Anda di halaman 1dari 370

DAFTAR ISI

Keputusan Direksi PT PLN (Persero)


Nomor : 0620.K/DIR/2013
Tentang
Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
Peraturan Direksi PT PLN (Persero)
Nomor : 0527.K/DIR/2014
Tentang
Perubahan Atas Keputusan Direksi PT PLN (Persero)
Nomor 0620.K/DIR/2013
Tentang
Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
Lampiran
Peraturan Direksi PT PLN (Persero)
Nomor : 0527.K/DIR/2014
Tanggal : 31 Oktober 2014

PEDOMAN UMUM
PENGADAAN BARANG/JASA
PT PLN (PERSERO)

i
DAFTAR ISI

BAB I FILOSOFI PENGADAAN PT PLN (PERSERO) ...1


1.1. Latar
Belakang ..........................................................................
........................................ 1
1.2. Pentingnya Value for
Money .............................................................................
................ 2
1.3. PT PLN (Persero) sebagai
BUMN ..............................................................................
...... 3
1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa ...................... 5
1.4.1. Pendekatan
Strategis .........................................................................
....................5
1.4.2. Value for Money
focus .............................................................................
...............7
1.4.3.
Organisasi ........................................................................
......................................7
1.4.4. Profesionalisasi
Pengadaan .........................................................................
..........8
1.4.5. Pengendalian
Risiko ............................................................................
.................10
1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan
Penyedia ............................................................... 10
1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi
Pengadaan .................................. 13
1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam
Negeri ....................................................... 14
1.8. Prinsip
Dasar .............................................................................
...................................... 15
1.9. Kebijakan Umum Pengadaan
Barang/Jasa .................................................................... 15

BAB II ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)


17
2.1. Pengguna
Barang/Jasa .......................................................................
............................ 18
2.2. Wakil
Pengguna ..........................................................................
.................................... 19
2.3. Pejabat Perencana
Pengadaan .........................................................................
............. 19
2.4. Pejabat Pelaksana
Pengadaan .........................................................................
.............. 19
2.5. Value for Money
Committee. ........................................................................
.................. 20
2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi
Pengadaan
Barang/Jasa........................................................................
......................... 20

BAB III PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT..21


3.1. Perencanaan Pengadaan
Korporat ..........................................................................
...... 21
3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat
PLN ............................................................... 22
3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan
PLN ......................................................................... 22
3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan
PLN ............................................. 23
3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)
......................... 24
3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan
PLN ......................................................... 26
3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan
PLN .................................................................... 27
3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa
PLN ................................................. 28

BAB IV PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN PADA KANTOR


PUSAT DAN UNIT INDUK. 29
4.1. Perencanaan Pengadaan Pada Kantor Pusat dan Unit
Induk........................................ 29
4.2. Penentuan Kewajaran
Harga .............................................................................
............. 30
4.2.1. Dasar Penyusunan
HPS ...............................................................................
......... 30
4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership
(TCOO) .............................................................. 30
4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari
Penyedia ............................................................. 31
4.3. Persiapan Pengadaan Per
Paket .............................................................................
....... 33
4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko
Pengadaan ................................ 34
4.3.2. Penyiapan/Kajian
Spesifikasi/TOR ...................................................................
..... 34

ii
4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket
Pengadaan ..................... 35
4.3.3.1.Pembelian dan Alternatif Jenis
Perjanjian/Kontrak ............................................. 36
4.3.3.1.1 Make or Buy (Membuat Sendiri atau
Membeli) ....................................36
4.3.3.1.2 Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau
Membeli menjadi Aset 37
4.3.3.1.3 Menggunakan Perjanjian/Kontrak yang Ada atau
Membeli (Buy) ..37
4.3.3.2.Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen
Penawaran ........................... 37
4.3.3.3 Metode Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa .......................................................... 38
4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan
Pengadaan) ..................................................................... 39
4.3.4. Dokumen Pengadaan / Rencana Kerja dan Syarat-syarat
(RKS) ......................... 39
4.4. Jangka Waktu
Pengadaan. ........................................................................
..................... 39
4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN . 39

BAB V PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA. 41


5.1. Prinsip
Umum ..............................................................................
.................................... 41

BAB VI PENGADAAN KHUSUS 43


6.1. Ketentuan
Umum ..............................................................................
.............................. 43

BAB VII PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN


INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN.....44
7.1. Manfaat dan
Peraturan .........................................................................
.......................... 44
7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam
Negeri ................................................... 44
7.1.2. Peraturan yang
mendukung..........................................................................
......... 44
7.2. Prosedur
Umum ..............................................................................
................................ 45

BAB VIII MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK.. 47


8.1. Prinsip
Umum ..............................................................................
.................................... 47
8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak
(Liquidated

Damages) ..........................................................................
.............................................. 48

BAB IX PEMBINAAN DAN PENGAWASAN 50


9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan
Risiko ................................................... 50
9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisasi
Penyimpangan ......................... 51

iii
BAB I
FILOSOFI PENGADAAN PT PLN (PERSERO)

1.1. Latar Belakang

Pengadaan barang/jasa menduduki posisi yang sangat penting dalam suatu


organisasi, karena
merupakan sarana penggunaan anggaran dalam jumlah signifikan guna mendapatkan
barang, jasa,
dan pekerjaan yang dibutuhkan bagi pelaksanaan misi organisasi. Pengadaan
barang/jasa juga
menduduki posisi penting dalam Penyediaan infrastruktur ketenagalistrikan yang
dilakukan oleh
PT PLN (Persero), selanjutnya disebut PLN.

Pengadaan di PLN dari tahun 2010 sampai digantikan dengan Pedoman ini,
menggunakan Keputusan
Direktur Utama PT PLN (Persero) Nomor 305.K/DIR/2010 tentang Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa
PT PLN (Persero), yang sudah diubah sebanyak 10 (sepuluh) kali untuk
menyesuaikan dengan good
practice dalam pengadaan.

Selama menggunakan pedoman dan amandemennya, terdapat beberapa hal yang perlu
disempurnakan, diantaranya adalah :

a. Struktur organisasi pengadaan : dari model kepanitiaan temporer meskipun


telah ada Direktorat
Pengadaan, menjadi model pejabat pengadaan yang struktural dan
profesional.

b. Sumber Daya Manusia : dari model kepanitiaan temporer yang dipersepsikan


bahwa pengadaan
lebih berfungsi administratif dan reaktif, menjadi profesi pengadaan yang
mempunyai disiplin
sendiri, merupakan aksi korporasi dan mengikuti standar profesi secara
internasional.

c. Cakupan peraturan pengadaan : dari fokus pada proses pelaksanaan


pelelangan atau metode
pemilihan lain sampai ke perjanjian/kontrak, menjadi meliputi seluruh
siklus pengadaan dengan
penekanan lebih besar pada aspek perencanaan pengadaan korporat yang lebih
baik, serta
manajemen pelaksanaan perjanjian/kontrak, termasuk pemantauan dan
pengelolaan kinerja
Penyedia.

d. Pemahaman atas pentingnya perencanaan pengadaan : dari proses perencanaan


pengadaan
yang lebih dipahami sebagai proses administrasi, menjadi berbasis pada
Riset Pasar untuk
secara aktif mampu menyesuaikan/mengendalikan pasar.

e. Konsep Value for Money : dari persepsi umum bahwa Value for Money adalah
sebagai harga
(awal) terendah, menjadi biaya termurah dalam jangka panjang yang mampu
memberikan best
return bagi pelaksanaan misi PLN, termasuk 6 (enam) rights : tepat
kualitas, kuantitas, waktu,
tempat, tujuan sosial ekonomi, dan harga.

f. Sistem Pengendalian Internal, Manajemen Risiko dan Audit Internal : secara


umum belum
mengimplementasikan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, dimana ada pembagian
tugas dan
tanggung jawab dalam pengelolaan risiko di pengadaan, antara Manajemen
(sebagai pengguna
dan pelaksana pengadaan yang kepanitiaan), dengan fungsi manajemen risiko
dan audit internal.

g. Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri dan Sinergi BUMN : perlunya memperkuat


aspek
pendayagunaan produksi dalam negeri, melalui perencanaan yang lebih baik
dan adanya strategi
kemitraan dalam jangka waktu lebih panjang tetapi tetap menjaga prinsip
tata kelola perusahaan

1
yang baik, seperti adopsi metode open book system, serta sinergi BUMN untuk
mendorong
ekonomi nasional.

Beberapa kepentingan penyempurnaan pedoman pengadaan tersebut diatas menjadi


sebagian dasar
dari perlunya penyusunan pedoman umum pengadaan barang/jasa di PLN.

1.2. Pentingnya Value for Money

Pengadaan adalah seluruh proses akuisisi dari pihak lain (termasuk aspek
logistik) dan mencakup
barang, jasa, dan pekerjaan. Proses ini mencakup seluruh daur hidup (life
cycle) sejak konsep awal
dan penentuan kebutuhan, hingga ke akhir masa manfaat aset atau akhir kontrak
jasa".

Pengadaan harus didasarkan pada konsep Value for Money -VfM (nilai beli yang
sepadan),
yaitu kombinasi optimum dari 6 (enam) rights (6 Rs): tepat kualitas, kuantitas,
waktu, tempat, tujuan
sosial ekonomi, dan harga, yang memenuhi kebutuhan dari pengguna, dan tidak
selalu merupakan
opsi harga awal paling murah (lowest initial price option), tetapi merupakan
kembalian tertinggi (best
return) dari investasi yang mempertimbangkan kriteria evaluasi yang sudah
ditentukan. Dalam konsep
6 Rs, tepat harga merupakan paling akhir karena tergantung pada 5 Rs lainnya,
sedangkan tujuan
sosial ekonomi ini dapat berupa tujuan sosial, lingkungan, dan tujuan strategis
lain, seperti mendorong
penggunaan produk dalam negeri.

Gambar 1.1 Siklus Pengadaan Lengkap Secara Umum

A. Perencanaan Pengadaan

3. Lifetime berakhir, disposal 1. Identifikasi kebutuhan

2. Perbaikan & pemeliharaan, 2.


Persetujuan
jaminan
3.
Membuat Rencana
1. Penyerahan Aset
Pengadaan: evaluasi

anggaran tersedia, Strategi


D. Manajemen Aset /
Pengadaan &
Pasca Akuisisi
Perjanjian/Kontrak

2. Mengkaji kinerja dan 4.


Membuat spesifikasi
pembayaran
5.
Menentukan kriteria

evaluasi & syarat kontrak


1. Pemantauan kinerja &
menjaga hubungan
B.
Pemilihan Penyedia

C. Manajemen Kontrak
1. Undangan
Memasukkan Penawaran

3. Klarifikasi VFM, Sanggah,


Penunjukan, Tanda Tangan Kontrak 2. Evaluasi Penawaran

VfM bergantung pada kombinasi yang tepat antara kompetisi, cara inovatif
pengadaan termasuk
bentuk perjanjian/kontrak, dan juga pengelolaan risiko yang efektif. Praktek
pengadaan yang baik
berfokus pada VfM sebagai prinsip fundamental.

2
Gambar 1.2 VfM Sebagai Fungsi dari 6 Rights

Hanya saja masih terdapat persepsi pihak eksternal dan internal PLN bahwa VfM
adalah harga
termurah dalam suatu pelelangan terbuka yang kompetitif, mengalahkan aspek
lainnya, seperti
kualitas. Oleh karena persepsi ini, maka calon Penyedia barang/jasa dapat
menawarkan harga sangat
murah, yang ternyata dilakukan dengan menurunkan kualitas barang/jasa dan aspek
lainnya.
Penurunan kualitas ini dapat terjadi karena keterbatasan dalam pengawasan, tidak
terpantau dari
awal dan sebagainya.

Pedoman Umum ini mengadopsi konsep VfM dengan menempatkan 6 Rs dalam proporsi
yang tepat,
sesuai dengan tujuan dan strategi pengadaan untuk mendapatkan hasil yang terbaik
bagi PLN.
Proporsi yang tepat ini misalnya, jika PLN mengambil kebijakan untuk menggunakan
produk dalam
negeri, maka aspek Tujuan Sosial Ekonomi (pendayagunaan produksi dalam negeri)
menduduki
nomor 1, sementara Harga tetap nomor 6. Kasus lain, dalam keadaan darurat yang
dapat
membahayakan sistem ketenagalistrikan dan keputusan harus diambil dengan cepat,
maka aspek
Waktu dan Tempat menduduki nomor 1 dan 2, sementara aspek pendayagunaan produksi
dalam
negeri mungkin nomor 6, sementara dalam kategori pengadaan leverage, Harga dapat
menduduki
nomor 1.

1.3. PT PLN (Persero) sebagai BUMN

PT PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berbentuk
Perseroan
Terbatas. Karakteristik suatu badan hukum adalah pemisahan harta kekayaan badan
hukum dari
harta kekayaan pemilik dan pengurusnya. Dengan demikian suatu Badan Hukum
Perseroan Terbatas
memiliki kekayaan yang terpisah dari kekayaan Direksi (sebagai pengurus),
Komisaris (sebagai
pengawas), dan Pemegang Saham (sebagai pemilik).

Dari segi Keuangan Negara, modal/saham pada BUMN merupakan kekayaan negara yang
dipisahkan
dalam bentuk perusahaan, sehingga pengelolaan kekayaannya tidak berdasarkan
APBN, tetapi
berdasarkan kelaziman manajemen suatu perusahaan, seperti mengikuti industry
standard dalam hal

3
usaha ketenagalistrikan, atau good procurement practice yang dapat mengacu pada
standar yang
diterbitkan organisasi profesi pengadaan internasional.

Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas menerapkan prinsip


Business
Judgement Rule pada Pasal 97 ayat (5), yang menyatakan bahwa anggota Direksi tidak
dapat
dipertanggungjawabkan atas kerugian, apabila dapat membuktikan:

a. Kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalainnya;


b. Telah melakukan pengurusan dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk
kepentingan dan sesuai
dengan maksud dan tujuan Perseroan;
c. Tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak langsung, atas
tindakan
pengurusan yang mengakibatkan kerugian; dan
d. Telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul dan berlanjutnya kerugian
tersebut.

Hal di atas juga berlaku untuk pegawai PLN yang terlibat dalam pengadaan: baik dari
Pejabat
Pelaksana Pengadaan, Wakil Pengguna, Pengguna Barang/Jasa, Value for Money
Committee.

Secara umum, unsur Business Judgement Rule antara lain adalah:

a. Keputusan yang diambil merupakan keputusan bisnis;


b. Due care (sikap berhati-hati);
c. Act in good faith (itikad baik);
d. No abuse of power (tidak ada penyalahgunaan wewenang);
e. Act in the best interests of the corporation (bertindak untuk kepentingan
terbaik untuk
perusahaan);
f. Act on an informed basis (bertindak dengan informasi yang mencukupi);
g. Not be wasteful (tidak bertindak in-efisien);
h. Not involve self-interest (tidak ada konflik kepentingan untuk kepentingan
pribadi); dan/atau
i. No secret profit rule doctrin of corporate opportunity (tidak mengambil
keuntungan pribadi atas
suatu kesempatan yang sebenarnya menjadi milik/diperuntukkan untuk perseroan).

Gambar 1.3 Keseimbangan Manajemen Risiko dalam Pedoman Pengadaan

Out of Control Pedoman Pengadaan PLN


yang memberikan
a. Tidak terstandard & tidak konsisten koridor bagi
profesionalisme pengadaan di PLN
b. fire-fighting karena tidak terkontrol meliputi:
c. Krisis (hukum, VfM tidak tercapai) a. Pendekatan Strategis
b. Value for money focus
c. Organisasi pengadaan
struktural
Less d. Profesionalisasi
pengadaan
Control e. Pengendalian risiko
Over Control
a. Red
tape/birokratis
b. Forms over
substance
Manajemen Risiko Over Control c. Harga terendah,
bukan biaya
terendah

4
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 tentang
Pedoman
Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
sebagaimana
diubah dengan Peraturan Menteri BUMN Nomor PER-15/MBU/2012, memberikan amanat
bahwa
BUMN sebagai badan usaha perlu melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat,
fleksibel,
efisien dan efektif agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan
kerugian,
sehingga diperlukan pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dapat
memenuhi
kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif,
kompetitif, transparan,
adil dan wajar, serta akuntabel.
Tata cara pengadaan menurut Peraturan Menteri ini ditentukan lebih lanjut oleh
Direksi BUMN, dan
berlaku untuk semua pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh BUMN, yang
pembiayaannya
berasal dari anggaran BUMN atau anggaran pihak lain, termasuk yang dibiayai dari
pinjaman/hibah
luar negeri (PHLN), baik yang dijamin maupun tidak dijamin oleh Pemerintah,
kecuali pengadaan
barang dan jasa tersebut menggunakan dana langsung dari APBN/APBD baik sebagian
maupun
seluruhnya. Pedoman Pengadaan PLN ini merupakan penetapan tata cara pengadaan
sesuai
Peraturan Menteri BUMN ini. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan
Anggaran
PLN dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak
Penyedia
dana (lender).

Untuk itu, Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PLN ini secara umum menerapkan
beberapa
prinsip diatas, dalam hal good procurement practice dan business judgement rule,
dengan membuat
keseimbangan bagi pengurus perusahaan untuk mengambil keputusan bisnis
(pengadaan) yang
berhati-hati, untuk kepentingan terbaik perusahaan, dan tidak mentolerir adanya
konflik kepentingan
untuk kepentingan pribadi. Pedoman ini berlaku untuk pengadaan yang menggunakan
Anggaran PLN
dan/atau pinjaman yang tidak mensyaratkan mengikuti prosedur pengadaan pihak
Penyedia dana
(lender) (lihat Gambar 1.3).

1.4. Good Practice Yang Diadopsi Dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa

Pedoman Umum Pengadaan ini mengadopsi good procurement practice, sesuai dengan
amanat
Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara di atas, yaitu dengan
mengimplementasikan:

1. Pendekatan strategis : menerapkan strategic framework, seperti supply


positioning matrix.
2. Fokus Value for Money.
3. Organisasi : dari model kepanitiaan menjadi pejabat pengadaan struktural.
4. Kultur profesionalisme :pejabat pengadaan yang mampu melaksanakan peran
Strategis, Taktis,
dan Operasional, dari pengadaan.
5. Pengendalian risiko : penerapan 3 Lines of Defense dalam sistem pengadaan.

1.4.1.Pendekatan Strategis

Salah satu elemen terpenting dalam pendekatan strategis terkait pengadaan


adalah kewajiban
untuk melakukan Riset Pasar untuk semua portofolio kebutuhan PLN. Riset
Pasar adalah riset
untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang relevan
terkait kebutuhan
pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk membuat
strategi
pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan yang
ditetapkan. Data dan
informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi biaya dan harga,
perkembangan teknologi

5
dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya, serta kualifikasi Penyedia yang
diharapkan.
Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence tersebut merupakan bagian dari Riset
Pasar.

Data dan informasi yang dikumpulkan dan dianalisa berdasarkan pada strategic
framework yang
biasa dipakai dalam good procurement practice, yaitu Supply Positioning Matrix
(lihat Gambar
1.4).

Empat kuadran yang berbeda dalam matriks Gambar 1.4 merupakan kategori barang,
pekerjaan
atau jasa dengan karakteristik yang berbeda, dan karena itu memerlukan strategi
pengadaan
dan juga perjanjian/kontrak yang berbeda. Harus diingat kalau penjelasan berikut
merupakan
ilustrasi yang perlu dimutakhirkan sesuai riset pasar, karena bisa saja suatu
perjanjian/kontrak
pembangunan pembangkit Engineering, Procurement and Construction (EPC) di Jawa
tidak
masuk kategori strategis, tetapi di Papua karena lokasi geografis, pasar Penyedia
yang terbatas,
pentingnya pembangkit, dan sebagainya, bisa menjadi strategis.

Gambar 1.4 Supply Positioning Matrix

Tinggi
Sedikit Penyedia, Critical/Bottleneck Strategis
Kebutuhan Spesifik,
Pekerjaan Kompleks Target : mengamankan Target : mengurangi
pasokan, mengurangi risiko dengan
risiko suplai. effective supplier
management, Total
Cost of Ownership
Risiko
Suplai
Rutin Leverage
Target : mengurangi Target : skala
beban administrasi ekonomis, diskon
Banyak Penyedia,
Kebutuhan Standard,
Pekerjaan Tidak
Kompleks

Rendah Nilai / Volume Tinggi

Strategis adalah barang atau jasa dengan risiko tinggi dan pengeluaran yang relatif
tinggi. Biasanya sebuah organisasi hanya memiliki jumlah perjanjian/kontrak yang
sedikit dalam
kategori ini, tetapi dapat mewakili 60-70% dari pengeluaran keseluruhan. Contoh
kategori ini
adalah pembangkit, baik EPC maupun Independent Power Producer (IPP). Di sini fokus
strategis adalah manajemen terhadap Penyedia yang optimal dengan perjanjian/kontrak
kinerja
yang jelas.

Critical/Bottleneck adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko tinggi dan
pengeluaran
yang relatif rendah, contohnya adalah parts khusus yang Penyedia-nya spesifik atau
terbatas. Untuk kategori ini strateginya adalah mengurangi risiko dengan
mengamankan
pasokan, karena kegagalan pasokan dapat menyebabkan operasional terhenti. Strategi
ini bisa
ditempuh dengan menjalin perjanjian/kontrak jangka panjang, memakai strategi open
book
system, menjaga tingkat stok yang lebih tinggi, atau bagaimana mendapatkan
alternatif
Penyedia atau solusi lain.

6
Leverage adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan
pengeluaran yang
relatif tinggi. Contoh untuk ini adalah MTU (Material Transmisi Utama) atau
MDU (Material
Distribusi Utama). Biasanya barang, pekerjaan atau jasa leverage ini mewakili
10-15% dari
pengeluaran dana operasi. Strategi keseluruhan untuk kategori ini adalah
meningkatkan
leverage, misalnya dengan mengkonsolidasikan kebutuhan untuk mendapatkan skala
ekonomi
dan harga yang lebih kompetitif, sementara pada saat yang sama memaksimalkan
persaingan
dan meminimalkan biaya transaksi.

Rutin adalah barang, pekerjaan atau jasa dengan risiko rendah dan pengeluaran
yang relatif
rendah. Contoh dari kategori ini adalah bahan habis pakai. Biasanya barang,
pekerjaan atau
jasa rutin ini akan mewakili sekitar 80% dari transaksi, tetapi hanya sekitar
5% dari pengeluaran,
sehingga dalam beberapa kasus, beban administrasi sebenarnya mungkin lebih
dari nilai
barang, pekerjaan atau jasa. Oleh karena itu strategi untuk kategori ini akan
meminimalkan
upaya administratif melalui perampingan dan penyederhanaan proses pengadaan.
Proses
pengadaan kategori ini perlu sesederhana mungkin meski tetap menjaga tata
kelola perusahaan
yang baik.

1.4.2.Value for Money focus

Value for Money bukanlah bagaimana mendapatkan harga awal terendah (lowest
initial price),
tetapi bagaimana mendapatkan kombinasi optimum dari 6 Rights (6Rs), terutama
dari segi biaya
selama daur hidup (whole life costs) dan kualitas, beserta pertimbangan 4 Rs
lainnya. Adopsi
konsep Value for Money ini dapat dilihat pada Pasal 2 ayat (1) huruf a
Peraturan Menteri BUMN
Nomor PER-15/MBU/2012 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa
Badan Usaha Milik Negara, yang menyatakan bahwa Pengadaan Barang dan Jasa
wajib
menerapkan prinsip-prinsip : a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus
diusahakan untuk
mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan
menggunakan
dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan
pada
harga terendah.

1.4.3.Organisasi

Implementasi profesionalisasi pengadaan ini adalah dengan membuat organisasi


pengadaan
profesional dan meninggalkan pengadaan sebagai aspek administrasi, pekerjaan
sampingan,
dan bersifat temporer kepanitiaan, serta tetap menjaga prinsip tata kelola,
seperti pembagian
tugas dan wewenang. Untuk itu ada beberapa fungsi terkait pengadaan sebagai
berikut:

a. Pengguna Barang/Jasa, baik yang menjadi ultimate user, atau contract award
authority
(penanda tangan perjanjian/kontrak dalam hal pengadaan yang dipusatkan).

b. Pengguna diwakili oleh fungsi Wakil Pengguna, sebagai satu-satunya pintu


keluar dari sisi
Pengguna, yang melakukan perencanaan pengadaan di sisi Pengguna dan
mewakili
Pengguna dalam mengelola perjanjian/kontrak, disebut juga Requisitioner.

c. Pejabat Perencana Pengadaan, untuk mengelola strategi pengadaan korporat,


termasuk
mengelola pengadaan yang dikonsolidasikan dan didesentralisasikan, dan
mempersiapkan
dokumen pengadaan untuk pengadaan yang dipusatkan.

7
d. Pejabat Pelaksana Pengadaan, untuk melaksanakan proses pelaksanaan
pengadaan,
mulai dari pengumuman, penjelasan, evaluasi, memastikan Value for Money,
dan
mempersiapkan perjanjian/kontrak.

Dalam pelaksanaannya, fungsi-fungsi tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi,


kebutuhan
dan kesiapan unit-unit PLN.

1.4.4.Profesionalisasi Pengadaan

Profesionalisasi pengadaan dilakukan dengan memperkaya pengetahuan dan


keterampilan para
pejabat pengadaan dalam menguasai tiga peran:

1) Peran Strategis

a. Market focused supply solutions; Supply market research; Industry


analysis : hal ini
merupakan keterampilan utama dari para pejabat pengadaan di PLN,
yaitu melakukan
Riset Pasar untuk memahami pasar, dan mendesain solusi pengadaan
yang VfM
sesuai kondisi pasar dan kebutuhan PLN, dengan tetap menjaga
momentum bisnis.

b. Sourcing policy : Strategic Partnership; Open Book System; Single


Sourcing; Supply
Base Development : hal ini merupakan keterampilan bagaimana
mengaplikasikan
sourcing policy yang sesuai dengan Riset Pasar dan kebutuhan PLN,
seperti
penerapan kemitraan strategis dalam pembangunan suatu pembangkit
dengan
kontraktor EPC, menawarkan kemitraan strategis dengan metode open
book kepada
pabrikan dalam negeri untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan
adil bagi PLN
maupun Penyedia. Kemudian juga bagaimana melakukan Penunjukan
Langsung
dalam hal single sourcing parts Original Equipment Manufacturer
(OEM), dengan
tetap menjaga prinsip pengadaan. Juga bagaimana PLN dapat mendorong
tumbuhnya pasar Penyedia dalam negeri yang kompeten dan beretika
baik.

c. Product development : Reverse/Re-Engineering, purchase of


intellectual property : hal
ini terkait bagaimana PLN memilih untuk membuat sendiri suatu parts
yang sudah
lepas dari kewajiban tertentu, dibandingkan dengan tetap membeli
dari OEM. Hal ini
akan menumbuhkan pasar Penyedia bagi PLN, karena menumbuhkan
kemampuan
internal maupun eksternal workshop dalam negeri non OEM, yang
nantinya akan
memberikan security of supply kebutuhan PLN.
d. Cost reduction activity - value engineering : hal ini terkait
bagaimana pelaksana
pengadaan mampu untuk mengidentifikasi kegiatan bernilai tambah dan
tidak bernilai
tambah, supaya dapat fokus pada kegiatan bernilai tambah. Misalnya
adalah
bagaimana proses perencanaan yang lebih efisien dan
mempertimbangkan aspek
hijau/lingkungan, bagaimana mengurangi beban administrasi pengadaan
dan
manajemen perjanjian/kontrak, bagaimana mengenali perusahaan/mitra
kerja yang
tidak bernilai tambah, dan sebagainya.

e. Aggregating demands : ini terkait dengan bagaimana mendapatkan


leverage atau
skala ekonomis dari berbagai kebutuhan PLN yang dapat
dikonsolidasikan. Selain
akan mendapatkan harga lebih murah, dapat mengurangi beban
administrasi dan
mempermudah pekerjaan bagi para pelaksana operasional di Unit
Induk, karena

8
secara umum Unit hanya tinggal mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk
kebutuhan Unit.

f. Procurement Ethics : bagaimana para pejabat pengadaan dapat mematuhi dan


menjunjung tinggi etika pengadaan dan kode perilaku PLN sesuai
profesionalisme
para pejabat pengadaan.

2) Peran Taktis

a. Human resources planning; Training : hal ini terkait dengan bagaimana para
pelaksana pengadaan PLN selalu mendapatkan pengetahuan paling mutakhir
dalam
hal pengadaan, terutama yang bersifat international good procurement
practice,
sehingga secara umum dapat menjadikan tujuan pengadaan di PLN adalah PLN
manages the market, not managed by the market.

b. Negotiation : Negosiasi merupakan salah satu cara untuk lebih mendapatkan


VfM dari
setiap proses pengadaan, karena itu para pelaksana pengadaan di PLN perlu
memahami teknik negosiasi yang baik, dan tetap menjaga aspek tata kelola
perusahaan yang baik.

c. Interface management - internal and external customers : profesi pengadaan


merupakan interface antara konsumen internal di PLN (Pengguna dan
Manajemen)
dengan konsumen diluar PLN (Penyedia). Kedua pihak tersebut merupakan
klien dari
pelaksana pengadaan.

d. Inventory management & planning; integrating database : hal ini terkait


dengan
bagaimana pelaksana pengadaan dapat mengoptimalkan pengadaan dengan
memadukan berbagai database untuk mengoptimalkan inventory.

e. Contract management : hal ini terkait dengan bagaimana para pejabat


pengadaan
dapat mendesain bentuk dan isi perjanjian/kontrak yang sesuai dengan
posisi
perusahaan dalam pasar supply, dengan memberikan reward maupun punishment
yang adil dan memadai bagi Penyedia, dan memperhatikan prinsip pengelolaan
risiko
bagi PLN.

3) Peran Operasional

a. Placing and Purchasing orders : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana
pengadaan mempunyai peran sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam
menerima kebutuhan internal PLN dan memenuhi kebutuhan tersebut dengan
membeli ke pasar.

b. Invoice clearance : hal ini terkait dengan bagaimana pelaksana pengadaan


membantu
proses pencairan tagihan sehingga hubungan Penyedia dan PLN dapat
berlangsung
dengan baik.

c. Record maintenance : hal ini terkait dengan bagaimana pencatatan yang baik
dilakukan dalam database yang terintegrasi untuk kemudahan
operasional
pengadaan.

d. Enquiries and quotes : hal ini terkait dengan bagaimana proses riset pasar
dapat
dilakukan dengan baik, termasuk dalam hal permintaan atas kuotasi harga
dan
spesifikasi.

9
1.4.5.Pengendalian Risiko

Dengan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas, maka manajemen
risiko dapat
diperkuat, antara lain dengan cara sebagai berikut:

a. Kejelasan dari business process owner dari tiap tahap pengadaan yang
melibatkan pejabat
struktural yang terkait, baik dari sisi Pengguna maupun Pejabat
(Perencana/Pelaksana)
Pengadaan, maka risk owner dapat diidentifikasi dan terdapat check and
balance diantara
pejabat struktural yang terlibat, selain itu terdapat juga kajian
berjenjang oleh atasan.

b. Penetapan strategi umum pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh


kebutuhan
pengadaan PLN, ditetapkan tiap tahun, yang didahului dengan Riset
Pasar dan penilaian
atas kinerja pengadaan sebelumnya dan evaluasi atas kinerja Penyedia
yang ada,

c. Adanya Value for Money Committee untuk menilai kecukupan strategi umum
tersebut, serta
menilai kecukupan value for money dari pengadaan yang dianggap
signifikan (sesuai batas
kewenangan di PLN).

Sesuai dengan konsep 3 (tiga) Lines of Defense, ketiga hal tersebut


merupakan tanggung jawab
Manajemen dalam mengelola risiko sebagai First Line of Defense. Manajemen
dalam hal
pengadaan adalah Pengguna dan Direktorat yang menangani Pengadaan.

Second Line of Defense dilakukan oleh fungsi Manajemen Risiko (MRO),


terutama melalui
fungsi Kepatuhan Internal, untuk menilai kecukupan kepatuhan terhadap
strategi pengadaan
dan perjanjian/kontrak yang ditetapkan, serta mendorong sistem yang
mencegah terjadinya
penyimpangan.

Third Line of Defense adalah fungsi internal audit (SPI) untuk melakukan
evaluasi sistem
manajemen risiko pengadaan yang ada, serta melakukan audit terhadap proses
pengadaan dan
perjanjian/kontrak.

1.5. Penyederhanaan Metode Pemilihan Penyedia

Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN dilakukan
melalui:

a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan


konsolidasi
kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah ditangani oleh
Direktorat yang menangani
pengadaan di PLN Kantor Pusat, dan Unit hanya mengeluarkan purchase order
(PO) saja.

b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil


Pengguna, Pejabat
Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal menerapkan sesuai
kondisi yang ada.

c. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan


untuk calon
Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan. Dengan
demikian, proses
pengecekan kualifikasi termutakhir akan lebih singkat.

d. Untuk menghindari terjadinya pengadaan gagal/ulang, dibuka ruang negosiasi.

Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar dan pengetahuan
atas pasar.
Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:

10
a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat untuk memastikan
Value for Money.
b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah jika
dibandingkan dengan hasil
kompetisi dan Value for Money.

Gambar 1.5 Metode Pemilihan

Pengguna Kebutuhan PLN


& Wakil
Tidak Terencana
Pengguna Terencana

(Unforeseen)

Riset Pasar
Belum PK & DD, tapi Pasar
Pejabat Sudah PK dan DD
dipahami
Perencana
Hasil Riset
Tidak Riset
Pasar
Pengadaan Daftar Penyedia
Pasar tidak
diperlukan/
memuaskan
Terseleksi secara Shortlist
memuaskan
Tidak
periodik
tersedia DPT

Pejabat
A, B,
C atau
Pelaksana A atau C A B atau D
B

D
Pengadaan

Keterangan :

PK = Penilaian Kualifikasi; DD = Due Diligence


A. Pelelangan Terbatas; B. Pelelangan Terbuka; C. Penunjukan Langsung; D. Pengadaan
Langsung.

Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan, pada Gambar 1.5, adalah
sebagai berikut:

1. Pelelangan Terbatas
Pelelangan Terbatas dari DPT merupakan strategi utama pengadaan PLN, yang
menjadi satu
kesatuan dengan Riset Pasar, Penilaian Kualifikasi, dan Due Diligence.
Jika sudah dilakukan
Riset Pasar tetapi belum dilakukan Penilaian Kualifikasi dan Due
Diligence, Pelelangan Terbatas
dilakukan dengan mengundang Penyedia yang masuk dalam shortlist.
Pelelangan Terbatas dengan menggunakan Shortlist digunakan untuk pengadaan
jasa dan atau
pengadaan barang yang belum pernah diadakan sebelumnya atau teknologi yang
belum pernah
digunakan di PLN namun mempunyai pasar Penyedia yang telah mapan
(terbukti/proven).
Shortlist Penyedia harus disusun berdasarkan riset pasar yang mencukupi.
Shortlist yang telah
digunakan dalam pelelangan dapat dijadikan DPT setelah memenuhi
persyaratan yang telah
ditentukan.
Pelelangan Terbatas dapat berupa penawaran internasional, nasional, dan
lokal.

2. Pelelangan Terbuka

Jika ada suatu kebutuhan yang sebelumnya tidak direncanakan dan Riset
Pasar yang dilakukan
tidak memuaskan untuk menghasilkan shortlist, maka dapat dilakukan
Pelelangan Terbuka, yang
diumumkan secara luas guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa
yang
memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan. Pelelangan Terbuka dapat
dilakukan secara
internasional, nasional dan lokal.

11
3. Pengecualian dari Kompetisi

Secara umum, kompetisi (Pelelangan Terbuka dan Terbatas) merupakan metode


paling efektif
untuk memastikan best value for money. Akan tetapi, dengan melihat kebutuhan
bisnis dan
momentum, serta aturan yang ada, dapat dilakukan pengecualian (waiver) dari
kompetisi.
Meskipun telah dilakukan pengecualian, proses pengeluaran dokumen penawaran
harus tetap
dilakukan, beserta RKS, Surat Kuasa Investasi (SKI), metode evaluasi, dan
negosiasi.

Pengecualian ini dapat berupa:


a. Penunjukan Langsung; atau
b. Pengadaan Langsung

Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung dengan menunjuk satu Penyedia


Barang/Jasa.
Khusus Penunjukan Langsung dengan metode Open Book dapat dilakukan dengan
menunjuk
lebih dari satu Penyedia Barang/Jasa.
Penunjukan Langsung diutamakan untuk BUMN dan anak perusahaannya, perusahaan
terafiliasi
BUMN, produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan (apabila jumlah
produsen terbatas
sehingga belum bisa memenuhi persyaratan metode pelelangan terbatas atau
terbuka, dan dari
segi pengadaan lebih baik jika menggunakan strategi kemitraan
strategis), atau
produsen/pabrikan untuk suatu parts tertentu (misalnya yang membutuhkan parts
OEM). Sesuai
prinsip kehati-hatian, untuk proses penunjukan langsung diperlukan
rekomendasi dari Value for
Money Committee.

Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang ada di pasar untuk


memenuhi
kebutuhan operasional yang diyakini bahwa harga tersebut merupakan hasil
persaingan di pasar,
berteknologi sederhana, berisiko kecil dan dengan nilai tertentu yang
ditetapkan oleh Direksi.
Pengadaan Langsung ini tidak dapat digunakan sebagai alasan memecah paket
pekerjaan untuk
menghindari pelelangan.

Dalam Pedoman Umum Pengadaan ini, metode Pemilihan Langsung tidak dipakai lagi,
karena
secara umum PLN memutuskan untuk mengadopsi metode pemilihan yang secara tata
kelola lebih
baik, yaitu Pelelangan Terbatas. Secara umum dalam good procurement practice,
dikenal metode
pemilihan yaitu:
a. Pelelangan Terbuka (dengan Pra/Pascakualifikasi, dan yang lulus kualifikasi
diundang untuk
memasukkan penawaran).
b. Pelelangan Terbatas.
c. Pengecualian dari kompetisi, yaitu Penunjukan Langsung (sesuai kriteria yang
ditetapkan) dan
Pengadaan Langsung.

Dalam Pelelangan Terbatas, aspek Transparansi, Kompetisi, dan


Akuntabilitas/Pengendalian tetap
diutamakan. Aspek Transparansi dipenuhi dengan adanya pengumuman terbuka kepada
semua calon
Penyedia untuk mengikuti proses Penilaian Kualifikasi (atau Prakualifikasi, dan Due
Diligence untuk
pekerjaan kompleks), yang nantinya dimasukkan dalam DPT. Semua Penyedia yang
mempunyai
kualifikasi yang disyaratkan dapat mendaftar untuk dinilai. Aspek Kompetisi
dipenuhi dengan adanya
undangan kepada semua Penyedia yang memenuhi kualifikasi di DPT, sedangkan aspek
akuntabilitas/pengendalian, dipenuhi dengan adanya organisasi pengadaan yang
memisahkan antara
Pejabat Perencana Pengadaan yang menyelenggarakan kegiatan Penilaian Kualifikasi,
Due Diligence,
dan bertanggung jawab atas DPT, dan Pejabat Pelaksana Pengadaan yang menggunakan
DPT untuk
diundang memasukkan penawaran.

12
1.6. Strategi Perjanjian/Kontrak sebagai Bagian Strategi Pengadaan

Pedoman Umum ini juga mengadopsi good procurement practice dalam hal pengadaan
dan
perjanjian/kontrak, yaitu lebih bersifat kemitraan strategis, berjangka
panjang, penyelesaian masalah
bersama, berbagi beban dan keuntungan, sertifikasi vendor, dan sebagainya,
termasuk meningkatkan
kualitas komunikasi dengan tetap sembari menjaga tata kelola yang baik.
Bentuk-bentuk perjanjian/kontrak secara umum mengikuti kontinum dalam gambar
berikut:

Gambar 1.6 Berbagai Bentuk Perjanjian/Kontrak Dari Segi Pembagian Risiko

Risiko Penyedia

Risiko PLN

Cost plus fee Berbagai variasi Fixed


price
contract diantara dua opsi ini contract

Dalam hal membuat perjanjian/kontrak yang sesuai dengan Supply Positioning


Matrix, maka PLN
dapat membuka kemungkinan terhadap berbagai bentuk perjanjian/kontrak baru yang
mungkin belum
dikenal di PLN, tetapi mulai atau lazim diterapkan dalam bisnis internasional.
Jenis perjanjian/kontrak
yang sudah dikenal di PLN tetap berlaku sesuai kebutuhan, seperti
perjanjian/kontrak Lumpsum,
Harga Satuan (Unit Price), Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan, Terima Jadi (Turn
Key), KHS
(Kesepakatan Harga Satuan), Sewa Beli, Angsuran (Defered Payment), Cost Plus
Fee (Biaya
Tambah Imbalan Jasa). Para pejabat pengadaan PLN ini harus mempunyai
pengetahuan manajemen
perjanjian/kontrak yang dapat memastikan VfM terbaik bagi PLN, baik jenis
perjanjian/kontrak yang
sudah diterapkan di PLN maupun yang belum.

Strategi perjanjian/kontrak berhubungan erat dengan kepemilikan risiko dan


kategori sesuai Supply
Positioning Matrix dan hasil dari Riset Pasar. Secara prinsip, suatu pekerjaan
yang masuk kategori
leverage, biasanya risiko pekerjaan dapat ditransfer hampir semuanya ke
Penyedia yang dipilih dalam
suatu kompetisi (apakah pelelangan terbatas atau terbuka). Perjanjian/Kontrak
yang ditawarkan PLN
biasanya berupa fixed price, seperti perjanjian/kontrak harga satuan atau
lumpsum.

Sedangkan PLN perlu menanggung risiko jika menghadapi kondisi mendesak untuk
segera
menyelesaikan pekerjaan pembangkit yang terkendala di suatu lokasi yang sulit,
sementara kondisi
sistem kelistrikan di lokasi tersebut sudah kritis dan pembangkit baru tersebut
termasuk dalam solusi
sosial politis bagi masyarakat setempat, maka PLN perlu menanggung hampir semua
risiko pekerjaan
tersebut, dengan perjanjian/kontrak, misalnya berupa cost plus fee. Alasan
perjanjian/kontrak ini
dipilih, karena secara objektif tidak banyak kontraktor EPC yang dapat dan mau
mengerjakan
pembangkit (pasar Penyedia terbatas), kondisi geografis, kondisi keamanan, dan
sosial politik yang
kurang mendukung, serta adanya desakan dari stakeholder terkait untuk
menyelesaikan pembangkit
yang terkendala. Oleh karena itu untuk menyelesaikan pekerjaan ini dalam waktu
cepat, PLN perlu
mengambil risiko yang ada dengan menawarkan perjanjian/kontrak cost plus fee.

Secara prinsip, perjanjian/kontrak cost plus fee memberikan beban risiko yang
besar bagi PLN,
karena Penyedia tidak punya inisiatif yang kuat untuk beroperasi dengan
efisiensi biaya yang ketat.

13
Tetapi perjanjian/kontrak jenis ini memberikan jalan agar Penyedia dapat bekerja
langsung tanpa
banyak negosiasi yang panjang. PLN tentu perlu melakukan pengawasan biaya dan
pekerjaan yang
ketat agar pekerjaan yang dilakukan dapat diterima secara ekonomis (tidak
mengalami cost overrun)
dengan kondisi yang ada. Dalam perjanjian/kontrak perlu disepakati biaya apa
saja yang
reimbursable, biasanya termasuk antara lain biaya tenaga kerja, material,
peralatan, overhead,
asuransi. Biasanya biaya overhead kantor pusat Penyedia tidak dapat diakomodasi.

Dalam prakteknya, perjanjian/kontrak yang ditawarkan PLN berada di antara fixed


price dan cost plus
fee, karena itu para pejabat pengadaan PLN perlu memahami perjanjian/kontrak
seperti apa yang
dapat memberikan VfM terbaik bagi PLN, sehingga membuka kemungkinan atas
berbagai tipe
perjanjian/kontrak yang mungkin dapat diterapkan. Misalnya, bagaimana PLN
bersikap jika ada suatu
kontraktor EPC yang menawarkan penggunaan mesin teknologi terbaru untuk
diujicobakan di PLN.
Teknologi terbaru tersebut menjanjikan penghematan biaya operasi dalam jangka
menengah dan
panjang, tetapi teknologi tersebut belum pernah diterapkan ditempat lain secara
komersial, namun
kontraktor bersedia untuk tidak memperoleh keuntungan finansial selama masa
pembangunan dan
masa uji coba selama kurun waktu tertentu. Dengan membuka diri terhadap
perkembangan teknologi
terbaru yang diakomodasi dalam perjanjian/kontrak yang fleksibel, maka PLN dapat
mengejar
momentum bisnis dan teknologi dengan tetap memperhatikan aspek tata kelola
perusahaan yang
baik.

Diantara jenis perjanjian/kontrak fixed price dan cost plus fee tersebut, ada
berbagai jenis
perjanjian/kontrak lain, misalnya :

a. Supplier incentive contract, yaitu kontrak yang memberikan insentif lebih


jika kinerja Penyedia
melebihi indikator yang ditetapkan, misalnya penyerahan Comercial
Operation Date (COD) lebih
cepat dibandingkan jadwal. Di lain pihak, Penyedia akan mendapatkan laba
yang lebih sedikit jika
biaya pekerjaan melebihi anggaran atau target kinerja, seperti jadwal
tidak terpenuhi.

b. Variasi lainnya misalnya cost plus fixed percentage, cost plus fixed fee,
atau cost plus fixed fee
with guaranted maximum price contract/bonus/sharing any cost saving.

1.7. Pentingnya Pendayagunaan Produk Dalam Negeri

BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional, diantaranya
dengan
mendayagunakan produk dalam negeri. PLN melihat bahwa selain tugas untuk
mendorong
pendayagunaan produk dalam negeri sebagai bagian dari tugas mendorong ekonomi
nasional, dalam
hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga menguntungkan PLN langsung
atau tidak
langsung, karena membuka kemungkinan tumbuhnya pasar Penyedia, yang nantinya
akan
menurunkan risiko suplai bagi PLN.

Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan sendiri oleh
Unit Induk PLN,
atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri dengan metode open book
system, maka
PLN dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan
supply chain dari suatu
parts. Dengan demikian PLN dapat mempunyai pengetahuan dan posisi tawar yang
lebih baik
terhadap pasar Penyedia, terutama parts yang masih disediakan oleh Penyedia OEM
yang basis
produksinya di luar negeri. Ini akan menguntungkan PLN karena para Penyedia tahu
bahwa PLN atau

14
workshop dalam negeri mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dengan
struktur
biaya yang wajar.

Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari strategi pengadaan dan


perjanjian/kontrak, dan tidak
terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan
merupakan bagian
suatu strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak. Insentif dapat diberikan
dengan mempertimbangkan
dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan
memerlukan bisnis
secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN, dengan tetap menerapkan prinsip
pengadaan yang
sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang wajar, dan harganya
maksimal sama
dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.

1.8. Prinsip Dasar

Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang


menjelaskan amanat dari
Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tentang
Pedoman
Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara (Permen
BUMN
05/2008) dan Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-
15/MBU/2012
Tentang Perubahan Atas Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Badan
Usaha
Milik Negara peraturan perubahannya Permen BUMN (Permen BUMN 15/2012), maka
dalam
Pedoman Umum Pengadaan PLN menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Efisien: Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang


optimal dan
terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan
seminimal
mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.

b. Efektif: Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah


ditetapkan dan
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan.

c. Kompetitif: Berarti Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia


Barang/Jasa yang
memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara
Penyedia
Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan
ketentuan dan
prosedur yang jelas dan transparan.

d. Transparan: Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa,


termasuk
syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,
penetapan calon
Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa
yang berminat.

e. Adil dan wajar: Berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon
Penyedia
Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

f. Akuntabel: Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga


menjauhkan
dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

1.9. Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa

Berdasarkan filosofi pengadaan yang telah dijelaskan sebelumnya, yang


menjelaskan amanat dari
Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen BUMN 15/2012, maka
Pedoman
Umum Pengadaan Barang/Jasa PLN, menerapkan Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa
sebagai berikut:

15
1. Menyesuaikan dengan Permen BUMN 05/2008, sebagaimana telah diubah dengan Permen
BUMN 15/2012 dan international good procurement practice. Sehingga PLN sebagai
badan
usaha dapat melakukan pengadaan barang/jasa secara cepat, fleksibel, efisien dan
efektif, agar
tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan kerugian, dan dapat
memenuhi
kebutuhan bisnis dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif,
kompetitif,
transparan, adil dan wajar, serta akuntabel.

2. Meningkatkan nilai PLN sebagai konsumen dengan melakukan agregasi kebutuhan dan
membuat Strategi Perjanjian/Kontrak yang tepat sesuai dengan hasil riset pasar
PLN.

3. Mengubah Strategi Pengadaan PLN dari transaksional dan jangka pendek, menjadi
kemitraan
dan berjangka lebih panjang, yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good
practice yang
berlaku, sehingga PLN akan bermitra dengan perusahaan yang berkinerja baik dan
beritikad baik
untuk berbagi manfaat dan biaya secara terbuka.

4. Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia yang memadai, melalui penilaian


kualifikasi (atau
Prakualifikasi) secara periodik dan DPT yang selalu dimutakhirkan berdasarkan
kinerja, sehingga
dapat dihindari hubungan bisnis dengan Penyedia yang mempunyai kinerja buruk dan
tidak
bernilai tambah.

5. Mendorong Produksi Dalam Negeri, rancang bangun, dan perekayasaan nasional,


sesuai
ketentuan perundangan yang berlaku.

6. Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan


Terafiliasi
BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN,
serta
produsen dalam negeri peralatan ketenagalistrikan dalam rangka meningkatkan
efisiensi usaha
dan perekonomian nasional.

16
BAB II
ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)

Sesuai dengan praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang
baik, dalam suatu
organisasi perlu ada struktur organisasi yang memisahkan fungsi, memberikan
wewenang/otorisasi, tugas,
dan tanggung jawab yang baik, serta staf yang profesional dan kompeten sesuai
dengan tanggung
jawabnya.

Oleh karena itu struktur organisasi pengadaan di PLN dirancang untuk menerapkan
sistem pengendalian
internal yang baik, dengan memisahkan fungsi, wewenang/otorisasi, tugas dan
tanggung jawab, dalam
beberapa pihak, sesuai proses bisnis pengadaan yang baik dan mencakup keseluruhan
siklus daur hidup,
yang diwakili dalam beberapa pihak sesuai gambar di bawah ini.

Gambar 2.1 Gambaran Umum Peran Para Pihak Dalam Pengadaan Proyek

Proyek dimulai 1 3 tahun Proyek ditutup

Konseptualisasi

Engineering
& Design,
Bid Doc

Pemilihan
Penyedia
Konstruksi,
Manajemen
Kontrak

Operasional

Pengguna /
Wakil Pengguna
Pengguna/ Wakil
Pengguna

Pejabat
Perencana
Pejabat
Pengadaan
Pelaksana
Pengadaan

Gambaran di atas merupakan gambaran umum dalam suatu proyek pembangunan (investasi)
di PLN,
seperti pembangunan pembangkit dengan EPC atau konstruksi transimisi atau
distribusi. Gambaran di
atas dapat disesuaikan dengan jenis pengadaan lain yang mempunyai kekhasan
tersendiri.

Tahapan sesuai gambaran di atas berjalan tidak saja secara berurutan, tetapi juga
ada overlaps antara
tahap yang satu dengan yang lainnya, dan memperlihatkan bahwa koordinasi dan
komunikasi antara para
pihak yang terlibat dalam pengadaan di PLN harus berjalan dengan baik.

Berdasarkan gambaran umum di atas, maka secara umum dalam organisasi pengadaan yang
sesuai
kategori strategis di Kantor Pusat dan Unit Induk, maka ada beberapa pihak yang
terlibat dalam
pengadaan. Untuk pekerjaan yang berada dalam kategori lainnya, maka organisasi
disesuaikan dengan
tetap memelihara prinsip pembagian tugas dan wewenang.

17
2.1. Pengguna Barang/Jasa

Secara umum Pengguna Barang/Jasa adalah penerima manfaat paling akhir (ultimate
beneficiary)
atau pengguna dari barang, jasa, atau pekerjaan yang dihasilkan dari suatu
proses pengadaan.
Pengguna Barang/Jasa terlibat dalam konseptualisasi suatu kebutuhan, Engineering
dan Design
untuk memenuhi kebutuhan tersebut (diantaranya perencanaan dan pembuatan RKS),
serta terlibat
dalam manajemen perjanjian/kontrak dan utilisasi hasil pengadaan tersebut.

Dalam praktek di PLN, maka fungsi Pengguna Barang/Jasa disesuaikan dengan


kebutuhan dan batas
kewenangan, dapat berupa Direksi atau Pejabat satu tingkat di bawah Direksi atau
GM/Kepala atau
Pejabat yang diberi kuasa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa dalam
lingkungan kerja PLN.

Pengguna Barang/Jasa dapat menjadi penandatangan perjanjian/kontrak (Contract


Award Authority),
sesuai dengan batasan kewenangan.Contract Award Authority secara keseluruhan
bertanggung
jawab terhadap proses pengadaan, termasuk perencanaan pengadaan sesuai
kewenangannya.

Tetapi Contract Award Authority dapat juga bukan pengguna langsung, tetapi
merupakan Pengguna
Antara, seperti pejabat struktural PLN di Kantor Pusat yang menangani suatu
bidang tertentu,
misalnya Transmisi, Distribusi, atau Pembangkitan. Pejabat struktural ini
ditugaskan untuk melakukan
konsolidasi pengadaan, misalnya konsolidasi kebutuhan parts untuk Distribusi,
maka dapat ditunjuk
atau disepakati perjanjian/kontrak dikelola oleh Kepala Divisi Distribusi atau
Direksi yang terkait,
mewakili Unit Induk yang membutuhkan parts distribusi.

Gambar 2.2 Kolaborasi Dalam Pengadaan

+ =
Pengguna Pengetahuan
mendefinisikan dari Pejabat
Value for Money
kebutuhan Pengadaan

Dalam hal contract award authority ini, perlu diperhatikan bahwa secara prinsip
pengadaan
merupakan kolaborasi antara dua pihak, yaitu Pengguna dan Pejabat Pengadaan.
Kolaborasi ini juga
mensyaratkan adanya check and balance, sehingga dapat mencapai Value for Money
yang optimal.

Secara prinsip, Pengguna adalah pihak yang mempunyai kebutuhan, yang


mendefinisikan spesifikasi,
dan yang mempunyai anggaran serta dipantau indikator kinerjanya, oleh karena itu
Pengguna adalah
pihak yang menandatangani perjanjian/kontrak.

Pejabat Pengadaan secara prinsip membantu Pengguna dengan menyediakan jasa dalam
hal, antara
lain:

a. Peran strategis : pemahaman atas pasar & rantai suplai; sourcing dengan
pengetahuan detail
mengenai kualitas, biaya, dan delivery; melakukan standardisasi &
konsolidasi, dan sebagainya.
b. Peran Taktis : keterampilan negosiasi, menyusun perjanjian/kontrak, dan
sebagainya.

18
c. Peran Operasional : mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK), dan
sebagainya.

Pedoman ini dirancang agar Pengguna terlibat selama proses pengadaan,


berkolaborasi dengan
Pejabat (Perencana/Pelaksana) Pengadaan, tetapi tetap menjaga check and balance,
dan
menandatangani perjanjian/kontrak sebagai pemilik pekerjaan.

2.2. Wakil Pengguna

Wakil Pengguna adalah pejabat struktural yang diberi tugas fungsi mewakili
Pengguna Barang/Jasa
dalam hal pengadaan, terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian
perjanjian/kontrak, baik di
Divisi Kantor Pusat dan Unit, disebut juga Requisitioner. Wakil Pengguna
bekerjasama dengan
Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan di Kantor Pusat dan
Unit Induk
untuk menyediakan informasi yang diperlukan selama tahap Perencanaan Pengadaan
Korporat,
Perencanaan Pengadaan Unit, Persiapan Pengadaan per Paket, Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa, dan proses Finalisasi Perjanjian/Kontrak. Wakil Pengguna juga
secara aktif mengelola
perjanjian/kontrak pengadaan dan perubahannya (bila ada) mewakili Pengguna
Barang/Jasa.

Sesuai dengan kebutuhan dengan tetap memperhatikan sistem pengendalian internal


yang baik,
maka fungsi Wakil Pengguna dapat dimodifikasi sesuai kondisi yang ada.

2.3. Pejabat Perencana Pengadaan

Pejabat Perencana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat dan di


Unit Induk, yang
mempunyai fungsi perencanaan pengadaan, kecakapan profesional dengan kualifikasi
tertentu,
pengalaman dan kemampuan untuk menangani perencanaan portofolio pengadaan yang
ditugaskan
kepada mereka, terutama yang masuk dalam kategori Strategis, Leverage, dan
Critical/Bottleneck.

Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menghasilkan Rencana Pengadaan


Korporat atau
Unit Induk dan Strategi Pengadaan PLN yang berlaku setiap tahun, serta menangani
DPT (lebih lanjut
lihat Bab 3 Perencanaan Pengadaan Korporat).

2.4. Pejabat Pelaksana Pengadaan

Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah jabatan struktural di Kantor Pusat, Unit


Induk dan Unit
Pelaksana, yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa, yang mempunyai kecakapan
profesional
dengan kualifikasi tertentu, pengalaman dan kemampuan untuk menangani portofolio
pengadaan
yang ditugaskan kepada mereka.

Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan yang utama adalah melaksanakan proses


pengadaan sesuai
dengan rencana pengadaan yang sudah disusun bersama dengan Wakil Pengguna dan
Pejabat
Perencana Pengadaan, mulai dari Pengumuman, Evaluasi, sampai
ke Penyusunan
Perjanjian/Kontrak.

Dalam kondisi tertentu, Pengguna Barang/Jasa dapat menunjuk pihak luar untuk
menjadi procurement
agent yang menjalankan tugas sebagai Pejabat Pelaksana Pengadaan. Justifikasi
atas kondisi dan
pemilihan ini diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa kepada Value for Money
Committee untuk
mendapatkan rekomendasi dan harus dilakukan dengan menjaga prinsip good
governance.

19
Procurement agent tersebut dapat berupa perusahaan atau lembaga yang mempunyai
keahlian yang
sesuai. Procurement agent dipilih berdasarkan metode pengadaan yang sesuai,
baik sebagai swasta,
lembaga nonprofit (baik nasional maupun internasional, seperti World Bank,
ADB), atau lembaga
pemerintah (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP),
universitas, Unit
Layanan Pengadaan Kementerian/Pemerintah Daerah (ULP).

2.5. Value for Money Committee.

Value for Money Committee adalah komite kajian kesesuaian antara prinsip value
for money dan
prosedur untuk pengadaan di PLN. Keanggotaan komite ini melekat pada fungsi
jabatan tertentu dan
ditetapkan oleh Direksi atau Keputusan General Manager/Kepala di Unit Induk.

Secara umum Value for Money Committee bertugas untuk:

a. Menilai kecukupan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk seluruh


portofolio pengadaan
PLN, untuk menjadi pedoman pengadaan secara umum dalam satu tahun
anggaran.
b. Menilai kecukupan rekomendasi calon pemenang suatu pengadaan kepada Pengguna
Barang/Jasa, dengan melihat unsur value for money, untuk pekerjaan yang
dinilai besar, sesuai
batasan kewenangan di PLN.
c. Menilai strategi lain atau keputusan lain terkait pengadaan yang
diperlukan.

2.6. Implementasi Pembagian Peran dan Tanggung Jawab dalam Organisasi Pengadaan
Barang/Jasa

Implementasi dalam organisasi pengadaan dapat disesuaikan dengan kondisi yang


ada, dengan tetap
menjaga praktek manajemen yang baik dan sistem pengendalian internal yang baik,
seperti
pemisahan fungsi, wewenang, otorisasi dan pencatatan dalam pengadaan, serta
staf yang profesional
dan kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya.

20
BAB III
PERENCANAAN PENGADAAN KORPORAT

3.1. Perencanaan Pengadaan Korporat

Pengadaan Barang/Jasa mempunyai dampak signifikan terhadap pencapaian tujuan


dari PLN, oleh
karena itu PLN menetapkan Rencana Pengadaan Korporat pada setiap periode.
Rencana Pengadaan
Korporat adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan korporat atas barang dan
jasa, yang disusun
sesuai dengan portofolio pengadaan PLN dan membedakan antara Strategic,
Critical/Bottleneck,
Leverage, dan Rutin, beserta strategi masing-masing, estimasi kuantitas,
estimasi nilai, estimasi
waktu penyerahan, estimasi anggaran, dan target secara korporat.

Tujuan Perencanaan Pengadaan Korporat adalah sebagai berikut:

a. Untuk mempersiapkan Strategi Pengadaan Korporat PLN, yang dilakukan


berdasarkan riset
pasar dan analisis risiko atas spend analysis portofolio pengadaan barang
dan jasa PLN.
b. Untuk menetapkan target pengadaan korporat, diantaranya target konsolidasi
Rencana
Pengadaan, target kualitas, target optimum inventory level, target
pemanfaatan produksi dalam
negeri, beserta pengukuran atas pencapaian tujuan dan kinerja pengadaan
PLN, agar dapat
dilakukan benchmark secara berkala.
c. Untuk mengoptimalkan integrasi berbagai sistem dan database terkait
pengadaan barang dan
jasa, termasuk database DPT yang diupdate berdasarkan kinerja dan
perjanjian/kontrak.
d. Untuk mengoptimalkan harmonisasi kebijakan dan implementasi serta standar
pengadaan.

Perencanaan Pengadaan Korporat menjadi tanggung jawab Direktorat yang menangani


perencanaan
Pengadaan di tingkat Kantor Pusat PLN, mengkoordinasikan seluruh perencanaan
kebutuhan
pengadaan barang/jasa PLN, baik yang dibutuhkan di Kantor Pusat maupun Unit
Induk. Sedangkan
perencanaan strategi pengadaan di tingkat Unit Induk dikoordinasikan oleh Unit
Induk atau pejabat
yang ditunjuk sebagai Wakil Pengguna, dibantu oleh Pejabat Perencana Pengadaan.

Dokumen yang dihasilkan dari proses perencanaan pengadaan korporat adalah


Dokumen Rencana
Pengadaan Korporat.

Perencanaan Strategi Pengadaan dilakukan secara periodik sesuai siklus


perencanaan PLN, baik
dalam satu tahun kalender atau gabungan beberapa tahun kalender.

Gambar 3.1 Pelaksanaan Perencanaan Strategi Korporat


2. 5.
Mengkaji Identifikasi
portofolio tujuan & strategi
pengadaan PLN pengadaan
1. korporat

6.
Mengkaji
Pengukuran
tugas &
kinerja
strategi
pengadaan
korporat PLN
3. 4.
Mengkaji Riset Pasar &
kapabilitas & Penyusunan
organisasi DPT
pengadaan PLN

21
Pelaksanaan Perencanaan Strategi Pengadaan Korporat ini dilakukan meliputi
kegiatan-kegiatan
antara lain:
a. Melakukan kajian atas tugas dan strategi PLN secara korporat.
b. Melakukan kajian atas portofolio pengadaan PLN (kategori dan standardisasi
barang dan jasa di
PLN, seperti energi primer, material distribusi utama, material transmisi
utama, dan sebagainya).
c. Melakukan kajian atas kapabilitas dan organisasi pengadaan di PLN.
d. Melakukan Riset Pasar dan penyusunan DPT.
e. Melakukan identifikasi tujuan dan strategi pengadaan korporat PLN sesuai
portofolio pengadaan
PLN.
f. Melakukan pengukuran kinerja atas strategi pengadaan korporat.

3.1.1. Kajian Tugas dan Strategi Korporat PLN

Tujuan akhir dari pengadaan adalah memberi nilai tambah untuk PLN dalam
melaksanakan
visi dan misi perusahaan. Kegiatan pengadaan mendukung pencapaian mandat
PLN dengan
memberikan masukan (barang, jasa, dan pekerjaan) terhadap kegiatannya.

Karena itu sebelum membuat strategi pengadaan PLN, perlu dikaji dahulu
tugas dan strategi
PLN secara korporat, seperti business plan, dan dokumen perencanaan
strategis lainnya.

3.1.2. Kajian Portofolio Pengadaan PLN

Kegiatan ini adalah mengkaji procurement spend dan membuat procurement


profile.
Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan komprehensif
semua
kebutuhan barang, jasa dan pekerjaan di PLN.

Spend analysis ini dapat berupa beberapa hal sebagai berikut:

a. Nilai belanja dan transaksi per komoditas atau kategori, dan


sebagainya.

b. Berapa banyak Penyedia per komoditas atau kategori, dan sebagainya.

c. Nilai rata-rata pembelian/pengadaan, dan sebagainya.

d. Nilai total pengadaan per Penyedia, dan sebagainya.

e. Distribusi transaksi menurut lokasi geografis, menurut kecil-besar, dan


sebagainya.

f. Nilai belanja dan transaksi per Divisi/Unit Induk, atau per Pejabat
Pelaksana Pengadaan,
dan sebagainya.

g. Jumlah staf yang terlibat per transaksi atau kelompok kategori, dan
sebagainya.

h. Perbandingan historis/tahunan tiap komoditas atau kategori, dan


sebagainya.
i. Perbandingan waktu antara berbagai metode pengadaan, sesuai nilai,
dan sebagainya.

j. Berapa banyak yang repeat order, berapa banyak perjanjian/kontrak


yang diterminasi,
dan sebagainya.

Untuk itu perlu dibuat standardisasi material dan spesialisasi pekerjaan


di PLN. Ini dapat
dilakukan dengan menganalisa hasil pengadaan masa lalu dan membuat
proyeksi masa
depan, yang dikaitkan dengan faktor risiko, sesuai Supply Positioning
Matrix, serta membuat
strategi yang sesuai dengan tiap kategori material dan spesialisasi
pekerjaan tersebut.

22
3.1.3. Kajian Kapabilitas dan Organisasi Pengadaan PLN

Tujuannya adalah untuk menilai apakah organisasi pengadaan PLN saat ini
mampu untuk
mencapai sasaran yang ditargetkan. Hal ini dilakukan dengan mengkaji
kapabilitas personalia
dan organisasi pengadaan di PLN, dengan melihat pada:

a. Tugas, tanggung jawab, struktur, dan pelaporan.


b. Proses dan sistem pengadaan.
c. Kapasitas personalia yang terlibat dalam pengadaan.

Lebih lengkapnya sebagai berikut:

Aspek Yang dianalisa


Tugas, tanggung x Apakah tugas dan tanggung jawab jelas
didefinisikan?
jawab, struktur,
x Siapa saja yang terlibat dalam pengadaan dan
bagaimana garis
pelaporan,
tanggung jawabnya?
x Sejauh mana pengadaan dipusatkan atau
didesentralisasikan?
x Sejauhmana tanggung jawab dari Pejabat Perencana
Pengadaan terhadap pengadaan
Leverage dan
Critical/Bottleneck? Bagaimana
pengadaan yang
didesentralisasikan di Unit Induk?
x Apakah informasi riset pasar, katalog produk,
DPT, mudah
diakses?
x Bagaimana penilaian kinerja Direktorat yang
menangani
pengadaan?
Proses dan sistem x Bagaimana pengadaan dilakukan untuk berbagai
kategori dan
pengadaan material, termasuk apakah dianalisa biaya
transaksinya?
x Apakah sistem e-procurement dipakai? Seperti e-
catalogues,
e-tendering, inventory management, pembayaran,
dan
sebagainya?
x Bagaimana pengadaan yang dipusatkan dilakukan,
seperti
kontrak jangka panjang, kontrak payung,
prakualifikasi, DPT,
dan sebagainya?
x Apakah informasi manajemen pengadaan mudah
diakses?
Termasuk portofolio pengadaan, informasi
kinerja Penyedia.
x Apa saja tools yang ada dan bagaimana
diimplementasikan?
Seperti standar pengumuman, standar RKS,
standar bidding
document, dan Standard Operation Procedures
(SOP) lainnya
x Apa saja hasil audit terakhir dan
perbaikannya?
x Apa saja isu dan trend yang muncul dalam Value
for Money
Committee?
x Apa saja isu dan trend yang muncul dalam
Contract Discussion
dengan calon Penyedia?
Kapasitas personalia x Apakah tingkat kapasitas personalia sepadan
dengan portofolio
yang terlibat dalam yang ditugaskan?
pengadaan
x Apakah tingkat kapasitas dievaluasi secara
rutin?
x Apakah ada strategi jangka panjang dalam
rekrutmen, seleksi,
pelatihan, sertifikasi personalia?

23
3.1.4. Riset Pasar dan Penyusunan Daftar Penyedia Terseleksi (DPT)

Kegiatan berikutnya terkait dengan Riset Pasar dan proses penyusunan DPT.
Riset Pasar
adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh informasi yang
relevan terkait
kebutuhan pengadaan barang, jasa atau pekerjaan, yang akan digunakan untuk
membuat
strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak untuk mencapai tujuan pengadaan
yang
ditetapkan. Data dan informasi yang perlu dikumpulkan termasuk informasi
biaya dan harga,
perkembangan teknologi dan rekayasa termutakhir, beserta alternatifnya,
serta kualifikasi
Penyedia yang diharapkan. Proses Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence
merupakan bagian
dari Riset Pasar.
Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam Supply
Positioning
Matrix (lihat Gambar 1.4). Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi
Penyedia yang
mampu melalui proses Penilaian Kualifikasi. Untuk kategori
Critical/Bottleneck, Leverage,
atau Strategis, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan analisis penuh
terhadap pasar
Penyedia, yang dikelompokkan ke dalam enam kategori:

1. Struktur Pasar:

a. Berapa banyak Penyedia di pasar;


b. Ukuran Penyedia (kapasitas produksi, pangsa pasar);
c. Lokasi geografis Penyedia;
d. Tingkat konsentrasi pasar;
e. Bagaimana struktur kepemilikan dari pasar;
f. Siapa market leaders dan followers;
g. Bagaimana tingkat diferensiasi produk.

2. Kompetisi:
a. Bagaimana Penyedia berkompetisi, dari segi kualitas, harga,
service, dan
sebagainya;
b. Apa barriers to entry ke pasar;
c. Apakah ada competitive advantage dari suatu Penyedia tertentu;
d. Bagaimana trend pasar;
e. Apakah ada pembatasan atau pengaturan oleh pemerintah, seperti
ijin-ijin operasi,
sertifikasi, dan sebagainya.

3. Rantai Suplai:
a. Seberapa kompleks rantai suplai;
b. Apakah stabil atau rentan terhadap sesuatu;
c. Apakah ada tingkat ketergantungan tinggi terhadap suatu Penyedia
atau sub
kontraktor;
d. Bagaimana tiap tahap dari rantai suplai berkontribusi terhadap
produk akhir/ end
product;
e. Bagaimana tipikal metode transportasi dan pengantaran.
4. Barang/Jasa Pengganti:

a. Apakah ada barang dan jasa lainnya yang ada dan bisa memenuhi
kebutuhan dari
Pengguna;
b. Apakah ada pengganti yang dapat memenuhi persyaratan yang sama;

24
5. Nilai PLN sebagai Konsumen:

a. Bagaimana pangsa pasar PLN sebagai konsumen;


b. Apakah PLN merupakan mitra bisnis utama, sapi perah/cash cow, atau
dilihat
sebagai gangguan dari Penyedia;
c. Bagaimana tingkat keatraktifan dari PLN sebagai konsumen.

6. Faktor Lingkungan Luar:

Termasuk diantaranya analisis ekonomi, hukum, budaya,


politik,
lingkungan/sustainability, yang mempunyai dampak terhadap PLN dalam melakukan
operasinya, antara lain:

a. Apa dampak dari perubahan iklim ekonomi di tingkat nasional dan


internasional
terhadap PLN dan industri Penyedia, termasuk nilai tukar dan suku
bunga;
b. Apakah ada kelompok-kelompok sosial tertentu yang dapat berdampak terhadap
pasar. Apakah ada masalah sensitivitas budaya yang dapat berdampak
terhadap
pengadaan;
c. Apakah ada peraturan nasional yang bedampak terhadap suatu industri
Penyedia,
seperti Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN);
d. Apakah isu utama lingkungan yang bisa berdampak terhadap suatu industry;
e. Penyedia mana yang lebih maju dalam isu lingkungan/sustainability.

Sumber informasi Riset Pasar dapat digali dari berbagai sumber, antara lain:

a. Sumber internal: daftar Penyedia yang ada, kontrak yang ada, dan sebagainya.

b. Perusahaan lain: perusahaan listrik lain di ASEAN/Asia/dunia, perusahaan BUMN


lain,
dan sebagainya.

c. Referensi lain: Buku Kuning telepon, daftar dari asosiasi, majalah dan
publikasi khusus
kelistrikan dan keteknikan, dan sebagainya.

d. Request For Information (RFI): RFI biasanya merupakan iklan yang dipasang di
media
bersirkulasi luas, media khusus profesi, surat kepada perusahaan yang sudah
diketahui,
dan sebagainya. RFI harus dilakukan secara tertulis dan bersifat permintaan
informasi
yang tidak mengikat. Informasi yang didapatkan, diantaranya permintaan
spesifikasi
teknis, indikasi harga, indikasi ketersediaan suplai.

e. Request for Expression of Interest (REOI): Request for expression of interest


(REOI)
adalah metode untuk menyebarkan informasi seluas mungkin kepada calon Penyedia
untuk mendaftar sebagai Daftar Penyedia Terseleksi, yang kemudian dapat
dilakukan
penilaian kualifikasi, Due Diligence, atau diundang langsung sesuai shortlist.
Informasi
yang diminta untuk dimasukkan, diantaranya dapat berupa surat pernyataan
minat,
katalog produk, sumberdaya, kualifikasi, kemampuan teknis, keuangan, riwayat
pengalaman, infrastruktur etika, manajemen K3 (Kesehatan dan Keselamatan
Kerja),
aspek lingkungan.

Dalam kaitan ini juga dilakukan Kajian Risiko Pengadaan. Risiko merupakan paparan
atas
kerugian karena dampak dari uncertainty. Risiko selalu ada pada setiap tahap
pengadaan.

25
Proses mengelola risiko merupakan tanggung jawab dari unit bisnis
(manajemen), yang
dibantu oleh fungsi manajemen risiko.

Analisis atas risiko pengadaan merupakan tanggung jawab Pejabat Perencana


Pengadaan
yang dibantu oleh Wakil Pengguna tiap Divisi dan fungsi manajemen risiko.
Pada pengadaan
yang bersifat strategis, Pengguna Barang/Jasa dapat meminta kajian risiko
pengadaan yang
lebih komprehensif kepada Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh Wakil
Pengguna,
dan fungsi manajemen risiko.

Selanjutnya adalah Penilaian Kualifikasi, Due Diligence, dan DPT. Secara


umum PLN akan
melakukan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence untuk portofolio
pengadaan PLN, untuk
menghasilkan DPT yang berlaku dalam masa tertentu, dan dengan penyesuaian
terhadap
kondisi Penyedia yang ada secara periodik atau setiap kebutuhan yang
dipandang perlu.
Adanya DPT dengan Penilaian Kualifikasi dan Due Diligence memberi
kepastian bahwa
penawaran pekerjaan hanya dilakukan kepada calon Penyedia yang telah
memenuhi
persyaratan PLN, untuk itu Pejabat Perencana Pengadaan dapat memanfaatkan
data dari
hasil REOI atau membuka undangan prakualifikasi khusus.

PLN memberlakukan DPT untuk mempermudah proses pengadaan, akan tetapi PLN
juga
perlu mempunyai strategi khusus bagaimana daftar ini tidak menjadi barrier
to entry
(menghalangi) perusahaan yang memang mempunyai kredibilitas dan kemampuan
di suatu
bidang, untuk berusaha di bidang lain. PLN berkepentingan untuk memperluas
pasar
Penyedia dan mengamankan suplai, baik pada tingkat daerah, nasional, dan
internasional.
Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyusun strategi ini.

Hasil proses diatas adalah adanya DPT yaitu daftar Penyedia yang lulus
penilaian kualifikasi
dan secara periodik dimutakhirkan untuk mengetahui kinerja terakhir. DPT
memuat juga daftar
hitam dari Penyedia yang tidak berkualifikasi baik atau kinerja buruk.
Daftar ini ada yang
bersifat nasional dan lokal. DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana
Pengadaan dan Wakil
Pengguna di Unit Induk, dengan persyaratan kualifikasi yang disesuaikan
dengan
kemampuan Penyedia lokal, membuka kesempatan bagi Penyedia lokal yang
sudah
berpengalaman di luar PLN, atau mempunyai sertifikat yang diperlukan, agar
pasar Penyedia
PLN tetap kompetitif. Sedangkan DPT yang bersifat nasional atau DPT
Korporat dibuat oleh
Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor Pusat untuk dipergunakan dalam
proses pemilihan
Penyedia Barang/Jasa secara nasional.

Masa Berlaku DPT disesuaikan antara kebutuhan untuk mempermudah pekerjaan


pengadaan
PLN dengan upaya mendapatkan Penyedia baru yang mampu. Oleh karena itu DPT
dapat
berlaku dalam satu periode, misalnya tiga tahun, dengan penyesuaian dan
pembukaan
penilaian kualifikasi dilakukan secara periodik.

3.1.5. Kajian Tujuan dan Strategi Pengadaan PLN

Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi tujuan pengadaan PLN,


yang dibangun dari
analisis yang sudah dilakukan sebelumnya. Tujuan ini, misalnya:

a. Mengurangi inventory dari 120 menjadi 80 hari.


b. Mengurangi jumlah transaksi dan kegiatan administrasi pengadaan
(seperti jumlah
invoice) sebesar 30%.
c. Menghemat 15% dari total anggaran pengadaan di kategori Leverage.

26
d. Meningkatkan keamanan Penyediaan (security of
supply) untuk kategori
Critical/Bottleneck, dan tetap menjaga total inventory PLN sesuai
target 80 hari dalam
waktu 2 tahun.
e. Implementasi ISO 9001 pada proses pengadaan di PLN.
f. Meningkatkan jumlah Pejabat Perencana dan
Pelaksanan Pengadaan yang
mendapatkan sertifikasi internasional.

Kegiatan berikutnya adalah melakukan identifikasi strategi pengadaan


PLN untuk setiap
kategori barang, jasa atau pekerjaan sesuai Supply Positioning Matrix
dan digabungkan
dengan hasil Riset Pasar untuk menjadi rekomendasi strategi pengadan
dan kontrak terhadap
portofolio PLN, yang dapat memberikan value for money terbaik untuk
PLN.

3.1.6. Pengukuran Kinerja Pengadaan PLN

Kegiatan berikutnya adalah melakukan pengukuran kinerja atas strategi


korporat sesuai
portofolio pengadaan PLN. Ini dilakukan dengan membandingkan antara
tujuan, target dan
indikator kinerja utama yang disepakati PLN,dapat juga dilakukan
benchmarking dengan
perusahaan lain, seperti perusahaan listrik di ASEAN, atau sesama BUMN.

Tabel 3.1 Contoh Ukuran Kinerja

Ukuran kinerja
Indikator
Efisiensi dari proses kompetisi 1. Banyaknya penawaran yang
sesuai RKS.
2. Banyaknya Penyedia yang
memasukkan penawaran.
3. Masukan positif dari
Penyedia dalam proses
pengadaan.

Pengurangan biaya/peningkatan biaya secara 1. Tingkat/Jumlah


penghematan/pengurangan biaya
positif (cost reduction/improvement) yang tercapai.
2. Tingkat/Jumlah biaya
pengadaan di Kantor Pusat
karena agregasi
dibandingkan penghematan waktu
dan biaya yang dicapai.
3. Pengurangan inventory.
4. Berkurangnya barang yang
terlambat distok.
5. Jumlah barang, jasa, dan
pekerjaan yang tidak
memuaskan.
Manajemen Penyedia 1. Banyaknya Penyedia baru
yang masuk dalam DPT,
banyaknya penyerahan
Proyek/COD yang mundur
dari jadwal.
2. Tingkat kualitas yang
tercapai.

Efisiensi sistem dan proses internal 1. Volume dari transaksi


bernilai rendah (low value).
2. Penggunaan mekanisme
agregasi kebutuhan, kontrak
payung, atau kontrak jangka
panjang.
3. Pengurangan biaya
transaksi.
4. Kepuasan konsumen internal
(pengguna).

Manajemen pengadaan 1. Persentase personalia


pengadaan bersertifikasi
internasional.
2. Jumlah hari pelatihan.

27
3.2. Sarana Elektronik untuk Pengadaan Barang/Jasa PLN

PLN perlu memaksimalkan pemanfaatan sarana elektronik pengadaan barang/jasa


untuk menyusun
perencanaan pengadaan korporat, menjadi basis data Daftar Penyedia Terseleksi
(DPT), dan menjadi
portal E-Procurement.

Tujuan sarana elektronik untuk pengadaan barang/jasa PLN diantaranya adalah:

a. Untuk lebih meningkatkan integrasi antar unit, sistem, dan database yang ada
di PLN, dengan
mengoptimalkan pemanfaatan, peningkatan, dan interkoneksi antara sarana
yang sudah ada,
diantaranya portal E-procurement PLN, modul material management di SAP,
Maximo (sistem
material manajemen), database Penyedia yang saat ini ada, sistem
pembayaran secara
elektronik.
b. Untuk lebih meningkatkan transparansi, kecepatan, efisiensi waktu dan biaya,
akuntabilitas,
proses pengadaan barang/jasa PLN.
c. Untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan, dan mengoptimalkan
pemanfaatan material
di gudang (baik material fast moving maupun material slow moving).
d. Untuk mengoptimalkan pengelolaan database kinerja Penyedia, dalam bentuk
DPT.

28
BAB IV

PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGADAAN


DI KANTOR PUSAT DAN UNIT INDUK

4.1. Perencanaan Pengadaan Di Kantor Pusat dan Unit Induk

Masing-masing Divisi di Kantor Pusat dan Unit Induk menyusun Rencana Pengadaan
setiap periode.
Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan atas barang/jasa,
kuantitas, waktu
penyerahan, dan estimasi anggaran. Rencana Pengadaan ini dibuat berdasarkan
RKAP yang telah
disetujui dan telah memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.

Tujuan Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk adalah untuk:

a. Mendapatkan Rencana Pengadaan yang terkoordinasi dan


terintegrasi, baik yang
dikonsolidasikan di Direktorat yang menangani Pengadaan di Kantor Pusat
atau didelegasikan ke
Unit Induk, atau didesentralisasikan ke Unit Induk dan unit dibawahnya.
b. Menghindari masalah yang terkait dengan perencanaan mendadak (last minute),
keadaan
darurat atau perencanaan yang buruk atau kualitas barang/jasa yang buruk.

Pada saat ini PLN sudah melakukan kegiatan perencanaan seperti tersebut diatas,
misalnya agregasi
kebutuhan energi primer yang dianggap strategis (gas, batubara, minyak) untuk
seluruh pembangkit
PLN di Divisi Kantor Pusat yang terkait. Agregasi bentuk lainnya untuk
kebutuhan leverage adalah
kebutuhan MTU dan MDU yang dilakukan melalui joint procurement.

Tanggung jawab perencanaan pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk adalah
Pejabat Perencana
Pengadaa# yang bekerjasama dengan Wakil Pengguna di masing-masing Divisi dan
Unit Induk.

Rencana Pengadaan ini diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna
Barang/Jasa
untuk mendapatkan persetujuan.

Pelaksanaan Perencanaan Pengadaan meliputi antara lain:

a. Melakukan kajian atas kebutuhan barang/jasa, termasuk kebutuhan antisipasi


jika terjadi
keadaan darurat, sumber daya yang dibutuhkan, waktu pemanfaatan serta
pendistribusian yang
menyesuaikan kebutuhan operasional dan proyek.
b. Pengguna Barang/Jasa menetapkan Rencana Pengadaan berdasarkan kegiatan
pekerjaan dan
Pagu Anggaran yang tercantum dalam RKAP, dengan menyesuaikan waktu
pelaksanaan
kegiatan dengan nilai disbursement dari masing-masing kegiatan pekerjaan.
Dalam hal untuk
tujuan efisiensi, Pengguna dapat menetapkan rencana Pengadaan Barang/Jasa
yang jangka
waktunya lebih dari satu (1) tahun anggaran dengan perjanjian/kontrak
jangka panjang.
c. Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat, termasuk rencana pengadaan
yang ditangani
bersama oleh Direktorat yang menangani Pengadaan, dengan memperhitungkan
antara lain
potensi konsolidasi dan skala ekonomi, berdasarkan Rencana Pengadaan
Korporat.
d. Melakukan pemutakhiran atas riset pasar dan mengkaji DPT dengan
berkoordinasi dengan
Pejabat Perencana Pengadaan.

29
Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah:

a. Dokumen Draft Rencana Pengadaan.


b. Dokumen Konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat.
c. Dokumen Final Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit Induk.

4.2. Penentuan Kewajaran Harga

Dalam menentukan penilaian kewajaran harga yang ditawarkan oleh Penyedia, maka
Pejabat
(Perencana dan Pelaksana) Pengadaan perlu memahami bagaimana metode penentuan
harga
(pricing methods) dari Penyedia, antara lain:
a. Cost, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa yang
akan diadakan.
b. Value or perceived value to customers, yaitu bagaimana pembeli dipersepsikan
oleh para
Penyedia. Jika Sellers Market, maka kemungkinan besar dapat terjadi
opportunistic pricing,
dimana harga dapat terdorong ke tingkat yang lebih tinggi dari
kewajarannya. Jika PLN
merupakan pembeli yang mempunyai natural monopoly, atau pembeli yang besar
di pasar
Indonesia, regional, atau internasional, maka secara umum, opportunistic
pricing sulit terjadi.
c. Trading conditions in the market, misalnya terjadi kelangkaan suatu bahan
seperti baja, atau
terjadi kondisi ekonomi yang tidak menguntungkan yang mendorong biaya
bunga naik tinggi.
d. Faktor lain dapat berupa: adanya dumping, adanya perusahaan yang hendak
menguasai pasar
dengan strategi harga yang rendah, produk baru, pangsa pasar, dan lain-
lain.

Dalam menentukan kewajaran harga dari Penyedia tersebut, Wakil Pengguna, Pejabat
Perencana
Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan perlu memahami dasar penyusunan HPS,
konsep
Total Cost of Ownership (TCOO), serta mampu melakukan analisa penawaran harga
dari Penyedia.

4.2.1. Dasar Penyusunan HPS

Pada prinsipnya HPS adalah alat untuk melihat kewajaran harga penawaran
dari segi biaya
produksi yang disusun secara internal, dan tidak dapat dipakai sebagai
satu-satunya
penggugur penawaran dan HPS tidak wajib diumumkan.

HPS disusun secara cermat dan profesional berdasarkan HPE. Proses


penyusunan HPE
berdasarkan harga pasar, kondisi ekonomi, perbandingan kontrak, analisa
harga satuan atau
harga material utama dan faktor lain yang dapat mempengaruhi HPE.
Pembuatan HPE dapat
melibatkan konsultan eksternal yang kompeten.
4.2.2. KonsepTotal Cost of Ownership (TCOO)

Dalam good procurement practice, secara umum biaya keseluruhan dari


pembelian sesuatu,
apakah barang, jasa atau pekerjaan, tidak hanya merupakan harga awal
yang ditawarkan
(initial purchase price), tetapi merupakan biaya keseluruhan yang dapat
terjadi selama masa
siklus hidup (lifetime) barang, jasa atau pekerjaan tersebut. Ini
biasanya diberlakukan pada
pengadaan kebutuhan yang sifatnya kompleks, seperti pembangunan
pembangkit, tetapi juga
dapat diberlakukan pada pengadaan yang lebih sederhana, misalnya
pembelian mobil (perlu
memperhitungkan, diantaranya ketahanan mesin, jaringan bengkel, harga
parts, konsumsi
bahan bakar, dan harga jual kembali).

30
Karena itu dalam penyusunan Pagu Anggaran dan HPS untuk pekerjaan yang
sifatnya lebih
kompleks, perlu mengimplementasikan konsep TCOO ini, dimana semua biaya
yang relevan
diperhitungkan, dan mencari penawaran yang dapat memberikan biaya paling
ekonomis
selama masa manfaat aset yang akan dibeli, mulai dari biaya:

a. Initiation (Initiation cost to acquire the asset), yaitu biaya akuisisi


sepert biaya desain, dan
semua biaya dan waktu yang diperlukan untuk memproses pengadaan
sampai
perjanjian/kontrak.
b. Price (Price to be paid for the asset), atau harga yang ditawarkan oleh
Penyedia untuk
menyediakan suatu asset.
c. Operation (Operating cost over the assets life), seperti biaya
tenaga kerja, biaya energi
primer untuk pembangkit, biaya pemeliharaan (seperti biaya parts,
biaya pemeliharaan,
ketahanan suatu mesin).
d. Disposal (Disposal cost of the asset), jika diperlukan, misalnya biaya
penghancuran suatu
konstruksi atau penggantian setelah habis umur ekonomisnya.

Gambar 4.1 Konsep Total Cost of Ownership

PLN saat ini sudah mengimplementasikan konsep ini, misalnya dalam


pembangunan
pembangkit serta pembelian trafo, dan tenaga listrik dari IPP, dan akan
memperluas
penerapan konsep TCOO ini ke berbagai kategori pengadaan yang relevan.

4.2.3. Analisis Harga Penawaran dari Penyedia

Dalam procurement good practice, pejabat pengadaan perlu memahami


bagaimana metode
pembentukan harga penawaran dari sisi Penyedia, agar mampu memberikan
posisi yang
terbaik bagi perusahaan sebagai pembeli. Ini juga menggambarkan pentingnya
PLN atau
afiliasinya mempunyai kemampuan reverse/re-engineering dalam hal
penyediaan parts,
maupun dalam melaksanakan pembangunan sendiri suatu pembangkit dengan
kontraktor
EPC internal. Dengan adanya kemampuan internal tersebut, maka pejabat
pengadaan PLN
akan lebih berdaya dalam mengevaluasi penawaran yang ada, karena memahami
bagaimana
sebuah aset dibangun atau dibuat (lihat Gambar 4.2.).

Beberapa analisis yang perlu dimiliki oleh pejabat pengadaan PLN adalah
melakukan
Purchase Price and Cost Analysis (PPCA), yaitu:
31
a. Pricing method : Marginal, Absorption, Opportunistic. Marginal pricing
prinsipnya adalah
pembentukan harga dengan menggunakan excess capacity,
sehingga hanya
mengenakan variable cost. Absorption costing adalah pembentukan harga dengan
memperhitungkan fixed dan variable costs. Sementara
Opportunistic adalah
pembentukan harga yang melihat berapa Pasar mau membeli dan bukan berangkat
dari
biaya produksi.

b. Manajemen perusahaan :Materials, Labour, Overheads, Profit. Pada prinsipnya


perlu
mengetahui bagaimana manajemen sebuah unit usaha dalam mengenlola material
untuk
produksi, tenaga kerja, komponen overhead, termasuk juga komponen laba yang
diharapkan.

c. TCOO (total cost of ownership), yaitu biaya yang terjadi selama masa
kepemilikan suatu
aset, dengan memperhitungkan Initiation (termasuk desain dan biaya pengadaan),
Price
(harga penawaran para Penyedia), Operation (biaya operasional, biaya
pemeliharaan,
biaya tenaga kerja), Disposal (penggantian atau penghancuran).

d. Indexation, atau pengaruh berbagai indeks harga komponen utama material terhadap
pembentukan harga, seperti harga baja, harga semen, dan sebagainya. Pemahaman
dan
pemakaian indeks yang disetujui sejak awal akan meminimalkan sengketa dalam
perubahan lingkup pekerjaan atau biaya. Pemakaian indeks secara wajar juga
menjadikan nilai perjanjian/kontrak bisa naik atau turun.

e. Variabel lainnya yang bisa mempengaruhi biaya. Misalnya contoh kecil harga
printer
sekarang semakin murah, tetapi harga cartridge tinta tetap mahal. Di sinilah
pabrikan
printer mencoba menjual printer sebanyak-banyaknya dengan harga murah, dengan
mengharapkan margin yang lebih besar pada operasional printer. Termasuk dalam
hal ini
adalah jika suatu bisnis lazimnya mensyaratkan cash flow yang cepat, dengan
demikian
jika pembeli bisa menjamin pembayaran yang lebih cepat, maka akan mendorong
harga
penawaran dari para Penyedia menjadi turun. Variabel lain seperti keperluan
maintenance, warranty, delivery, dan sebagainya.

Gambar 4.2. Pembentukan Harga Dari Sisi Penyedia dan Pembeli

32
4.3. Persiapan Pengadaan Per Paket

Setiap paket pengadaan yang telah ditetapkan dalam Rencana Pengadaan, Pejabat
Pelaksana
Pengadaan dibantu oleh Wakil Pengguna membuat rencana pengadaan per paket.
Tujuannya adalah
untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas,
tepat waktu, tepat
tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.

Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab menyiapkan Rencana Pengadaan


per paket,
bekerjasama dengan Wakil Pengguna di Divisi/Unit Induk tersebut. Rencana
Pengadaan per paket
diajukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa untuk
mendapatkan
persetujuan, dengan kelengkapan dokumen sesuai matriks di bawah ini.

Secara umum tabel 4.1.memperlihatkan alur kegiatan dan dokumen dari persiapan
pengadaan di
Kantor Pusat/Unit Induk/Unit Penunjang dan per paket pengadaan.

Tabel 4.1 Alur Kegiatan dan Dokumen

Kategori
Dokumen Yang
Critical/Bottleneck,
Kegiatan
Dihasilkan
Rutin Leverage,

Strategis
Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat/
Unit Induk/Unit Penunjang
1. Membuat Draft Rencana Pengadaan Dokumen Draft Rencana
Ya Ya
berdasarkan RKAP Pengadaan Unit
2. Kajian dan Konsolidasi dengan Dokumen Konsolidasi
Ya Ya
Perencanaan Pengadaan Korporat Pengadaan Korporat
3. Membuat dokumen final Rencana Dokumen Final Rencana
Ya Ya
Pengadaan Kantor Pusat/Unit Pengadaan Kantor Pusat/
Berupa Daftar
Induk/Unit Penunjang Unit Induk/Unit Penunjang
PO/SPK
Persiapan Pengadaan Per Paket
1. Pemutakhiran Riset Pasar & Penilaian Update Riset Pasar dan
Tidak Ya
Risiko Pengadaan Risiko Penilaian Risiko untuk
Paket Pengadaan tersebut
2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi /TOR Dokumen Spesifikasi/ TOR
Berupa PO/ Ya

SPK
3. Penyiapan Strategi Pengadaan dan Strategi Pengadaan dan
Tidak Ya
Kontrak Kontrak
x Pemilihan Jenis Kontrak
x Pemilihan Jenis Penawaran
x Pemilihan Metode Pengadaan &
Pengecualian
4. Review Value for Money (jika belum Rekomendasi
Tidak Ya
masuk dalam Strategi dan Kontrak (menggantikan fungsi Ijin
Pengadaan yang sudah ditetapkan Prinsip)
(Mengikuti Untuk yang bernilai
sebelumnya/ mengandung kebaruan
strategi besar (sesuai batas
metode, misalnya format kontrak baru.
pengadaan yang kewenangan, apakah
Jika VfM Committee adalah Komite sudah
di Kantor Pusat atau
Direksi, rekomendasi menjadi Ijin
ditentukan tiap di Unit Induk/Unit
Prinsip)
tahun) Penunjang)
5. Finalisasi Dokumen Pengadaan dan Dokumen Pengadaan/ RKS
Tidak Ya
RKS
6. Pembuatan HPS HPS
Ya Ya
7. Penetapan Dokumen Pengadaan dan Persetujuan Dokumen
Tidak Ya
HPS oleh Pengguna dan permintaan Pengadaan dan HPS oleh
dimulai proses pemilihan Penyedia, Pengguna, sekaligus
dari Pengguna ke Pejabat Pelaksana Permintaan dimulai proses
Pengadaan pemilihan Penyedia ke
Pejabat Pelaksana
Pengadaan

33
4.3.1. Pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan

Proses pemutakhiran Riset Pasar dan Penilaian Risiko Pengadaan dilakukan


bersamaan
dengan penyiapan Spesifikasi, TOR, agar Dokumen Pengadaan/RKS dan
Strategi
Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang akan dibuat berdasarkan pada
kondisi terakhir di
pasar.

4.3.2. Penyiapan/Kajian Spesifikasi/TOR

Spesifikasi atau deskripsi fisik atau fungsi dari suatu barang, jasa,
atau pekerjaan harus
memberikan deskripsi yang detil mengenai kebutuhan.
Pejabat Perencana Pengadaan bertugas memastikan bahwa spesifikasi dan
deskripsi teknis
yang ditulis tidak mengandung ambiguitas, jelas dan bersifat generik,
serta mendorong
kompetisi yang sehat antar Penyedia, atau memberi restriksi (kecuali jika
masih dalam masa
pemeliharaan OEM).

Spesifikasi pada umumnya merupakan satu atau kombinasi dari tiga hal
berikut (sebagaimana
diuraikan pada Tabel 4.2).

Tabel 4.2 Penyusunan Spesifikasi

Spesifikasi Deskripsi

Fungsi Fokus pada apa yang bisa dilakukan oleh suatu produk, dan tidak
melihat secara
seksama apa materi atau dimensi dari suatu produk. Misalnya mobil
listrik kategori SUV
yang bisa dipakai di medan off road dan jalan perkotaan.
Kinerja Mendeskripsikan apa yang akan bisa dicapai oleh suatu produk, dan
tidak menyediakan
deskripsi pasti mengenai bagaimana hal itu dilakukan. Untuk
memastikan kualitas,
biasanya acuan terhadap suatu standard dicantumkan, misalnya ISO,
Energy Star (untuk
lingkungan).
Misalnya adalah mobil listrik yang mampu mengangkut 7 orang, sejauh
200 km dalam
sekali pengisian, dan memenuhi syarat Electrical Vehicle Standard.
Teknis Mendefinisikan secara jelas dan detil suatu produk, misalnya sifat
fisik, materi yang akan
digunakan, kebutuhan tenaga dan keluaran, proses pabrikasi yang
diperlukan, atau jika
suatu jasa, bagaimana metode kerja yang akan dilaksanakan.Dengan ada
unsur
keunikan, maka spesifikasi desain dapat mengurangi kompetisi karena
adanya perbedaan
dalam praktek rancang bangun. Misalnya mobil listrik yang dibuat dari
bahan ringan, tetapi
bukan alumunium, dan menggunakan gear box yang diproduksi oleh Tesla
Motors,
dengan tenaga 150 kVA.

Ketiga jenis spesifikasi tersebut dapat dikombinasikan. Secara umum,


disarankan untuk
memakai spesifikasi kinerja dan fungsional, dan bukannya teknis, untuk
memperluas pasar
Penyedia, karena terbuka kemungkinan ada Penyedia lain yang bisa
menawarkan alternatif
dan ide dan solusi inovatif terhadap kebutuhan perusahaan, dan biasanya
akan lebih cost
effective.

Selain itu, perlu ada minimum requirements yang dinyatakan oleh


perusahan. Penyedia
seharusnya tidak dalam posisi untuk menentukan sifat fisik yang bersifat
fundamental.
Spesifikasi dan TOR merupakan basis untuk penawaran dan evaluasi dari
penawaran untuk
menentukan apakah memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam dokumen
penawaran, serta
bagaimana bentuk perjanjian/kontrak, serta pemantauan atas kinerja
Penyedia atau kinerja

34
barang dan peralatan. Wakil Pengguna bersama Pejabat Perencana Pengadaan
perlu
memperhatikan aspek pembuatan spesifikasi yang baik sebagai bahan pembuatan
RKS.

Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan kemudian perlu menentukan


tujuan dan
keluaran pengadaan, yang akan diterjemahkan dalam definisi Value for Money
untuk
kebutuhan pengadaan individual. Definisi ini merupakan keseimbangan antara 6
Rights
(6 Rs):

a. Right Quality/ Tepat Kualitas.


b. Right Quantity/ Tepat Kuantitas.
c. Right Place/ Tepat Tempat.
d. Right Time/ Tepat Waktu.
e. Socio-Economic Goals/ Tujuan Sosial Ekonomi.
f. Right Price/ Tepat Harga.

Secara umum, Kualitas merupakan aspek paling pertama yang dipertimbangkan,


dengan
Harga merupakan aspek paling terakhir yang dipertimbangkan. Penetapan
Kualitas ini dapat
dilakukan secara berjenjang, mulai dari proses Prakualifikasi untuk
mendapatkan
perusahaan yang mempunyai kemampuan teknis dan keuangan, serta kredibilitas
(kinerja)
yang baik. Jenjang lainnya adalah penetapan syarat kualitas, seperti
mendapatkan sertifikat
uji dari PLN, laporan yang memuaskan dari kunjungan ke pabrik, dan
sebagainya.

Jika telah diatur dalam Peraturan Pemerintah mengenai pendayagunaan produk


dalam
negeri, maka aspek Sosial Ekonomi, yang bertujuan untuk membangun industri
kelistrikan
nasional atau mengundang pabrikan luar negeri untuk membangun pabrik di
Indonesia,
sesuai kebijakan PLN, dapat diletakkan pada urutan pertama.

4.3.3. Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tiap Paket Pengadaan

Salah satu aspek penting dalam pengadaan adalah Strategi


Pengadaan dan
Perjanjian/Kontrak untuk tiap paket pengadaan, berdasarkan strategi umum yang
telah
direkomendasi oleh Value for Money Committee.

Tujuannya adalah mengidentifikasi dan memilih Strategi Pengadaan dan


Perjanjian/Kontrak
yang tepat untuk mencapai kebutuhan pengadaan, yang menguntungkan PLN dalam
jangka
panjang, dan mencapai value for money, yang tidak selalu merupakan harga
terendah.

Langkah-langkahnya adalah:

a. Pilihan jenis perjanjian/kontrak yang akan dilakukan.


b. Pilihan metode penawaran (RFQ, ITB, RFP), termasuk penyampaian dokumen
penawaran (satu sampul, dua sampul, dua tahap).
c. Pilihan metode pemilihan (Pelelangan Terbatas dari
DPT/shortlist, Penunjukan
Langsung, Pengadaan Langsung, Pelelangan Terbuka).

Dalam menentukan Strategi yang tepat, maka perlu mempertimbangkan beberapa


faktor,
diantaranya:

a. Regulasi dan prosedur PLN.


b. Delegasi kewenangan.

35
c. Persetujuan internal.
d. Kebutuhan waktu.
e. Tipe pengadaan (barang, jasa, jasa konstruksi dan pekerjaan lain).
f. Kompleksitas pengadaan.
g. Riset pasar.
h. Risiko pengadaan.
i. Perjanjian/Kontrak yang ada (misal LTSA unit tertentu, metode penentuan harga
melalui
open book system).
j. Apakah perlu memakai procurement agent.

4.3.3.1. Pembelian dan Alternatif Jenis Perjanjian/Kontrak

Langkah pertama adalah memilih apakah membeli dan jenis perjanjian/kontrak


yang
akan dilakukan. Analisis pertama yang dilakukan oleh Pejabat Perencana
Pengadaan
dan Wakil Pengguna adalah memperbandingkan antara alternatif pembelian
(membuat sendiri, lease, menggunakan perjanjian/kontrak
yang sudah ada)
dibandingkan dengan membeli.

4.3.3.1.1. Make or Buy (Membuat Sendiri atau Membeli)

Analisis ini untuk memperbandingkan pilihan antara memenuhi


kebutuhan
dengan melakukan/membuat yang menggunakan sumber daya internal
dengan membeli/menggunakan sumber daya eksternal.

Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang


dikerjakan
sendiri (make) oleh Unit Induk PLN, maka PLN dapat mengetahui
lebih
rinci struktur biaya pembuatan parts tersebut dan supply chain
dari suatu
parts. Dengan demikian PLN dapat mempunyai pengetahuan dan
posisi
tawar yang lebih baik terhadap pasar
Penyedia. Hal Ini akan
menguntungkan PLN karena para Penyedia tahu bahwa PLN mempunyai
kemampuan membuat sendiri parts tersebut dan struktur biaya
yang wajar.
Ini dapat diterapkan diantaranya pada kebutuhan pengadaan parts
pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-Engineering,
yaitu
membuat duplikasi komponen seperti aslinya atau lebih baik
dengan cara
melakukan pengukuran, pembuatan detailed design, termasuk
evaluasi
data teknik, analisa unjuk kerja dan pengujian. Pilihan
tersebut
diperbandingkan dengan mengontrak pihak luar
untuk memenuhi
kebutuhan parts tersebut, baik melalui workshop reverse/re-
engineering
atau pengadaan langsung kepada Penyedia OEM.
Bentuk lain dari analisis Make or Buy adalah penugasan kepada
anak
perusahaan atau afiliasi untuk mengerjakan sesuatu,
dibandingkan dengan
melakukan Pelelangan di pasar Penyedia. PLN mempunyai pengaruh
langsung dan tidak langsung melalui hubungan kepemilikan saham
terhadap anak perusahaan atau afiliasi, dimana
selain melalui
perjanjian/kontrak penugasan juga dapat melalui penunjukan
langsung.

36
4.3.3.1.2. Lease or Buy (Sewa Guna/Sewa Beli) atau Membeli Menjadi Aset

Analisis ini untuk melihat apakah perlu melakukan lease (sewa


guna, sewa
beli) atau membeli untuk menjadi aset. Penerapannya diantaranya
melihat
apakah suatu barang perlu menjadi aset dan dapat membebani neraca
pembukuan PLN, karena memerlukan investasi dan memiliki susut
nilai
barang (depresiasi).

4.3.3.1.3. Menggunakan perjanjian/kontrak yang ada atau Membeli (Buy).

Analisis berikutnya adalah memperbandingkan antara menggunakan


perjanjian/kontrak yang sudah ada atau melakukan pengadaan dan
perjanjian/kontrak terpisah. Analisis ini dapat memakai bahan yang
disiapkan untuk konsolidasi Rencana Pengadaan Korporat. Ini dapat
diterapkan dengan melihat misalnya apakah ada perjanjian/kontrak
payung
atau bentuk perjanjian/kontrak lain yang bisa dipakai, dengan
persyaratan
yang memenuhi kaidah value for money.

Jika diputuskan membuat perjanjian/kontrak sendiri, maka secara


umum
PLN dapat menerapkan strategi kontrak yang berhubungan erat dengan
kepemilikan risiko dan kategori sesuai Supply Positioning Matrix
dan hasil
dari Riset Pasar. PLN perlu membuka terhadap
bentuk-bentuk
perjanjian/kontrak jenis baru yang disesuaikan dengan perkembangan
dunia bisnis.

4.3.3.2. Metode Penawaran dan Penyampaian Dokumen Penawaran

Sesuai procurement good practice, maka ada tiga jenis metode penawaran:

1. Request for Quotations (RFQ).

RFQ digunakan untuk pengadaan yang bersifat kecil atau Rutin, dengan
spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.

2. Invitation to Bid (ITB).

ITB adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang spesifikasinya dapat


dibuat
secara jelas dan lengkap baik kualitas maupun kuantitasnya, dan
penunjukan
pemenangnya dapat dilakukan berdasarkan penawaran biaya
terendah,
sepanjang kualitas, kuantitas, waktu, tempat, dan persyaratan lain (bila
ditentukan) telah terpenuhi (misalnya, TKDN dll).

Metode penawarannya dilakukan dengan cara:

a. Penawaran biasanya dilakukan dengan satu sampul.


b. Penawaran dapat dilakukan dengan dua sampul jika memakai sistem
penilaian berdasarkan bobot, untuk menilai
pemenuhan terhadap
persyaratan yang ditetapkan.

37
ITB biasanya digunakan pengadaan kebutuhan barang atau material
kategori
Critical/Bottleneck, Leverage.

3. Request for Proposals (RFP)

RFP adalah metode penawaran untuk kebutuhan yang


spesifikasinya/TOR/SOW
tidak dapat dilakukan secara penuh pada saat undangan penawaran
diumumkan.
Biasanya kombinasi spesifikasi fungsional dan performance dan
digunakan untuk
pekerjaan yang lebih memerlukan inovasi dan keahlian tertentu.
Pengadaan
benar-benar mencari yang terbaik dalam hal metode pekerjaan, inovasi,
dan
keahlian spesifik, untuk memenuhi kebutuhan pengadaan.

Proposal biasanya diserahkan dengan dua sampul, yaitu sampul satu


berisi
persyaratan administrasi dan teknis dan sampul dua berisi penawaran
harga.

Dapat juga dilakukan dua tahap dalam hal diperlukan penyesuaian


kriteria teknis
untuk menyetarakan spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan.

Biasanya tidak ada pembukaan penawaran terbuka.

Biasanya digunakan untuk pengadaan pekerjaan kategori


Strategic/Complex,
seperti pembangkit (IPP, EPC).

4.3.3.3. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Secara umum, penyederhanaan dalam sistem dan praktek pengadaan di PLN


dilakukan melalui:

a. Adanya Rencana Pengadaan Korporat yang komprehensif, dimana dioptimalkan


konsolidasi kebutuhan, sehingga sebagian besar kebutuhan sudah
ditangani oleh
direktorat pengadaan di Kantor Pusat PLN dan Unit tinggal mengeluarkan
purchase order (PO) saja.

b. Adanya penetapan Strategi Umum Pengadaan tiap tahun, sehingga Wakil


Pengguna, Pejabat Perencana dan Pejabat Pelaksana Pengadaan, tinggal
menerapkan sesuai kondisi yang ada.

c. Pengutamaan metode Pelelangan Terbatas dengan menggunakan DPT, yaitu


daftar Penyedia yang telah melalui proses penilaian kualifikasi dan
due diligence
yang dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.

d. Undangan untuk memasukkan penawaran (quote, bid, proposal) dikeluarkan


untuk calon Penyedia dalam DPT tersebut oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.
Dengan demikian, proses pengecekan update kualifikasi akan lebih
singkat.
e. Dalam hal terjadi semua penawaran diatas HPS, maka Pejabat Pelaksana
Pengadaan dapat melakukan upaya untuk meneruskan proses pengadaan
sesuai dengan pertimbangan profesionalnya, misalnya melakukan
klarifikasi dan
negosiasi langsung dengan penawar terendah, melakukan proses pemasukan
penawaran ulang atau teknik lainnya dengan tetap memperhatikan aspek
tata
kelola.

38
Metode Pemilihan tergantung pada nilai pengadaan, kondisi pasar
dan pengetahuan
atas pasar. Keputusan untuk metode pemilihan tergantung pada:

a. Kebutuhan untuk mendapatkan tingkat kompetisi yang tepat


untuk memastikan
Value for Money.

b. Menghindari beban administrasi yang kurang bernilai tambah


jika dibandingkan
dengan hasil kompetisi dan Value for Money.

Secara umum, pedoman pemilihan Metode Pemilihan mengikuti


penjelasan dalam
Bab I butir 1.5.

4.3.3.4. Aspek Lain (Jaminan Pengadaan)

Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna harus


memperhatikan ketentuan
mengenai Jaminan Pengadaan Barang/Jasa dan kaitannya dengan
Strategi
Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak yang tepat. Besar kecilnya
jaminan ditentukan
sesuai Strategi Pengadaan yang direview oleh Value for Money
Committee.

Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku dari masing-


masing Jaminan
ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. Dalam keadaan khusus,
Pejabat Perencana
Pengadaan dapat meminta pendapat dari Value for Money Committee
untuk usulan
terkait besar kecilnya jaminan.

Jaminan di atas yang dapat diterima PLN adalah yang diterbitkan


oleh bank atau
lembaga keuangan lainnya yang mempunyai kredibilitas yang baik
dan telah
dinyatakan lulus oleh Direksi. Jika diperlukan, bank atau
lembaga keuangan lainnya
ini dapat diproses untuk masuk ke DPT.

4.3.4. Dokumen Pengadaan /Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

RKS pada intinya adalah dokumen yang akan menjadi basis bagi para calon
Penyedia untuk
membuat penawaran mereka. RKS disusun oleh Pejabat Perencana Pengadaan
dan disetujui
oleh Pengguna Barang/Jasa. Setelah RKS disetujui oleh Pengguna, maka
Pejabat Perencana
Pengadaan mempersiapkan Dokumen Pengadaan.

4.4. Jangka Waktu Pengadaan

Jangka waktu pengadaan harus direncanakan secara cermat dengan memperhatikan


kecukupan
waktu yang memadai untuk setiap tahapan proses pengadaan.
4.5. Proses Umum Pengadaan di PLN

Proses umum pengadaan di PLN berikut peran masing-masing Pejabat Pengadaan


(Perencana dan
Pelaksana) seperti terlihat pada Gambar 4.3.

39
Gambar 4.3 Proses
Umum Pengadaan di PLN

Manajemen Kontrak,
Cluster Perencanaan Pengadaan Korporat
Proses Pelaksanaan Pengadaan Divisi / Unit Induk Evaluasi
Kinerja

Penyedia
Output:

Output:
1. Spend analysis portofolio pengadaan PLN
Output :

1. Manajemen
2. Strategi Pengadaan Korporat untuk semua kebutuhan
1. Pengadaan yang Value for Money; terbaik bagi PLN

kontrak yang baik


3. Daftar Penyedia Terseleksi (DPT), berdasar PQ, DD
2. Proses pengadaan yang cepat, sederhana tapi tetap taat

2. Update kinerja
4. Target kinerja pengadaan
prosedur

Penyedia ke DPT
Direktorat
Pejabat Perencana
Pejabat Perencana Pengadaan : Memimpin
Pejabat Pelaksana Pengadaan : Memimpin
Pengadaan
Pengadaan : Bantu

Wakil Pengguna
Div/ Unit Induk
Wakil Pengguna Barang/Jasa : Bantu
Wakil Pengguna Barang/Jasa: Bantu Barang/Jasa :
Pengguna

Memimpin
Lintas
VfM
VfM
Direktorat/
Committee
Committee
Divisi
Memastikan Strategi Pengadaan Korporat yang Value for
Mereview kecukupan Value for Money, untuk
Money,dilakukan tiap tahun (kaitan dengan Output no 2)
direkomendasikan ke Pengguna/ penandatangan kontrak

Rencana
Penunjukan
Market Pemilihan
Pemilihan
Identifikasi Pengadaan
Penerimaan, Evaluasi Klarifikasi pemenang, Manajemen Evaluasi
Tahap Sounding/ Strategi RKS
Metode
Kebutuhan Konsolidasi
Klarifikasi Penawaran VfM pembuatan Kontrak Kinerja
Riset Pasar Pengadaan
Pengadaan
& Div/Unit
kontrak, TTD

40
BAB V
PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA

5.1. Prinsip Umum

Prinsip umum dalam proses pelaksanaan pengadaan adalah level playing field,
atau arena
bermain yang sama, seperti semua calon Penyedia mendapatkan informasi yang sama,
pada saat
yang sama, sehingga mereka mempunyai waktu yang sama untuk mempersiapkan
Penawaran.
Oleh karena itu PLN perlu membuat langkah-langkah yang mendorong level playing
field tersebut.

Secara umum, proses pelaksanaan pengadaan disesuaikan dengan kondisi yang ada,
professional
judgement dari Pejabat Pelaksana Pengadaan, mengikuti langkah-langkah sebagai
berikut:

a. Adanya proses Pengumuman dan Penawaran yang transparan dan adil, baik
melalui sarana
elektronik e-procurement PLN, atau media lain, seperti media massa daerah,
nasional,
internasional, atau undangan. Untuk metode Pelelangan Terbatas melalui
undangan, secara
prinsip tetap perlu diumumkan di sarana elektronik e-procurement PLN.

b. Adanya sesi untuk menjawab Pertanyaan dari Calon Penyedia dan Penjelasan
(aanwijzing).
Penjelasan dapat dilakukan di suatu tempat, ataupun menggunakan sarana
secara elektronik
(video conference, teleconference), yang hanya dapat dihadiri oleh calon
Penyedia yang
memenuhi syarat.

c. Adanya kepastian bahwa setiap perubahan terhadap Dokumen Penawaran


diterima oleh
semua calon Penyedia yang memenuhi syarat.

d. Adanya proses Pemasukan, Penerimaan, dan Pembukaan Penawaran yang wajar dan
adil.

e. Adanya Evaluasi Penawaran yang dilakukan secara profesional. Jika


diperlukan, Pejabat
Pelaksana Pengadaan dapat dibantu oleh tenaga ahli baik internal maupun
eksternal.

f. Jika diperlukan, dapat dilakukan Klarifikasi Penawaran kepada calon


Penyedia. Secara umum
klarifikasi harus tertulis, dan jika diperlukan dapat dilakukan pertemuan
dimana Penyedia
melakukan presentasi, baik di kantor PLN atau teleconference. Tenaga ahli
dapat diundang
untuk hadir dalam klarifikasi. Klarifikasi tidak mengubah substansi atau
harga dan bersifat
rahasia. Untuk pengadaan kategori Strategis, jika diperlukan dapat
dilakukan site visit atau
inspeksi ke Penyedia yang memenuhi syarat.
g. Adanya proses evaluasi yang memberikan ringkasan hasil evaluasi mana yang
paling Value for
Money, untuk dikaji secara berjenjang.

h. Jika diperlukan, dapat dilakukan negosiasi, yaitu proses interaktif diskusi


antara pembeli dan
Penyedia mengenai syarat dan ketentuan suatu perjanjian/kontrak. Secara
umum, Negosiasi
dilakukan untuk metode penawaran RFP. ITB dapat dilakukan dengan
persetujuan dari
Pengguna, jika terdapat kondisi seperti melampaui Pagu Anggaran, atau ada
diskon tambahan
apabila ada penambahan kuantitas, atau alasan lain.

i. Jika diperlukan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan negosiasi


kompetitif dengan
calon Penyedia yang memberikan penawaran terbaik dan melampaui nilai
minimum kualitas
(best and final offer BAFO). BAFO merupakan tambahan langkah setelah
keseluruhan
Evaluasi untuk meningkatkan kompetisi dan value for money. Semua calon
Penyedia
memenuhi syarat diundang untuk memasukkan BAFO dan menjadi penawaran final
dengan

41
batas waktu tertentu. Jika calon Penyedia tidak memasukkan BAFO, penawaran
asli tetap
menjadi pertimbangan.

j. Setelah semua penawaran final masuk, maka dapat dilakukan evaluasi lagi dan
melakukan
perubahan sesuai penawaran yang masuk.

k. Apabila dilakukan Penunjukan Langsung, maka negosiasi teknis dan keuangan


harus
dilakukan.

l. Dalam hal terdapat Sanggahan, maka calon Penyedia yang kalah pada saat
pengumuman
pemenang, berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai bukti-
bukti kepada
Pejabat Pelaksana Pengadaan. Sanggahan hanya yang berkaitan dengan kesesuaian
pelaksanaan pengadaan dengan prosedur atau tata cara pengadaan di dokumen
pengadaan.
Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu yang ditentukan. Pejabat
Pelaksana
Pengadaan wajib menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut sesuai
ketentuan waktu
yang ada. Apabila Sanggahan yang diajukan tidak benar atau terdapat indikasi
calon Penyedia
melakukan hal-hal diluar prosedur sanggah dan dapat merusak kepercayaan PLN,
maka calon
Penyedia dikenakan Daftar Hitam (Black List) dan dicatat dalam DPT.

m. Secara prinsip, Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang perlu diminimalkan, agar PLN
dapat
mengejar momentum bisnis yang ada. Pejabat Pelaksana Pengadaan beserta Wakil
Pengguna
melakukan upaya agar pengadaan tidak gagal, dengan melakukan langkah sesuai
professional
judgement, misalnya negosiasi langsung dengan calon Penyedia yang ada, atau
kemungkinan
Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN,
atau
opsi lainnya. Jika keadaan tetap tidak memungkinkan, maka Pejabat Pelaksana
Pengadaan,
Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Pengawasan, atau Pejabat lain yang terkait dapat
mengajukan
justifikasi untuk menyatakan Pengadaan Gagal kepada Value for Money Committee.

42
BAB VI
PENGADAAN KHUSUS

6.1. Ketentuan Umum

PLN mengatur beberapa jenis pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara khusus,
terutama
karena sudah ada regulasi/peraturan dari Pemerintah atau pihak lain yang
mengikat PLN dan
mengatur pengadaannya secara tersendiri atau khusus. Pada prinsipnya, Pengadaan
Khusus ini
merupakan strategi pengadaan dan perjanjian/kontrak yang telah ditetapkan
sebelumnya oleh pihak
lain tersebut untuk kemudahan operasional pengadaan.

Prosedur pengadaan khusus ini berlaku untuk barang/jasa yang diatur dalam:

a. Regulasi dari Pemerintah, seperti regulasi terkait pembelian tenaga listrik


dan pengadaan
energi primer;
b. Sewa menyewa/sewa beli dan sewa guna usaha;
c. Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (Alih
daya);
d. Pengadaan jasa konsultansi perorangan;
e. Pengadaan asuransi;
f. Pengadaan parts pembangkit reverse engineering dan re-engineering.

43
BAB VII
PENDAYAGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI UNTUK PEMBANGUNAN
INFRASTRUKTUR KETENAGALISTRIKAN

7.1. Manfaat dan Peraturan

7.1.1. Manfaat Pendayagunaan Produk Dalam Negeri

BUMN secara umum diberi tugas untuk mendorong ekonomi nasional,


diantaranya dengan
mendayagunakan produk dalam negeri. PLN melihat bahwa selain tugas
untuk mendorong
pendayagunaan produksi dalam negeri sebagai bagian dari tugas
mendorong ekonomi
nasional, dalam hal pengadaan, pendayagunaan produk dalam negeri juga
menguntungkan
PLN secara langsung atau tidak langsung, karena membuka kemungkinan
tumbuhnya pasar
Penyedia, yang nantinya akan menurunkan risiko suplai bagi PLN.

Secara umum, dengan adanya kebutuhan suatu parts yang dikerjakan


sendiri (make) oleh
Unit Induk PLN, atau workshop dalam negeri dan pabrikan dalam negeri
dengan metode
open book system, maka PLN dapat mengetahui lebih rinci struktur biaya
pembuatan parts
tersebut dan supply chain dari suatu parts. Dengan demikian PLN dapat
mempunyai
pengetahuan dan posisi tawar yang lebih baik terhadap pasar Penyedia,
terutama parts
yang masih disediakan oleh Penyedia OEM yang basis produksinya di luar
negeri. Ini akan
menguntungkan PLN karena para Penyedia tahu bahwa PLN atau workshop
dalam negeri
mempunyai kemampuan membuat sendiri parts tersebut dengan struktur
biaya yang wajar.

7.1.2. Peraturan yang mendukung

Secara umum PLN mengikuti ketentuan yang diatur dalam peraturan


perundang-undangan
yang berlaku, antara lain:

a. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktek Monopoli


dan
Persaingan Usaha Tidak Sehat, pada Pasal 21 yang menyatakan bahwa
: pelaku
usaha dilarang melakukan kecurangan dalam menetapkan biaya
produksi dan biaya
lainnya yang menjadi bagian dari komponen harga barang dan atau
jasa yang dapat
mengakibatkan terjadinya persaingan usaha tidak sehat. Ini
merupakan landasan
untuk penerapan kontrak dengan metode open book system atau cost
plus fee.
b. Undang-undang Nomor 30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan, pada
Pasal 16 ayat
(3) yang menyatakan bahwa : Badan Usaha Milik Negara, Badan
Usaha Milik Daerah,
Badan Usaha Swasta, dan Koperasi dalam melakukan usaha jasa
penunjang tenaga
listrik wajib mengutamakan produk dan potensi dalam negeri.
c. Undang-undang Nomor 3 Tahun 2014 tentang Perindustrian, pada
Pasal 85 yang
menyatakan : Untuk pemberdayaan Industri dalam negeri,
Pemerintah meningkatkan
penggunaan produk dalam negeri dan Pasal 86 ayat (1) huruf b
yang menyatakan
bahwa : Produk dalam negeri wajib digunakan oleh Badan Usaha
Milik Negara, Badan
Usaha Milik Daerah, dan Badan Usaha Swasta dalam pengadaan
Barang/Jasa yang
pembiayaannya berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja
Negara, Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah dan/atau pekerjaannya dilakukan
melalui pola
kerjasama antara Pemerintah dengan Badan Usaha Swasta dan/atau
mengusahakan
sumber daya yang dikuasai negara.

44
d. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 16/M-IND/PER/2/2011 tentang
Ketentuan Tata
Cara Penghitungan Tingkat Komponen Dalam Negeri.

e. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 54.M-IND/PER/3/2012 tentang


Pedoman
Penggunaan Produk Dalam Negeri Untuk
Pembangunan Infrastruktur
Ketenagalistrikan.
f. Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 03/M-IND/PER/1/2014 tentang
Pedoman
Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan
Barang/Jasa
Pemerintah Yang Tidak Dibiayai dari APBN/APBD.
g. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-
05/MBU/2008
tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Badan
Usaha
Milik Negara (BUMN), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Menteri Badan
Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012, pada Pasal 2 ayat 2 yang
menyatakan
bahwa : Pengguna Barang/Jasa mengutamakan produksi dalam negeri,
rancang
bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi
usaha kecil,
sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung
jawabkan.
h. Surat Edaran Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor SE-
02/MBU/2012
tentang Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan Barang/Jasa
BUMN dan
Anak Perusahaan BUMN.

7.2. Prosedur Umum

Prosedur umum dalam pendayagunaan produk dalam negeri adalah sebagai berikut:

a. PLN menetapkan Strategi Pengadaan Korporat, termasuk tujuan dan target


pendayagunaan
produk dalam negeri, sesuai siklus perencanaan PLN.

b. Berdasarkan tujuan dan target tersebut, PLN melakukan Riset Pasar pada pasar
Penyedia
dalam negeri dan luar negeri, termasuk kemungkinan memberikan insentif.
Insentif dapat
diberikan kepada Penyedia (pabrikan) luar negeri yang mau memindahkan
proses pabrikasi di
dalam negeri.

c. Berdasarkan Riset Pasar atas portofolio pengadaan PLN yang dapat


dioptimalkan
pendayagunaan produk dalam negeri, Pejabat Perencana Pengadaan melakukan
proses
Prakualifikasi dan Due Diligence, untuk menentukan DPT.

d. Perencanaan pendayagunaan produk dalam negeri dan dimasukkan di dalam


dokumen
pengadaan, dimana dimuat secara jelas ketentuan dan syarat penggunaan
hasil produksi
dalam negeri (menjadi R pertama dalam 6 Rs).

e. Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan PLN melakukan Pelelangan


Terbatas pada
perusahaan yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan harga, yang
diikat dalam
perjanjian/kontrak dengan harga yang wajar. Jika terdapat alasan
pengecualian, dapat
dilakukan Penunjukan Langsung.

Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan dan


Perjanjian/Kontrak, dan tidak
terbatas pada yang telah diatur dalam Pedoman Umum ini. Insentif yang diberikan
merupakan
bagian suatu Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak. Insentif dapat diberikan
dengan
mempertimbangkan dan mengakui bahwa pabrikan dalam negeri telah berinvestasi
cukup besar dan
memerlukan bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN, dengan tetap
menerapkan

45
prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang disepakati merupakan harga yang
wajar, dan
maksimal sama dengan jika membeli dari Penyedia luar negeri, kecuali ditentukan
lain.

Bentuk-bentuk insentif yang dapat diambil PLN diantaranya adalah:

a. Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional.

b. Kontrak/Perjanjian Suplai Jangka Panjang, termasuk open book system.

1. PLN dapat memberikan insentif perjanjian jangka panjang, yang mencakup


semua aspek
komersial yang dapat diterapkan pada pembelian oleh PLN, termasuk
penentuan harga
(pricing), diskon, pembayaran, penyerahan, dan sebagainya, termasuk
syarat-syarat umum
lainnya. Biasanya diterapkan untuk Penyediaan barang dari pabrikan dalam
negeri.
Berdasarkan perjanjian tersebut, maka pabrikan dalam negeri dapat didorong
untuk
mempertahankan dan menaikkan tingkat komponen dalam negeri.

2. Dalam keadaan khusus, dimana pasar secara internasional masuk dalam


kategori
Leverage dan bersifat Buyers market, tetapi ada Pabrikan dalam negeri
yang mampu
menyediakan barang dengan kualitas sesuai kebutuhan PLN, dimana jumlahnya
sangat
terbatas, maka PLN mengakui bahwa pasar telah berubah menjadi
Critical/Bottleneck.
Oleh karena itu dapat diterapkan Pelelangan Terbatas atau Penunjukan
Langsung dengan
strategi open-book system, dimana penentuan harga didasarkan pada
kesepakatan
bersama dengan hak untuk melihat catatan akuntansi pembukuan biaya
produksi pabrikan,
dengan margin yang wajar, dan dengan perjanjian/kontrak penyediaan jangka
panjang.
Open book system memberikan pengamanan atas pembentukan biaya dan harga
yang
wajar dengan keamanan penyediaan untuk PLN dan mitra bisnisnya. Open book
system ini
merupakan salah satu varian kontrak cost plus fee.

c. Insentif sebagai pre-approved vendor list untuk perjanjian/kontrak tidak


langsung dengan PLN,
jika telah ditentukan dalam strategi pengadaannya;

d. Insentif bagi Perusahaan Asing untuk melakukan proses produksi di Dalam Negeri,
jika
bersedia membuat business plan yang jelas untuk proses produksi di dalam
negeri;

e. Preferensi Harga dalam Pengadaan Internasional. Biasanya untuk pekerjaan


konstruksi atau
EPC. PLN dapat memberikan preferensi harga dalam prosentase tertentu (X%)
setelah 4 Rs
diterima (kualitas, kuantitas, tempat, waktu). Tetapi hal ini merupakan suatu
pengecualian, dan
jika preferensi harga akan ditetapkan, perlu rekomendasi dari Value for Money
Committee.

46
BAB VIII
MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK

8.1. Prinsip Umum

Manajemen perjanjian/kontrak adalah hal strategis yang dimulai dari perencanaan,


pelaksanaan,
eksekusi, administrasi, sampai penutupan perjanjian/kontrak.

Tujuan manajemen perjanjian/kontrak adalah memastikan bahwa semua pihak dalam


kontrak
memenuhi kewajiban yang disepakati, secara efisien dan efektif, dan menghasilkan
keluaran bisnis
dan operasional yang ditentukan dalam perjanjian/kontrak, yang memenuhi prinsip
value for money.
Perjanjian/Kontrak juga memproteksi semua pihak jika
terdapat perubahan asumsi
perjanjian/kontrak. Jika perjanjian/kontrak tidak dipenuhi, maka
dapat diterapkan Denda
Keterlambatan atau Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak
(Liquidated Damages).

Manajemen perjanjian/kontrak secara esensi sama dengan manajemen proyek, yaitu


mempunyai
tujuan tertentu, sumberdaya yang diperlukan, waktu memulai dan mengakhiri, serta
memerlukan
koordinasi dan perencanaan semua kegiatan, serta adanya dokumentasi dan audit
trail selama
proses berlangsung.

Manajemen perjanjian/kontrak harus termasuk pemantauan dan dokumentasi dari


kinerja Penyedia.
Ini merupakan tanggung jawab dari Wakil Pengguna, Direksi Pekerjaan, dan dibantu
oleh Pejabat
Perencana Pengadaan. Para pihak ini juga bertugas untuk memastikan bahwa semua
tindakan dari
Penyedia sudah sesuai dengan perjanjian/kontrak, dan jika terdapat kebutuhan
perubahan, dapat
diselesaikan dan disepakati bersama serta dituangkan
dalam dokumen perubahan
perjanjian/kontrak.

Pembayaran dari perjanjian/kontrak dilakukan terpisah dari fungsi pengadaan,


sedangkan
penutupan perjanjian/kontrak merupakan tanggung jawab dari Pengguna/Wakil
Pengguna.

Secara umum, proses manajemen perjanjian/kontrak ini mengikuti prinsip-prinsip


yang disesuaikan
dengan kondisi yang ada, sesuai professional judgement dari Wakil Pengguna atau
contract award
authority, dibantu oleh Pejabat Pengadaan, yaitu:

a. Untuk efektivitas pekerjaan dan manajemen perjanjian/kontrak, Pengguna dapat


menunjuk
Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia Barang/Jasa,
untuk bekerja
bersama Wakil Pengguna.
b. Pada prinsipnya, Wakil Pengguna bertanggung jawab atas manajemen
perjanjian/kontrak dan
pemantauan terhadap kinerja Penyedia, serta membantu Pejabat Perencana
Pengadaan untuk
melakukan pemutakhiran kinerja Penyedia dalam DPT. Untuk pemantauan
kemajuan proyek
dan kinerja Penyedia, Wakil Pengguna dapat membentuk Tim Pemeriksa
Barang/Tim Penerima
Barang yang memberikan laporan kepada Wakil Pengguna.

c. Adanya pelaksanaan secara efektif dari Hak dan


Kewajiban Para Pihak dalam
perjanjian/kontrak, seperti dalam hal pengawasan pekerjaan, laporan, dan
sebagainya.

d. Adanya Asuransi yang memadai untuk barang, jasa atau pekerjaan yang
dilakukan, kecuali
ditentukan lain, seperti pekerjaan jasa konsultansi.

47
e. Adanya pemenuhan kewajiban Perpajakan sesuai ketentuan dan sudah
diperhitungkan dalam
Dokumen Penawaran. Jika ada perubahan peraturan yang terjadi setelah
pembukaan
penawaran dapat dilakukan penyesuaian.

f. Adanya Manajemen Keuangan yang efektif dalam perjanjian/kontrak dan


pelaksanaan, sesuai
strategi pengadaan dan kontrak yang sudah ditentukan. Termasuk dalam hal
Pembayaran uang
muka (down payment) jika diperlukan (misalnya PLN) berhadapan dengan
sellers market, dan
PLN berkepentingan mengamankan suplai material dan parts yang
critical/bottleneck. Hal
lainnya adalah adanya pembayaran Progres Fisik Pekerjaan, baik model
angsuran/termin atau
bulanan/monthly certificate, denda (bila ada), dan pajak.

g. Adanya Mobilisasi Lapangan yang dilakukan dalam waktu segera setelah


penandatanganan
perjanjian/kontrak atau serah terima lokasi pekerjaan sebagaimana
ditentukan dalam dokumen
perjanjian/kontrak.

h. Adanya Pemeriksaan Lapangan yang efektif dan dilakukan secara bersama-sama.


Jika
diperlukan dan disepakati, dapat dilakukan Pekerjaan Tambah Kurang.

i. Adanya Manajemen Perubahan Perjanjian/Kontrak yang dilakukan secara


profesional dan
berhati-hati. Secara umum, perubahan perjanjian/kontrak dilakukan atas
kesepakatan bersama
antara Pengguna dan Penyedia. Secara internal melibatkan Pengguna yang
diwakili oleh Wakil
Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan.
Jika
diperlukan, usulan perubahan perjanjian/kontrak dapat dimintakan
rekomendasi kepada Value
for Money Committee. Jika terdapat kebutuhan adanya Penghentian dan
Pemutusan
Perjanjian/Kontrak, maka proses ini dilakukan secara profesional. Jika
diperlukan adanya
Penyesuaian Harga karena perubahan keadaan yang menimbulkan konsekuensi
finansial yang
sangat material, maka proses dilakukan secara profesional. Semua perubahan
harus segera
dibuat Addendum/Amandemen/Memorandum Perjanjian/Kontrak.

j. Adanya pengaman dalam perjanjian/kontrak jika terdapat kondisi


keterlambatan atau kinerja
tidak sesuai kontrak yang tidak dapat diterima. Secara umum, ini dilakukan
dengan penerapan
konsep Liquidated Damages.

k. Adanya proses Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Kontrak yang dilakukan
secara
profesional, diantaranya penyelesaian masalah penilaian kinerja Penyedia,
keuangan, jaminan
termasuk warranties, dan jika ada kemungkinan klaim.
8.2. Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Kontrak (Liquidated
Damages)

Secara umum PLN menerapkan:

a. Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan;


Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia atas keterlambatan
menyelesaikan pekerjaan
ditentukan dalam suatu angka persentase dari harga perjanjian/kontrak atau
bagian
perjanjian/kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum suatu
persentase dari
perjanjian/kontrak. Pembayaran kompensasi ini dikurangkan dari Jaminan
Pelaksanaan.

b. Kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan kontrak.


Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti pembangunan konstruksi
pembangkitan, atau
pekerjaan lainnya yang ditentukan oleh Value for Money Committee, PLN
menerapkan
kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan perjanjian/kontrak
berdasarkan konsep

48
Liquidated Damages, yaitu tingkat kompensasi yang ditentukan dalam
perjanjian/kontrak,
berdasarkan kerugian atau dampak yang terjadi karena kinerja yang tidak sesuai
dengan
perjanjian/kontrak, yang dikuantifikasikan dalam bentuk uang. Kinerja tidak sesuai
kontrak
misalnya ketidaksesuaian spesifikasi yang bisa menyebabkan kerugian. Jumlah
kerugian ini
dihitung berdasarkan estimasi kerugian per hari. Misalnya terjadi keterlambatan
pembangunan
suatu pembangkit, maka kerugian yang dapat diderita PLN adalah biaya yang bisa
timbul dari
pembelian BBM untuk pembangkit lainnya yang tetap harus beroperasi.

49
BAB IX
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN

9.1. Perbaikan Aspek Tata Kelola dan Pengelolaan Risiko

Selain hal-hal di atas, sistem pengendalian internal pengadaan juga perlu


ditingkatkan, dengan
menerapkan konsep 3 Lines of Defence. Idealnya, organisasi memiliki tiga baris
pertahanan,
sebagai berikut:

a. Manajemen,
b. Manajemen risiko, dan
c. Audit Internal.

Gambar 9.1 Konsep 3 Lines of Defence

First Line of Defense Second Line of Defense Third


Line of Defense

Control

Manajemen (dalam hal ini Pengguna dan Direktorat yang menangani pengadaan)
bertanggung
jawab untuk merancang, melaksanakan dan memelihara kontrol terhadap risiko,
termasuk risiko
pengadaan. Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 305.K/DIR/2010 yang masih
menganut
model kepanitiaan belum memberikan pedoman yang jelas siapa business process
owner dan juga
risk owner dari suatu pengadaan, oleh karena itu maka good practice memberikan
pedoman bahwa
seharusnya pengadaan hanya diwakili oleh Pengguna Barang/Jasa dan dilayani oleh
suatu
Direktorat yang menangani pengadaan.

Divisi Manajemen Risiko, sebagai ahli dalam risiko dan pengendalian,


bertanggung jawab untuk
mengembangkan Enterprise Risk Management (ERM). Divisi ini juga bertanggung
jawab untuk
mendukung manajemen dalam menerapkan ERM, termasuk dalam manajemen risiko dalam
pengadaan. Peran Manajemen Risiko lebih bersifat mendorong terselenggaranya
manajemen risiko
yang lebih baik difungsi Pengguna Barang/Jasa maupun Direktorat yang menangani
pengadaan,
diantaranya dengan adanya unit Kepatuhan Internal yang menangani aspek
kepatuhan pelaksanaan
pengadaan oleh Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Pengadaan.

Sedangkan Satuan Pengawas Internal (SPI) bertanggung jawab untuk secara


independen meninjau
proses ERM, dan membuat rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi proses ERM.
Untuk itu, SPI perlu lebih mendorong Manajemen untuk mempunyai sistem
pengendalian internal,
termasuk manajemen risiko yang lebih baik. Audit yang dilakukan lebih bersifat
mendorong
perbaikan sistem pengadaan yang lebih baik di PLN. SPI dapat melakukan Audit
sesuai ketentuan
yang berlaku di PT PLN (Persero) sesuai Pedoman Audit yang berlaku. Audit
perjanjian/kontrak

50
masih dilakukan, tetapi dalam rangka mendorong tercapainya sistem dan praktek
pengadaan yang
profesional di PLN.

Risiko memang tidak dapat dihindari dalam pengadaan dan kebutuhan untuk
mengelola risiko
secara proporsional berbanding lurus dengan kompleksitas, nilai dan pentingnya
bagi PLN. Untuk
risiko tinggi atau pengadaan bernilai tinggi, manajemen risiko merupakan salah
satu faktor kunci
keberhasilan.

Risiko Pengadaan dapat berasal dari organisasi itu sendiri, dari pemasok, dari
hubungan kontraktual
atau dari faktor eksternal, dan dapat berhubungan dengan aspek teknis, aspek
komersial, atau
aspek administratif yang harus dimitigasi dalam suatu proses pengadaan.

9.2. Sistem dan Praktek Pengadaan Yang Meminimalisir Penyimpangan

Dalam good procurement practice, mengurangi risiko penyimpangan dalam pengadaan


secara
umum dapat dilakukan dengan mengkombinasikan tiga aspek, yaitu mengoptimalkan:

a. Transparansi dan Kompetisi,


b. Profesionalisme, dan
c. Akuntabilitas/Pengendalian.

Secara prinsip pengadaan harus dilakukan dengan transparan, untuk memaksimalkan


kompetisi dari
Penyedia dalam pasar yang ada. Portal e-procurement PLN dapat berfungsi untuk
mengoptimalkan
hal ini. Dengan penerapan asas transparansi, maka peluang untuk menyembunyikan
informasi yang
dapat mengurangi kompetisi dapat diminimalkan. Secara umum, pengumuman undangan
pemasukkan kualifikasi, undangan pemasukkan penawaran, pengumuman pemenang, dan
sebagainya, perlu informasikan/dimuat di portal e-procurement PLN. Dengan proses
yang
menggunakan DPT, dimana calon Penyedia sudah dinilai kualifikasinya, termasuk
dilakukan
due diligence untuk kemampuan teknisnya, maka dapat dikompetisikan penawaran
mereka, dan
diharapkan PLN dapat berbisnis dengan para Penyedia yang kompeten dan kredibel,
dimana para
Penyedia yang setara ini dikompetisikan untuk mendapatkan value for money bagi
PLN.

Aspek profesionalisme terkait erat dengan peran profesi pengadaan yang mampu
melaksanakan
proses pengadaan yang efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan wajar,
serta akuntabel,
melalui peran strategis, taktis, maupun operasional, serta implementasi kategori
pengadaan sesuai
Supply Positioning Matrix. Profesionalisasi pengadaan dilakukan dan dipimpin
oleh suatu Direktorat
yang menangani pengadaan untuk keseluruhan portofolio pengadaan PLN.
Termasuk profesionalisasi ini adalah penerapan Kode Perilaku yang ketat bagi
seluruh insan PLN,
tidak hanya untuk staf dari Direktorat yang menangani pengadaan, tetapi semua
pihak di PLN,
dalam kaitan dengan program PLN BERSIH.

Aspek Akuntabilitas & Pengendalian adalah bagaimana struktur organisasi dan


pembagian tugas
memperjelas siapa pemilik business process, siapa risk owner, pembagian peran,
tugas dan
tanggung jawab antara Direktorat yang menangani pengadaan dan pejabat struktural
didalamnya,
maupun Pengguna Barang/Jasa dan Wakil Pengguna Barang/Jasa, serta peran Value
for Money
Committee, disamping peran Divisi Manajemen Risiko dan SPI. Dengan kejelasan
peran tersebut,
maka aspek pengendalian akan lebih mudah dilaksanakan.

51
Salah satu aspek pengendalian yang perlu dilakukan, terutama untuk pengadaan di
Unit Induk,
adalah adanya fungsi kepatuhan internal di Divisi Manajemen Risiko. Fungsi ini
bertugas melakukan
upaya preventif dan preemptif untuk memastikan sistem dan praktek pengadaan, serta
tata kelola,
dilakukan secara profesional, sebelum ditangani SPI. Pengendalian lainnya dapat
dilakukan dengan
mengimplementasikan konsep Probity Adviser dan Audit dalam proses pengadaan yang
berpotensi
menimbulkan kerugian kredibilitas bagi PLN.

Gambar 9.2 Mengurangi Risiko Penyimpangan

------ oOo -----

52
Edaran Direksi PT PLN (Persero)
Nomor: 0010.E/DIR/2016
Tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
PT PLN (PERSERO)

EDARAN DIREKSI PT PLN (PERSERO)

NOMOR : 0010.E/DIR/2016

TENTANG

PETUNJUK TEKNIS PENGADAAN BARANG/JASA PT PLN (PERSERO)

Sebagai tindaklanjut Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0620.K/DIR/2013


tanggal 3
Oktober 2013 tentang Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor
0527.K/DIR/2014 tanggal 31 Oktober 2014, untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi
dalam pengadaan barang/jasa maka perlu dilakukan penyempurnaan atas ketentuan
Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero) yang ditetapkan dalam Edaran
Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0003.E/DIR/2014 sebagaimana telah diubah dengan
Edaran
Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0014.E/DIR/2014, sehingga secara keseluruhan
berbunyi
sebagai berikut :

BAB I
KETENTUAN UMUM

1.1 Maksud dan tujuan

1.1.1 Meningkatkan efisiensi.

1.1.2 Mendukung penciptaan nilai tambah di BUMN.

1.1.3 Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

1.1.4 Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme.

1.1.5 Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.

1.1.6 Meningkatkan sinergi antar BUMN/Anak Perusahaan BUMN dan/atau


Perusahaan Terafiliasi BUMN.

1.2 Ruang Lingkup

1.2.1 Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana dari APLN.

1.2.2 Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber dana lainnya, yaitu dari


Pinjaman/Hibah Luar Negeri dan/atau Pinjaman Dalam Negeri yang
secara
langsung diberikan ke PT PLN (Persero), sepanjang tidak diatur dalam
naskah pemberi pinjaman (guide lines).
1
1.3 Pengertian/Istilah

1.3.1 APLN adalah Anggaran PLN yang ditetapkan dalam Rencana Kerja dan
Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disahkan oleh RUPS, termasuk
anggaran untuk pekerjaan mendesak atau Keadaan Darurat (Emergency)
yang belum ditetapkan di dalam RKAP.

1.3.2 Anak Perusahaan BUMN adalah:

1.3.2.1 Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh


persen) dimiliki oleh BUMN lain;

1.3.2.2 Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan


saham BUMN minimum 90% (sembilan puluh persen).

1.3.3 Anak Perusahaan PLN adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90%
(sembilan puluh persen) dimiliki oleh PLN.

1.3.4 Asuransi Pembangunan Proyek adalah asuransi yang menjamin atau


memproteksi risiko kerugian yang mungkin timbul di lingkungan
proyek
pembangunan selama masa pelaksanaan pembangunan.

1.3.5 Asuransi Masa Operasi adalah asuransi yang menjamin atau


memproteksi
risiko kerugian yang mungkin timbul atas harta benda atau aset
milik
perusahaan pada masa operasi dan dimulai sejak proyek Commercial
Operation Date (COD) atau proyek dioperasikan secara komersial.

1.3.6 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian meliputi
antara lain
bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang
spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

1.3.7 Berita Acara Penyerahan Akhir/Final Acceptance Certificate (FAC)


yaitu
berita acara yang dibuat untuk menyatakan bahwa pekerjaan yang
diperjanjikan telah selesai dilaksanakan dan setelahnya tidak ada
lagi
keterikatan pihak satu dengan lainnya kecuali ketentuan garansi
barang
yang lazim di pasaran.

1.3.8 Berita Acara Serah Terima Tahap Pertama adalah berita acara yang
dibuat
setelah fisik pekerjaan mencapai 100% (seratus persen).

1.3.9 Berita Acara Serah Terima Tahap Kedua adalah berita acara yang
dibuat
setelah masa pemeliharaan selesai.

1.3.10 Commercial Operation Date (COD) adalah tanggal yang telah


disepakati
oleh para pihak untuk mulai beroperasinya Aset Operasional secara
komersial.

1.3.11 Consortiums Leader Jasa Asuransi Aset Operasional adalah


perusahaan
asuransi yang ditunjuk oleh PLN melalui mekanisme pengadaan yang
mewakili dan bersama-sama PLN telah berhasil melaksanakan seleksi
International Re-insurance Broker yang mendapatkan backup Re-
insurance
Company, serta menjadi pemimpin diantara Consortiums Member dalam
penempatan risiko yang akan diasuransikan melalui mekanisme yang
telah
ditentukan.

2
1.3.12 Consortiums Member Jasa Asuransi Aset Operasional adalah perusahaan
asuransi yang telah dinyatakan lulus sebagai anggota konsorsium dan
diikutsertakan dalam penutupan asuransi di PLN.

1.3.13 Daftar Penyedia Terseleksi yang selanjutnya disebut DPT adalah daftar
Penyedia Barang/Jasa yang dinyatakan lulus oleh PLN melalui mekanisme
penilaian kualifikasi, ditetapkan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa,
yang dimutakhirkan secara periodik.

1.3.14 Dewan Komisaris yang selanjutnya disebut Dekom adalah organ PLN yang
bertugas melakukan pengawasan serta memberi nasehat kepada Direksi.

1.3.15 Direksi adalah organ PLN yang terdiri dari anggota Direksi/Direktur yang
bertanggungjawab penuh atas pengurusan PLN untuk kepentingan, tujuan
dan mewakili kepentingan PLN.

1.3.16 Direksi Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk


mengendalikan pelaksanaan pekerjaan.

1.3.17 Direktur adalah Anggota dari Direksi yang membawahi Direktorat tertentu
sesuai pembagian tugas yang ditetapkan oleh Rapat Direksi Perseroan.

1.3.18 Direksi Teknis adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk membantu Direksi
Pekerjaan dalam pengawasan pekerjaan (misalnya Unit Enjiniring, Unit
Penelitian dan Pengembangan, Unit Pemeliharaan Ketenagalistrikan, Unit
Sertifikasi dan Unit Manajemen Konstruksi).

1.3.19 Dokumen Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh Pejabat


Perencana Pengadaan sebagai pedoman dalam Pelaksanaan dan Penilaian
Kualifikasi.

1.3.20 Dokumen Aplikasi Kualifikasi adalah dokumen yang disiapkan oleh


Penyedia Barang/Jasa berdasarkan Dokumen Kualifikasi sebagai pedoman
dalam Penilaian Kualifikasi.

1.3.21 Dokumen Rencana Pengadaan adalah daftar umum yang meliputi


kebutuhan Korporat/Kantor Pusat/Unit Induk atas barang/jasa, lengkap
dengan kuantitas atau volume, waktu kebutuhan atau waktu penyerahan,
estimasi anggaran, strategi pengadaan, metode pengadaan, pelaksana
pengadaan dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement bila
diperlukan.

1.3.22 Dokumen Pelelangan atau Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)adalah


dokumen yang disiapkan oleh Pejabat Perencana Pengadaan sebagai
pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh
Calon Penyedia Barang/Jasa serta pedoman evaluasi penawaran oleh
Pejabat Pelaksana Pengadaan.

1.3.23 Dokumen Pengadaan adalah dokumen terkait dengan proses Pengadaan


Barang/Jasa meliputi antara lain Dokumen Kualifikasi, Dokumen Aplikasi
Kualifikasi, Dokumen Pelelangan/RKS, Pengumuman, Berita Acara-Berita
Acara, Dokumen Penawaran, Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
(SPPBJ), Jaminan-jaminan, Contract Discussion Agreement (CDA),
Perjanjian/Kontrak.

3
1.3.24 Dokumen Penawaran adalah surat penawaran beserta seluruh dokumen
lampirannya yang disiapkan oleh Penyedia Barang/Jasa.

1.3.25 Due Diligence adalah bagian dari Penilaian Kualifikasi untuk melakukan
verifikasi langsung, lebih detail, dan komprehensif atas dokumen
kualifikasi,
kompetensi dan kemampuan usaha Penyedia Barang/Jasa yang
memasukkan aplikasi untuk kategori Leverage, Critical/Bottleneck, dan
Strategis.

1.3.26 Eksportir/Importir/Shipping Company adalah badan usaha yang melakukan


kegiatan ekspor/impor, baik secara langsung maupun tidak langsung,
melakukan pengiriman dari Pabrikan sampai dengan tempat tujuan, sesuai
model skema transaksi Incoterms.

1.3.27 e-Procurement PLN adalah sarana Pengadaan Barang/Jasa yang diproses


secara elektronik, yang diakses melalui internet.

1.3.28 Excess Power adalah energi listrik yang merupakan kelebihan dari
pembangkit tenaga listrik swasta yang sudah ada dan sudah beroperasi.

1.3.29 General Manager (GM) adalah Pejabat yang memiliki kewenangan dan
membawahi suatu Unit Induk (Pembangunan, Pembangkit, Transmisi,
Pengatur Beban, Distribusi, Wilayah dan Unit Penunjang) berdasarkan
Keputusan Direksi.

1.3.30 Harga Perkiraan Engineering (HPE) adalah perhitungan estimasi biaya


pokok produksi atau estimasi biaya pokok pekerjaan yang dihitung secara
cermat dan professional.

1.3.31 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah perhitungan harga perkiraan dari
suatu barang/jasa yang dihitung berdasarkan estimasi biaya pokok produksi
atau estimasi biaya pokok pekerjaan yang disesuaikan dengan kondisi
ekonomi terkini dan faktor-faktor lain yang berfungsi untuk melihat
kewajaran harga penawaran.

1.3.32 Incoterms adalah syarat dan ketentuan penyerahan barang komersial yang
diatur oleh International Chamber of Commerce, dimana dideskripsikan
kewajiban biaya dan risiko dari pembeli dan penjual.

1.3.33 International Re-insurance Broker adalah Perusahaan Broker Asuransi


Internasional yang bertugas mencari back up dalam penempatan risiko PLN
kepada Re-insurance Company (Perusahaan Reasuransi Dunia).

1.3.34 Invitation to Bid (ITB) adalah Metode permintaan penawaran untuk


kebutuhan yang spesifikasinya/TOR dapat dibuat secara jelas dan lengkap.

1.4.35 Jadwal Pengadaan Barang/Jasa adalah rincian waktu proses Pengadaan


Barang/Jasa yang mencakup sejak tahap proses perencanaan pengadaan
sampai dengan tahap penyelesaian pelaksanaan pekerjaan.

1.3.36 Jasa Konstruksi adalah layanan pelaksanaan pekerjaan konstruksi.

1.3.37 Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai
bidang yang dilaksanakan oleh perorangan atau badan usaha/lembaga.
4
1.3.38 Jasa Lainnya adalah layanan jasa selain Jasa Konstruksi dan Jasa
Konsultansi.

1.3.39 Joint Procurement adalah Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka yang


diselenggarakan oleh satu Pengguna Barang/Jasa yang mewakili beberapa
Pengguna Barang/Jasa lainnya.

1.3.40 Kantor Pusat adalah induk organisasi PLN yang membawahi Unit Induk.

1.3.41 Kebutuhan Rutin adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai


karakteristik nilai rendah dan risiko suplai rendah dalam Supply
Positioning
Matrix.

1.3.42 Kebutuhan Leverage adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai


karakteristik nilai tinggi dan risiko suplai rendah dalam Supply
Positioning
Matrix.

1.3.43 Kebutuhan Critical/Bottleneck adalah kebutuhan barang/jasa yang


mempunyai karakteristik nilai rendah dan risiko suplai tinggi dalam Supply
Positioning Matrix.

1.3.44 Kebutuhan Strategis adalah kebutuhan barang/jasa yang mempunyai


karakteristik nilai tinggi dan risiko suplai tinggi dalam Supply
Positioning
Matrix.

1.3.45 Klarifikasi adalah kegiatan meminta penjelasan oleh Pejabat Pelaksana


Pengadaan kepada Penyedia Barang/Jasa atas substansi penawaran yang
kurang jelas dalam rangka evaluasi penawaran.

1.3.46 Komite Direktur adalah komite yang dibentuk oleh Direksi untuk membantu
pelaksanaan tugas Direksi agar lebih efisien dan efektif, yang terdiri
dari
beberapa Direktur yang diberi wewenang untuk dan atas nama Direksi
mengambil keputusan di bidang-bidang tertentu sesuai ketentuan yang
berlaku.

1.3.47 Kualifikasi adalah tingkat/kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha


Penyedia Barang/Jasa.

1.3.48 Masa Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak adalah masa sejak


ditandatanganinya Perjanjian/Kontrak sampai dengan berakhirnya jangka
waktu yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.

1.3.49 Negosiasi adalah kegiatan untuk pembahasan aspek teknis, harga dan
waktu pelaksanaan antara Pejabat Pelaksana Pengadaan dengan Penyedia
Barang/Jasa.

1.3.50 Pabrikan (manufacturer) adalah perusahaan yang membuat peralatan


secara mandiri, dimana perusahaan tersebut memiliki peralatan untuk
proses produksi dan pengendalian kualitas sendiri, termasuk Anak
Perusahaan dari Pabrikan tersebut yang menjadi perwakilan tunggal di
Indonesia/negara lain.

1.3.51 Pagu Anggaran (Budget Ceiling) adalah anggaran maksimal yang terdapat
dalam RKAP yang dihitung secara profesional berdasarkan perkiraan biaya
pekerjaan ditambah dengan perkiraan penyesuaian karena kondisi ekonomi.
5
1.3.52 Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mencegah
dan tidak melakukan persekongkolan baik vertical atau horizontal,
bertindak
dengan penuh kehati-hatian sesuai dengan ketentuan peraturan yang
berlaku dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.53 Pejabat Perencana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan
bertanggung jawab dalam perencanaan Pengadaan Barang/Jasa atau
pejabat struktural lainnya yang ditunjuk untuk melakukan perencanaan
Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.54 Pejabat Pelaksana Pengadaan adalah pejabat struktural yang bertugas dan
bertanggung jawab dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa atau
pejabat struktural lainnya yang ditunjuk untuk melakukan pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.55 Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency) adalah pekerjaan yang sifatnya


sangat mendesak, perlu segera ditangani/diselesaikan dan tidak dapat
ditunda-tunda lagi berhubung terjadinya gangguan fisik/suplai/lainnya pada
pembangkitan, transmisi, distribusi, instalasi, atau bangunan PLN lainnya
untuk menghindarkan terjadinya peristiwa yang dapat mengancam jiwa
manusia dan/atau kerugian PLN yang lebih besar dan/atau dapat merusak
citra perusahaan, yang dinyatakan secara tertulis/justifikasi yang dapat
dipertanggungjawabkan oleh Direksi/Komite Direktur/Direktur/GM/Manajer
Unit Pelaksana sesuai dengan batasan kewenangan.

1.3.56 Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan barang, pengadaan


jasa konstruksi termasuk pengadaan barang dan pemasangan (supply &
erect), pengadaan jasa konsultansi, pengadaan khusus dan pengadaan jasa
lainnya di PLN yang dibiayai dengan APLN atau yang dibiayai dengan
sumber dana dari pinjaman/hibah luar negeri dan/atau pinjaman dalam
negeri (Non APLN), sepanjang tidak diatur dalam naskah pemberi pinjaman
(guide lines).

1.3.57 Pengadaan Khusus adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan


barang/jasa selain jasa konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya,
antara
lain pengadaan energi primer, pembelian tenaga listrik, sewa
menyewa/sewa beli, sewa guna usaha (leasing), asuransi dan penyerahan
sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain.

1.3.58 Pengawas Pekerjaan adalah wakil Pengguna Barang/Jasa untuk membantu


Direksi Pekerjaan dalam mengawasi pekerjaan.

1.3.59 Pengguna Barang/Jasa adalah Direksi atau Pejabat struktural satu tingkat
di
bawah Direksi, atau Pejabat struktural di bawah GM yang diberi kuasa atau
diberi pelimpahan wewenang berdasarkan Peraturan yang berlaku, yang
menggunakan dan/atau menerima manfaat baik langsung maupun tidak
langsung dari barang/jasa yang dihasilkan dari proses pengadaan
barang/jasa.

1.3.60 Penilaian Kualifikasi adalah kegiatan untuk menilai kompetensi dan


kemampuan usaha Penyedia Barang/Jasa.

6
1.3.61 Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha yang berbentuk Perseroan
Terbatas (PT), Badan Usaha Milik Negara (BUMN), atau badan hukum
publik lainnya, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), lembaga, konsorsium,
Joint Operation, Koperasi, Firma, Commanditaire Vennotschap (CV),
persekutuan perdata (Maatschap), badan usaha luar negeri dan/atau
perorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

1.3.62 Perjanjian/Kontrak adalah perikatan dalam bentuk tertulis antara Pengguna


Barang/Jasa dengan Penyedia Barang/Jasa.

1.3.63 Perusahaan Asuransi Kerugian adalah suatu Badan Usaha yang bergerak
dalam bidang Asuransi Kerugian Umum (bukan Asuransi Jiwa) antara lain
asuransi property, asuransi kerusakan mesin, asuransi gangguan usaha,
asuransi mobil, asuransi kebakaran, asuransi pengangkutan dan ijin
usahanya adalah dalam bidang asuransi kerugian yang dikeluarkan oleh
Kementerian Keuangan dan/atau Otoritas Jasa Keuangan (OJK).

1.3.64 Perusahaan Terafiliasi BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum


90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan BUMN,
gabungan Anak Perusahaan BUMN, atau gabungan Anak Perusahaan
BUMN dengan BUMN.

1.3.65 Perusahaan Terafiliasi PLN adalah perusahaan yang sahamnya minimum


90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh Anak Perusahaan PLN, gabungan
Anak Perusahaan PLN, atau gabungan Anak Perusahaan PLN dengan
PLN.

1.3.66 Perwakilan Penyedia Internasional adalah perwakilan dari pabrikan atau


penyedia internasional yang berkedudukan di lndonesia/negara lain, yang
dibuktikan dengan suatu dokumen kerja sama atau surat penunjukan dari
Pabrikan/Penyedia Internasional.

1.3.67 PLN adalah Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara


yang didirikan dengan Akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 169 Tahun 1994
beserta perubahannya.

1.3.68 Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha


serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa
sebelum memasukkan penawaran.

1.3.69 Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan


usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia
Barang/Jasa setelah memasukkan penawaran.

1.3.70 Production Sharing Contract (PSC) atau Kontrak Kerjasama Migas adalah
Perjanjian/Kontrak yang dibuat antara badan pelaksana dengan badan
usaha dan atau bentuk usaha tetap untuk melakukan kegiatan eksplorasi
dan eksploitasi di bidang minyak dan gas bumi dengan prinsip bagi hasil.

1.3.71 Proses Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa


yang mencakup sejak tahap proses perencanaan pengadaan sampai
dengan tahap penyelesaian pelaksanaan pekerjaan.

7
1.3.72 PO (Purchase Order atau Surat Pesanan) adalah dokumen pembelian yang
mendeskripsikan tipe, jenis, spesifikasi, jumlah dari barang yang akan
dibeli,
tempat dan waktu penyerahan, persyaratan pembayaran, serta syarat dan
ketentuan lainnya.

1.3.73 Perencanaan Pengadaan adalah proses penyusunan kebutuhan pengadaan


barang/jasa sesuai dengan portofolio Pengadaan Barang/Jasa PLN yang
dibedakan antara Rutin, Leverage, Critical/Bottleneck dan Strategis dengan
mempertimbangkan estimasi kualitas, kuantitas, waktu, tempat, tujuan
sosial-ekonomi dan biaya, berdasarkan RKAP yang telah disetujui dan telah
memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat korporat.

1.3.74 Re-insurance Company adalah Perusahaan Asuransi yang akan


menanggung risiko dari Perusahaan Asuransi yang ditunjuk PLN dan dipilih
berdasarkan rating dari Lembaga Pemeringkat Internasional yang diyakini
dapat menjamin atau memproteksi risiko kerugian atas obyek yang
dipertanggungkan.

1.3.75 Request for Proposals (RFP) adalah metode permintaan penawaran untuk
kebutuhan yang spesifikasinya/TOR tidak dapat dilakukan secara penuh
pada saat undangan penawaran diumumkan.

1.3.76 Request for Quotations (RFQ) adalah metode permintaan penawaran untuk
pengadaan yang bersifat kecil atau rutin dengan spesifikasi yang mudah
ditemui di pasar.

1.3.77 Riset Pasar adalah riset untuk mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh
informasi yang relevan terkait kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa atau
pekerjaan yang akan digunakan untuk membuat strategi Pengadaan
Barang/Jasa dan Perjanjian/Kontrak.

1.3.78 RUPS adalah Rapat Umum Pemegang Saham yang merupakan organ PLN
dan mempunyai wewenang yang tidak dimiliki Direksi dan Dewan Komisaris.

1.3.79 Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa adalah tanda bukti pengakuan


atas kompetensi dan kemampuan profesi di bidang Pengadaan Barang/Jasa
yang diperoleh melalui ujian sertifikasi keahlian Pengadaan Barang/Jasa.

1.3.80 Sewa Guna Usaha (Leasing) adalah suatu transaksi pembiayaan untuk
penyediaan barang modal secara sewa guna dengan hak opsi memiliki
(Financial Lease) maupun sewa guna tanpa hak opsi memiliki (Operating
Lease) antara pihak penyedia pembiayaan atau barang (Lessor) untuk
digunakan oleh pihak yang membutuhkan pembiayaan atau barang
(Lessee) selama jangka waktu tertentu dengan pembayaran secara
berkala/bertahap.

1.3.81 Shortlist adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang didapat dari riset pasar
yang diyakini mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang
akan diadakan dan ditetapkan oleh Direksi atau Komite Direktur atau
Direktur terkait.

1.3.82 Tahun Anggaran adalah kurun waktu 1 (satu) tahun takwim terhitung sejak
tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember.

8
1.3.83 Tenaga Ahli adalah orang yang dianggap ahli untuk melaksanakan
pekerjaan Jasa Konsultansi baik selaku konsultan perorangan maupun
konsultan yang bekerja pada suatu badan usaha atau lembaga.

1.3.84 Total Cost of Ownership (TCOO) adalah biaya keseluruhan dari


pembelian
barang/jasa, tidak hanya merupakan harga awal yang ditawarkan
(initial
purchase price) tetapi merupakan biaya keseluruhan yang dapat
terjadi
selama umur ekonomis barang/jasa tersebut.

1.3.85 Unit Induk adalah unit organisasi satu tingkat dibawah Kantor Pusat
yang
melaksanakan kegiatan usaha tertentu sesuai dengan tujuan dan
lapangan
usaha PLN.

1.3.86 Value for Money Committee adalah fungsi yang melakukan


kajian/analisa
Value for Money terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa di PLN.

1.3.87 Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah pejabat struktural yang mewakili


Pengguna Barang/Jasa dalam hal Pengadaan Barang/Jasa.

1.4 Prinsip Dasar

Pengadaan Barang/Jasa di PLN wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai


berikut:

1.4.1 Efisien

Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang


optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan
sumber
daya seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada
harga terendah.

1.4.2 Efektif

Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah


ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai
dengan
sasaran yang ditetapkan.

1.4.3 Kompetitif

Pengadaan Barang/Jasa harus terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang


memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat
diantara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi
syarat/kriteria
tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan
transparan.

1.4.4 Transparan

Semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa,


termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi,
hasil
evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka
bagi
peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat.

1.4.5 Adil dan wajar

Memberikan perlakuan yang sama bagi semua Calon


Penyedia
Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

9
1.4.6 Akuntabel

Harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga


menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

1.5 Kebijakan Umum Pengadaan Barang/Jasa

1.5.1 Menyesuaikan dengan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan


Barang/Jasa BUMN dan International Good Procurement Practices.

Menyesuaikan ketentuan pengadaan PLN dengan Pedoman Umum


Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa BUMN dan International Good
Procurement Practices, sehingga PLN sebagai badan usaha dapat
melakukan pengadaan barang dan jasa secara cepat, fleksibel, efisien
dan
efektif, agar tidak kehilangan momentum bisnis yang dapat menimbulkan
kerugian, dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis dengan tetap
memperhatikan prinsip-prinsip efisien, efektif, kompetitif,
transparan, adil
dan wajar, serta akuntabel.

1.5.2 Meningkatkan nilai (value) PLN sebagai konsumen

Meningkatkan nilai PLN sebagai konsumen dengan melakukan agregasi


kebutuhan dan membuat strategi pengadaan barang/jasa yang tepat
sesuai
dengan hasil riset pasar PLN.

1.5.3 Kemitraan, Berjangka Panjang dan Berkelanjutan

Strategi Pengadaan PLN berbasis kemitraan, berjangka panjang dan


berkelanjutan yang disesuaikan dengan kondisi pasar dan good practice
yang berlaku, sehingga PLN akan bermitra dengan perusahaan yang
berkinerja baik, dan beritikad baik untuk berbagi manfaat dan biaya
secara
terbuka.

1.5.4 Meningkatkan Sistem Manajemen Penyedia Barang/Jasa

Meningkatkan sistem manajemen Penyedia Barang/Jasa yang memadai,


melalui kualifikasi secara periodik dan daftar rekanan yang selalu
dimutakhirkan berdasarkan kinerja, sehingga dapat dihindari
penggunaan
Penyedia Barang/Jasa yang mempunyai kinerja buruk.

1.5.5 Mendorong Produksi Dalam Negeri

Mendorong penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun, dan


perekayasaan nasional, sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

1.5.6 Mendorong sinergi BUMN, Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi


BUMN

Mendorong sinergi antar BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau


Perusahaan Terafiliasi BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau
antar Perusahaan Terafiliasi BUMN, dalam rangka meningkatkan
efisiensi
usaha atau perekonomian.
10
1.6 Etika Pengadaan

Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat Perencana


Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa, dan Value for
Money Committee dan para pihak yang terkait dalam pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa baik secara internal maupun eksternal, harus mematuhi etika
sebagai
berikut:

1.6.1 Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk


mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan
Pengadaan
Barang/Jasa.

1.6.2 Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta
menjaga
kerahasiaan Dokumen Pelelangan/RKS yang seharusnya dirahasiakan
untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam proses Pengadaan
Barang/Jasa.

1.6.3 Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk
mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.

1.6.4 Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan


sesuai dengan kesepakatan para pihak.

1.6.5 Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan


(conflict of
interest) para pihak yang terkait dalam proses Pengadaan
Barang/Jasa,
baik langsung maupun tidak langsung, yang merugikan kepentingan
Pengguna Barang/Jasa.

1.6.6 Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran


keuangan Perusahaan dalam Pengadaan Barang/Jasa.

1.6.7 Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi


dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain
yang
secara langsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan.

1.6.8 Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk


memberi
atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang
diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan
Barang/Jasa.

1.7 Bantuan Hukum, Reward dan Punishment

1.7.1 Bantuan Hukum

Dalam hal Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat


Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money
Committee dan pihak lain di PLN, telah melaksanakan proses pengadaan
sesuai dengan prosedur dan Etika Pengadaan yang berlaku sebagaimana
yang diatur dalam Edaran Direksi ini, namun terdapat tuntutan dan
tetap
dipermasalahkan secara hukum, maka kepada yang bersangkutan akan
mendapatkan bantuan hukum dari PLN sesuai ketentuan Bantuan Hukum
yang berlaku di PLN.

11
1.7.2 Reward

Pejabat Perencana Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan dan


pegawai lain di PLN yang terkait langsung dengan Pengadaan
Barang/Jasa
dapat diberikan insentif dan reward sesuai ketentuan yang berlaku
di PLN.

1.7.3 Punishment

Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat


Perencana
Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee
dan pihak lain di PLN yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa
yang
tidak sesuai dengan Prinsip Dasar Pengadaan, Etika Pengadaan dan
Prosedur yang berlaku, maka akan dikenakan sanksi sesuai Peraturan
Disiplin Pegawai PLN dan/atau sesuai dengan Peraturan Perundang-
undangan yang berlaku.

1.8 Pakta Integritas

1.8.1 Internal

Pengguna Barang/Jasa, Wakil Pengguna Barang/Jasa, Pejabat


Perencana
Pengadaan, Pejabat Pelaksana Pengadaan, Value for Money Committee
dan pihak lain di PLN yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa
wajib
menandatangani Pakta Integritas.

Untuk Direksi dan Pejabat Struktural yang pada saat diangkat dalam
jabatan
struktural tersebut telah menandatangani Pakta Integritas untuk
menjalankan fungsi jabatannya maka Pejabat Struktural tersebut
tidak perlu
menandatangani Pakta Integritas terkait dengan Pengadaan
Barang/Jasa.

1.8.2 Eksternal

Calon Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Pakta Integritas.

1.9 Ijin Prinsip Direksi

Sebelum Pengadaan dilaksanakan, GM wajib terlebih dahulu meminta Ijin Prinsip


dari
Direksi/Komite Direktur/Direktur sesuai batasan kewenangan yang diatur dalam
ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di Lingkungan PLN, dalam
hal melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa dibawah ini:

1.9.1 Pengadaan Barang/Jasa yang mempunyai kekhususan dan menggunakan


teknologi baru yang belum pernah digunakan PLN; atau

1.9.2 Pengadaan Barang/Jasa yang bernilai di atas batas kewenangannya


yang
diatur dalam ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan Keputusan di
Lingkungan PLN yang berlaku; atau
1.9.3 Pengadaan Barang/Jasa yang pembayarannya menggunakan valuta asing
kecuali ditentukan lain oleh Direksi.

12
BAB II
ORGANISASI PENGADAAN BARANG/JASA

2.1 Pengguna Barang/Jasa

2.1.1 Pengguna Barang/Jasa bertanggung jawab sebagai pihak yang


membutuhkan dan menggunakan barang/jasa, menetapkan spesifikasi atau
Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang jelas, memastikan volume kebutuhan,
dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan serta Manajemen
Perjanjian/Kontrak.

2.1.2 Pengguna Barang/Jasa terdiri dari :

2.1.2.1 Pengguna Barang/Jasa Antara adalah Pengguna Barang/Jasa


yang tidak menerima secara langsung manfaat atas
barang/jasa
yang diadakan.

2.1.2.2 Pengguna Barang/Jasa Akhir adalah Pengguna Barang/Jasa


yang menerima secara langsung manfaat atas barang/jasa yang
diadakan.

2.1.3 Pengguna Barang/Jasa dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa yang


merupakan pejabat struktural di bawahnya.

2.1.4 Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangannya kepada


Pejabat struktural dibawahnya sebagai Pengguna Barang/Jasa.

2.1.5 Tugas Pokok Pengguna Barang/Jasa:

2.1.5.1 Menentukan dan memastikan volume kebutuhan barang/jasa.

2.1.5.2 Memastikan ketersediaan anggaran.

2.1.5.3 Menetapkan dan mengesahkan:

a. Dokumen Rencana Pengadaan.

b. Dokumen Kualifikasi.

c. Daftar Penyedia Terseleksi (DPT).

d. Dokumen Pelelangan/RKS.

e. HPS.

f. Pemenang Penyedia Barang/Jasa.

2.1.5.4 Khusus untuk proses pengadaan di Kantor Pusat pengesahan


Dokumen sebagaimana dimaksud pada angka 2.1.5.3 yang
merupakan kewenangan Direksi sebagai Pengguna Barang/Jasa
dapat ditetapkan dan disahkan sebagai berikut:

a. Dokumen Rencana Pengadaan oleh Direksi/Direktur


terkait.
13
b. Dokumen Kualifikasi oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi
yang menangani Perencanaan Pengadaan.

c. Daftar Penyedia Terseleksi oleh Kepala Satuan/Kepala


Divisi yang menangani tentang penyusunan DPT.

d. Dokumen Pelelangan/RKS oleh Kepala Satuan/Kepala


Divisi yang membawahi Pejabat Perencana Pengadaan
dan Kepala Satuan/Kepala Divisi pada Direktorat terkait.

e. Addendum Dokumen Pelelangan/RKS oleh Kepala


Satuan/Kepala Divisi yang membawahi Pejabat
Pelaksana Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala Divisi
yang membawahi Pejabat Perencana Pengadaan.

f. HPS oleh Kepala Satuan/Kepala Divisi yang menangani


Pelaksanaan Pengadaan dan Kepala Satuan/Kepala
Divisi pada Direktorat terkait.

g. Pemenang Penyedia Barang/Jasa oleh Direksi/Direktur/


Kepala Satuan/Kepala Divisi berdasarkan batasan
kewenangan.

2.1.5.5 Menyiapkan biaya-biaya yang diperlukan untuk kegiatan


Pengadaan Barang/Jasa.

2.1.5.6 Menetapkan biaya penggandaan Dokumen Pelelangan/RKS


yang dapat dikenakan kepada calon Penyedia Barang/Jasa.

2.1.5.7 Menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

2.1.5.8 Menandatangani Perjanjian/Kontrak dan perubahannya (bila ada)


sesuai dengan ketentuan Batasan Kewenangan Pengambilan
Keputusan di Lingkungan PLN yang berlaku.

2.1.5.9 Menunjuk Direksi Pekerjaan dan/atau Pengawas Pekerjaan


dan/atau Direksi Teknis (apabila diperlukan) dan dapat
dicantumkan dalam Perjanjian/Kontrak.

2.1.5.10 Melakukan pemeriksaan dan penerimaan hasil pelaksanaan


Perjanjian/Kontrak, yang dalam pelaksanaannya Pengguna
Barang/Jasa dapat membentuk Tim Pemeriksa dan Penerima
Barang/Jasa.

2.1.5.11 Mempertanggungjawabkan segi administrasi, fisik, keuangan,


dan fungsional atas pengadaan yang dilaksanakan.

2.1.5.12 Dalam hal mendukung kelancaran operasional Unit Pelaksana,


Pengguna Barang/Jasa dapat melimpahkan kewenangan kepada
Manajer Unit Pelaksana untuk menjalankan fungsi perencanaan
Pengadaan Barang/Jasa di Unit Pelaksana.

14
2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa

2.2.1 Tugas Pokok Wakil Pengguna Barang/Jasa adalah membantu Pengguna


Barang/Jasa, melaksanakan Manajemen Perjanjian/Kontrak, dan
melakukan
evaluasi dan penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa.

2.2.2 Wakil Pengguna Barang/Jasa bekerjasama dengan Pejabat Perencana


Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab untuk
menyediakan informasi dan data yang diperlukan selama tahap
perencanaan pengadaan, persiapan pengadaan, pelaksanaan pemilihan
Penyedia Barang/Jasa, danproses finalisasi Perjanjian/Kontrak di
Kantor
Pusat/Unit Induk.

2.2.3 Wakil Pengguna Barang/Jasa dapat ditunjuk sebagai Direksi Pekerjaan


atau
Pengawas Pekerjaan atau Manajer Proyek.

2.2.4 Wakil Pengguna Barang/Jasa membuat laporan kepada Pengguna


Barang/Jasa.

2.2.5 Wakil Pengguna Barang/Jasa bukan Pejabat yang karena sifat


pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan, seperti
Pejabat/Pegawai
di bidang Pengawasan.

2.3 Pejabat Perencana Pengadaan

2.3.1 Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk


dilaksanakan oleh Pejabat Perencana Pengadaan.

2.3.2 Fungsi Perencanaan Pengadaan di Kantor Pusat dilaksanakan oleh


Pejabat
Struktural yang ditunjuk oleh Direksi, sedangkan di Unit Induk
ditunjuk oleh
General Manager.

2.3.3 Pejabat Perencana Pengadaan bertanggung jawab kepada Atasan


Langsung.

2.3.4 Tugas Pokok Pejabat Perencana Pengadaan:

2.3.4.1 Menyusun dan mengelola Daftar Penyedia Terseleksi (DPT).

2.3.4.2 Menyusun dan mengelola Dokumen Rencana Pengadaan


Barang/Jasa.

2.3.4.3 Melaporkan hasil proses perencanaan pengadaan barang/jasa


kepada Atasan Langsung untuk selanjutnya disampaikan
kepada
Value for Money Committee dan disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.

2.3.4.4 Menyusun Dokumen Pelelangan Barang/Jasa atau Rencana


Kerja dan Syarat-syarat (RKS) untuk disahkan oleh
Pengguna
Barang/Jasa, termasuk Addendum/Amandemen bila diperlukan.
2.3.4.5 Menyusun dan mengelola Harga Perkiraan Engineering (HPE).

15
2.3.4.6 Bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa melakukan
evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk pemutakhiran
DPT.

2.3.4.7 Membantu Wakil Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan


Manajemen Perjanjian/Kontrak.

2.3.5 Dalam melaksanakan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Perencana


Pengadaan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik
internal
maupun eksternal PLN.

2.3.6 Pejabat Perencana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan


Barang/Jasa.

2.3.7 Pejabat Perencana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat


pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan, antara lain
Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.

2.3.8 Atasan Langsung Pejabat Perencana Pengadaan wajib memastikan proses


perencanaan pengadaan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
yang
berlaku dan tersedianya dokumen terkait termasuk melakukan
koordinasi
dengan Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Commiittee dan/atau
pejabat lainnya yang terkait dengan perencanaan pengadaan.

2.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan

2.4.1 Fungsi Pelaksana Pengadaan di Kantor Pusat dan Unit Induk


dilaksanakan
oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

2.4.2 Fungsi Pelaksanaan Pengadaan di Kantor Pusat dilaksanakan oleh


Pejabat
Struktural yang ditunjuk oleh Direksi, sedangkan di Unit Induk
ditunjuk oleh
General Manager.

2.4.3 Pejabat Pelaksana Pengadaan bertanggung jawab kepada


Atasan
Langsung.

2.4.4 Tugas Pokok Pejabat Pelaksana Pengadaan:

2.4.4.1 Melakukan analisis terhadap lingkup pengadaan barang/jasa


yang akan dilakukan.

2.4.4.2 Menyusun jadwal pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

2.4.4.3 Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk diusulkan


penetapannya oleh Pengguna Barang/Jasa.

2.4.4.4 Melakukan proses pengumuman/undangan kepada


Calon
Penyedia Barang/Jasa.

2.4.4.5 Memastikan calon Penyedia Barang/Jasa yang akan diundang


tidak termasuk dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN.
2.4.4.6 Menilai kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa dalam hal
pengadaan melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi
yang tidak
memiliki DPT.

16
2.4.4.7 Memberikan penjelasan pengadaan (Aanwijzing).

2.4.4.8 Melakukan evaluasi terhadap Dokumen Penawaran.

2.4.4.9 Melakukan klarifikasi kepada calon Penyedia Barang/Jasa baik


yang DPT maupun non DPT, jika ada data atau hal-hal yang
kurang jelas atau meragukan.

2.4.4.10 Melakukan negosiasi untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan


Metode Pelelangan Terbatas, Pelelangan Terbuka atau
Penunjukan Langsung.

2.4.4.11 Melaporkan hasil proses pengadaan barang/jasa kepada Atasan


Langsung selanjutnya untuk disampaikan kepada Value for
Money Committee untuk pengadaan barang/jasa yang
memerlukan rekomendasi Value for Money Committee.

2.4.4.12 Mengusulkan calon pemenang (Penyedia Barang/Jasa) kepada


Pengguna Barang/Jasa setelah mendapatkan rekomendasi dari
Value for Money Committee.

2.4.4.13 Mengumumkan pemenang.

2.4.4.14 Menjawab sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

2.4.4.15 Menyiapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ).

2.4.4.16 Melakukan Contract Discussion Agreement (CDA), bila


diperlukan.

2.4.4.17 Menyiapkan Perjanjian/Kontrak.

2.4.4.18 Mendokumentasikan proses Pengadaan Barang/Jasa dengan


tertib.

2.4.4 Dalam menjalankan tugas pokoknya, jika diperlukan Pejabat Pelaksana


Pengadaan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian baik internal
maupun eksternal PLN.

2.4.5 Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memiliki sertifikasi Pengadaan


Barang/Jasa.

2.4.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan bukan Pejabat/Pegawai yang karena sifat


pekerjaannya menimbulkan benturan kepentingan antara lain
Pejabat/Pegawai di bidang Pengawasan.

2.4.7 Atasan Langsung Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib memastikan proses


pengadaan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan
tersedianya dokumen terkait termasuk melakukan koordinasi dengan
Pengguna Barang/Jasa, Value for Money Committee dan/atau pejabat
lainnya yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan.

17
2.5 Value for Money Committee

2.5.1 Prinsip value for money, adalah pengadaan yang mengutamakan hasil
terbaik untuk PLN dalam jangka panjang, yang mempertimbangkan Total
Cost of Ownership dan tidak selalu merupakan harga pembelian awal
terendah, serta memenuhi unsur tepat kualitas, tepat kuantitas,
tepat waktu,
tepat tempat, tepat tujuan sosio-ekonomi, dan tepat biaya.

2.5.2 Tugas Pokok Value for Money Committee adalah:

2.5.2.1 Sebelum Proses Pengadaan Barang/Jasa

Melakukan review dan rekomendasi atas strategi Pengadaan


Barang/Jasa yang disiapkan oleh Pejabat Perencana
Pengadaan
untuk memastikan strategi pengadaan telah memenuhi
prinsip
value for money.

2.5.2.2 Setelah Proses Pengadaan Barang/Jasa

Melakukan review dan rekomendasi atas pelaksanaan


Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan oleh Pejabat
Pelaksana
Pengadaan untuk memastikan pelaksana pengadaan telah
memenuhi prinsip value for money dan selanjutnya
dilakukan
penandatangan Perjanjian/Kontrak.

2.5.3 Fungsi Value for Money Committee dilaksanakan oleh:

2.5.3.1 Di Kantor Pusat

a. Komite Direksi untuk pengadaan yang memerlukan


persetujuan Direksi.

b. Gabungan Kepala Divisi/Kepala Satuan terkait


dengan pengadaan barang/jasa sesuai tugas dan
tanggung jawabnya serta batasan kewenangan.

2.5.3.2 Di Unit Induk

Komite Manajer atau melalui Rapat Pimpinan.

Dalam hal Pengguna Barang/Jasa


melimpahkan
kewenangannya kepada Unit Pelaksana dibawahnya, fungsi
Value for Money Committee tetap di Kantor Induk.

2.5.4 Untuk menghindari terjadinya benturan kepentingan dalam pengambilan


keputusan, maka anggota Value for Money Committee yang terkait
langsung dengan proses Pengadaan Barang/Jasa tidak mempunyai hak
untuk memutuskan.

2.5.5 Proses Pengadaan Barang/Jasa yang harus melalui review dan


rekomendasi Value for Money Committee adalah Pengadaan Barang/Jasa
yang masuk kategori kebutuhan Critical/Bottleneck, Strategis dan
Leverage
(tidak termasuk kategori kebutuhan Rutin) sesuai Supply Positioning
Matrix.

18
2.6 Procurement Agent

2.6.1 Tugas Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat dilakukan oleh pihak ketiga
sebagai Procurement Agent yang ditunjuk oleh Pengguna Barang/Jasa.

2.6.2 Justifikasi atas penunjukan Procurement Agent yang menjalankan tugas


Pejabat Pelaksana Pengadaan diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa
kepada Value for Money Committee.

2.6.3 Justifikasi sebagaimana dimaksud pada angka 2.6.2, antara lain


adalah:

2.6.3.1 Mempunyai aspek Metode pengadaan yang spesifik/baru yang


tidak di atur dalam Edaran ini dan Pejabat Pelaksana
Pengadaan
tidak mempunyai keahlian untuk menanganinya; atau

2.6.3.2 Adanya keterbatasan sumber daya internal PLN baik dari


sisi
jumlah ataupun keahlian; atau

2.6.3.3 Memberikan keuntungan bagi PLN.

2.6.4 Procurement Agent dapat berupa badan usaha berbentuk Badan Hukum
nasional atau internasional, lembaga pemerintah dan non pemerintah,
atau
lembaga pendidikan yang mempunyai keahlian dalam bidang procurement.

2.6.5 Procurement Agent dipilih sesuai metode pengadaan yang berlaku.

2.6.6 Procurement Agent dapat memakai prosedur pengadaan internal mereka,


setelah mendapat persetujuan Value for Money Committee.

19
BAB III
DAFTAR PENYEDIA BARANG/JASA TERSELEKSI (DPT)

3.1 Maksud dan Tujuan Penggunaan DPT

Adalah untuk mempercepat proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan untuk


mendapatkan Penyedia Barang/Jasa yang berkualitas dan sesuai kualifikasi.

DPT digunakan untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilaksanakan melalui


Pelelangan Terbatas.

3.2 Tugas dan tanggung jawab Penyusunan DPT

Penyusunan DPT menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan
dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

3.3 Metode Penyusunan DPT

3.3.1 Melakukan Riset Pasar untuk mendapatkan data dan informasi Penyedia
Barang/Jasa yang mempunyai kualifikasi sesuai dengan jenis pekerjaan
yang dibutuhkan.

Data dan informasi yang dikumpulkan tergantung pada kategori dalam


Supply Positioning Matrix yaitu:

3.3.1.1 Untuk kategori Rutin, cukup dengan identifikasi Penyedia


Barang/Jasa yang mampu melalui proses Penilaian
Kualifikasi.

3.3.1.2 Untuk kategori Leverage, Critical/Bottleneck, atau


Strategis,
Pejabat Perencana Pengadaan melakukan analisis penuh
terhadap pasar Penyedia Barang/Jasa, yang dikelompokkan ke
dalam 6 (enam) kategori, yaitu struktur pasar, kompetisi,
rantai
suplai, barang/jasa pengganti, nilai (value) PLN sebagai
konsumen dan faktor lingkungan luar sebagaimana diatur
dalam
Pedoman Umum Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero).

3.3.2 Menggunakan daftar Penyedia Barang/Jasa spesifik/khusus yang telah


memiliki kualifikasi yang ditetapkan oleh
Pemerintah/Asosiasi/Lembaga
yang kredibel.

3.3.3 Melakukan Penilaian Kualifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa.

3.3.4 Dalam pelaksanaan angka 3.3.1, angka 3.3.2 dan angka 3.3.3 dapat
dilakukan due diligence (uji tuntas) antara lain untuk pekerjaan
yang
bersifat:

3.3.4.1 Strategis atau Barang/Jasa yang bersifat spesifik, antara


lain
konstruksi atau pembelian tenaga listrik.

3.3.4.2 Jenis barang atau pekerjaan teknis tertentu, yang


dibutuhkan
secara reguler, seperti material distribusi utama yang
akan
diadakan dengan long term supply agreements, pemeliharaan
oleh workshop.

20
3.3.4.3 Barang/Jasa yang mempunyai risiko tinggi.

3.3.4.4 Dampak Barang/Jasa tersebut sangat tinggi terhadap


operasional
PLN.

3.4 Sifat dan Jenis DPT

3.4.1 DPT Lokal dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Unit Induk
atau
Pejabat Perencanaan di Kantor Pusat, untuk dipergunakan dalam
proses
pemilihan Penyedia Barang/Jasa setempat.

3.4.2 DPT Korporat dibuat oleh Pejabat Perencana Pengadaan di Kantor


Pusat
untuk dipergunakan dalam proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa
secara
nasional.

3.5 Pengelolaan DPT

3.5.1 DPT berlaku dalam waktu 3 (tiga) tahun.

3.5.2 Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat dapat


dilakukan
setiap hari kerja, selanjutnya akan dilakukan penilaian kualifikasi
dan dapat
dilakukan due diligence sebelum dimasukkan di dalam DPT.

3.5.3 DPT harus dilakukan pemuktahiran secara berkala dan terus menerus
antara lain berupa penambahan/pengurangan Calon Penyedia
Barang/Jasa
dalam daftar DPT, pemuktahiran data dan/atau kinerja Calon Penyedia
Barang/Jasa yang sudah terdaftar dalam DPT. Penambahan DPT dapat
dilakukan apabila ada pendaftar baru yang dinyatakan lulus
kualifikasi dan
disahkan sebagai DPT oleh Pengguna Barang/Jasa, serta pengurangan
DPT dapat dilakukan apabila dikenakan Backlist, masa berlaku DPT
sudah
berakhir, data kualifikasi tidak dimutakhirkan tanpa keterangan
yang dapat
dipertanggungjawabkan atau berkinerja buruk.

3.5.4 Untuk kategori pekerjaan Criticical/Bottleneck dan Strategis,


setiap ada
proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa harus dilakukan pemutakhiran
kualifikasi teknis dan keuangan dari Calon Penyedia Barang/Jasa
dalam
DPT.

3.5.5 Untuk kategori Leverage yang signifikan, pada setiap proses


pemilihan
Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan pemutakhiran kualifikasi
teknis dan
keuangan dari Calon Penyedia Barang/Jasa dalam DPT berdasarkan
justifikasi Pejabat Perencana Pengadaan.

3.5.6 DPT memuat catatan Penyedia Barang/Jasa yang terkena daftar hitam
(Blacklist).

3.5.7 PLN dapat mengakui daftar hitam (Blacklist) dari lembaga yang
mempunyai
keterkaitan dengan bisnis PLN, atau perusahaan yang sejenis dengan
usaha PLN, atau mempunyai kesamaan kepentingan dengan bisnis PLN.

3.6 Dokumen Kualifikasi:

3.6.1 Pejabat Perencana Pengadaan menyusun Dokumen Kualifikasi yang


disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

21
3.6.2 Dokumen Kualifikasi berisi sekurang-kurangnya :

3.6.2.1 Surat Pernyataan Minat Untuk Mengikuti Kualifikasi.

3.6.2.2 Penjelasan singkat mengenai ruang lingkup pekerjaan


yang
akan dilaksanakan (scope of works), persyaratan
kualifikasi
minimum Penyedia Barang/Jasa, batas akhir pemasukan
Dokumen Aplikasi Kualifikasi dan Metode Evaluasi
Kualifikasi.

3.6.2.3 Formulir isian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa.

3.7 Persyaratan Kualifikasi

3.7.1 Persyaratan Administrasi

3.7.1.1 Memiliki perijinan sesuai dengan bidang usahanya


berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.7.1.2 Memiliki tempat kedudukan yang jelas.

3.7.1.3 Mempunyai kapasitas menandatangani


Perjanjian/Kontrak
secara hukum.

3.7.1.4 Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut,


kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau Direksi yang
bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang
dalam
menjalani sanksi pidana.

3.7.1.5 Direksi/Pengurus yang bertindak untuk dan atas nama


perusahaan tidak masuk dalam daftar Penyedia Barang/Jasa
yang terkena daftar hitam (Blacklist).

3.7.1.6 Telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir,


dibuktikan
dengan melampirkan fotokopi bukti tanda terima
penyampaian
Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun
terakhir, dan fotokopi Surat Setoran Pajak (SSP) PPh
Pasal 29
atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sekurang-kurangnya 3
(tiga) bulan terakhir.

3.7.1.7 Dalam hal Penyedia Barang/Jasa berbentuk persekutuan


usaha
(partnership), maka Penyedia Barang/Jasa wajib mempunyai
perjanjian kerjasama operasi/kemitraan yang
memuat
representasi persekutuan dan pihak yang mewakili
persekutuan.

3.7.1.8 Khusus perusahaan asing yang akan ditunjuk sebagai


Penyedia
Barang/Jasa diwajibkan memenuhi persyaratan perijinan
sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.7.2 Persyaratan Teknis

3.7.2.1 Memiliki kemampuan pada kategori pekerjaan yang sejenis


atau
setara yang dibuktikan dengan daftar pengalaman
pekerjaan
yang pernah dan atau sedang dilakukan, kecuali untuk
pekerjaan
yang hanya memerlukan teknologi sederhana, risiko kecil,
biaya
kecil dan tidak memerlukan keahlian khusus.

22
3.7.2.2 Mempunyai kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan
serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan
pekerjaan
termasuk pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja
(K3).

3.7.2.3 Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi


dapat
ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus,
tenaga
ahli spesialis yang diperlukan atau pengalaman tertentu.

3.7.2.4 Sanggup memenuhi persyaratan penggunaan produksi dalam


negeri sepanjang diatur dalam peraturan perundang-
undangan
yang berlaku.

3.7.3 Persyaratan Keuangan

3.7.3.1 Mempunyai kemampuan keuangan yang memadai yang


didukung dengan laporan keuangan yang telah diaudit
atau
dapat berupa hasil rating atau pemeringkatan dari
lembaga
pemeringkat keuangan yang kredibel.

3.7.3.2 Untuk jenis dan/atau nilai pekerjaan Pengadaan


Barang/Jasa
tertentu, harus memiliki surat keterangan dukungan
keuangan/referensi dari Bank.

3.7.3.3 Untuk jenis pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa


lainnya yang
diutamakan bagi pelaku usaha mikro dan kecil, mempunyai
kemampuan keuangan yang memadai yang didukung dengan
laporan keuangan yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan
Publik
atau disahkan oleh Pimpinan Perusahaan.

3.7.4 Dalam hal tertentu Pengguna Barang/Jasa dapat menentukan


persyaratan
kualifikasi lainnya untuk menjamin value for money yang terbaik
bagi PLN.

3.8 Pelaksanaan Kualifikasi

3.8.1 Pengumuman kualifikasi dapat melalui papan pengumuman dan/atau


surat
kabar dan/atau portal e-Procurement PLN.

3.8.2 Penyedia Barang/Jasa mendaftar dengan cara yang ditetapkan dalam


Dokumen Kualifikasi.

3.8.3 Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Dokumen Aplikasi Kualifikasi yang


berisi kelengkapan administrasi, teknis, dan keuangan sebelum batas
waktu
pemasukan yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.

3.8.4 Evaluasi kualifikasi dilakukan oleh Pejabat Perencana Pengadaan dan


dapat dibantu oleh Wakil Pengguna Barang/Jasa dan pihak lain sesuai
keahlian baik internal maupun eksternal PLN, dan dilaksanakan
sesuai
dengan Metode evaluasi yang ditetapkan dalam Dokumen Kualifikasi.

3.8.5 Dalam evaluasi kualifikasi dilarang menambah persyaratan


kualifikasi di luar
Dokumen Kualifikasi yang telah disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

23
3.8.6 Penyedia Barang/Jasa wajib menandatangani Surat Pernyataan bermeterai
cukup yang menyatakan kebenaran seluruh data dan informasi yang
disampaikan di dalam formulir isian kualifikasi dan apabila ditemukan
penipuan, pemalsuan atas data dan informasi yang disampaikan maka yang
bersangkutan bersedia dikenakan sanksi digugurkan sebagai Calon
Penyedia Barang/Jasa dan sanksi daftar hitam (Blacklist).

3.8.7 Bukti Sertifikasi yang dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi terakreditasi


dapat dipergunakan sebagai indikasi kualifikasi dalam bidang tertentu,
namun apabila diperlukan dapat dilakukan pengecekan terhadap kualifikasi
tersebut sesuai prinsip substance over forms.

Apabila Penyedia Barang/Jasa terbukti tidak mempunyai kecakapan secara


substantif, maka PLN dapat mengabaikan Bukti Sertifikasi tersebut dan
menyatakan Penyedia Barang/Jasa tidak memenuhi kualifikasi.

3.8.8 Pejabat Perencana Pengadaan dapat melakukan due diligence (uji tuntas)
sebagai pembuktian kualifikasi, sebagai berikut:

3.8.8.1 Wawancara dengan pihak manajemen Penyedia Barang/Jasa,


pihak yang ditunjuk manajemen Penyedia Barang/Jasa, serta
pihak terkait lainnya sehubungan dengan kualifikasi yang
hendak diteliti.

3.8.8.2 Kunjungan ke lokasi (site visit).

3.8.8.3 Konfirmasi silang dengan perusahaan dan/atau lembaga


dan/atau organisasi profesi dan/atau organisasi lainnya yang
mengetahui kualifikasi dan dokumen yang hendak diteliti.

3.8.9 Pejabat Perencana Pengadaan menyusun dan melaporkan hasil penilaian


kualifikasi kepada Atasan Langsung. Atasan Langsung mengkoordinasikan
tindak lanjut hasil penilaian kualifikasi kepada Pengguna Barang/Jasa
termasuk bila diperlukan kepada Value for Money Committee untuk proses
penetapan DPT.

3.8.10 Setelah adanya pengesahan DPT oleh Pengguna Barang/Jasa, Pejabat


Perencana Pengadaan atau Atasan Langsung Pejabat Perencana
Pengadaan mengumumkan hasil penilaian kualifikasi Penyedia
Barang/Jasa.

3.8.11 Pejabat Perencana Pengadaan menetapkan masa sanggah yang


mencukupi atas hasil kualifikasi setelah tanggal pengumuman hasil
penilaian kualifikasi.

3.8.12 Sanggahan yang diterima adalah sanggahan yang disampaikan oleh


peserta penilaian kualifikasi dan ditujukan kepada Pejabat Perencana
Pengadaan serta hanya untuk ketidaksesuaian dengan Dokumen
Kualifikasi.

3.8.13 Jawaban sanggahan diberikan sesuai jangka waktu yang ditetapkan Pejabat
Perencana Pengadaan dalam Dokumen Kualifikasi dan bersifat final.

3.8.14 Sanggahan yang setelah diperiksa tidak benar, akan menjadi catatan itikad
tidak baik bagi penyanggah.

24
3.8.15 Penyedia Barang/Jasa harus lulus tahap Penilaian Kualifikasi untuk
dimasukkan dalam DPT dan diterbitkan Surat Tanda DPT yang disahkan
oleh Pengguna Barang/Jasa.

3.9 Kondisi Belum Tersedia DPT

3.9.1 Dalam hal untuk pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang belum mempunyai
DPT, dapat dilakukan melalui Metode Pelelangan Terbuka dengan
Prakualifikasi atau Pascakualifikasi, dengan persyaratan kualifikasi
sebagaimana diatur pada Angka 3.7.

3.9.2 Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus prakualifikasi atau


pascakualifikasi
sebagaimana tersebut pada angka 3.9.1 selanjutnya dapat dimasukkan
dalam DPT.

3.9.3 Pengadaan barang dan/atau jasa yang belum pernah diadakan sebelumnya
atau teknologi yang belum pernah digunakan di PLN namun mempunyai
pasar Penyedia yang telah mapan (terbukti/proven) atau pengadaan
barang/jasa tertentu yang ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa,
dapat
dilakukan dengan menggunakan Shortlist. Shortlist disusun
berdasarkan
riset pasar yang mencukupi, memenuhi kriteria tertentu dan
ditetapkan oleh
Direksi/Komite Direktur/Direktur terkait. Shortlist yang telah
digunakan
dalam pelelangan dapat dijadikan DPT setelah memenuhi persyaratan
yang
telah ditentukan.

25
BAB IV
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

4.1 Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

4.1.1 Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa

4.1.1.1 Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat

a. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat adalah


daftar umum yang meliputi kebutuhan Korporat atas
barang dan jasa, yang disusun dengan portofolio
pengadaan PLN dan membedakan antara Rutin,
Leverage, Critical/Bottleneck dan Strategis, beserta
strategi masing-masing, estimasi kuantitas, estimasi
nilai, estimasi waktu penyerahan, estimasi anggaran,
dan target secara korporat.

b. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat menjadi


tanggung jawab Pejabat Perencanaan Pengadaan di
Kantor Pusat untuk mengkoordinasikan seluruh
perencanaan kebutuhan pengadaan barang dan jasa
PLN, baik yang dibutuhkan di Kantor Pusat maupun
Unit
Induk.

c. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Korporat disusun


berdasarkan RKAP dan/atau RUPTL,
yang
pelaksanaannya dilakukan secara periodik sesuai
siklus
perencanaan PLN, baik dalam 1 (satu) tahun kalender
atau gabungan beberapa tahun kalender.

d. Proses Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa


Korporat, meliputi antara lain:

1) Melakukan kajian atas portofolio pengadaan


barang/jasa (kategori dan
standardisasi
barang/jasa, seperti energi primer, material
distribusi utama, material transmisi utama,
dan
sebagainya).

2) Melakukan identifikasi kebutuhan Pengadaan


Barang/Jasa berdasarkan Supply Positioning
Matrix untuk menetapkan strategi pengadaan
barang/jasa.

3) Membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa


sesuai portofolio pengadaan barang/jasa.

4) Melakukan kajian risiko Pengadaan Barang/Jasa


dibantu oleh fungsi Manajemen Risiko dan
Kepatuhan.

5) Memastikan bahwa secara umum Pengadaan


Barang/Jasa dilakukan secara efisien.

26
6) Meminta rekomendasi Value for Money
Committee atas hasil perencanaan.

4.1.1.2 Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan Unit Induk

a. Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor Pusat dan


Unit Induk adalah daftar umum yang meliputi kebutuhan
Kantor Pusat dan Unit Induk PLN atas barang dan jasa,
lengkap dengan kuantitas/volume, waktu kebutuhan/
waktu penyerahan, estimasi anggaran, strategi
pengadaan, metode pengadaan, pelaksana pengadaan
dan sistem pemaketan/grouping/joint procurement/
sentralisasi/desentrsasi.

b. Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun


berdasarkan RKAP dan/atau RUPTL dan telah
memperhitungkan potensi konsolidasi di tingkat
korporat.

c. Tujuan Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa


Kantor Pusat dan Unit Induk adalah untuk:

1) Mendapatkan proses pengadaan yang


terkoordinasi dan terintegrasi, baik yang
dikonsolidasikan di Direktorat yang menangani
Pengadaan di Kantor Pusat atau didelegasikan
ke Unit Induk, atau didesentralisasikan ke Unit
Induk dan Unit Pelaksana di bawahnya.

2) Mendapatkan proses Pengadaan Barang/Jasa


yang sesuai dengan kaidah dan prinsip
Pengadaan Barang/Jasa serta mendapatkan
barang/jasa yang berkualitas.

d. Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa


dilakukan di masing-masing Divisi/Satuan di Kantor
Pusat dan Unit Induk.

e. Rencana Pengadaan Barang/Jasa disusun dalam


setiap periode 1 (satu) tahun anggaran.

f. Dalam hal efisiensi Rencana Pengadaan Barang/Jasa


dapat disusun dalam jangka waktu lebih dari 1 (satu)
tahun anggaran dengan Perjanjian/Kontrak Jangka
Panjang.

g. Penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa Kantor


Pusat dan Unit Induk menjadi tugas dan tanggung
jawab Pejabat Perencana Pengadaan bekerjasama
dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa di masing-
masing Divisi/Satuan dan Unit Induk.

27
h. Dalam hal Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang
dikonsolidasikan, proses perencanaan dipimpin oleh
Pejabat Perencana Pengadaan Kantor Pusat
bekerjasama dengan Wakil Pengguna Barang/Jasa dan
fungsi perencanaan Unit Induk.

i. Divisi/Satuan Kantor Pusat dapat melakukan supervisi


dalam hal Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang
didesentralisasi ke Unit Induk.

j. Proses penyusunan Rencana Pengadaan Barang/Jasa


Kantor Pusat dan Unit Induk, meliputi:

1) Melakukan identifikasi dan kajian kebutuhan


barang/jasa meliputi kelengkapan spesifikasi,
TOR/KAK, kepastian dan ketersediaan
anggaran, ruang lingkup pekerjaan, kepastian
kuantitas/volume, waktu penyerahan/kebutuhan
serta kajian risiko.

2) Melakukan kajian strategi pengadaan yang tepat


(pemaketan/grouping/joint procurement dan
metode pengadaan), termasuk rencana
pengadaan yang ditangani bersama oleh
Direktorat yang menangani pengadaan, dengan
memperhitungkan potensi konsolidasi dan skala
ekonomi berdasarkan Rencana Pengadaan
Korporat.

3) Melakukan pemutakhiran atas riset pasar.

4) Meminta review dan rekomendasi Value for


Money Committee atas hasil perencanaan.

k. Dalam hal untuk mendukung kelancaran operasional


Unit Pelaksana maka perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa di Unit Pelaksana dapat dilimpahkan
kepada Manajer Unit Pelaksana.

4.1.1.3 Dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah :

a. Dokumen Rencana Pengadaan Korporat.

b. Dokumen Rencana Pengadaan Kantor Pusat/Unit


Induk.

4.1.1.4 Dokumen Rencana Pengadaan disahkan oleh Pengguna


Barang/Jasa setelah melalui review dan rekomendasi Value for
Money Committee.

4.1.1.5 Perubahan Dokumen Rencana Pengadaan dituangkan dalam


revisi Dokumen Rencana Pengadaan yang disahkan oleh
Pengguna Barang/Jasa setelah melalui review dan rekomendasi
Value for Money Committee.

28
4.1.2 Dokumen Pelelangan/RKS.

4.1.2.1 Dokumen Pelelangan/RKS disusun berdasarkan Dokumen


Rencana Pengadaan yang telah disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.

4.1.2.2 Penyiapan Dokumen Pelelangan/RKS merupakan tugas dan


tanggung jawab Pejabat Perencana Pengadaan yang dalam
pelaksanaannya dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa
atau Wakil Pengguna Barang/Jasa atau pihak lain sesuai
keahlian baik internal maupun eksternal PLN dan disahkan oleh
Pengguna Barang/Jasa.

4.1.2.3 Dokumen Pelelangan/RKS antara lain terdiri dari:

a. Dokumen Pelelangan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa


Lainnya antara lain terdiri dari:

1) Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa,


yang sekurang-kurangnya terdiri dari:

a) Gambaran Umum yang meliputi antara


lain lingkup pekerjaan dan sumber dana.

b) Persyaratan administrasi yang harus


dipenuhi.

c) Hal-hal yang dapat menggugurkan


penawaran pada saat evaluasi
administrasi.

d) Kerangka penyusunan penawaran teknis


berikut uraian singkat tiap butir dalam
kerangka tersebut.

e) Kerangka dan format penyusunan


penawaran biaya berikut hal-hal yang
dapat atau tidak dapat dibiayai.

f) Tata cara penilaian administrasi,


penawaran teknis dan penawaran biaya.

g) Kriteria, batasan nilai dan formula dari


penilaian teknis dan/atau penawaran
biaya.

h) Jadwal Pengadaan.

2) Data Pengadaan (apabila diperlukan).

3) Surat Penawaran.

4) Jenis Perjanjian/Kontrak.

5) Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.

29
6) Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.

7) Spesifikasi teknis.

8) Gambar-gambar (apabila diperlukan).

9) Daftar kuantitas volume pekerjaan/Bill of


Quantity (BoQ).

10) Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan


(apabila dipersyaratkan).

b. Dokumen Pelelangan Jasa Konsultansi antara lain


terdiri dari:

1) Instruksi kepada Calon Penyedia Barang/Jasa


terdiri dari:

a) Gambaran Umum yang meliputi antara


lain lingkup pekerjaan dan sumber dana.

b) Persyaratan administrasi yang harus


dipenuhi.

c) Hal-hal yang dapat menggugurkan


penawaran pada saat evaluasi
administrasi

d) Kerangka penyusunan penawaran teknis


berikut uraian singkat tiap butir dalam
kerangka tersebut.

e) Kerangka dan format penyusunan


penawaran biaya berikut hal-hal yang
dapat atau tidak dapat dibiayai.

f) Tata cara penilaian administrasi,


penawaran teknis dan penawaran biaya.

g) Kriteria, batasan nilai dan formula dari


penilaian teknis dan/atau penawaran
biaya.

h) Jadwal Pengadaan.

2) Data Pendukung (apabila diperlukan).

3) Surat Penawaran.

4) Jenis Perjanjian/Kontrak.

5) Syarat-syarat umum Perjanjian/Kontrak.

6) Syarat-syarat khusus Perjanjian/Kontrak.

30
7) Term of Reference (TOR)/Kerangka Acuan
Kerja (KAK), yang memuat antara lain:

a) Uraian pendahuluan berupa gambaran


secara garis besar mengenai pekerjaan
yang akan dilaksanakan, antara lain latar
belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal
sumber pendanaan, nama dan organisasi
Pengguna Barang/Jasa.

b) Data penunjang berupa data yang


berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan,
antara lain data dasar, standar teknis,
studi-studi terdahulu yang pernah
dilaksanakan, dan peraturan perundang-
undangan yang harus digunakan.

c) Lingkup pekerjaan yang memberikan


gambaran mengenai tujuan yang ingin
dicapai, keluaran yang akan dihasilkan,
peralatan dan material yang disediakan
oleh Pengguna Barang/Jasa serta
peralatan dan material yang harus
disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa,
lingkup kewenangan yang dilimpahkan
kepada Penyedia Barang/Jasa, perkiraan
jangka waktu penyelesaian pekerjaan,
kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang
harus disediakan oleh Penyedia
Barang/Jasa, perkiraan keseluruhan
tenaga ahli/tenaga pendukung yang
diperlukan dan jadwal setiap tahapan
pelaksanaan pekerjaan.

d) Jenis dan jumlah laporan yang


disyaratkan (antara lain laporan
pendahuluan laporan bulan dan laporan
akhir).

8) Gambar-gambar (apabila diperlukan).

4.1.2.4 Proses penyusunan Dokumen Pelelangan/RKS berpedoman


pada Edaran ini dan Peraturan Perundang-undangan yang
berlaku, dengan Proses Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
tetap mengacu pada Dokumen Pelelangan/RKS yang telah
ditetapkan dan disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.1.3 Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

4.1.3.1 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disusun berdasarkan Dokumen


Rencana Pengadaan dan Dokumen Pelelangan/RKS.

4.1.3.2 HPS merupakan alat untuk melihat kewajaran harga penawaran


dan tidak wajib diumumkan serta tidak dapat dijadikan dasar
sebagai satu-satunya penggugur penawaran.

31
4.1.3.3 HPS dibuat oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan disahkan
oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.1.3.4 HPS disusun secara cermat dan profesional dengan


menggunakan data/referensi, antara lain :

a. Harga Perkiraan Engineering (HPE).

b. Dokumen Pelelangan (Spesifikasi/Rencana Kerja dan


Syarat-syarat (RKS)/Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau
Term Of Reference (TOR) atau Syarat Penawaran/
Syarat Perjanjian/Kontrak).

c. Harga pasar setempat.

d. Harga Perjanjian/Kontrak untuk barang atau pekerjaan


sejenis yang sedang atau telah dilaksanakan.

e. Analisa harga satuan pekerjaan.

f. Daftar harga dan tarif dari instansi yang berwenang.

g. Informasi yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan


Pusat Statistik (BPS) atau media cetak dan elektronik
lainnya atau instansi yang berwenang.

h. Daftar harga/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh


asosiasi pabrikan/agen tunggal atau instansi lain yang
berwenang, baik pusat maupun daerah.

i. Untuk barang yang mengandung unsur komponen


impor diperhitungkan antara lain fluktuasi nilai tukar
mata uang asing dari negara asal terhadap Rupiah
dan/atau LME (London Metal Exchange) rate dan/atau
Harga Minyak Dunia serta bea masuk.

4.1.3.5 Harga Perkiraan Engineering disusun oleh Pejabat Perencana


Pengadaan secara cermat dan professional.

4.1.3.6 Komponen biaya dan analisa perhitungan HPE harus selalu


dimutakhirkan sebagai data/referensi dalam penyusunan HPS.

4.1.3.7 HPS disusun wajib memperhitungkan:

a. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan bea masuk sesuai


dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Risiko, Overhead Cost dan Keuntungan (ROK) yang


wajar bagi Penyedia Barang/Jasa, sesuai dengan
tingkat kesulitan pekerjaan yang dilakukan dan
besarnya risiko, yang besarnya maksimum 10%
(sepuluh persen), kecuali ditentukan lain oleh
Pengguna Barang/Jasa berdasarkan rekomendasi
Value for Money Committee.

32
c. Dalam hal HPE sudah memperhitungkan ROK, maka
HPS tidak lagi memasukan unsur ROK.

d. HPS tidak boleh memasukan biaya tak terduga


(contingency), biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan
(PPh).

4.1.3.8 Nilai HPS maksimal sama dengan pagu anggaran dalam RKAP.

4.1.3.9 Dalam menyusun HPS untuk Pekerjaan Jasa Konsultansi,


Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib:

a. Mempelajari dan memahami Kerangka Acuan Kerja


(KAK)/Terms of Reference (TOR) termasuk syarat
Perjanjian/Kontrak

b. Mempelajari dan mengumpulkan informasi/data-data


mengenai kondisi lapangan.

c. Mempelajari program dan jadwal pelaksanaan


pekerjaan.

d. Menetapkan jumlah kualifikasi tenaga ahli, tenaga


teknis serta tenaga pendukung lainnya termasuk
jadwal penugasan masing-masing personil,
fasilitas/peralatan yang diperlukan dan lain-lain.

e. Mempelajari dan mempertimbangkan ketentuan-


ketentuan yang dikeluarkan oleh Instansi yang
berwenang.

f. Menghitung Biaya Langsung Personil (remuneration)


dan Biaya Langsung Non Personil (direct cost) :

1) Biaya Langsung Personil meliputi pembayaran,


teknisi dan tenaga penunjang. Biaya langsung
personil bagi masing-masing tenaga ahli
dihitung berdasarkan satuan waktu tertentu
(bulan, minggu, hari, jam) dikaitkan dengan
rate yang berdasarkan harga pasar dan/atau
berdasarkan gaji dasar dan/atau
Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan
sesuai dengan tahun pengalaman profesional
yang ditetapkan dalam KAK/TOR, dan

2) Biaya Langsung Non Personil meliputi segala


biaya yang langsung berkaitan menunjang
pelaksanaan tugas konsultan, antara lain
pengadaan/sewa kantor, sewa kendaraan,
sewa rumah, biaya perjalanan dinas, biaya
pelaporan, biaya komunikasi dan lain-lain,
dengan mengacu kepada rate/tarif harga pasar
setempat dan/atau tarif/harga satuan
Perjanjian/Kontrak yang lalu/sedang berjalan.

33
g. Menghitung harga total pekerjaan termasuk PPN
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.2 Metode Pengadaan Barang/Jasa

4.2.1 Pelelangan Terbatas

4.2.1.1 Pelelangan Terbatas dilakukan dengan mengundang Penyedia


Barang/Jasa yang terdapat dalam DPT atau Shortlist yang
telah
ditetapkan oleh Direksi/Komite Direktur/Direktur terkait.

4.2.1.2 Pelelangan Terbatas dapat berupa pelelangan internasional,


nasional, dan lokal.

4.2.1.3 Pelelangan Terbatas sepanjang telah tersusun DPT merupakan


strategi utama Pengadaan Barang/Jasa.

4.2.1.4 Tahapan Pelelangan Terbatas:

a. Undangan.

b. Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

c. Pemberian Penjelasan.

d. Pemasukan Dokumen Penawaran.

e. Pembukaan Dokumen Penawaran.

f. Evaluasi Dokumen Penawaran.

g. Klarifikasi dan Negosiasi.

h. Usulan penetapan pemenang.

i. Penetapan Pemenang.

j. Pengumuman Pemenang.

k. Sanggah.

l. Jawaban Sanggah (apabila ada).

m. Sanggah Banding (apabila ada).

n. Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

o. Penunjukan Pemenang.

p. Contract Discussed Agreement (CDA), bila


diperlukan.

q. Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila ada).

r. Perjanjian/Kontrak.
34
4.2.2 Pelelangan Terbuka

4.2.2.1 Pelelangan Terbuka dilakukan dengan cara mengundang


Penyedia Barang/Jasa, yang diumumkan secara luas guna
memberi kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa yang
memenuhi kualifikasi melalui proses prakualifikasi maupun
pascakualifikasi, untuk mengikuti pelelangan.

4.2.2.2 Pelelangan Terbuka dapat berupa pelelangan internasional,


nasional, dan lokal.

4.2.2.3 Tahapan Pelelangan Terbuka:

a. Metode Pelelangan Terbuka Dengan Prakualifikasi:

1) Pengumuman dan undangan kualifikasi.

2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen


Kualifikasi.

3) Pemasukan dan evaluasi Dokumen Kualifikasi.

4) Pembuktian Kualifikasi.

5) Penetapan hasil kualifikasi.

6) Pengumuman hasil kualifikasi.

7) Sanggahan kualifikasi.

8) Daftar Calon Penyedia yang lulus kualifikasi

9) Undangan Calon Penyedia Barang/Jasa yang


lulus kualifikasi.

10) Pengambilan Dokumen Pelelangan/RKS.

11) Pemberian Penjelasan.

12) Pemasukan Dokumen Penawaran.

13) Pembukaan Dokumen Penawaran.

14) Evaluasi Dokumen Penawaran.

15) Klarifikasi dan Negosiasi.

16) Usulan penetapan pemenang.

17) Penetapan Pemenang.

18) Pengumuman Pemenang.

19) Sanggah.

35
20) Jawaban Sanggah (apabila ada).

21) Sanggah Banding (apabila ada).

22) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

23) Penunjukan Pemenang.

24) Contract Discussed Agreement (CDA), bila


diperlukan.

25) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila


ada).

26) Perjanjian/Kontrak.

b. Metode Pelelangan Terbuka Dengan Pascakualifikasi:

1) Pengumuman pelelangan.

2) Pendaftaran dan pengambilan Dokumen


Pelelangan/RKS.

3) Pemberian Penjelasan.

4) Pemasukan Dokumen Penawaran.

5) Pembukaan Dokumen Penawaran.

6) Evaluasi Dokumen Penawaran.

7) Pembuktian Kualifikasi.

8) Klarifikasi dan Negosiasi.

9) Usulan penetapan pemenang.

10) Penetapan Pemenang.

11) Pengumuman Pemenang.

12) Sanggah.

13) Jawaban Sanggah (apabila ada).

14) Sanggah Banding (apabila ada).

15) Jawaban Sanggah Banding (apabila ada).

16) Penunjukan Pemenang.

17) Contract Discussed Agreement (CDA), bila


diperlukan.

36
18) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila
ada).

19) Perjanjian/Kontrak.

c. Pembuktian kualifikasi dapat dilakukan terhadap semua


calon Penyedia Barang/Jasa atau terhadap calon
Penyedia Barang/Jasa yang akan diusulkan sebagai
pemenang dan pemenang cadangan, yaitu dilakukan
verifikasi terhadap semua data dan informasi yang ada
dalam penawaran untuk memastikan kebenarannya
dan jika diperlukan dapat dilakukan due diligence.

4.2.3 Pengecualian Dari Kompetisi

4.2.3.1 Penunjukan Langsung

a. Penunjukan Langsung dilakukan secara langsung


dengan menunjuk satu Penyedia Barang/Jasa,
berdasarkan Riset Pasar, Due Diligence atau dari
DPT.

b. Penunjukan Langsung Pengadaan Barang/Jasa


Konstruksi/Jasa lainnya dapat dilakukan dalam hal:

1) Barang/Jasa Konstruksi/Jasa Lainnya yang


akan diadakan bersifat spesifik hanya dapat
dilaksanakan dengan penggunaan teknologi
khusus/pemegang Hak atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada satu
Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang
mampu melaksanakan dan/atau
mengaplikasikannya, yaitu pabrikan, atau agen
tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui
pedagang perantara (broker)/distributor;

2) Pengadaan barang spesifik yang tak dapat


digantikan oleh produk lain atau tidak
kompatibel. Pengadaan barang spesifik harus
memenuhi syarat sebagai berikut : Penyedia
Barang/Jasa harus merupakan pabrikan (engine
maker dan/atau primary manufacturer) atau
agen tunggal pabrikan dan tidak boleh melalui
pedagang perantara (broker)/ distributor;

3) Pekerjaan Keadaan Darurat (Emergency)


dan/atau pemberian bantuan untuk Bencana
Alam dan/atau untuk Corporate Social
Responsibility (CSR);

4) Pemeliharaan unit pembangkit dalam bentuk


jangka panjang/LTSA (Long Term
Service/Supply Agreement), dapat termasuk
pengadaan suku cadang dan/atau suku cadang
spesifik langsung dari Pabrikan;

37
5) Barang/Jasa Konstruksi/Jasa lainnya lanjutan
yang secara teknis merupakan satu kesatuan
yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari
pekerjaan yang sudah dilaksanakan
sebelumnya;

6) Penunjukan berulang (repeat order) dilakukan


dalam hal:

a) Penyedia Barang/Jasa yang telah


memenangkan Pelelangan Terbatas/
Pelelangan Terbuka/Penunjukan
Langsung dengan metode Open Book
terhadap barang yang secara terus
menerus dibutuhkan sepanjang harga
yang ditawarkan menguntungkan
dengan kualitas barang sama atau lebih
baik dan dilengkapi dengan kajian yang
disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa;

b) Penyedia Barang/Jasa yang telah


memenangkan Pelelangan Terbatas/
Pelelangan Terbuka terhadap jasa
lainnya yang secara terus menerus
dibutuhkan sepanjang harga yang
ditawarkan menguntungkan dengan
kualitas jasa sama atau lebih baik dan
dilengkapi dengan kajian yang disahkan
oleh Pengguna Barang/Jasa, hanya
dapat dilakukan sebanyak 3 (tiga) kali
berturut-turut; atau

c) Penyedia Barang/Jasa yang telah


memenangkan Pelelangan Terbatas/
Pelelangan Terbuka dan Perjanjian/
Kontraknya Jangka Panjang, terhadap
jasa lainnya yang terus menerus
dibutuhkan sepanjang harga yang
ditawarkan menguntungkan dengan
kualitas jasa sama atau lebih baik dan
dilengkapi dengan kajian yang disahkan
oleh Pengguna Barang/Jasa, dapat
dilakukan 1 (satu) kali dengan jangka
waktu maksimal sama dengan
Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang
sebelumnya.

7) Penyedia Barang/Jasa adalah Anak


Perusahaan PLN atau Perusahaan Terafiliasi
PLN yang memiliki kekhususan bidang usaha
dengan tujuan sebagai berikut :

a) Untuk mengamankan pasokan bahan


bakar maksimal 20% (dua puluh
persen) dari total kebutuhan;

38
b) Untuk menjaga keandalan sistem
operasi pemeliharaan pembangkit,
transmisi dan distribusi;

c) Untuk pengamanan penyediaan


ketenagalistrikan;

d) Untuk mengoptimalkan pemanfaatan


aset ketenagalistrikan untuk
kepentingan telekomunikasi, multimedia
dan informasi;

e) Untuk pengamanan layanan jasa


engineering untuk optimalisasi investasi
dan operasi sistem ketenagalistrikan
dengan batas maksimal 50% (lima
puluh persen) dari total kebutuhan
dalam 1 (satu) tahun anggaran;

f) Untuk pengamanan jasa transportasi


bahan bakar; atau

g) Untuk pengamanan pendapatan;

8) Penyedia Barang/Jasa adalah BUMN, Anak


Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN atau
Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan
Terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau
jasa dimaksud adalah merupakan produk atau
layanan BUMN, Anak Perusahaan PLN/Anak
Perusahaan BUMN, Perusahaan Terafiliasi
PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN, dan/atau
usaha kecil dan mikro, sepanjang kualitas,
harga, dan tujuannya dapat
dipertanggungjawabkan serta dimungkinkan
dalam peraturan sektoral;

9) Penunjukan Langsung kepada Penyedia


Barang/Jasa sebagaimana dimaksud pada
angka 4.2.3.1 huruf b angka 8), diprioritaskan
kepada Anak Perusahaan PLN atau
Perusahaan Terafiliasi PLN; atau

10) Penyelenggara fasilitas pemeliharaan


kesehatan bagi pegawai dan keluarga yang
ditanggung, termasuk tetapi tidak terbatas pada
rumah sakit, klinik, dokter, apotek, dan
laboratorium;

11) Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa


Lainnya dengan nilai Pengadaan tertentu akan
ditetapkan oleh Direksi dengan terlebih dahulu
mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris.

39
c. Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka
4.2.3.1 huruf b diatas harus melalui persetujuan Direksi
terlebih dahulu.

d. Penunjukan Langsung Jasa Konsultansi dapat


dilakukan dalam hal:

1) Jasa yang akan diadakan bersifat spesifik


hanya dapat dilaksanakan dengan
penggunaan teknologi khusus/pemegang Hak
atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau
hanya ada 1 (satu) Calon Penyedia Jasa
Konsultansi yang mampu
mengaplikasikannya;

2) Pekerjaan Keadaan Darurat (emergency);

3) Pengadaan jasa hukum terdiri dari:

a) Konsultansi hukum untuk operasional


bisnis PLN, termasuk tetapi tidak
terbatas pada konsultansi untuk
perundingan Perjanjian/Kontrak,
penyusunan atau pelaksanaan
peraturan perusahaan maupun
peraturan perundang-undangan.

b) Bantuan hukum oleh advokat/lawyer


dalam rangka membela/melindungi
hak-hak hukum dan kepentingan
hukum PLN (termasuk didalamnya
hak-hak hukum dan kepentingan
hukum Direksi/Mantan Direksi,
Dekom/Mantan Dekom atau
Pegawai/Pensiunan yang semata-
mata menjalankan tugas dan/atau
tindakan untuk kepentingan PLN)
terkait masalah hukum yang dialami
PLN, termasuk tetapi tidak terbatas
pada hukum Pidana, Perdata, Tata
Usaha Negara, Persaingan Usaha,
Hubungan Industrial, Arbitrase,
Sengketa Konsumen.

c) Notaris/Pejabat Pembuat Akta Tanah


(PPAT)

4) Pekerjaan penelitian/studi/pemrosesan data/


gabungan ketiga kegiatan tersebut (contoh:
Amdal) yang dilakukan oleh Lembaga
Perguruan Tinggi Negeri, Lembaga Afiliasi
Perguruan Tinggi Negeri dan Lembaga
Pemerintah;

40
5) Penasehat ahli Direksi yang melakukan suatu
bidang pekerjaan yang bersifat khusus seperti
penasehat hukum korporat, accounting, pajak
atau bidang khusus lainnya yang ditentukan
oleh Direksi;

6) Penunjukan berulang (repeat order) terhadap


Penyedia Jasa konsultansi non konstruksi
yang telah memenangkan Pelelangan
Terbatas/Pelelangan Terbuka sepanjang
harga yang ditawarkan menguntungkan
dengan kualitas jasa sama atau lebih baik dan
dilengkapi dengan kajian yang disahkan oleh
Pengguna Barang/Jasa;

7) Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan


satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat
dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah
dilaksanakan sebelumnya;

8) Penyedia jasa adalah BUMN, Anak


Perusahaan PLN/Anak Perusahaan BUMN,
atau Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan
Terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau
jasa dimaksud adalah merupakan produk atau
layanan dari BUMN, Anak Perusahaan
PLN/Anak Perusahaan BUMN, Perusahaan
Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN,
dan/atau usaha kecil dan mikro, dan
sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya
dapat dipertanggungjawabkan serta
dimungkinkan dalam peraturan sektoral;

9) Penunjukan Langsung sebagaimana


dimaksud pada angka 4.2.3.1 huruf d angka
8), diprioritaskan kepada Anak Perusahaan
PLN atau Perusahaan Terafiliasi PLN; atau

10) Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai


Pengadaan tertentu akan ditetapkan oleh
Direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan Dewan Komisaris.

e Apabila terdapat kondisi yang belum diatur pada angka


4.2.3.1 huruf d diatas harus melalui persetujuan Direksi
terlebih dahulu.

f. Pihak yang memberikan jasa konsultansi tidak boleh


terlibat menjadi pelaksana dari pekerjaan yang menjadi
obyek konsultansi.

g. Tahapan Penunjukan Langsung:

41
1) Undangan kepada Penyedia Barang/Jasa
yang akan ditunjuk disertai dengan Dokumen
Pelelangan/RKS.

2) Dalam hal Penyedia Barang/Jasa yang


diundang tidak masuk DPT, maka Penyedia
Barang/Jasa menyampaikan Dokumen
Kualifikasi kepada Pejabat Pelaksana
Pengadaan untuk dilakukan evaluasi.

3) Pemberian penjelasan.

4) Pemasukan Dokumen Penawaran secara


langsung dalam 1 (satu) sampul.

5) Pembukaan Dokumen Penawaran.

6) Melakukan evaluasi penawaran meliputi


klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga,
yang dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi.

7) Penetapan Penyedia Barang/Jasa.

8) Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa


(SPPBJ).

9) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (apabila


ada).

10) Perjanjian/Kontrak.

h. Tahapan Penunjukan Langsung Untuk Pekerjaan


Dalam Keadaan Darurat

1) Pengguna Barang/Jasa dapat menerbitkan


Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), setelah
ada pernyataan keadaan darurat dari
Direksi/Direktur terkait/GM/Manajer Unit
Pelaksana sesuai dengan batasan
kewenangan.

2) Opname pekerjaan di lapangan dilakukan


bersama antara Pengguna Barang/Jasa dan
Penyedia Barang/Jasa, sementara proses dan
administrasi pengadaan dapat dilakukan
secara simultan.

3) Perhitungan biaya Perjanjian/Kontrak


berdasarkan harga satuan sejenis dari
Perjanjian/Kontrak yang ada dan perkiraan
volume dari pekerjaan yang akan
dilaksanakan.

4) Perjanjian/Kontrak.

42
4.2.3.2 Pengadaan Langsung

a. Pengadaan Langsung yaitu Pengadaan Barang/Jasa


yang ada di pasaran untuk memenuhi kebutuhan
operasional yang diyakini bahwa harga tersebut
merupakan hasil persaingan di pasar, berteknologi
sederhana dan berisiko kecil dengan nilai maksimal :

1) Di Kantor Pusat Rp500.000.000,00 (lima


ratus juta rupiah).

2) Di Unit Induk Rp300.000.000,00 (tiga ratus


juta rupiah).

b. Pengadaan Langsung untuk barang/jasa yang bernilai


sampai dengan Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah)
dapat dibuktikan dengan kuitansi, dan di atas
Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dengan Surat
Perintah Kerja (SPK)/Perjanjian/Kontrak.

c. Dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa, Pejabat


Pelaksana Pengadaan telah mempunyai data
pembanding, baik teknis maupun harga.

d. Tahapan Pengadaan Langsung

1) Pejabat Pelaksana Pengadaan


mendeskripsikan tipe/jenis/spesifikasi dari
barang/jasa yang akan diadakan.

2) Pejabat Pelaksana Pengadaan meyakini


bahwa anggaran Pengadaan Langsung telah
tersedia.

3) Pejabat Pelaksana Pengadaan menetapkan


Penyedia Barang/Jasa yang diyakini harga
barang/jasa kompetitif.

4) Untuk Pengadaan Langsung yang


menggunakan SPK/Perjanjian/Kontrak,
Pejabat Pelaksana Pengadaan menyiapkan
SPK/Perjanjian/Kontrak untuk ditandatangani
oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.2.3.3 Penunjukan Langsung dengan metode Open Book

a. Pengadaan dengan pola Open Book dilakukan dengan


tujuan untuk mendapatkan harga yang kompetitif tanpa
melalui proses Pelelangan Terbatas/Pelelangan
Terbuka, dengan tetap menjaga kualitas/mutu dan
memenuhi ketepatan waktu pengadaan di lingkungan
PT PLN (Persero).

b. Pengadaan melalui sistem Open Book dapat dilakukan


dalam hal:

43
1) Pengadaan barang/jasa yang bernilai tinggi
dan termasuk kategori Strategis yang
ditentukan oleh Value for Money Committee;

2) Terhadap pabrikan dalam negeri terseleksi


dengan mutu dan spesifikasi sesuai
persyaratan yang ditetapkan Pengguna
Barang/Jasa;

3) Apabila tidak terdapat pabrikan dalam negeri


sesuai butir 2) di atas, maka dapat dilakukan
terhadap pabrikan luar negeri.

c. Pengadaan dengan metode Open Book dilakukan


dengan tahapan:

1) Pejabat Perencana Pengadaan menyiapkan


Dokumen Pengadaan Open Book untuk
ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

2) Pejabat Perencana Pengadaan


menyampaikan surat kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa perihal Pernyataan Berminat
(Letter of Interest).

3) Pejabat Perencana Pengadaan mengusulkan


Calon Penyedia Barang/Jasa untuk ditetapkan
oleh Pengguna Barang/Jasa.

4) Pejabat Perencana Pengadaan menyusun


Perjanjian Kerahasiaan (Non Disclosure
Agreement), untuk ditandatangani oleh
Pengguna Barang/Jasa dan Calon Penyedia
Barang/Jasa yang membuat Pernyataan
Berminat.

5) Pejabat Pelaksana Pengadaan


menyampaikan Dokumen Pengadaan Open
Book kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.

6) Calon Penyedia Barang/Jasa menyampaikan


penawaran yang berisi sekurang-kurangnya
spesifikasi teknis dan struktur biaya produksi
faktual (biaya langsung maupun tidak
langsung) kepada Pejabat Pelaksana
Pengadaan.

7) Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan


klarifikasi, negosiasi biaya dan strategi
alokasi:

a) Melakukan analisa spesifikasi teknis


dan struktur biaya produksi faktual
dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

44
b) Melakukan evaluasi dan negosiasi
harga terhadap proposal penawaran
yang diterima dari calon Penyedia
Barang/Jasa.

c) Menyusun strategi alokasi dari hasil


negosiasi harga dengan Penyedia
Barang/Jasa.

d) Mengajukan persetujuan kepada


Pengguna Barang/Jasa atas hasil
negosiasi dan strategi alokasi.

8) Penunjukan Penyedia Barang/Jasa dan


Penandatanganan Kontrak/Perjanjian:

a) Menyiapkan Surat Penunjukan


Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa
(SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI)
atau Letter of Award (LoA) atau
Notification of Award (NoA) kepada
Penyedia Barang/Jasa oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan.

b) Menyiapkan Perjanjian/Kontrak oleh


Pejabat Pelaksana Pengadaan
bekerjasama dengan Wakil Pengguna
Barang/Jasa.

c) Penandatanganan Kontrak/Perjanjian
dilakukan oleh Pengguna Barang/jasa
dan Penyedia Barang/Jasa.

9) Pengawasan Kontrak/Perjanjian

a) Melakukan pengawasan terhadap


pelaksanaan Perjanjian/Kontrak oleh
Direksi Pekerjaan.

b) Direksi Pekerjaan dapat menugaskan


petugas yang kompeten untuk
melakukan pengawasan selama
proses produksi untuk menjamin
terjaganya mutu sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditentukan.

c) Dalam hal terjadi ketidaksesuaian


spesifikasi baik selama proses
produksi maupun selama proses
serah terima barang, maka Penyedia
Barang/Jasa harus memperbaiki atau
mengganti barang/jasa, sesuai
dengan spesifikasi yang telah
ditentukan.

45
d) Perbaikan atau penggantian
barang
sebagaimana butir c)
tersebut tidak
menghilangkan kewajiban
Penyedia
Barang/Jasa untuk menepati
jadwal
penyerahan barang yang telah
ditetapkan, termasuk apabila
terjadi
keterlambatan penyerahan
barang
maka Penyedia Barang/Jasa
akan
dikenakan denda
keterlambatan.

4.3 Joint Procurement

4.3.1 Joint Procurement dilakukan dengan Metode Pelelangan Terbatas atau


Pelelangan Terbuka, dilaksanakan oleh 1 (satu) Pengguna Barang/Jasa
yang mewakili beberapa Pengguna Barang/Jasa lainnya.

4.3.2 Proses pelaksanaan Joint Procurement dilakukan dengan ketentuan


sebagai
berikut :

4.3.2.1 Beberapa Pengguna Barang/Jasa menunjuk salah satu


Pengguna Barang/Jasa untuk mewakili Pengguna Barang/Jasa
lainnya dalam melaksanakan proses Joint Procurement.

4.3.2.2 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili tersebut menunjuk


Pejabat
Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana Pengadaan
untuk
melaksanakan proses Joint Procurement.

4.3.2.3 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili


menerbitkan
Perjanjian/Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa.

4.3.2.4 Pengguna Barang/Jasa yang mewakili


menyampaikan
Perjanjian/Kontrak kepada Pengguna Barang/Jasa lainnya
yang
terwakili untuk selanjutnya ditindaklanjuti dengan
penerbitan Surat
Pesanan Barang/Jasa (SPBJ).

4.4 Metode Penawaran

4.4.1 Request for Quotations (RFQ)

RFQ digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat kecil atau


Rutin, dengan spesifikasi yang mudah ditemui di pasar.

4.4.2 Invitation to Bid (ITB)


ITB dapat digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk
kategori
Leverage atau Critical/Bottleneck, dimana spesifikasi, kualitas
dan
kuantitasnya dapat dibuat secara jelas dan lengkap, serta penunjukan
pemenang dilakukan berdasarkan penawaran biaya terendah, sepanjang
secara kualitas, kuantitas, waktu, tempat, Tingkat Kandungan Dalam
Negeri
(TKDN), telah memenuhi persyaratan.

4.4.3 Request for Proposals (RFP)

RFP digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang termasuk kategori


Strategis (seperti pembangkit IPP/EPC) atau jasa konsultansi atau
pekerjaan

46
yang memerlukan inovasi serta keahlian tertentu.

4.5 Jangka Waktu Pengadaan Barang/Jasa

4.5.1 Perencanaan dan penyusunan jangka waktu pengadaan barang/jasa harus


memperhatikan dan menyesuaikan waktu kebutuhan barang/jasa, sehingga
penyerahan barang/jasa sesuai yang direncanakan.

4.5.2 Jangka waktu pelaksanaan untuk setiap tahapan proses pengadaan


barang/jasa menyesuaikan dengan kompleksitas pengadaan barang/jasa.

4.5.3 Penayangan Pengumuman sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja di papan


pengumuman dan/atau portal e-Procurement PLN, kecuali yang
dilaksanakan melalui surat kabar minimal dilakukan 1 (satu) kali
(untuk
Pelelangan Terbuka).

4.5.4 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Kualifikasi/Dokumen


Pelelangan/RKS sejak tanggal pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari
kerja sebelum batas akhir pemasukan Dokumen Aplikasi
Kualifikasi/Dokumen Penawaran.

4.5.5 Masa Sanggah diberikan selama 3 (tiga) hari kerja sejak pengumuman
hasil
Prakualifikasi/Evaluasi Tahap 1/hasil pelelangan.

4.5.6 Jawaban atas sanggahan dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak
diterimanya
sanggahan.

4.5.7 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent


(LoI)
atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA)
diterbitkan
setelah pengumuman pemberitahuan penetapan pemenang pengadaan
apabila tidak ada sanggahan, atau setelah sanggahan dijawab.

4.5.8 Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan setelah diterbitkan


Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI)
atau
Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA) dan Penyedia
Barang/Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan sesuai ketentuan
mengenai jaminan pelaksanaan dalam Edaran ini.

4.6 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa

4.6.1 Tahapan Persiapan Pengadaan.

4.6.1.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan melaksanakan tahapan


persiapan pengadaan setelah mendapat penugasan dari
Atasan
Langsung.

4.6.1.2 Berdasarkan penugasan, Pejabat Pelaksana


Pengadaan
melakukan:

a. Menganalisa Dokumen Pelelangan/RKS terhadap


lingkup pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan
dan dapat dibantu oleh Pengguna Barang/Jasa atau
Wakil Pengguna Barang/Jasa dan Pejabat Perencana
Pengadaan.

47
b. Pembuatan HPS dapat dibantu oleh Pengguna
Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa dan
Pejabat Perencana Pengadaan.

4.6.1.3 Pejabat Pelaksana Pengadaan menyampaikan HPS kepada


Atasan Langsung untuk disahkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

4.6.2 Undangan Pelelangan/Pengumuman

Pejabat Pelaksana Pengadaan harus mengundang untuk Pelelangan


Terbatas atau mengumumkan Pelelangan Terbuka.

4.6.3 Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pelelangan

Pendaftaran Calon Penyedia Barang/Jasa dan pengambilan Dokumen


Pelelangan/RKS hanya dilakukan pada tempat dan waktu yang telah
ditetapkan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

4.6.4 Penilaian Kualifikasi Calon Penyedia Barang/Jasa

Penilaian kualifikasi calon Penyedia Barang/Jasa hanya dilakukan dalam


hal pengadaan melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi yang tidak
memiliki DPT.

4.6.5 Penjelasan Pengadaan (Aanwijzing).

4.6.5.1 Undangan Penjelasan diberikan kepada semua Calon Penyedia


Barang/Jasa yang mendaftar.

4.6.5.2 Penjelasan Dokumen Pelelangan dilakukan di tempat dan


waktu yang ditentukan, dihadiri oleh Calon Penyedia
Barang/Jasa yang mendaftar atau wakilnya berdasarkan Surat
Kuasa.

4.6.5.3 Penjelasan dapat pula dilakukan secara elektronik (video


conference/ teleconference).

4.6.5.4 Ketidakhadiran Calon Penyedia Barang/Jasa pada saat


Penjelasan pengadaan tidak dapat dijadikan dasar untuk
menggugurkan penawaran.

Calon Penyedia Barang/Jasa yang tidak hadir pada penjelasan


pengadaan (Aanwijzing) dianggap mengetahui dan menyetujui
semua hasil yang telah ditetapkan dalam berita acara
penjelasan pengadaan.

4.6.5.5 Penjelasan yang disampaikan kepada Calon Penyedia


Barang/Jasa pada saat Penjelasan antara lain :

a. Cara penyampaian dan pembukaan dokumen


penawaran.

b. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen


penawaran.

48
c. Metode evaluasi.

d. Hal-hal yang menggugurkan penawaran.

e. Jenis Perjanjian/Kontrak yang akan digunakan.

f. Masa berlaku penawaran.

g. Nilai jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat


mengeluarkan Jaminan.

4.6.5.6 Apabila dipandang perlu dapat dilakukan peninjauan lapangan.

4.6.5.7 Hasil penjelasan pengadaan (aanwijzing) dituangkan dalam


Berita Acara Penjelasan, ditandatangani oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari Calon
Penyedia Barang/Jasa yang hadir.

4.6.5.8 Semua perubahan dalam Dokumen Pelelangan/RKS sebagai


hasil penjelasan dan atau jawaban atas pertanyaan Calon
Penyedia Barang/Jasa harus dituangkan dalam Addendum
Dokumen Pelelangan/RKS sebagaimana diatur pada angka
4.6.6.

4.6.5.9 Berita Acara Penjelasan merupakan bagian yang tidak


terpisahkan dari Dokumen Pelelangan dan harus disampaikan
secara tertulis kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa
yang mendaftar.

4.6.6 Addendum Dokumen Pelelangan

4.6.6.1 Sebelum batas akhir pemasukan penawaran, PLN dapat


melakukan perubahan atas Dokumen Pelelangan/RKS, baik
berdasarkan masukan/klarifikasi dari Calon Penyedia
Barang/Jasa atau inisiatif PLN sendiri atau adanya perubahan
peraturan perundang-undangan.

4.6.6.2 Perubahan tersebut harus dituangkan dalam suatu Addendum


yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Dokumen
Pelelangan/RKS dan harus disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.

4.6.6.3 Perubahan tersebut dilakukan dengan memberi waktu yang


cukup kepada Calon Penyedia Barang/Jasa untuk menyiapkan
Dokumen Penawaran.

4.6.6.4 Addendum Dokumen Pelelangan/RKS harus disampaikan


secara tertulis kepada semua Calon Penyedia Barang/Jasa
yang mendaftar.

4.6.6.5 Dalam kondisi tertentu diperlukan perbaikan perubahan


Dokumen Pelelangan/RKS setelah dilakukan pembukaan
penawaran teknis, PLN dapat melakukan perubahan tersebut
dan dituangkan dalam suatu Addendum/Amandemen yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Dokumen

49
Pelelangan/RKS dan harus disahkan oleh Pengguna
Barang/Jasa.

4.6.6.6 Addendum/Amandemen sebagaimana dimaksud pada angka


4.6.6.5 dapat dilakukan sebelum dilakukan pembukaan
penawaran harga.

4.6.6.7 Addendum/Amandemen sebagaimana dimaksud pada angka


4.6.6.5 harus disampaikan secara tertulis kepada semua Calon
Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan penawaran dan
kepada Calon Penyedia Barang/Jasa diberikan hak untuk
menyampaikan tambahan penawaran (supplementary bid
proposal).

4.6.7 Dokumen Penawaran

4.6.7.1 Dokumen Penawaran memuat persyaratan yang harus dipenuhi


oleh Calon Penyedia Barang/Jasa dalam mengikuti proses
Pengadaan Barang/Jasa.

4.6.7.2 Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Barang/Jasa


Konstruksi/Jasa lainnya disampaikan sesuai metode
penyampaian Dokumen Penawaran dan sekurang-kurangnya
terdiri dari:

a. Surat Penawaran bertanggal dan ditandatangani oleh


yang memiliki kewenangan.

b. Lampiran Surat Penawaran antara lain :

1) Jaminan Penawaran asli.

2) Daftar Kuantitas dan Harga.

3) Surat Kuasa (apabila diperlukan).

4) Metode Pelaksanaan (apabila dipersyaratkan).

5) Jadwal waktu pelaksanaan.

6) Daftar peralatan (apabila dipersyaratkan).

7) Daftar personil (apabila dipersyaratkan).

8) Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).

9) Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen


Pelelangan.

10) Bukti Penerimaan Addendum Dokumen


Pelelangan/RKS (apabila ada).

4.6.7.3 Dokumen Penawaran untuk Pengadaan Jasa Konsultansi


disampaikan sesuai metode penyampaian Dokumen
Penawaran sekurang-kurangnya terdiri dari:

50
a. Surat Penawaran bertanggal dan ditandatangani oleh
yang memiliki kewenangan.

b. Lampiran Surat Penawaran antara lain:

1) Surat Kuasa (apabila diperlukan).

2) Metode Pelaksanaan.

3) Jadwal waktu pelaksanaan.

4) Daftar personil dan pengalamannya.

5) Daftar Biaya Langsung Personil (Remunerasi)


dan Biaya Langsung non personil (Direct Cost).

6) Analisis harga satuan (apabila dipersyaratkan).

7) Lampiran lain yang ditentukan dalam Dokumen


Pelelangan/RKS.

8) Bukti Penerimaan Addendum Dokumen


Pelelangan/RKS (apabila ada).

4.6.8 Metode Penyampaian Dokumen Penawaran

4.6.8.1 Satu Tahap Satu Sampul

a. Metode Satu Tahap Satu Sampul digunakan dalam hal


Pengadaan Barang/Jasa bersifat sederhana dan
spesifikasi teknisnya bersifat standar dan jelas.

b. Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut:

1) Penawaran administrasi, teknis, Jaminan


Penawaran asli dan harga disampaikan secara
bersamaan dalam satu sampul.

2) Pada sampul dicantumkan alamat Pejabat


Pelaksana Pengadaan sesuai yang ditetapkan
dalam Dokumen Pelelangan/RKS dan nama
paket pekerjaan.

3) Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran


dicantumkan dengan jelas dalam angka dan
huruf.

4) Penawaran bersifat rahasia.

5) Jika disampaikan secara langsung, maka


penawaran harus dimasukkan oleh Calon
Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan ke
dalam tempat yang telah disediakan oleh
Pejabat Pelaksana Pengadaan.

51
6) Jika Dokumen Penawaran disampaikan melalui
pos atau jasa pengiriman, Pejabat Pelaksana
Pengadaan mencatat tanggal dan jam
penerimaannya.

7) Dokumen Penawaran yang diterima setelah


batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan
dan diberitahukan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa untuk diambil kembali.

4.6.8.2 Satu Tahap Dua Sampul

a. Metode Satu Tahap Dua Sampul digunakan dalam hal


Pengadaan Barang/Jasa yang memerlukan penilaian
yang terpisah antara persyaratan teknis dan harga
penawaran.

b. Cara penyampaian Penawaran adalah sebagai


berikut:

1) Calon Penyedia Barang/Jasa mengajukan


penawaran yang dimasukkan ke dalam dua
sampul dan diserahkan secara bersamaan.

2) Sampul Satu berisi kelengkapan data


administrasi dan teknis serta Jaminan
Penawaran asli yang dipersyaratkan, dan pada
sampulnya ditulis Data Administrasi dan
Teknis.

3) Sampul Dua berisi data penawaran harga dan


pada sampulnya ditulis Penawaran Harga.

4) Sampul Satu dan Sampul Dua diatas


dimasukkan ke dalam satu Sampul Penutup.

5) Sampul Penutup mencantumkan alamat


Pejabat Pelaksana Pengadaan sesuai yang
ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS
dan nama paket pekerjaan.

6) Harga penawaran dalam Dokumen Penawaran


dicantumkan dengan jelas dalam angka dan
huruf.

7) Penawaran bersifat rahasia dan dimasukkan


oleh Calon Penyedia Barang/Jasa yang
bersangkutan ke dalam tempat yang telah
disediakan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.

8) Dokumen Penawaran wajib disampaikan pada


waktu yang telah ditentukan.

52
9) Dalam hal Dokumen Penawaran diterima
melalui pos atau jasa pengiriman, pada Sampul
luarnya diberi catatan tanggal dan jam
penerimaan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.

10) Dokumen Penawaran yang diterima setelah


batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan
dan diberitahukan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa untuk diambil kembali.

4.6.8.3 Dua Tahap

a. Metode Dua Tahap digunakan dalam hal Pengadaan


Barang/Jasa yang memerlukan penyetaraan
penawaran teknis sebelum dilakukan penilaian harga.

b. Cara penyampaian penawaran adalah sebagai berikut:

1) Penyampaian penawaran administrasi dan


teknis dimasukkan dalam sampul tertutup
Tahap Satu, sedangkan penawaran harga
dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap Dua.

2) Penyampaian penawaran dilakukan dalam 2


(dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu
yang berbeda.

3) Penyampaian penawaran Tahap Dua dilakukan


setelah penawaran Tahap Satu dinyatakan
lulus.

4) Penawaran Tahap Satu berisi kelengkapan


data administrasi dan teknis serta Jaminan
Penawaran asli yang disyaratkan, dan pada
sampulnya dicantumkan alamat Pejabat
Pelaksana Pengadaan dan ditulis Dokumen
Penawaran Tahap Satu.

5) Penawaran Tahap Dua berisi penawaran harga


dan dilampiri rincian analisis biaya, dan syarat
lainnya. Harga penawaran dicantumkan
dengan jelas dalam angka dan huruf.

6) Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang


telah lulus Tahap Satu tidak memasukkan
Dokumen Penawaran Tahap Dua atau
terlambat memasukkan Dokumen Penawaran
Tahap Dua pada waktu yang telah ditentukan,
maka Jaminan Penawaran dicairkan dan
menjadi milik PLN.

53
7) Dalam hal Dokumen Penawaran diterima
melalui pos atau jasa pengiriman, Pejabat
Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa memberi
catatan tanggal dan jam penerimaan pada
sampul luarnya.

8) Dokumen Penawaran yang diterima setelah


batas akhir pemasukan, tidak diikutsertakan
dan diberitahukan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa untuk diambil kembali.

4.6.9 Metode Pembukaan Dokumen Penawaran :

4.6.9.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan meneliti isi kotak/tempat


pemasukan Dokumen Penawaran dan menghitung jumlah
sampul penawaran yang masuk, kecuali surat pengunduran diri.

4.6.9.2 Pembukaan Penawaran untuk masing-masing metode


penawaran adalah sebagai berikut:

a. Satu Tahap Satu Sampul

Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka sampul


penawaran yang berisi penawaran administrasi, teknis,
Jaminan Penawaran dan harga.

b. Satu Tahap Dua Sampul

Pejabat Pelaksana Pengadaan membuka Sampul


Satu, sedangkan Sampul Dua disimpan dalam
keadaan tertutup.

Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Sampul


Satu) tidak lulus evaluasi, maka Sampul Dua tidak
dibuka dan dikembalikan kepada Calon Penyedia
Barang/Jasa beserta jaminan penawaran.

Pembukaan Sampul Dua dilakukan hanya kepada


Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus evaluasi
penawaran administrasi dan teknis (Sampul Satu).

c. Dua Tahap

Tahap Pertama dilakukan Pembukaan Penawaran


Sampul Tahap Satu dilanjutkan dengan tahapan
evaluasi Administrasi dan Teknis.

Dalam hal penawaran administrasi dan teknis (Tahap


Satu) tidak lulus evaluasi, maka Calon Penyedia
Barang/Jasa tidak diundang dalam pelaksanaan
Tahap Kedua.

Tahap Kedua dilakukan Pembukaan Penawaran


Sampul Tahap Dua, dilanjutkan dengan tahapan
evaluasi harga.

54
4.6.9.3 Pembukaan penawaran dilakukan di hadapan Calon Penyedia
Barang/Jasa yang hadir serta disaksikan minimal 2 (dua) orang
saksi dari wakil Calon Penyedia Barang/Jasa, untuk selanjutnya
dibacakan serta dicatat dan dijadikan lampiran Berita Acara
Pembukaan Penawaran.

4.6.9.4 Dalam hal saksi dari wakil Calon Penyedia Barang/Jasa tidak
ada, Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi
selain dari calon Penyedia Barang/Jasa.

4.6.9.5 Perubahan penawaran dapat dilakukan sebelum batas akhir


waktu pemasukan penawaran.

4.6.9.6 Penarikan penawaran tidak dapat dilakukan setelah batas akhir


waktu pemasukan penawaran, apabila dilakukan maka Jaminan
Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.

4.6.9.7 Membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP), yang


berisikan hal-hal dan data-data pokok yang penting termasuk
informasi yang diperoleh pada saat pembukaan penawaran.

4.6.9.8 Menandatangani BAPP bersama 2 (dua) orang saksi dari Calon


Penyedia Barang/Jasa yang hadir.

Dalam hal saksi dari Calon Penyedia Barang/Jasa tidak ada,


maka Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi
selain dari Calon Penyedia Barang/Jasa.

4.6.10 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa

4.6.10.1 Jaminan Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari :

a. Jaminan Penawaran.

b. Jaminan Pelaksanaan.

c. Jaminan Uang Muka.

4.6.10.2 Penetapan bentuk, besaran nilai dan masa berlaku Jaminan


Pengadaan Barang/Jasa ditetapkan dalam Dokumen
Pelelangan, dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Jaminan Penawaran

1) Nilai Jaminan Penawaran ditetapkan nominal


minimal sebesar 1% (satu persen) dari nilai
HPE atau HPS atau dari harga penawaran,
kecuali untuk:

a) Pengadaan pembelian tenaga listrik


dari Independent Power Producer
(IPP) adalah:

55
i Untuk Pelelangan Terbatas
atau Pelelangan Terbuka
sebesar minimal 1% (satu
persen) dari perkiraan nilai
total biaya proyek.

ii Untuk Penunjukan Langsung


untuk non PLTP, minimal
sebesar 1% (satu persen) dari
nilai perkiraan total biaya
proyek berlaku sejak negosiasi
dimulai sampai dengan
tandatangan PPA, dengan
syarat dan ketentuan yang
disepakati bersama untuk
mencapai penandatanganan
PPA.

b) Jaminan Penawaran Pengadaan


Minyak Bumi/BBM minimal sebesar
1% (satu persen) dari estimasi nilai
pembelian 1 (satu) tahun.

c) Jaminan Penawaran Pengadaan


Batubara mengikuti Edaran ini kecuali
ditentukan lain oleh Peraturan
Perundang-undangan yang berlaku
dan/atau Peraturan Direksi yang
mengatur khusus Pengadaan
Batubara.

d) Dalam keadaan tertentu Pengaturan


Nilai Jaminan Penawaran, dapat
ditentukan khusus oleh Direksi.

2) Masa berlaku Jaminan Penawaran sekurang-


kurangnya 30 (tiga puluh) hari kalender
setelah masa berlaku penawaran.

3) Untuk Pemenang Pengadaan, Jaminan


Penawaran akan dikembalikan setelah
Jaminan Pelaksanaan diserahkan dan
Perjanjian/Kontrak telah ditandatangani,
kecuali :

a) Untuk Peserta Pengadaan


Barang/Jasa yang dinyatakan
gugur/tidak lulus pada tahapan
proses pengadaan maka Jaminan
Penawaran dikembalikan setelah
hasil pelelangan pada tahapan
dimaksud diumumkan.

56
b) Untuk Calon Pemenang urutan
kedua dan ketiga dapat dikembalikan
setelah Perjanjian/Kontrak
ditandatangani oleh Penyedia
Barang/Jasa yang ditunjuk, atau
setelah Pemenang yang ditunjuk
telah menyatakan persetujuannya.

4) Jaminan Penawaran tidak dipersyaratkan


untuk :

a) Pengadaan Jasa Konsultansi.

b) Pengadaan Jasa Asuransi.

c) Pengadaan dengan Metode


Penunjukan Langsung kecuali untuk
Penunjukan Langsung untuk non
PLTP sebagaimana dimaksud pada
butir 4.6.10.2. a 1) a) ii.

d) Nilai Pekerjaan sampai dengan


Rp500.000.000,00 (lima ratus juta
rupiah); atau

e) Pengadaan Gas Bumi/LNG/CNG/


Gas Bumi lainnya.

b. Jaminan Pelaksanaan.

1) Jaminan Pelaksanaan pada prinsipnya untuk


menjamin unjuk kerja (performance) dari
Barang/Jasa yang diperjanjikan.

Jaminan Pelaksanaan harus dicantumkan


didalam Perjanjian/Kontrak.

Jaminan Pelaksanaan minimal sebesar 5%


(lima persen) dari Nilai Perjanjian/Kontrak,
kecuali :

a) Pembelian Tenaga Listrik dari IPP


adalah:

i. minimal sejumlah 10%


(sepuluh persen) dari
perkiraan nilai total biaya
proyek berlaku sejak
penandatanganan Power
Purchase Agreement (PPA)
sampai dengan Financing
Date (atau Effective Date
untuk PLTP);

57
ii. minimal sejumlah 5% (lima
persen) dari perkiraan nilai
total biaya proyek berlaku
sejak Financing Date (atau
Effective Date untuk PLTP)
sampai Commissioned Date
(COD Unit 1);

iii. minimal sejumlah 2,5% (dua


koma lima persen) dari
perkiraan nilai total biaya
proyek berlaku sejak
Commissioned Date (COD
Unit 1) sampai dengan
Commercial Operation Date
(Plant).

Untuk pelaksanaan penyampaian


Jaminan Pelaksanaan oleh IPP di
atas, disampaikan sekaligus pada
saat penandatanganan PPA dengan
ketentuan sebagai berikut:

i. Jaminan Pelaksanaan I
minimal sebesar 5% (lima
persen) dari perkiraan nilai
total biaya proyek berlaku
sejak penandatanganan
Power Purchase Agreement
(PPA) sampai Financing Date
(atau Effective Date untuk
PLTP) dan dikembalikan
dengan tercapainya Financing
Date (atau Effective Date
untuk PLTP); dan

ii. Jaminan Pelaksanaan II


minimal sebesar 2,5% (dua
koma lima persen) dari
perkiraan nilai total biaya
proyek berlaku sejak
penandatanganan Power
Purchase Agreement (PPA)
sampai Commissioned Date
(COD Unit 1) dan
dikembalikan dengan
tercapainya Commissioned
Date (COD Unit 1); dan

iii. Jaminan Pelaksanaan III


minimal sebesar 2,5% (dua
koma lima persen) dari
perkiraan nilai total biaya
proyek berlaku sejak
penandatanganan Power

58
Purchase Agreement (PPA)
sampai Commercial Operation
Date (Plant) dan dikembalikan
dengan tercapainya
Commercial Operation Date
(Plant).

b) Jaminan Pelaksanaan Pengadaan


Minyak Bumi/BBM minimal sebesar
5% (lima persen) dari nilai
Perjanjian/Kontrak selama 4 (empat)
bulan.

c) Jaminan Pelaksanaan Pengadaan


Batubara mengikuti Edaran ini
kecuali ditentukan lain oleh
Peraturan Perundang-undangan
yang berlaku dan/atau Peraturan
Direksi yang mengatur khusus
Pengadaan Batubara.

d) Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang


untuk barang saja atau jasa saja
selain; jasa konstruksi, jasa
konsultansi dan penyerahan
sebagian pelaksanaan pekerjaan
kepada perusahaan lain (alih daya),
sebesar minimal 5% (lima persen)
dari Nilai Perjanjian/Kontrak dan
dapat berkurang secara
proporsional setiap tahunnya.

e) Khusus Perjanjian/Kontrak Jangka


Panjang Penyerahan Sebagian
Pelaksanaan Pekerjaan Kepada
Perusahaan Lain (Alih Daya)
dikenakan Jaminan Pelaksanaan
minimal sebesar 5% (lima persen)
dari nilai Perjanjian/Kontrak
pertahun.

f) Kesepakatan Harga Satuan (KHS)


adalah minimal 5% (lima persen)
dari estimasi nilai Perjanjian/Kontrak
(harga satuan dikalikan dengan
estimasi volume yang dibutuhkan)
atau estimasi nilai
Perjanjian/Kontrak selama 1 (satu)
tahun.

g) Dalam keadaan tertentu Pengaturan


Nilai Jaminan Pelaksanaan dapat
ditentukan khusus oleh Direksi.

59
2) Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan :

a) Masa berlaku Jaminan Pelaksanaan


sekurang-kurangnya sejak tanggal
penandatanganan Perjanjian/
Kontrak sampai dengan 30 (tiga
puluh) hari kalender setelah masa
pelaksanaan Perjanjian/Kontrak
berakhir (Serah Terima Pekerjaan
Akhir atau Final Acceptance
Certificate).

b) Untuk Jaminan Pelaksanan


Pengadaan Minyak Bumi/BBM
sekurang-kurangnya sejak tanggal
penandatanganan Perjanjian/
Kontrak sampai dengan 30 (tiga
puluh) hari kalender setelah masa
Perjanjian/Kontrak 1 (satu) tahun
terlewati dan diperpanjang setiap
tahunnya.

c) Untuk Jaminan Pelaksanaan


Pengadaan Batubara mengikuti
Edaran ini kecuali ditentukan lain
oleh Peraturan Perundang-
undangan yang berlaku dan/atau
Peraturan Direksi yang mengatur
khusus Pengadaan Batubara.

d) Untuk Pengadaan Penyerahan


Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan
Kepada Perusahaan Lain (Alih
Daya) sekurang-kurangnya sejak
tanggal penandatanganan
Perjanjian/Kontrak sampai dengan
30 (tiga puluh) hari kalender setelah
masa Perjanjian/Kontrak 1 (satu)
tahun terlewati dan diperpanjang
setiap tahunnya.

3) Jaminan Pelaksanaan diserahkan sebelum


Perjanjian/Kontrak ditandatangani dan dapat
dikembalikan setelah Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan Akhir atau Final
Acceptance Certificate (FAC) dan
pembayaran tahap akhir telah dilakukan.

4) Jaminan Pelaksanaan tidak dipersyaratkan


untuk :

a) Jasa Konsultansi;

b) Pengadaan Jasa Asuransi;

60
c) Pembelian excess power;

d) Pekerjaan cleaning services;

e) Pekerjaan Satuan Pengamanan


(Satpam);

f) Pekerjaan penyediaan transportasi


(pengangkutan) dan/atau pengemudi;

g) Penunjukan Langsung kepada Anak


Perusahaan PLN/Perusahaan
Terafiliasi PLN;

h) Nilai Perjanjian/Kontrak pekerjaan


sampai dengan Rp500.000.000,00
(lima ratus juta rupiah); atau

i) Pengadaan Gas Bumi/LNG/


CNG/Gas Bumi lainnya.

5) Jaminan Pelaksanaan bersifat tanpa syarat


(unconditional) dan tidak dapat dialihkan
(non-transferable).

6) Jaminan Pelaksanaan dicairkan dan menjadi


milik PLN apabila Penyedia Barang/Jasa
melakukan wanprestasi dan telah dilakukan
peringatan dan/atau dilakukan pemutusan
Perjanjian/Kontrak.

c. Jaminan Uang Muka

1) Nilai Jaminan Uang Muka (apabila ada)


minimal harus sama dengan nilai uang muka
yang diberikan kepada Penyedia
Barang/Jasa.

2) Masa berlaku Jaminan Uang Muka sampai


dengan masa waktu pelunasan uang muka
tersebut.

3) Uang Muka dapat diberikan apabila sangat


dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan dan
keuangan Perusahaan memungkinkan.

4.6.10.3 Ketentuan Jaminan harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:

a. Diterbitkan oleh Bank Umum (tidak termasuk Bank


Perkreditan Rakyat) atau Bank Asing yang beroperasi
di Indonesia atau Lembaga Pembiayaan Ekspor
Indonesia kecuali diatur dalam Peraturan Direksi PLN
yang mengatur tentang Jaminan Bank.

61
b. Format jaminan (bank garansi) sesuai dengan format
yang ditetapkan oleh PLN.

c. Pembayaran atas klaim atau tuntutan pencairan


adalah mutlak dan tanpa syarat (unconditional)
meskipun ada tuntutan permintaan atau keberatan dari
terjamin atau pihak manapun.

d. Masa berlaku jaminan tidak kurang dari jangka waktu


yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

e. Besarnya nilai jaminan dicantumkan dalam angka dan


huruf.

f. Tercantum nama Pengguna Barang/Jasa yang


menerima jaminan.

g. Dalam hal masa berlaku Jaminan Penawaran


diperkirakan berakhir sebelum Pengumuman
Pemenang, maka paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
sebelum berakhirnya masa berlaku Jaminan
Penawaran tersebut, Pejabat Pelaksana Pengadaan
dapat meminta Calon Penyedia Barang/Jasa untuk
memperpanjang Jaminan Penawaran. Dalam hal
Calon Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia
memperpanjang Jaminan Penawaran setelah diminta
oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan, maka Calon
Penyedia Barang/Jasa dianggap mengundurkan diri
dan Jaminan Penawaran dikembalikan.

h. Dalam hal Calon Penyedia Barang/Jasa yang telah


diumumkan sebagai Calon Pemenang tidak bersedia
memperpanjang Jaminan Penawaran sampai dengan
penandatanganan Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia
Barang/Jasa tersebut dianggap mengundurkan diri
dan Jaminan Penawaran dicairkan dan menjadi milik
PLN.

i. Dalam hal calon Penyedia Barang/Jasa


mengundurkan diri pada masa penawarannya masih
berlaku atau sampai dengan Perjanjian/Kontrak
ditandatangani, maka Jaminan Penawaran dicairkan
dan menjadi milik PLN.

j. Jaminan Pelaksanaan harus diserahkan ke Pejabat


Pelaksana Pengadaan sebelum penandatanganan
Perjanjian/Kontrak, dan dalam hal Calon Penyedia
Barang/Jasa tidak bersedia menyerahkan Jaminan
Pelaksanaan sebelum penandatanganan
Perjanjian/Kontrak maka Calon Penyedia Barang/Jasa
dianggap mengundurkan diri serta Jaminan
Penawaran dicairkan dan menjadi milik PLN.

k. Persyaratan klaim jaminan, sesuai dengan yang


tercantum didalam surat jaminan.

62
4.6.11 Evaluasi Penawaran

4.6.11.1 Pelaksanaan evaluasi penawaran dilakukan oleh Pejabat


Pelaksana Pengadaan terhadap semua penawaran yang
masuk, dan dapat dibantu oleh pihak lain sesuai keahlian
baik internal maupun eksternal PLN.

4.6.11.2 Evaluasi penawaran meliputi evaluasi administrasi, teknis,


dan harga berdasarkan kriteria, metode, dan tatacara
evaluasi yang telah ditetapkan dalam Dokumen
Pelelangan/RKS.

4.6.11.3 Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang


sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi
yang ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS
termasuk perubahannya (Addendum/Amandemen), tanpa
ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau
penawaran bersyarat.

4.6.11.4 Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau


penawaran bersyarat meliputi:

a. Jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal -


hal yang sangat substantif dan akan mempengaruhi
lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja/performance
pekerjaan.

b. Adanya penawaran dari Penyedia Barang/Jasa


dengan persyaratan tambahan di luar ketentuan
Dokumen Pelelangan/RKS termasuk perubahannya,
yang akan menimbulkan persaingan tidak sehat
dan/atau tidak adil di antara Calon Penyedia
Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

4.6.11.5 Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi,


apabila:

a. Syarat-syarat yang diminta berdasarkan Dokumen


Pelelangan/RKS dipenuhi/dilengkapi dan isi setiap
dokumen benar serta dapat dipastikan bahwa
dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang
berwenang.

b. Jaminan penawaran memenuhi persyaratan sesuai


ketentuan Dokumen Pelelangan/RKS. Apabila ada
hal-hal yang kurang jelas dan/atau meragukan dalam
jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak
yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan
penawaran.

4.6.11.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi teknis


terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan
administrasi.

63
4.6.11.7 Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis,
apabila spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan/RKS termasuk
perubahannya.

4.6.11.8 Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan evaluasi harga


terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan
administrasi dan teknis.

4.6.11.9 Pejabat Pelaksana Pengadaan dapat melakukan koreksi


aritmatik terhadap semua penawaran yang masuk.

4.6.11.10 Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut:

a. Volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen


penawaran disesuaikan dengan yang tercantum
dalam Dokumen Pelelangan/RKS;

b. Apabila terjadi kesalahan hasil perkalian antara


volume dengan harga satuan pekerjaan, maka
dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga
satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh
diubah;

c. Jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan


dianggap sudah termasuk dalam harga satuan
pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat
penawaran tetap dibiarkan kosong;

d. Untuk jenis Perjanjian/Kontrak harga satuan, hasil


koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan
penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah
terhadap penawaran semula.

4.6.11.11 Evaluasi Harga Penawaran

a. Dalam hal terdapat penawaran dengan nilai


penawaran di bawah 80% (delapan puluh persen)
dari HPS, maka Pejabat Pelaksana Pengadaan
harus meminta penjelasan/klarifikasi secara
tertulis kepada Calon Penyedia Barang/Jasa.

b. Hasil penjelasan/klarifikasi tertulis tersebut


disampaikan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
untuk dikaji oleh Value for Money Committee
untuk menentukan menerima atau menolak
penawaran yang disampaikan oleh Calon
Penyedia Barang/Jasa.

c. Dalam hal semua penawaran di atas HPS, proses


pengadaan barang/jasa dapat dilanjutkan dengan
melakukan negosiasi kepada penawar terendah
untuk mendapatkan harga Perjanjian/Kontrak
maksimal sama dengan HPS, dengan tetap
memperhatikan aspek Good Corporate

64
1) Penentuan pemenang dilakukan berdasarkan
penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa
yang telah dievaluasi dengan hasil:

a) Penawaran memenuhi persyaratan


administrasi dan teknis (responsive/
compliant/ acceptable); dan

b) Menawarkan biaya terendah (lowest


cost).

2) Responsive/compliant/acceptable merupakan
pemenuhan keseluruhan Spesifikasi/
TOR/Scope of Works (SOW), atau mencapai
batas minimum nilai yang disyaratkan dalam
spesifikasi/TOR/Scope of Works (SOW).

3) Tingkat responsiveness/compliance/
acceptability dapat dilakukan memakai sistem
gugur atau pembobotan nilai.

4) Penilaian harga dalam responsive/compliant/


acceptable tetap memperhitungkan harga dan
biaya selama umur ekonomis (Life Cycle
Costing/Total Cost of Ownership).

Harga adalah jumlah uang yang dibayarkan


untuk membeli suatu barang dan jasa. Biaya
adalah jumlah uang yang dibayarkan untuk
mengoperasikan suatu barang atau jasa,
selama umur ekonomis atau selama durasi
Perjanjian/Kontrak.

Selain biaya, juga diperhitungkan biaya


transportasi dan asuransi, serta semua pajak
dan pungutan Pemerintah yang berlaku.

b. Weighted Scoring System/Sistem Nilai

1) Penggunaan Sistem Nilai dilakukan untuk


barang dan jasa yang bersifat Strategis
dimana tingkat kepentingan tiap kriteria
evaluasi diberi bobot.

2) Pada Sistem Nilai, harga merupakan salah


satu kriteria evaluasi, dengan pengertian
semakin kompleks persyaratan dan semakin
sulit diperbandingkan proposal penawaran,
maka bobot harga akan semakin berkurang.
Biasanya total nilai untuk penawaran teknis
lebih tinggi dibandingkan penawaran harga.

c. Penawaran dengan harga terendah terhadap


pengadaan pekerjaan yang bersifat rutin atau
sederhana.

66
f. Berita acara-berita acara terkait proses pengadaan
barang/jasa serta jumlah Calon Penyedia
Barang/Jasa yang lulus dan tidak lulus pada setiap
tahapan evaluasi.

4.6.14.3 Laporan hasil evaluasi dibuat dan ditandatangani oleh


Pejabat Pelaksana Pengadaan.

4.6.15 Review Value for Money

4.6.15.1 Tujuan kajian dari Value for Money Committee adalah untuk
membuat rekomendasi sebagai berikut:

a. Memberikan kajian independen dan tidak bias dari


rekomendasi Pejabat Pelaksana Pengadaan
mengenai usulan Calon Pemenang.

b. Mengkonfirmasi bahwa proses pengadaan


dilakukan secara adil dan wajar, dengan mengikuti
prosedur dan kebijakan yang berlaku.

c. Mengkonfirmasi anggaran untuk Perjanjian/


Kontrak tersedia dalam RKAP.

d. Mengkonfirmasi bahwa rekomendasi penunjukan


serta syarat dan ketentuan yang ditawarkan
merupakan yang terbaik bagi PLN (value for
money), yang tidak selalu merupakan harga
terendah.

4.6.15.2 Rekomendasi kepada Pengguna Barang/Jasa sebagai


otoritas penandatangan Perjanjian/Kontrak (contract award
authority).

Pengguna Barang/Jasa sebagai contract award authority


dapat menerima atau tidak menerima rekomendasi tersebut.
Jika tidak menerima, maka alasannya disampaikan secara
tertulis kepada Value for Money Committee.

4.6.16 Penetapan Pemenang

4.6.16.1 Pemenang pengadaan ditetapkan oleh Pengguna


Barang/Jasa berdasarkan laporan evaluasi dari Pejabat
Pelaksana Pengadaan.

4.6.16.2 Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang masuk kriteria


rekomendasi Value for Money Committee, maka penetapan
pemenang dilakukan setelah melalui review dan
rekomendasi Value for Money Committee.

4.6.16.3 Data pendukung yang diperlukan untuk menetapkan


pemenang pengadaan adalah :

a. Dokumen Pelelangan/RKS beserta addendum (bila


ada).

68
b. Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP).

c. Berita Acara Laporan Hasil Evaluasi.

d. Dokumen penawaran dari calon pemenang


pengadaan dan cadangan calon pemenang.

e. Apabila terjadi keterlambatan dalam menetapkan


pemenang pengadaan dan mengakibatkan
penawaran/jaminan penawaran habis masa
berlakunya, maka diminta kepada seluruh Calon
Penyedia Barang/Jasa pengadaan untuk
memperpanjang surat penawaran dan jaminan
penawaran.

4.6.17 Pengumuman Pemenang

Pemenang pengadaan diumumkan dan diberitahukan oleh Pejabat


Pelaksana Pengadaan kepada para Calon Penyedia Barang/Jasa.

4.6.18 Sanggahan

4.6.18.1 Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang


sama (equal treatment) dalam setiap Pengadaan
Barang/Jasa, maka Calon Penyedia Barang/Jasa yang
berkeberatan atas pengumuman pemenang pengadaan
berhak untuk mengajukan sanggahan secara tertulis disertai
bukti-bukti kepada Pejabat Pelaksana Pengadaan.

4.6.18.2 Sanggahan sebagaimana dimaksud pada angka 4.5.18.1


hanya yang berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan
pengadaan dengan prosedur atau tata cara pengadaan
dalam Dokumen Pelelangan/RKS.

4.6.18.3 Sanggahan dapat diterima apabila diajukan dalam waktu


selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak diumumkannya
Pemenang Pengadaan.

4.6.18.4 Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan


jawaban atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 7
(tujuh) hari kerja dari tanggal diterimanya pengajuan
sanggahan.

4.6.18.5 Dalam hal sanggahan ditolak oleh Pejabat Pelaksana


Pengadaan, maka calon Penyedia Barang/Jasa dapat
mengajukan sanggah banding kepada Pengguna
Barang/Jasa disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan
terhadap ketentuan-ketentuan pengadaan.

4.6.18.6 Sanggah Banding diajukan kepada Pengguna Barang/Jasa


dalam waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak
diterimanya jawaban sanggah.

69
4.6.18.7 Pengguna Barang/Jasa wajib menyampaikan jawaban atas
sanggah banding tersebut selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari
kerja dari tanggal diterimanya pengajuan sanggah banding.

4.6.18.8 Jawaban sanggah banding dari Pengguna Barang/Jasa


bersifat final dan mengikat.

4.6.18.9 Sanggahan dapat diterima dengan ketentuan sebagai


berikut :

a. Apabila pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan


prosedur yang ditetapkan dalam Dokumen
Pelelangan/RKS, maka dilakukan pemasukan ulang
penawaran dari Calon Penyedia Barang/Jasa yang
sama.

b. Apabila terjadi rekayasa antara pihak internal PLN


dengan Calon Penyedia Barang/Jasa yang merugikan
Calon Penyedia Barang/Jasa lainnya, maka diambil
tindakan sesuai dengan Peraturan Disiplin Pegawai
serta menggugurkan penawaran Calon Penyedia
Barang/Jasa yang terlibat dalam rekayasa tersebut
dan memasukkan Calon Penyedia Barang/Jasa
tersebut ke dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN.

4.6.18.10 Sanggahan yang disampaikan pihak lain diluar Calon


Penyedia Barang/Jasa tidak akan dijawab.

4.6.18.11 Calon Penyedia Barang/Jasa yang menggunakan pihak lain


untuk menyampaikan sanggahan dan/atau mempengaruhi
pihak PLN, akan menjadi catatan itikad tidak baik atas
Calon Penyedia Barang/Jasa tersebut di DPT.

4.6.18.12 Sanggah dan Sanggah Banding tidak menghentikan Proses


Pengadaan Barang/Jasa.

4.6.18.13 Sanggah banding yang dinyatakan tidak benar akan


menjadi catatan tidak beritikad baik atas kinerja
penyanggah di DPT.

4.6.19 Penunjukan Pemenang

4.6.19.1 Pengguna Barang/Jasa mengeluarkan Surat Penunjukan


Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI)
atau Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA),
dengan ketentuan:

a. Tidak ada sanggahan atau sanggah banding dari


Calon Penyedia Barang/Jasa;

b. Sanggahan yang diterima Pejabat Pelaksana


Pengadaan dalam masa sanggah ternyata tidak
benar;

70
c. Sanggah banding yang diterima Pengguna
Barang/Jasa dalam masa sanggah banding ternyata
tidak benar;

d. Sanggahan yang diterima melewati waktu masa


sanggah; atau

e. Sanggah banding diterima melewati waktu masa


sanggah banding.

4.6.19.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai


Penyedia Barang/Jasa wajib menerima keputusan tersebut.
Apabila yang bersangkutan mengundurkan diri maka jaminan
penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan
dicairkan dan menjadi milik PLN serta dimasukkan dalam
Daftar Hitam (Blacklist) PLN, dan dapat dikenakan sanksi
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.6.19.3 Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan pertama yang


ditunjuk sebagai Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri
atau tidak dapat memenuhi persyaratan sesuai Dokumen
Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ), maka penunjukan
Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa urutan kedua (apabila ada) sesuai
dengan harga penawarannya, dengan ketentuan sebagai
berikut:

a. Penetapan pemenang pengadaan urutan kedua


tersebut harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.

b. Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran


Calon Pemenang Pengadaan urutan kedua masih
berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya
atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu
memperpanjang masa berlaku penawaran dan
menyerahkan Jaminan Penawaran yang baru.

4.6.19.4 Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan kedua


mengundurkan diri atau tidak dapat memenuhi persyaratan
sesuai Dokumen Pelelangan/RKS (ITB, RFP atau RFQ),
maka penunjukan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan
kepada Calon Pemenang urutan ketiga (apabila ada) sesuai
dengan harga penawarannya, dengan ketentuan:

a. Penetapan Pemenang Pengadaan urutan ketiga


tersebut harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan/penetapan dari Pengguna Barang/Jasa.

b. Masa berlaku penawaran dan Jaminan Penawaran


Calon Pemenang Pengadaan urutan ketiga masih
berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya
atau apabila sudah tidak berlaku terlebih dahulu
memperpanjang masa berlaku penawaran dan
menyerahkan Jaminan Penawaran yang baru.

71
c. Apabila Calon Pemenang Pengadaan urutan ketiga
mengundurkan diri, maka Pengadaan Barang/Jasa
dinyatakan gagal.

4.6.19.5 Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) atau


Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA) atau
Notification of Award (NoA) dibuat setelah masa sanggah
dilewati dan segera disampaikan kepada Penyedia
Barang/Jasa yang ditunjuk.

4.6.20 Pengadaan Gagal dan Pengadaan Ulang

4.6.20.1 Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Wakil Pengguna


Barang/Jasa melakukan upaya agar pengadaan tidak gagal,
termasuk apabila hanya ada 1 (satu) Calon Penyedia
Barang/Jasa yang menyampaikan penawaran, dengan
melakukan langkah sesuai professional judgement, antara
lain negosiasi langsung dengan Calon Penyedia
Barang/Jasa peserta pengadaan yang ada atau Penunjukan
Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak
Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan
Terafiliasi BUMN.

4.6.20.2 Dalam hal langkah tersebut tidak dapat dilakukan, maka


Pejabat Pelaksana Pengadaan dan Wakil Pengguna
Barang/Jasa dapat mengajukan justifikasi kepada Value for
Money Committee untuk menyatakan Pengadaan Gagal.

4.6.20.3 Pengadaan Gagal

a. Pengguna Barang/Jasa menyatakan Pengadaan


Gagal, dalam hal:

1) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil


mencapai kesepakatan.

2) Tidak ada penawaran yang memenuhi


persyaratan administrasi dan teknis.

3) Terjadi perubahan rencana kerja dan


mengakibatkan perubahan kebutuhan
barang/jasa.

4) Negosiasi yang dilakukan tidak berhasil


menurunkan harga penawaran maksimal sama
dengan HPS.

5) Adanya indikasi kuat terjadi persaingan usaha


yang tidak sehat.

6) Adanya indikasi terjadinya Korupsi, Kolusi dan


Nepotisme (KKN).

7) Sanggahan dari Calon Penyedia Barang/Jasa


ternyata benar.

72
8) Berdasarkan rekomendasi dari Value for Money
Committee atas usulan Pejabat Pelaksana
Pengadaan, Pengguna Barang/Jasa, Pejabat
Pengawasan, atau Pejabat lain yang terkait.

9) Akibat adanya penetapan pengadilan.

b. Pejabat Pelaksana Pengadaan wajib menyampaikan


pemberitahuan Pengadaan Gagal kepada Calon
Penyedia Barang/Jasa.

c. Setelah ditetapkan Pengadaan Gagal, maka


Pengguna Barang/Jasa menugaskan Pejabat
Pelaksana Pengadaan untuk melakukan pengadaan
ulang, dengan atau tanpa revisi Dokumen
Pelelangan/RKS dan/atau HPS untuk disesuaikan
dengan penyebab Pengadaan Gagal.

d. Dalam hal terjadi revisi Dokumen Pelelangan/RKS,


maka revisi Dokumen Pelelangan/RKS dilakukan oleh
Pejabat Perencana Pengadaan.

e. Pengguna Barang/Jasa tidak memberikan ganti rugi


kepada Calon Penyedia Barang/Jasa apabila
penawarannya ditolak atau pengadaan dinyatakan
gagal.

4.6.20.4 Pengadaan Ulang

Apabila Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan gagal Pejabat


Pelaksana Pengadaan setelah mendapatkan persetujuan
dari Pengguna Barang/Jasa dapat melakukan:

1) Penunjukan Langsung ke BUMN/Anak Perusahaan


PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi
PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN; atau

2) Melakukan Pengadaan Barang/Jasa ulang sesuai


tahapan Pengadaan Barang/Jasa dengan atau tanpa
mengubah Dokumen Pelelangan/RKS dan/atau HPS.

3) Dalam hal setelah dilakukan pengadaan ulang masih


tetap tidak ada penawaran yang memenuhi
persyaratan, maka Pengguna Barang/Jasa
memutuskan proses Pengadaan Barang/Jasa
dihentikan.

4.6.21 Contract Discussion Agreement (CDA)

4.6.21.1 Contract Discussion Agreement (CDA) atau Kesepakatan


Diskusi Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan untuk pekerjaan
konstruksi, pembangkit, transmisi, gardu induk dan distribusi
serta pekerjaan lainnya dalam rangka membuat konsep
Perjanjian/Kontrak yang mutakhir, dengan tidak merubah
esensi penawaran dan hasil evaluasi pengadaan.

73
4.6.21.2 Contract Discussion Agreement (CDA) dapat dilaksanakan
sepanjang tidak berpengaruh terhadap hasil evaluasi yang
dilakukan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan.

4.6.21.3 Contract Discussion Agreement (CDA) dilaksanakan setelah


diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
(SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award
(LoA) atau Notification of Award (NoA) dan sebelum
ditandatanganinya Perjanjian/Kontrak antara Pengguna
Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa.

4.6.21.4 Contract Discussion Agreement (CDA) dalam Penunjukan


Langsung disebut juga negosiasi Perjanjian/Kontrak, dapat
dilakukan setelah rekomendasi dari Value for Money
Committee untuk menunjuk pemenang dan sebelum
dilakukan penandatanganan Perjanjian/Kontrak.

4.6.21.5 Contract Discussion Agreement (CDA) bersifat final dan akan


dituangkan di dalam Perjanjian/Kontrak.

4.6.21.6 Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan tidak ada


konflik kepentingan.

4.6.21.7 Beberapa hal berikut dapat didiskusikan dan dikonfirmasi


ulang sebelum penandatanganan Perjanjian/Kontrak antara
lain :

a. Aspek Teknis: garansi, after sale service, life cycle


support maintenance agreements, quality output
issues.

b. Syarat khusus: jenis jaminan, asuransi, jadwal


pembayaran.

c. Manajemen informasi: frekuensi dan isi dari laporan,


kriteria penerimaan suatu kemajuan (milestones).

d. Jadwal/Time frames: durasi Perjanjian/Kontrak, key


milestones, delivery dates, response times.

e. Insentif kinerja: cost incentives, delivery incentives,


quality incentives.

f. Personalia: key team members, vocal points,


subcontracting arrangements.

4.6.22 Dokumen Perjanjian/Kontrak

4.6.22.1 Perjanjian/Kontrak dipersiapkan dengan memperhatikan


ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
tata kelola perusahaan yang baik, serta prinsip kehati-hatian
dalam pengambilan keputusan bisnis (professional
judgement).

74
4.6.22.2 Perjanjian/Kontrak dibuat berdasarkan kesepakatan para
pihak.

4.6.22.3 Pembuatan Perjanjian/Kontrak menjadi tugas dan tanggung


jawab Pejabat Pelaksana Pengadaan dan dapat dibantu oleh
pihak lain sesuai keahlian baik internal maupun eksternal
PLN.

4.6.22.4 Apabila ada Contract Discussion Agreement (CDA), maka


pembuatan Perjanjian/Kontrak harus memperhatikan hasil
yang telah disepakati dalam Contract Discussion Agreement
(CDA).

4.6.22.5 Jenis Perjanjian/Kontrak

a. Harga Borongan (Lumpsum)

Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa


atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas
waktu tertentu, dengan jumlah harga yang pasti dan
tetap, dan semua risiko yang mungkin terjadi dalam
proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya
ditanggung oleh Penyedia Barang/Jasa.

Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan


untuk pekerjaan borongan yang volume/kuantitas
untuk masing-masing unsur/jenis pekerjaan sudah
dapat diketahui dengan pasti berdasarkan gambar
rencana dan spesifikasi teknis.

b. Harga Satuan (Unit Price)

Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa


atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas
waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti
dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan
dengan spesifikasi teknis tertentu dimana volume
total pekerjaan masih bersifat perkiraan sementara.

Pembayaran didasarkan pada hasil pengukuran


bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar
telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa.

c. Gabungan Lumpsum dan Harga Satuan

Adalah Perjanjian/Kontrak yang merupakan


gabungan Lumpsum dan harga satuan dalam satu
pekerjaan yang diperjanjikan.

d. Terima Jadi (Turn Key)

Adalah Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa


Konstruksi atas penyelesaian seluruh pekerjaan
dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga
pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi,

75
peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya
dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria
kinerja yang telah ditetapkan.

Jenis Perjanjian/Kontrak ini lebih tepat digunakan


untuk mengadakan suatu barang yang hanya
diperlukan sekali saja, dan tidak mengutamakan
kepentingan untuk alih (transfer) teknologi
selanjutnya.

e. Kesepakatan Harga Satuan (KHS)

1) KHS adalah Perjanjian/Kontrak yang


ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa
Antara dan memuat kesepakatan harga
satuan barang/jasa tertentu dalam kurun
waktu dan spesifikasi tertentu, yang
ditindaklanjuti dengan penerbitan Surat
Pesanan Barang/Jasa (SPBJ) sesuai waktu
kebutuhan, dengan mengacu pada syarat-
syarat dan ketentuan dalam
Perjanjian/Kontrak KHS, yang diterbitkan dan
ditandatangani oleh Pengguna Barang/Jasa
Akhir.

2) Tujuan KHS adalah untuk memperoleh


barang/jasa secara cepat, tepat waktu,
mengurangi stock barang di gudang PLN,
dan mendapatkan harga satuan yang
kompetitif. KHS dapat juga diberlakukan
untuk jasa, dalam hal jasa tersebut sifat
pekerjaannya rutin dan dapat distandarkan.

3) Kriteria KHS

a) Kebutuhan barang/jasa diperlukan


tepat waktu (just-in-time-purchasing);

b) Kebutuhan barang/jasa bersifat rutin;


dan

c) Volume kebutuhan barang/jasa


sifatnya perkiraan.

4) Harga satuan barang dan/atau harga satuan


jasa berlaku pada titik serah tertentu.

5) Dalam hal volume kebutuhan barang/jasa


melebihi batas kemampuan Penyedia
Barang/Jasa dari penawar terendah, maka
Pengguna Barang/Jasa dapat menetapkan
lebih dari satu Penyedia Barang/Jasa dengan
mengacu kepada harga hasil negosiasi
penawar terendah.

76
6) Penyedia Barang/Jasa harus menyerahkan
Jaminan Pelaksanaan sebelum atau pada
saat pelaksanaan Perjanjian/Kontrak KHS
dan penerbitan Surat Pesanan Barang/Jasa
(SPBJ).

7) Dalam hal terjadi pencairan jaminan


pelaksanaan karena hal-hal sebagaimana
diatur dalam Perjanjian/Kontrak KHS, maka
pencairan jaminan pelaksanaan dapat
dilakukan secara parsial/proporsional.

4.6.22.6 Perjanjian/Kontrak Berdasarkan Jangka Waktu

a. Perjanjian/Kontrak maksimal 1 (satu) tahun.

Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan


untuk jangka waktu maksimal 1 (satu) tahun.

b. Perjanjian/Kontrak Jangka Panjang.

Adalah Perjanjian/Kontrak pelaksanaan pekerjaan


untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun.

4.6.22.7 Urutan kekuatan hukum Dokumen Perjanjian/Kontrak :

a. Perjanjian/Kontrak.

b. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)


atau Letter of Intent (LoI) atau Letter of Award (LoA)
atau Notification of Award (NoA).

c. Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract


Discussion Agreement), apabila ada.

d. Addendum/Amandemen Dokumen Pelelangan/RKS


(apabila ada).

e. Syarat-syarat Khusus Perjanjian/Kontrak.

f. Syarat-syarat Umum Perjanjian/Kontrak.

g. Spesifikasi Teknis.

h. Gambar-gambar (apabila ada).

i. Daftar kuantitas dan harga.

j. Dokumen lain yang merupakan bagian dari Dokumen


Pelelangan/RKS.

k. Surat Penawaran/Proposal Penawaran.

77
4.6.22.8 Kerangka Dokumen Perjanjian/Kontrak

a. Pembukaan

1) Judul Perjanjian/Kontrak

Menjelaskan tentang judul dan jenis


pekerjaan (pekerjaan jasa pemborongan,
pengadaan barang, jasa lainnya, dan jasa
konsultansi) dari Perjanjian/Kontrak yang
akan ditandatangani.

2) Nomor Perjanjian/Kontrak

Menjelaskan nomor Perjanjian/Kontrak yang


akan ditandatangani.

Dalam hal Perjanjian/Kontrak berupa


perubahan Perjanjian/Kontrak maka nomor
Perjanjian/Kontrak harus berurut sesuai
dengan berapa kali mengalami perubahan.

3) Tanggal Perjanjian/Kontrak

Menjelaskan hari, tanggal, bulan, dan tahun


Perjanjian/Kontrak ditandatangani oleh para
pihak.

4) Kalimat Pembuka

Merupakan kalimat pembuka dalam


Perjanjian/Kontrak yang menjelaskan bahwa
para pihak pada hari, tanggal, bulan, dan
tahun mereka membuat dan menandatangani
Perjanjian/Kontrak.

5) Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak

a) Menjelaskan identitas dari para pihak


yang menandatangani Perjanjian/
Kontrak. Identitas para pihak
meliputi: nama, jabatan, dan alamat
serta kedudukan para pihak dalam
Perjanjian/Kontrak tersebut, apakah
sebagai pihak pertama atau pihak
kedua.

b) Para pihak dalam Perjanjian/Kontrak


terdiri dari dua pihak yaitu:

i. Pihak pertama adalah pihak


Pengguna Barang/Jasa.

78
ii. Pihak kedua adalah pihak
Penyedia Barang/Jasa yang
telah ditunjuk untuk
melaksanakan pekerjaan.

iii. Menjelaskan bahwa pihak-


pihak tersebut bertindak untuk
dan atas nama siapa dan
dasar ia bertindak.

iv Penjelasan mengenai identitas


para pihak harus jelas dan
terinci dan menerangkan hal
yang sebenarnya.

v. Apabila pihak kedua dalam


Perjanjian/Kontrak merupakan
suatu konsorsium, kerjasama,
joint venture, dan bentuk
kerjasama lainnya, maka
harus dijelaskan nama bentuk
kerjasamanya, siapa saja
anggotanya, dan siapa yang
memimpin dan mewakili
kerjasama tersebut.

b. Isi Perjanjian/Kontrak

1) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat


atau setuju untuk mengadakan Perjanjian/
Kontrak mengenai obyek yang diperjanjikan
sesuai dengan jenis pekerjaannya.

2) Pernyataan bahwa para pihak telah


menyetujui besarnya harga Perjanjian/
Kontrak. Harga Perjanjian/Kontrak harus
ditulis dengan angka dan huruf, serta rincian
sumber pembiayaannya.

3) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan


dalam perjanjian harus mempunyai arti dan
makna yang sama seperti yang tercantum
dalam Perjanjian/Kontrak.

4) Pernyataan bahwa Perjanjian/Kontrak yang


dibuat ini meliputi beberapa dokumen dan
merupakan satu kesatuan yang disebut
Perjanjian/Kontrak.

5) Pernyataan bahwa apabila terjadi


pertentangan antara ketentuan yang ada
dalam dokumen-dokumen Perjanjian/Kontrak
maka yang dipakai adalah dokumen
urutannya lebih dulu.

79
6) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak
untuk melaksanakan kewajiban masing-
masing, yaitu pihak pertama membayar harga
Perjanjian/Kontrak dan pihak kedua
melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan
dalam Perjanjian/Kontrak.

7) Pernyataan mengenai jangka waktu


pelaksanaan pekerjaan, yaitu kapan dimulai
dan diakhirinya pekerjaan tersebut.

8) Pernyataan mengenai efektifnya Perjanjian/


Kontrak.

c. Penutup

Penutup merupakan bagian dari Perjanjian/Kontrak


yang memuat:

1) Pernyataan bahwa para pihak dalam


Perjanjian/Kontrak ini telah menyetujui untuk
melaksanakan Perjanjian/Kontrak sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku di Indonesia pada hari dan
tanggal penandatanganan Perjanjian/Kontrak
tersebut.

2) Tanda tangan para pihak dalam


Perjanjian/Kontrak dengan bermaterai cukup.

4.6.22.9 Syarat-Syarat Umum Perjanjian/Kontrak

a. Ketentuan Umum

Ketentuanumum ini berlaku untuk semua jenis


Perjanjian/Kontrak. antara lain :

1) Definisi

Definisi adalah uraian atau pengertian


mengenai istilah-istilah yang digunakan
dalam Perjanjian/Kontrak. Istilah-istilah
tersebut dijelaskan dan diberi arti atau
tafsiran sehingga isi Perjanjian/Kontrak
mudah dipahami oleh setiap orang yang
membacanya dan tidak ditafsirkan atau
diartikan lain.

2) Penerapan

Penerapan adalah ketentuan bahwa syarat-


syarat umum dalam Perjanjian/Kontrak ini
diterapkan secara luas tetapi tidak boleh
melanggar ketentuan-ketentuan yang ada
dalam Perjanjian/Kontrak.

80
3) Asal Barang/Jasa

a) Asal Barang/Jasa adalah ketentuan


mengenai penjelasan dari negara
mana asal Barang/Jasa yang
menjadi obyek Perjanjian/Kontrak
dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Asal Barang adalah tempat barang


diperoleh, antara lain tempat barang
ditambang, tumbuh, atau diproduksi.
Dalam ketentuan ini juga harus
dirinci komponen dalam negeri dan
komponen impornya. Asal Barang
harus dibedakan dengan negara
penjual. Penjelasan dan rincian
komponen dalam negeri dan impor
dijelaskan pada syarat-syarat khusus
Perjanjian/Kontrak.

4) Penggunaan Dokumen-Dokumen Perjanjian/


Kontrak dan Informasi

Penggunaan dokumen-dokumen Perjanjian/


Kontrak dan informasi adalah ketentuan
mengenai penggunaan dokumen-dokumen
Perjanjian/Kontrak atau dokumen lainnya
yang berhubungan dengan Perjanjian/
Kontrak, misalnya ketentuan-ketentuan
Perjanjian/Kontrak, spesifikasi teknik,
gambar-gambar, pola, contoh serta informasi-
informasi yang berkaitan dengan
Perjanjian/Kontrak oleh Penyedia
Barang/Jasa dengan ijin tertulis dari
Pengguna Barang/Jasa.

5) Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek

Hak Paten, Hak Cipta, dan Hak Merek adalah


ketentuan yang mengatur kewajiban
Penyedia Barang/Jasa untuk melindungi
Pengguna Barang/Jasa dari segala tuntutan
atau klaim dari pihak ketiga atas pelanggaran
Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek.

6) Jaminan

Jaminan adalah ketentuan mengenai jaminan


yang harus disediakan oleh Penyedia
Barang/Jasa berupa, Jaminan Pelaksanaan
dan Jaminan Pemeliharaan.

81
7) Asuransi

Asuransi adalah ketentuan mengenai


asuransi yang harus disediakan oleh pihak
Penyedia Barang/Jasa dalam rangka
pelaksanaan pekerjaan yaitu :

a) Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib


mengasuransikan semua pekerja,
barang dan peralatan atas segala
risiko kecelakaan, kerusakan-
kerusakan, kehilangan, serta risiko lain
yang tidak dapat diduga.

b) Pihak Penyedia Barang/Jasa wajib


mengasuransikan pihak ketiga
sebagai akibat kecelakaan di tempat
kerjanya. Besarnya asuransi
ditentukan di dalam Dokumen
Pelelangan.

8) Pembayaran

Pembayaran adalah ketentuan mengenai


cara-cara dan termin pembayaran serta mata
uang yang digunakan. Cara pembayaran
harus disesuaikan dengan ketentuan dalam
Dokumen Pelelangan.

9) Harga

Harga adalah ketentuan mengenai harga


yang harus dibayarkan oleh Pengguna
Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa
atas pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak.
Harga Perjanjian/Kontrak harus jelas, pasti,
dan dirinci sumber pembiayaannya.

10) Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak

Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak
adalah ketentuan mengenai perubahan
Perjanjian/Kontrak. Perubahan Perjanjian/
Kontrak dapat dilakukan meliputi:

a) Menambah dan/atau mengurangi


volume/jenis/lingkup pekerjaan
pekerjaan yang tercantum dalam
Perjanjian/Kontrak.

b) Mengubah spesifikasi teknis


pekerjaan sesuai dengan kebutuhan
lapangan.

82
c) Mengubah harga Perjanjian/Kontrak
akibat adanya perubahan pekerjaan
dan perubahan pelaksanaan
pekerjaan.

d) Mengubah jadwal pelaksanaan


pekerjaan.

e) Amandemen dapat dilaksanakan


apabila disetujui oleh para pihak yang
membuat Perjanjian/Kontrak tersebut.

f) Adanya perubahan ketentuan/


peraturan yang berlaku.

11) Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan

Adalah ketentuan mengenai:

a) Kapan Perjanjian/Kontrak mulai


berlaku.

b) Kapan pekerjaan mulai dilaksanakan.

c) Kapan penyerahan hasil pekerjaan


dari Penyedia Barang/Jasa kepada
Pengguna Barang/Jasa.

12) Pengawasan

a) Pengawasan adalah ketentuan


tentang kewenangan Pengguna
Barang/Jasa melakukan pengawasan
dan pemeriksaan terhadap
pelaksanaan pekerjaan yang sudah
dan sedang dilaksanakan oleh pihak
Penyedia Barang/Jasa.

b) Apabila diperlukan oleh Pengguna


Barang/Jasa karena Pengguna
Barang/Jasa tidak dapat melakukan
pemeriksaan atau pengawasan, maka
Pengguna Barang/Jasa dapat
memerintahkan kepada pihak ketiga
untuk melakukan pengawasan dan
pemeriksaan atas semua
pelaksanaan pekerjaan yang sudah
atau sedang dilaksanakan oleh
Penyedia Barang/Jasa.

13) Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan

a) Hal-hal yang berkaitan dengan


keterlambatan dalam pelaksanaan
pekerjaan oleh pihak Penyedia

83
Barang/Jasa atau Pengguna
Barang/Jasa dari jadwal yang
ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Sanksi yang diberikan kepada pihak


Penyedia Barang/Jasa atau
Pengguna Barang/Jasa jika terjadi
keterlambatan pelaksanaan
pekerjaan.

c) Pengecualian dari ketentuan pada


huruf b diatas akibat keadaan kahar.

14) Keadaan Kahar (Force Majeure)

a) Yang dimaksud Keadaan Kahar


adalah suatu keadaan yang terjadi
diluar kehendak para pihak sehingga
kewajiban yang ditentukan dalam
Perjanjian/Kontrak menjadi tidak
dapat dipenuhi.

b) Yang digolongkan Keadaan Kahar


antara lain adalah peperangan,
kerusuhan, revolusi, bencana alam,
gempa bumi, pemogokan, dan
kebakaran.

c) Keadaan kahar ini tidak termasuk hal-


hal yang merugikan yang disebabkan
oleh perbuatan atau kelalaian para
pihak.

d) Keterlambatan pelaksanaan
pekerjaan yang diakibatkan oleh
karena terjadinya keadaan kahar tidak
dapat dikenai sanksi.

e) Pihak yang menanggung kerugian


akibat terjadinya keadaan kahar,
diserahkan pada kesepakatan para
pihak.

f) Tindakan yang diambil untuk


mengatasi terjadinya keadaan kahar,
diserahkan kepada kesepakatan dari
para pihak.

15) Itikad Baik (Good Faith)

a) Para pihak bertindak berdasarkan


asas kepercayaan (trust) yang
disesuaikan dengan hak-hak yang
terdapat dalam Perjanjian/Kontrak.

84
b) Para pihak setuju untuk
melaksanakan Perjanjian/Kontrak
dengan jujur tanpa menonjolkan
kepentingan masing-masing pihak.
Jika selama Perjanjian/Kontrak, salah
satu pihak merasa dirugikan, maka
diupayakan tindakan yang terbaik
untuk mengatasi keadaan tersebut.

16) Pemutusan Perjanjian/Kontrak

Adalah ketentuan mengenai kapan


Perjanjian/Kontrak dapat diputuskan, dibagi
dua yaitu :

a) Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh


pihak Penyedia Barang/Jasa.

b) Pemutusan Perjanjian/Kontrak oleh


pihak Pengguna Barang/Jasa.

17) Penyelesaian Perselisihan

Adalah ketentuan mengenai penyelesaian


perselisihan atau sengketa antara para pihak
dalam kontrak. Cara yang diambil dapat
melalui pengadilan atau di luar pengadilan
yaitu melalui musyawarah, mediasi, konsiliasi
atau arbitrase di Indonesia.

18) Bahasa dan Hukum

a) Bahasa dan hukum adalah ketentuan


mengenai bahasa dan hukum yang
digunakan dalam Perjanjian/Kontrak.

b) Bahasa Perjanjian/Kontrak harus


dalam Bahasa Indonesia dan dalam
hal Perjanjian/Kontrak melibatkan
pihak asing, maka dapat dibuat dalam
Bahasa Inggris dengan terjemahan
Bahasa Indonesia atau Bahasa
Indonesia dengan terjemahan Bahasa
Inggris.
Dalam hal terjadi perbedaan
penafsiran terhadap klausal di dalam
Perjanjian/Kontrak, maka bahasa
yang dipakai adalah bahasa yang
disepakati para pihak.

c) Hukum yang digunakan adalah


hukum yang berlaku di Indonesia atau
pilihan hukum yang disepakati para
pihak.

85
19) Perpajakan

Adalah ketentuan mengenai perpajakan


sesuai dengan ketentuan perpajakan yang
berlaku di Indonesia.

20) Korespondensi.

Adalah ketentuan Perjanjian/Kontrak


mengenai semua korespondensi yang dapat
berbentuk surat, faksimili, atau e-mail dan
ditujukan kepada alamat para pihak.
Dijelaskan alamat para pihak yang digunakan
sebagai alamat korespondensi.

b. Ketentuan Khusus

Ketentuan khusus berikut ini berlaku untuk masing-


masing Perjanjian/Kontrak sesuai dengan jenis
pekerjaannya.

1). Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak


Pengadaan Barang

a) Standar

Adalah ketentuan mengenai barang


yang disediakan oleh pihak Penyedia
Barang/Jasa harus sesuai dengan
standar yang telah disebutkan dalam
spesifikasi teknis.

b) Pengepakan (Packaging).

Adalah ketentuan mengenai


kewajiban penjual untuk melakukan
pengepakan atas barang-barang yang
dikirim dari asal barang sampai ke
tujuan akhir yang telah ditentukan
dalam Perjanjian/Kontrak.

c) Pengiriman

Adalah ketentuan mengenai


pengiriman barang yang dilakukan
Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan oleh
Pengguna Barang/Jasa disesuaikan
dengan jadwal kebutuhan.

d) Transportasi

Adalah ketentuan mengenai


transportasi yang digunakan untuk
pengiriman barang (melalui laut, darat

86
atau udara). Biaya transportasi pada
waktu pengiriman barang dimasukkan
dalam harga Perjanjian/Kontrak.

e) Pemeriksaan dan Pengujian.

Adalah ketentuan bahwa Pengguna


Barang/Jasa mempunyai hak untuk
melakukan pemeriksaan dan
pengujian atas barang untuk
memastikan kecocokannya dengan
spesifikasi dan persyaratan yang telah
ditentukan dalam kontrak.
Pemeriksaan dan pengujian dapat
dilakukan sendiri oleh Penyedia
Barang/Jasa atau diwakilkan kepada
pihak ketiga.

f) Layanan Tambahan

Penyedia Barang/Jasa dapat


dimungkinkan untuk menyediakan
beberapa atau semua layanan
lanjutan, termasuk penambahan
layanan, yang dituangkan dalam
syarat-syarat khusus
Perjanjian/Kontrak.

2). Ketentuan Khusus untuk Perjanjian/Kontrak


Jasa Konsultansi.

a) Kewajiban Penyedia Jasa


Konsultansi.

i Penyedia Jasa Konsultansi


harus melaksanakan perjanjian
dan kewajiban-kewajiban yang
dibebankan kepadanya dengan
penuh tanggung-jawab,
ketekunan, efisien dan
ekonomis serta memenuhi
kriteria teknik profesional dan
melindungi secara efektif
peralatan-peralatan, mesin,
material yang berkaitan dengan
pekerjaan dalam
Perjanjian/Kontrak.

ii Penyedia Jasa Konsultansi


dalam melaksanakan jasa
harus sesuai dengan hukum
yang berlaku di Indonesia.
Pengguna Barang/Jasa secara
tertulis akan memberitahukan
kepada Penyedia Jasa

87
Konsultansi mengenai
kebiasaan-kebiasaan setempat.

iii Penyedia Jasa Konsultansi


tidak boleh menerima
keuntungan untuk mereka
sendiri dari komisi usaha (trade
commision), rabat (discount)
atau pembayaran-pembayaran
lain yang berhubungan dengan
kegiatan pelaksanaan jasa.

iv Selama pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak, Penyedia
Jasa Konsultansi dilarang untuk
melaksanakan jasa maupun
mengadakan barang yang tidak
sesuai dengan Perjanjian/
Kontrak.

v Penyedia Jasa Konsultansi,


subkonsultan, dan personil
konsultan dilarang melakukan
kegiatan yang secara langsung
atau tidak langsung akan
menimbulkan pertentangan
kepentingan (conflict of
interest) dengan kegiatan yang
merupakan tugasnya.

vi Tanggungjawab Penyedia Jasa


Konsultansi sesuai dengan
hukum yang berlaku di
Indonesia.

vii Tindakan Penyedia Jasa


Konsultansi yang perlu
mendapat persetujuan
Pengguna Barang/Jasa, adalah
dalam hal memobilisasi
personil yang terdapat dalam
daftar dan membuat
subkontrak.

viii Semua rancangan, gambar-


gambar, spesifikasi, disain,
laporan dan dokumen-dokumen
lain serta software yang
disiapkan oleh Penyedia Jasa
Konsultansi menjadi hak milik
Pengguna Barang/Jasa.

88
ix Penyedia Jasa Konsultansi,
segera setelah pekerjaan
selesai atau berakhirnya
Perjanjian/Kontrak, harus
menyerahkan seluruh dokumen
dan data pendukung lainnya
kepada Pengguna Barang/
Jasa.

x Penyedia Jasa Konsultansi


dapat menyimpan salinan dari
dokumen-dokumen tersebut.

xi Peralatan dan bahan untuk


kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan oleh Penyedia Jasa
Konsultansi disediakan
berdasarkan kesepakatan para
pihak.

b) Personil Konsultan dan Subkonsultan

i Penyedia Jasa Konsultansi


harus mempekerjakan personil
atau subkonsultan sesuai
dengan kualifikasi dan
pengalamannya.

ii Personil inti dan subkonsultan


yang telah disetujui oleh
Pengguna Barang/Jasa harus
memberikan data secara rinci
yang sesuaidalam daftar
personalia Penyedia Jasa
Konsultansi

iii Penyesuaian terhadap


perkiraan waktu pekerjaan
personil akan dibuat oleh
Penyedia Jasa Konsultansi
melalui pemberitahuan secara
tertulis kepada Pengguna
Barang/Jasa.

iv Jika terdapat pekerjaan


tambah, maka perkiraan waktu
pelaksanaan harus ditentukan
secara tertulis oleh para pihak.

c) Waktu Kerja dan Lembur

i Jam kerja dan waktu cuti untuk


tenaga kerja inti ditentukan
dalam dokumen kontrak.

89
ii Waktu kerja tenaga kerja asing
yang dimobilisasi ke Indonesia
dihitung sejak kedatangannya
di Indonesia sesuai dengan
surat perintah mobilisasi.

iii Tenaga kerja tidak berhak


untuk dibayar atas pekerjaan
lembur ataupun sakit atau
liburan, karena perhitungan
upah sudah mencakup hal
tersebut.

d) Penggantian dan Perpindahan


Tenaga Kerja

i Penggantian dan perpindahan


tenaga inti hanya dapat
dilaksanakan dengan
persetujuan Pengguna Barang/
Jasa. Jika memang terdapat
hal-hal penting yang
mengharuskan penggantian,
maka atas persetujuan
Pengguna Barang/Jasa, dapat
dilakukan penggantian tenaga
kerja dengan tenaga kerja yang
setara atau lebih baik tanpa
menambah biaya.

ii Jika Pengguna Barang/Jasa


menemukan tenaga kerja yang
melakukan kesalahan serius
atau terlibat tindak kejahatan,
atau mengabaikan pekerjaan
yang menjadi tugasnya, maka
Pengguna Barang/Jasa dapat
secara tertulis mengajukan
penggantian tenaga kerja
tersebut.

e) Khusus Untuk Perjanjian/Kontrak


Jasa Pemborongan.

i Pengguna Barang/Jasa menilai


dan menyetujui penempatan/
penggantian personil atau
tenaga ahli menurut kualifikasi
yang dibutuhkan.

ii Penemuan benda/barang yang


mempunyai nilai sejarah atau
penemuan kekayaan yang
menurut Undang-Undang
dikuasai oleh negara di lokasi

90
pekerjaan pada masa
pelaksanaan

Perjanjian/Kontrak, maka
Penyedia Barang/Jasa wajib
memberitahukan kepada pihak
Pengguna Barang/Jasa dan
kepada pihak yang berwenang
sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang
berlaku di Indonesia.

iii Kompensasi dapat diberikan


kepada Penyedia Barang/Jasa
dalam hal:

(a) Pihak Pengguna


Barang/Jasa
memodifikasi atau
mengubah jadwal yang
dapat mempengaruhi
pekerjaan Penyedia
Barang/Jasa.

(b) Pihak Pengguna


Barang/Jasa
menginstruksikan
kepada pihak Penyedia
Barang/Jasa untuk
melakukan pengujian
tambahan yang setelah
dilaksanakan pengujian
ternyata tidak
diketemukan
kerusakan/kegagalan/
penyimpangan.

iv Penangguhan (Suspension)

Pihak Pengguna Barang/Jasa


secara tertulis memberitahukan
kepada Penyedia Barang/Jasa
tentang penangguhan hak
pembayaran sesuai dengan
proporsi, jika pihak Penyedia
Barang/Jasa tidak melakukan
kewajiban sebagaimana
mestinya, disertai alasan-
alasan yang jelas mengenai
penangguhan tersebut, dan
diberi kesempatan kepada
pihak Penyedia Barang/Jasa
untuk memperbaiki dalam
jangka waktu tertentu.

91
v Hari Kerja (Work day)

(a) Semua pekerja dibayar


selama hari kerja dan
datanya disimpan oleh
pihak penyedia jasa.

Daftar pembayaran
ditandatangani oleh
masing-masing pekerja
dan dapat diperiksa
oleh Pengguna
Barang/Jasa.

(b) Penyedia Barang/Jasa


harus membayar upah
hari kerja kepada
tenaga kerjanya setelah
formulir upah ditanda-
tangani.

(c) Jam kerja dan waktu


cuti untuk karyawan
harus dilampirkan.

vi Pedoman Pengoperasian dan


Perawatan

(a) Penyedia Barang/Jasa


diwajibkan memberikan
petunjuk kepada pihak
Pengguna Barang/Jasa
tentang pengoperasian
dan petunjuk
perawatan,
sebagaimana yang
ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak.

(b) Jika Penyedia


Barang/Jasa tidak
melakukan hal tersebut
pada huruf (a) di atas,
Pengguna Barang/Jasa
dapat memperhitungkan
pembayaran kepada
Penyedia Barang/Jasa
sesuai dengan
ketentuan dalam
Perjanjian/Kontrak.

4.6.22.10 Penandatanganan Perjanjian/Kontrak

a. Penandatanganan Perjanjian/Kontrak dilakukan


setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa (SPPBJ) atau Letter of Intent (LoI) atau

92
Letter of Award (LoA) atau Notification of Award (NoA)
dan Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan
pelaksanaan sesuai ketentuan mengenai jaminan
pelaksanaan dalam Edaran ini, kecuali apabila ada
alasan yang dapat diterima oleh Pengguna
Barang/Jasa.

b. Apabila Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk


menolak/mengundurkan diri atau gagal untuk
menandatangani Perjanjian/Kontrak sesuai jangka
waktu yang telah ditetapkan yang dapat
mempengaruhi jadwal pelaksanaan pekerjaan, maka
Pengguna Barang/Jasa membatalkan Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), jaminan
penawaran Calon Penyedia Barang/Jasa yang
bersangkutan dicairkan dan disetorkan ke Kas PLN,
dimasukkan dalam Daftar Hitam (Blacklist) PLN dan
dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

c. Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia Barang/Jasa


wajib memeriksa konsep Perjanjian/Kontrak meliputi
substansi, bahasa/redaksional, angka, dan huruf serta
membubuhkan paraf pada lembar demi lembar
dokumen Perjanjian/Kontrak.

d. Jumlah dokumen Perjanjian/Kontrak dibuat sesuai


kebutuhan sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap
Perjanjian/Kontrak asli, Perjanjian/Kontrak asli
pertama untuk Pengguna Barang/Jasa dibubuhi
materai pada bagian yang ditandatangani oleh
Penyedia Barang/Jasa, dan Perjanjian/Kontrak asli
kedua untuk Penyedia Barang/Jasa dibubuhi materai
pada bagian yang ditandatangani oleh Pengguna
Barang/Jasa.

e. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan


tanggung jawab seluruh pekerjaan utama dengan
mensubkontrakkan kepada pihak lain.

f. Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan


tanggung jawab sebagian pekerjaan utama dengan
mensubkontrakkan kepada pihak lain dengan cara
dan alasan apapun, kecuali disub-kontrakkan kepada
Penyedia Barang/Jasa yang memiliki kompetensi
dalam bidang tersebut, dengan persetujuan
Pengguna Barang/Jasa.

4.6.22.11 Penyimpanan Dokumen Perjanjian/Kontrak

Pejabat Pelaksana Pengadaan harus memastikan bahwa


Dokumen Perjanjian/Kontrak asli disimpan dengan baik
dalam hard copy maupun soft copy (digital) untuk arsip dan
pemantauan kinerja Penyedia Barang/Jasa.

93
4.6.22.12 Dokumen Lain Yang Merupakan Bagian Dari
Perjanjian/Kontrak.

a. Untuk Perjanjian/Kontrak Jasa Pemborongan antara


lain terdiri dari Surat penunjukan pemenang, surat
penawaran, spesifikasi umum, spesifikasi khusus,
gambar-gambar, Addendum, daftar kuantitas dan
harga, jaminan pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi
Perjanjian/Kontrak (Contract Discussion Agreement).

b. Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi:

Surat penunjukan pemenang, Kerangka Acuan Kerja


(KAK)/Term Of Reference (TOR), hasil negoisasi,
Pendekatan Metodologi (Approach of Methodology).
Addendum/Amandemen dalam proses Pengadaan
yang kemudian dimasukkan di masing-masing
substansinya, dokumen lainnya, misalnya jaminan
pelaksanaan, Kesepakatan Diskusi Perjanjian/
Kontrak (Contract Discussion Agreement).

c. Untuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/Jasa


Lainnya meliputi:

Surat penunjukan pemenang, dokumen penawaran,


spesifikasi umum, spesifikasi khusus, gambar-
gambar (apabila dipersaratkan), Addendum/
Amandemen dalam proses Pengadaan Barang/Jasa
yang kemudian dimasukkan di masing-masing
substansinya, daftar kuantitas dan harga, dokumen
lainnya, misalnya Jaminan pelaksanaan,
Kesepakatan Diskusi Perjanjian/Kontrak (Contract
Discussion Agreement).

4.6.22.13 Pemberitahuan Pemenang Pengadaan

a. Setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani, dilakukan


pemberitahuan kepada seluruh peserta pengadaan
mengenai penandatanganan Perjanjian/Kontrak
dengan Pemenang Pengadaan.

b. Pemberitahuan sebagaimana butir a diatas dapat


dilakukan di portal E-Procurement PLN atau secara
tertulis.

94
BAB V
PENGADAAN KHUSUS

5.1 Pengadaan Energi Primer

5.1.1 Energi Primer

5.1.1.1 Proses pengadaan energi primer mengikuti Edaran ini,


kecuali
ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur khusus
pengadaan energi primer.

5.1.1.2 Energi Primer terdiri dari Energi Terbarukan (ET) dan


Energi
Tidak Terbarukan (ETT).

5.1.1.3 Energi Terbarukan meliputi antara lain aliran dan


terjunan air,
panas bumi, angin, sinar matahari, gerakan dan perbedaan
suhu lapisan laut dan bioenergi, bahan bakar nabati.

5.1.1.4 Energi tidak terbarukan meliputi antara lain Minyak Bumi,


Gas
Bumi/LNG/CNG/Gas Bumi lainnya, Batubara, Gambut dan
serpihan bitumen.

5.1.1.5 Proses pengadaan energi primer untuk memenuhi kebutuhan


pembangkit yang akan dibangun berdasarkan Rencana Umum
Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL) dapat dilaksanakan
setelah RUPTL ditetapkan oleh Menteri yang berwenang,
untuk
menjamin terpenuhinya rencana COD pembangkit.

5.1.2 Pengadaan Minyak Bumi/BBM

5.1.2.1 Pelelangan Terbatas dari DPT yang pesertanya terdiri


dari:

a. Penyedia BBM dalam negeri yang memiliki Ijin Usaha


Niaga BBM dari Pemerintah; dan/atau

b. Penyedia BBM luar negeri.

5.1.2.2 Pelelangan Terbuka dapat dilakukan dalam hal DPT belum


tersedia.

5.1.2.3 Penunjukan Langsung kepada BUMN/Anak Perusahaan


PLN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi
PLN/Perusahaan Terafiliasi BUMN yang memenuhi kriteria
Penunjukan Langsung.

5.1.3 Pengadaan Gas Bumi dilakukan melalui Metode Penunjukan Langsung


kepada:

5.1.3.1 BUMN/Anak Perusahaan PLN/Anak Perusahaan


BUMN/Perusahaan Terafiliasi PLN/Perusahaan Terafiliasi
BUMN yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung; atau
95
5.1.3.2 PSC yang memiliki Seller Appointment Agreement Letter
(SAAL) dari Pemerintah; atau

5.1.3.3 Perusahaan Daerah (Perusda)/BUMD yang mendapat alokasi


Penjual Gas Bagian Negara dari Pemerintah; atau

5.1.3.4 Penyedia Gas Bumi di sisi hilir yang memiliki Ijin Usaha Niaga
Umum; yang memenuhi kriteria Penunjukan Langsung.

5.1.4 Tahapan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Gas Bumi:

5.1.4.1 Surat penawaran alokasi gas dari calon penyedia gas


bumi/surat permintaan dari PLN ke Pemerintah.

5.1.4.2 Review surat penawaran dan penyusunan Kajian Kelayakan.

5.1.4.3 Penerbitan MOU dan/atau HOA dengan calon Penyedia gas


bumi.

5.1.4.4 Pembahasan Key Terms Perjanjian/Kontrak Jual Beli Gas


(PJBG).

5.1.4.5 Penyusunan HPS dan Penyampaian penawaran harga.

5.1.4.6 Melakukan evaluasi dan negosiasi penawaran harga.

5.1.4.7 Dalam pengadaan Gas Bumi, penetapan harga dan


persetujuan PJBG dari Pemerintah.

5.1.4.8 Penandatanganan PJBG.

5.1.5 Proses pengadaan transportasi gas bumi dilakukan berdasarkan ketentuan


Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan Edaran ini.

5.1.6 Pengadaan LNG, CNG dan Gas lainnya

5.1.6.1 Pengadaan LNG atau CNG dilakukan dengan Metode


Pelelangan Terbatas dengan DPT/Shortlist atau Pelelangan
Terbuka dalam hal DPT belum tersedia atau Penunjukan
Langsung kepada Penyedia yang mempunyai LNG Plant/CNG
Plant sesuai dengan ketentuan Pemerintah.

5.1.6.2 Pengadaan LNG yang bersumber dari luar negeri dilakukan


dengan Metode Pelelangan Terbatas atau Penunjukan
Langsung kepada LNG Plant yang kepemilikan saham
mayoritas dimiliki oleh Pemerintah Negara Penjual LNG.

5.1.6.3 Pengadaan spot untuk LNG atau CNG dilakukan melalui


Pelelangan Terbatas atau Penunjukan Langsung untuk kondisi
khusus.

Yang dimaksud kondisi khusus adalah kondisi emergency,


terjadi shortfall atas Perjanjian/Kontrak berjalan, kekurangan
pasokan untuk tahun berjalan atau kondisi-kondisi lain dengan
Persetujuan Direksi.

96
5.1.6.4 Pengadaan Gas lainnya dilakukan dengan Metode Pelelangan
Terbatas atau Penunjukan Langsung sesuai kriteria
pemilihan
Metode pada angka 5.1.4.

5.1.7 Pengadaan infrastruktur dan transportasi LNG/CNG/Gas Lainnya


dilakukan
berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan Edaran
ini.

5.1.8 Pengadaan Batubara

Proses Pengadaan Batubara mengikuti Edaran ini kecuali ditentukan


lain
oleh Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan
Direksi yang mengatur khusus pengadaan batubara.

5.2 Pembelian Tenaga Listrik

5.2.1 Independent Power Producer (IPP)

5.2.1.1 Metode Pengadaan, Proses, ketentuan dan istilah dalam


Pembelian Tenaga Listrik mengikuti peraturan
perundang-
undangan yang berlaku. Jika terdapat hal yang belum
diatur
dalam peraturan perundang-perundangan yang berlaku,
maka
mengikuti Edaran ini.

Apabila dipandang perlu, Pejabat Pelaksana Pengadaan


dapat melakukan kajian atau penelitian terhadap
dokumen
yang disampaikan oleh Peserta Pengadaan, maupun
terhadap kebutuhan waktu pelaksanaan/evaluasi Proses
Pengadaan yang terkait dengan penyiapan Dokumen
Pengadaan maupun penyiapan Dokumen Penawaran.

Pengaturan kewenangan pengesahan atau persetujuan


terkait
proses Pembelian Tenaga Listrik sebagaimana matriks
yang
terdapat pada Lampiran I dari Edaran ini.

5.2.1.2 Persyaratan Pengadaan IPP akan diatur secara rinci di


dalam
RFP termasuk apabila terdapat kebijakan terkini dari
Pemerintah/Direksi atau perubahan sesuai kebutuhan
proyek
yang ditetapkan oleh Pengguna Barang/Jasa.

5.2.1.3 Dalam Pembelian Tenaga Listrik, Pengguna Barang/Jasa


wajib memperhatikan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga
Listrik (RUPTL), Kajian Kelayakan Proyek (KKP) atau
Kajian
Kelayakan Operasi dan Finansial (KKO dan KKF).

5.2.1.4 Perjanjian/Kontrak pembelian tenaga listrik dari


Independent
Power Producer (IPP) dilakukan dengan jangka waktu
minimal 15 (lima belas) tahun atau ditentukan lain
oleh
Direksi, dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan atas
kesepakatan bersama.

5.2.1.5 Persyaratan kualifikasi Pengembang, meliputi:

a. Pengembang yang berminat, baik perusahaan lokal


maupun asing, dapat berbentuk satu badan hukum
atau gabungan badan hukum;

97
b. Mempunyai pengalaman dalam pengembangan IPP
yang dipersyaratkan;

c. Mempunyai pengalaman sebagai EPC Kontraktor atau


sebagai Kontraktor Operation and Maintenance
Pembangkit yang dipersyaratkan; dan

d. Mempunyai kemampuan keuangan sesuai yang


dipersyaratkan.

5.2.1.6 Dalam hal lahan disediakan Pengembang, maka


Pengembang berkewajiban melakukan Studi Kelayakan dan
Studi Dampak Lingkungan (AMDAL).

5.2.1.7 Adanya project development cost account sebesar 10%


(sepuluh persen) dari perkiraan total biaya proyek.

5.2.1.8 Ketentuan Umum Pengadaan IPP


a. Rencana pembelian tenaga listrik wajib diumumkan
oleh PLN sesuai dengan Rencana Usaha Penyediaan
Tenaga Listrik (RUPTL).

b. Rencana pembelian tenaga listrik sebagaimana


dimaksud pada huruf a paling sedikit memuat
informasi mengenai nama proyek, jenis pembangkit,
kapasitas pembangkit, lokasi proyek dan jenis
pengadaan.

c. Pembelian tenaga listrik dari PLTU Mulut Tambang,


PLTU Batubara, PLTG/PLTMG dan PLTA di atas 10
MW melalui metode Pemilihan Langsung dan
Penunjukan Langsung sesuai RUPTL sebagaimana
dimaksud pada huruf a harus ditetapkan dan disahkan
oleh Direksi.

d. Pembelian tenaga listrik sebagaimana dimaksud pada


angka 5.2.1.8 huruf c dilaksanakan melalui pengadaan
secara elektronik.

e. Dalam hal pembelian tenaga listrik belum dapat


dilaksanakan secara elektronik sebagaimana
dimaksud pada angka 5.2.1.8 huruf d, maka dilakukan
secara manual (non elektronik).

f. Kriteria pembelian tenaga listrik melalui metode


Pemilihan Langsung sebagaimana dimaksud pada
angka 5.2.1.8 huruf c adalah :

1) diversifikasi energi untuk pembangkit tenaga


listrik ke non bahan bakar minyak; dan/atau

2) penambahan kapasitas pembangkitan pusat


pembangkit tenaga listrik yang telah
beroperasi di lokasi yang berbeda pada sistem
setempat, antara PLN dan Pemegang IUPTL.
98
g. Kriteria pembelian tenaga listrik melalui metode
Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada
angka 5.2.1.8 huruf c meliputi :

1) pembelian tenaga listrik dari PLTU Mulut


Tambang, PLTG marjinal dan PLTA;

2) pembelian kelebihan tenaga listrik dari PLTU


Mulut Tambang, PLTU Batubara,
PLTG/PLTMG, dan PLTA jika sistem tenaga
listrik setempat dalam kondisi krisis atau
darurat tenaga listrik; dan/atau

3) pembelian tenaga listrik dari PLTU Mulut


Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG,
dan PLTA dalam rangka penambahan
kapasitas pembangkitan pada pusat
pembangkit tenaga listrik yang telah
beroperasi di lokasi yang sama.

h. Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) Pemegang


IUPTL yang berminat mengajukan penawaran
pembelian tenaga listrik melalui metode Penunjukan
Langsung sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.8
huruf g, maka pembelian tenaga listrik dilakukan
dengan metode Pemilihan Langsung.

i. Jangka waktu pembelian tenaga listrik paling lama 20


(dua puluh) tahun sampai dengan 30 (tiga puluh)
tahun berdasarkan jenis pembangkit dengan skema
Built Own Operate Transfer (BOOT) dan pilihan
membeli (buy out) pembangkit.

5.2.1.9 Prosedur pembelian tenaga listrik, meliputi antara lain:

a. Calon Pemegang IUPTL yang dapat mengikuti


pembelian tenaga listrik harus memenuhi kriteria yang
diatur dalam Petunjuk Teknis.

b. Pelaksanaan pembelian tenaga listrik dapat dilakukan


dengan bantuan Procurement Agent yang ditunjuk
oleh Pengguna Barang/Jasa.

c. Pembelian tenaga listrik melalui metode Pemilihan dan


Penunjukan Langsung untuk kapasitas total
pembangkit sampai dengan 25 MW dilaksanakan oleh
PLN Unit Pelaksana Induk (PLN UPI) sesuai ketentuan
tentang Batasan Kewenangan Pengambilan
Keputusan di Lingkungan PT PLN (Persero) yang
berlaku.

99
5.2.1.10 Harga Pembelian Tenaga Listrik IPP

a. Harga pembelian tenaga listrik ditetapkan sesuai


dengan Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana
tercantum pada Lampiran Peraturan Menteri Energi
dan Sumber Daya Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015
tentang Prosedur Pembelian Tenaga Listrik PLTU
Mulut Tambang, PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan
PLTA oleh PT Perusahaan Listrik Negara (Persero)
Melalui Pemilihan Langsung dan Penunjukan
Langsung.

b. Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana


dimaksud pada huruf a adalah didasarkan pada hal-
hal sebagai berikut:

1) Harga Patokan Tertinggi (HPT) adalah harga


levellized base pada busbar pembangkit yaitu
di titik interkoneksi busbar pembangkit dengan
transmisi PLN; dan

2) Harga Patokan Tertinggi (HPT) merupakan


harga pada saat pembangkit dinyatakan
operasi komersial/COD.

c. Harga pembelian tenaga listrik yang dilaksanakan


berdasarkan Harga Patokan Tertinggi (HPT)
sebagaimana dimaksud pada angka 5.2.1.10 huruf a
tidak diperlukan persetujuan harga jual tenaga listrik
dari Menteri.

d. Harga Patokan Tertinggi (HPT) sebagaimana


dimaksud pada angka 5.2.1.10 huruf a tidak termasuk
komponen harga Fasilitas Khusus (Special Facilities)
yang dibangun oleh Pemegang IUPTL.

e. Khusus untuk pembelian tenaga listrik dari PLTA,


Harga Patokan Tertinggi (HPT) sudah termasuk
retribusi air.

f. Dalam hal terdapat perbedaan asumsi yang digunakan


dengan asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT)
sebagaimana diatur dalam Lampiran Peraturan
Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral RI Nomor
03 Tahun 2015 tentang Prosedur Pembelian Tenaga
Listrik PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara,
PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT Perusahaan Listrik
Negara (Persero) Melalui Pemilihan Langsung dan
Penunjukan Langsung, maka berlaku ketentuan
sebagai berikut :

1) PLTU Mulut Tambang dan PLTU Batubara :

a) AF Patokan merupakan AF minimum.

b) Dalam hal parameter komponen bahan


bakar (heat rate, calorific value, harga
batubara) yang ditawarkan berbeda
100
dengan asumsi dalam Harga Patokan
Tertinggi (HPT), maka dapat dilakukan
perhitungan ulang terhadap harga
komponen bahan bakar sesuai
parameter komponen bahan bakar
yang ditawarkan.

2) PLTG/PLTGU/PLTMG :

a) AF dalam Harga Patokan Tertinggi


(HPT) merupakan AF minimum.

b) Khusus untuk pembangkit yang


berfungsi sebagai peaking unit, maka
AF yang ditawarkan dapat berbeda
dengan AF dalam Harga Patokan
Tertinggi (HPT), maka perhitungan
harga disesuaikan dengan AF yang
ditawarkan.

c) Perhitungan heat rate menggunakan


data heat rate pabrikan dengan
memperhitungkan faktor koreksi.

d) Harga gas dapat dilakukan dengan


Prinsip Passthrough.

e) Dalam hal parameter komponen bahan


bakar (heat rate, harga gas) yang
ditawarkan berbeda dengan asumsi
dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT),
maka dapat dilakukan perhitungan
ulang terhadap harga komponen
bahan bakar sesuai parameter
komponen bahan bakar yang
ditawarkan.

3) PLTA :

a) AF dalam Harga Patokan Tertinggi


(HPT) merupakan AF minimum.

b) Khusus untuk pembangkit yang


berfungsi sebagai peaking unit, maka
AF yang ditawarkan dapat berbeda
dengan AF dalam Harga Patokan
Tertinggi (HPT), sehingga perhitungan
harga disesuaikan dengan AF yang
ditawarkan.

c) Harga Patokan Tertinggi (HPT) sudah


termasuk retribusi air.

g. Penyesuaian Harga Patokan Tertinggi (HPT) yang


disebabkan oleh perubahan asumsi sebagaimana
dimaksud pada huruf f, maka akan dilakukan dengan
ketentuan sebagai berikut :

Untuk PLTU Mulut Tambang, PLTU Batubara dan


PLTG/PLTMG :

101
1) Penyesuaian harga hanya dilakukan terhadap
komponen bahan bakar (heat rate, calorific
value, harga bahan bakar), dan tidak dapat
dilakukan penyesuaian terhadap harga
komponen lainnya.

2) Harga komponen lainnya selain komponen


bahan bakar dihitung dengan cara
mengurangi Harga Patokan Tertinggi (HPT)
dengan nilai harga bahan bakar.

3) Penyesuaian dilakukan dengan cara


menghitung ulang harga komponen bahan
bakar sesuai dengan asumsi yang digunakan.

h. Untuk kapasitas pembangkit yang tidak tercantum


dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya
Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015 tentang Prosedur
Pembelian Tenaga Listrik PLTU Mulut Tambang,
PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT
Perusahaan Listrik Negara (Persero) Melalui
Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung
dan/atau perubahannya, maka penentuan Harga
Patokan Tertinggi (HPT) mengacu pada HPT kelas
kapasitas unit di atasnya.

i. Apabila harga pembelian tenaga listrik untuk kapasitas


pembangkit sebagaimana dimakskud pada angka
5.2.1.10 huruf h melebihi HPT kelas kapasitas unit di
atasnya maka harga pembelian tersebut wajib
mendapat persetujuan dari Direksi terkait.

j. Fasilitas Khusus (Special Facilities) yang dibangun


oleh Pemegang IUPTL dan tidak termasuk dalam
perhitungan harga pembelian tenaga listrik sesuai
HPT, maka Fasilitas Khusus dihitung terpisah ke
dalam Harga Komponen E dan Harga Komponen F.

k. Harga Komponen E dan Harga Komponen F


dibedakan berdasarkan jenis dan spesifikasi fasilitas
khusus yang dibangun sebagai berikut :

1) Harga Komponen E untuk Harga Transmisi


selama masa perjanjian pembelian tenaga
listrik dan fasilitas transmisi dapat dialihkan
(taking over) ke PLN setelah COD
pembangkit.

2) Harga Komponen F untuk Harga Fasilitas


Energi Primer khusus untuk PLTG/PLTMG
selama masa perjanjian pembelian tenaga
listrik dan pilihan membeli (buy out) atas
fasilitas energi primer setelah COD
pembangkit.

l. Harga Komponen E dan/atau Harga Komponen F


untuk pembelian tenaga listrik yang diproses di PLN
Kantor Pusat ditetapkan dengan persetujuan Komite
Direktur yang membidangi Independent Power
Producer (IPP).

102
m. Harga Komponen E dan/atau Harga Komponen F
untuk pembelian tenaga listrik yang diproses di Unit
Induk ditetapkan oleh General Manager.

n. Harga Pembelian Tenaga Listrik wajib dinyatakan


dalam mata uang Rupiah sesuai Peraturan Bank
Indonesia.

5.2.1.11 Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

a. HPS disusun oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan


ditetapkan oleh Komite Direktur yang membidangi
Independent Power Producer (IPP) untuk pembelian
tenaga listrik yang diproses di Kantor Pusat.

b. HPS disusun oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan


ditetapkan oleh General Manager untuk pembelian
tenaga listrik yang diproses di Unit Induk.

c. Dalam hal seluruh asumsi dalam HPS sama dengan


asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT), maka :

1) apabila perhitungan perkiraan harga Pejabat


Pelaksana Pengadaan berada di atas Harga
Patokan Tertinggi (HPT), maka HPS yang
digunakan adalah sama dengan Harga
Patokan Tertinggi (HPT); dan

2) apabila perhitungan perkiraan harga Pejabat


Pelaksana Pengadaan berada di bawah HPT,
maka HPS yang digunakan adalah harga
perhitungan Pejabat Pelaksana Pengadaan.

d. Untuk pembelian tenaga listrik melalui pemilihan


langsung maupun penunjukan langsung, HPS
ditetapkan maksimal sama dengan Harga Patokan
Tertinggi (HPT).

e. Harga komponen E (harga transmisi) dihitung


berdasarkan biaya investasi sesuai spesifikasi dan
jarak transmisi sebagai komponen biaya tetap (fixed
cost).

f. Harga Komponen F (harga fasilitas energi primer


untuk PLTG/PLTMG) dihitung berdasarkan biaya
investasi dan biaya lainnya sesuai kuantitas dan
spesifikasi fasilitas energi primer sebagai komponen
biaya tetap (fixed cost).

g. Asumsi-asumsi yang dipergunakan dalam


penyusunan HPS antara lain masa perjanjian,
Availability Factor, Heat Rate, Calorific Value dan
harga bahan bakar, dapat disesuaikan dengan kondisi
spesifik proyek.

h. Apabila terdapat perbedaan asumsi dalam HPS dari


nilai asumsi dalam Harga Patokan Tertinggi (HPT)
sebagaimana dimaksud pada Pasal 6 ayat (6) dan
ayat (7) Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya
Mineral RI Nomor 03 Tahun 2015 tentang Prosedur
Pembelian Tenaga Listrik PLTU Mulut Tambang,
PLTU Batubara, PLTG/PLTMG, dan PLTA oleh PT
Perusahaan Listrik Negara (Persero) Melalui
Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung

103
dan/atau perubahannya, dimana penyesuaian
perhitungan harganya menyebabkan HPS lebih
tinggi
dari Harga Patokan Tertinggi (HPT) maka proses
dapat dilanjutkan dengan meminta Persetujuan
Menteri.

5.2.1.12 Uji Tuntas (Due Dilligence)

a. Uji tuntas dilaksanakan oleh Pejabat Pelaksana


Pengadaan atau Procurement Agent yang ditunjuk.

b. Kriteria dari uji tuntas meliputi kriteria umum,


kriteria
bisnis, kriteria finansial dan kriteria teknis.

c. Apabila diperlukan kriteria tertentu dalam uji


tuntas
sebagaimana dimaksud pada huruf b maka kriteria
tertentu tersebut harus mendapatkan persetujuan
Direksi/Komite Direktur/Direktur Terkait.

5.2.2 Pembelian Excess Power

Pelaksanaan pembelian excess power mengikuti peraturan perundang-


undangan yang berlaku.

5.2.3 Pembelian Tenaga Listrik Luar Negeri

Pembelian tenaga listrik luar negeri mengikuti peraturan perundang-


undangan yang berlaku dan dalam hal pembelian tenaga listrik
tersebut
dilakukan oleh PLN Unit maka harus terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan Direksi.

5.2.4 Aspek penting yang perlu diperhatikan dalam


Perjanjian/Kontrak
pembelian tenaga listrik, antara lain:

5.2.4.1 Harga pembelian tenaga listrik menggunakan mata uang


Rupiah dan/atau mata uang asing.

5.2.4.2 Ketentuan tentang sanksi/alokasi risiko harus berimbang.

5.2.4.3 Pengembang berkewajiban mengurus semua perijinan sesuai


dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.2.4.4 Escrow account (rekening bersama) sesuai ketentuan PLN


yang berlaku.

5.3 Sewa Menyewa dan Sewa Beli

5.3.1 Sewa menyewa merupakan aktivitas Pengguna Barang/Jasa yang saling


mengikatkan diri dengan Penyedia Barang/Jasa untuk menggunakan suatu
barang, baik barang bergerak dan/atau tidak bergerak, selama waktu
tertentu dengan pembayaran yang disepakati.

5.3.2 Sewa Beli (Pembelian Dengan Angsuran/Kredit) merupakan aktivitas


Pengguna Barang/Jasa yang saling mengikatkan diri dengan Penyedia
Barang/Jasa untuk menggunakan suatu barang, baik barang bergerak
dan/atau tidak bergerak dengan hak kepemilikan akan beralih dari
Penyedia Barang/Jasa kepada Pengguna Barang/Jasa setelah
diselesaikannya seluruh pembayaran.

104
Selama pembayaran yang disepakati belum diselesaikan seluruhnya,
kepemilikan barang tetap ada pada Penyedia Barang/Jasa dan pada
akhir
masa Perjanjian/Kontrak atau pembayaran yang disepakati telah
diselesaikan seluruhnya, Penyedia Barang/Jasa menyerahkan dokumen
yang diperlukan dan hak kepemilikan beralih kepada Pengguna
Barang/Jasa.

5.3.3 Barang yang dapat dilakukan sewa menyewa/sewa beli antara lain:

5.3.3.1 Barang yang diperlukan untuk keperluan rutin/operasional


PLN
dan memerlukan biaya operasional dan pemeliharaan
(Operation and Maintenance), seperti tetapi tidak
terbatas
pada komputer (PC, laptop, notebook), LCD Projector,
mesin
fotokopi, kendaraan bermotor (mobil, motor, truk, alat-
alat
berat), gedung dan/atau tanah, pembangkit tenaga listrik.

5.3.3.2 Barang yang dapat membebani Neraca Pembukuan PLN


karena memerlukan investasi dan memiliki susut nilai
barang
(depresiasi harga Barang).

5.3.4 Khusus untuk barang tidak bergerak seperti gedung dan /atau tanah,
sewa
menyewa/sewa beli dapat dilakukan dengan Penunjukan Langsung.

5.3.5 Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisa bisnis (commercial


analysis) dalam hal menentukan barang yang dapat dilakukan sewa
menyewa/sewa beli.

5.4 Sewa Guna Usaha (Leasing)

5.4.1 Sewa Guna Usaha terdiri dari:

5.4.1.1 Financial Lease

a. Penyewa Guna (Lessee) pada akhir masa


Perjanjian/Kontrak mempunyai hak opsi untuk
membeli
obyek sewa guna dari pihak yang menyewa gunakan
(Lessor) berdasarkan nilai sisa (residual value)
yang
disepakati bersama.

b. Kriteria Financial Lease terdiri dari:

1) Jumlah pembayaran selama masa finance


lease ditambah nilai sisa barang modal
harus
dapat menutup perolehan barang modal dan
keuntungan Lessor.

2) Perjanjian/Kontrak memuat
ketentuan
mengenai opsi yaitu pengalihan
kepemilikan
barang kepada Lessee pada saat
berakhirnya
Perjanjian/Kontrak, atau
memperpanjang
jangka waktu Perjanjian/Kontrak.

c. Jenis Barang:

Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis


bisnis (commercial analysis) dalam hal menentukan

105
barang yang dapat diadakan dengan Financial
Lease,
antara lain pada:

1) Pembangkit Tenaga Listrik.

2) Gedung dan/atau tanah.

5.4.1.2 Operating Lease

a. Adalah obyek sewa guna usaha yang dioperasikan


sendiri oleh Lessee namun kepemilikan obyek sewa
guna usaha tidak beralih kepada Lessee.

b. Kriteria terdiri dari :

1) Jumlah pembayaran selama Operating


Lease
tidak dapat atau tidak harus menutupi
harga
perolehan barang modal, ditambah dengan
keuntungan oleh Lessor.

2) Perjanjian Operating Lease tidak memuat


ketentuan opsi bagi Lessee.

c. Jenis Barang

Pengguna Barang/Jasa wajib melakukan analisis


bisnis (commercial analysis) dalam hal menentukan
Barang yang dapat diadakan dengan Operating
Lease,
seperti tetapi tidak terbatas pada:

1) Kendaraan bermotor (mobil, motor,


truk).

2) Gedung dan/atau tanah.

5.4.2 Proses pelaksanaan sewa guna usaha (leasing) dilakukan mengikuti


Edaran Direksi ini kecuali ditentukan lain oleh peraturan
perundang-
undangan yang berlaku.

5.4.3 Jangka waktu Perjanjian/Kontrak melalui sewa guna usaha (leasing)


dilakukan sesuai dengan kemampuan project cash flow.

5.5 Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain (Alih Daya)

Proses pengadaan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan


lain (alih daya) mengikuti Peraturan ini kecuali ditentukan lain oleh
Peraturan
Perundang-undangan yang berlaku dan/atau Peraturan Direksi yang mengatur
khusus
pengadaan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain
(alih daya).

Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain (alih daya)


dilaksanakan untuk pekerjaan yang bersifat terus menerus dan dapat
dilaksanakan
dengan sistem Pemborongan Pekerjaan (PP) atau sistem Penyediaan Jasa Pekerja
(PJP).

106
5.5.1 Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain
(Alih Daya) dengan sistem Pemborongan Pekerjaan.

5.5.1.1 Proses pengadaan diproses di Unit Induk setelah dilakukan


pemaketan pekerjaan (packaging) dan/atau pengelompokan
pekerjaan (grouping).

5.5.1.2 Dengan mempertimbangkan kesulitan melakukan pemaketan


dan pengelompokan pekerjaan, serta situasi dan kondisi
lingkungan di masing-masing unit, maka proses pengadaan
dapat dilakukan di Unit Pelaksana dengan terlebih dahulu
mendapatkan persetujuan tertulis dari Direktur yang
menangani Sumber Daya Manusia.

5.5.1.3 Jangka waktu kontrak minimal selama 5 (lima) tahun dan


setelahnya dapat dilakukan pengadaan berulang (repeat order)
sepanjang hasil evaluasi menyatakan bahwa Penyedia
Barang/Jasa berkinerja baik dan tidak ada masalah
ketenagakerjaan yang berdampak negatif terhadap citra
dan/atau kinerja PLN.

5.5.1.4 Dokumen Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) harus


mengatur komponen perlindungan hak-hak normatif tenaga
kerja yang sedikitnya berisi :

a. Total nilai pemborongan pekerjaan terdiri dari


komponen biaya tenaga kerja dan komponen biaya
lainnya.

b. Komponen biaya tenaga kerja dihitung dengan


mempertimbangkan hak-hak normatif tenaga kerja
sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang
berlaku dan tidak dikompetisikan.

c. Komponen biaya lainnya adalah komponen biaya yang


harus ada untuk melaksanakan pekerjaan dan
dikompetisikan.

d. Komponen biaya tenaga kerja ditambah dengan


komponen biaya lainnya menjadi nilai harga
penawaran.

5.5.1.5 Penentuan komponen Upah Minimum Kota/Kabupaten (UMK)


dalam kontrak alih daya dapat dilakukan dengan 2 (dua)
metode/cara, yaitu :

a. Metode perhitungan UMK tetap (flat) yaitu perhitungan


UMK tahun pertama menjadi dasar perhitungan untuk
tahun-tahun berikutnya.

1) UMK yang dipergunakan adalah UMK pada


tahun penawaran sebagai dasar perhitungan
UMK pada tahun-tahun berikutnya.

2) Bila terjadi perubahan UMK sesuai ketentuan

107
pemerintah, maka nilai UMK pada tahun
berikutnya disesuaikan dengan ketentuan
pemerintah tersebut, termasuk perubahan nilai
nominal ROK (nilai prosentase ROK tetap).

b Metode perhitungan UMK proyeksi yaitu metode


perhitungan yang memproyeksikan nilai UMK pada
tahun-tahun berikutnya, yang berdasarkan pada data
nilai UMK pada tahun-tahun sebelumnya yang diolah
menggunakan kaidah/rumus statistik yang scientific.

1) Value for Money Committee menentukan


prosentase toleransi batas atas dan batas
bawah yang menjadi faktor risiko yang masih
dapat di toleransi oleh para pihak.

2) Bila terjadi perubahan UMK yang jumlahnya


melebihi prosentase toleransi batas atas, atau
kurang dari prosentase toleransi batas bawah
sebagaimana dimaksud pada angka
5.5.1.5.a.2), maka dapat dilakukan perubahan
UMK yang dituangkan dalam Addendum/
Amandemen Perjanjian/ Kontrak.

c Penentuan metode perhitungan yang akan digunakan


ditetapkan oleh Value for Money Committee.

5.5.1.6 Perlindungan tenaga kerja dan kesinambungan pelaksanaan


pekerjaan

a. Bila terjadi pemutusan Perjanjian/Kontrak secara


sepihak atau tidak terlaksananya kontrak, maka untuk
perlindungan tenaga kerja dan kesinambungan
pelaksanaan pekerjaan, Pengguna Barang/Jasa dapat
melakukan professional judgement agar tenaga kerja
dan pelaksanaan pekerjaan dapat terus berjalan.

b. Hasil professional judgement antara lain dapat berupa


Penunjukan Langsung kepada Anak Perusahaan PLN
atau perusahaan Terafiliasi PLN atau Penunjukan
Langsung kepada Perusahaan lain yang memenuhi
persyaratan.

c. Jangka waktu Perjanjian/Kontrak hasil professional


judgement paling lama 1 (satu) tahun, sampai proses
pengadaan baru selesai dilakukan.

5.5.2 Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain


(Alih Daya) dengan sistem Penyediaan Jasa Pekerja (PJP), hanya
dilaksanakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang diijinkan sesuai dengan
Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

5.5.3 Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan yang bersifat proyek


(Project Based) atau sifat pekerjaannya tidak terus-menerus, tidak terikat
kepada kewajiban ketenagakerjaan yang bersifat terus menerus:

108
5.5.3.1 Jangka waktu kontrak adalah sesuai dengan kebutuhan
proyek.
5.5.3.2 Proses pengadaan mengacu kepada ketentuan pengadaan
yang berlaku, dengan tetap mengikuti ketentuan
ketenagakerjaan yang ada.

5.6 Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan

5.6.1 Jasa Konsultansi Perorangan dapat digunakan untuk melaksanakan


pekerjaan yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:

5.6.1.1 Pekerjaan yang tidak memerlukan kerja kelompok (team


work); atau

5.6.1.2 Pekerjaan yang secara utuh berdiri sendiri; atau

5.6.1.3 Pekerjaan hanya dimungkinkan dilakukan oleh seorang


yang
ahli di bidangnya/pemegang Hak atas Kekayaan
Intelektual
(HAKI); atau

5.6.1.4 Pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas khusus yang


memerlukan masukan/nasehat.

5.6.2 Yang dapat mengikuti Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan adalah


Konsultan Perorangan yang memiliki keahlian di bidangnya. Keahlian
tersebut dibuktikan dengan tingkat pendidikan dan pengalaman pada
bidang pekerjaan yang dipersyaratkan.

5.6.3 Konsultan Perorangan yang berasal dari Perguruan Tinggi/Aparatur


Sipil
Negara (ASN) wajib mengajukan cuti atau mendapat ijin tertulis dari
atasan
yang bersangkutan.

5.6.4 Proses Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan dapat diproses melalui


Pelelangan Terbatas (menggunakan DPT/shorlist) atau Pengadaan
Langsung.

5.7 Pengadaan Asuransi

5.7.1 Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dapat menggunakan Jasa Pialang


Asuransi atau Konsultan Asuransi.

5.7.2 Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi dilakukan dengan Pelelangan


Terbatas (menggunakan DPT/shortlist) atau Pelelangan Terbuka atau
Pengadaan Langsung.

5.7.3 Jenis Asuransi yang digunakan:

5.7.3.1 Asuransi Pembangunan Proyek

a. Jenis Perlindungan Asuransi Pembangunan Proyek


meliputi:

1) Risiko Instalasi Pembangunan Proyek


(Cargo,
Construction All Risks/Erection All
Risks
(CAR/EAR) Including Extended Cover,
Third

109
Party Liability (TPL), Plant and Equipment,
Automobile, Worker Compensation, Delay and
Start Up Insurance) .

2) Delay Start Up (DSU/Advanced Lost of Profit


(ALOP) terhadap ketepatan jadwal COD untuk
pembangkit dan/atau Energize untuk
transmisi.

3) Cargo Insurance (Pengangkutan Darat, Laut,


Udara).

4) Comprehensive General Liability.

5) Automobile Liability.

6) Personal Accident.

7) Workman Compensation Insurance.

b. Asuransi Construction All Risks (CAR)/Erection All


Risks dan Third Party Liability (EAR) dihitung berlaku
sejak awal Perjanjian/Kontrak sampai dengan
COD/SLO.

c. Asuransi Pembangunan Proyek dilaksanakan melekat


dengan Perjanjian/Kontrak Pengadaan Barang/
Jasa/Proyeknya.

d. Pengguna Barang/Jasa berhak mengevaluasi term


and conditions Polis Asuransi, Premi dan Perusahaan
Asuransi yang digunakan serta memberikan approval
sesuai persyaratan Perjanjian/Kontrak yang harus
dipenuhi oleh Penyedia Jasa Asuransi.

5.7.3.2 Asuransi Masa Operasi

a. Jenis Perlindungan Asuransi Masa Operasi:

1) Risiko Instalasi Aset Operasional (Property All


Risk/Industrial All Risk/Accidental Damage
Insurance).

2) Machinery Breakdown (MB).

3) Third Party Liability (TPL).

4) Kehilangan Pendapatan (Business


Interruption).

b. Penutupan asuransi masa operasi dilaksanakan


sesuai dengan prioritas kebutuhan Perusahaan,
lingkup obyek pertanggungan yang telah
mempertimbangkan tingkat risiko yang dihadapi dan
kondisi keuangan Perusahaan.

110
5.7.3.3 Jenis Asuransi lainnya antara lain:

a. Pencurian (Theft Insurance), Kebongkaran (Burglary


Insurance), Jaminan Kejujuran (Fidelity Guarantee).

b. Money Insurance (Cash In Save, Cash In Transit,


Cash In Cashier Box).

c. Jiwa/Kecelakaan Kerja/Jaminan Hari Tua.

d. Purna Jabatan/Dwiguna Eksekutif (Endowment


Insurance).

e. Director and Officer Liability.

f. Kendaraan Bermotor (Motor Vehicle Insurance).

g. Jenis Asuransi Lainnya (pengeboran panas bumi,


Marine Vessel Power Plant, Infrastruktur Energi
Primer, dan lain-lain).

h. Jaminan (Bonding/Guarantee).

i. Rangka Kapal (Marine Hull Insurance).

j. Pesawat Terbang (Aviation Insurance).

k. Bencana Alam (Act of God).

l. Electronic Equipment Insurance.

5.7.4 Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Penyedia Jasa Asuransi, antara lain:

5.7.4.1 Penyedia Jasa Asuransi dapat berupa perusahaan tunggal


atau co-insurance dengan satu pemimpin (Consortiums
Leader) bekerja sama secara co-insurance dengan
perusahaan asuransi lainnya (Consortiums Member).

5.7.4.2 Pengguna Barang/Jasa menetapkan bentuk Penyedia Jasa


Asuransi yang diperlukan, dapat berupa Penyedia Jasa
Asuransi Tunggal atau co-insurance dengan Penyedia Jasa
Asuransi Lainnya.

5.7.4.3 Dalam hal co-insurance dengan Perusahaan Asuransi


Lainnya, Pengguna Barang/Jasa menetapkan jumlah
minimum share kelulusan peserta pengadaan yang akan
mendampingi Penyedia Jasa Asuransi yang bertindak sebagai
Consortiums Leader.

5.7.4.4 Pengguna Barang/Jasa menetapkan kriteria Penyedia Jasa


Asuransi yang dapat bertindak sebagai Consortiums Leader
dan Consortiums Member.

111
5.7.4.5 Dalam Dokumen Pelelangan ditetapkan kriteria penilaian
peserta pengadaan bagi Calon Consortiums Leader dan
Consortiums Member.

5.7.4.6 Pemenang Pengadaan (Consortiums Leader) berkewajiban


mempersiapkan Polis Asuransi, Perjanjian/Kontrak Asuransi
dan Prosedur Klaim.

5.7.4.7 Peserta Pengadaan yang menjadi Consortiums Member akan


mengikuti harga hasil pengadaan (follow to leader),
berdasarkan ketentuan dan persyaratan dalam Dokumen
Pelelangan.

5.7.5 Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi


dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

5.7.5.1 Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi meliputi obyek


pertanggungan antara lain Aset Pembangkit, Transmisi,
Distribusi dan Gardu Induk serta peralatan penunjangnya
yang dinilai strategis dalam operasi sistem tenaga listrik dan
dilaksanakan secara terpusat di PLN Kantor Pusat.

5.7.5.2 Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi yang dilakukan


secara konsolidasi di antara PLN dan Anak Perusahaan,
pelaksanaan pelelangannya dilaksanakan di PLN Kantor
Pusat.

5.7.5.3 Pengadaan Jasa Asuransi dapat dilaksanakan dalam 2 (dua)


tahap, Tahap Satu yaitu pemilihan Calon Consortiums Leader
Asuransi Kerugian dan Consortiums Member, Tahap dua
yaitu pemilihan International Reinsurance Broker dan
Reinsurance Company yang pelaksanaannya dilakukan oleh
Konsorsium Perusahaan Asuransi yang telah ditunjuk dalam
Tahap Satu.

5.7.5.4 Penilaian terhadap Perusahaan Calon Consortiums Leader


dan Consortiums Member adalah berdasarkan pemenuhan
persyaratan administrasi, keuangan, dan teknis yang
sekurang-kurangnya memenuhi kriteria antara lain:

a. Persyaratan Administrasi

Pemenuhan Persyaratan Administrasi sebagaimana


ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan.

b. Persyaratan Teknis

Pemenuhan Persyaratan Teknis sebagaimana


ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, antara lain :
pengalaman dalam penutupan polis asuransi dan
penyelesaian klaim, Tenaga Ahli yang dimiliki dan
Jaringan Kantor Cabang.

112
c. Persyaratan Keuangan

Pemenuhan Persyaratan Keuangan sebagaimana


ditetapkan dalam Dokumen Pelelangan, antara lain :
Laporan Keuangan, Risk Based Capital (RBC),
Market Analysis (bagi Calon Consortiums Leader),
Equity, Rasio-rasio Keuangan dan lain-lain.

5.7.6 Tata Cara Pengadaan Jasa Asuransi mengikuti ketentuan dalam Bab IV
Edaran ini, kecuali Pengadaan Jasa Asuransi Masa Operasi dilakukan
melalui 2 tahap sebagai berikut :

5.7.6.1 Pengadaan Tahap I :

a. Pengguna Barang/Jasa mengajukan usulan ijin prinsip


kepada Direksi untuk melakukan Proses Pengadaan
Jasa Asuransi melalui metode Pelelangan Terbatas
dengan DPT atau Shortlist atau Pelelangan Terbuka
atau Pengadaan Langsung.

b. Pengguna Barang/Jasa dapat menetapkan/menunjuk


Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat
Pelaksana Pengadaan. Dalam hal tidak ditunjuk
Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat
Pelaksana Pengadaan, Proses Pengadaan dilakukan
oleh Divisi/Bidang yang mempunyai fungsi Pengadaan
Asuransi.

c. Melakukan pelelangan Perusahaan Asuransi Calon


Consortiums Leader dan Consortiums Member
sesuai metode pelelangan yang ditetapkan.

d. Penentuan Calon Consortiums Leader dan


Consortiums Member dilakukan berdasarkan hasil
penilaian atas administrasi, teknis dan keuangan yang
dipersyaratkan dalam Dokumen Pelelangan dan telah
memperhatikan tingkat keamanan risiko PLN yang
akan diasuransikan.

e. Mengusulkan Penetapan Calon Consortiums Leader


dan Consortiums Member.

f. Menetapkan dan mengumumkan Calon Consortiums


Leader dan Consortiums Member.

g. Menunjuk Calon Consortiums Leader dan


Consortiums Member.

5.7.6.2 Pengadaan Tahap II :

a. Calon Consortiums Leader didampingi PLN


melaksanakan seleksi International Reinsurance
Broker.

113
b. Calon Consortiums Leader membuat dokumen
Seleksi International Reinsurance Broker termasuk
merancang term and conditions Polis Asuransi yang
paling sesuai dengan kebutuhan PLN dan wajib
mendapatkan persetujuan PLN sebelum proses
seleksi International Reinsurance Broker.

c. Peserta Seleksi International Reinsurance Broker


merupakan Perusahaan International Reinsurance
Broker yang telah lulus dalam tahap
prakualifikasi.

d. Calon Consortiums Leader menetapkan persyaratan


dan kriteria penilaian Seleksi
International
Reinsurance Broker dengan persetujuan PLN.

e. Peserta Seleksi International Reinsurance Broker


harus didukung (back up) oleh Reinsurance Company
yang memiliki rating dari Lembaga Pemeringkat
Internasional dan diyakini dapat menjamin atau
memproteksi risiko kerugian atas obyek yang
dipertanggungkan.

f. Pemenang Seleksi International Reinsurance Broker


ditetapkan berdasarkan Peserta yang
lulus
administrasi, teknis dan penawaran harga terendah
yang telah terbukti mendapatkan dukungan secara
penuh 100% (fully supported) oleh Reinsurance
Company sesuai persyaratan.

g. Calon Consortiums Leader melaporkan secara


lengkap hasil Seleksi International Reinsurance
Broker
kepada Pengguna Barang/Jasa untuk ditetapkan
sebagai pemenang Seleksi International
Reinsurance
Broker.

h. Penetapan Consortiums Leader oleh Pengguna


Barang/Jasa dan perintah untuk menetapkan
Pemenang Seleksi International Reinsurance
Broker.

5.7.7 Pengadaan Jasa Asuransi dapat dibantu oleh Konsultan, baik internal
maupun eksternal.

5.8 Pengadaan Parts Pembangkit Reverse Engineering dan Re-Engineering

5.8.1 Pengadaan Parts Pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan Re-
Engineering adalah pengadaan parts pembangkit dengan membuat
duplikasi komponen seperti aslinya atau lebih baik dengan cara
melakukan
pengukuran, pembuatan detail desain termasuk evaluasi data teknik,
analisa unjuk kerja dan pengujian.
114
5.8.2 Pola pengadaan parts pembangkit dengan cara Reverse Engineering dan
Re-Engineering dilaksanakan melalui workshop dan/atau pabrikan yang
mampu, yang telah dilakukan penilaian kualifikasi dan Due Diligence oleh
Pejabat Perencana Pengadaan, dibantu oleh unit PLN yang melaksanakan
tugas penelitian dan pengembangan, kemudian dituangkan dalam Daftar
Workshop/Pabrikan dalam DPT.

Prosedur dan kriteria Due Diligence Workshop/Pabrikan disusun oleh


Pejabat Perencana Pengadaan bersama unit PLN yang melaksanakan
tugas penelitian dan pengembangan.

5.8.3 Pada prinsipnya, Pejabat Pelaksana Pengadaan melakukan Pelelangan


Terbatas pada workshop yang ada di DPT, beserta negosiasi teknis dan
harga, yang dituangkan dalam Perjanjian/Kontrak dengan harga yang
wajar. Penunjukan Langsung dapat dilakukan jika hanya ada satu Penyedia
Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

5.8.4 Unit Induk dan Anak Perusahaan PLN dapat mengadakan parts reverse
engineering dan re-engineering melalui Purchase Order kepada
workshop/pabrikan dalam DPT.

5.8.5 Pengelolaan workshop/pabrikan yang masuk dalam DPT adalah sebagai


berikut:

5.8.5.1 Daftar workshop/pabrikan mampu yang mutakhir di upload


pada website PLN dan Portal e-Procurement PLN.

5.8.5.2 Drawing parts yang dibuat workshop/pabrikan menjadi milik


PLN untuk kepentingan kemudahan produksi pada
workshop/pabrikan lain.

5.8.5.3 Drawing parts dikumpulkan dan disimpan oleh unit PLN yang
melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan.

5.8.5.4 Setiap wanprestasi yang dilakukan workshop/pabrikan akan


dimasukkan dalam daftar hitam/Blacklist PLN sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di lingkungan PLN dan dilaporkan
kepada Pejabat Perencana Pengadaan dan unit PLN yang
melaksanakan tugas penelitian dan pengembangan sebagai
bahan evaluasi untuk assessment periode selanjutnya.

5.8.5.5 Workshop/pabrikan mampu yang telah terbukti memasok


parts pembangkit dengan kualitas yang bagus dapat dilakukan
repeat order.

5.8.6 Pengadaan Reverse Engineering dapat dilakukan melalui metode Open


Book kepada Penyedia Barang/Jasa (Workshop/Pabrikan) yang telah lulus
verifikasi dari Unit PLN yang menangani penelitian dan pengembangan.

115
BAB VI
PENDAYAGUNAAN PRODUKSI DALAM NEGERI

6.1 Pengertian Produksi Dalam Negeri:

6.1.1 Produksi dalam negeri adalah barang dan jasa termasuk rancang
bangun
dan perekayasaan yang diproduksi atau dikerjakan oleh perusahaan
yang
berinvestasi dan berproduksi di Indonesia, yang dalam proses
produksi
atau pengerjaannya dimungkinkan menggunakan bahan baku/komponen
impor.

6.1.2 Jasa adalah jasa konsultansi, jasa kontraktor Engineering,


Procurement,
and Construction (jasa EPC), jasa pengujian dan sertifikasi, jasa
pelatihan, dan/atau jasa pendukung.

6.2 Ketentuan Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri:

6.2.1 Dalam Dokumen Pelelangan Barang/Jasa dimuat secara jelas ketentuan


dan syarat penggunaan hasil produksi dalam negeri.

6.2.2 Para Penyedia Barang/Jasa yang mengikuti Pengadaan Barang/Jasa


membuat pernyataan bermaterai cukup, tentang besarnya komponen
dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan (self assessment).

6.2.3 Para Penyedia Barang/Jasa harus dapat membuktikan kebenaran


pernyataan besarnya komponen dalam negeri barang/jasa dan
melampirkan rincian dan nilai bahan baku, baik dari dalam negeri
maupun
impor, nilai barang jadi keseluruhan serta daftar nama pemasok.

6.2.4 Besarnya komponen dalam negeri barang/jasa yang ditawarkan oleh


Penyedia Barang/Jasa dapat diverifikasi dan diklarifikasi oleh
Pejabat
Pelaksana Pengadaan pada saat evaluasi dan dapat dibantu oleh
tenaga
ahli/konsultan independen.

6.3 Insentif

6.3.1 Insentif dapat diberikan sebagai bagian dari Strategi Pengadaan


dan
Perjanjian/Kontrak namun tidak terbatas pada yang telah diatur
dalam
Petunjuk Teknis ini, dengan mempertimbangkan dan mengakui bahwa
pabrikan dalam negeri telah berinvestasi cukup besar dan
memerlukan
bisnis secara berkelanjutan dan bermitra dengan PLN, dengan tetap
menerapkan prinsip pengadaan yang sehat, seperti harga yang
disepakati
merupakan harga yang wajar, dan maksimal sama dengan jika membeli
dari penyedia luar negeri, kecuali ditentukan lain.

6.3.2 Bentuk-bentuk insentif meliputi:


6.3.2.1 Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional.

Hak Penyesuaian Penawaran Pengadaan Internasional dapat


dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

116
a. Dalam Pengadaan Barang/Jasa dimana para Penyedia
Barang/Jasa merupakan Pabrikan (engine
maker/primary manufacture).

b. Apabila ada keikutsertaan Penyedia Barang /Jasa Luar


Negeri.

c. Dalam hal Calon Pemenang dengan Harga Penawaran


terendah adalah Penyedia Barang/Jasa Luar Negeri,
maka Harga Penawaran terendah tersebut akan
ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa Dalam
Negeri.

d. Jika Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri bersedia dan


sanggup menyamai Harga Penawaran terendah, maka
Penyedia Barang/Jasa Dalam Negeri yang
bersangkutan akan dijadikan sebagai Calon Pemenang.

e. Jika terdapat dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa


Dalam Negeri yang bersedia den sanggup menyamai
Harga Penawaran terendah, maka penentuan Calon
Pemenang akan diprioritaskan kepada Penyedia
Barang/Jasa Dalam Negeri dengan Harga Penawaran
paling rendah.

6.3.2.2 Perjanjian Suplai Jangka Panjang/Long Term Supply


Agreement (LTSA)

a. LTSA bertujuan agar pabrikan dalam negeri dapat


didorong untuk mempertahankan dan menaikan tingkat
komponen dalam negeri.

b. Unit PLN yang membutuhkan barang yang dicakup


dalam LTSA, menggunakan Purchase Order untuk
pemesanan.

c. Pejabat Perencana Pengadaan dan Pejabat Pelaksana


Pengadaan bersama Wakil Pengguna dan dengan
persetujuan Value for Money Committee, dapat
menyusun strategi pengadaan dan Perjanjian/Kontrak
khusus, dengan tujuan untuk memberi insentif bagi
Pabrikan Dalam Negeri yang telah berinvestasi, dengan
memilih minimal 3 (tiga) Pabrikan Dalam Negeri dengan
persentase volume tertentu, dimana harga dan
penawaran pemenang kedua, ketiga dan seterusnya
mengikuti harga dan penawaran pemenang pertama
dalam hal:

1) Terdapat beberapa Pabrikan Dalam Negeri yang


memenuhi syarat dan lulus Prakualifikasi dan
Due Diligence untuk penyediaan barang tertentu
(masuk dalam kategori Leverage, dimana produk
secara umum terstandar dengan banyak
Penyedia); dan

117
2) PLN adalah konsumen utama dalam negeri
(buyers market, hampir/tidak ada pasar selain
PLN); dan

3) Jika secara agregasi kebutuhan disediakan


secara penuh oleh satu Penyedia Barang
sehingga dapat mengakibatkan
hilangnya/bangkrut Penyedia Dalam Negeri lain
yang telah berinvestasi; dan

d. Dalam hal pasar secara internasional masuk dalam


kategori Leverage (dimana produk secara umum
terstandard dengan banyak Penyedia Barang/Jasa di
pasar internasional dan bersifat buyers market), tetapi
ada Pabrikan dalam negeri yang mampu menyediakan
barang dengan kualitas sesuai kebutuhan PLN, dimana
jumlahnya sedikit (satu atau dua), sehingga pasar
tersebut telah menjadi Critical/Bottleneck bagi PLN.

Oleh karena itu dapat diterapkan strategi open book


system, dimana penentuan harga didasarkan pada
kesepakatan bersama dengan hak untuk melihat rincian
biaya produksi pabrikan, dengan margin yang wajar dan
Perjanjian/Kontrak jangka panjang.

Metode Open Book memberikan pengaman atas


pembentukan biaya dan harga yang wajar dengan
keamanan penyediaan untuk PLN.

6.3.2.3 Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk DPT

a. Perusahaan/pabrikan dalam negeri yang telah masuk


DPT, dapat ditawarkan insentif sebagai bagi calon
Penyedia Barang/Jasa.

b. Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat


memasukkan penawaran ke PLN, diminta untuk memilih
Penyedia Barang/Jasa (pabrikan) dalam negeri yang
telah masuk DPT.

6.3.2.4 Insentif bagi Perusahaan Asing dapat diberikan dengan


memenuhi persyaratan:

a. Berdasarkan agregasi kebutuhan PLN untuk


barang/jasa yang belum diproduksi atau tersedia di
dalam negeri; dan

b. Perusahaan Asing bersedia membuat business plant


yang jelas dan melakukan proses produksi di dalam
negeri.

Insentif yang dapat ditawarkan adalah Penunjukan Langsung


dengan metode Open Book.

118
6.3.2.5 Preferensi Harga

a. Preferensi Harga dapat diberikan kepada barang/jasa


dalam negeri dengan TKDN lebih besar atau sama
dengan 25% (dua puluh lima persen).

b. Barang produksi dalam negeri sebagaimana dimaksud


pada butir a diatas, tercantum dalam Daftar Barang
Produksi Dalam Negeri yang dikeluarkan oleh Menteri
yang membidangi urusan perindustrian.

c. Preferensi Harga untuk barang produksi dalam negeri


paling tinggi 15% (lima belas persen).

d. Preferensi Harga untuk pekerjaan konstruksi yang


dikerjakan oleh kontraktor nasional adalah 7,5% (tujuh
koma lima persen) diatas harga penawaran terendah
dari Penyedia Barang/Jasa asing.

e. Harga Evaluasi Akhir (HEA) dihitung dengan ketentuan


sebagai berikut:

1) Koefisien preferensi harga terhadap komponen


dalam negeri barang/jasa adalah tingkat
komponen dalam negeri dikalikan preferensi
harga.

2) Preferensi harga diperhitungkan dalam evaluasi


harga penawaran yang telah memenuhi
persyaratan administrasi dan teknis, setelah
koreksi aritmatik.

3) Perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA) adalah


sebagai berikut:

HEA = 1 x HP
1+KP

HEA = Harga Evaluasi Akhir

KP = Koefisien Preferensi Harga (%)

HP = Harga Penawaran (Harga


Penawaran yang memenuhi
persyaratan lelang dan telah
dievaluasi)

4) Tata cara Perhitungan Harga Evaluasi Akhir


(HEA) mengikuti peraturan perundang-undangan
yang berlaku.

f. Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih penawaran


dengan HEA yang sama, penawar dengan TKDN
terbesar adalah sebagai pemenang.

119
g. Pemberian Preferensi Harga sebagaimana dimaksud
pada angka 6.3.2.5 huruf a, tidak mengubah Harga
Penawaran dan hanya digunakan untuk keperluan
perhitungan HEA guna menetapkan peringkat
pemenang Pelelangan Terbatas/Pelelangan Terbuka.

6.4 Keikutsertaan Perusahaan Asing

6.4.1 Pengadaan barang impor dimungkinkan dalam hal:

6.4.1.1 Barang tersebut belum diproduksi di dalam negeri; dan/atau

6.4.1.2 Spesifikasi teknis barang yang diproduksi di dalam negeri


belum
memenuhi persyaratan; dan/atau

6.4.1.3 Dalam hal kuantitas barang tidak dapat dipenuhi dari


Penyedia
Barang dalam negeri.

6.4.2 Penyedia Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang


diimpor langsung diwajibkan untuk semaksimal mungkin menggunakan
jasa pelayanan yang ada di dalam negeri, seperti jasa asuransi,
angkutan,
ekspedisi, perbankan, dan pemeliharaan.

6.4.3 Perusahaan asing dapat ikut serta di dalam Pengadaan Barang/Jasa


dengan
nilai:

6.4.3.1 Untuk jasa konstruksi di atas Rp50.000.000.000,00 (lima


puluh
milyar rupiah).

6.4.3.2 Untuk barang/jasa lainnya di atas


Rp10.000.000.000,00
(sepuluh milyar rupiah).

6.4.3.3 Untuk jasa konsultansi di atas Rp5.000.000.000,00 (lima


milyar
rupiah).

6.4.4 Perusahaan asing yang melaksanakan pekerjaan sebagaimana dimaksud


pada angka 6.4.3 di atas harus mendapatkan ijin yang berlaku dan
melakukan kerjasama usaha dengan perusahaan nasional dalam bentuk
kemitraan, subkontraktor, dan lain-lain, apabila ada perusahaan
nasional
yang memiliki kemampuan di bidang yang bersangkutan.

6.4.5 Ketentuan pada angka 6.4.3.3 di atas dapat dikecualikan untuk


pengadaan
jasa konsultansi perorangan.

120
BAB VII
MANAJEMEN PELAKSANAAN PERJANJIAN/KONTRAK

7.1 Pelaksanaan Perjanjian/Kontrak

7.1.1 Direksi Pekerjaan, Pengawas Pekerjaan, dan Wakil Penyedia


Barang/Jasa.

7.1.1.1 Dalam melaksanakan pengendalian pekerjaan, Pengguna


Barang/Jasa setelah berkoordinasi dengan Wakil Pengguna
Barang/Jasa, dapat menunjuk wakil yang bertindak atas
namanya sebagai Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan.
Wakil
Pengguna Barang/Jasa dapat merangkap sebagai Direksi
Pekerjaan.

7.1.1.2 Pada prinsipnya, Wakil Pengguna Barang/Jasa bertanggung


jawab atas manajemen Perjanjian/Kontrak dan pemantauan
terhadap kinerja Penyedia Barang/Jasa, serta membantu
Pejabat Perencana Pengadaan untuk melakukan pemutakhiran
database DPT.

Untuk pemantauan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan


kinerja
Penyedia Barang/Jasa, Pengguna Barang/Jasa dapat
membentuk Tim Evaluasi/Tim Pemeriksa dan Penerima
Barang/Jasa yang memberikan laporan kepada Pengguna
Barang/Jasa atau Wakil Pengguna Barang/Jasa.

7.1.1.3 Direksi Pekerjaan/Pengawas Pekerjaan/Tim Pemeriksa


Barang/Tim Penerima Barang dimaksudkan untuk menilai hasil
pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Penyedia
Barang/Jasa
pada waktu penyerahan pertama pekerjaan dan penyerahan
akhir pekerjaan.

7.1.1.4 Penyedia Barang/Jasa wajib menunjuk personil sebagai


wakilnya yang berdomisili di lokasi pekerjaan, yang diberi
wewenang penuh dan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pekerjaan.

7.1.2 Hak dan Kewajiban Para Pihak.

7.1.2.1 Hak dan kewajiban Pengguna Barang/Jasa dalam pelaksanaan


Perjanjian/Kontrak:

a. Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan oleh


Penyedia
Barang/Jasa.

b. Meminta laporan-laporan secara periodik mengenai


pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Penyedia
Barang/Jasa.

c. Melakukan perubahan Perjanjian/Kontrak, jika ada


alasan yang sah dan disetujui para pihak.

d. Memberikan peringatan atas keterlambatan


pekerjaan.

121
e. Mengenakan denda keterlambatan.

f. Membayar tahapan sesuai dengan kemajuan (progress)


fisik pekerjaan yang tercantum dalam Berita Acara yang
disetujui para pihak.

g. Membuat Berita Acara Serah Terima Lokasi Pekerjaan.

h. Memberikan instruksi sesuai jadwal pelaksanaan


pekerjaan yang telah ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak.

7.1.2.2 Hak dan kewajiban Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan


Perjanjian/Kontrak:

a. Menerima pembayaran tahapan sesuai dengan progress


fisik pekerjaan yang tercantum dalam Berita Acara yang
disetujui para pihak.

b. Melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan sesuai


dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang telah
ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak.

c. Melaporkan pelaksanaan pekerjaan secara periodik


(laporan harian, mingguan dan bulanan) kepada
Pengguna Barang/Jasa.

d. Memberikan keterangan yang diperlukan untuk


pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan
Pengguna Barang/Jasa.

e. Menyerahkan hasil pekerjaan sesuai dengan jadwal


penyerahan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak.

f. Mengambil langkah-langkah untuk melindungi


lingkungan, baik di dalam maupun di luar lokasi
pekerjaan, dan membatasi perusakan dan
pengaruh/gangguan kepada masyarakat maupun
miliknya sebagai akibat polusi, kebisingan dan
kerusakan lain yang disebabkan kegiatan Penyedia
Barang/Jasa.

7.1.3 Asuransi

7.1.3.1 Penyedia Barang/Jasa wajib mengasuransikan Barang/Jasa


yang nilai Perjanjian/Kontraknya lebih dari Rp300.000.000,00
(tiga ratus juta rupiah) atau pekerjaan yang mempunyai risiko
tinggi untuk kepentingan Pengguna Barang/Jasa.

7.1.3.2 Ketentuan pada angka 7.1.3.1 diatas tidak diwajibkan untuk Jasa
Konsultansi.

122
7.1.3.3 Ketentuan mengenai masa berlaku, nama tertanggung, syarat
dan kondisi, obyek asuransi, harga pertanggungan, dan
ketentuan lainnya diatur dalam Perjanjian/Kontrak.

7.1.3.4 Sebelum pekerjaan dimulai, Penyedia Barang/Jasa wajib


meminta rekomendasi atas usulan nama calon penanggung
(Perusahaan Asuransi) kepada Divisi yang membidangi
asuransi
dengan melampirkan konsep polis asuransi yang berisi
syarat-
syarat dan kondisi pertanggungan (asuransi) sesuai
ketentuan
Perjanjian/Kontrak, untuk selanjutnya disetujui oleh
Pengguna
Barang/Jasa. Polis Asuransi wajib diserahkan kepada
Pengguna
Barang/Jasa dan Divisi yang membidangi asuransi selambat-
lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah tanggal
persetujuan.

7.1.3.5 Mekanisme Persetujuan tertulis sebagaimana diatur pada


angka
7.1.3.4 tersebut di atas, khusus untuk bidang Asuransi
Pembangunan Proyek berpedoman kepada alur komunikasi
(basic communication) yang ditetapkan oleh Kepala Divisi
yang
membidangi administrasi konstruksi.

7.1.4 Perpajakan

7.1.4.1 Penyedia Barang/Jasa harus mengetahui, memahami dan patuh


terhadap semua peraturan perundang-undangan tentang pajak
yang berlaku di Indonesia dan sudah diperhitungkan dalam
Dokumen Penawaran.

7.1.4.2 Perubahan peraturan perundang-undangan tentang pajak yang


terjadi setelah pembukaan penawaran harus dilakukan
penyesuaian.

7.2 Tata Cara Pembayaran

7.2.1 Ketentuan Umum

7.2.1.1 Pembayaran uang muka (down payment) dapat dilakukan jika


sebelumnya sudah disetujui dalam Strategi Pengadaan dan
Perjanjian/Kontrak, diantaranya:

a. Pengadaan barang dan/atau jasa yang masuk kategori


Critical/Bottleneck, dimana merupakan sellers
market,
dan PLN berkepentingan mengamankan suplai material
dan parts yang kritikal.

b. Sangat dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan dan


keuangan Perusahaan memungkinkan.

7.2.1.2 Pembayaran diberikan Pengguna Barang/Jasa berdasarkan


kemajuan (progress) fisik pekerjaan.
7.2.1.3 Sistem pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan
sesuai
ketentuan dokumen Perjanjian/Kontrak (angsuran/termijn atau
bulanan/monthly certificate).

123
7.2.1.4 Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Angsuran dilaksanakan
dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Setelah kemajuan hasil pekerjaan mencapai nilai


prosentase tertentu sesuai dengan ketentuan dokumen
Perjanjian/Kontrak, Penyedia Barang/Jasa mengajukan
laporan kemajuan hasil pekerjaan kepada Direksi
Pekerjaan dengan lampiran data pendukung.

b. Kemajuan hasil pekerjaan tersebut harus sudah


mendapat penetapan dari Direksi Pekerjaan selambat-
lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja setelah diterimanya
laporan kemajuan hasil pekerjaan tersebut berikut
laporan data pendukungnya.

7.2.1.5 Pembayaran dengan Sistem Sertifikat Bulanan (Monthly


Certificate) dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Pada setiap tanggal 25 (dua puluh lima) bulan yang


bersangkutan, Penyedia Barang/Jasa mengajukan
sertifikat bulanan kepada Direksi Pekerjaan dengan
lampiran data pendukung.

b. Kemajuan hasil pekerjaan sesuai Sertifikat Bulanan


tersebut harus sudah mendapat penetapan dari Direksi
Pekerjaan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja
setelah diterimanya laporan kemajuan hasil pekerjaan
tersebut berikut laporan data pendukungnya.

c. Untuk pengadaan energi primer dimana merupakan


sellers market, dan PLN berkepentingan mengamankan
suplai energi primer tersebut, PLN dapat memberikan
jaminan pembayaran untuk menjamin apabila terjadi
keterlambatan pembayaran.

7.2.1.6 Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan yang


disepakati dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa apabila
Penyedia Barang/Jasa telah mengajukan tagihan disertai
laporan kemajuan hasil pekerjaan yang telah disetujui oleh
Direksi Pekerjaan dalam kurun waktu 10 (sepuluh) hari kerja.

7.2.1.7 Pembayaran kemajuan (progress) fisik pekerjaan hanya dapat


dilakukan senilai pekerjaan yang telah terpasang, kecuali barang
hasil pabrikasi/manufacture antara lain material utama
(pembangkit, transmisi dan distribusi) dapat dilakukan
pembayaran sesuai dengan progress yang telah disepakati, tidak
termasuk bahan-bahan dan alat-alat yang ada di lapangan
antara lain material bangunan, alat-alat kerja dan alat-alat
sejenisnya.

7.2.1.8 Setiap pembayaran harus dipotong denda (bila ada), pajak dan
pungutan Pemerintah yang berlaku.

124
7.2.1.9 Untuk Perjanjian/Kontrak yang mempunyai subkontraktor,
permintaan pembayaran kepada Pengguna Barang/Jasa
harus
dilengkapi bukti pembayaran kepada seluruh
subkontraktor
sesuai dengan kemajuan pekerjaan.

7.2.1.10 Untuk Pengadaan Jasa seperti Jasa Konstruksi,


pembayaran
terakhir dilakukan setelah pekerjaan selesai 100%
(seratus
persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak setelah Berita
Acara
Penyerahan Akhir (FAC) diterbitkan.

Untuk Pengadaan Barang, pembayaran dapat dilakukan


sebesar
100% dari nilai Perjanjian/Kontrak setelah dilakukan
serah terima
barang yang dibuktikan dengan berita acara serah
terima
barang.

7.3 Mobilisasi

7.3.1 Mobilisasi paling lambat harus sudah mulai dilaksanakan dalam waktu
30
(tiga puluh) hari sejak penandatanganan Perjanjian/Kontrak atau
serah
terima lokasi pekerjaan sebagaimana ditentukan dalam
Perjanjian/Kontrak.

7.3.2 Mobilisasi meliputi antara lain:

7.3.2.1 Mendatangkan peralatan-peralatan berat dan


kendaraan-
kendaraan.

7.3.2.2 Mendatangkan alat-alat laboratorium, alat-alat


ukur dan
peralatan lainnya.

7.3.2.3 Mempersiapkan fasilitas lapangan untuk Penyedia


Barang/Jasa
meliputi kantor, rumah, gedung laboratorium, bengkel,
gudang,
dan fasilitas lainnya yang telah ditentukan dalam
dokumen
Perjanjian/Kontrak.

7.3.2.4 Mendatangkan personil pelaksana.

7.3.2.5 Mobilisasi peralatan dan personil pelaksana dapat


dilakukan
secara bertahap sesuai dengan kebutuhan di lapangan.

7.4 Pemeriksaan Lapangan dan Pekerjaan Tambah Kurang

7.4.1 Pemeriksaan Lapangan


7.4.1.1 Pada tahap awal pelaksanaan Perjanjian/Kontrak,
setelah Berita
Acara Serah Terima Lokasi, Direksi Pekerjaan bersama-
sama
dengan wakil Penyedia Barang/Jasa
melaksanakan
pemeriksaan lapangan bersama dengan melakukan
pengukuran
dan pemeriksaan detail kondisi lapangan.

7.4.1.2 Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam


berita
acara. Apabila hasil pemeriksaan lapangan bersama
mengakibatkan perubahan isi Perjanjian/Kontrak
(spesifikasi
teknis, gambar, jenis pekerjaan, kuantitas), maka
perubahan
tersebut harus dituangkan dalam perintah perubahan
Perjanjian/Kontrak yang ditindaklanjuti dengan
pembuatan

125
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.4.1.3 Selanjutnya pemeriksaan lapangan bersama dilaksanakan


selama periode waktu pelaksanaan pekerjaan untuk
menetapkan
kuantitas hasil pekerjaan yang akan dibayarkan setiap
bulan/angsuran.

7.4.2 Pekerjaan Tambah Kurang

7.4.2.1 Pekerjaan Tambah Kurang dapat dilakukan untuk mendapatkan


hasil sesuai dengan tujuannya, dan dituangkan di dalam
perubahan (Addendum/Amandemen) Perjanjian/Kontrak.

7.4.2.2 Perubahan (Addendum/Amandemen) Perjanjian/Kontrak dapat


berupa antara lain:

a. Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang


tercantum dalam Dokumen Perjanjian/Kontrak.

b. Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan.

c. Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan


sesuai dengan kebutuhan lapangan.

d. Perubahan waktu (durasi) pelaksanaan pekerjaan.

7.4.2.2 Pekerjaan Tambah yang tidak dapat dielakkan dalam rangka


penyelesaian pekerjaan, dengan ketentuan nilainya tidak
lebih
dari 10% (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam
Perjanjian/Kontrak awal maka pekerjaan tambah tersebut
harus
didasarkan pada justifikasi yang dapat
dipertanggungjawabkan
secara profesional oleh Direksi Pekerjaan.

7.4.2.3 Dalam hal pekerjaan tambah melebihi 10% (sepuluh persen)


dari
harga yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak awal maka
pekerjaan tambah tersebut harus didasarkan pada
justifikasi
yang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional oleh
Direksi Pekerjaan dan wajib mendapatkan persetujuan
terlebih
dahulu dari Pengguna Barang/Jasa sebelum pelaksanaannya.

7.4.2.4 Perintah perubahan pekerjaan harus dibuat secara tertulis


oleh
Pengguna Barang/Jasa kepada Penyedia Barang/Jasa, ditindak
lanjuti dengan negosiasi teknis dan harga dengan tetap
mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam dokumen
Perjanjian/Kontrak.

7.5 Manajemen Perjanjian/Kontrak

7.5.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak

7.5.1.1 Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan atas


kesepakatan
bersama antara Pengguna Barang/Jasa dan Penyedia
Barang/Jasa, namun tidak boleh bertentangan dengan
ketentuan
yang telah diatur dalam Edaran ini.

126
7.5.1.2 Perubahan Perjanjian/Kontrak, bila dianggap perlu dapat
dilakukan melalui persetujuanValue for Money Committee.

7.5.1.3 Semua perubahan Perjanjian/Kontrak dituangkan dalam


Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak yang merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari Perjanjian/Kontrak.

7.5.2 Penghentian atau Pemutusan Perjanjian/Kontrak.

7.5.2.1 Penghentian Perjanjian/Kontrak (suspension of contract) dapat


dilakukan dalam hal terjadi peristiwa yang berada di luar
kekuasaan para pihak yang mengakibatkan para pihak tidak
mungkin melaksanakan kewajiban yang ditentukan dalam
Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh Keadaan Kahar (Force
Majeure) atau keadaan yang ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak.

7.5.2.2 Pemutusan Perjanjian/Kontrak (termination of contract) dapat


dilakukan dalam hal para pihak tidak memenuhi kewajiban dan
tanggung jawabnya sebagaimana diatur di dalam
Perjanjian/Kontrak.

7.5.2.3 Pengguna Barang/Jasa dapat memutuskan Perjanjian/Kontrak


secara sepihak, apabila denda keterlambatan pelaksanaan
pekerjaan akibat kesalahan Penyedia Barang/Jasa sudah
melampaui besarnya Jaminan Pelaksanaan atau maksimum
denda keterlambatan, setelah memberikan peringatan ke-3
(ketiga) atas keterlambatan pelaksanaan Perjanjian/Kontrak atau
apabila Penyedia Barang/Jasa tidak bersedia memperpanjang
jaminan pelaksanaan.

7.5.2.4 Dalam hal terjadi pemutusan Perjanjian/Kontrak sebagaimana


diatur pada angka 7.5.2.3, Penyedia Barang/Jasa dikenakan
sanksi berupa pencairan Jaminan Pelaksanaan atau pengenaan
maksimum denda keterlambatan.

7.5.2.5 Pemutusan Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh kesalahan


Pengguna Barang/Jasa, Pengguna Barang/Jasa dapat
dikenakan sanksi berupa kewajiban mengganti kerugian yang
menimpa Penyedia Barang/Jasa sesuai yang ditetapkan dalam
Perjanjian/Kontrak.

7.5.2.6 Dalam hal terbukti adanya praktek persekongkolan, korupsi,


kecurangan dan pemalsuan dalam proses
pengadaan/pelaksanaan Perjanjian/Kontrak, Pengguna
Barang/Jasa wajib membatalkan proses pengadaan/
memutuskan pelaksanaan Perjanjian/Kontrak.

7.5.3 Penyesuaian Harga.

Penyesuaian harga adalah ketentuan mengenai perubahan harga


Perjanjian/Kontrak akibat adanya perubahan keadaan yang menimbulkan
konsekuensi finansial dengan ketentuan sebagai berikut:

127
7.5.3.1 Penyesuaian harga dilakukan sesuai dengan ketentuan yang
tercantum dalam Perjanjian/Kontrak.

7.5.3.2 Dalam hal penyesuaian harga belum dicantumkan dalam


Perjanjian/Kontrak, maka dapat dilakukan kesepakatan
penyesuaian harga yang hasilnya dituangkan dalam
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak, yang
pelaksanaannya didasarkan pada justifikasi dan dapat
dipertanggungjawabkan secara profesional.

7.5.3.3 Penyesuaian harga dapat diberlakukan bagi Perjanjian/Kontrak


yang masa pelaksanaannya lebih dari 12 (dua belas) bulan.

7.5.3.4 Penyesuaian harga dapat diberlakukan untuk harga satuan


dan/atau harga Perjanjian/Kontrak kecuali komponen risiko,
overhead dan keuntungan sebagaimana tercantum dalam
penawaran.

7.5.3.5 Penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal


pelaksanaan yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak atau
Addendum/Amandemen. Bagian Perjanjian/Kontrak atau
pekerjaan yang terlambat dilaksanakan karena kesalahan
Penyedia Barang/jasa, penyesuaian harga satuan dan nilai
Perjanjian/Kontrak menggunakan indeks harga sesuai jadwal
pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan pada Perjanjian/Kontrak
awal.

7.5.3.6 Penyesuaian harga satuan bagi komponen pekerjaan yang


berasal dari luar negeri dan dibayar dengan valuta asing
menggunakan indeks penyesuaian harga dari negara asal
barang tersebut.

7.5.3.7 Rumusan penyesuaian harga satuan:

Hn = Ho (a + b.Bn/Bo + c.Cn/Co + d.Dn/Do + )

Keterangan :

Hn = Harga satuan barang/jasa pada saat


pekerjaan dilaksanakan.

Ho = Harga satuan barang/jasa pada saat


penyusunan harga penawaran (28 hari
sebelum batas akhir pemasukan
penawaran).

a = Koefisien tetap yang terdiri keuntungan dan


overhead. Dalam hal penawaran tidak
mencantumkan besaran komponen
keuntungan dan overhead, maka a adalah
0,15.

128
b, c, d = Koefisien komponen Perjanjian/Kontrak
seperti tenaga kerja, bahan, alat kerja dan
sebagainya.

Penjumlahan a+b+c+d+. dst. adalah


1,00.

Bn, Cn, Dn = Indeks harga komponen pada saat


pekerjaan dilaksanakan.

Bo, Co, Do = Indeks harga komponen pada saat


penyusunan harga penawaran (28 hari
sebelum batas akhir pemasukan
penawaran).

Catatan :

- Untuk penyesuaian harga dalam mata uang rupiah, maka


indeks harga yang digunakan bersumber dari penerbitan
Badan Pusat Statistik (BPS). Jika indeks harga tidak
dimuat dalam penerbitan BPS, maka digunakan indeks
harga yang disiapkan oleh instansi yang berwenang.

- Penetapan koefisien komponen Perjanjian/Kontrak


pekerjaan dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa.

7.5.3.8 Rumusan penyesuaian nilai Perjanjian/Kontrak :

Pn = (Hn1 x V1) + (Hn2 x V2) + (Hn3 x V3) + ....dst

Keterangan :

Pn = Nilai Perjanjian/Kontrak setelah dilakukan


penyesuaian harga satuan barang/jasa.

Hn = Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian


harga menggunakan rumusan penyesuaian
satuan harga.

V1 = Volume pada saat pekerjaan dilaksanakan.

7.5.4 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.5.4.1 Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak harus segera dibuat


bila terjadi perubahan Perjanjian/Kontrak.

7.5.4.2 Perubahan Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan meliputi :

a. Menambah dan/atau mengurangi volume/jenis


pekerjaan yang tercantum dalam Perjanjian/Kontrak;

b. Mengubah spesifikasi teknis pekerjaan sesuai dengan


kebutuhan lapangan;

c. Mengubah jadwal pelaksanaan;

129
d. Adanya perubahan ketentuan /peraturan yang berlaku;

e. Adanya penyesuaian harga.

7.5.4.3 Prosedur pembuatan Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak


dilakukan sebagai berikut:

a. Pengguna Barang/Jasa segera memberikan perintah


tertulis kepada Penyedia Barang/Jasa untuk
melaksanakan perubahan Perjanjian/Kontrak, atau
Penyedia Barang/Jasa mengusulkan perubahan
Perjanjian/Kontrak;

b. Penyedia Barang/Jasa harus memberikan tanggapan


atas perintah perubahan dari Pengguna Barang/Jasa
dan mengusulkan perubahan harga (bila ada) selambat-
lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari. Pengguna
Barang/Jasa harus memberikan tanggapan atas usulan
perubahan Perjanjian/Kontrak dari Penyedia
Barang/Jasa selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh)
hari;

c. Atas usulan perubahan Perjanjian/Kontrak, dilakukan


negosiasi teknis dan harga dan dibuat berita acara hasil
negosiasi;

d. Berdasarkan berita acara hasil negosiasi


dibuat
Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.5.5 Perpanjangan Waktu Pelaksanaan.

7.5.5.1 Perpanjangan waktu pelaksanaan dapat diberikan oleh


Pengguna Barang/Jasa atas pertimbangan yang layak dan
wajar.

7.5.5.2 Yang dimaksud hal-hal yang layak dan wajar untuk


perpanjangan waktu pelaksanaan adalah sebagai berikut:

a. Pekerjaan tambah;

b. Perubahan disain;

c. Keterlambatan yang disebabkan oleh pihak Pengguna


Barang/Jasa;

d. Masalah yang timbul di luar kendali


Penyedia
Barang/Jasa;

e. Keadaan kahar (force majeur).

7.5.5.3 Pengguna Barang/Jasa dapat menyetujui perpanjangan waktu


pelaksanaan atas Perjanjian/Kontrak setelah melakukan
penelitian dan evaluasi terhadap usulan tertulis yang diajukan
oleh Penyedia Barang/Jasa.
130
7.5.5.4 Persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan dituangkan di
dalam Addendum/Amandemen Perjanjian/Kontrak.

7.6 Denda Keterlambatan dan Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak


(Liquidated Damages)

7.6.1 Denda Keterlambatan.

7.6.1.1 Denda atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan.

7.6.1.2 Besarnya denda keterlambatan kepada Penyedia Barang/Jasa


atas keterlambatan menyelesaikan pekerjaan adalah 1 (satu
per seribu) dari harga Perjanjian/Kontrak atau bagian
Perjanjian/Kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan
maksimum sebesar Jaminan Pelaksanaan dari harga
Perjanjian/Kontrak atau bagian Perjanjian/Kontrak, kecuali
untuk
pengadaan Batubara dikenakan denda keterlambatan 1 (satu
per seribu) dari nilai total pengiriman.

a. Untuk pekerjaan yang sifatnya satu kesatuan,


seperti
EPC, jika ada keterlambatan menyelesaikan
pekerjaan
dan ada konsekuensi ke sistem, maka denda
keterlambatan maksimum sebesar Jaminan
Pelaksanaan dari harga Perjanjian/Kontrak.

b. Pengertian bagian Perjanjian/Kontrak adalah bagian


yang dapat dipisahkan dan dapat dimanfaatkan,
seperti
pengiriman barang yang diserahkan secara bertahap.

7.6.2 Kompensasi Kinerja Tidak Sesuai Perjanjian/Kontrak


(Liquidated
Damages).

7.6.2.1 Untuk pekerjaan yang bersifat Strategis, seperti


pembangunan
konstruksi pembangkitan atau pekerjaan lainnya yang
ditentukan
oleh Value for Money Committee, PLN dapat menerapkan
kompensasi atas kinerja yang tidak sesuai dengan
Perjanjian/Kontrak berdasarkan konsep Liquidated Damages
yang diatur dalam Dokumen Pelelangan dan
Perjanjian/Kontrak.

a. Tingkat kompensasi yang ditentukan


dalam
Perjanjian/Kontrak, berdasarkan kerugian atau
dampak
yang terjadi karena kinerja yang tidak sesuai
dengan
Perjanjian/Kontrak, yang dikuantifikasikan dalam
bentuk
uang.

b. Kinerja tidak sesuai Perjanjian/Kontrak misalnya


ketidaksesuaian spesifikasi yang bisa menyebabkan
kerugian.

c. Jumlah kerugian tersebut dihitung berdasarkan


estimasi
kerugian per hari, misalnya, biaya yang bisa
timbul dari
pembelian BBM untuk pembangkit lainnya yang tetap
harus beroperasi.

131
d. Formula kompensasi per hari ditentukan dalam
Perjanjian/Kontrak dan diajukan ke Value for Money
Committee sebagai bagian Strategi Pengadaan dan
Perjanjian/Kontrak, kecuali sudah ditentukan dalam
Strategi Pengadaan dan Perjanjian/Kontrak tahunan.

e. Pembayaran kompensasi dikurangkan dari Jaminan


Pelaksanaan atau sebagaimana diatur pada angka
7.2.1.8 atau ditagihkan dengan cara lain.

7.7 Serah Terima Pekerjaan dan Penutupan Perjanjian/Kontrak.

7.7.1 Serah Terima Pekerjaan.

7.7.1.1 Setelah pekerjaan fisik selesai 100% (seratus persen)


untuk
pekerjaan Konstruksi/Barang/Jasa, kecuali untuk bagian
pekerjaan yang tidak mempengaruhi fungsi hasil pekerjaan
misalnya pending item pada pekerjaan konstruksi yang dapat
diterima oleh Pengguna Barang/Jasa, Penyedia Barang/Jasa
dapat mengajukan permintaan secara tertulis kepada
Pengguna
Barang/jasa untuk penyerahan pekerjaan.

7.7.1.2 Pengguna Barang/Jasa melakukan penilaian terhadap hasil


pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Penyedia
Barang/Jasa.

7.7.1.3 Bilamana terdapat kekurangan-kekurangan dan/atau cacat


hasil
pekerjaan dan/atau barang yang diserahkan cacat, Penyedia
Barang/Jasa wajib memperbaiki/mengganti/menyelesaikannya.

7.7.1.4 Pengguna Barang/Jasa menerima penyerahan pekerjaan


setelah seluruh hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan Perjanjian/Kontrak.

7.7.1.5 Pembayaran setelah pekerjaan fisik selesai 100% (seratus


persen), dilakukan dengan ketentuan :

a. Untuk Pekerjaan yang memerlukan adanya masa


pemeliharaan (misalnya pekerjaan jasa konstruksi),
pembayaran dilakukan dengan jumlah maksimal sebesar
95% (sembilan puluh lima persen) dari
nilai
Perjanjian/Kontrak, sedangkan yang 5% (lima persen)
merupakan retensi selama masa pemeliharaan. Jaminan
Pelaksanaan berlaku sampai dengan 30 hari setelah FAC
sesuai ketentuan pada angka 4.6.10.2. huruf b angka
2)
huruf a). Dalam hal ini FAC adalah serah terima
pekerjaan
setelah selesainya masa pemeliharaan.

b. Untuk Pekerjaan selain sebagaimana dimaksud pada


angka 7.7.1.5. huruf a, pembayaran dapat dilakukan
dengan jumlah maksimal sebesar 100% (seratus persen)
dari nilai Perjanjian/Kontrak. Jaminan Pelaksanaan
berlaku
sampai dengan 30 hari setelah FAC sesuai ketentuan
pada
angka 4.6.10.2. huruf b angka 2) huruf a). Dalam hal
ini
FAC adalah serah terima pekerjaan setelah fisik
selesai
100% (seratus persen).

132
7.7.1.6 Untuk Pekerjaan yang memerlukan adanya masa pemeliharaan,
Penyedia Barang/Jasa wajib memelihara hasil pekerjaan
selama
masa pemeliharaan sehingga kondisi tetap seperti pada saat
penyerahan pertama pekerjaan.

7.7.1.7 Setelah masa pemeliharaan berakhir, Penyedia Barang/Jasa


mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna
Barang/Jasa untuk penyerahan akhir pekerjaan.

7.7.1.8 Pengguna barang/Jasa menerima penyerahan akhir pekerjaan


setelah Penyedia Barang/Jasa melaksanakan
semua
kewajibannya selama masa pemeliharaan dengan baik dan
wajib
melakukan pembayaran sisa nilai Perjanjian/Kontrak yang
belum
dibayar dan mengembalikan Jaminan Pelaksanaan.

7.7.1.9 Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak melaksanakan kewajiban


pemeliharaan sebagaimana mestinya, maka Pengguna
Barang/Jasa berhak mencairkan Jaminan Pelaksanaan.

7.7.2 Perlengkapan dan Material Perjanjian/Kontrak.

7.7.2.1 Sebelum Perjanjian/Kontrak ditutup, segala macam barang


dan
peralatan PLN yang dipergunakan oleh Penyedia Barang/Jasa
harus dikembalikan kepada PLN.

7.7.2.2 Pengembalian barang dan peralatan PLN harus dibuatkan


Berita
Acara Penyerahan.

7.8 Proses Penutupan Perjanjian/Kontrak.

7.8.1 Mengkaji dan mengkonfirmasi kegiatan berdasarkan checklist penutupan


Perjanjian/Kontrak.

7.8.2 Mengisi formulir penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa.

7.8.3 Mempersiapkan laporan kinerja Perjanjian/Kontrak final, yang


dilakukan
Wakil Pengguna dan Pejabat Perencana Pengadaan, termasuk lessons
learned. Laporan ini, jika dipandang perlu, dapat diberikan kepada
Penyedia Barang/Jasa untuk pembelajaran.

7.8.4 Mengeluarkan Surat Serah Terima Pekerjaan berdasarkan laporan dari


Wakil Pengguna Barang/Jasa.

7.8.5 Melakukan penyelesaian keuangan.

7.8.6 Mengembalikan jaminan pelaksanaan

7.8.7 Mencatat kewajiban yang masih tersisa, seperti garansi dan


memberitahukan kepada Penyedia Barang/Jasa dan pihak internal PLN.

7.9 Garansi Barang/Produk (selanjutnya disebut Garansi)


7.9.1 Garansi harus dimasukkan secara jelas di dalam Perjanjian/Kontrak.

133
7.9.2 Garansi memberikan perlindungan kepada PLN jika terdapat kerusakan
yang diketemukan setelah dilakukan Serah Terima Pekerjaan.

7.9.3 Tanggung jawab memastikan garansi ada di Pengguna Barang/Jasa


beserta Wakil Pengguna Barang/Jasa.

7.9.4 Ketika terjadi masalah, sebelum Penyedia Barang/Jasa diberi


notifikasi,
Pengguna Barang/Jasa beserta Wakil Pengguna harus:

7.9.4.1 Melakukan kajian atas hak PLN dalam hal garansi.

7.9.4.2 Melakukan verifikasi bahwa kerusakan memang ditanggung


dalam klausul garansi.

7.9.5 Setelah diketahui kerusakan termasuk dalam klausul garansi, maka


Wakil
Pengguna melakukan notifikasi kepada Penyedia Barang/Jasa, membahas
kewajiban Penyedia Barang/Jasa dan melakukan kesepakatan bagaimana
garansi dapat diaplikasikan.

7.9.6 Penyedia Barang/Jasa yang tidak melaksanakan kewajiban terkait


dengan
Garansi sebagaimana mestinya, dapat dimasukkan ke dalam Blacklist.

7.10 Klaim

7.10.1 Klaim adalah permintaan dari para pihak berdasarkan klausul yang
ada di
Perjanjian/Kontrak, jika ada yang tidak dipenuhi.

7.10.2 Klaim dapat berasal dari:

7.10.2.1 Unforeseen costs.

7.10.2.2 Ketidaksepakatan mengenai interpretasi


klausul
Perjanjian/Kontrak.

7.10.2.3 Ketidaksepakatan mengenai apa yang masuk dalam harga


Perjanjian/Kontrak.

7.10.2.4 Pelanggaran Perjanjian/Kontrak (Breaches of Contract).

7.10.3 Klaim dapat diajukan oleh PLN atau Penyedia Barang/Jasa, dan harus
diberikan secara tertulis antara lain:

7.10.3.1 Penjelasan mengenai permasalahan.

7.10.3.2 Klausul Perjanjian/Kontrak yang mengatur klaim


tersebut.

7.10.3.3 Klaim hanya akan dilayani dari Penyedia Barang/jasa


yang
mempunyai Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN.
Klaim
yang dilakukan oleh subvendor atau subkontraktor dan
ditujukan langsung ke PLN akan ditolak karena tidak
ada
Perjanjian/Kontrak langsung dengan PLN.

7.10.3.4 Perjanjian/Kontrak tidak bisa ditutup sampai semua


klaim
diselesaikan.

134
7.11 Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa

7.11.1 Laporan Kinerja Penyedia Barang/Jasa.

7.11.1.1 Divisi/Bidang yang menangani DPT dalam portal


e-Procurement PLN menyediakan aplikasi pemutakhiran
kinerja Penyedia Barang/Jasa.

7.11.1.2 Divisi/Bidang terkait dan Pengguna menentukan standard


pengukuran Penyedia Barang/Jasa.

7.11.1.3 Pejabat Perencana Pengadaan dan Wakil Pengguna


Barang/Jasa bertanggung jawab memantau kinerja Penyedia
Barang/Jasa dan menyiapkan Laporan Kinerja Penyedia
Barang/Jasa untuk dimutakhirkan pada DPT.

7.11.2 Sanksi/Blacklist

Pengenaan Sanksi/Blacklist kepada Penyedia Barang/Jasa


dilaksanakan
berdasarkan ketentuan Sanksi/Blacklist yang berlaku di PLN.

135
BAB VIII
PENGADAAN BARANG/JASA
MELALUI MEDIA ELEKTRONIK PLN (e-PROCUREMENT PLN)

8.1 Maksud dan Tujuan

8.1.1 Maksud pelaksanaan e-Procurement PLN adalah:

8.1.1.1 Sarana Pengadaan Barang/Jasa secara online.

8.1.1.2 Sarana pendokumentasian Pengadaan Barang/Jasa secara


digital.

8.1.1.3 Sarana informasi harga satuan dan persediaan material.

8.1.1.4 Sarana bursa material antar Unit PLN di lingkungan PT


PLN
(Persero).

8.1.2 Ketentuan Umum e-Procurement PLN

8.1.2.1 Pengadaan Barang/Jasa dapat menggunakan


fasilitas
e-Procurement PLN.

8.1.2.2 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui e-Procurement


PLN dilakukan secara e-Bidding atau e-Auction

8.1.2.3 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui sarana


e-Procuremet PLN wajib mengacu pada Edaran Direksi ini
dan ketentuan Direksi lainnya dan/atau Terms of
Condition
yang terdapat pada aplikasi e-Procurement.

8.1.3 Ketentuan Pelaksanaan e-Procurement PLN

8.1.3.1 Pendaftaran dan proses penilaian kualifikasi DPT dapat


dilakukan melalui e-Procurement PLN.

8.1.3.2 Waktu pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui


e-Procurement PLN dilakukan pada tanggal, hari dan jam
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Pejabat
Pelaksana Pengadaan.

8.1.3.3 Rapat Penjelasan (aanwijzing) yang dilakukan melalui


e-Procurement PLN, dalam hal diperlukan dapat
dilanjutkan
dengan peninjauan lapangan. Berita Acara Rapat
Penjelasan
wajib disampaikan oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan
setelah pelaksanaan Rapat Penjelasan.

8.1.3.4 Calon Penyedia Barang/Jasa menyampaikan penawaran


melalui e-Procurement PLN dan secara manual (hard copy).
136
8.1.3.5 Pembukaan penawaran dilakukan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan untuk diketahui oleh masing-masing Penyedia
Barang/Jasa. Berita Acara Pembukaan Penawaran
ditandatangani oleh Pejabat Pelaksana Pengadaan dan 2
(dua) wakil Calon Penyedia Barang/Jasa. Dalam hal wakil
Calon Penyedia Barang/Jasa tidak hadir maka Pejabat
Pelaksana Pengadaan dapat menunjuk saksi lain.

8.1.3.6 Sanggahan dilakukan melalui e-Procurement PLN.

8.1.4 Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Auction adalah sebagai


berikut:

8.1.4.1 Penawaran harga awal yang dimasukkan adalah harga


sebelum PPN.

8.1.4.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga awal


dapat melampaui HPS.

8.1.4.3 Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan


sebelum batas waktu akhir yang ditentukan.

8.1.4.4 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir


melampaui HPS akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan
negosiasi maksimal sama dengan HPS, apabila tidak tercapai
kesepakatan dinyatakan gugur.

8.1.5 Penawaran harga yang dilakukan dengan e-Bidding adalah sebagai


berikut:

8.1.5.1 Penawaran harga akhir adalah harga yang dimasukkan


sebelum batas waktu akhir yang ditentukan.

8.1.5.2 Calon Penyedia Barang/Jasa yang memasukkan harga akhir


melampaui HPS akan dilakukan negosiasi dan kesepakatan
negosiasi maksimal sama dengan HPS, apabila tidak tercapai
kesepakatan dinyatakan gugur.

8.1.6 Untuk efisiensi dan efektifitas Pengadaan melalui e-Procurement PLN


dapat dilakukan antara lain dengan e-Cataloging dan e-Commerce.

8.1.6.1 Jenis Barang/Jasa yang akan dimasukkan di dalam e-


Cataloging dan e-Commerce sudah melalui evaluasi untuk
memperoleh Value for Money yang terbaik bagi PLN.

8.1.6.2 Tata Cara pelaksanaan e-Cataloging dan e-Commerce


berpedoman pada ketentuan e-Cataloging dan e-Commerce
yang ditetapkan oleh Direksi.

8.1.7 Pemberlakukan ketentuan e-Procurement PLN tersebut di atas


disesuaikan dengan tingkat kebutuhan pada saat pelaksanaan
pengadaan dan harus dituangkan ke dalam ketentuan pengadaan yang
merupakan bagian dari Dokumen Pelelangan/RKS.

137
BAB IX
PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN

9.1 Sistem Pengendalian Internal

9.1.1 Sebagai bagian dari komitmen good governance, PLN memelihara


sistem
pengendalian internal yang sehat, termasuk dalam hal proses
Pengadaan
Barang/Jasa.

9.1.2 Pembagian tanggung jawab pengendalian dalam hal manajemen risiko


proses Pengadaan Barang/Jasa:

9.1.2.1 Direktorat yang menangani Fungsi Pengadaan dan


Pengguna
Barang/Jasa bertanggung jawab mengendalikan langsung
risiko terkait proses Pengadaan Barang/Jasa yang dapat
terjadi.

9.1.2.2 Fungsi Manajemen Risiko bertanggung jawab


memfasilitasi
penyusunan kerangka manajemen risiko dalam proses
perencanaan dan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

9.1.2.3 Satuan Pengawasan Internal bertanggung jawab menilai


kecukupan sistem manajemen risiko korporat dalam
proses
Pengadaan Barang/Jasa.

9.1.3 Sebagai bagian dari sistem pengendalian internal,


Pengguna
Barang/Jasa wajib:

9.1.3.1 Melakukan pencatatan dan pelaporan


keuangan,
Perjanjian/Kontrak dan hasil kerja pada setiap
kegiatan, baik
kemajuan maupun hambatan dalam pelaksanaan tugasnya.

9.1.3.2 Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen pelaksanaan


Pengadaan Barang/Jasa.

9.1.3.3 Memberikan tanggapan/informasi mengenai Pengadaan


Barang/Jasa yang berada di dalam batas kewenangannya
kepada pihak yang mengajukan pengaduan/sanggahan atau
yang memerlukan penjelasan.

9.1.3.4 Melakukan penilaian kinerja kepada para Penyedia


Barang/Jasa terhadap hasil pelaksanaan
Perjanjian/Kontrak.

9.1.4 Sebagai bagian dari informasi dan komunikasi, Pengguna Barang/Jasa


wajib memastikan:

9.1.4.1 Semua laporan dalam bentuk hard copy dan/atau soft


copy
harus disampaikan kepada Satuan Pengawasan Internal
dalam rangka pre audit dan post audit.

9.1.4.2 Perjanjian/Kontrak sampai dengan Rp1.000.000.000,00


(satu
milyar rupiah) wajib disampaikan kepada Satuan
Pengawasan
Internal dan Pejabat Perencana Pengadaan.

138
9.1.4.3 Perjanjian/Kontrak dengan nilai diatas
Rp1.000.000.000,00
(satu milyar rupiah) wajib disampaikan kepada Direksi
terkait
dengan tembusan kepada Satuan Pengawasan Internal dan
Pejabat Perencana Pengadaan.

9.2 Peran Satuan Pengawasan Internal

Satuan Pengawasan Internal mempunyai tanggung jawab untuk:

9.2.1 Menjadi pengawas, konsultan internal, dan pendorong peningkatan


sistem pengendalian internal dalam hal Pengadaan Barang/Jasa yang
sehat.

9.2.2 Melalui fungsi pemeriksaan dan pengawasan yang dilakukan,


memberikan saran untuk pemecahan masalah (problem solver) jika
terjadi masalah dalam Manajemen Pengadaan atau proses Pengadaan
Barang/Jasa tertentu.

9.2.3 Menerapkan Risk-Based Audit Planning terhadap


sistem dan
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

9.2.4 Risk-Based Audit Planning terhadap sistem dan pelaksanaan


Pengadaan
Barang/Jasa.

9.2.5 Melakukan peran proaktif dalam mencegah suatu


insiden
(kesalahan/fraud) terjadi, dan mencegah suatu insiden (kesalahan,
fraud)
meluas menjadi sistemik.

9.2.6 Melakukan pemeriksaan atas informasi kesalahan dan fraud.

9.3 Probity Advisor dan Probity Auditor

9.3.1 Dalam kondisi tertentu untuk pengadaan yang bersifat Strategis,


nilai dan
risiko yang besar serta dapat merugikan kredibilitas Perusahaan,
PLN
dapat menerapkan konsep Probity dalam Pengadaan Barang/Jasa
tertentu.

9.3.2 Probity merupakan ketaatan terhadap prinsip tertinggi dalam hal


proses,
prosedur, dan value for money suatu Pengadaan Barang/Jasa.

9.3.3 Probity termasuk identifikasi, analisa dan manajemen terhadap


risiko
terkait Pengadaan Barang/Jasa, dan aspek good governance terhadap
proses Pengadaan Barang/Jasa tersebut.

9.3.4 Probity ada 2 (dua) macam yaitu:


9.3.4.1 Probity Advisor adalah pihak internal PLN, yaitu
fungsi
manajemen risiko dan fungsi pengawasan internal, yang
membantu mengidentifikasi keseluruhan risiko yang
dapat
terjadi. Probity Advisor terlibat secara real time
dalam proses
Pengadaan Barang/Jasa, dan melapor kepada Direktur
yang
menangani fungsi Pengadaan, untuk memastikan bahwa
proses Pengadaan Barang/Jasa tertentu berlangsung
dengan
baik.

139