MODELAMIENTO DE PROCESOS EN ARIS

Metodologa y Taller

Ana Mara Garca J

2010
 AGENDA

1. Que es modelo de piso

2. Metodologa para la construccin de un modelo de
piso
3. Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso
4. Otros modelos utilizados
5. Taller de modelamiento de piso con un proceso
genrico
6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la
entidad
 Que es proceso de piso

Cadenas de Evento-Proceso
para describir los procesos en detalle

A travs de la relacin alternada de Eventos

eventos y funciones se puede crear disparan
una cadena llamada funciones.
Event--driven Process Chain (EPC).
Event
/CPE
Un evento creado por una funcin
dispara una funcin subsecuente.
Funciones
crean
eventos
 Que es proceso de piso

Definicin de Funcin

Una Funcin es una actividad / tarea / operacin que se realiza sobre un

objeto para alcanzar uno o varios objetivos dentro de la compaa.

Operacin (Verbo)
Validar
Cotizacin del
Cliente Objeto (sustantivo)
 Que es proceso de piso

Evento: Definicin

Un evento describe el estado de un objeto que es relevante para el

negocio. Este estado puede controlar o influir la actividad del
proceso. Los eventos no consumen tiempo.

Representacin grfica: Evento

Nombrando una convencin: objeto+ participio

e.g. orden actualizada
 Que es proceso de piso

Pedido
de Ventas Una Funcin es una actividad,
eEPC/CPEe: Recibido
o accin, ejecutada sobre
un objeto.
Verificar Accin Verbo en Infinitivo
Pedido
de Ventas Objeto Sustantivo

Sustantivo Objeto Pedido

Verbo en Participio Estado

de Ventas
Verificado
Fin del
Da Cuando hacer
Ocurrencia
Eventos identifican
ocurrencias temporales o
cambios relevantes en la
^ Que hacer
Temporal

informacin empresarial, Analizar

Crdito
que controlan o influencian del Cliente
los prximos
procedimientos Los eventos activan la
del proceso de negocio. XOR ejecucin de funciones
y/o son creados por las
Crdito Crdito funciones.
del Cliente del Cliente
Rechazado Aprobado Los eventos no
consumen tiempo.
 Que es proceso de piso

Proceso
predecesor

Evento

Insumo 2 Insumo 1

Sistema
Herramienta de Propsito General Cargo 1 Cargo 2
de Informacin

Actividad

Producto Riesgo

Evento

Insumo 2 Actividad 2

Evento

Proceso Sucesor
 Que es proceso de piso

Componentes de un proceso de Negocio

Soporte Conoc.
a clientes

ERP Proceso Sucesor

Ex.
Realizar Seguimiento
MRP orden
Ex. Seguimiento
Orden efectuado
Conoc.
Orden del
cliente
Proceso
predecesor
Orden del Orden
Programar
Cliente Programada
Orden Conoc.
recibida

Proceso Sucesor
Orden de Producir Producto
Programador Produccin Orden elaborado
produccin
SW
Prod. Ex.

Riesgo
Materia Producto
Prima
Tecnologa
Programador
Produccin
 AGENDA

1. Que es modelo de piso

2. Metodologa para la construccin de un modelo de
piso
3. Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso
4. Otros modelos utilizados
5. Taller de modelamiento de piso con un proceso
genrico
6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la
entidad
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Requisitos:

1. Entender claramente la estructura de cadenas de

valor de procesos de la Organizacin hasta el nivel
previo a piso (Incluye tener claridad de los lmites
de inicio y fin de cada proceso)
2. Debe llevarse a cabo de izquierda a derecha, de
cliente a cliente
3. Tener definido y entendido el objetivo del proceso
4. Tener identificados insumos y productos del
proceso
5. Conocer claramente los componentes del proceso
a modelar segn alcance del proyecto
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Construir modelo de piso siguiendo las

actividades:

1. Identificar eventos de inicio y procesos

predecesores, y eventos finales y procesos
sucesores
2. Modelar flujo de ejecucin (actividades-
eventos-operadores), teniendo presente:
Eventos indispensables: de inicio y fin del proceso,
antes y despus de operadores, antes y despus de
cpsulas
Hay actividades de transformacin, de enrutamiento, sin
valor agregado (sirve para posterior anlisis de
mejoramiento)
Reflejar reglas de negocio
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Proceso
predecesor

Evento

Insumo 1 Insumo 2

Sistema
Herramienta de Propsito General Cargo 2 Cargo 1
de Informacin

Actividad

Producto Riesgo

Evento

Insumo 2

Actividad 2 Cargo 1

Producto 2

Evento Evento

Proceso Sucesor Proceso Sucesor

Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

eEPC: Operadores Lgicos

XOR - O exclusivo
Slo una de las alternativas - Obligatorio
XOR
0,3 0,25 0,45 Describir las reglas o
relacin lgica
existente,
entre los Eventos y
Funciones.
1 ^ 1 1
And - Y
Todas las alternativas - Obligatorio

0,7 0,5 0,45 OR - O (Y/O)

Por lo menos una de las alternativas
 Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Construir modelo de piso siguiendo las

actividades:

3. Tener en cuenta las reglas semnticas:

Toda ramificacin de proceso debe tener conector lgico

Cuando el flujo de ejecucin es ramificado mediante un
conector, y requiere cerrarse, debe utilizarse el mismo
conector

Los eventos finales de un proceso deben ser los mismos
eventos iniciales de su proceso sucesor, as como los
eventos iniciales de un proceso deben ser los mismos
eventos finales de su predecesor

Siempre deben existir eventos de inicio y fin del proceso

Despus de eventos no debe ir Xor ni Or
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Ev4.1za Ev4.1zc
F4.1ta F4.1tc

Type: is evaluated by
eEPC: Type: leads to

? ?
Ev4.1t

En las conexiones entre Evento y

F4.1z

F4.1x

Type: leads to
Funcin, cuando existe ms de una
conexin de entrada, o cuando existe
ms de una conexin de salida, las Ev4.1y

mismas deben ser estructuradas con

Operadores Lgicos

? ?

F4.1ya F4.1yc

Ev4.1xa
Ev4.1xc
 Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Process Interface Reglas de Estructuracin

Link para el proceso Evento final del proceso predecesor.
predecesor
Evento inicial (disparador) del Proceso actual.
Dependencia lgica y temporal
Cuando hacer entre Eventos y Funciones

Que hacer

XOR Rule

Cuando una ruta es cerrada por

Fx.2.3
una regla, GENERALMENTE es la
MISMA regla la que define los
EVx.2.3 posibles tipos de rutas
XOR

Evento final del proceso actual.

Evento inicial (disparador) del Proceso sucesor
Process Interface
Link para el proceso
sucesor
 Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

VACD - Procesos Interaccin entre Procesos de piso:

C
A B Proceso de piso
D Subproceso B

A
eEPC eEPC
Subproceso C Subproceso D
A1 (primer nivel) (primer nivel)
Proceso de piso
Subproceso A B B B

XOR B1 B2 B3
B1
C A XOR

A2

XOR
K
A1 A2
K
B B I
I

M
XOR
B2 B3

C D
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Reglas semnticas para uso de Operadores

No utilice OR / XOR despus de1 (UN) evento!!

Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Construir modelo de piso siguiendo las

actividades:
4. Modelar flujo de transformacin de insumos
en productos

5. Modelar otros elementos seleccionados por la

organizacin segn el alcance definido:
cargos que ejecutan o contribuyen con la
ejecucin de las actividades, sistemas de
informacin y herramientas de propsito
general que apoyan cada actividad, riesgos,
polticas, documentos - registros,
Conocimientos
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Proceso
predecesor

Evento

Insumo 1 Insumo 2

Herramienta de
Sistema Propsito General Cargo 1 Cargo 2
de Informacin

Actividad

Producto Riesgo

Registro

Evento

Insumo 2

Actividad 2 Cargo 1

Producto 2

Evento Evento

Proceso Sucesor Proceso Sucesor

Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Construir modelo de piso siguiendo las

actividades:

6. Considerar posibilidades de crear cpsulas

cuando:

Una actividad del flujo de ejecucin tiene asociado un

procedimiento o instructivo especfico.

Un grupo de actividades afines amerita agruparse en
una actividad como cpsula, evitando la complejidad
del modelo.
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Cpsula I
A1

XOR
B1 K
C A

A2

I l.3

XOR
B2 B3 I

C D
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Construir modelo de piso siguiendo las

actividades:
7. Crear FAD con resumen de proceso de piso,
asociado con el objeto que se desagrega en
piso. Puede incluir informacin como

Objetivo del proceso

Insumos y productos

Cargo responsable

Indicador de medicin

Normatividad
Metodologa para la construccin de un
proceso de piso

Diagrama de asignacin de funciones

Manufatura

Planejamento Produo Distribuio

Plano
Converso Customizaes
Mestre

Fine
Qualidade Expedio
Scheduling

Controle Suporte Controle de

da Produo Industrial trfego

Procurement

Indicador

Politicas/
Normatividad

Proceso Cargo

Insumo

Producto
 AGENDA

1. Que es modelo de piso

2. Metodologa para la construccin de un
modelamiento de piso
3. Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso
4. Otros modelos utilizados
5. Taller de modelamiento de piso con un proceso
genrico
6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la
entidad
 Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso

Informacin que comnmente se modela para los procesos de piso

1. Objetivo: Propsito del proceso en trminos de su producto a entregar (Atributo del

objeto que se desagrega en piso)

2. Indicador de Gestin: Medicin de la gestin del proceso acorde con la eficiencia

en el cumplimiento de su objetivo (para los que aplique), pudindose medir
oportunidad, efectividad, conformidad, o cumplimiento, dependiendo del proceso.
Incluye Nombre, objetivo, Tipo de indicador (eficiencia, eficacia, efectividad),
Formula, fuente de informacin, responsable de medicin, frecuencia de medicin,
meta y limites.
(Objeto en el modelo FAD)

3. Alcance: Eventos determinantes de inicio y terminacin del proceso de piso

(Por lectura de eventos iniciales y finales)
 Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso

4. Polticas del proceso: directrices internas para la ejecucin del proceso de

piso (Atributo del objeto que se desagrega en piso)

5. Insumos del proceso y sus proveedores (Objeto en el modelo FAD)

6. Productos del proceso y sus clientes (Objeto en el modelo FAD)

7. Base Legal o Normatividad: Marco legal para la ejecucin del proceso.

Incluye la descripcin del documento (Objeto en el modelo FAD)

8. Definicin de trminos: Aclaracin de trminos especiales de los procesos

9. Polticas especficas de la actividad (Atributo del objeto actividad en piso)

 Objetos y atributos mas utilizados en
el modelamiento de piso

10. Riesgos: Con sus medidas de control, de contingencia y su indicador de

medicin. Incluye Nombre, objetivo, Formula, fuente de informacin,
responsable de medicin, frecuencia de medicin, meta y limites. (Objeto en
el proceso de piso asociado con la actividad o en el modelo FAD asociado
con el objeto que se desagrega en piso, con modelo de asignacin de
nmeros indicadores)

11. Registros del proceso: Formatos, actas, contratos, planillas, etc

diligenciados en el proceso con la descripcin del documento, su cdigo y
versin, Vinculo al documento o informacin electrnica o fsica, Tiempo de
almacenamiento, Quienes tienen acceso, estado (vigente, obsoleto)

12. Descripcin de actividades del proceso (Atributo del objeto actividad del
diagrama de piso)
 Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso

Proceso
predecesor/
sucesor

Herramienta de Normatividad
Conocimiento
Actividad Propsito General

Indicador
Sistema de gestin/ Trmino tcnico
de Informacin Control

Evento

Riesgo
Cargo
Registro
Insumo/Producto
 AGENDA

1. Que es modelo de piso

2. Metodologa para la construccin de un
modelamiento de piso
3. Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso
4. Otros modelos utilizados
5. Taller de modelamiento de piso con un proceso
genrico
6. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la
entidad
 7. Otros modelos utilizados

1.Product/Service Tree
Documentos

Aplicacin: Entidad

Intranet Entidad

Para estructura de Circulares

documentos (inventario Circulares de

otras entidades

Sitio Web Entidad

de normatividad) (ver Circulares Internas

de Entudad

Sitio Web Entidad

ejemplo en ARIS) Circulares Externas

de Entidad

Reglamentos

Procedimientos
internos,
manuales y guias

Resoluciones

Resoluciones
de Entidad

Resoluciones
de otras entidades

Decretos

Directivas
Presidenciales
 7. Otros modelos utilizados

1. Product/Service Tree

Aplicacin: Modelo conceptual

de P/S aprobado
Para estructura de
productos o servicios (Ver Valoracin
del riesgo del
P/S
ejemplo en ARIS, proceso
Implicaciones
estructuracin de financieras, tecnicas
operativas, jurdicas

servicios) del P/S

Plan de negocio
del P/S

Modelo de
rentabilidad
del P/S
 7. Otros modelos utilizados

2. Modelo de trminos tcnicos

Terminos Tecnicos
Entidad

Fotogramas

Aplicacin:
Contratos Repo
Para estructura o
inventario de trminos Acuerdo de
confidencialidad

o definiciones (Ver
ejemplo en ARIS) Bien Obsoleto

Contrato de Garanta
Contingencias Pasivas

Archivo de gestin
 7. Otros modelos utilizados

3. Diagrama Soporte de informacin

Aplicacin:
Para estructura o inventario de registros (Ver ejemplo en ARIS)

Contratos Certificados Actas

de Entidad de Entidad de Entidad

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Contrato Certificado Acta con exclusin
empleado asistencia inmueble o traslado
temporal capacitacion para administracin

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Contrato de Certificado de tiempo
Acta Inicial de
administracin de servicios y sueldo
Microfilmacin
de activos del Director

POR ESTANDARIZAR N/A POR ESTANDARIZAR

Certificado de
Acta de Cierre del Contrato
Contrato de Soporte existencia y
del pago de seguro
de software representacin
de depsitos
legal

N/A POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Contrato de Certificados
encargo de Ingresos y Actas
Fiduciario Retenciones

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Contrato de Certificado Actas de
trabajo de trabajo comits

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Garantas y
Acta de
Contrato certificados
Recepcin de
para ADH de ttulos
Ofertas de Servicios
hipotecarios VIS
 7. Otros modelos utilizados

3. Diagrama Soporte de informacin

Aplicacin:
Para estructura o inventario de registros (Ver ejemplo en ARIS)

Formatos Cartas de Acuerdos Informes

de Entidad Entidad de Entidad de Entidad

N.A. POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Formato
Convenio de Prospecto
Lista de chequeo Cartas de confirmacin
desempeo de emisin
de auditoria

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Acuerdo por Informe de
Carta de confirmacin
Formato evaluacin Suspension seguimiento
de negociacin
induccion personal Temporal de Contrato a entidades
de divisas
de Trabajo financieras

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Formato de Control Acuerdo
Comunicado
de Fotocopiado confidencialidad
de Prensa
por Dependencias venta de cartera

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Acuerdo Registro
Formato
de nivel Informe de
Beneficiarios
de servicio auditoria

POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR POR ESTANDARIZAR

Formato Recibo de Acuerdo
Estudios previos
Consignacin Aporte de entrega de informacion
de la contratacin
de Cesantas del FNA con entidad financiera

POR ESTANDARIZAR
Formato Planilla
Listado
unificada
Maestro de
de autoliquidacin
Documentos
de aportes
 7. Otros modelos utilizados

Indicadores de
gestin

4. Arbol de indicadores EMPRESA

Indicadores
Gestin jurdica

Aplicacin: corporativa

Oportunidad en la
Para estructura atencin y
seguimiento a los
procesos

o inventario de jurisdiccionales

indicadores Indicadores
Gestin FInanciera
corporativa

(Ver ejemplo Eficacia en el

en ARIS) cumplimiento del

presupuesto anual
del Fondo

Oportunidad
de pagos

Efectividad de
la programacin
del flujo de caja

Conformidad del
presupuesto anual
del Fondo

Indicadores
Gestin de
TAlento Humano

Cumplimiento de objetivos,
tanto individuales
como corporativos
 7. Otros modelos utilizados

SI de ENtidad

5. Application System
Type Diagram PORFIN

Herramientas
de propsito
OneWorld
general de la entidad

Aplicacin:
Para estructura o Finanzas Excel

inventario de SI
(Ver ejemplo en
Mantenimiento
ARIS) Word

RRHH
Internet

PILLAR

SIEBEL
 7. Otros modelos utilizados

6. Access Diagram

Tipo de interfaz Tipo de Tipo de SGBD Lenguaje

Aplicacin: de usuario sistema operativo de programacin
Para complementar
informacin de un SI
(Ver ejemplo de
OneWorld
cruce de
informacin en
ARIS)

Servidor 1
 7. Otros modelos utilizados

7. Risk Diagram (disponible con el modulo ARIS Risk Scout)

Aplicacin:
Para estructura o inventario de riesgos (Ver ejemplo en ARIS)

Mapa de Riesgos por proceso Entidad

Mapa de
Riesgos por
proceso
de Entidad

Gestin de Gestin
Planeacin Prestacin de Gestin de Verificacin
atencin a Jurdica
Corporativa Servicios Talento Humano Corporativa
clientes Corporativa

No dar cumplimiento a objetivos Incumplimiento de las

Falencias en las Inoportunidad en la Preclusin de trminos No comunicar los hallazos de auditora
estratgicos aprobados obligaciones de
coberturas de los contratos. contestacin de la tutela. procesales a los dueos de procesos
por Equipo de PC seguridad social

Incumplimiento de
Falencias en el diagnstico Prdida en el valor de Inoportunidad en la Autorizacin No contar con un programa de auditora
requerimientos legales
de la realidad organizacional la operacin de venta atencin de la solicitud. mal impartida. actualizado para los procesos misionales
en la administracin de la Nmina

No presupuestar
correctamente
Realizar un pago incorrecto, No seleccionar una persona Cubrimiento inadecuado a los procesos
los recursos
bien sea por valor o por acreedor idnea para el cargo requerido misionales por parte de la auditora
financieros
del Proyecto

Liquidar, recaudar y contabilizar incorrecta

o inopor las respectivas cuotas

Recibir activos
sin conocer con
certeza su calidad

No cumplir con el numero proyectado

de cierres de procesos liquidatorios

No efectuar oportuna
y correcta/
los seguimientos a
convenios de desempeo

No responder las
reclamaciones
en el tiempo
establecido
 7. Otros modelos utilizados

8. Diagrama de asignacin de nmeros indicadores

(disponible con el modulo ARIS Risk Scout)

Aplicacin:
Para describir Definir un plan de choque
Seguimiento peridico al

control y cumplimiento de objetivos

corporativos

contingencia del Coordinar y focalizar

esfuerzos del equipo
Ajustar Metas

riesgo No dar cumplimiento a objetivos

estratgicos aprobados
por Equipo de PC

Eficiencia en el
cumplimiento de los
objetivos estratgicos
 AGENDA

1. Conceptualizacin bsica de modelamiento

2. Beneficios del Modelamiento de procesos
3. Premisas metodolgicas para diseo de cadenas de
valor
4. Que es modelo de piso
5. Metodologa para la construccin de un
modelamiento de piso
6. Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso
7. Otros modelos utilizados
8. Taller: Construccin de cadena de valor,
desagregacin en diferentes niveles y piso
 AGENDA

1. Conceptualizacin bsica de modelamiento

2. Beneficios del Modelamiento de procesos
3. Premisas metodolgicas para diseo de cadenas de
valor
4. Que es modelo de piso
5. Metodologa para la construccin de un
modelamiento de piso
6. Objetos y atributos mas utilizados en el
modelamiento de piso
7. Otros modelos utilizados
8. Taller de modelamiento de piso con un proceso
genrico
9. Taller de modelamiento de piso con un proceso de la
entidad