FACULTAD DE INGENIERA
TESIS
INGENIERO INDUSTRIAL
AUTOR:
Bach. LUIS LEE OROSCO MONTEAGUDO
ASESOR:
Ing. LUCA MARIBEL BAUTISTA ZIGA
CAJAMARCA PER
2012
COPYRIGHT 2012 by
FACULTAD DE INGENIERA
ACEPTADA:
AUTOR:
Bach. LUIS LEE OROSCO MONTEAGUDO
ASESOR:
Ing. LUCA MARIBEL BAUTISTA ZIGA
Aprobado por:
-------------------------------------------- -----------------------------------------
Ing. Alfredo Sebastia Len Obando Ing. Katty Vanessa Vigo Alva
-------------------------------------------- -----------------------------------------
iii
DEDICATORIA:
iv
No se puede llegar a la perfeccin sin haber
cometido por lo menos un error
(Annimo)
v
AGRADECIMIENTO
vi
LISTA DE ABREVIACIONES
vii
PRESENTACIN
Tesis titulada:
EN EL AO 2012
El presente proyecto ha sido desarrollado durante los meses de febrero a abril del ao
2012, y espero que el contenido de este estudio sirva de referencia para otras Proyectos o
Investigaciones.
viii
RESUMEN
recientemente creada esta afecta a los problemas que conllevan la atencin a los clientes, se
realiz por los problemas existentes en dicha rea en cuanto a la insatisfaccin de los
clientes.
mejora con la cual se lograr aumentar el nivel de satisfaccin de los clientes de la CMACT
sede Cajamarca.
el rea, de acuerdo a cada problema buscamos una alternativa de solucin, se analizaron los
procesos que incumplan los plazos para encontrar las causas que daban lugar a estas
demoras, se programaron capacitaciones y evaluaciones para una mejora continua del rea y
se diseo una propuesta de mejora que incremente el nivel de satisfaccin del cliente.
INDECOPI. El anlisis econmico resulto con un VAN de. S/. 14,514.23 que es la utilidad
que se generara con la propuesta de mejora. Un TIR de 320% que es considerable e indicara
ix
ABSTRACT
This project entitled "Proposal for improvement in the area of Customer Care
2012." The scope of study to be conducted in an area that affects newly created problems
involving the customer service was conducted by the problems in this area in terms of
customer dissatisfaction.
The main purpose is to test the technical and economic feasibility of the proposed
improvement which will help increase the level of customer satisfaction based CMACT of
Cajamarca.
The work was developed starting with the identification of problems in the area,
according to every problem we seek an alternative solution, we analyzed the processes that
failed to meet deadlines to find the causes that led to these delays, scheduled training and
evaluations for continuous improvement of the area and design a proposal for improvement
The results achieved are: It was possible to form a solid team, committed and
productivity. Decrease in claims filed against INDECOPI. The economic analysis resulted in
a NPV. S /. 14,514.23 which is the utility that would be generated with the proposed
improvements. An IRR of 320% which is significant and would indicate that the investment
x
NDICE GENERAL
DEDICATORIA .. .............................................................. Error! Marcador no definido.v
EPGRAFE........v
AGRADECIMIENTO ......................................................... Error! Marcador no definido.i
LISTA DE ABREVIACIONES..vii
PRESENTACIN ............................................................. Error! Marcador no definido.iii
RESUMEN .......................................................................................................................... ixx
ABSTRACT............................................................................................................................ x
NDICE GENERAL ............................................................................................................... x
NDICE DE FIGURAS .................................................................................................... xiiiiii
NDICE DE TABLAS ....................................................................................................... xivv
INTRODUCCIN .............................................................................................................. xvv
CAPTULO - 1 -: GENERALIDADES DE LA INVESTIGACIN ................................. - 1 -
1.1 Descripcin del Problema de investigacin .......................................................... 2
1.2 Delimitacin de la investigacin ........................................................................... 3
1.3 Objetivos ............................................................................................................... 3
1.3.1 Objetivo General ............................................................................................ 3
1.3.2 Objetivos Especficos .................................................................................... 3
1.4 Justificacin. ......................................................................................................... 4
1.5 Tipo de Investigacin ............................................................................................ 4
CAPITULO 2: MARCO TERICO ....................................................................................... 6
2.1 Antecedentes de la Investigacin .......................................................................... 7
2.2 Base Terica ......................................................................................................... 9
2.3 Definicin de Trminos ...................................................................................... 20
CAPITULO 3: MTODOLOGA ........................................................................................ 27
3.1 Diseo de Contrastacin. .................................................................................... 28
3.1.1 Poblacin. .................................................................................................... 28
3.1.2 Muestra ........................................................................................................ 28
3.1.3 Unidad de Anlisis ....................................................................................... 28
3.2 Mtodos . ............................................................................................................ 28
3.2.1 Diseo General ........................................................................................... 28
xi
3.2.2 Diseo Especfico ....................................................................................... 29
CAPITULO 4: DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN ............................................... 31
4.1 Descripcion de la Organizacin de la Empresa .................................................. 32
4.2 Organigrama ....................................................................................................... 33
4.3 Marco Estratgico ............................................................................................... 35
4.4 Mapa de Procesos ............................................................................................... 40
CAPITULO 5: DIAGNSTICO SITUACIONAL .......... Error! Marcador no definido.42
5.1 Diagnostico situacional del area de estudio ........................................................ 43
5.2 Diagrama de flujo del proceso de atencin al usuario ....................................... 50
5.3 Personal que trabaja en el area ............................................................................ 52
5.4 Analisis de los procesos de reclamos actuales .................................................... 53
CAPITULO 6: APLICACIN DE METTODOLOGA .. Error! Marcador no definido.56
6.1 Diagnstico del proceso de atencin de pedidos ................................................ 57
6.2 Seleccin de problemas....................................................................................... 62
6.3 Jerarquizacin de procesos ................................................................................. 63
6.4 Anlisis de las causas del problema demora en la atencin de pedidos .......... 66
6.5 Propuesta de mejora por cada causa del problema ............................................. 67
CAPITULO 7: EVALUACIN ECONMICA Y FINANCIERA ..... Error! Marcador no
definido.69
7.1 Evaluacin Econmica ....................................................................................... 70
7.2 Evaluacin Financiera......................................................................................... 72
CAPITULO 8: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......... Error! Marcador no
definido.74
8.1 Conclusiones ....................................................................................................... 75
8.2 Recomendaciones ............................................................................................... 77
Lista de Referencia ........................................................... Error! Marcador no definido.78
ANEXOSEr
ror! Marcador no definido....79
xii
NDICE DE FIGURAS
29
Figura N 01: Diseo de contrastacin Pre-Experimental..29
34
Figura N 02: Organigrama de la Empresa.........34
41
Figura N 03: Mapa de Proceso......41
51
Figura N 04: Flujograma de procedimientos de recepcin de consultas.....51
Figura N 05: Organigrama del rea de Gestin de Atencin al Usuario...5252
53
Figura N 06: Porcentajes de Ocurrencia........53
55
Figura N 07: Variacin das en atencin al pedido.......55
Figura N 08: Caracterizacin del Sistema de Soluciones al Usuario...57
57
Figura N 09: Procedimiento de Atencin de cobertura de seguro de desgravamen...5858
63
Figura N 10: Criticidad de Problemas....63
65
Figura N 11: Jerarqua de Priorizacin de Problemas........65
Figura N 12: Anlisis causa efecto al problema Demora en la Atencin de Pedidos...66
66
72
Figura N 13: Flujo de Caja.....72
xiii
INDICE DE TABLAS
30
Tabla N 01: Diseo especifico del procedimiento...30
48
Tabla N 02: Plazos para atencin de consultas........48
53
Tabla N 03: Cantidad de pedidos OCT, NOV, DIC.....53
54
Tabla N 04: Plazo de Atencin / Plazo Promedio Real de Atencin..54
61
Tabla N 05: Equipo de Trabajo......61
61
Tabla N 06: Problemas encontrados......61
62
Tabla N 07: Listado de problemas y oportunidades de mejora...62
64
Tabla N 08: Criterios Para La Seleccin De Prioridades.64
64
Tabla N 09: Matriz De Prioridades64
67
Tabla N 10: Acciones a tomar para la mano de Obra..67
67
Tabla N 11: Acciones a tomar para la materiales y equipo.....67
68
Tabla N 12: Acciones a tomar para Mtodos.68
68
Tabla N 13: Acciones a tomar para Ambiente..68
70
Tabla N 14: Costos de implementacin....70
71
Tabla N 15: Costos Proyectados a 5 aos..71
71
Tabla N 16: Costos proyectados multas INDECOPI....71
72
Tabla N 17: Flujo de Caja a 5 aos...72
Tabla N 18: Indicadores Econmicos.. 73
xiv
INTRODUCCIN
investigacin.
presente investigacin.
de mejora.
investigacin.
mejora
xv
Finalmente, en el Captulo VIII, Se plantean las conclusiones y recomendaciones
xvi
CAPTULO 1
GENERALIDADES DE LA INVESTIGACIN
-1-
1.1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN:
factor de vital importancia ya que cualquier error en la atencin al cliente tendra como
resultado una queja y por ende un cliente insatisfecho que transmitir este malestar a
otros clientes potenciales. Para aumentar la satisfaccin de los clientes se debe brindar
un servicio por encima de la calidad esperada por los usuarios, quienes pueden elegir
Las constantes quejas y reclamos que se presentan se dan debido a las demoras
para solucionar los pedidos de los clientes, estas se dan por la falta de procesos
Gestin de Atencin al Usuario del ltimo trimestre del 2011, hay pedidos que superan
el plazo establecido para su solucin, nos centramos en estos procesos para hallar las
causas que generan estas demoras y se propusieron mejoras que ayudaran a realizar una
CMAC T, por esta razn, resulta muy importante el control y gestin del proceso de
-2-
1.2 DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN:
1.3 OBJETIVOS.
nivel de insatisfaccin.
-3-
1.4 JUSTIFICACIN.
TCNICA:
Segn estudios anteriores podemos darnos cuenta que es fundamental proponer una
espera y brindar una atencin con calidad, para evitar quejas y generar confianza en los
clientes.
ECONMICA:
la demora de los procesos del rea en estudio, ya que optimizar el sistema de atencin
SOCIAL:
Al ser Caja Trujillo una entidad dependiente de personas que requieren crditos,
ahorros y entre otros servicios financieros y no financieros; se necesita darles una buena
Trujillo por pertenecer al sistema financiero est obligada a seguir con normas ya
-4-
Con todo esto se podr incrementar la competitividad en el mercado cajamarquino se
mejoraran los procesos con una atencin con calidad que satisfaga al cliente.
Investigacin Tecnolgica:
investigacin previa se buscan las caractersticas saltantes para determinar los posibles
-5-
CAPTULO 2
MARCO TERICO
-6-
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN.
Cajamarca.
AUTORA:
atencin al cliente, siendo uno de los objetivos mostrar los resultados de encuestar a
-7-
La propuesta N2 dara solucin al inconveniente de la demora al entregar sus
costo/Soles de utilidad.
AUTORES:
servicio al cliente, es por esto que su investigacin se basa en proponer una mejora
-8-
Es posible disminuir el nmero de reclamaciones al revisar los procedimientos y las
procesos.
Con la reclasificacin de los motivos es por los que reclaman los clientes se reducen
en un 4.5%.
2.2.1 Calidad:
Josehp M. Juran (1904- ) seal que: la calidad va ms all del producto o del
en todos los aspectos del negocio y los lderes deben guiar la administracin de la
destacados considerados por muchas empresas gurs como: Armand Feigenbaum, el Dr.
-9-
Edward Deming, y Joseph Duran, entre otros, que con su filosofa nos dan la base para
EDWARD DEMING.
a sus seguidores. El Dr. Deming (1900 1993) aprendi desde muy pequeo que las
cientficos japoneses como producir calidad. Treinta aos despus, en 1980, luego de ver
nosotros no, los presidentes de corporaciones, como Ford, General Motors y Dow
Las corporaciones e industrias quienes sus productos mejoran las vidas de las
personas han encontrado que lo siguiente es cierto: Si los principios de Deming estn en
su sitio y funcionan con su negocio, la calidad aumenta, los costos bajan y los ahorros se
La calidad es trabajo de todos, pero la calidad debe ser dirigida por la administracin.
- 10 -
1. Mejorar el producto o servicio y planear para el futuro
8. Desterrar el miedo
10. Eliminar las metas numricas. Desechar los carteles y lemas dirigidos a la fuerza de
KAORU ISHIKAWA.
- 11 -
famosos gurs de la calidad mundial. La teora de Ishikawa era manufacturar a bajo
costo. Dentro de su filosofa de calidad l dice que la calidad debe ser una revolucin de
Kaoru Ishikawa tambin da a conocer al mundo sus siete herramientas bsicas que
El propio Ishikawa dice que practicar el control de calidad (CTC) es desarrollar, disear,
diagrama ha demostrado ser una herramienta muy poderosa que puede ser fcilmente
utilizada para analizar y resolver problemas, es tan simple que cualquier persona lo
puede aplicar.
El profesor Kaoru Ishikawa, uno de los padres de la Calidad Total en Japon, sealaba:
El control Total de Calidad empieza con educacin y termina con educacin. Para
promoverlo con la participacin de todos, hay que dar educacin en Control de Calidad
a todo el personal, desde el presidente hasta los operarios. El control de Calidad es una
- 12 -
revolucin conceptual en la administracin; por tanto hay que cambiar los procesos de
raciocinio de todos los empleados. Para lograrlo preciso repetir la educacin en otra vez.
(Gonzlez, 2005)
WILLIAM OUCHI.
Es el autor de la teora Z: Como pueden las empresas hacer frente al desafo japons.
La teora Z proporciona medios para dirigir a las personas de tal forma que trabajen
- 13 -
posible asimilar como aportaciones japonesas sus tcnicas de direccin empresarial y
lograr as xito en la gestin de las organizaciones. Sin embargo, reconoce que los
PHILIP CROSBY.
Creador del concepto cero defectos (CD) es uno de los grandes en el tema de la
principios son:
Otra parte interesante de su filosofa es la que dice que hay tres mitos sobre la calidad y
- 14 -
PRIMERO: La calidad es intangible; calidad es bondad. Por ello, se habla de alta
Para cambiar nuestra actitud hacia la calidad debemos definirla como algo tangible y no
SEGUNDO: La calidad es costosa. A travs de este mito creemos que reducimos costos
al tolerar defectos, es decir, al aceptar productos y servicios que no cumplen con sus
auto que hacerlo mal; no cuesta ms sufrir bien un pedido que despacharlo equivocado,
no cuesta ms programar bien que mal. Lo que cuesta es inspeccionar lo que ya hecho
para descubrir los errores y corregirlos; lo que cuesta son las horas de computadora y el
papel desperdiciado; lo que cuesta son las devoluciones de los clientes inconformes; lo
que cuesta es rehacer las cartas mal mecanografiadas, etc. Lo costoso, en fin, son los
errores y los defectos, no la calidad; por lo tanto, nunca ser ms econmico tolerar
errores que hacerlo bien desde la primera vez, y no habr un punto de equilibrio
TERCERO: Los defectos y errores son inevitables. Nos hemos acostumbrado a esta
falsedad: aceptamos los baches en las calles, los productos defectuosos, los accidentes,
etc. Cada da nos volvemos ms tolerantes hacia nuestro trabajo deficiente; es decir,
- 15 -
persistente, Juran ha sido llamado el padre de la calidad o gur de la calidad y el hombre
proviene los orgenes estadsticos de la calidad total. Su plan fue hacerlo todo: Filosofia,
Juran enfoca su atencin en una nueva misin: repara la deuda que siente que le debe
al pas que le brinda la gran oportunidad y el xito excepcional. Calidad segn Juran
tiene mltiples significados. Dos de estos significados son crticos, no solo para
las entregas, fallos durante los servicios, facturas incorrectas, cancelacin de contratos de
procesos insistentes que poseen deficiencias de calidad inaceptables (caminar por toda
- 16 -
resultante en la planificacin de la calidad de forma que se evite la creacin de
medio de los cuales gestionamos la calidad. Los tres procesos (la triloga de Juran) estn
para producir productos que puedan satisfacer las necesidades de los clientes. Una vez
20% del esfuerzo operativo, porque el trabajo se debe rehacer debido a las deficiencias
de la calidad. Esta prdida se hace crnica porque el proceso se planifico as. Bajo
eliminar esa prdida crnica planificada. En vez de ello, lo que hacen es realizar el
control de calidad para evitar que las cosas empeoren. Si dirigimos una mirada
alrededor, pronto vemos que esos tres procesos (Planificacin, control y mejora) han
cumplir con las metas de calidad y cuyo resultado final es un proceso capaz de lograr las
Control de calidad. Es el que permite comparar las metas de calidad con la realizacin
de las operaciones y su resultado final es conducir las operaciones de acuerdo con el plan
de calidad.
- 17 -
Mejora de la calidad. Es el proceso que rompe con los niveles anteriores de
calidad marcadamente mejores de aquellos que se han planteado para las operaciones.
(Cant, 2001)
2.2.3 SERVICIO.
naturaleza casi siempre intangible que se realiza mediante la interaccin entre el cliente
o necesidad.
actividades generadas por el proveedor para satisfacer al cliente. Esto significa que los
Distingue dos categoras en los servicios, en la primera, estn los servicios que son el
Como segundo categora, se ubican los servicios que apoyan o facilitan la venta de un
bien u otro servicio. Se les denomina servicios de apoyo o complementarios porque solo
- 18 -
hay pocas diferencias entre los productos primarios de los competidores, los servicios
CALIDAD EN EL SERVICIO.
En los ltimos aos el concepto de calidad en el servicio ha ido tomando cada vez
mayor importancia que el mismo producto o servicio que se ofrece al pblico en general,
esto se debe en gran medida a la manera en que se otorga un producto o servicio y del
comparar las expectativas sobre el servicio que va a recibir y las percepciones de las
proporcionado por las empresas ser considerado como excelente; si slo la iguala ser
de la calidad en el servicio:
identidad corporativa.
- 19 -
3. Un producto de calidad es lo que el cliente recibe, mientras que un servicio de calidad
Con lo anterior se demuestra lo importante para una empresa brindar un servicio con
lealtad en los clientes, esto solo se lograra brindado un servicio con calidad y atencin
de consolidar su empresa, sin embargo estas empresas no intentan corregir sus errores.
(Tschohl, 2001) La calidad en el servicio es: lo que los clientes piensan que es la
calidad, el mismo autor menciona que es importante tomar en cuenta que los clientes
Calidad: Trmino subjetivo para el cual cada quien tiene su propia definicin. En la
servicio.
- 20 -
Causa: La razn identificada y aislada del origen de un defecto o problema en un
proceso o producto
pequea escala. En el tercer paso (Estudiar), se analizan los efectos del plan. En el
se puede predecir.
- 21 -
Costo de la mala calidad: Costos relacionados con la provisin de productos o
los cuales se trazan valores de alguna medicin estadstica para una serie de muestras
o subgrupos. La grafica tambin contiene una lnea central que sirve para detectar
cualquier tendencia de los valores trazados hacia cualquiera de los lmites de control
Kaizen: Termino japons que significa mejora continua gradual haciendo pocas de
trmino fue popularizado por Masaaki Imai en su libro Kaizen: The key to japas
Competitive Success
Lluvia de Ideas: Tcnica utilizada en equipos para generar ideas sobre un tema en
particular. A cada integrante del equipo se le pide que piense de manera creativa y
escriba tantas ideas como sea posible. Las ideas no se discuten ni revisan sino hasta
Mapa de Procesos: Diagrama que muestra los pasos o actividades que se realizan en
un proceso
- 22 -
Usuario o consumidor: Persona natural o jurdica que utiliza o puede utilizar los
Cliente: Usuarios con quien la Caja Trujillo, mantiene una relacin comercial
usuario o un tercero, de un hecho que constituya presunta infraccin a las normas que
interactan entre s para dar como resultado una plataforma o estructura coherente
- 23 -
Formulario: Documento a travs del cual se presenta un pedido o reclamo.
reclamos.
contractual.
Servicios: Se refiere a todos los servicios que ofrece la Caja Trujillo que no sean
stas.
por los clientes, el principal y los intereses que cobra o paga la Caja Trujillo por sus
- 24 -
productos activos o pasivos, respectivamente, as como los montos que cobra por
Gastos: Son aquellos costos en que incurre la Caja Trujillo con terceros por cuenta
del cliente para cumplir con los requisitos ligados a sus operaciones.
Tasa de costo efectivos anual: Es aquella que permite igualar el valor actual de todas
las cuotas y dems pagos que sern efectuados por el usuario con el monto que
Tasa de rendimiento efectivo anual: Es aquella que permite igualar el monto que se
ha deposito con el valor actual del monto efectivamente se recibe el vencimiento del
fondos de Pensiones.
Diagrama de Ishikawa: Es una figura formada por lneas y smbolos cuyo objetivo
- 25 -
conoce como diagrama de causa y efecto. Con este diagrama se investigan los efectos
malos y se emprenden acciones para corregir las causas, o los efectos buenos y se
aprende cuales causas son las responsables. Para cada efecto, es probable que haya
Diagrama de Pareto: Es una grafica que clasifica los datos en orden descendente, de
derecha a izquierda. Esta grafica se usa para identificar los problemas mas
importantes. En general el 80% del total se debe al 20% de los elementos (Dale H.
- 26 -
CAPTULO 3
METODOLOGA
- 27 -
3.1 DISEO DE CONTRASTACIN.
3.1.1 Poblacin: En este caso la poblacin para el estudio son los clientes que hacen
uso de los diferentes productos y servicios que brindan las reas de operaciones y
crditos de la Caja Municipal de Ahorro y Crdito Trujillo Sede Cajamarca, que son
Cajamarca que est relacionado con las Operaciones de gestin de atencin al usuario.
3.2 MTODOS:
O1 x
- 28 -
Observacin nmero uno
Propuesta de Mejora en la Sistema de Gestin de
Atencin al Usuario
Antes Despus
Elaboracin Propia
3.2.1 Diseo Especfico: El procedimiento a seguir para realizar este estudio, se detalla
en la siguiente tabla:
- 29 -
FASE DE PERIOD FUENTE DE PROCESAMIENT RESULTADOS
ESTUDIO O RECOLECCIO O DE DATOS ESPERADOS
N DE DATOS
DIAGNOSTICO 2 semanas - Registros Anlisis de la Conocimiento de
DE STIUACION generales de la informacin a travs la situacin actual
ACTUAL Empresa, de una Pc. de la empresa
documentos
- Encuestas
- Observacin
EVALUACION 3 semanas - Registros Anlisis de la Determinacin de
generales de la informacin a travs los problemas
empresa, de una pc arrojados de la
documentos encuesta y/o
- Revisin observacin
bibliogrfica.
- Cuadros,
tablas, grficos
PROPUESTA DE 3 semanas - Cuadros, tablas, Anlisis de la Elaboracin de la
MEJORA grficos informacin a travs propuesta de
- Revisin de una pc mejora
bibliogrfica
- Revisin
Documentaria
CONCLUSIONES 3 semanas Anlisis de la Establecimiento
Y informacin a travs de conclusiones y
RECOMENDACI de una pc recomendaciones
ONES
Elaboracin propia
- 30 -
CAPTULO 4
DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN
- 31 -
El presente anlisis se realiza en la entidad financiera Caja Municipal de Ahorro y
Crdito Trujillo Sede Cajamarca, cuya actividad se basa en actividades de ahorro y crdito,
Ha pasado ms de 27 aos desde que Caja Trujillo inici sus operaciones con el claro
crditos y sirviendo de apoyo para poder hacer empresa en nuestro pas. Como entidad
orientada al apoyo crediticio a las PYME, En estos aos, no solo ha sido testigo del
pas, con el nico objetivo de estar cerca de nuestros clientes, brindndoles el mejor
agencia en el centro comercial Las Malvinas, la misma que luego fue trasladada al CC.
- 32 -
Hoy Caja Trujillo est presente en costa, sierra y oriente del pas con 54 agencias y
4.2 ORGANIGRAMA.
cuenta con una estructura funcional liderada por el Presidente del Directorio,
- 33 -
Comit de Auditora
Comit de Riesgo
rgano de Control
Institucional
Unidad de Prevencin
y cumplimiento
Unidad de Auditora
Interna
Dpto. de Riesgo
Operacional
Unidad de
Riesgo
Dpto. de Riesgo
Crediticio y Liquidez
eracional Gerencia Central
Mancomunada
Of. Responsabilidad
Social Corporativa
rea de Asesora
Jurdica
Of. de Atencin al
Usuario
- 34 -
AUTORIDADES:
Directores:
Gerencia Central:
4.3.1 Misin:
Brindar soluciones financieras en forma rpida y oportuna a los clientes con un equipo
del pas
4.3.2 Visin:
- 35 -
4.3.3 Anlisis Situacional (FODA):
FORTALEZAS:
Ms de 25 aos de experiencia
OPORTUNIDADES:
Industria en crecimiento
DEBILIDADES:
Renovacin de Personal
AMENAZAS:
- 36 -
Entorno social y poltico disminuye las captaciones de crditos (problemas con la
minera).
- 37 -
espacios de trabajo. En todo momento cada trabajador se esmera por reflejar
satisfacerlas en su totalidad.
- 38 -
b. Desarrollo para los colaboradores: Voluntad y esfuerzo constante para
imprevistos.
los retos del mercado. Preocupacin y accin para mantener altos estndares
- 39 -
g. Liderazgo: Motivar a los colaboradores y equipos de trabajo a mantener su
La empresa tiene los siguientes procesos que permiten integrar sus actividades para brindar
los crditos.
- 40 -
PROCESO ESTRATGICOS
Divisin de
Divisin Operativa Divisin de Divisin de Finanzas Planeamiento y
Negocios Desarrollo
PROCESOS CLAVE
C C
L -Asesores De Negocio Administrador Auxiliares L
-Coordinador
I I
E E
N N
T T
E E
PROCESOS DE APOYO
- 41 -
CAPTULO 5
DIAGNSTICO SITUACIONAL
- 42 -
5.1 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL AREA DE ESTUDIO.
en este captulo para identificar la problemtica existente y proponer actividades que den
solucin a estas.
Atencin al Usuario que permite brindar un servicio consistente con las polticas
- 43 -
c. Oficial de atencin al usuario: El funcionario encargado de velar por la
funciones son:
2. Velar porque Caja Trujillo cuente con un rea de atencin de reclamos de los
5. Verificar que los medios de difusin que utilice la empresa cumplan con la
normativa vigente.
- 44 -
7. Velar porque Caja Trujillo remita las comunicaciones peridicas a sus clientes
por ste antes del 31 de diciembre de cada ao. Dicho programa deber
- 45 -
1) Oficiala de la Atencin al Usuario: Unidad responsable de gestionar y
4) Pgina Web Institucional: herramienta virtual que nos permite dar a conocer
dentro del plazo establecido en la Caja Trujillo para cada caso, y no superar el
plazo mximo establecido por la norma, salvo cuando la naturaleza del pedido o
- 46 -
Todo el personal de la Caja Trujillo. Deber conocer las polticas y
Persona Natural:
Persona Jurdica:
Poder)
mismo.
- 47 -
Todos los reclamos que pueden ser resueltos debern ser informados a la
h. Plazos: El plazo para atencin de las consultas y/o reclamos ser acorde con el
PLAZO DE
PEDIDO/MOTIVO DE CONSULTA
ANTECIN
Emisin de constancia de destruccin de pagar/no adeudo/
5 das
crdito vigente
Carta de presentacin a la embajada. 5 das
Cobertura de seguro de desgravamen. 30 das
Cobertura de seguro de Sepelio y proteccin familiar 30 das|
Cobertura de seguro para usuarios de cajeros automticos 30 dias
Duplicado / Copia de documentos (Cronograma de pagos
5 das
comprobante de operacin)
Devolucin de documentos originales entregados para el
10 das
otorgamiento del crdito
Emisin de liquidacin de deuda / detalle de pagos 10 das
Disposicin de CTS para vivienda segn ley 5 das
Fuente: Caja Trujillo
- 48 -
5.1.2 Base legal:
a. Ley N 26702.- Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros
pblico.
Proteccin al Consumidor.
Caja Trujillo.
- 49 -
Garantizar que las tareas o actividades que se desarrollan se cumplan a
cabalidad teniendo como base los principios y valores del cdigo de Buenas
a. Nombre de Procedimiento:
c. Flujograma:
- 50 -
Agencia Oficiala de Atencin al Usuario
Inicio
Gestor de Atencin al
Usuario:
Recibe Consulta de Usuario
de manera verbal o escrita
Gestor de Atencin al
Usuario:
Identifica a la persona que
presenta la consulta,
Gestor de Atencin al
Usuario: Registra en el
sistema informtico y brinda
informacin del registro
Gestor de Atencin al
Usuario: Imprime
formulario con informacin
Gestor de Atencin al
Usuario: Solicita firma de
usuario en el formulario
Gestor de Atencin al
Usuario: Entrega copia del
formulario y brinda
informacin al respecto
Controlador de Operaciones
Genera reporte consolidado de
registros del da
Controlador de Operaciones
Consolida y verifica los
formularios registrados
Fin
- 51 -
5.3 PERSONAL QUE TRABAJA EN EL AREA.
estudio.
Oficial de Atencin al
Usuario (1)
Asistente de
Atencin al
Usuario (2)
- 52 -
5.4 ANALISIS DE LOS PROCESOS DE RECLAMOS ACTUALES
5.4.1 Procesos de pedidos: Se tomaron de la base de datos todos los pedidos y consultas
realizadas en el ltimo trimestre del 2011, para determinar que pedidos sobrepasaron el
plazo mximo de solucin. Primero se determin la ocurrencia de los pedidos con las
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En la tabla N 03, se muestra a los pedidos con mayor incidencia que recaen en los
Plazo de Plazo
Pedido Atencin Promedio
(das) Real (das)
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Fuente: Caja Trujillo / Elaboracin propia
dos problemas aun siendo los de menos ocurrencia como muestra la tabla n3 se
A estos dos pedidos se aplic la metodologa para hallar las causas que originan la
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CAPTULO 6
APLICACIN DE METODOLOGA
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6.1 DIAGNSTICO DEL PROCESO DE ATENCIN DE PEDIDOS
6.1.1 REVISIN DE ANTECEDENTES: Se realiz un levantamiento de la informacin del rea de Gestin de Atencin al
Usuario, este trabajo estuvo a cargo de 3 compaeros de trabajo que han proporcionado la informacin. As revisando la
documentacin necesaria con el objetivo de conocer los procesos que lleva a cabo el sistema de Gestin de Atencin al Usuario.
CLIENTES
INTERNOS SERVICIOS/PRODUCTOS PROCESOS INSUMOS PROVEEDORES
rea Crditos Usuarios atendidos Cobertura de Material de oficina
Seguro Servidores
rea Solucin de quejas Desgravamen Formatos para las
Operaciones Pedidos cumplidos Entrega de inscripciones
CLIENTES Documentos Equipo y Almacenes
EXTERNOS Originales Mobiliario
rea Crditos
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6.1.2 Procedimiento de Atencin de cobertura de seguro de desgravamen.
Oficiala de Atencin al Usuario Agencia
Inicio
Documentos
se encuentran
completos?
No
Compaa de No
seguros requiere
documentacin
1
adicional?
Si
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Oficiala de Atencin al Usuario Agencia
2 1
Respuesta
indica la
cobertura del No
siniestro?
Si
Controlador de Operaciones
Gestor de atencin al usuario
Realizar la operacin en el
Elabora respuesta a solicitud de
sistema informtico y
cobertura segn lo indicado por
comunicar al gestor de atencin
la aseguradora
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Oficiala de Atencin al Usuario Agencia
Asistente de atencin al
usuario
Registra en el sistema
informtico el estado del
requerimiento
Asistente de atencin al
usuario
Recibe el cargo o la
confirmacin de recepcin de
la comunicacin
Asistente de atencin al
usuario
Registra en el sistema
informtico la atencin del
requerimiento
Asistente de atencin al
usuario
Archiva y custodia el
expediente de la atencin del
requerimiento
Fin
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Problemas encontrados en el sistema de Gestin de Soluciones al Usuario para
:
Integrante Nombres y Apellidos
Controladora de Operaciones Zoyla Chvez Gutirrez
Gestor de Soluciones al Usuario Rosa Valderrama Polo
Asesor de Negocios Gretel Cosme Tisnado
Auxiliar de Operaciones Luis Orosco Monteagudo
Elaboracin propia
Este equipo liderado por: Luis Orosco Monteagudo tuvo dos sesiones, en donde se
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6.2 SELECCIN DE PROBLEMAS: Se seleccionaron los problemas en relacin a su
grado importancia, Se utilizo la tcnica de grupo nominal. En esta etapa el equipo de trabajo
defini cada problema y por votacin consenso se dio la jerarqua a los problemas.
ms claramente:
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Jerarquizacin De los Problemas:
Se determinarn los criterios
ellos. El equipo de trabajo se reuni y defini los pesos y los criterios se tomaron en base a
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CRITERIOS GRADO DE PORCENTAJE
IMPORTANCIA
Satisfaccin del Cliente 5 33%
Maximizar Productividad 4 27%
Minimizar Costos 3 20%
Minimizar Tiempo 3 20%
15 100%
1: Menos Importante 3: Importante 5: Muy importante
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Elaboracin propia
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6.4 ANLISIS DE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA DEMORA EN LA ATENCIN DE PEDIDOS
Falta de
Rivalidad entre
Motivacin
diferentes reas
DEMORA EN
LA ATENCIN
DE PEDIDOS
Lnea Telefnica
Formatos Congestionada Falta de
desactualizados y capacitaciones
en desorden
Software y hardware
deficiente Falta de
supervisin
Elaboracin propia
Lnea Telefnica Adquirir una lnea individual solo para S/. 30.00
Congestionada el rea Buscar la mejor opcin entre una lnea fija y
mvil o ambas
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Tabla N 12: Acciones a tomar para Mtodos.
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CAPTULO 7
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7.1 Evaluacin Econmica.
MATERIALES Y EQUIPO
Estandarizar el proceso de recepcin de documentos S/. 0.00 Diario 0
Hacer un registro virtual para agilizar las revisiones de la
documentacin S/. 0.00 Diario 0
Realizar un arqueo semanal para verificar abastecimiento de
formatos(fuera del horario) S/. 11.54 Mensual 0 S/. 138.48
Buscar la mejor opcin entre una lnea fija y mvil o ambas S/. 30.00 Mensual 0 S/. 360.00
Comprar nueva Pc S/. 1,200.00 por 5 aos S/. 1,200.00 S/. 0.00
Mantenimiento del Software S/. 100.00 4 cada ao 0 S/. 400.00
METODOS
Contratar a especialistas que brinden capacitaciones en el tema de
atencin al cliente 3 cada ao 0 S/. 0.00
Capacitaciones virtuales en tcnicas S/. 2.89 4 cada ao 0 S/. 11.56
Exmenes de rendimiento S/. 0.96 4 cada ao 0 S/. 3.84
Programar viajes sorpresas para supervisin por el oficial de atencin
al Usuario S/. 350.00 3 cada ao 0 S/. 1,050.00
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AMBIENTE
Analizar la ubicacin mas conveniente del mdulo de atencin para los
clientes S/. 100.00 Al inicio S/. 100.00 S/. 0.00
Programar reuniones para compartir entre todos los trabajadores;
cumpleaos, festividades, etc S/. 300.00 Anual 0 S/. 300.00
TOTALES POR MES S/. 1,300.00 S/. 3,234.28
Elaboracin propia
Ao 0 Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
S/. S/. S/.
S/. 1,300.00 S/. 3,234.28 S/. 3,234.28 3,234.28 3,234.28 3,234.28
Elaboracin propia
Ao 0 Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
MULTA INDECOPI - 1 UIT ( 2 multas anuales -
histrico de multas) S/. 7,300.00 S/. 7,300.00 S/. 7,300.00 S/. 7,300.00 S/. 7,300.00
Elaboracin propia
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7.2 Evaluacin Financiera.
Inversion Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
-S/. S/. S/. S/.
1,300.00 S/. 4,065.72 S/. 4,065.72 4,065.72 4,065.72 4,065.72
Elaboracin propia
Elaboracin Propia
Figura N 13 Flujo de Caja
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Con ayuda de Excel se calcularon los criterios de inversin siguientes:
En conclusin se Obtiene un Valor actual neto de S/. 14514.23 que es la utilidad que se
El indicador de rentabilidad resulta que se gana S/.11.16 por cada sol invertido.
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CAPTULO 8
RESULTADOS Y RECOMENDACIONES
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8.1 CONCLUSIONES:
a. Beneficios Internos
son los que generan las multas por INDECOPI; estas deficiencias se
satisfaccin al cliente.
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Mediante las capacitaciones se concientizar al personal involucrado para el
de Atencin al Usuario.
plazos de pedidos.
Se eliminara la mora generada a los crditos por los das de demora del seguro
obtenido resulta que se gana S/.11.16 por cada sol invertido, lo que hace al
proyecto rentable
b. Beneficios Externos
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Reduccin de quejas y reclamos de los clientes.
8.2 RECOMENDACIONES:
Realizar supervisiones del rea para mitigar los problemas que se puedan presentar.
clientes.
Encuestar a nuestros clientes sobre sus expectativas con esta mejora, su nuevo grado
de satisfaccin.
propuesta.
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LISTA DE REFERENCIA
EDUCACION
Prcticas, 2008
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ANEXOS
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PLAZOS ESTABLECIDOS PARA LA ATENCIN A LOS USUARIOS
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DOCUMENTACIN REQUERIDA PARA TRMITE DE SEGURO DE
DESGRAVAMEN
Muerte Natural:
1. Formato de Pedido.
2. Original del Acta de Defuncin.
3. Copia legalizada del Certificado de Defuncin.
4. Resumen del Crdito.
5. Copia Legalizada de DNI del fallecido.
Muerte Accidental:
Toda la documentacin indicada por muerte natural y adicionalmente:
1. Original o copia legalizada del atestado policial.
2. Original o copia legalizada del Certificado de Necropsia.
Invalidez total y permanente por Accidente o Enfermedad:
1. Formato de Pedido.
2. Original o copia legalizada de Historia clnica e informe mdico tratante.
3. Copia legalizada de DNI.
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POLICA ATENCION AL
USUARIO
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