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Minigrficos en Excel

2013
Los minigrficos de Excel son grficos muy pequeos que caben
dentro de una celda y nos permiten mostrar el comportamiento de
los datos a travs del tiempo o representar las variaciones que
existen en la informacin.

Es importante saber que, a diferencia de los grficos de Excel, los


minigrficos solo pueden representar una serie de datos a la vez.
Los comandos que nos permiten crear los minigrficos se
encuentran en la ficha Insertar y dentro del grupo Minigrficos.

Tipos de minigrficos en Excel


Existen tres tipos diferentes de minigrficos en Excel 2013 y son
los siguientes:

Lnea: Similar a un grfico de lnea


Columna: Similar al grfico de columnas.
Ganancia o prdida: Este tipo de minigrfico no tiene
parecido con ningn grfico de Excel ya que solo representa
dos tipos de valores: ganancias o prdidas. Un cambio
positivo en los datos ser representado como ganancia
mientras que un cambio negativo como prdida.

En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de


minigrficos en el mismo orden en que fueron mencionados:
Cmo crear un minigrfico
Para crear un minigrfico debemos seleccionar primero los datos
que sern graficados. Es importante seleccionar solamente los
datos, sin ttulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a la
ficha Insertar y dentro del grupo Minigrficos pulsar el botn
correspondiente al tipo de minigrfico que deseamos crear lo cual
mostrar el cuadro de dilogo Crear grupo de Minigrfico.

Dentro del cuadro de dilogo debemos seleccionar el rango de


celdas donde sern colocados los minigrficos y pulsar el botn
Aceptar. Cada minigrfico quedar vinculado a los datos y si existe
alguna modificacin, el minigrfico ser actualizado
automticamente.

Si al momento de crear los minigrficos has seleccionado varias


filas (o columnas) de datos, Excel crear un grupo de
minigrficos. Una manera rpida de saber si los minigrficos estn
agrupados es seleccionando uno de ellos y Excel colocar un borde
y un color de fondo especial sobre todos los minigrficos del mismo
grupo.
Una ventaja de tener los minigrficos agrupados es al momento de
editarlos ya que cualquier cambio en el estilo ser aplicado de
manera automtica a todo el grupo. Sin embargo, si quieres
desagrupar los minigrficos para tratarlos de manera individual,
puedes hacerlo con el comando Herramientas para minigrfico >
Diseo > Agrupar > Desagrupar.

Cambiar el tipo de minigrfico


Si despus de crear los minigrficos decides que no son del tipo
adecuado, no es necesario eliminarlos y volver a crearlos, sino
simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer
seleccionando el grupo de minigrficos y en Herramientas para
minigrfico, dentro del grupo Tipo, elegir el nuevo tipo.

Editar un minigrfico
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de
minigrficos es cambiar su estilo, es decir, los colores utilizados en
el minigrfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente
desde Herramientas para minigrfico > Estilo.
Adems de poder elegir un nuevo estilo, tambin podemos mostrar
puntos especficos dentro del minigrfico como los siguientes:

Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor


magnitud.
Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor
magnitud.
Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los
valores negativos.
Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
ltimo punto: Resalta el ltimo punto de la serie.
Marcadores: Slo disponible para los minigrficos de lnea
que coloca marcadores para todos los puntos de la serie.

Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a travs de


las cajas de seleccin ubicadas en la ficha Herramientas para
minigrfico.

Un tema importante de mencionar al hablar de la edicin de un


minigrfico es la modificacin de su tamao. La manera de
aumentar o disminuir el tamao de un minigrfico es modificando
el ancho o el alto de la celda a la que pertenece ya que el
minigrfico se ajustar para ocupar la totalidad de la celda. Por otro
lado, ya que es posible colocar un minigrfico dentro de celdas
combinadas, podemos aumentar el tamao de un minigrfico
combinando varias celdas evitando as la modificacin del ancho o
alto de celdas individuales.

Borrar un minigrfico
Un minigrfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y
pulsando la tecla Suprimir. Es necesario seleccionarlo e ir a la ficha
Herramientas de minigrfico y pulsar el botn Borrar.

El botn Borrar nos permite eliminar solo el minigrfico


seleccionado, que es la opcin predeterminada, o tambin podemos
borrar todo el grupo de minigrficos. Estas mismas opciones de
borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un minigrfico
y seleccionando la opcin de men Minigrficos.
Grfica de pastel dentro
de una celda
Los grficos de pastel (circulares) son ampliamente utilizados en
Excel y en esta ocasin te mostrar una variante de ellos que ser
de mucha utilidad al momento de crear tus reportes. A lo que me
refiero es a crear grficos de pastel dentro de una celda, que no es
una funcionalidad predeterminada de Excel, pero con la tcnica
mostrada podrs crearlos fcilmente y utilizarlos en tus reportes o
tableros de control.

Nos tomar dos pasos para crear este tipo de minigrfico. El


primero ser descargar e instalar en tu equipo la fuente que nos
permitir desplegar en pantalla los minigrficos y el segundo paso
ser crear una frmula que determinar el carcter especfico a
desplegar dentro de la celda. En la siguiente imagen puedes ver el
resultado final de ambos pasos.

Fuente de minigrficos de pastel


El primer paso es descargar la fuente que contiene los pequeos
conos de las grficas. Esta fuente se llama Pie Charts for maps y
contiene todos los conos necesarios, empezando con el crculo
vaco que corresponde a la letra a y terminando con el crculo
lleno que corresponde a letra v.
Una vez que has descargado el archivo debes instalar la fuente en
tu computadora y eso lo puedes hacer de la siguiente manera:

1. Descomprime la carpeta descargada y accede a ella.


2. Haz clic derecho sobre el archivo PIE4MAP.TTF y selecciona
la opcin Instalar.
3. En caso de mostrarse un cuadro de dilogo de confirmacin,
hacer clic en Aceptar.

Con estos pasos habrs instalado la fuente necesaria para crear


minigrficos de pastel en Excel.

Frmula para minigrficos de pastel


Una vez instalada la fuente, abre la hoja de Excel donde tienes los
datos que deseas graficar. En el siguiente ejemplo tengo una tabla
que tiene los datos de ventas para cada trimestre de un ao as que
utilizar los porcentajes de ventas para crear el minigrfico
adecuado para cada uno.

La columna C de mi hoja contendr los minigrfico as que colocar


en la celda C2 la siguiente frmula:
=CARACTER(CODIGO("a") + REDONDEAR(B2*20,1))
Te recuerdo que si tienes Excel 2010 y no has instalado el Service
Pack para Office 2010, entonces debers utilizar la funcin CAR en
lugar de la funcin CARACTER. Si ya instalaste dicha actualizacin,
o tienes cualquier otra versin de Excel, podrs utilizar la funcin
CARACTER sin problema alguno.

Esta misma frmula deber ser copiada a todas las celdas de la


columna C donde se mostrarn los minigrficos. Es importante
mencionar que an no vers los minigrficos sino que la columna
mostrar letras que podrn ir desde la letra a hasta la letra u tal
como lo observas en la siguiente imagen:

Para poder ver los minigrficos debers cambiar el tipo de fuente de


la columna C al tipo Pie Charts for maps que es la fuente que
instalamos en nuestro computador en la seccin anterior.

Listo, en este punto debes tener las grficas de pastel dentro de las
celdas. De manera opcional podras aplicar formato condicional
para darle el aspecto que requieres, como el color del minigrfico,
de acuerdo a los porcentajes que representan.

Explicacin de la frmula
Para entender cmo funciona la frmula que acabamos de crear, es
necesario comprender cmo funciona la fuente Pie charts for maps.

Si abrimos el Mapa de caracteres de Windows para visualizar todos


los caracteres de dicha fuente, observars que es una coleccin de
pequeos iconos donde cada uno representa un porcentaje de
relleno del crculo.

En la imagen anterior, dentro del borde rojo, se encuentra una serie


completa de iconos, es decir, que comienzan desde un crculo vaco
hasta un crculo completamente lleno. Si cuentas la cantidad de
iconos que contiene dicha serie te dars cuenta que son 21.

Esa en la razn por la que nuestra frmula hace el redondeo


utilizando el nmero 20 ya que, una vez que estamos ubicados en
la primera posicin (crculo vaco), tendremos que avanzar 20
posiciones hasta llegar al ltimo carcter (crculo lleno). De esta
manera siempre terminaremos con alguno de los 21 caracteres
existentes en esta serie.

Por otro lado, nuestra frmula incluye el cdigo de la letra a


minscula y eso se debe a que el primer carcter de la serie tiene el
mismo cdigo ASCII de la letra a minscula que es 0x61
hexadecimal que corresponde a 97 decimal.
El crculo lleno tiene un cdigo hexadecimal de 0x75, que es igual a
117 decimal y que corresponde a la letra u. Es as como, para
porcentajes entre 0% y 100%, nuestra frmula siempre nos
devolver un valor entre 97 y 117 que a su vez corresponder con
alguno de los 21 caracteres de la serie mostrada para la fuente Pie
charts for maps.

Por ltimo debo decir que una limitante de este mtodo es que, al
compartir tu archivo Excel con alguien ms ser muy probable que
no puedan ver las grficas de pastel dentro de las celdas porque no
tendrn instalada la fuente requerida. Para que la otra persona
pueda ver los minigrficos, tendr que descargar e instalar la fuente
en su propio equipo.
Grfica de barras dentro
de una celda
Las grficas de barras en Excel son de mucha utilidad al momento
de representar grficamente nuestros datos porque nos permiten
visualizar adecuadamente la tendencia de los mismos. Excel 2010,
y versiones posteriores, incluyen funcionalidad para crear
minigrficos pero en esta ocasin haremos un ejercicio donde
crearemos nuestros propios minigrficos de barras.

La tcnica que utilizar para crear los minigrficos de barras ser


muy parecida a la que he mostrado en el artculo Grfica de pastel
dentro de una celda, as que sera una buena idea consultar
tambin dicha publicacin para comprender las posibilidades de
este mtodo.

Nuestro objetivo de crear grficos de barras dentro de una celda lo


alcanzaremos en cuatro pasos: el primero ser descargar una
fuente que representar cada una de las barras dentro de la celda.
El segundo paso ser normalizar los datos, posteriormente
concatenaremos dichos valores y finalmente aplicaremos el estilo
de fuente adecuado a las celdas.

Fuente para minigrficos de barras


El primer paso es descargar la fuente que nos ayudar a mostrar el
minigrfico de barras. Una vez que la hayas descargado, debers
instalarla en tu computador haciendo clic derecho sobre el archivo
bargraph.ttf y seleccionar la opcin Instalar.

La fuente bargraph es una coleccin de diez caracteres que


representan diferentes niveles de relleno de una barra. Los
caracteres van del 0 al 9 donde cada uno de ellos incrementa el
total de la barra en 10% hasta llegar al 90% y ser el carcter punto
(.) el que representar una barra al 100%. La siguiente imagen
muestra un ejemplo del minigrfico de barras que podremos lograr
con la fuente recin instalada en nuestro equipo.
Normalizar datos para minigrfico
Para nuestro ejemplo supondremos los datos de ventas de
diferentes productos para cada uno de los das de la semana. Lo
que necesitamos graficar es el comportamiento de las ventas
diarias para cada producto, pero dichos nmeros sobrepasan el
lmite de 10 posiciones que tiene nuestra fuente por lo que es
necesaro ajustar los datos a la escala adecuada.

Antes de plantear la frmula que nos ayudar a normalizar los datos


quiero dejar en claro el uso de la siguiente frmula:

=REDONDEAR(C3/MAX($C3:$I3) * 10,0)

Pon especial atencin al denominador de la divisin que es


MAX($C3:$I3) * 10. La funcin MAX nos ayuda a obtener el valor
mximo del rango C3:I3 que son las ventas del Producto A y dicho
valor lo multiplicaremos por 10 de manera que forzaremos a que
todos los valores estn dentro de la escala de 0 a 10. La funcin
REDONDEAR est presente para evitar cualquier nmero decimal
en el resultado de la divisin.

Esta frmula la colocaremos dentro de una funcin SI de manera


que su ejecucin est condicionada a aquellos casos en los que
tengamos un valor diferente al valor mximo del rango, en cuyo
caso necesitamos obtener el carcter punto (.) el cual equivale a
tener una barra al 100%. De esta manera, la frmula que utilizar
para normalizar los datos ser la siguiente:

=SI(C3=MAX($C3:$I3), ".", REDONDEAR(C3/MAX($C3:$I3) * 10,0))

Colocar esta frmula en la celda J3 para normalizar el valor de la


celda C3 y el resultado ser el siguiente:

Para obtener el valor normalizado de todos los das para todos los
productos, ser suficiente con copiar la frmula de la celda J3 hacia
la derecha y hacia abajo para obtener el siguiente resultado:

Observa que el valor normalizado que corresponde al da con la


mayor cantidad de ventas de la semana, tendr el carcter punto (.)
lo cual nos ayudar posteriormente a representarlo adecuadamente
por una barra al 100%.

Concatenar los valores normalizados


Ahora que los datos ya estn normalizados, debemos concatenar
todos los valores para un mismo producto y colocarlo en la columna
Q. Esto lo lograremos con la funcin CONCATENAR e indicando
cada una de las celdas de los valores normalizados. Por ejemplo,
para concatenar los valores del Producto A utilizar la siguiente
frmula en la celda Q3:

=CONCATENAR(J3,K3,L3,M3,N3,O3,P3)

Esta frmula la puedo copiar hacia abajo y tendr todos los valores
concatenados en la columna Q tal como puedes observar en la
siguiente imagen:

Observa que los valores de la columna Q estn alineados a la


izquierda lo cual indica que son cadenas de texto y no valores
numricos. Cada carcter de esta cadena de texto equivaldr a una
barra de datos al momento de hacer el cambio de fuente.

Cambiar el tipo de fuente


Para terminar con nuestro ejercicio solo nos resta cambiar el tipo de
fuente de las celdas que tienen los valores concatenados, as que
ser necesario seleccionar dichas celdas y posteriormente ir a la
ficha Inicio y seleccionar el tipo de fuente bargraph:

Al hacer el cambio de fuente, obtendremos las grficas de barras


dentro de las celdas seleccionadas.
Opcionalmente puedes ocultar las columnas con los valores
normalizados, e inclusive ocultar las columnas con los datos
originales para dejar solamente las celdas con los minigrficos los
cuales mostrarn la tendencia en las ventas de cada uno de los
productos durante la semana.

Con esto hemos terminado la creacin de nuestras propias grficas


de barras dentro de una celda. Aunque este mtodo es excelente
para practicar nuestro uso de frmulas en Excel, depender de ti si
decides emplearlo para la generacin de minigrficos o decides
utilizar los comandos nativos de Excel para crear minigrficos que
ya estn disponibles a partir de la versin 2010 y que podrs
encontrar en la ficha Insertar.
Tabla de comparacin
con smbolos
Cuando tenemos una tabla llena de valores numricos es difcil
identificar cules son los valores ms grandes o los ms pequeos.
Sin embargo, es posible reemplazar esos nmeros por pequeos
grficos que nos ayudarn a visualizar y entender mejor la
informacin.

Para este ejemplo utilizaremos una tabla de datos que contiene las
calificaciones de varios proveedores de una empresa que han sido
previamente evaluados y cuyas calificaciones van del 1 al 25.
Observa lo difcil que es visualizar los puntos fuertes y dbiles de
cada proveedor en la tabla es decir, no es sencillo diferenciar
entre los nmeros grandes y los pequeos:

Tabla comparativa en Excel


Para mejorar la visualizacin de estos datos, reemplazar los
nmeros por un smbolo que me ayudar a entender mejor
la informacin. El resultado lo puedes ver en la siguiente imagen:
Para alcanzar este resultado debemos seguir varios pasos. El
primero es ubicar una celda vaca en la hoja donde insertaremos
algunos caracteres. Para nuestro ejemplo seleccionar la celda J1
de mi hoja y posteriormente ir a la ficha Insertar y har clic sobre el
comando Smbolo.

Este comando abrir el cuadro de dilogo Smbolo y de la lista


Fuente debers encontrar y seleccionar la fuente Wingdings 2.

Una vez que has seleccionado la fuente, debers buscar los


smbolos que se muestran en la imagen anterior y que estn
encerrados en un recuadro. Debers elegir uno por uno y hacer clic
en el botn Insertar respetando el siguiente orden:

Una vez que has terminado de insertar todos los smbolos en la


celda J1, la hoja de Excel se observar de la siguiente manera:
El siguiente paso es crear el diseo de la tabla comparativa que
tendr los smbolos. Esta nueva tabla tendr la misma cantidad de
columnas y celdas que la tabla de valores numricos porque ah se
colocarn los smbolos que representarn a cada uno de los
nmeros. La siguiente imagen muestra cmo he dado formato al
rango A8:A12 y est listo para mostrar los smbolos
correspondientes.

Frmula para la tabla comparativa


Ahora ya tenemos los smbolos en la celda J1 y adems hemos
aplicado el formato a las celdas que contendrn la tabla de
smbolos. El paso siguiente es crear la frmula para encontrar una
equivalencia entre los valores numricos y los smbolos. Para
comprender adecuadamente la frmula debes recordar que los
smbolos estn en la celda J1 y lo valores numricos estn en el
rango B2:G5. La frmula que utilizaremos es la siguiente:

=EXTRAE($J$1,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)
Esta frmula la colocar en la celda B9 que es la primera celda de
la nueva tabla, es decir, la que corresponde al Proveedor 1 y al
criterio A de la tabla. La siguiente imagen muestra que he
seleccionado la celda B9 y la barra de frmulas despliega la frmula
anterior.

No debes preocuparte en este punto porque la celda se ve vaca,


eso lo corregiremos en unos instantes. Lo que debes hacer es
copiar la frmula de la celda B9 hacia la derecha y hacia abajo de
manera que todas las celdas de la nueva tabla tengan una frmula.
Ya que la frmula original tiene una referencia relativa a la celda B2,
al momento de copiarla a las dems celdas, la referencia ser
ajustada al valor numrico que le corresponde y cada frmula de la
nueva tabla tendr la referencia adecuada.

Una vez que has terminado de hacer la copia, debers seleccionar


todas las celdas que contienen frmula y en la ficha Inicio debers
elegir la fuente Wingdings 2 de manera que dichas celdas muestren
el smbolo que corresponde al valor numrico.
Como ltimo paso puedes modificar el tamao y color de la fuente
de manera que la tabla tenga una vista como la imagen mostrada al
inicio del artculo.

Explicacin de la frmula
El objetivo de la funcin MULTIPLO.INFERIOR es que, para cada
nmero en nuestra tabla, se calcular su equivalencia en un rango
de 1 a 5. Los nmeros tienen que ser del 1 al 5 porque esa es la
cantidad de smbolos que tenemos en la celda J1.

Una vez que tenemos el nmero equivalente, utilizamos la funcin


EXTRAE para obtener el carcter correspondiente. Esto quiere
decir que, entre mayor sea el valor numrico, la funcin
MULTIPLO,INFERIOR nos devolver un valor cercano a 5 y por lo
tanto extraeremos los caracteres finales de la celda J1. Por el
contrario, para valores pequeos, el valor devuelto ser cercano a 1
y extraeremos un carcter del inicio de la celda J1.

Es muy importante recordar que la frmula del ejemplo anterior solo


funciona para valores en el rango 1 a 25. Si colocas algn nmero
fuera de dicho rango, la frmula no devolver ninguno de los 5
caracteres disponibles. Esto se debe a que he fijado una divisin
entre 5 en la frmula, que es el resultado de dividir 25, que es el
valor mximo del rango, entre 5. Si queremos que la frmula
funcione para cualquier rango de valores, entonces podemos hacer
la siguiente modificacin:

=EXTRAE($J$1,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/(MAX($B$2:$G$5)/5),1) + 1,1)

Observa que he reemplazado la divisin entre 5 por


MAX($B$2:$G$5)/5 lo cual nos asegurar que, sin importar el valor
mximo del rango, siempre obtendremos uno de los 5 caracteres de
la celda J1. En al archivo descargable podrs encontrar una
segunda hoja que utiliza esta frmula sobre un rango de nmeros
entre 1 y 1500 y despliega adecuadamente alguno de los smbolos
disponibles.

Puedes descargar el archivo de trabajo para consultar las frmulas


presentadas en este artculo y que nos ayudarn a crear la tabla de
comparacin en Excel. Solo recuerda que la tabla de
smbolos depende de la fuente Wingdings 2, que es una fuente muy
comn en los computadores actuales, pero si al utilizar el archivo
observas que la tabla est vaca, solo debers asegurarte de elegir
dicho tipo de fuente para las celdas de la tabla.
Una alternativa a las
barras de datos
En esta ocasin te mostrar un uso interesante de la funcin
REPETIR y cmo podemos utilizarla como una alternativa al uso de
los grficos de barras en Excel. Cuando ests desarrollando un
tablero de mando, tambin conocido como dashboard, el utilizar
grficas dentro de celdas puede ser de gran ayuda.

Podemos mejorar la visualizacin de nuestros datos y ayudar en la


interpretacin de la informacin si utilizamos la funcin REPETIR
para crear minigrficos de barras en Excel que se desplegarn
dentro de una celda.

Minigrfico de barras con la funcin REPETIR

La funcin REPETIR (REPT en ingls) permite repetir un carcter, o


un texto, un nmero determinado de veces. Por ejemplo, la
siguiente frmula mostrar XXXXX:

=REPETIR("X",5)

Para obtener los grficos dentro de celdas, tal como se observa en


la imagen anterior, he aplicado un tipo de fuente Arial tamao 8
para todas las celdas de la columna C. Ahora bien, la frmula que
introduciremos en dicha columna deber repetir el carcter | tantas
veces como est indicado en la columna B. Por ejemplo, la frmula
de la celda C2 ser la siguiente:
=REPETIR("|",B2) & " " & B2

En base al nmero de la celda B2 ser la cantidad de veces que se


repetir el carcter | y al final de la cadena de texto se
concatenar el mismo nmero de la columna B para ser
desplegado junto a las barras.

Otro ejemplo de minigrfico de barras


Existe un gran nmero de aplicaciones diferentes para esta tcnica.
Por ejemplo, para graficar valores positivos o negativos podemos
crear los minigrficos en dos columnas diferentes:

Para este ejemplo he utilizado la funcin SI que nos ayudar a


saber si el valor de la columna B es positivo o negativo. En nuestro
ejemplo, la columna C mostrar el minigrfico para los valores
negativos as que he utilizado una fuente de color rojo para todas
las celdas de la columna y adems he aplicado una alineacin a la
derecha. La frmula para la celda C2 es la siguiente:

=SI(B2<0,REPETIR("|",-B2),"")

La condicin B2<0 solo se cumplir cuando el valor de la celda B2


sea negativo en cuyo caso se ejecutar la funcin REPETIR la cual
nos devolver el minigrfico. Observa que el segundo argumento de
la funcin REPETIR tiene un signo negativo (-) para convertir en
positivo el valor de la celda B2 y as evitar un error.

Ahora observa con detenimiento la frmula para la celda D2. La


condicin de la funcin SI hace que solamente se muestre el
minigrfico para los valores positivos:
=SI(B2>0,REPETIR("|",B2),"")

En este caso el segundo argumento de la funcin REPETIR ya no


tiene el signo negativo porque, gracias a la condicin de la funcin
SI, solamente se recibirn valores positivos. Ya que en nuestro
ejemplo la celda B2 tiene un valor negativo, la nica celda que
mostrar el minigrfico ser la celda C2 y la celda D2 tendr una
cadena de texto vaca. Al copiar las frmulas hacia abajo
obtendremos los minigrficos correspondientes para todas las filas.

Seguramente encontrars alguna manera til de utilizar esta tcnica


mientras diseas tus tableros de control en Excel.