Administrao do

Tempo

- Administrao do Tempo
na Vida e no Trabalho

- Tarefas Importantes
vs Tarefas Urgentes

- Priorizar e Planejar

- Os Viles do Tempo
Ser que ns (realmente) deixamos
tudo para a ltima hora?

As pessoas gastam 60% do seu tempo no

escritrio para resolver problemas que
consideram urgentes.

Fonte: Consultoria ProGeps - SP

Para alguns 24 horas muito....
para outros, 24 horas muito pouco.

O dia
No tive Quantos muito
tempo... emails... curto...

Esse
telefone que Amanh Mais uma
no pra... eu fao... reunio?
Administrao do tempo na vida e no trabalho

Defina prioridades de curto e longo prazos.

Busque sempre o equilbrio entre as atividades pessoais e as do

trabalho.

No existem frmulas milagrosas para administrar o tempo.

Divida o tempo entre horas boas e ruins. Respeite o seu relgio

biolgico.

Voc no administra o tempo,

mas as tarefas no tempo.
Como ser organizado?
Para ser organizado preciso ser flexvel,
para conseguimos lidar com as
interferncias externas em nossas vidas, nos
adaptando e atuando de forma mais
coerente possvel frente s adversidades,
atingindo os resultados
com tranqilidade.
Atividades urgentes e importantes

E o que URGENTE
muitas vezes no IMPORTANTE .
Deve ser feito com rapidez, exige ateno instantnea.

E o que IMPORTANTE
muitas vezes no URGENTE.

Produz resultado, de grande valor, merece

ateno especial e no tem pressa.
Como diferenciar?

Tarefas importantes so aquelas que

nos ajudam a atingir nossos
objetivos de longo prazo,
so tarefas com impactos relevantes
sobre nossos sonhos, planos e estratgias.
Como priorizar as tarefas?
Faa uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina.
Em seguida, divida-as nos seguintes grupos :

Tipo A : Tarefas importantes e urgentes.

Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes.

Tipo C : Tarefas que no so importantes nem urgentes,

mas fazem parte da rotina de trabalho.

Se tiver dvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no

grupo C ou descarte-a.
Priorize a planeje

Os dias de trabalho devem ser formados por uma

mescla de atividades A, B e C.
Planeje um nmero de tarefas que voc poder
concluir num s dia, alternando momentos de
Intensa concentrao (tarefas A)
com menos tensos (tarefas B e C).

E respeite sempre o seu bioritmo.

Vale lembrar...
Aquilo que s importante pode acabar sendo
urgente.

Para tarefas importantes e complexas necessrio

planejar, alocando o tempo para cada tarefa.

Anote na agenda APENAS compromissos

que voc poder REALMENTE atender.

Crie metas... e atinja-as

(e comemore o que foi alcanado).

Aprenda a delegar.
Viles do tempo
Ausncia de foco: Reunies onde tudo discutido menos o que
realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genricos
onde tudo - ao mesmo tempo nada - exigido, atrapalham a
produtividade de qualquer profissional.

Falta de concentrao: Bate-papo no corredor, televiso,

revistas, tudo motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de
lado a tarefa que estava realizando.

Falta de planejamento: Alguns profissionais no tm o

costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vo
surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade quelas que so mais
importantes.

Acomodao: Desmotivado,
o profissional se acomoda e deixa
de procurar fatos e processos novos
em sua rea de atuao.
Viles do tempo
Procrastinao: Deixar para amanh tarefas que poderiam ser
feitas hoje. A conseqncia o acmulo de trabalho e projetos mal feitos.

Ser refm do celular: De ferramenta para maximizar o tempo,

o telefone torna-se um problema. Tocando incessantemente no meio de
reunies e projetos, o celular um inimigo da concentrao e da
produtividade.

Usar o email de forma errada: pessoas que trabalham com

o email aberto e param para conferir novas mensagens gastam de 20% a
30% mais tempo para realizar suas tarefas.

Comunicao deficiente : Quando a comunicao no feita

de forma clara e objetiva, perde-se muito tempo em atividades sem
importncia.

Telefone : quando usado de forma excessiva, nos faz perder muito

tempo.
J que deu tempo, algumas consideraes
finais

Deixe espao na sua agenda para os contratempos e

procure incluir atividades prazerosas na sua agenda.

Aprenda a dizer NO... dependendo de quem pede.

Para termos o tempo como nosso aliado preciso

saber o que queremos da nossa vida.
Foco essencial.

Entenda o trabalho como uma das

milhares partes da sua vida.
 Obrigado!

Alexandre Pallota
alexandrepallota@gmail.com
Universidade Anhembi Morumbi
Ps Graduao em Gesto de Projetos, 2010

Reproduo permitida mediante autorizao .