Anda di halaman 1dari 6

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

CASE STUDY:

EXPENDITURE CYCLE

KELOMPOK 8:

1. Utami Notarianan Apriadi 414074


2. Vita sekarini 414078
3. Vitria Rahma Anindya 414079
4. Wicaksono Abdinur Muhamad 414081
5. Yutta Dana Paramaresi 414084

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI (PPAK)


FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
1. Identify and discuss three areas where Lexsteel Corporation may be
exposed to fraud or embezzlement due to weaknesses in the
procedures described, and recommend improvements to correct these
weaknesses.
Jawab :
a. Area penerimaan barang
Pada kasus Lexsteel ini, bagian yang menerima barang adalah
bagian pabrik dan dijelaskan pula pada kasus bahwa
diasumsikan permintaan pembelian telah dikeluarkan bagian
pabrik, sehingga disini tidak ada kejelasan apakah bagian
pabrik benar benar melakukan permintaan pembeliaan atau
tidak karena telah dilakukan oleh bagian yang sama.
Rekomendasi perbaikan:
Bagian yang menerima barang seharusnya fungsi penerimaan
barang, kemudian barang yang diterima dikirimkan ke bagian
pabrik.
Lexsteel menggunakan sistem persediaan perpetual yang
terkomputerisasi sehingga mereka mengasumsikan bahwa
melakukan perhitungan fisik atas persediaan tidak diperlukan.
Sehingga dapat memungkinkan terjadinya perbedaan antara
jumlah persediaan pada sistem dengan jumlah yang ada di
gudang, sehingga dapat terjadi potensi adanya persediaan yang
fiktif.
Rekomendasi perbaikan:
Barang yang diterima seharusnya dihitung kembali fisik
persediaan yang masuk ke gudang. Sehingga, meminimalisir
kecurangan (terdapat persediaan fiktif) yang terjadi.
Perhitungan fisik juga diperlukan sebagai sarana perusahaan
untuk mengecek kelayakan persediaan, karena bisa saja selama
persediaan disimpan di gudang terdapat hal-hal yang
mempengaruhi kelayakan persediaan seperti gudang yang
bocor, banjir, gudang yang terlalu lembab, atau gudang yang
dipenuhi hewan pengerat seperti tikus.
Tidak ada pengendalian terhadap wewenang pembelian darurat
yang diberikan kepada manajer sehingga berkemungkinan
terjadi pembelian fiktif yang dilakukan.
Rekomendasi perbaikan:
Membuat prosedur yang jelas mengenai pembelian darurat, dan
seharusnya pembelian darurat juga harus melibatkan bagian
yang sama dengan pembelian normal sehingga meminimalisir
adanya kesalahan dalam pencatatan. Meskipun pembelian
darurat langsung dilakukan di kantor cabang tetapi selain
kantor pusat mengurus tentang pembayarannya, sebaiknya
kantor pusat juga tetap terlibat untuk mengecek keabsahan
pembelian darurat tersebut seperti meminta bukti mengapa
pembelian darurat harus dilakukan.
b. Area akun hutang
Tidak ada batas untuk konfirmasi atas pembayaran hutang
sehingga adanya kemungkinan penyalahgunaan dokumen atas
hutang yang ditunda.
Rekomendasi perbaikan:
Dokumen pembayaran yang masih ditahan harus diberi batas
waktu, seperti pada batas waktu tertentu dokumen pembayaran
hutang (cek) tersebut harus diperbaharui karena dokumen
hutang yang lama sudah tidak berlaku.
c. Area perbendaharaan
Tidak ada dokumen pendukung untuk melakukan pemeriksaan
ketika cek dan daftar pembayaran dikirim ke bagian bendahara
untuk melakukan pembayaran sehingga terjadi kemungkinan
penyelewangan terhadap kas.
Rekomendasi perbaikan:
Membuat rekening pembantu utang dagang yang berfungsi
untuk untuk mencatat piutang kepada setiap pelanggan. Cek
yang diserahkan kepada bendahara seharusnya ditandatangani
disertai dengan dokumen pendukung seperti faktur, pesanan
pembelian dan laporan penerimaan sehingga bendahara dapat
memverifikasi bahwa pembayaran yang dilakukan telah sesuai
dan sah.

2. Describe three areas where management information could be


distorted due to weaknesses in the procedures described, and
recommend improvements to correct these weaknesses.
Jawab :
1. Saldo persediaan kemungkinan akan salah saji karena tidak ada
penghitungan fisik sehingga dapat menimbulkan kecurian dan
kehilangan persediaan dan catatan tidak akurat.
Rekomendasi :
Melakukan perhitungan fisik persediaan secara berkala dan
menyesuaikan hasil perhitungan dengan catatan persediaan.
2. Kurangnya pengendalian atas pesanan darurat yang dapat
menyebabkan dua kali pembelian pada persediaan sehingga
menyebabkan kenaikan kos pada persediaan. Serta kantor pusat
kekurangan informasi terkait alasan mengapa pembelian darurat
tersebut dilakukan karena kantor pusat tidak berperan langsung dalam
pembelian darurat tersebut, sehingga bisa saja kesalahan yang sama
akan terjadi lagi karena manajemen di kantor pusat bias dalam
membuat keputusan terkait kriteria order bahan baku.
Rekomendasi :
Melakukan persetujuan order pembelian untuk seluruh barang yang
diterima. Dilakukan pula pengendalian yang tepat untuk
mengatasi/mencegah dua kali pembelian, seperti pada saat terjadi
pesanan darurat, harus segera di catat ke dalam sistem, sehingga sistem
memiliki catatan atas pesanan tersebut. Kantor pusat diharapkan
mengetahui alasan yang menyebabkan pembelian darurat terjadi dan
catatan lengkap terkait persediaan yang terkait, seperti total barang
yang diterima dari vendor, total barang yang tidak layak beserta
keadaanya, total barang yang datang dari vendor karena pembelian
darurat, dan total barang dari vendor yang digunakan untuk proses
pabrikasi kantor cabang.
3. Perhitungan tanggal jatuh tempo berdasarkan tanggal faktur bukan
tanggal ketika barang diterima, sehingga dapat menyebabkan
ketidakakuratan tangga jatuh tempo yang dapat merusak hubungan
dengan vendor.
Rekomendasi :
Sistem seharusnya menghitung tanggal jatuh tempo berdasarkan
tanggal ketika barang diterima.

3. Identify three strengths in the procedures described and explain why


they are strengths.
Jawab :
1. Pesanan pembelian bahan baku yang dikeluarkan oleh fungsi
pembelian terpusat. Hal ini untuk mengidentifikasi pembelian yang
diperlukan baik untuk bahan baku, pelengkapan dan aset lain dan juga
untuk menjamin bahwa barang barang yang dibeli memang
dibutuhkan dan dapat diperoleh.
2. Fungsi pembelian, pengendalian produksi, hutang, dan pengeluaran
kas yang terpusat di kantor pusat. Hal ini meningkatkan pengendalian
manajemen. departemen yang dipisahkan membantu mempertahankan
pengendalian internal dengan pembagian tugas untuk otorisasi,
pembayaran, dan coding. Semua transaksi telah diotorisasi secara
tepat, dicatat dengan valid, akurat dan semua asset juga akan
dilindungi dari kehilangan atau pencurian.
3. Perusahaan memiliki sistem terpusat. Hal ini dapat meningkatkan
integritas data, aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisiensi,
produktivitas, dan informasi manajemen yang tepat waktu.