsipan

Pengumpulan data
Guru membentuk peserta didik menjadi 6
kelompok untuk berdiskusi di dalam
kelompoknya tentang:
Pengertian arsip dan kearsipan.
Menyebutkan karakteristik arsip
Menjelaskan fungsi arsip
Pengolahan Data
Menjelaskan penggolongan nilai guna dan
macam-macam arsip
Menjelaskan penyelenggaraan arsip (asas
penyimpanan arsip dengan percayadiri)
Menjelaskan daur hidup arsip

Asosiasi
Guru meminta kelompok diskusi untuk
menukar hasil pengumpulan datanya untuk
dipelajari kelompok lain tentang:
Pengertian arsip dan kearsipan.
Menyebutkan karakteristik arsip
Menjelaskan fungsi arsip
Menjelaskan penggolongan nilai guna dan
Sintak Model Alokasi
Kegiatan Pembelajaran Aktive Deskripsi Kegiatan
Learning Waktu
macam-macam arsip
Menjelaskan penyelenggaraan arsip (asas
penyimpanan arsip dengan percayadiri)
Menjelaskan daur hidup arsip

Mengkomunikasikan
Masing-masing kelompok menerima kembali
hasil pekerjaannya dan memperbaiki bila ada
pertanyaan atau koreksi dari kelompok lainnya,
kemudian membuat kesimpulan tentang:
Pengertian arsip dan kearsipan.
Menyebutkan karakteristik arsip
Menarik Kesimpulan Menjelaskan fungsi arsip
Menjelaskan penggolongan nilai guna dan
macam-macam arsip
Menjelaskan penyelenggaraan arsip (asas
penyimpanan arsip dengan percayadiri)
Menjelaskan daur hidup arsip

Penutup Peserta didik dengan bimbingan guru,


membuat resume tentang bahan
dokumentasi dan peraturan klipping/
Refleksi terhadap kegiatan yang sudah
dilaksanakan.
Memberikan umpan balik terhadap proses
dan hasil pembelajaran.
Menyampaikan rencana pembelajaran
pada pertemuan berikutnya.
Menutup pelajaran dengan salam

H. Penilaian
Penilaian Ranah Pengetahuan
Tabel 1. Kisi-Kisi, Soal Pengetahuan, Kunci Jawaban, dan Cara Pengolahan Nilai
Mata Pelajaran : Kearsipan
Kelas: X
Kompetensi Jenis
Indikator Indikator Soal Soal
Dasar Soal
3.1 Memahami 1. Menjelaskan 1. Siswa dapat Tes 1. .Terangkan
arsip dan pengertian arsip menjelaskan Tertulis pengertian arsip dan
kearsipan dan kearsipan arsip dan kearsipan dengan
2. Menjelaskan kearsipan dengan benar?
Karakteristik benar 2. Terangkan
arsip 2. Siswa dapat karakteristik arsip
3. Menjelaskan karakteristik dengan benar?
fungsi arsip arsip dengan 3. Jelaskan fungsi arsip
4. Menjelaskan benar. dengan benar?
penggolongan, 3. Siswa dapat 4. Terangkan
nilai guna dan menjelasan penggolongan, nilai
macam-macam fungsi arsip guna dan macam-
arsip dengan benar macam arsip dengan
5. Menjelaskan 4. Siswa dapat percaya diri?
penyelenggaraan menjelaskan 5. Terangkan
arsip (asas penggolongan, penyelenggaraan
penyimpanan nilai guna dan arsip (asas
arsip) macam-macam penyimpanan arsip
6. Menjelaskan arsip dengan dengan percaya diri?
Daur hidup arsip percaya diri 6. Terangkan daur
5. menjelaskan hidup arsip dengan
penyelenggaraan benar?
arsip (asas
penyimpanan
arsip) dengan
percaya diri
6. Siswa dapat
menjelaskan daur
hidup arsip
dengan benar

Kunci Jawaban Soal:

1. Arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diteima oeh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan peseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat ,
berbangsa dan bernegara.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
Kearsipan = Proses kegiatan pengumpulan, pengaturan/pengolahan, penataan dan penemuan kembali
secara sistematis.
2. karakteristik arsip
Karakteristik Arsip. Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik
tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi,
struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima,
memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan
bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;
Kompetensi Jenis
Indikator Indikator Soal Soal
Dasar Soal

Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki
status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik, tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi
lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya
produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan
maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan.

3. Fungsi arsip:
Dinamis adalah dokumen yang dapat pergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan
kantor.
Dinamis aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi/ terus menerus
Dinamis inaktif: arsip yang penggunaanya telah menurun
Dinamis abadi: arsip untuk disimpan selama-lamanya
Statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
Dokumen koporal
Dokumen Literal
Dokumen Privat
4. penggolongan arsip :
1. Menurut Subjek/Isinya
- Arsip Keuangan - Arsip Kepegawaian
- Arsip Pemasaran - Arsip Pendidikan
2. Menurut Bentuk/Wujudnya
- Surat - Pita Rekaman
- Piringan Hitam - Mikrofilm
3. Menurut Nilai/Kegunaannya
- Nilai Administrasi - Nilai Hukum
- Nilai Keuangan - Nilai Penelitian
- Nilai Pendidikan - Nilai Dokumentasi
4. Menurut Sifat Kepentingannya
- Arsip Non Essensial - Arsip Vital
- Arsip Yang Penting - Arsip Yang Diperlukan
5. Menurut Keseringan Penggunaan
- Arsip Aktif - Arsip Abadi
- Arsip Pasif
6. Menurut Fungsinya
- Arsip Dinamis - Arsip Statis
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan
- Arsip Sentral - Arsip Unit
8. Menurut Keasliannya
- Arsip Asli - Arsip Tembusan
- Arsip Salinan - Arsip Berupa Petikan

Nilai guna arsip


menurut Vernon B Santen arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan:
Kompetensi Jenis
Indikator Indikator Soal Soal
Dasar Soal
A Administrative value
L Legal Value
R Research Value
E Educatioon Value
D Documentation Value

Menurut arsip Nasional RI:


a.nilai guna primer: arsip yang bernilai guna bagi instansi atau individu yang menciptakan arsip
itu sendiri
b. nilai guna sekunder yaitu arsip yang bernilai guna di luar instansi atau individu yang
menciptakan arsip
Macam-macam arsip bentuk khusus menurut UU nomor 43 tahun 2009 :

a. Arsip audio visual


Arsip audio visual terdiri dari :
- Moving image atau arisp gambar bergerak, misalnya : film, video
- Still image atau arsip gambar diam, misalnya : foto, slide
- Sound recording atau arsip rekaman suara yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal
suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
b. Arsip kartografi dan kearsitekturan
Arsip kartografi atau peta medianya berupan kertas namun arsip kartografi ini dikategorikan sebagai
arsip bentuk khusus, karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan arsip tekstual yaitu
informasinya dalam bentuk symbol-simbol, gambar. Arsip ini kadang berukuran besar mulai dari A3
sampai A0 tergantung dari besar skala.
c. Arsip Publikasi
Arsip publikasi misalnya kertas sheet atau stensil yang digunakan untuk menggadakan materi publikasi.
d. Arsip ephemera
Arsip ephemera merupakan dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka panjang atau
sesaat, kadang dianggap barang rongsokan atau dilestarikan sebagai specimen atau contoh misalnya
vandal, emblem, tiket, kartu ucapan. Arsip ephemera termasuk dalam arsip kelas 4 apabila ada kaitannya
dengan file.
e. Arsip karya seni
Dokumen seni yang kehadirannya terkait dengan file, sebagai hasil aktivitas organisasi atau berdiri
sendiri sebagai master.

f. Arsip elektronik
Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh computer, misalnya e-mail, disket.
g. Arsip bentuk mikro
Sebagai salah satu kebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam rangka
layanan jasa informasi. Disamping itu untuk nmenyelamatkan informasi arsip.
Untuk membaca isi informasi yang ada dalam arsip mikro ini diperlukan alat yang disebut microrea
Kompetensi Jenis
Indikator Indikator Soal Soal
Dasar Soal

5. Penyelenggaraan arsip
a. Asas Sentralisasi
Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua
surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga
asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara
terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata
lain bahwa dengan asas ini maka:

1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh


unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu
ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup
kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi
Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh
masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan
penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan atau
kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan secara
desentralisasi dimana masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan sistem dan
prosedur serta sarana pencatatan yang standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit
organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1. Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
2. Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif.
3. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut
manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Tetapi sebaliknya asas ini juga mempunyai
kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian
dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak
efesien.

c. Asas Gabungan
Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap
prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan
desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot
Kompetensi Jenis
Indikator Indikator Soal Soal
Dasar Soal
pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari
kedua asas di atas.

6. Daur hidup arsip :


DAUR HIDUP ARSIP (LIFE CYCLE OF ARCHIVE)

(life cycle of archive)


Lingkaran hidup arsip dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan
serta tahap istirahat atau penyusutan. Ketiga tahapan tersebut merupakan
kesatuan proses yang akan dilalui oleh arsip. Dan setiap phase memiliki
beberapa komponen yang dimaksud adalah :

a. Tahap Penciptaan, dengan komponennya antara lain :


- Desain Formulir
- Manajemen Formulir
- Tata Persuratan
- Manajemen Pelaporan

b. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan, dengan komponennya antara lain :


- Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali
- Manajemen Berkas (file)
- Pengurusan surat
- Program Arsip Vital
- Sistem Analisis
- Pengelolaan Pusat Arsip

c. Tahap Istirahat/Penyusutan dengan kompenennya antara lain :


- Identifikasi dan deskripsi seri berkas
- Pengembangan Jadwal retensi Arsip dan penyusutan arsip
- Penilaian Arsip
- Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional R
Kompetensi Jenis
Indikator Indikator Soal Soal
Dasar Soal
Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai
1. Nilai 4 : jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : jika jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 :jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban

Contoh Pengolahan Nilai

IPK No Soal Skor Penilaian 1 Nilai

1. 1 100
2. 2 100
3. 3 100
Nilai perolehan KD pegetahuan : rerata dari nilai IPK
4. 4 100
5. 5 100
6. 6 100
Jumlah 600/6= 100

Penilaian ranah keterampilan


Tabel 2.Instrumen Penilaian Keterampilan.
Mata Pelajaran: Kearsipan
Kelas : X

Kategori
IPK
1 2 3 4

4.1.1Melakukan 1. Tidak 2. Kurang 3.Tepat 4.Sangat


identifikasi Tepat Tepat dalam dalam Tepat dalam
arsip dan dalam Melakukan Melakukan Melakukan
kearsipan Melakukan identifikasi identifikasi
identifikasi
berdasarkan identifikasi arsip dan arsip dan
praktek kearsipan kearsipan arsip dan
arsip dan
dokumen dan kearsipan berdasarkan berdasarkan kearsipan
dokumentasi berdasarkan praktek praktek berdasarkan
perkantoran praktek dokumen dan dokumen dan praktek
dokumen dokumentasi dokumentasi dokumen
dan perkantoran perkantoran dan
dokumentas
dokumentasi
i
perkantoran perkantoran
Kategori
IPK
1 2 3 4
4.1.2 1. Tidak Tepat 1. Kurang 2. Tepat 3. Sangat
Mengelompokkan dalam Tepat Dalam Tepat
arsip dan kearsipan Mengelompokka Dalam Mengelom Dalam
berdasarkan kondisi n arsip dan Mengelompo pokkan Mengel
nyata di tempat kerja kearsipan kkan arsip ompokk
arsip dan
berdasarkan
dan kearsipan kearsipan an arsip
kondisi nyata di
tempat kerja berdasarkan berdasarka dan
kondisi nyata n kondisi kearsipa
di tempat nyata di n
kerja tempat berdasar
kerja kan
kondisi
nyata di
tempat
kerja

TUGAS KETERAMPILAN ( Presentasi ) :


Petunjuk :

Kompetensi Dasar Indikator


(Keterampilan) Pencapaian Indikator Soal Jenis Soal Soal Praktek
Kompetensi
4.1 4.1.1 Petunjuk : Soal 1. Lakukan
Mempresentasi Identifikasi arsip 1. Buatlah Praktek identifikasi arsip
kan kelompok dan kearsipan kelompok Presentasi dan kearsipan
arsip dan berdasarkan diskusi berdasarkan
kearsipan praktek dokumen 2. Carilah informasi dari
dan dokumentasi informasi dari sumber yang
perkantoran berbagai terpercaya dengan
sumber benar
4.1.2 3. Buatlah 2. Presentasikanlah
Mengelompokkan presentasi hasil diskusi
arsip dan kearsipan dalam Ms. kelompok tentang
Power Point penggolongan arsip
berdasarkan
dengan tepat.
kondisi nyata di Indikator soal:
tempat kerja 1. Siswa dapat
mengidentifika
si arsip dan
kearsipan
berdasarkan
praktek
dokumen dan
dokumentasi
perkantoran
2. Siswa dapat
mengelompokk
an arsip dan
kearsipan
berdasarkan
kondisi nyata
di tempat kerja

Kriterian Penilaian Ketrampilan (Presentasi)

Aspek Penilaian Jumlah


No. Nama Siswa Nilai Predikat
1 2 3 4 Skor

Catatan:

1. Kemampuan komunikasi
2. Kemampuan sistematika penyampaian
3. Kemampuan keberanian
4. Gestur dan penampilan
Pedoman skor:
Skor per item : 1 s.d. 5
Skor maksimal : 20
Kriteria penilaian (Predikat) :
81 100 : A (Sangat baik)
61 80 : B (Baik)
41 60 : C (Cukup)
21 40 : D (Kurang)
0 20 : E (Sangat kurang)

LEMBAR PENILAIAN SIKAP

Petunjuk :
Berilah tanda cek ( ) pada kolom skor sesuai sikap toleransi yang ditampilkan oleh peserta didik,
dengan kriteria sebagai berikut :
4 = selalu, apabila selalu melakukan sesuai pernyataan
3 = sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan
kadang-kadang tidak melakukan
2 = kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan
sering tidak melakukan
1 = tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan

Nama peserta didik :


Kelas : X AP
Skor
No Aspek Pengamatan
1 2 3 4

1 Teliti

2 Disiplin

3 Tanggungjawab

4 Religius

5 Santun

Jumlah Skor = 18/20 x 4 = 3,6

Laporan Pencapaian Kompetensi (Sampel)


a. Ranah Sikap
Tabel (5) Pengolahan Penilaian Sikap
Mata Pelajaran : Kearsipan
Semester :1

No Nama Siswa Teliti Disiplin Tanggungjawab Religius Santun


1. 4 4 3 4 3

b. Ranah Pengetahuan

Tabel (6)Pengolahan Penilaian Pengetahuan


Mata Pelajaran : Kearsipan
Semester :I
Nama Peserta Didik :

Nilai Capaian Kompetensi Nilai Akhir dan Predikat


KD 3.3 3,30

Rerata KD 3,30 3.23 atau B+


Ulangan tengah semester 3,50
Ulangan akhir semester 2,90
Nilai Pengetahuan*) 3,23
Keterangan:
*) Nilai pengetahuan diperoleh dari rerata nilai KD, UTS, UAS yang bobotnya ditentukan oleh
satuan pendidikan berdasarkan kompleksitasnya.
c. Ranah Keterampilan

Tabel (7) Pengolahan Penilaian Keterampilan


Nama Peserta Didik :
Nilai Optimum Capaian Nilai Akhir dan Predikat)
KD 4.3 3,00

3.00 atau B
Rerata optimum
3,00
Keterampilan*)
Keterangan:
*) Nilai keterampilan diperoleh dari rerata nilai optimum (capaian tertinggi) dari setiap KD
keterampilanyang dipelajari dalam satu semester.

A. Media/alat, Bahan, dan Sumber Belajar


1. Media/Alat
Sarana, alat bantu dan bahan yang digunakan pada proses pembelajaran di setiap RPP.
2. Bahan
Sumber belajar dapat berupa buku, media cetak dan elektronik, alam sekitar, atau sumber
belajar lain yang relevan untuk setiap pertemuan sesuai dengan tuntutan KD.
3. Sumber Belajar
Sumber belajar ditulis sesuai ketentuanpenulisan literatur/referensi.

KD Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar


KD. 3.1. Media,Alat :
3.1 Memahami arsip dan kearsipan Laptop, LCD, Aplikasi Komputer Word,
PowerPoint
KD. 4.1.
4.1 Mempresentasikan konsep kearsipan Bahan :
Slide, handout, Format
Sumber Belajar :
Google, Explorer, Buku teks pelajaran, buku
referensi lain.

Jakarta, Juli 2017


Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 2 Wakabid Kurikulum Guru Mata Pelajaran

Drs. Ismunanto, MM. Mefrina Yusniar, S.Pd. MM. M. Barkah, S.Pd.


NIP 196105161989031003 NIP 196701261989032002 NIP 196208312016061001

Materi Ajar Reguler


1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti
untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung
tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip
sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu
disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali
secara tepat.
Arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diteima oeh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan peseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat ,
berbangsa dan bernegara.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
Kearsipan = Proses kegiatan pengumpulan, pengaturan/pengolahan, penataan dan penemuan kembali
secara sistematis.
Pengertian kearsipan menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-
dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat
dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan kembali. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.

2. Karakteristik arsip
Karakteristik Arsip. Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana
karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik),
meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip
diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu
organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi
penciptanya;
Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan,
memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik, tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan
publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu
merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik
untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan
pendukung pelaksanaan kegiatan.
Kegiatan Kearsipan
Kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan dalam managemen kearsipan adalah:
a. Pencatatan dan pendistribusian
b. Penyimpanan sementara
c. Pengorganisasian arsip
d. Mengindeks
e. Prosedur dan system penyimpanan
f. Pengawasan dan pemakaian arsip
g. Komputerisasi arsip
h. Pemusnahan arsip

3. Fungsi Arsip
Dinamis adalah dokumen yang dapat pergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian
pekerjaan kantor.
Dinamis aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi/ terus menerus
Dinamis inaktif: arsip yang penggunaanya telah menurun
Dinamis abadi: arsip untuk disimpan selama-lamanya
Statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
Dokumen koporal
Dokumen Literal
Dokumen Privat

4. Penggolongan Arsip
1. Menurut Subjek/Isinya
- Arsip Keuangan - Arsip Kepegawaian
- Arsip Pemasaran - Arsip Pendidikan
2. Menurut Bentuk/Wujudnya
- Surat - Pita Rekaman
- Piringan Hitam - Mikrofilm
3. Menurut Nilai/Kegunaannya
- Nilai Administrasi - Nilai Hukum
- Nilai Keuangan - Nilai Penelitian
- Nilai Pendidikan - Nilai Dokumentasi
4. Menurut Sifat Kepentingannya
- Arsip Non Essensial - Arsip Vital
- Arsip Yang Penting - Arsip Yang Diperlukan
5. Menurut Keseringan Penggunaan
- Arsip Aktif - Arsip Abadi
- Arsip Pasif

6. Menurut Fungsinya
- Arsip Dinamis - Arsip Statis
7. Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaan
- Arsip Sentral - Arsip Unit
8. Menurut Keasliannya
- Arsip Asli - Arsip Tembusan
- Arsip Salinan - Arsip Berupa Petikan

Nilai guna arsip


menurut Vernon B Santen arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan:
A Administrative value
L Legal Value
R Research Value
E Educatioon Value
D Documentation Value

Menurut arsip Nasional RI:


a.nilai guna primer: arsip yang bernilai guna bagi instansi atau individu yang menciptakan
arsip itu sendiri
b. nilai guna sekunder yaitu arsip yang bernilai guna di luar instansi atau individu yang
menciptakan arsip

Macam-macam arsip bentuk khusus menurut UU nomor 43 tahun 2009 :

a. Arsip audio visual


Arsip audio visual terdiri dari :
- Moving image atau arisp gambar bergerak, misalnya : film, video
- Still image atau arsip gambar diam, misalnya : foto, slide
- Sound recording atau arsip rekaman suara yaitu arsip yang informasinya terekam dalam
sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
b. Arsip kartografi dan kearsitekturan
Arsip kartografi atau peta medianya berupan kertas namun arsip kartografi ini dikategorikan
sebagai arsip bentuk khusus, karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan arsip
tekstual yaitu informasinya dalam bentuk symbol-simbol, gambar. Arsip ini kadang berukuran
besar mulai dari A3 sampai A0 tergantung dari besar skala.
c. Arsip Publikasi
Arsip publikasi misalnya kertas sheet atau stensil yang digunakan untuk menggadakan materi
publikasi.
d. Arsip ephemera
Arsip ephemera merupakan dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka panjang
atau sesaat, kadang dianggap barang rongsokan atau dilestarikan sebagai specimen atau contoh
misalnya vandal, emblem, tiket, kartu ucapan. Arsip ephemera termasuk dalam arsip kelas 4
apabila ada kaitannya dengan file.
e. Arsip karya seni
Dokumen seni yang kehadirannya terkait dengan file, sebagai hasil aktivitas organisasi atau
berdiri sendiri sebagai master.
f. Arsip elektronik
Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh computer, misalnya e-mail, disket.
g. Arsip bentuk mikro
Sebagai salah satu kebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam
rangka layanan jasa informasi. Disamping itu untuk nmenyelamatkan informasi arsip.
Untuk membaca isi informasi yang ada dalam arsip mikro ini diperlukan alat yang disebut
microrea

2. Nilai Guna Arsip


Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip,
serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.

7. Penyelenggaraan arsip
a. Asas Sentralisasi
Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa
semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini
disebut juga asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan
lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan
pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan
prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

4. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya


oleh unit kersipan.
5. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih
dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
6. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang
lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang
ditangani relatif kecil.
b. Asas Desentralisasi
Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan
oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam
melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor perwakilan
atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah dan efisien jika dilakukan
secara desentralisasi dimana masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan
surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan sistem
dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-
masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini
maka:

4. Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit


pengelola.
5. Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan penyimpanan arsip
inaktif.
6. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat
tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Tetapi sebaliknya asas ini juga
mempunyai kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan
prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan
sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c. Asas Gabungan
Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi
terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan
dan desentralisasi dalam pelaksanaannya.

Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan
bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-
kelemahan dari kedua asas di atas.

8. Daur hidup arsip :


DAUR HIDUP ARSIP (LIFE CYCLE OF ARCHIVE)

(life cycle of archive)


Lingkaran hidup arsip dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan
serta tahap istirahat atau penyusutan. Ketiga tahapan tersebut merupakan
kesatuan proses yang akan dilalui oleh arsip. Dan setiap phase memiliki
beberapa komponen yang dimaksud adalah :

a. Tahap Penciptaan, dengan komponennya antara lain :


- Desain Formulir
- Manajemen Formulir
- Tata Persuratan
- Manajemen Pelaporan

b. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan, dengan komponennya antara lain :


- Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali
- Manajemen Berkas (file)
- Pengurusan surat
- Program Arsip Vital
- Sistem Analisis
- Pengelolaan Pusat Arsip

c. Tahap Istirahat/Penyusutan dengan kompenennya antara lain :


- Identifikasi dan deskripsi seri berkas
- Pengembangan Jadwal retensi Arsip dan penyusutan arsip
- Penilaian Arsip
- Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional R
Materi Ajar Remedial
1. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti
untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung
tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip
sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu
disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali
secara tepat.
2. Pengertian Kearsipan
Pengertian kearsipan menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-
dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat
dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan kembali. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.
3. Kegiatan Kearsipan
Kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan dalam managemen kearsipan adalah:
1. Pencatatan dan pendistribusian
2. Penyimpanan sementara
3. Pengorganisasian arsip
4. Mengindeks
5. Prosedur dan system penyimpanan
6. Pengawasan dan pemakaian arsip
7. Komputerisasi arsip
8. Pemusnahan arsip
4. Nilai Guna Arsip
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
1. Nilai guna primer yaitu: nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi yaitu: nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu: arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu: arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu: arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder yaitu: nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip,
serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.

Materi Ajar Pengayaan


1. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti
untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung
tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip
sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu
disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali
secara tepat.
2. Pengertian Kearsipan
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-
dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat
dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan kembali. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,
maka harus dimusnahkan.
3. Kegiatan Kearsipan
Kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan dalam managemen kearsipan adalah:
1. Pencatatan dan pendistribusian
2. Penyimpanan sementara
3. Pengorganisasian arsip
4. Mengindeks
5. Prosedur dan system penyimpanan
6. Pengawasan dan pemakaian arsip
7. Komputerisasi arsip
8. Pemusnahan arsip
4. Nilai Guna Arsip
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
1. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip,
serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.

LAMPIRAN KUNCI JAWABAN


1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie, Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan
lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
2. Kegiatan pokok dalam manajemen kearsipan:
1. Pencatatan dan pendistribusian
2. Penyimpanan sementara
3. Pengorganisasian arsip
4. Mengindeks
5. Prosedur dan system penyimpanan
6. Pengawasan dan pemakaian arsip
7. Komputerisasi arsip
8. Pemusnahan arsip
3. Jenis-jenis arsip adalah:
a. Surat-surat
b. Memo
c. Faktur
d. Laporan
e. Cek
f. Cetak biru
g. Sertifikat
h. Foto
i. Film atau slide
2. Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
3. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.