SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
Recomendaes
para construo
e adaptao
de Arquivos
Secretrio-Executivo
PAULO ROGRIO CAFFARELLI
Secretrio-Executivo Adjunto
DYOGO HENRIQUE DE OLIVEIRA
Colaborao
GABINETE DO MINISTRO DA FAZENDA GMF
PROCURADORIA-GERAL DA FAZENDA NACIONAL PGFN
SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL SRF
SECRETARIA EXECUTIVA SE
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL STN
Diagramao
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
Recomendaes
para construo
e adaptao
de Arquivos
Braslia-DF
Maro/2014
MINISTRIO DA FAZENDA
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Administrao
Coordenao-Geral de Recursos Logsticos
Coordenao de Documentao e Sistemas de Logstica
Diviso de Documentao
SAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. rgos Centrais - 7 andar
CEP 70070-917 - Braslia - Distrito Federal - Brasil
Tel.: 55 (61) 3412-5701
E-mail: cogrl.df.spoa@fazenda.gov.br
http://www.fazenda.gov.br/
Contm Apndice
CDD - 025.8
APNDICE
ESPECIFICAES TCNICAS PARA CONTRATAES ........................................................... 19
1. ARQUIVOS DESLIZANTES ........................................................................................................ 21
2. SOLUES PARA CLIMATIZAO .............................................................................................. 24
3. SISTEMA DE SEGURANA CONTRA INCNDIO ............................................................................. 25
4. SISTEMA DE SEGURANA CONTRA ROUBO E VANDALISMO ........................................................... 28
5. RESUMO ............................................................................................................................ 29
CONSIDERAES INICIAIS
Exemplo
Qual a mdia de crescimento do arquivo?
- 50 caixas arquivo por ano.
Clculo:
50 caixas x 5 anos = 250 caixas arquivo
250 caixas + 20% = 300
No planejamento de espao para este arquivo especfico, deve-se prever uma sobra
para o arquivamento de 300 caixas, alm das j armazenadas pela unidade.
A rea para instalao do acervo, em geral, dever ocupar um espao maior e, por
isso, abranger de 60% a 80% da rea disponvel. A rea administrativa, reservada para os
trabalhos tcnicos, como acondicionamento, arquivamento e desarquivamento, higienizao
e classificao, devem ser reservados ao menos 20% da rea disponvel.
Deve-se prever ainda o espao para consulta dos documentos no local, podendo ou
no ser compartilhado com a rea administrativa. Para a rea de consulta, deve ser avaliada
qual a funo do arquivo. Se o arquivo for corrente, o espao para consulta deve ser mnimo.
Se o arquivo for intermedirio, imprescindvel que haja previso para a funo de consulta.
REA DE ARMAZENAMENTO
A rea de armazenamento precisa ficar isolada do restante das atividades e
recomendvel que fiquem nos andares mais baixos. Essa distribuio garante que, em casos
de emergncias com fogo ou gua, a retirada dos documentos localizados em andares mais
baixos seja facilitada. O andar trreo ainda mais adequado recepo de documentos,
com reas especiais para a triagem, higienizao e desinfestao dos documentos.
No entanto, a construo subterrnea no recomendada, em princpio, pelas
condies de umidade que geralmente apresentam. A construo subterrnea gera
inmeros riscos relacionados a infiltraes e infestaes de cupins. Alm disso, a
manuteno e os custos de condicionamento de ar so muito elevados quando h excessiva
umidade.
Alm das questes apresentadas, os projetos de construo ou adaptao devem se
orientar pelas condies do terreno e do espao, pelas condies climticas, pelos
regulamentos da instituio e por outras caractersticas locais.
Cada depsito deve ter uma rea mxima de 200 m2, levando em considerao que
os espaos menores so mais eficientes para a manuteno das condies ambientais,
necessrias preservao, do que as construes amplas e abertas ou com grandes vos.
Uma rea de 170 m2 pode conter cerca de 1.000 metros lineares de prateleiras. No caso de
se optar por estantes deslizantes, o espao para armazenagem diminui em 40%1.
No caso de arquivos que estejam sobre outros andares, e devido ao peso das
estantes com carga completa, a estrutura do prdio deve ser projetada para suportar as
seguintes cargas:
1.000 kg/m2 para a instalao de estantes metlicas fixas de 2,20 de altura; e
2.000 kg/m2 para estantes deslizantes.
1
Ver Apndice, item 1.
Nas instalaes adaptadas, todas as vlvulas para fechamento de gua devem ser
claramente indicadas pela sinalizao. Os funcionrios devem ter fcil acesso a esses
registros, e no caso da sinalizao de emergncia, dever indicar as direes abre e
fecha nos registros.
As canalizaes de guas pluviais devem ser dimensionadas para o escoamento
prximo ao edifcio e conduo at as redes de coleta, evitando-se a penetrao de gua no
solo.
A escolha do mobilirio deve ser pautada pelos seguintes critrios: qualidade (da
matria prima e do acabamento), funcionalidade (adequada ao uso), esttica, flexibilidade e
modularidade (que possam ser juntados e separados), ergonomia, praticidade de
manuteno e durabilidade2.
Vrios tipos de mveis podem ocupar a rea de armazenamento. O que deve ser
levado em conta o que se pretende armazenar, por exemplo: caixas com documentos
textuais, encadernaes, dossis de funcionrios, fitas magnticas de udio e vdeo, ou
mdias de armazenamento digital.
Cada bloco de estantes fixas ou mdulo deslizante pode ter uma altura de 2m a 2,3m
e comportar cinco a sete prateleiras. As estantes e seus suportes devem resistir a um peso
distribudo de 100 kg/m de prateleiras. Nas estantes fixas, recomenda-se o emprego de
elementos de reforo com formato em X e tirantes metlicos interligando os mdulos ou
fixados ao piso, para que tenham mais estabilidade.
As prateleiras devem ter 40 cm de profundidade e o comprimento deve ser
suficiente para armazenar sete caixas, para isso no devendo ultrapassar 1 m de
comprimento. As colunas das estantes e dos mdulos deslizantes devem conter perfuraes
a cada 5 cm para permitir a regulagem das prateleiras, que podero receber documentos
acondicionados em diversos tipos e dimenses de embalagens. As estantes devem ser
instaladas em fileiras geminadas3.
A disposio do mobilirio deve ter a seguinte padronizao:
Entre as fileiras de estantes deve haver uma distncia de no mnimo 70 cm para
uma passagem segura das pessoas e uma boa circulao do ar, alm disso, essa
distncia precisa ser suficiente para a limpeza, evitando a proliferao de micro-
organismos e insetos;
Nas passagens em ngulos deve haver uma distncia de 1 m para a passagem
segura das pessoas;
Entre as paredes e as estantes deve haver uma distncia de no mnimo 30 cm,
para manter a passagem de ar e possibilitar inspees peridicas de infestaes;
A prateleira mais baixa deve ter um afastamento mnimo de 10 cm do piso e o
vo livre, acima da estante, no deve conter documentao.
2
Para informaes sobre contratao do mobilirio, ver Apndice.
3
Fileiras geminadas so fileiras com estantes, de mesmo tamanho (largura, comprimento e altura), dispostas
igualmente, de forma que a parte de trs das estantes encoste na parte de trs das outras estantes.
4
Para informaes sobre as contrataes de climatizao, ver Apndice.
5.2 ILUMINAO
As radiaes luminosas podem causar srios danos pelas reaes fsico-qumicas que
desencadeiam nos materiais. A radiao produz um efeito cumulativo, quer dizer que o dano
causado pela radiao se relaciona intensidade e ao tempo de exposio.
As lmpadas fluorescentes, embora mais frias que outros tipos de lmpadas e de fcil
manuteno, tambm prejudicam o papel, deixando-o amarelado. Portanto, deve-se ter
cuidado para que essas lmpadas no causem danos ao acervo, colocando-as na mesma
direo das estantes e entre os blocos, evitando que o calor dos reatores fique prximo da
documentao.
Se houver uma rea separada para consulta, esta deve ser a mais iluminada,
enquanto que a rea do acervo pode ser mantida na sombra e, somente na ocasio do
acesso, a iluminao ser acionada automaticamente ou mecanicamente.
As recomendaes referentes luminosidade so:
Uso de pelculas escuras nas janelas ou claraboias;
Sistema de iluminao setorizado e controlado, desligando a fonte de luz
artificial aps um perodo pr-determinado, reduzindo o tempo de exposio dos
documentos s radiaes, e economizando energia;
Prateleiras das estantes perpendiculares s janelas, de forma a evitar a
incidncia direta das radiaes sobre os materiais.
Assim, devido intensa emisso de radiao ultravioleta (UV), devem ser evitados:
Exposio direta luz solar nas caixas ou nas estantes;
Uso de lmpadas incandescentes, de mercrio ou sdio.
5
Fitas de udio e vdeo, microfilmes e microfichas.
6
Servidores de backup, discos flash, pendrives e HDs em geral.
7
A carga de incndio a soma das energias calorficas possveis de serem liberadas pela combusto completa
de todos os materiais de um espao, incluindo os revestimentos das paredes, divisrias, pisos e tetos.
8
Para mais informaes sobre contrataes de sistema de segurana contra incndio, ver Apndice.
9
Para mais informaes sobre contrataes de sistemas de proteo contra roubo e vandalismo, ver Apndice.
APNDICE
Especificaes Tcnicas
para Contrataes
ESPECIFICAES TCNICAS PARA CONTRATAES
1. ARQUIVOS DESLIZANTES
Atualmente, a melhor opo no mercado para arquivos, sejam eles de fase corrente
ou intermediria, a instalao de estantes deslizantes mecnicas confeccionadas em ao,
com fechamento manual. As vantagens das estantes deslizantes a grande economia de
espao e o fechamento para a proteo contra luz e poeira.
A rea economizada pela eliminao dos corredores pode ser usada para outras
atividades de gesto documental ou para aumentar a capacidade de armazenamento, de
acordo com as necessidades do gestor.
5. RESUMO
Recomenda-se, por fim, que a contratao dos materiais siga a diviso de lotes
abaixo apresentada:
LOTE 1
Item Descrio dos materiais Unidade de medida
1 Circuito fechado de televiso digital (CFTV) m2
2 Alarme de intruso m2
LOTE 2
Item Descrio dos materiais Unidade de medida
1 Deteco precoce de incndio m2
2 Monitoramento remoto m2
3 Supresso por gs HFC-227ea m3
4 Condicionador de ar Pea
LOTE 3
Item Descrio dos materiais Unidade de medida
Sistemas de arquivamento mecnico confeccionados
1 Metro linear
em ao
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Administrao
Coordenao-Geral de Recursos Logsticos PAS RICO PAS SEM POBREZA