STANDARD OPERATING PROCEDURE

Manajemen Kesekretariatan Nurani IM FKM UI 2016

A. Permintaan Pembuatan Surat Menyurat

1. Permintaan pembuatan surat untuk peminjaman ruangan atau fasilitas dapat
dilakukan melalui masing-masing LOBITA , dengan format :
a. Nama bidang
b. Nama acara
c. Tempat (Menyertakan Plan A dan Plan B)
d. Waktu acara
e. Detail logistik yang diperlukan
2. Permintaan pembuatan surat keterangan dapat dilakukan melalui masing-masing
LOBITA, dengan format :
a. Nama dan Varian
b. NPM
c. Jabatan di Nurani
3. Permintaan pembuatan surat untuk peminjaman ruangan atau fasilitas maksimal 14
hari sebelum acara dan diambil 3 hari setelah permintaan.
4. Permintaan pembuatan surat untuk undangan/ keterangan maksimal 7 hari sebelum
acara dan diambil 3 hari setelah permintaan.
5. Mentari bertanggung jawab membuat surat dan menyetempel cap Nurani, ttd dan
memasukkan surat ke mahalum, tahap selanjutnya akan diserahkan kepada masing-
masing sekretaris bidang ybs
6. Permintaan pembuatan surat yang sifatnya insidental dapat diajukan maksimal 10
hari sebelum acara sesuai dengan ketentuan surat yang harus diambil secepatnya
dan dikenakan denda sejumlah Rp 3.000,00
7. Setiap surat yang dibutuhkan untuk keberlangsungan kegiatan harus difotokopi 1
lembar dan diserahkan kepada mentari maksimal H+7 acara. Jika tidak diserahkan,
akan dikenakan denda sejumlah Rp 3.000,00/surat
8. Bila ketentuan tersebut tidak terpenuhi, mentari tidak akan menerima permintaan
surat perizinan, karena disesuaikan dengan ketentuan mahalum yang tidak mau
 menerima permintaan surat izin melewati batas tersebut.

B. Laporan Pertanggungjawaban
1. Masing-masing bidang, PI, dan kepanitiaan besar Nurani wajib menyerahkan Laporan
Pertanggungjawaban sesuai dengan format yang ditentukan. Ketentuan
pengumpulan LPJ dengan ketentuan waktu sebagai berikut :
a. Setiap PJ PROKER harus menyerahkan LPJ Bagian Sub-bab Program kerja dan
realisasinya maksimal H+7 hari acara selesai dilaksanakan, jika ada
keterlambatan maka akan dikenakan denda sebesar Rp.2000 per hari.
b. Setiap Bidang dan PI harus menyerahkan LPJ Lengkap maksimal H-7 hari EPT
dan EAT, jika ada keterlambatan maka akan dikenakan denda sebesar Rp.5000
per hari.
c. Setiap kepanitiaan besar harus menyerahkan LPJ maksimal H+1 bulan acara
selesai dilaksanakan, jika ada keterlambatan maka akan dikenakan denda
sebesar Rp.2000 per hari.
2. Mentari akan melakukan revisi dari LPJ yang dikirimkan dan akan dikirim kembali jika
ada yang kurang lengkap dan sesuai format kepada masing-masing bidang, PJ, PI,
dan/atau kepanitiaan yang bersangkutan.
3. Khusus untuk LPJ kepanitiaan besar wajib menyerahkan LPJ kepada Mentari dalam
bentuk Softcopy dan Hardcopy (setelah direvisi jika perlu).

C. CnC
1. Setiap bidang wajib memberikan SOP masing-masing dalam bentuk softcopy kepada
Mentari maksimal H+3 hari setelah Musyawarah Kerja berlangsung
2. Setiap bidang wajib berpartisipasi membersihkan ruang sekretariat pada waktu dan
jadwal yang telah ditentukan serta mengirimkan perwakilan sesuai dengan jumlah
yang ditentukan
3. Konfirmasi kehadiran dilakukan maksimal H-2 pelaksanaan CnC kepada PJ yang
bersangkutan
4. Apabila terdapat bidang yang tidak dapat mengirimkan perwakilan dengan jumlah
sesuai namun telah mendapat konfirmasi perizinan dari Mentari maka dikenakan
denda Rp.10.000 per orang
5. Apabila terdapat perwakilan bidang yang telat hadir maka akan dikenakan sanksi
 berupa menulis saya tidak akan terlambat 20 kalimat per 10 menit
6. Apabila terdapat bidang yang berhalangan hadir namun belum melakukan perizinan
ke Mentari maka akan dikenakan denda Rp.15.000 per orang

D. Forum Sekretaris
1. Forum Sekretaris dilakukan oleh sekretaris bidang maupun kepanitiaan.
2. Apabila terdapat sekretaris bidang yang berhalangan hadir dan telah mendapat
konfirmasi perizinan dari PJ yang bersangkutan, maka bidang tersebut harus
mengirimkan perwakilan bidang.
3. Syuro Forum Sekretaris diadakan Minggu ke-4 Bulan Februari, Minggu ke-2 Bulan Mei,
dan Minggu ke-3 Bulan September
4. Pemberitahuan pelaksanaan FOSE H-1 minggu.
5. Mengirimkan konfirmasi kehadiran maksimal H-2 hari
6. Jika ada bidang yang tidak dapat mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri Fose
maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda Rp.50.000
7. Jika ada keterlambatan, sekretaris bidang atau perwakilannya wajib menulis 50 kalimat
Saya tidak akan terlambat sebanyak 50 kalimat per 10 menit.

E. Nu-Lib
A. SOP peminjaman :
1. Peminjaman buku di perpustakaan nurani dapat dilakukan dengan menghubungi
PJ ybs dengan menyertakan format sebagai berikut :
a. Nama lengkap dan NPM
b. Varian
c. Alamat domisili
d. Kode buku dan/atau judul buku (dapat dilihat melalui katalog Nu-LIB)
2. PJ ybs akan melakukan konfirmasi terkait ketersediaan buku yang akan dipinjam
3. Lama peminjaman adalah 7 hari
4. Dapat dilakukan pepanjangan maksimal 2 periode

B. SOP Pengembalian :
 1. Buku yang telah dipinjam dapat dikembalikan dengan menghubungi PJ ybs
2. Jika ada keterlambatan, peminjam akan dikenakan denda sebesar Rp.500 per hari
3. Jika buku yang dipinjam mengalami kerusakan yang disebabkan oleh peminjam,
maka PJ ybs akan melakukan konfirmasi dan berdiskusi dengan peminjam terkait
denda yang harus dibayarkan
4. Jika buku yang dipinjam hilang, maka peminjam wajib untuk melaporkan kepada
PJ ybs dan akan dikenakan denda sebesar harga buku tersebut

C. SOP Donasi Buku :

1. Donasi buku dapat dilakukan dengan menghubungi PJ ybs terlebih dahulu dengan
menyertakan format :
a. Nama lengkap dan NPM
b. Varian
c. Alamat domisi
d. Jumlah buku yang akan di donasikan beserta judul
2. Donasi buku dapat diserahkan secara langsung kepada PJ ybs

F. SOP Sekretariat Nurani

1. Setiap ada barang yang masuk dan keluar wajib menuliskan di dalam buku Inventoris
Nurani yang akan disediakan oleh Mentari
2. Setiap barang masuk wajib menempelkan label kepemilikan yang akan disediakan
oleh Mentari atau dapat meminta bantuan kepada Mentari dengan menghubungi PJ
CnC atau Kabir segera setelah barang tersebut disimpan di secretariat Nurani dengan
melaporkan barang apa saja yang disimpan
3. Setiap barang yang disimpan di Sekretariat Nurani wajib diletakkan sesuai dengan
item bukan berdasarkan bidang
4. Jika ingin meminjam logistik milik bidang atau kepanitiaan lain, maka wajib
melakukan konfirmasi kepada ybs terlebih dahulu dan wajib menuliskan keterangan
peminjaman dalam buku Inventoris Nurani
5. Jika ada logistik yang disimpan namun tidak memenuhi SOP, maka barang tersebut
dianggap milik Nurani dan Mentari tidak bertanggung jawab jika ada kehilangan
6. Barang Inventaris milik Nurani akan diberikan sticker Nurani.