Anda di halaman 1dari 6

Manajemen Umum Sistem POAC - Tugas 2

Tugas 2 Pengantar Bisnis


Manajemen Umum Sistem POAC

Pendahuluan
Terdapat banyak definisi dari manajemen menurut para ahli. Manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, aktualisasi, dan
pengawasan kegiatan/ usaha secara sistematik dan efektif oleh para
anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan.
Secara sederhana, Manajemen merupakan suatu proses tindakan atau
seni perencanaan, mengatur, pengarahan dan pengawasan yang dinamis
yang menggerakan organisasi mencapai tujuannya.
Secara umum, ada empat fungsi manajemen yang sering orang
menyebutnya POAC, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan
Controlling. Dua fungsi yang pertama dikategorikan sebagai kegiatan
mental sedangkan dua berikutnya dikategorikan sebagai kegiatan fisik.
Suatu manajemen bisa dikatakan berhasil jika keempat fungsi di atas bisa
dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen
akan mempengaruhi manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan
tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.
Mengapa POAC ? Karena POAC merupakan fungsi manajemen yang
bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Banyak para
ahli menambah banyak pengertian dari fungsi manajemen, namun diantara
banyak tambahan tersebut, didalamnya sudah termasuk keempat fungsi
yang diperkenalkan oleh George R Terry, yakni Perencanaan,
Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.
PLANNING (PERENCANAAN)
Adalah proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk
mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan
strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan
organisasi
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan,
yaitu :
Prakiraan (rencana) berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan
organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan
tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu
analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi
internal dan eksternal.
penganggaran (budgeting)

Faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus


SMART, yaitu :
Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang
lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
Measurable artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat
diukur tingkat keberhasilannya.
Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan
dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan.
Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada.
Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.
Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan,
semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :


1. Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan
memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat
menggunakan teknik analisis SWOT
2. Menentukan skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan
penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar
kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin
keberlangsungan organisasi
3. Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada
pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program,
sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya.
4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun
anggaran)

ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)
Adalah proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang
telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur
organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang
kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi
dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing
(penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Dengan
penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam organisasi,
maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi
pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right
place. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka
perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM
tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.

Langkah-langkah Pengorganisasian :
Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff
tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang
yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi
strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan
pencapaian organisasi)
Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para
staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga
menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi,
sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang
sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)

ACTUATING (PENGGERAKAN)
Adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh
pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut
dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan
produktifitas yang tinggi. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua
anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi.

Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus


:
a. Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
b. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka
sendiri,
c. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting
atau mendesak,
d. Tugas yang diberikan cukup relevan,
e. Hubungan harmonis antar rekan kerja.

Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi.


Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam
mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar
mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan
koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat
organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis.

Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :


Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi &
prestasi kerja staf
Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)
Adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian
kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan
dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai
perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.. Inti dari
controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan
rencana.

Manfaat pengawasan :
Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
Dapat mengetahui adanya penyimpangan
Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi

Proses controlling meliputi :


1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar
pengendalian,
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan
melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang
dimiliki,
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan
standar.Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan
tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur
capaian keberhasilannya,
4. Melakukan tindakan perbaikan.Jika ada kesalahan atau
penyimpangan, segera melakukan perbaikan,
5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana.Kembali membuat
rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai
dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan
untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan
organisasi semakin dekat untuk dicapai.
Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :
Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin
mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga
persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota
Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan
mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan
laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil)
Pengawasan saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung
mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan
Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan
kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan)
Pengawasan mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff
sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan
Pengawasan Melekat (waskat)

Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling yaitu :


Evaluasi, merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan
atau program.
Pelaporan, merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau
pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas
dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat
agar tidak melakukan penyimpangan dalam pencapaian tujuan