Las auditoras internas, denominadas a veces auditoras de primera parte, son procesos
sistemticos, independientes y documentados para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los requisitos del sistema.
Se realizan por, o en nombre de la propia organizacin para fines internos y puede constituir la
base para la auto-declaracin de conformidad de una organizacin.
(Fuente : http://iso9001calidad.com/auditoria-interna-175.html
Orientaciones
Conocer e identificar e interpreta a usar la Norma ISO 9001-
2015.
Mejorar la competitividad de las organizaciones a travs de la
gestin de la calidad y aportar a la solucin de la problemtica
de la calidad en la construccin en el Per.
Contenidos temticos
AUDITORIA INTERNA DE NORMA ISO 9001
TEMA 5: PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS
1. Etapas de la auditoria
2. Planificacin y preparacin
3. Lista de verificacin
4. Conclusin
1. ETAPAS DE LA AUDITORIA
Las auditoras constituyen una actividad costosa en trminos de tiempo y gente; deben
ser planeadas, ejecutadas e informadas. Adicionalmente las acciones de seguimiento
pueden involucrar tanto al auditor como al auditado. La auditora verdadera puede
tambin alterar el proceso de produccin ya que el auditor distrae a los trabajadores con
preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para la gerencia.
1. ETAPAS DE LA AUDITORIA
En consecuencia es importante que la auditora sea administrada adecuadamente
desde el comienzo hasta el final. Tambin es una regla de oro que las auditoras nunca
sean realizadas por sorpresa. Las fechas deben ser mutuamente convenientes y
acordadas con suficiente anticipacin. Una auditora sorpresiva no tiene beneficios y
solamente puede tener implicaciones negativas. Para comenzar, una auditora no
anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas crticas causando
prdidas financieras substanciales. Llegar a realizar una auditora sin notificacin ni
acuerdo previo tambin llevar un mensaje claro y sencillo: Vinimos aqu para cogerlos
in fraganti..
1. ETAPAS DE LA AUDITORIA
Existe un nmero especfico de etapas que deben ser ejecutadas:
a)Recoleccin de informacin.
b)Planificacin y preparacin.
c)Reunin de apertura.
d)Auditora.
e)Reunin de cierre.
f)Seguimiento.
2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN
Habiendo recopilado toda la informacin necesaria, es la responsabilidad del
lder del equipo prepararse para la auditora.
Auditar puede solamente ser totalmente efectivo si se lleva a cabo por personal que no
solamente entienda cmo ejecutar la auditora sino tambin cmo obtener los mejores
resultados de ella. Los mejores resultados se obtienen por medio de un enfoque
sistemtico y completo a la auditora y adoptando un estilo de auditora el cual permita
una discusin abierta y amigable de la materia en cuestin.
Esto puede sonar simple y obvio pero se puede aseverar que una auditora ejecutada
pobremente puede no solamente fallar en conseguir el resultado deseado sino que
podra bajo circunstancias extremas afectar adversamente las relaciones dentro de una
organizacin.
1.GENERALIDADES
Hay varias formas de obtener informacin durante la auditora:
Entrevistas.
Lenguaje paralelo.
Lenguaje corporal.
Revisin documental.
Observacin
1.GENERALIDADES
Cualquiera que sean las tcnicas utilizadas, los auditores deben asegurarse que la
auditora sea completa. Los auditores deben examinar todas las partes del sistema
completamente. Cuando se lleve a cabo la revisin de documentos deben examinar
todos los niveles de la documentacin, desde el manual a los procedimientos y
finalmente los registros. Con observaciones ellos deben mirar todas las partes de la
compaa no solamente el proceso principal sino tambin las reas auxiliares, la
periferia del sitio, bodegas, etc. Con relacin a las entrevistas, los auditores deberan
entrevistar a todo el personal relevante, no slo a los gerentes.
No hay reglas simples sobre cmo seleccionar el tamao de una muestra. Si hay slo
unos pocos registros en un rea dada, el auditor puede revisarlos todos. Una muestra
de 20 rdenes de compra sobre un total de 100 o algo as puede ser examinada, pero
seguramente nosotros no iremos a tomar el 20% de, por ejemplo, mil registros.
2. REVISIN DOCUMENTAL
Una muestra debe ser seleccionada de tal forma que sea representativa de la actividad
o las actividades; pensemos por ejemplo que se selecciona una muestra de registros de
compras. Puede ser prudente seleccionar registros representativos de diferentes
categoras de productos comprados, por ejemplo materia prima, componentes,
materiales de mantenimiento, trabajo subcontratado, etc.), tambin podra ser un buen
enfoque seleccionar registros que cubran un periodo de tempo dentro del cual
queremos evaluar al cumplimiento (por ejemplo desde una auditora previa).
Los procedimientos documentados deberan ser precisos y fciles de seguir y todos los
registros deberan ser fcilmente localizables y accesibles. Los auditores deberan
examinar registros para determinar si el sistema ha estado funcionado adecuadamente
en el pasado. Buscar patrones de no conformidad en los datos. Los registros pueden
revelar fallos sistemticas en la gestin. Siguiendo los problemas el auditor puede
determinar si ellos son causados por falta de personal entrenado, equipo con mal
mantenimiento, etc.
3. OBSERVACIONES
Las observaciones hechas durante la auditora reforzarn la evidencia fsica. Es
importante percatarse no solamente de aquella cosas que sabemos estn cubiertas por
el sistema sino tambin de otras cosas que pudieran pasar desapercibidas. As que
necesitamos aventurarnos en sitios donde otros pudieran no haber ido antes.
Los auditores nunca deben parar de buscar evidencia. Ellos debern usar todos sus
sentidos para determinar si el sistema est siendo implantado apropiadamente. Los
auditores debern aprender a observar cuando las cosas no estn siendo manejadas
apropiadamente. Esto requiere experiencia pero con el tiempo los auditores pueden
captar inmensas cantidades de informacin acerca de los niveles del control de gestin
a travs de observaciones hechas inclusive durante una breve visita al sitio.
Una vez el plan sea adecuadamente elaborado, el auditor lder debe asegurarse que
ste sea implantado y que los puntos relevantes sean profundamente
examinados. Una manera de prepararse mientras se planea la auditora, es tener una
visualizacin grfica de los procesos interactivos, por ejemplo, diagramas de flujo donde
los procesos completos se representen en cuadros. Algunos auditores usan lpices
resaltadotes para indicar les procesos o interacciones que fueron tenidos en cuenta.
6. TOMA NOTA
A medida que el auditor avance en la auditora, es esencial que se tomen notas
apropiadas de manera que no se confe en la memoria. Las notas deberan, cuando sea
posible, incluir referencias a procedimientos particulares, trabajos, nmeros de trabajo,
rdenes, contratos, etc. de manera que si es necesario, la muestra que ha sido tomada
pueda ser rastreada y verificada. Las notas siempre se deben tomar, pero los auditores
deben tener cuidado ya que los auditados pueden asustarse acerca de lo que est
siendo anotado, lo cual puede causar dificultad e impedir el proceso de comunicacin.
Entonces, los auditores deberan explicar siempre la necesidad de tomar notas y
asegurar al auditado que el/ella podran examinar las notas.
7. RECUERDE SU PROGRAMA
Una auditora es solamente una muestra de las actividades y sistemas y usted debera
hacer que la muestra sea tan representativa como sea posible. Usted no puede hacer
esto si obstinadamente sigue una sola lnea de investigacin
8. INFORMES
El concepto de Informe no significa nicamente la preparacin de un informe final de
auditora. Abarca todo el proceso de comunicacin del resultado de la auditora.
Como los participantes deben saber ya, los auditores transmiten sus observaciones
de una forma continua durante la auditora, ya sea en forma verbal o escrita.
Comunican sus observaciones directamente a los auditados, adems de preparar
los informes de no conformidad tan pronto como sea posible. Las reuniones de
retroalimentacin con los miembros de la Direccin y las reuniones de cierre son
tambin llevadas a cabo con el fin de informar sobre el resultado de la auditora;
durante estas reuniones los resultados de la auditora son dados en forma oral y
escrita.
8. INFORMES
Los auditores deben recordar siempre, que se espera que informen del resultado
completo de la auditora, y por lo tanto en informe no debe limitarse a las no
conformidades. La informacin debe incluir, en su totalidad, tanto los hallazgos
positivos como negativos. Los auditores deben siempre tener en mente que su
informe debe idealmente agregar valor a sistema de calidad del auditado,
identificando su potencial para la mejora.
No hay reglas fijas, en forma de requisitos detallados, concernientes al informe, y los
procedimientos de las organizaciones que realizan la auditora pueden diferir
sustancialmente en su enfoque del informe. Por lo tanto los auditores debern
elaborar el informe, tanto en forma verbal corno escrita, de acuerdo a los
procedimientos de la organizacin a nombre de la cual se est realizando la
auditora (los procedimientos de auditora del cliente).
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Las observaciones de la auditora y los informes son confidenciales, y como tales no
pueden ser revelados a terceras partes (excepto a los Organismos de acreditacin). As
y todo, los informes de auditora tanto verbales como escritos, sern comunicados a
diferentes personas en ambas organizaciones.
Contenido
Informativo
Basado en hechos
Completo
Exacto y preciso
Forma Concisin
Legibilidad
Transparencia
Claro y comprensible
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Contenido
Sobre la base de los Informes de la auditora, se tomarn importantes decisiones
relativas a la gestin. La Direccin de la organizacin auditada decidir si su sistema de
la calidad se comporta satisfactoriamente, y si no, qu cambios se requieren. En
auditoras de segunda y tercera parte la Direccin de la Organizacin con quien se
contrata la auditora tomar decisiones, basadas en el informe y la recomendacin del
jefe del equipo de auditora, respecto a la adjudicacin de un contrato, al mantenimiento
de la aprobacin del proveedor, o la certificacin del sistema. Para que la Direccin
pueda tomar decisiones bien informadas, los informes de auditora deben ser:
En el caso de informes escritos a mquina use un tamao de letra adecuado. Cualquier tamao por debajo
LEGIBILIDAD de 11 puntos puede ser difcil de leer. Use suficiente espacio entre lneas. Escribir a un espacio no ayuda a
leer con facilidad; es mejor usar un espaciado de 1.25 o l.5.
En el caso de informes verbales, asegrese de que las palabras sean pronunciadas total y claramente. No se
coma el final de las palabras. Separe las palabras. Deje un poco ms de tiempo de separacin entre las
frases y deje an ms tiempo para separar los prrafos o temas.
TRANSPARENCIA
La presentacin de un informe es importante; un texto escrito o hablado debe ser dividido claramente en
prrafos o clusulas. La uniformidad en la presentacin puede lograrse a travs del uso de un formato
estndar y el uso de un esquema de puntos clave, previamente establecidos, puede ser de gran ayuda.
Los informes se deben poder entender y las ideas deben ser expresadas claramente. Si el lector tiene
dificultades en la interpretacin del informe, se pueden tomar decisiones equivocadas.
CLARO Y
COMPRENSIBLE
El uso de palabras largas o raramente usadas y de frases largas aumenta la dificultad de entendimiento. Hay
muchas maneras de medir lo claro y comprensible que es un texto. Una de las ms simples es el llamado
ndice de confusin o ndice de claridad.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
El mtodo es como sigue:
Tome una muestra del texto que contenga aproximadamente 200 palabras. La
muestra debe empezar y terminar con una frase completa. Olvide los ttulos y los
encabezamientos. Cuente el nmero de palabras de la muestra.
Cuente el nmero de signos principales de puntuacin (comas, puntos, signos de
interrogacin y de exclamacin).
Divida el nmero de palabras por el nmero de los principales signos de puntuacin.
Esto le dar el tamao medio de las frases. Registre este nmero.
Cuente el nmero de palabras de tres slabas o ms. Descarte los nombres propios
y las palabras de dos slabas que se convierten en tres slabas adicionndole un
prefijo o un sufijo, como: bajarse, pararle, rehacer, etc.
Determine el porcentaje de palabras largas en la muestra. Registre este porcentaje.
Para obtener el ndice de claridad, sume el tamao medio de las frases y el
porcentaje de palabras largas en el texto.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Un ndice que exceda de 40 indica que el texto puede ser difcil de entender y que hay
muchas dificultades de interpretacin. Si el resultado es menor que 20 el texto est
probablemente muy duro y tal vez agresivo y poco amable.
Durante una conversacin casual, la mayora de las personas, subconscientemente
usan un ndice de cerca de 30; el ndice promedio de los artculos periodsticos
(medidos en das sueltos) es tambin de cerca de 30. Esto indicara que si el texto del
informe fuera escrito de la manera en que normalmente le hablara al lector del mismo,
el ndice probablemente sera cerca de 30.
Hay limitaciones en el uso de este ndice. Para empezar, slo se usa en el idioma ingls
y no necesariamente es igualmente til en otros idiomas. Sin embargo, da un mtodo
rpido y til para juzgar la claridad del texto ingls.
Otro mtodo simple y prctico de revisar la claridad de un informe es solicitar a una
persona que no est involucrada en una actividad particular, que lea el informe y
despus le explique su contenido.
En el da a da de la auditoria normalmente les solicitamos a los auditados que lean y
confirmen nuestros informes de no conformidad. Uno de los propsitos de ello, es el de
asegurarse que el informe puede ser entendido. Si el auditado no puede entender el
informe, nadie podr hacerlo tampoco.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Consejos de estilo de redaccin
Como ya ha quedado dicho, la habilidad para escribir un texto de forma que el
resultado sea claro y preciso, puede ser tan importante como su contenido. Es
importante por lo tanto el uso de palabras simples y directas y evitar el uso de voz
pasiva y de trminos rebuscados o anticuados. Para que sea efectivo, lo escrito
debera ser claro, simple y directo. Se pueden tomar decisiones errneas si el lector
tiene problemas al interpretar el informe.
La puntuacin es un aspecto importante para lograr un escrito claro y tiene gran
impacto en la comprensin del texto. Frases largas son en general difciles de
entender y tienden a confundir al lector. Las frases y prrafos deberan ser tan
cortas como sea posible. Bsicamente se recomienda una nica declaracin en
cada frase y un tema por prrafo.
9. CALIDAD DE LA INFORMACION
Consejos de estilo de redaccin
Es importante expresarse con precisin. Use palabras o frases que tengan un
significado especfico y no queden abiertas a la interpretacin.
Tambin es recomendable una redaccin en forma de hechos y sucedidos, por
ejemplo en tiempo pasado simple. Los auditores informan de lo que fue observado
cuando la auditora se llev a cabo. Pero al momento de presentar el informe, la
situacin podra haber cambiado ya.
Hay una fuerte tendencia al uso de abreviaciones, iniciales Y siglas. stas pueden
con frecuencia ser mal interpretadas o confundir. Evite su uso, a no ser que sea
imprescindible. Cuando hay necesidad de usar abreviaturas, iniciales y siglas,
defnalas en el prefacio. En general, el uso de abreviaturas y siglas debera limitarse
a situaciones donde sean comnmente conocidas.
10. INFORMAR A TIEMPO
Es siempre mejor asegurarse, siempre que sea posible, de presentar el informe durante
la auditora y no dejarlo para una fecha posterior. Se tiende a dejar el informe para ms
tarde, pensando que habr ms disponibilidad de tiempo, pero es frecuente que ese
tiempo no llegue a presentarse y el informe puede ser entregado demasiado tarde,
disminuyendo su efectividad y exactitud. No importa lo precisas y completas que
puedan ser las notas del auditor, no hay sustituto para un informe inmediato de la
situacin y nunca se debe confiar en la memoria. Es esencial, que cuando se levanten
las no conformidades durante la auditoria, stas sean registradas en el momento y
estn de acuerdo todas las partes concernientes. Lo mejor es producir estos informes
inmediatamente, o antes de la reunin de cierre. Si es necesario un informe escrito,
podra dejarse para ms tarde, pero solamente en caso de circunstancias extremas.
Aplicando la disciplina de preparar el informe de inmediato, se lograr realzar
grandemente el nivel de la auditora, as como la correccin exacta y rpida de las
acciones correctivas.
11. INFORMAR FINAL
El informe formal final es claramente una parte esencial de la auditora. El tipo de
informe usado, cambia de una compaa a otra y puede variar desde un simple juego
de informes de no conformidad, hasta un informe completo de lo ocurrido en la
auditora, el cual puede incluir en s mismo las no conformidades observadas, o puede
estar apoyado por informes de no conformidad independientes.