#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Dokumentasi SMK3
Referensi:
Rudi Suardi, 2005, Sistem Manajemen Keselamatan dan
Kesehatan Kerja, Edisi I, PPM, Jakarta (Halaman 5568)
6623 Taufiqur Rachman

2013

Persyaratan Dokumentasi
Permenaker
OHSAS 18001
05/Men/1996
Organisasi harus menetapkan dan # Pendokumentasian merupakan
memelihara informasinya dengan unsur utama dari setiap sistem
media yang sesuai, baik dalam manajemen dan harus dibuat
bentuk kertas maupun elektronik, sesuai dengan kebutuhan
serta: pelanggan.
a) Menjelaskan elemen inti dari # Pendokumentasian SMK3
sistem manajemen dan mendukung kesadaran tenaga
interaksinya. kerja dalam rangka mencapai
b) Menyediakan petunjuk pada tujuan dan evaluasi terhadap
dokumen yang terkait. sistem dan kinerja K3.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 2

6623 - Taufiqur Rachman 1

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Model Sistem OHSAS 18001

Continual
Improvement

4.6 Management 4.2 Health & Safety

Review Policy
4.5 Checking &
Corrective Action 4.3 Planning

4.4 Implementation
& Operation

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 3

Klausul Penting OHSAS 18001

4.3.1 Hazard, Risk Assessment
4.3.2 Legal Other Objective 4.4.1 Structure &
4.3 4.3.3 Objective Responsibility
4.3.4 Health & Safety 4.4.2 Training Awareness &
Management Programs Competence
4.4.3 Communication
4.4 4.4.4 HS Documentation
4.5.1 Monitoring & 4.4.5 Document Control
Measurement
4.4.6 Operation Control
4.5.2 Non-conformance &
4.4.7 Emergency Preparedness
4.5 Corrective & Preventive
& Response
Action
4.5.3 Records
4.5.4 HS Audit

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 4

6623 - Taufiqur Rachman 2

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Fungsi Dokumentasi
A Menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan dan sasaran K3.

B Menguraikan sarana pencapaian tujuan dan sasaran K3.

C Mendokumentasikan peranan, tanggung jawab dan prosedur.

D Menunjukkan bahwa unsur Sistem Manajemen K3 yang sesuai

untuk perusahaan telah ditetapkan.

E Memberikan arahan mengenai dokumen terkait dan menguraikan

unsur lain.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 5

Ciri Dokumentasi
Memahami Sistem

Dokumentasi
Mengkomunikasikan
merupakan
proses & persyaratan
bentuk dasar
pada organisasi
untuk

Menentukan keefktifan
penerapannya

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 6

6623 - Taufiqur Rachman 3

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Ciri Dokumentasi
Manual Prosedur Instruksi Kerja
Hanya ada satu Terdapat beberapa Terdapat beberapa
dalam sistem dalam manual dalam prosedur

Merupakan Merupakan
Merupakan
interaksi proses- tahapan aktivitas
tahapan aktivitas
proses organisasi yang melibatkan
melibatkan semua yang hanya
banyak orang dari
pihak/fungsi dilakukan oleh
beberapa
dalam organisasi satu orang/fungsi
pihak/fungsi

Lebih rinci dari Lebih rinci dari

Lebih umum
manual prosedur

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 7

Tingkatan Dokumentasi

Manual

Prosedur

Instruksi Kerja

Rekaman

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 8

6623 - Taufiqur Rachman 4

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Dokumentasi Level 1

Manual
Hanya menjelaskan kebijakan-kebijakan
dasar saja dari penerapan Sistem
Mananjemen K3 yang disesuaikan
dengan semua klausul dalam OHSAS
18000 atau Permanaker 05/MEN/1996.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 9

Dokumentasi Level 2
Cara penulisan
Prosedur prosedur:
Menggunakan
Merupakan penjelasan detail konsultan untuk
dari aktivitas-aktivitas di penulisan ini dengan
perusahaan. bagan alir yang sudah
ada disusun sebagai
Setiap gugus tugas membuat dasar penulisan.
bagan alir dari proses kegiatan Dari buku-buku
yang berhubungan dengan tentang cara praktis
tanggung jawabnya. menulis prosedur.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 10

6623 - Taufiqur Rachman 5

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Dokumentasi Level 2
Contoh
Instruksi Kerja Instruksi Kerja:
Pengoprasian
Biasanya digunakan oleh operator mesin,
dalam mengerjakan aktivitasnya. Penggunaan
alat
Bersifat lebih teknis dibandingkan pemadam
dengan prosedur. kebakaran
Harus menjelaskan tahapan-tahapan Dan lain-lain.
aktiitas itu dilakukan.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 11

Aturan Bagan Alir

Aktivitas
Digunakan untuk menjelaskan aktivitas/kegiatan yang
dilakukan oleh individu/personel/fungsi.

Keputusan
Digunakan untuk memutuskan suatu kegiatan dan
dilanjutkan dengan label Ya atau Tidak

Alur Proses
Digunakan untuk menghubungkan suatu aktivitas
yang telah dilakukan ke aktivitas yang akan dilakukan

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 12

6623 - Taufiqur Rachman 6

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Aturan Bagan Alir

Mulai/Berhenti
Digunakan untuk memulai suatu prosedur/aliran
proses dan sebagai tanda berakhirnya suatu aliran
proses

Pencatatan/Perekaman
Digunakan untuk mencatat atau merekan suatu
aktivitas

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 13

Jenis Diagram Alir

Operasi Fungsional Layout

Merupakan bagan Dapat memasukan Dapat menghitung

alir yang paling penanggung jawab waktu pelaksanaan
banyak digunakan dari pelaksanaan pekerjaan dan
dalam membuat aktivitas. mendiagnosis
sebuah prosedur dan Tidak hanya kesibukan lalu lintas
paling mudah menjelaskan pekerjaan, sehingga
diterapkan. bagaimana proses dapat dilakukan
dilakukan. perbaikan terhadap
Paling aplikatif. penempatan kerja.

Catatan: Organisasi dapat menggunakan media apapun untuk

mendokumentasinya, ini berarti dokumentasi dapat diterbitkan sesuai dengan
keinginan organisasi, yang terpenting tujuan dokumentasi dapat terpenuhi, yaitu
sebagai panduan pelaksanaan penerapan SMK3.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 14

6623 - Taufiqur Rachman 7

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Contoh Gambar Diagram Alir Proses

D Berhenti
Ya

Mulai B C

Tidak
E F

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 15

Contoh Gambar Diagram Alir Fungsional

Bagian Operasi
Ya
Mulai A B C

Tidak

Bagian Pemeliharaan D E G Berhenti

Bagian Pengadaan F

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 16

6623 - Taufiqur Rachman 8

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Contoh Gambar Diagram Alir Layout

Pengiriman
1
Arsip
Meja 11 10
2 7
Sekretaris
6
3
Ruang
Bagian
Manager
4 Clerk 8
5

9
Mesin
Fotocopy

Meja Operator

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 17

Pengendalian Dokumentasi
Permenaker
OHSAS 18001
05/MEN/1996
Pengendalian
Dokumen
Pengendalian
Dokumen
Pengendalian
Administratif

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 18

6623 - Taufiqur Rachman 9

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Pengendalian Dokumen (OHSAS)

Tempat penyinpanan dokumen dan
data untuk tujuan pengawetan
peraturan dan pengetahuan atau
keduanya, teridentifikasi.
Versi muthakir
dari dokumen
Dokumen dan
dan data yang
data yang sudah
relevan terdapat
tidak berlaku lagi
pada semua
harus dipisahkan.
lokasi operasi OHSAS 18001
penting.
Organisasi harus
menetapkan dan
Dokumen- Dokumen-
memelihara
dokumen dapat dokumen ditinjau
ditunjukkan. prosedur dengan secara periodik.
syarat

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 19

Pengendalian Dokumen (Permenaker)

Persyaratan Permenaker
05/MEN/1996
Pengendalian Pengendalian
Dokumen Administratif
Dokumen dapat diidentifikasi sesuai dengan urutan Prosedur harus
tugas dan tanggung jawab di perusahaan. ditinjau ulang
Dokumen ditinjau ulang secara berkala, jika diperlukan secara berkala
dapat direvisi. terutama jika
terjadi perubahan
Dokumen sebelum diterbitkan harus lebih disetujui
peralatan, proses
oleh personel yang berwenang.
atau bahan baku
Dokumen versi terbaru harus tersedia di tempat kerja. yang digunakan.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 20

6623 - Taufiqur Rachman 10

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Kriteria Minimum Dokumen

1 Tanggal terbit 7 Persetujuan

2 Nomor dokumen 8 Tujuan pembuatan dokumen

3 Referensi 9 Halaman

4 Tanggung jawab 10 Judul dokumen

5 Nomor revisi 11 Ruang lingkup

6 Definisi 12 Uraian dokumen

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 21

Hal Penting Pengendalian Dokumen

# Dokumen yang dicetak dalam bentuk kertas,
diberi stempel atau label seperti
Terkendali atau Tidak Terkendali.
# Dokumen yang dibuat dalam bentuk soft
copy atau media intranet diberi label Read
Only.

Tujuan dokumen dibuat adalah sebagai

panduan, maka perlu secara jelas diidentifikasi
siapa saja yang menggunakan dokumen dan
ditempatkan di mana dokumen tersebut.

Tanda terima dokumen perlu dibuat sebagai

bukti bahwa dokumen telah didistribusikan.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 22

6623 - Taufiqur Rachman 11

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Pengendalian Rekaman

Dari rekaman dapat

Rekaman merupakan ditentukan apakah
satu-satunya bukti pekerjaan sudah
bahwa SMK3 telah sesuai dengan
dilaksanakan. persyaratan atau
belum.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 23

Pengendalian Rekaman (OHSAS)

Rekaman K3 harus dapat dibaca
dan dapat diidentifikasi dan
ditelusuri sesuai dengan aktivitas
yang terkait.
Organisasi harus
menetapkan dan Rekaman-
memelihara rekaman harus
prosedur untuk dipelihara sesuai
identifikasi, dengan sistem
pemeliharaan Pengendalian dan organisasi
dan disposisi untuk
rekaman K3 Rekaman memperlihatkan
sebagai hasil kesesuaian pada
audit dan OHSAS 18001 spesifikasi K3 ini.
ditinjau.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 24

6623 - Taufiqur Rachman 12

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Pengendalian Rekaman (Permenaker)

Pengendalian Persyaratan eksternal.
Rekaman
Permenaker Rincian insiden, keluhan dan tindak lanjut.
05/MEN/1996
Rasio dan sumber bahaya.

Identifikasi produk termasuk komposisinya.

Pencatatan
Kegiatan pelatihan K3.
merupakan sarana
bagi perusahaan
untuk menunjukkan Informasi mengenai pemasok & kontraktor.
kesesuaian
penerapan SMK3 Kegiatan inspeksi, kalibrasi, & pemeliharaan.
dan harus
mencakup: Audit dan peninjauan ulang Sistem K3

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 25

Bentuk Nyata Penerapan Klausul

Prosedur pengendalian
rekaman

Rekaman-rekaman
kegiatan dalam lingkup
SMK3
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 26

6623 - Taufiqur Rachman 13

#6 - Dokumentasi SMK3 TIN211 - K3I

Rekaman Terkait SMK3

Rekaman-rekaman pelatihan. Hasil tes medis.

Laporan inspeksi. Rekaman pemeliharaan K3.

Laporan-laporan audit. Latihan tanggap darurat.

Bukti-bukti konsultasi. Tinjauan manajemen.

Laporan kecelakaan/insiden. Rekaman identifikasi bahaya.

Laporan tindak lanjut insiden. Rekaman penilaian resiko.

Minutes meeting dari K3. Rekaman pengendalian resiko.

TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 27

Sekian

Terima Kasih
TIN211 #6 6623 - Taufiqur Rachman 28

6623 - Taufiqur Rachman 14